CUADRO DE MANDO INTEGRAL: EVALUACIN DE RESULTADOS DE 2006 A 2008.

Medino Muoz J Grifol Clar E

Oviedo, 15 de Octubre de 2009

ANTECEDENTES: Zaragoza 2007

En las Jornadas de Zaragoza (2007), se expuso la utilidad del Cuadro de Mando Integral (CMI):
como herramienta en la gestin de la biblioteca hospitalaria. para evidenciar el valor de la biblioteca en la institucin.

ANTECEDENTES: Zaragoza 2007

Y conclumos que es una herramienta que: Se debera integrar en la rutina de trabajo. Sirve para la medicin de procesos. Transmite los resultados a la Direccin. Permite tomar decisiones de mejora.

OBJETIVO: Oviedo 2009

Presentacin de resultados en:
los ltimos 3 aos (2006 a 2008). sobre 4 indicadores del CMI. de las bibliotecas del Hospital Universitario de Fuenlabrada (HFLR) y del Hospital Universitario Fundacin Alcorcn (HUFA).

Anlisis de dichos resultados.

METODOLOGA
Desarrollo del diccionario de indicadores de resultados (DIR). Seleccin de un indicador por perspectiva. Evaluacin de resultados sobre los cuatro indicadores elegidos.

RECORDEMOS:

QU ES UN CMI?
Es una metodologa de trabajo que permite desplegar la visin y la estrategia de la organizacin en objetivos e indicadores

tangibles.

RECORDEMOS:

QU ES UN CMI?

RECORDEMOS:

QU ES UN CMI?

Objetivo 1
En cada PERSPECTIVA

Indicador 1 Indicador 2 Indicador 1 Indicador 2

Metadatos Metadatos Metadatos Metadatos D I R

Objetivo 2

DIR = Diccionario de Indicadores de Resultado

Diccionario de Indicadores de Resultados (DIR)

Perspectiva: Estrategia: Descripcin: Pasado/Futuro: Frmula: Fuente de datos: Calidad de los datos: Lnea de base: Razonamiento meta: Iniciativas: 1. 2. 3. Recolector de datos: Meta: Frecuencia: Tipo de unidad: Polaridad: Nmero/Nombre Indicador: Propietario: Objetivo:

D E S C R I P C I O N
FI N A LI D A D IN IC IA TI V A S

Diccionario de Indicadores de Resultados (DIR)

Perspectiva:
Usuarios

Nmero/Nombre Indicador:
Bsquedas bibliogrficas de Enfermera

Propietario: Objetivo:
Potenciar el uso de las bases de datos especializadas en enfermera.

Estrategia:
Detectar necesidades de formacin.

Descripcin:
Porcentaje de bsquedas realizadas en un ao para el rea de Enfermera.

Pasado/Futuro:
Pasado

Frecuencia:
Anual

Tipo de unidad:
Porcentaje

Polaridad:
Valores altos son buenos.

Frmula:
Nmero de bsquedas bibliogrficas de enfermera por 100 dividido por el nmero de bsquedas totales.

Fuente de datos:
Los datos para este indicador los proporciona la base de datos de registro de bsquedas bibliogrficas mantenida por la Biblioteca.

Calidad de los datos:

Alta

Recolector de datos: Meta:

Lnea de base:

Razonamiento meta: Con el desarrollo de unidades docentes enfermeras en los hospitales y el avance de la Enfermera Basada en la
Evidencia se hace imprescindible el aprendizaje, aprovechamiento y uso de las bases de datos especializadas por parte de este colectivo.

Iniciativas:

1. Formacin de usuarios especfica para enfermera. 2. Actualizacin peridica en la Intranet corporativa sobre recursos bibliogrficos de enfermera. 3. Potenciacin del uso de las bases de datos internacionales.

Diccionario de Indicadores de Resultados (DIR)

Perspectiva:
Gestin financiera

Nmero/Nombre Indicador:
Gasto en pub. electrnicas sobre el total del gasto bibliogrfico

Propietario:

Estrategia:
Conversin progresiva de la coleccin bibliogrfica en formato impreso a formato electrnico.

Objetivo:
Rentabilizar el presupuesto de adquisiciones bibliogrficas asignado al Centro de Coste Biblioteca.

Descripcin:
Porcentaje del gasto destinado a adquisiciones bibliogrficas que se invierte en recursos electrnicos (revistas, libros, plataformas, bases de datos, etc.). Se infiere que la inversin en recursos electrnicos implica una mejor relacin coste/beneficio ya que los documentos son fcilmente accesibles para los usuarios y adems se pueden realizar estadsticas de uso.

Pasado/Futuro:
Futuro

Frecuencia:
Anual

Tipo de unidad:
Porcentaje

Polaridad:
Los valores altos son buenos

Frmula:
Gasto realizado en publicaciones electrnicas multiplicado por 100 dividido por el gasto total en adquisiciones bibliogrficas.

Fuente de datos:
Los datos de este indicador proceden de la direccin Econmico-financiera, que mensualmente enva un Informe de consumos por Centro de Coste.

Calidad de los datos:

Media-alta

Recolector de datos: Meta:

Lnea de base: Razonamiento meta:

El soporte electrnico resulta rentable en las adquisiciones bibliogrficas teniendo en cuenta la relacin coste/beneficio para los usuarios, as como la justificacin de la inversin gracias a las estadsticas de uso.

1. Cancelacin de la suscripcin de revistas impresas que no se consulten en la sala de lectura. Iniciativas: 2. Promocin de los recursos electrnicos disponibles a travs de los canales de difusin siguientes: blog, cursos, web de la Biblioteca, Intranet corporativa, etc. 3. Mantenerse al da de las ofertas del mercado editorial en cuanto a publicaciones electrnicas.

Diccionario de Indicadores de Resultados (DIR)

Perspectiva:
Procesos Internos

Nmero/Nombre Indicador:
SOD a travs de la Biblioteca Virtual de la ALE (BVALE)

Propietario: Objetivo:
Canalizar todas las peticiones a travs de la Biblioteca Virtual.

Estrategia:
Mayor uso de la Biblioteca Virtual.

Descripcin:
Porcentaje de solicitudes realizadas a travs de la Biblioteca Virtual frente a otros canales como correo electrnico, presencial en la Biblioteca, fax, etc.

Pasado/Futuro:
Pasado

Frecuencia:
Anual

Tipo de unidad:
Porcentaje

Polaridad:
Valores altos son buenos.

Frmula:
Nm. de solicitudes realizadas a travs de Biblioteca Virtual por 100 dividido por nm. total de solicitudes.

Fuente de datos:
Los datos para este indicador los proporciona la base de datos de registro de solicitud de artculos mantenida por la Biblioteca as como los datos suministrados por el Responsable de la Biblioteca Virtual.

Calidad de los datos:

Media-alta

Recolector de datos: Meta:

Lnea de base: Razonamiento meta:

Justificacin del coste del sistema para la organizacin y agilizacin del proceso para el usuario y bibliotecario.

Iniciativas:

1. Formacin de usuarios en el uso del SOD de la Biblioteca Virtual. 2. Eliminacin de formularios de solicitud de SOD alternativos. 3. Reenvo de solicitudes por vas alternativas haca el SOD de la Biblioteca Virtual.

Diccionario de Indicadores de Resultados (DIR)

Perspectiva:
Equipo de personas

Nmero/Nombre Indicador:
Formacin para el equipo de Biblioteca

Propietario: Objetivo:
Personas bien formadas y actualizadas en la gestin de los procesos bibliotecarios y en los recursos de informacin de inters para los usuarios.

Estrategia:
Desarrollo de competencias profesionales.

Descripcin:
Nmero de horas de formacin recibidas por miembro del equipo de trabajo de la Biblioteca.

Pasado/Futuro:
Pasado

Frecuencia:
Anual

Tipo de unidad:
Nmero

Polaridad:
Los valores altos son buenos

Frmula:
Suma de las horas de duracin de las acciones formativas realizadas por las personas del equipo de trabajo de la Biblioteca dividido por el nmero de personas.

Fuente de datos:
Los datos de este indicador proceden de la informacin suministrada por la Direccin de Recursos Humanos, as como de los propios profesionales de la Biblioteca.

Calidad de los datos:

Media-alta

Recolector de datos: Meta:

Consumir las 40 horas anuales de formacin continuada que por convenio el Hospital pone a disposicin de los empleados.

Lnea de base:
40 horas

Razonamiento meta:
Los profesionales de las bibliotecas de Ciencias de la Salud necesitan estar permanentemente formndose sobre los productos que van apareciendo y su mejor utilizacin, las nuevas formas de buscar informacin y los nuevos desarrollos para ofrecer un mejor servicio a los usuarios. Ante la variedad de contenidos sobre los que formarse y la oferta disponible deberan aprovecharse las horas de formacin continuada al mximo.

Iniciativas:

1. Realizacin de acciones formativas gratuitas online. 2. Realizacin de acciones formativas gratuitas, presenciales en la Agencia Lan Entralgo. 3. Realizacin de acciones formativas
como Congresos, Jornadas y Conferencias.

RESULTADOS. BSQUEDAS BIBLIOGRFICAS DE

ENFERMERA.

2006

2007

2008

HUFA

13.00%

17.54%

20.35%

HFLR

34.15%

45.81%

48.61%

RESULTADOS. BSQUEDAS BIBLIOGRFICAS DE

ENFERMERA.

RESULTADOS. GASTO EN PUBLICACIONES ELECTRNICAS SOBRE EL TOTAL.

2006

2007

2008

HUFA

93.16%

94.19%

93.51%

HFLR

66.71%

62.79%

73.13%

RESULTADOS. GASTO EN PUBLICACIONES ELECTRNICAS SOBRE EL TOTAL.

RESULTADOS. SOD A TRAVS DE BVALE

2006

2007

2008

HUFA

52.07%

71.74%

78.49%

HFLR

18.63%

28.09%

35.03%

RESULTADOS. SOD A TRAVS DE BVALE

RESULTADOS. FORMACIN PARA EL EQUIPO DE

BIBLIOTECA.

2006

2007

2008

HUFA

35 h.

42 h.

50 h.

HFLR

36 h.

45 h.

49 h.

RESULTADOS. FORMACIN PARA EL EQUIPO DE

BIBLIOTECA.

CONCLUSIONES
Los indicadores evolucionan con el uso y la experiencia. Se mide lo que realmente importa para cumplir con la misin de la Biblioteca. Gracias al DIR la comunicacin del CMI a los gestores es ms eficaz No es una tarea fcil: compromiso y perseverancia.

CONTACTO:
jmedino.hflr@salud.madrid.org egrifol@fhalcorcon.es

MUCHAS GRACIAS !