TEORA ORGANIZACIONAL DEFINICIN DE ORGANIZACIN Es el proceso mediante el cual se disea estructuras organizacionales para lograr los objetivos predeterminados,

tomado en cuenta la filosofa organizacional (misin, visin, valores, objetivos estratgicos), los recursos necesarios y el contexto en que acta la institucin. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, psicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin. Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, vlido tanto en empresas como en cualquier organizacin o institucin educativa. As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la institucin. En sntesis, el propsito de la organizacin es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia (optimizacin de recursos) y eficacia (logro de objetivos) organizacional. CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN Complejidad. Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran nmero de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a travs de la interaccin indirecta. En las organizaciones pequeas las actividades las realizan interactuando directamente con los colaboradores. Anonimato. Le da importancia al trabajo u operacin que se realice, sin tomar en cuenta quin lo ejecuta. Rutina estandarizada. Son procesos y canales de comunicacin que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a

formar subcolectividades o grupos o equipos formales o informales, manteniendo una accin personalizada dentro de ellas. Estructura organizacional no formal. Configuran una organizacin informal cuyo poder, en algunos casos, son ms eficaz que las estructuras formales. Tendencia a la especializacin y la proliferacin de funciones. Pretende distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o tcnicas, las cuales necesitan un sistema extraformal de interdependencia AutoridadCapacidad para mantener el orden. Tamao. Va a depender del nmero de participantes y dependencias. NATURALEZA DE LA ORGANIZACIN La palabra organizacin tiene tres acepciones: La primera, etimolgicamente, proviene del griego organon que significa instrumento. La segunda, se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social. La tercera, tiene que ver con la organizacin como un proceso. Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que solo es posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman parte del grupo social. Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organizacin, es necesario determinar medidas a utilizar para lograr lo que se desea alcanzar, y de esto se encarga la etapa de organizacin. A continuacin presentamos algunos puntos de vista de lo que es la organizacin para algunos autores de las ciencias administrativas: Agustn Reyes Ponce. Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Eugenio Sisto Velasco. Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir. Isaac Guzmn Valdivia. Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una organizacin con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue. Joseph L. Massie. La estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. Harold Koontz y Cyril ODonnell. Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con

la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la institucin. Lyndall Urwick. Disposicin y correlacin de las actividades de una empresa. Mario Sverdlik. Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es el proceso mediante el cual se establecen: Unidades organizacionales (direccin, departamentos, secciones, reas, jefaturas, comits, cargos o puestos de trabajo). Relaciones formales de autoridad, coordinacin, asesora, apoyo, supervisin, control, etc. Niveles jerrquicos y tramos de control. Establecimiento de procesos y procedimientos, as como de los sistemas de comunicacin y coordinacin. Establecer sistemas de cargos como: de alta direccin, ejecutivos, operativos, asesora, apoyo, fiscalizacin o control. Luego de establecidas las unidades y los cargos, se hace necesaria la determinacin de los niveles de responsabilidad y la autoridad formal asignada a cada puesto. Se trata, tambin, de determinar qu recursos y qu actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin. Luego se debe disear la forma de combinarla en grupos operativos, es decir, crear la estructura organizacional de la institucin. Algunos autores refieren que a la estructura organizacional se debe organizar el sistema de recursos que son necesarios para que el capital social realice sus actividades de manera eficaz. Para definir en una organizacin un cargo y sea significativo para los individuos, deber de incorporar: Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeacin. Definir claramente los principales deberes o actividades, sean stos permanentes, rutinarios o eventuales y peridicos. Un rea de discrecin o autoridad y responsabilidad de modo que quien cumple una funcin sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos y a quin reportar. Adems, para que un papel o cargo d buenos resultados, habr que tomar las medidas a fin de suministrar la informacin necesaria y otras herramientas que se requieren para la realizacin de esa funcin. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN Hay principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional. Del objetivo. Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacin deben estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa.

Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos. Especializacin. Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo ms fcilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especifico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza. Jerarqua. Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua. Paridad de autoridad y responsabilidad. Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados. Unidad de mando. Este principio establece que, al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar a ms de un superior porque si el empleado recibe rdenes de ms de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad. Difusin. Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle. Amplitud o tramo de control. Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no est sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia. De la coordinacin. Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones Continuidad. La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

Problemas para determinar los niveles de la organizacin: Costo, comunicacin, planeacin y control. Autoridad. Es la potestad que se otorga a alguien para hacer o mandar hacer algo. Potestad que se otorga a alguien que tiene: - Conocimientos pertinentes para desempear el cargo especfico. - Prctica en el desempeo de las actividades que demandan el cargo. - Es un referente en su cargo, su unidad o en la organizacin (es un colaborador ejemplar). - Sabe reconocer y premiar los resultados, tanto de el como de sus colaboradores. - Es capaz de sancionar las disfunciones o errores de el y de sus colaboradores. Cuando la carga laboral de muy alta se debe delegar autoridad a personas competentes para desempear dichos cargos, es decir delegar autoridad a personas que tienen la ventaja diferencial pertinente al cargo. Responsabilidad. Es la obligacin que alguien tiene de dar cuenta de la autoridad otorgada a alguien, que puede ser uno mismo, por ejemplo en empresas unipersonales o del director del centro educativo, y de someterse a las consecuencias, que pueden ser: - Beneficios o perjuicios. - Ventajas o desventajas. - Mritos o demritos. La responsabilidad no se delega, es proporcional al grado de autoridad, a mayor nivel jerrquico en la organizacin mayor responsabilidad y as sucesivamente. Es la virtud o disposicin habitual de asumir las consecuencias de las propias decisiones, respondiendo de ellas ante alguien. Responsabilidad es la capacidad de dar respuesta de los propios actos. TIPOLOGA DE LA ORGANIZACIN Lineal o militar. Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeas empresas. o Ventajas - Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecucin. - No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. - La disciplina es fcil de mantener. o Desventajas - Es rgida e inflexible. - La organizacin depende de hombres clave, provocando trastornos. - No fomenta la especializacin. - Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de direccin, solamente son operativos.

Funcional. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero de funciones. o Ventajas - Mayor especializacin. - Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona. - La divisin del trabajo es planeada. - El trabajo manual se separa del intelectual. - Disminuye la presin sobre un solo jefe. o Desventajas - Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad. - Se viola el principio de unidad de mando. - Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente. Lineo- funcional. Se combinan los dos tipos de organizacin, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Conserva de la organizacin lineal o militar la autoridad que se transmite a travs de un solo jefe. Y de la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin. Este tipo de organizacin es el ms utilizado en la actualidad. Staff. Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la tecnologa, contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea. o Ventajas - Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de direccin. - Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especializacin Staff. o Desventajas - Ha confusin sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesora. Comits. Asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se renen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinacin con otro tipo de organizacin. Hay comits directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc. o Ventajas - Las soluciones son ms efectivas. - Se comparte la responsabilidad. - Permite que las ideas se fundamenten. - Se aprovecha al mximo la experiencia. o Desventajas - Las decisiones son lentas. - Es difcil disolverlos.

- Los gerentes se desligan de la responsabilidad. Matricial. Matriz, de parrilla, de proyecto o administracin de producto. Se abandona el principio de unidad de mando. Requiere de una estructura administrativa slida y de mecanismos especiales de apoyo. o Ventajas - Coordina la mejora de productos como los objetivos del departamento. - Propicia la comunicacin interdepartamental entre las funciones y los productos. - Permite cambiar de una tarea a otra. - Favorece el intercambio de experiencias. o Desventajas - Confusin acerca de quien depende de quin. - Da lugar a la lucha de poder. - Supone prdidas de tiempo. - Resistencia al cambio.