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Funcin: Proceso: Subproceso: Escenario:

1. Mantenimiento 1.6.Seguimiento de costos 1.6.1. Seguimiento de costos 1.6.1.2. Seguimiento de Costos de Inversion Indice

1.Descripcin del proceso...........................................................................................................................................2 2.Alcance del proceso.........................................................................................................................................................3

A. COSTOS DE MANTENIMIENTO.

.................................................................................3

B. COSTOS DE INVERSIONES...........................................................................................3
4Entradas / salidas del escenario de negocio..............................................................................................................6 5Polticas Adicionales y Reglas del Negocio.............................................................................................................6 6Puntos de integracin................................................................................................................................................6 7Consideraciones para control interno........................................................................................................................6 8Roles involucrados / Competencias..........................................................................................................................7 9Anlisis del impacto del cambio...............................................................................................................................7

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1 Flujograma: 1.6.1.2. Seguimiento de Inversiones.

1. Descripcin del proceso

Existe la posibilidad de evaluar los costos a travs de dos formas, A travs de Costos de Mantenimiento A travs de Costos asociados a una Inversin A travs de mantencin, es posible efectuar imputaciones de costos a los diferentes centros de costos y a diferentes clases de costos asociados a estos, en forma peridica. Desde mantenimiento es posible revisarlos a travs de las diferentes unidades productivas y su estructuracin (jerarquizacin).

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2. Alcance del proceso.

Los costos de mantenimiento se logran obtener bsicamente de aquellas actividades donde se encuentre debidamente documentada a travs de rdenes donde se halla incurrido en costos. Desde el punto de vista de Inversin, tambin es a travs de la generacin de orden y de existir un proceso de liquidacin, es decir, distribucin de los costos. a. Costos de Mantenimiento. Se analizan los costos de mantenimiento (Equipo), para lo cual se realiza un seguimiento de costos para el equipo, se evala si se necesita modificaciones a nivel de los costos reales. Luego se compara los costos reales vs el costo presupuestado en un rango de fecha, luego se aplican medidas de control presupuestarias. Se resumen se revisan los costos a travs de indicadores de gestin de mantenimiento y se analizan los costos unitarios de mantenimiento de los Equipos. Una vez realizado esto, se da conformidad a los indicadores de mantenimiento obtenidos y se actualiza el cuadro de seguimiento e historial de indicadores. b. Costos de Inversiones. Se analiza los costos de Inversiones (Clases de Costos), de igual manera se analizan los costos por Naturaleza de gasto (mano de Obra, materiales, Servicios, etc.), contabilidad o Finanzas emite un documento en el cual se define si se va a realizar o no modificaciones. Luego de corregir los costos, Contabilidad genera un documento final de costos. Mantenimiento genera un Listado resumen de diferencias de lo Presupuestado vs lo Realizado (a travs de las ordenes de Mantenimiento) y se comparan los costos reales vs el costo presupuestado en un rango de fecha. Luego se aplican medidas de control presupuestario. Se realiza el control de costo y se genera un documento de Justificacin por Clase (Diferencias positivas y negativas). Los costos una vez corregidos por la operacin (Jefaturas de Proyectos, Gerencias de Proyectos) son actualizados por Contabilidad o Finanzas y se emite un documento consolidado final de costos.

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Pasos del Escenario del negocio

Paso s
1

Descripcin

Ubicaci n
Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior. Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior. Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior. Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior. Finanzas o contabilida d Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior.

Entrada

Salida

Punto de Control / Validacion es

de Segn requiera se

Comentario

Se inicia el proceso con la consulta si el anlisis de costo que se realizar es de una inversin Anlisis de Costos Asociado a la Inversin

Definicin de la tipologa de Costos a analizar

Anlisis Costos

Se realiza una consu decidir si se rea seguimiento de cos mantenimiento o de Inv

Se verifican distintos tipos de informe para anlisis de costos Realizacin de anlisis de la naturaleza de los costos

Reportes de movimiento de costos

Segn requiera.

se

Se realizan anlisis de nivel de almacn, info costos a nivel de comprobantes de pag otros.

Anlisis de Naturaleza Costos

la de

Reportes de costos

Segn requiera

se

Se analizan la naturale gastos, su procedenc correcta imputacin.

Consulta de modificacin de Imputaciones

Necesidad de corregir imputaciones mal realizas en caso de ser necesario Imputaciones mal efectuadas Recepcin de costos corregidos por parte de Finanzas o Contabilidad

Anlisis de imputaciones incorrectas

Segn requiera

se

Se consulta si se corregir imputaciones alguna u otra manera mal imputadas al proye

Correccin imputaciones

de

Anlisis de Costo real versus presupuestado

Imputaciones corregidas por finanzas o contabilidad Reporte de Proyecto, anlisis de budget del proyecto, diferencias entre lo real y lo presupuestad o

Segn requiera

se

Se realizan las modif de las imputacion realizadas, estas corr son efectuadas por finanzas o contabilidad Anlisis de relacionados a la inv proyecto, toma de d respecto al manejo f de la inversin o evaluar necesidad d medidas de presupuestario si necesario.

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Consulta sobre medidas presupuestarias

Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior. Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior. Planificado r, ingeniero de Mantencin , Planificado r Senior. Finanzas o Contabilida d Finanzas

Decisin de realizar control presupuestari o

8y9

Aplicar Medidas de Control presupuestario, Seguimiento de costos asociados al proyecto Consulta Aumento presupuesto por de

Aplicacin de Control presupuestari o, medidas de control de presupuesto. Reportes de costos asociados al proyecto u inversin Reportes de gastos realizados durante el proyecto Liquidacin del proyecto

Medidas de control presupuestari os, revisin de gastos y proyeccin de gastos futuros Aplicacin de medidas de control de gasto

Segn requiera

Se

Decisin de realizar presupuestario basad informacin capturada anlisis de costos corre

Segn requiera

se

10

Segn requiera

se

11 y 13

Realizacin costos

de

Consolido de costos de inversin o proyecto Fin Proyecto de

Segn requiera

se

Se toman medidas d de gasto, che peridicamente los imputados en el pro inversin. Chequeo realizado a t reportes varios. Se toman medida incrementar presupuestarios pa proyecto o inversin. P se realiza una solic Medida a Finanzas con generacin de nuevos Revisin de gastos correcta imputacin. de costo final de proye finanzas y mantenimien Revisin y termino de Cierre de gastos y asociadas al proyecto.

14

Liquidacin Proyecto Inversin

de o

Segn termino

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4 Entradas / salidas del escenario de negocio Entrada / Salida E/S -Reporte estndar Entra del sistema para da mantenimiento -Reporte estndar Entra del sistema para da Finanazas Tipo Detalles Actividad Manual Son los documentos que Transaccin de recolectan informacin de SAP seguimiento de costos y faenas Actividad Manual Son los documentos Transaccin de recolectan informacin SAP seguimiento de costos. que de

5 Polticas Adicionales y Reglas del Negocio Paso Poltica / Regla del Negocio Responsable Mantenimiento

6 Puntos de integracin Puntos de integracin (escenario) No Aplica Documento

7 Consideraciones para control interno a. Auditoria b. Legal

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8 Roles involucrados / Competencias Rol Jefe de Turno Tcnico Especialista Competencias El personal encargado de supervisar los trabajos de terreno y verificar la calidad de los trabajos realizado por los mantenedores Tcnico Especialista con experiencia demostrada en el Control y Mantenimiento de Unidades Productivas / Equipos. El personal encargado de la planificacin deber determinar las actividades de mantenimiento (ordenes de Trabajo) en el futuro con un horizonte de 3, 6 y 12 meses o basado en el horizonte del medidor de lecturas asociado al equipo. Es el encargado de asignar recursos necesarios para desarrollar dichas actividades; adems estar a cargo de realizar los presupuestos (Materiales, M.O. y Servicios). Ingeniero especializado en el rea de Mantenimiento. Experiencia demostrada en el control y mantenimiento de Unidades Productivas / Equipos. Pasos / Detalle 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 , 9, 11, 12, 14 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 , 9, 11, 12, 14

Planificador, Planificador Seor.

9 Anlisis del impacto del cambio Cambios del Estado Actual Cambio Area/Usuario Afectado No aplica Js reviso, modifico Impactos Gestin de Cambio Requerida