Base de datos: Formularios y validacin de datos.

Ingresar registros a una Base de Datos mediante formularios y crear reglas de validacin. Utilizacin de la opcin de ingreso de informacin a una base de datos mediante Formularios. Creacin de reglas de validacin con restricciones de ingreso de datos utilizando listas desplegables y con tipos y rangos de datos posibles.

Vamos a tomar como punto de partida la misma base de datos del TIP de Excel N 001, Base de Datos de Trabajadores:

Formulario de Base de Datos Un modo para ingresar registros en una Base de Datos es un formulario. Los formularios proporcionan una manera prctica de introducir registros. Esto resulta muy til si alguien ms se encarga de la tarea de introducir los datos en la tabla de base de datos. Si usa un formulario, es menos probable que introduzca informacin equivocada en un campo. Esto es particularmente cierto a medida que la tabla crece y ya no puede ver los rtulos de la columna (nombre de los campos o encabezados de columna).

Para crear un formulario de base de datos, seguimos los siguientes pasos: 1.Hacer clic en cualquier celda dentro de la base de datos; luego ir al Men Datos y elegir Formulario como se muestra en la figura siguiente:

2.-

Como nuestra base de datos ya tiene datos, aparece un cuadro de dilogo que nos va servir para modificar los registros ya ingresados y tambin para crear un nuevo registro.

Este cuadro de dilogo de introduccin de datos est personalizado para la base de datos. Aparece un cuadro de texto para cada campo (columna) que forma parte de nuestra base de datos. 3.Para introducir un nuevo registro (fila en nuestra hoja de clculo) hacemos clic en el botn Nuevo en lado derecho del cuadro.

Nos aparece ahora el mismo cuadro pero en blanco, listo para ingresar un nuevo registro.

4.-

Ahora llenamos los datos para cada campo de un nuevo trabajador. Para desplazarse de cuadro en cuadro lo podemos hacer haciendo clic con el Mouse, pero es ms fcil con slo oprimir la tecla Tab. Llenamos los datos de acuerdo a lo siguiente:

Al llegar al ltimo campo a llenar (AFP) pulsamos Enter y nos limpia el cuadro para ingresar un nuevo registro. Ahora pulsamos Buscar Anterior para ver cmo qued el registro ingresado.

Nos fijamos que el campo Edad fue calculado en forma automtica en base a la misma frmula del registro anterior. Ahora hacemos clic en Cerrar. Verificamos que en nuestra base de datos de trabajadores se ha agregado el registro introducido va el formulario. Validacin de datos Si no est satisfecho con la herramienta de formularios, para minimizar los errores en el ingreso de datos, puede establecerse, para ciertos campos, reglas de validacin de ingreso de datos. En primer trmino, vamos a establecer reglas de validacin para el ingreso de un nuevo registro en la fila 35 despus del ltimo registro ingresado (T032). Vamos a colocar los siguientes datos en celdas de las columnas N, O y P que nos servirn para indicar listas de datos posibles:

Luego, nos ubicamos en la celda F35 y luego ir al Men Datos y elegir Validacin.

y saldr el siguiente cuadro de dilogo:

Aqu en Permitir elegimos Lista y en origen elegimos el rango de N1 a N2:

A continuacin vamos a la pestaa Mensaje de error y colocamos lo siguiente:

Aceptar Ahora vamos para las celdas G35 y H35 vamos a indicar que valide slo se ingresa una fecha: Para G35 lo hacemos de la siguiente manera:

y el mensaje de error ser el siguiente:

Aceptar Para H35 lo hacemos de la siguiente manera:

y el mensaje de error ser el siguiente:

Aceptar Para I35 y J35 vamos a colocar una lista desplegable con opciones. Para I35 colocamos lo siguiente:

y en la pestaa mensaje de error colocamos:

Aceptar Para J35 colocamos lo siguiente:

y en la pestaa mensaje de error colocamos:

Aceptar