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ACUERDO

047 - CG - 2011

EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO:

Que, el artculo 7 numeral 5 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, faculta al Organismo Tcnico de Control para expedir las guas metodolgicas que fuesen necesarias para la aplicacin del sistema de control, fiscalizacin y auditora del Estado; Que, el artculo 3 del Acuerdo 012-CG de 6 de junio de 2003, publicado en Registro Oficial 107 de 19 de junio del mismo ao, con el que se expide el Manual General de Auditora Gubernamental, prescribe que el mismo servir de referencia y fundamento para la emisin de los manuales especializados de auditora por parte de la Contralora General del Estado; Que, mediante Acuerdo 031-CG-2001 de 22 de noviembre de 2001, expedido por el Contralor General del Estado, publicado en Registro Oficial 469 de 7 de diciembre del mismo ao, se expide y pone en vigencia el Manual de Auditora de Gestin; Que, con el fin de mejorar el funcionamiento del sistema de control, fiscalizacin y auditora del Estado, es necesario expedir una gua especializada para la prctica de la auditora de gestin, que incluya las tcnicas modernas sobre la materia; En ejercicio de las atribuciones que le conceden los artculos 212 numeral 3 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador, 7 numeral 5 y 95 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, Acuerda: Expedir la gua metodolgica para auditora de gestin

Art. 1.- Objetivo.- La gua metodolgica para la prctica de la auditora de gestin tiene por objeto ayudar a los auditores a desarrollar su trabajo en el campo, para lo cual el documento incluye el marco normativo vigente, los fundamentos tericos y prcticos existentes, relacionados con las fases del proceso de auditora: Planificacin, Ejecucin y Resultados.

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Art. 2.- mbito.- La gua metodolgica para la auditora de gestin regir para las unidades de auditora de la Contralora General del Estado y para las unidades de auditora interna de las entidades y organismos del sector pblico, sujetas al Control del Organismo Tcnico de Control. Art. 3.- Difusin y capacitacin.- Las Direcciones de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo y la Direccin de Capacitacin de la Contralora General del Estado, sern responsables de la difusin y capacitacin de la Gua para la Auditora de Gestin. Art. 4.- Actualizacin.- La Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo se encargar de la revisin y actualizacin de la Gua para la auditora de gestin, en funcin a los cambios en la legislacin ecuatoriana y a los documentos que sobre la materia, emitan los organismos internacionales correspondientes. Art. 5.- Vigencia.- Este acuerdo entrar en vigencia desde su publicacin en el Registro Oficial. Dado, en el despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a 2 de diciembre de 2011. Comunquese,

Dr. Carlos Plit Faggioni CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

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GUA METODOLGICA PARA LA AUDITORA DE GESTIN


NDICE
Pgs.

ACUERDO INTRODUCCIN Seccin I. GENERALIDADES 1. Gestin pblica 2. Auditora de gestin 2.1 Eficacia o efectividad 2.2 Eficiencia 2.3 Economa 2.4 Impacto 2.5 Legalidad 3. Importancia de la auditora 4. Objetivos de la auditora 5. Alcance de la auditora 6. Enfoque de la auditora 7. Marco legal Seccin II. PROCESO DE LA AUDITORA 1. Planificacin 1.1 Conocimiento preliminar 1.1.1 Informe de conocimiento preliminar 1.1.2 Designacin del equipo de trabajo 1.2 Planificacin especfica 1.2.1 Recopilacin y anlisis de informacin 1.2.2 Entrevistas y visitas 1.2.3 Evaluacin sistema control interno a. Sistema administrativo b. Sistemas de apoyo c. Sistemas que agregan valor 1.2.4 Determinacin reas crticas 1.2.5 Determinacin alcance del examen 1.2.6 Programas de auditora a. Objetivos b. Procedimientos 1.2.7 Memorando de planificacin 2. Ejecucin de la Auditora 2.1 Obtencin de evidencia 2.2 Indicadores de gestin
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2.2.1 Indicadores cuantitativos 2.2.2 Indicadores cualitativos 2.3 Criterios de auditora 2.4 Papeles de trabajo 3. Comunicacin de resultados Seccin III. ANEXOS 1. Cuestionarios de control interno 1.1 Ambiente de control 1.1.1 Ambiente de control 1.1.2 Evaluacin de riesgos 1.1.3 Actividades de control 1.1.4 Informacin y comunicacin 1.1.5 Seguimiento 2. Programa general de auditora 3. Ficha tcnica de indicadores Seccin IV. GLOSARIO DE TRMINOS

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INTRODUCCIN
La evaluacin integral es un nuevo enfoque dentro de la administracin moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar mtodos y tcnicas que refleje en forma objetiva la situacin de la entidad. Muchos trabajos, mtodos, tcnicas y procedimientos se pueden encontrar en libros y manuales para la realizacin del diagnstico de los problemas y sus causas. No ajena a este desarrollo y derivado de una integracin horizontal y vertical ha surgido en el campo de la auditora la Auditora de Gestin; accin de control que evala objetivos econmicos, sociales y ecolgicos y por tanto su diseo corresponde a una actividad especfica, que generalmente no puede ser utilizada, en su totalidad, en otra entidad diferente. Es necesario, por tanto, el diseo de una gua que responda a las caractersticas estructurales y funcionales de las entidades objeto de examen. De esta forma se contar con una herramienta esencial para incrementar los niveles de economa, eficiencia y eficacia en las entidades enmarcadas en un desarrollo sostenible. Se evaluar la gestin que se realiza en la planificacin, control y uso de los recursos y se comprobar el cumplimiento de las disposiciones pertinentes para verificar su racional utilizacin y contribuir a mejorar las actividades examinadas. Lograr, a travs de sus resultados que los directivos evalen la efectividad de los procedimientos seguidos y si stos sirven para cumplir los objetivos planteados El marco normativo vigente faculta a la Contralora General del Estado que para regular el funcionamiento del sistema de control administrativo, expedir, aprobar y actualizar, entre otras disposiciones, las normas de control y fiscalizacin sobre el sector pblico, adaptadas de Normas Internacionales y de las emitidas por la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI; as como las normas de auditora gubernamental, en sus distintas modalidades; y los reglamentos, regulaciones, manuales generales y especializados, guas metodolgicas, instructivos y ms disposiciones necesarias para la aplicacin del sistema y la determinacin de responsabilidades. La gua es un documento de consulta y orientacin para los equipos de trabajo que realicen esta accin de control, por lo que la aplicacin parcial o total de las actividades en ella descritas depender de las circunstancias de cada caso y del criterio profesional del auditor, quien podr aplicar procedimientos adicionales, de acuerdo con las necesidades que demande la auditora. Lejos de pretender un completo desarrollo terico del tema, se describen en la primera parte algunos aspectos conceptuales bsicos, dando especial nfasis en la segunda y tercera, a la gua propiamente dicha.

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Seccin I.- GENERALIDADES 1. Gestin Pblica Se define a la gestin, como el proceso de coordinacin de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas en un tiempo programado. La gestin comprende todas las actividades organizacionales. Gestin o administracin pblica, entendida sta desde un punto de vista material, como actividad administrativa, es la capacidad gubernamental para ejecutar los lineamientos programticos; es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas, observando las polticas establecidas. 2. Auditora de Gestin La auditora de gestin, es un examen sistemtico y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propsito de evaluar la eficacia de la gestin de una entidad, programa, proyecto u operacin, en relacin a sus objetivos y metas; determinar el grado de economa y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos; y, el impacto socioeconmico derivado de sus actividades. En concordancia con este concepto general, la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, define a la Auditora de Gestin como: la accin fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestin, utilizando recursos humanos de carcter multidisciplinario, el desempeo de una institucin, ente contable, o la ejecucin de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeo o ejecucin, se est realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economa, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditora examinar y evaluar los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeo pertinentes Es importante, por lo tanto, tener claro el significado de los criterios de economa, efectividad y eficiencia: 2.1 Eficacia o efectividad En una concepcin general, la eficacia o efectividad, consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados. Es fundamental por lo tanto, que la organizacin cuente con una planificacin detallada, con sistemas de informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situacin en un momento determinado y los desvos respecto a las metas proyectadas, para que se pueda medir el grado de eficacia. Metas Mensurables Las metas mensurables son aquellas que se pueden cuantificar fcilmente y que se lograrn en un periodo dado; as por ejemplo: cantidad de pacientes a atender, cantidad de cursos a dictar, cantidad de ventas, etc., dependiendo de la actividad de la entidad u organismo bajo examen. Este tipo de metas debe estar claramente sealado en la programacin operativa anual de la entidad o en sus presupuestos programticos.
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Metas Cualitativas Son metas que generalmente tienen una alta carga de subjetividad por lo que son difciles de cuantificar. Este tipo de metas estn ligadas a los objetivos estratgicos de la entidad. 2.2 Eficiencia El concepto de eficiencia, se refiere al ptimo aprovechamiento de los recursos para el logro de objetivos, considerando la calidad y el tiempo asignado; se obtiene comparando el monto de recursos consumidos frente a bienes o servicios producidos; es la medicin del desempeo. Por tal razn, la auditora de gestin concibe a la eficiencia bajo un criterio integral, al relacionar la productividad de las operaciones o actividades, con un estndar de desempeo o con una medida o criterio de comparacin. La eficiencia relaciona los siguientes trminos: Productividad y Rentabilidad Por productividad se entiende la relacin entre el monto de los bienes o servicios producidos y el monto de los recursos utilizados en su produccin. La rentabilidad es la capacidad que tienen los capitales propios o ajenos invertidos en una empresa o entidad, de generar una renta o utilidad a favor de las mismas, u optimizar los servicios. Un ejemplo de rentabilidad en el sector pblico, podra ser: la capacidad de cada entidad para retribuir con servicios de calidad, los impuestos que pagan los contribuyentes. Estndares de Desempeo o Medidas de Comparacin Otros de los elementos requeridos por la auditora de gestin, en materia de eficiencia, es la necesidad de identificar o establecer estndares de desempeo, o medidas de comparacin, contra los cuales confrontar la relacin entre las metas logradas, eficacia o efectividad y los costos invertidos para lograrlas, economa. Estos estndares o medidas, pueden ser los indicadores de gestin determinados en la planificacin de una entidad que deben lograrse en el futuro; tambin pueden ser los ndices histricos o sea aquellos establecidos por la entidad sobre la base de hechos sucedidos en el pasado. En la auditora de gestin se han adoptado indicadores de gestin o estndares para la evaluacin de la eficiencia, como por ejemplo: De produccin de bienes o servicios (cantidad, calidad, tiempo y costo); De trabajo realizado en un periodo determinado; De costo por unidad de bien o servicio producido. 2.3 Economa La economa, consiste en reducir al mnimo el costo de los recursos utilizados para realizar un sistema, un programa, un proyecto, un proceso o una actividad, con la calidad requerida; mide si los resultados se estn obteniendo a los costos ms bajos
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posibles o planificados; se determina, comparando el costo real de las actividades realizadas frente al costo establecido presupuestariamente. Desde el punto de vista de la auditora de gestin, el desarrollo de las operaciones tendientes a alcanzar objetivos, metas o resultados se debe lograr al costo mnimo posible; por lo tanto, la economa debe visualizarse en funcin de dichos objetivos o metas. 2.4 Impacto Controla y mide si el bien o servicio, cumple con el propsito final para el cual fue diseado. El impacto de los sistemas, proyectos, programas o actividades, puede ser determinado a travs de mtodos cuantitativos, considerando tambin procedimientos cualitativos. La comparacin estadstica de las acciones del proyecto o programa permite identificar, cuantificar y evaluar la conveniencia y eficacia de la inversin pblica. 2.5 Legalidad Determina si las acciones y operaciones se realizaron conforme disponen las leyes, reglamentos y en general, el ordenamiento jurdico que regula a la entidad, sistema, proyecto, programa o actividad. 3. Importancia de la Auditora de Gestin La auditora de gestin a las entidades y organismos del sector pblico, determina el grado de efectividad en el logro de las metas y objetivos programados, los recursos utilizados para alcanzar dichos resultados y el nivel de eficiencia; estos elementos constituyen la base para realizar una auditora de gestin con un enfoque integral. La importancia de la auditora de gestin, se refleja tambin en las atribuciones de la Contralora General del Estado, establecidas en el artculo 31, numeral 30 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado: Pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economa, eficiencia, efectividad y transparencia en el empleo de los recursos y bienes pblicos, humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, ambientales, de tiempo y sobre los resultados de la gestin institucional.
4. Objetivos de la auditora de gestin

De conformidad con lo establecido en el artculo 21 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, el fin de la auditora de gestin es determinar si el desempeo de una institucin, ente contable o la ejecucin de programas y proyectos se ha realizado de acuerdo a principios y criterios de economa, efectividad y eficiencia; en concordancia con lo sealado y a efectos de la presente gua, consideramos los siguientes objetivos a alcanzar, en esta actividad de control: Establecer el grado de cumplimiento de las facultades, objetivos y metas institucionales. Determinar la eficiencia, eficacia, economa, impacto y legalidad en el manejo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnolgicos y de tiempo.
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Determinar si se estn ejecutando exclusivamente, los sistemas, proyectos, programas y/o actividades que constan en la planificacin institucional, con sujecin al Plan Nacional de Desarrollo, a los planes regionales, provinciales, cantonales y parroquiales rurales de desarrollo y de ordenamiento territorial. Proporcionar una base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de stos. Orientar a la administracin en el establecimiento de procesos, tendientes a brindar informacin sobre el desarrollo de metas y objetivos especficos y mensurables. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normativas y reglamentarias aplicables, as como las polticas, planes y programas establecidos. Determinar el grado en que el organismo y sus servidores controlan y evalan la calidad tanto de los servicios que presta, como de los bienes que adquiere. Medir el grado de confiabilidad y calidad de la informacin financiera y operativa. Los resultados de la auditora de gestin se pueden obtener: a corto plazo, con el diagnstico y formulacin de las recomendaciones tendientes a mejorar la eficacia, la economa y la eficiencia de las operaciones examinadas, una vez identificadas las causas que originaron el incumplimiento de metas y objetivos; a mediano y largo plazo con el mejoramiento de la prestacin de servicios y de los beneficios econmicos en la administracin pblica, dependiendo de la naturaleza del organismo o entidad examinada. 5. Alcance de la auditora de gestin La auditora de gestin puede examinar todas las operaciones o actividades de una entidad o parte de ellas, en un perodo determinado; por esta condicin y por la variedad de hallazgos que puedan detectarse, dependiendo del enfoque, se requiere de un equipo de trabajo multidisciplinario que analice el proceso administrativo, las actividades de apoyo y las actividades operacionales, bajo los criterios de eficiencia, efectividad y economa. 6. Enfoque y orientacin de la auditora de gestin El enfoque y orientacin de la auditora de gestin, determina que el examen deber dirigir su mbito de accin a los objetivos trazados, poniendo nfasis en los objetivos estratgicos que estn directamente relacionados con la misin de la entidad. Se modificar la orientacin de la auditora, si al finalizar la etapa de planificacin, se determina la necesidad de investigar ciertas reas crticas, con mayor detalle profundidad o intensidad que otras. 7. Marco legal Constitucin de la Repblica del Ecuador

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Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblica Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin Manual general de auditora gubernamental, emitido por el Contralor General del Estado, con Acuerdo No. 012-CG, publicado en Registro Oficial 107 de 19 de junio de 2003. Manual de auditora de gestin, emitido por el Contralor General del Estado con Acuerdo No. 031-CG-2001 de 22 de noviembre de 2001, publicado en Registro Oficial 107 de 19 de junio de 2003 Normas ecuatorianas de auditora gubernamental, emitidas por el Contralor General del Estado, con Acuerdo No. 019-CG, publicado en Registro Oficial No. 6, edicin especial, de 10 de octubre de 2002. Normas de control interno, emitidas por el Contralor General del Estado, con Acuerdo No. 039-CG, promulgado en Registro Oficial No. 78 de 1 de diciembre de 2009. Decreto 878, publicado en Registro Oficial 268 de 8 de febrero de 2008, que estableci el Sistema Nacional de Planificacin; reformado con decretos nmeros 956 y 7, publicados en los Registro Oficiales 302 y 205 de 26 de marzo del 2008 y 2 de junio de 2010 Decreto 1263, publicado en el Registro Oficial 413 de 28 de agosto de 2008, de creacin del Instituto Nacional de Preinversin (INP), entidad adscrita a la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo, SENPLADES. Decreto 555, publicado en el segundo suplemento del Registro Oficial 331 de 30 de noviembre de 2010: Implementacin del Proyecto Gobierno por Resultados, GPR, en todas las instituciones de la administracin pblica central, institucional y dependiente de la Funcin Ejecutiva, a cargo de la Secretara Nacional de la Administracin Pblica. Decreto 729, publicado en el Registro Oficial 439 de 3 de mayo de 2011, de creacin del Comit de Gestin Pblica Interinstitucional. Acuerdo interministerial No. 2, emitido por el Ministerio de Finanzas y la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo, SENPLADES, publicado en el Registro Oficial 365 de 18 de enero de 2011, por el cual se expidieron normas para la inclusin de programas y proyectos en los planes de inversin pblica. Acuerdo 398, emitido por la Secretara Nacional de Planificacin y Desarrollo, SENPLADES, publicado en el Registro Oficial 406 de 17 de marzo de 2011, de creacin del Banco de Proyectos.

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Decreto 688, publicado en el Registro Oficial 410 de 22 de marzo de 2011, de creacin del Sistema nacional de catastro integrado geo referenciado de hbitat y vivienda. Instructivos metodolgicos, publicadas en la edicin especial del Registro Oficial No. 184 de 30 de agosto de 2011: Gua para la formulacin de polticas pblicas sectoriales; Gua metodolgica de planificacin institucional; y, Propuesta de lineamientos generales para la planificacin territorial descentralizada.

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Seccin II. PROCESO DE LA AUDITORIA 1. Planificacin En la planeacin de una auditora de gestin se deben cumplir varias tareas: conocimiento de la entidad a travs del relevamiento de informacin, aplicacin de indicadores, evaluacin de control interno, asignacin del equipo de trabajo y diseo de un programa de auditora. Los objetivos especficos de la auditora de gestin, identificarn los temas prioritarios a evaluar, segn la especialidad del programa, rea o actividad a examinarse; estarn en relacin con los criterios de eficiencia y economa en el manejo de los recursos administrados, y de efectividad, legalidad e impacto en el logro de metas y objetivos. La fase de planificacin en la auditora de gestin, comprende desde el conocimiento preliminar hasta la formulacin del programa de auditora. Si el anlisis est dirigido a un rea especfica, las pruebas de auditora se concentrarn en la misma, evitando generalidades que propicien prdida de tiempo y de recursos. 1.1 Conocimiento preliminar Las normas ecuatorianas de auditora gubernamental, en lo relacionado con la Planificacin, establecen la necesidad de identificar los elementos claves de la administracin, con el fin de evaluar las importancia de los objetivos de auditora, por lo que, antes de iniciar una auditora de gestin, es preciso un conocimiento general de la entidad, programa o proyecto a ser examinado. Para tal propsito, se revisar la informacin del archivo permanente; as como se recopilarn datos en lnea con la ayuda del internet y se realizar la visita previa a la entidad para establecer el estado de las actividades de la entidad y determinar la oportunidad de realizar la accin de control; lo que permitir adems, la designacin del equipo de trabajo multidisciplinario y la elaboracin de la orden de trabajo con objetivos ms reales. En el caso de una nueva accin de control a la entidad, proyecto o programa, se proceder a la actualizacin de la informacin existente, incluyendo informacin de los papeles de trabajo del examen anterior; a la vez que se disearn procedimientos, para identificar cambios importantes en la organizacin de la entidad, desde la ltima auditora. Con el fin de obtener un conocimiento preliminar de la entidad, se identificarn los siguientes aspectos:
La naturaleza jurdica, objetivos institucionales, finalidad y objeto social, establecidos en la base legal de constitucin. La misin, visin, metas y objetivos de largo, mediano y corto plazo, determinados en la planificacin de la entidad. Las relaciones de dependencia, ambientales, jerrquicas, operativas, econmicas, comerciales, sociales, societarias, gubernamentales e interinstitucionales (factores externos).

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La composicin del talento humano, infraestructura, equipamiento, sistemas de informacin administrativa, financiera y operativa, tecnologa de la informacin (factores internos).

La diferenciacin de las actividades generadoras de valor: medulares o de lnea y las actividades de apoyo o de soporte.
Las fuentes de financiamiento Los funcionarios principales

1.1.1. Informe de conocimiento preliminar El informe de conocimiento preliminar, contendr los siguientes datos: - Nombre de la entidad - Ubicacin - Naturaleza de la entidad - Visin, misin y objetivos - Actividad principal - Ambiente organizacional - Fuentes de financiamiento - Indicadores de gestin - Deteccin de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, FODA - Estructura de control interno - Definicin del objetivo y estrategia de auditora - Personal necesario para su ejecucin - Tiempo a utilizarse 1.1.2 Designacin del equipo de trabajo La designacin del equipo de trabajo para una auditora de gestin, se realizar sobre la base de las necesidades descritas en el informe de conocimiento preliminar; es decir atendiendo a la naturaleza de la entidad, programa o proyecto y considerando la visin, misin y objetivos de la misma; por lo tanto, de la eleccin de los profesionales que intervendrn en el examen, depender el logro de los objetivos de auditora y la oportunidad en alcanzarlos. Se designar un equipo de trabajo multidisciplinario, que a ms de los auditores, incluir otros profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros civiles, analistas en sistemas y de ser posible, se incorporar desde el inicio del examen, un especialista de acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la entidad. 1.2 Planificacin especfica Es el proceso de recopilacin de informacin y de verificacin de hechos, que sern la base para conocer las caractersticas fundamentales de la entidad y para la ejecucin del examen. La verificacin de hechos a travs de la informacin recopilada y mediante entrevistas a funcionarios, podr revelar la existencia de reas crticas, lo que se dejar constancia en los papeles de trabajo, para dar mayor atencin en la ejecucin del examen. 1.2.1 Recopilacin y anlisis de informacin
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En esta fase se recopilar la informacin relacionada con los siguientes aspectos: a. Planeamiento Institucional
Plan de desarrollo Planificacin estratgica/ plurianual

Plan operativo anual Plan de inversiones y de compras Programas y proyectos Presupuesto aprobado Informes de evaluacin anual Otros documentos relativos al planeamiento institucional b. Organizacin Base legal de creacin y reformas Reglamentacin interna Estructura orgnica Asignacin de responsabilidades Delegacin de autoridad Manual de procesos Manual de funciones Detalle de recursos humanos por sistemas, proyectos, programas, unidades, procesos y/o actividades Cdigo de tica c. Operaciones
Universo de operaciones reas claves donde haya mayor actividad sustantiva Manuales de procedimientos

d. Informacin gerencial Ejecucin presupuestaria Informacin financiera Informes sobre seguimiento de la gestin Informes de auditora y de seguimiento de recomendaciones (auditora interna o externa). e. Informacin adicional Grado de aceptacin por parte de los usuarios (a travs de denuncias, encuestas, prensa, otros) Procedimientos adoptados para medir e informar el desempeo. Se profundizar en el anlisis de la informacin general ya recopilada, para obtener la siguiente informacin de detalle:
Objetivos de la entidad y de sus unidades Polticas generales y de cada rea Actas de directorio Indicadores de gestin institucionales y del sector Tipo de relacin entre el personal y el nivel directivo Estructura de los sistemas de informacin y de comunicaciones Procesamiento de la informacin utilizada Niveles de autorizacin Caractersticas de la tecnologa en uso
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Si se trata de empresas pblicas de produccin y comercializacin de bienes, se obtendr la siguiente informacin adicional:
Bienes que produce y comercializa Canales de distribucin Volmenes de produccin Ubicacin geogrfica de las plantas Banco de datos de clientes Caractersticas del mercado y grado de competencia Nivel de inventarios Estructura de endeudamiento Caractersticas del proceso productivo Caractersticas de la tecnologa en uso

Para este tipo de auditoras, es importante revisar tambin, otras fuentes de informacin como: actas de reuniones de trabajo, memorias anuales, leyes y reglamentos especficos. Una vez obtenida toda la informacin necesaria, se proceder a agruparla y referenciarla tomando en consideracin los aspectos descritos en el ttulo recopilacin de informacin. En resumen, cuando se trate de una auditora de gestin que se realiza por primera vez en una entidad, programa o proyecto, la informacin que se obtendr en esta fase, ser numerosa y de gran diversidad; a diferencia de los exmenes concurrentes, en los que la informacin deber actualizarse. 1.2.2. Entrevistas y visitas Se llevar a cabo una primera entrevista con el titular de la entidad y dems directivos, con el fin de obtener informacin sobre los aspectos detallados anteriormente y en general sobre la organizacin y el contexto en que se desenvuelve, para lo cual se servir de una ayuda memoria de los puntos a tratar en la reunin, en la que se incluir la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la entidad. Posteriormente, se realizarn, entrevistas con los responsables de las distintas reas administrativas de la entidad con el fin de obtener informacin adicional y especfica sobre las actividades propias de cada una, as como el detalle de los servidores de lnea, con quienes se tratarn los temas con mayor detalle. Es importante dejar constancia documental (ayuda memoria, solicitudes, actas, etc.) de este procedimiento, en papeles de trabajo. Se realizarn visitas a las oficinas e instalaciones de la entidad, para conocer su ubicacin y presentarse con los servidores. Sobre la base de los productos obtenidos, se realizar el anlisis de la documentacin, con el fin de obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno. 1.2.3 Evaluacin del sistema de control interno

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La evaluacin del sistema de control interno en auditora de gestin, de conformidad a lo establecido por las normas ecuatorianas de auditora gubernamental, est dirigida a los sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva y econmica, considerando los componentes de control interno: ambiente de control, evaluacin del riesgo, actividades de control, informacin y comunicacin y seguimiento. La evaluacin de control interno, permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes e identificar los asuntos que requieran profundizarse en la fase de ejecucin del examen. Segn sus resultados, se determinar la naturaleza y el alcance del examen y se calificarn los riesgos de auditora: inherente, de control, de deteccin y otros riesgos a los que est expuesta la entidad, conforme a lo que seala la norma ecuatoriana de auditora gubernamental PAG-06. a) Sistema administrativo (NCI 200)

Se evaluar el proceso administrativo, verificando la existencia de un entorno organizacional favorable con lneas de conducta y medidas de control que permitan alcanzar los objetivos institucionales, con la ayuda de un cuestionario de control interno que incluya la identificacin de los siguientes instrumentos: Planificacin: planificacin estratgica/plurianual, planificacin operativa, programas y proyectos, plan de inversiones, plan anual de compras, indicadores institucionales. Organizacin: base legal, reglamentacin y normativa interna; estructura orgnica y funcional; identificacin y levantamiento de procesos. Direccin: valores, integridad y tica; polticas administrativas y tcnicas; delegacin, comunicacin, coordinacin; difusin. b) Sistemas de apoyo (NCI 400)

Se evaluarn los sistemas de apoyo, identificando el establecimiento de polticas y procedimientos de control para manejar los riesgos de administracin; la proteccin y conservacin de los activos; y el establecimiento de controles de acceso a los sistemas de informacin. Para lo cual se verificar la existencia de los siguientes instrumentos: Sistemas de informacin: administrativa, financiera, operativa y de tecnologa aplicada. Administracin financiera: presupuesto, contabilidad, costos, tcnicas de anlisis financiero (horizontal y vertical), indicadores financieros e indicadores presupuestarios. Administracin del talento humano: reclutamiento y seleccin; capacitacin y desarrollo profesional, clasificacin y valoracin de puestos; evaluacin y promocin; seguridad social e industrial y planificacin del talento humano. Sistema de administracin de bienes: adhesin a la contratacin pblica; proceso de adquisiciones; garantas; distribucin, control y custodia, uso y destino de los insumos y bienes de larga duracin.

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c)

Sistemas que agregan valor (NCI 300)

La evaluacin de los sistemas que agregan valor o misionales, consiste en realizar pruebas de cumplimiento a las actividades de control implantadas por la entidad; valuar el plan de mitigacin diseado para prevenir los posibles eventos negativos en la consecucin de objetivos, funciones o procesos; efectuar el relevamiento de los procesos; ejecutar pruebas de cumplimiento al proceso generador de productos o servicios y determinar el nivel de riesgo de control; verificando lo siguiente: En la planificacin estratgica y operativa, los objetivos o lneas estratgicas asignadas al proceso de produccin. Los estndares a nivel nacional e internacional, aplicables al sector econmico, societario y tcnico en el que se desenvuelve la entidad, a fin de efectuar una comparacin de los resultados de los indicadores aplicados. En el sistema de informacin, los indicadores diseados y configurados para la produccin. El universo de transacciones o datos estadsticos de la produccin de bienes y servicios que correspondan a cada ao dentro del perodo bajo examen. Comparacin inicial de lo ejecutado versus lo programado. Memorias anuales para conocimiento de accionistas, clientes internos, externos y pblico en general, sobre la produccin de bienes y servicios. Clasificacin de la produccin en caractersticas particulares y costos. funcin de grupos homogneos,

Clasificacin de la produccin estratificada por comportamiento y tendencias de los bienes y servicios.

aos,

para

medir

Controles diseados para evaluar los procesos que incluyan: propsito, objetivos, indicadores cuantitativos, sistemas de medida y responsables independientes y competentes. Informes de control de gestin, sobre la produccin de bienes o servicios, sobre la base de los indicadores diseados para ese fin. La evaluacin de control interno incluir adems, el seguimiento a todos los sistemas o procesos, considerando los siguientes elementos:
Desarrollo de los objetivos, Medicin de resultados, Comparacin del rendimiento frente a objetivos y metas propuestas, Anlisis de causas de desviaciones, Toma oportuna de acciones correctivas y revisin continua de stas.

La verificacin de los controles se realizar, aplicando pruebas de cumplimiento en determinadas operaciones, para comprobar el funcionamiento del sistema; en el caso de detectarse desviaciones con respecto a los procedimientos de control de cualquier rea administrativa, se deber ponderar su importancia relativa, en funcin de la gestin total de la entidad.

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La evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de los riesgos y reas crticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. Para viabilizar de mejor manera la evaluacin del sistema de control interno, se considerar la ejecucin de las siguientes actividades y la obtencin de los productos detallados a continuacin, considerando lo que establece el Manual de Auditora de Gestin, vigente: Actividades Aplicar el cuestionario de control interno (Anexo 1) Definir la ponderacin de cada una de las preguntas Calificar el nivel de confianza y riesgo Productos reas crticas, Matriz de riesgos Hallazgos. Plan de muestreo Muestra seleccionada Programas a la medida. 1.2.4 Determinacin de reas crticas Sobre la base de los resultados de la evaluacin del sistema de control interno, se determinarn las reas crticas, que sern las que presenten deficiencias de control por la ausencia de controles o porque los existentes no funcionan o son innecesarios; seleccionando las de mayor importancia relativa. En la seleccin de estas reas, adems se considerar: la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra: los resultados de otras auditoras; y, el criterio del propio auditor sobre la gestin de la entidad. Por otra parte, se tomarn en cuenta las operaciones, procesos o actividades medulares de las reas que son prioritarias para la administracin, como por ejemplo: administrativa y financiera, administracin de bienes y servicios, talento humano, produccin y/o comercializacin de bienes o servicios y sistemas. Para identificar las reas crticas de una manera ms objetiva, se elaborar una matriz que muestre el impacto que las deficiencias de control causan en los sistemas de administracin. Sobre la base de este estudio, el auditor determinar en forma jerarquizada las reas, sistemas, proyectos, procesos o actividades crticas, en las cuales deber profundizar el anlisis. 1.2.5 Determinacin del alcance de auditora Una vez determinadas las reas y actividades crticas y sus prioridades, de ser necesario, se realizarn modificaciones al alcance del examen, de conformidad a las disposiciones legales vigentes.
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1.2.6 Programas de auditora Los programas para la auditora de gestin, al igual que para otro tipo de auditora, describen especficamente como se deben llevar a cabo las actividades durante la ejecucin del examen, contienen una relacin ordenada de forma secuencial y lgica de los diferentes procedimientos a desarrollarse en relacin a los objetivos propuestos, en cada uno de los sistemas, proyectos, programas procesos, actividades o rubros a examinarse. Los programas para una auditora de gestin, constituyen los pasos que deben seguirse para su anlisis, en trminos de eficacia, eficiencia, economa, legalidad e impacto; por lo tanto, se formularn con cierta flexibilidad que permita modificaciones cuando se necesite profundizar en los hallazgos encontrados y generar recomendaciones aplicables, oportunas y pertinentes que ayuden a la entidad auditada a corregir las deficiencias. (Anexo 2) Los programas especficos y a la medida, segn la naturaleza del rea o actividad crtica y los rubros seleccionados a examinar, sern elaborados por el auditor encargado del anlisis, considerando lo siguiente: a) Objetivos La determinacin de los objetivos estar directamente relacionada, con el rubro especfico a examinar y en su formulacin se considerar el perodo correspondiente y el rea crtica especfica. b) Procedimientos Anlisis de la eficiencia El estudio de la eficiencia, se realizar determinando los siguientes parmetros: a) La productividad de las operaciones, actividades o servicios en trminos del desempeo de los servidores, en un perodo de tiempo y el costo de los recursos utilizados; a mayor productividad, mayor beneficio econmico o calidad del servicio; por lo tanto los esfuerzos de auditora estarn concentrados en los servidores que realicen la misma tarea en un mismo lugar, o el mismo trabajo en distintos lugares. b) La cuantificacin de las salidas de productos o servicios. c) La importancia de la actividad para los usuarios internos y externos. d) Los factores que pueden incidir en la falta de eficiencia de una actividad, como por ejemplo: El uso excesivo de recursos frente a un rendimiento bajo en el trabajo. Falta de evaluacin peridica del nivel de desempeo. En la formulacin de la planificacin, de los presupuestos y en el control de operaciones, no se considera el nivel de desempeo. La insatisfaccin de clientes internos o externos. Una excesiva acumulacin o centralizacin de trabajo. Mtodos desactualizados de trabajo y procedimientos engorrosos. Falta de acciones para mejorar la eficiencia.
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Retrasos en la produccin de bienes o servicios por la subutilizacin de recursos humanos y materiales. Existencia de reas subutilizadas o innecesarias. Anlisis de la eficacia Para este anlisis, se tomar en cuenta lo siguiente: a) Evaluacin de la validez, confiabilidad y suficiencia de los indicadores de gestin. b) Evaluacin de la estructura de los indicadores, con el fin de establecer si los resultados de su aplicacin, permiten reconocer el o los elementos que los causan. c) Evaluacin de la normativa interna y su aplicacin, considerando: Su concordancia con el marco jurdico vigente Necesidades administrativas para su emisin Identificacin de los vacos legales que impidan la medicin de la eficacia d) Evaluacin de factores que reduzcan la implementacin de medidas alternas de eficacia, tomando en cuenta los siguientes elementos: Alternativas de medicin que se adapten en relacin con los objetivos de la entidad Fuentes de datos para esas mediciones Procedimientos de control de calidad alternativos Procedimientos de muestreo alternativos Costos Anlisis de economa La economa est asociada con los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el desarrollo de la gestin de las entidades, por lo que dichos factores debern evaluarse de conformidad con el siguiente anlisis: El recurso o talento humano debe reclutarse atendiendo a las necesidades administrativas de la entidad y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, con sujecin a la planificacin institucional y al presupuesto aprobado y deber cumplir con los requisitos de capacitacin diseados para el efecto. Las entidades podrn contratar profesionales especializados, cuando la necesidad institucional lo amerite y sobre la base de alcanzar sus objetivos, para lo cual se tomar en cuenta la relacin costo/beneficio. Los recursos materiales son clave para la gestin de una entidad y estarn ligados a su naturaleza, a las actividades que realiza y a la importancia de su desempeo. Su adquisicin se efectuar guardando las formalidades que disponga la normativa vigente de compras pblicas y en funcin del plan institucional y el presupuesto aprobado; el control de los mismos, se lo har en cumplimiento a las disposiciones emitidas sobre control de bienes pblicos. Los recursos financieros de la entidad debidamente presupuestados permitirn que la entidad, sistema, programa, proceso o proyecto obtenga los recursos humanos y materiales que requiere para el desarrollo de sus actividades.
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La eficiencia incorpora variables como los recursos utilizados para alcanzar resultados; por lo tanto, cuando evaluamos eficiencia, tambin medimos economa. De igual modo, para evaluar la eficacia, medimos resultados en funcin de objetivos alcanzados. En conclusin, los programas de medicin de eficiencia y eficacia tambin podran contener objetivos y procedimientos para medir la economa. 1.2.7 Memorando de planificacin El memorando de planificacin resume las actividades desarrolladas en la fase de planificacin de la auditora, se incluye: informacin general de la entidad, actividades de control realizadas; el enfoque de auditora, los objetivos, alcance y estrategia de auditora, indicadores de gestin, un resumen de la evaluacin del sistema de control interno, las reas crticas detectadas, la calificacin de los factores de riesgo; a la vez, permite definir los recursos a utilizar, el tiempo requerido y los programas para la ejecucin del examen; en concordancia con el contenido del formato Memorando de Planificacin del Manual de Auditora de Gestin, vigente. 2 Ejecucin de la Auditora

En esta etapa, se ejecuta el trabajo de auditora, con el desarrollo de los programas y con la obtencin de la evidencia suficiente, relevante y competente, basada en criterios de auditora y procedimientos definidos en cada programa; evaluacin de los resultados de la gestin y determinacin de los hallazgos resultantes para sustentar los comentarios, las conclusiones y recomendaciones que sern incluidas en el informe. 2.1 Obtencin de evidencias Las evidencias pueden ser: fsicas, documentales, testimoniales y analticas, y debern ser evaluadas para el desarrollo de los hallazgos, verificando que cumplan con las siguientes condiciones: Suficiencia del trabajo realizado; es decir, recopilacin de hechos reales, adecuados y convincentes. Confiabilidad de los antecedentes obtenidos; los antecedentes debern ser vlidos y confiables, es decir que reflejen la situacin real del organismo o rea examinada. Para determinar la confiabilidad de la evidencia, se sugiere considerar las siguientes reflexiones: La evidencia proveniente de una fuente independiente, puedes ser ms confiable que la obtenida en la organizacin auditada. La evidencia obtenida bajo un slido sistema de control interno, es ms confiable que la que se deriva de un control interno dbil o inexistente. La evidencia que es fruto del anlisis fsico, es ms aceptable que la obtenida indirectamente. Los documentos originales son ms confiables que las copias.

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La evidencia testimonial obtenida en versin libre es ms fidedigna que la obtenida bajo condiciones intimidantes. Relevancia entre los antecedentes obtenidos y la materia analizada; es decir, la relacin entre la evidencia y su utilizacin; la informacin que se utilice para demostrar un hecho, ser relevante si guarda una relacin lgica con ese hecho. Los datos procesados en medios informticos, que son importantes para el desarrollo de la auditora de gestin, sern aceptados siempre que sean relevantes y confiables. Factores a considerar Sobre la base de lo considerado en las Normas Internacionales de Auditora, el juicio del auditor respecto de la evidencia suficiente y apropiada, deber basarse en los siguientes factores: La evaluacin de la naturaleza y nivel del riesgo inherente de la entidad o del componente a examinar. Naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno y la evaluacin del riesgo de control. Importancia relativa del componente a examinar Experiencia obtenida en otras auditoras Resultados de auditoras anteriores, incluyendo fraude o error que puedan haberse encontrado. Fuente y confiabilidad de informacin disponible 2.2. Indicadores de gestin Los Indicadores de gestin son variables o parmetros que permiten medir de forma cuantitativa y cualitativa, el grado de cumplimiento de un sistema, proyecto, programa, componente, proceso, actividad o de la ejecucin de las operaciones, en trminos de eficiencia, economa, efectividad e impacto. Para la construccin del indicador se deber colocar en el numerador las variables con datos relativos a insumos, procesos o productos y en el denominador se colocarn las variables cronolgicas, fsicas o econmicas de comparacin. Se pueden utilizar datos primarios o indicadores que relacionan dos datos; una vez elegidos los indicadores, se definen los objetivos contra los que se van a comparar, la periodicidad en que se realizarn las mediciones y cuando los desvos se convertirn en alertas, es decir, indicarn los niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es importante. Caractersticas Estarn ligados a la misin, visin, los objetivos estratgicos y las metas trazadas. Establecern una periodicidad y un responsable de clculo Proveern informacin til y confiable para la toma de decisiones El nmero de indicadores ser el necesario para evaluar la gestin, uso de los recursos y grado de satisfaccin de los usuarios, evitando los que nos son aplicables.
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Se integrarn con los procesos, reas funcionales y sistemas de evaluacin organizacional.

Ficha tcnica de indicadores Los indicadores se presentarn en una matriz denominada ficha tcnica, que contiene la siguiente informacin: (Anexo 3) Nombre del indicador Factores crticos de xito Frmula de clculo del ndice Unidad de medida Frecuencia Estndar Fuente de informacin Interpretacin Brecha 2.2.1 Indicadores cuantitativos Son indicadores que miden el rendimiento de una actividad y entre otros pueden ser: Indicadores de volumen de trabajo, de eficiencia, de economa, de efectividad. 2.2.2 Indicadores Cualitativos: Estos no miden numricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una sana administracin. Criterios para identificar un indicador Simples y claros Representativos Investigativos Comparables Estables Relacin costo-efectividad Criterios para seleccionar indicadores Identificar el proceso Identificar actividades crticas a medir Establecer metas de desempeo o estndares Establecer medicin de desempeo Identificar las partes responsables Recopilar los datos Analizar y reportar el actual desempeo Comparar el actual desempeo con las metas o estndares Determinar si las acciones correctivas son necesarias Hacer cambios, para que el proceso concuerde con las metas o estndares Determinar si nuevas etapas o nuevas medidas son necesarias

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2.3 Criterios de auditora Existen mltiples criterios que se pueden utilizar en auditora de gestin; para efectos de esta gua se detallan a continuacin algunos criterios de auditora que pueden ser modificados segn la naturaleza de la entidad bajo examen: La medicin del desempeo es apropiada. Los servicios o bienes, estn bien definidos Las caractersticas del bien o servicio, como calidad y nivel de servicios, deben estar claramente especificadas. Los insumos estn relacionados, con los productos o resultados producidos. Los datos de insumos y produccin de bienes y servicios, sern verificados. El desempeo debe ser adecuado, en comparacin con el estndar. La base de comparacin debe ser adecuada. El nivel actual de rendimiento debe ser aceptable, en comparacin con la base establecida. Los informes del desempeo sern claros, oportunos; establecern, si los objetivos han sido logrados y qu reas o actividades necesitan acciones correctivas con el fin de mejorar la productividad. La comunicacin a los servidores, sobre los niveles de desempeo alcanzados, en comparacin con los esperados, as como una investigacin sobre la calidad del ambiente de trabajo, ayudan a la mejora de la productividad. La mejora en la eficiencia, debe ser evaluada sistemticamente, realizando anlisis de organizacin y metodologa de trabajo. Los Informes sobre productividad de bienes y/o servicios, se mantienen actualizados Los sistemas informticos son evaluados peridicamente, con el fin de detectar fallas que puedan afectar a las operaciones. Actualizacin peridica de los procesos de evaluacin de desempeo, considerando la normativa que se dicta para el efecto. 2.4 Papeles de trabajo Los papeles de trabajo de auditora constituyen el soporte del trabajo llevado a cabo por el auditor, contienen los comentarios, conclusiones y recomendaciones incluidos en su informe; as como las evidencias del cumplimiento del debido proceso de auditora. Los papeles de trabajo, vinculan la labor realizada por el auditor durante las etapas de planeamiento y ejecucin de la auditora con el producto final de la misma, el informe de auditora.
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Las normas ecuatorianas de auditora gubernamental, sealan, que los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicacin de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea; son el vnculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecucin y del informe de auditora, por tanto contendrn la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe. 3 Comunicacin de resultados

La redaccin del informe de auditora de gestin, al igual que de otro tipo de auditora, observar las normas nacionales e internacionales y dems disposiciones emitidas para el efecto y presentar una estructura en la cual se establezcan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. En la fase de comunicacin de resultados, se mantendr informada a la administracin de la entidad permanentemente, sobre las observaciones encontradas durante la ejecucin del examen, con la finalidad de obtener los justificativos y comentarios pertinentes, previo a la elaboracin del informe final. La estructura y contenido de los informes de auditora de gestin se guiar por los lineamientos establecidos en el Manual de Auditora de Gestin.

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Seccin III.- ANEXOS


1. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO

1.1 Ambiente de control


CUESTIONARIO A) Integridad y valores ticos 1. La alta direccin de la entidad, ha establecido los principios de integridad y valores ticos como parte de la cultura organizacional? 2. La mxima autoridad ha establecido por escrito el cdigo de tica aplicable a todo el personal y sirve como referencia para su evaluacin? 3. El cdigo de tica considera los conflictos de intereses? 4. El cdigo de tica ha sido difundido a todo el personal de la entidad, proyecto o programa y se ha verificado su comprensin? 5. Se informa peridicamente sobre las sanciones a que da lugar la falta de su observancia? 6. Se han establecido por escrito polticas para regular las relaciones de interaccin, de la mxima autoridad con todo el personal encargado de la administracin de la entidad y con terceros relacionados? 7. Se ha obligado, de acuerdo con la ley, a la presentacin de la declaracin patrimonial juramentada? 8. Se difunde los informes de auditora interna sobre los controles? B) Administracin estratgica 1. La entidad para su gestin, mantiene un sistema de planificacin en funcionamiento y debidamente actualizado? 2. El sistema de planificacin de la entidad incluye un plan plurianual y planes operativos anuales? 3. Se considera dentro del plan operativo anual la funcin, misin y visin institucionales y stas guardan consistencia con el plan nacional de desarrollo y con los lineamientos del organismo tcnico de planificacin? 4. En la formulacin del plan operativo anual, se ha considerado el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno, en funcin de los resultados obtenidos en perodos anteriores, para satisfacer las necesidades de los usuarios en un marco de calidad? 5. Los productos que se obtienen de las actividades de planificacin (formulacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin), se documentan y difunden a todos los niveles de la organizacin y a la comunidad? C) Polticas y prcticas del talento humano 1. Los puestos de direccin estn ocupados por personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional? 2. Los mecanismos para el reclutamiento, evaluacin y promocin del personal, son transparentes y se realizan con sujecin a la ley y a la normativa pertinente? 3. Los servidores estn en conocimiento de estos mecanismos? 4. Los servidores asignados para el reclutamiento de personal, se encuentran capacitados debidamente en las distintas materias a considerarse dentro del concurso?
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Respuesta
SI NO

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5. Se han establecido procedimientos apropiados para verificar los requisitos y perfil requeridos de los candidatos? 6. Se informa al personal nuevo, de sus responsabilidades y de las expectativas de la mxima autoridad, de preferencia mediante una descripcin detallada de sus puestos, que se mantendr actualizada durante el tiempo en que preste sus servicios? 7. Para las evaluaciones del desempeo de los servidores, se aplican criterios de integridad y valores ticos? 8. Se ha elaborado un plan de capacitacin que contemple la orientacin para el personal nuevo y la actualizacin de todos los servidores? 9. La entidad cuenta con un manual de funciones aprobado y actualizado? D) Estructura organizativa 1. La entidad cuenta con una estructura organizativa que muestre claramente las relaciones jerrquico-funcionales, a la vez que identifique las unidades ejecutoras de cada programa o proyecto, que permita el flujo de informacin entre las distintas reas de trabajo y que prevea un nivel de descentralizacin razonable? 2. La estructura prevista es adecuada al tamao y naturaleza de las operaciones vigentes de la entidad? 3. Dentro de la estructura de la organizacin, se han establecido lneas claras para la presentacin de informes que abarquen las funciones y el personal de la entidad? 4. Las funciones y responsabilidades se delegan por escrito, sobre la base de las disposiciones legales, normativas y reglamentarias vigentes? 5. La asignacin de responsabilidades est directamente relacionada con los niveles de decisin? 6. Se cuenta con un manual de procedimientos aprobado y actualizado? 7. Los documentos mencionados han sido publicados para conocimiento de todos los servidores de la organizacin y de la comunidad? E) Sistemas computarizados de informacin 1. Existe sistemas de informacin computarizados para el registro y control de las operaciones de la entidad, programa o proyecto? 2. Los sistemas y su informacin estn protegidos y son manejados por personal autorizado? 3. El personal responsable de la custodia de los sistemas y de su informacin, tiene definidos los accesos? 4. Existen listas del personal autorizado, que especifiquen los lmites de su autorizacin; se las mantienen actualizadas y se verifican? 5. La informacin confidencial, se cifra para proteger su transmisin? 6. Se informa oportunamente a los funcionarios responsables de las operaciones, sobre los errores en que se incurre al procesar las transacciones correspondientes? 7. Se conservan copias de los respaldo de los archivos, programas y documentos relacionados? 8. Se han documentado debidamente los programas, aplicaciones y procedimientos que se emplean para procesar la informacin? 9. Se informa oportunamente a los usuarios sobre las deficiencias detectadas, se las investiga y se superan?
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1.2 Evaluacin de riesgos


CUESTIONARIO 1. La entidad ha establecido los objetivos, considerando la misin, las actividades y la estrategia para alcanzarlos? 2. Los objetivos son consistentes entre s y con las regulaciones de creacin de la entidad? 3. Las actividades principales, estn orientadas al logro de los objetivos y se consideraron dentro del plan estratgico? 4. Al definir los objetivos, se incluy los indicadores institucionales y las metas de produccin? 5. Se han determinado los recursos necesarios, para alcanzar las metas establecidas? 6. La entidad, programa o proyecto, ha realizado el mapa del riesgo considerando: factores internos y externos, puntos claves, interaccin con terceros, objetivos generales y particulares, as como amenazas que se puedan afrontar? 7. Los perfiles de riesgo y controles relacionados, han sido continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido? 8. Existe un plan de mitigacin de riesgos? 9. La administracin ha valorado los riesgos considerando la probabilidad y el impacto? 10. Existen los respaldos necesarios de la informacin de la entidad, en caso de desastres? 11. Se han adoptado medidas para superar debilidades de control interno, detectadas en auditoras anteriores? 12. Las transacciones de la entidad, se sustentan con documentos originales o fotocopias? 13. Se realizan transacciones, sin la debida autorizacin? 14. Se han asignado actividades de control a personal nuevo, sin ser capacitado debidamente? 15. Se han instalado nuevos sistemas informticos, sin efectuar las pruebas previas a su uso? Respuesta
SI NO

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1.3 Actividades de Control


CUESTIONARIO 1. Se han definido procedimientos de control, para cada uno de los riesgos significativos identificados? 2. Los procedimientos de control son aplicados apropiadamente y comprendidos por el personal de la entidad? 3. Se realizan evaluaciones peridicas a los procedimientos de control? 4. Se realiza un control por rea de trabajo, de la ejecucin o desempeo comparado con el presupuesto vigente y con los resultados de ejercicios anteriores? 5. Se realizan informes objetivos y oportunos de los resultados obtenidos por la aplicacin de los distintos controles establecidos? 6. Se ha establecido la rotacin de labores, entre los servidores de la entidad? 7. Existe la debida separacin de funciones incompatibles entre la autorizacin, registro y custodia de bienes? 8. Las operaciones de la entidad, se autorizan, efectan y aprueban conforme a las disposiciones legales vigentes y a las instrucciones de las autoridades responsables de su administracin? 9. Se han impartido por escrito, las actividades de cada rea de trabajo? 10. Los directivos, han establecido procedimientos de supervisin de los procesos y operaciones de la entidad? 11. La supervisin se realiza constantemente, con el fin de asegurar que se cumpla con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales? 12. Existe un flujo de informacin adecuado, entre las distintas reas de la organizacin? 13. La documentacin de la estructura del sistema de control interno y de las operaciones significativas, se encuentra disponible y debidamente archivada para su revisin? 14. La documentacin de la estructura del sistema de control interno, incluye los controles automticos de los sistemas informticos? 15. La documentacin de las operaciones es completa, oportuna y facilita la revisin del proceso administrativo, de principio a fin? 16. La documentacin tanto fsica como magntica es accesibles a la alta direccin, a los niveles de jefatura y supervisin, para fines de evaluacin? Respuesta
SI NO

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17. Los controles establecidos, aseguran que slo son operaciones vlidas aquellas iniciadas y autorizadas, por los niveles con competencia para ello? 18. La facultad de autorizar, ha sido notificada por escrito a los responsables? 19. El registro de las operaciones es oportuno y se encuentra debidamente clasificado, para facilitar la emisin de informes financieros? 20. Se han establecido medidas de proteccin para fondos, valores y bienes? 21. Est debidamente controlado, el acceso a los sistemas de informacin? 22. Se han establecido controles, que permitan detectar accesos no autorizados?

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1.4 Informacin y comunicacin CUESTIONARIO 1. El sistema de informacin computarizado, responde a las polticas que definen los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad? 2. El sistema de informacin, cuenta con programas, aplicaciones y procedimientos documentados, as como con una segregacin de funciones entre las distintas reas administrativas? 3. Los sistemas de informacin y comunicacin, permite a la mxima autoridad y a los directivos: identificar, capturar y comunicar informacin oportuna, para facilitar a los servidores cumplir con sus responsabilidades? 4. Los sistemas de informacin cuentan con controles adecuados? 5. La organizacin, ha establecido canales de comunicacin abiertos para trasladar la informacin en forma segura? 6. Existe un mensaje claro de parte de la alta direccin, sobre la importancia del sistema de control interno y las responsabilidades de los servidores y servidoras? 7. Los mecanismos establecidos, garantizan la comunicacin entre todos los niveles de la organizacin? 8. Se mantienen relacionados? canales de comunicacin, con terceros Respuesta
SI NO

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1.5 Seguimiento
CUESTIONARIO 1. Se han efectuado las acciones correctivas, recomendaciones derivadas de los exmenes anteriores? de las Respuesta
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2. Los informes de auditora, se presentan a las autoridades superiores responsables de establecer las polticas? 3. Se realiza el seguimiento y evaluacin permanente del sistema del control interno, para determinar mejoras y ajustes requeridos? 4. Se utilizan indicadores para detectar ineficiencias, abusos o despilfarros? 5. Se considera la informacin de terceros, para verificar datos generados en la entidad? 6. Se verifica la eficacia de las actividades regulares de control, cuando se desarrollan y establecen nuevos sistemas de contabilidad o de informacin? 7. Se mejoran los sistemas de contabilidad e informacin, cuando el volumen y complejidad de las operaciones se incrementan significativamente? 8. El personal est obligado a hacer constar con su firma, que se han efectuado actividades esenciales para el control interno? 9. Se han definido herramientas de autoevaluacin? 10. Las deficiencias detectadas durante el proceso de autoevaluacin, son comunicadas inmediatamente a los niveles de decisin, para su correccin oportuna?

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2. PROGRAMA GENERAL DE AUDITORA DE GESTIN DETALLE Objetivos 1. Obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permita conocer la situacin de la entidad bajo examen. 2. Llevar a cabo la recopilacin, registro y anlisis de la informacin necesaria y suficiente para efectuar las pruebas selectivas de la auditora, as como la evaluacin de los resultados obtenidos. Procedimientos 1. Desarrolle los procedimientos definidos en el programa detallado de trabajo, aplicando las pruebas de auditora seleccionadas para los procesos o programas que deben evaluarse. 2. Evale si la misin es consistente con el propsito establecido para la entidad. 3. Verifique si las estrategias, lneas de accin, objetivos y metas contempladas para alcanzar la visin se encuentran alineadas con el Plan Nacional de Desarrollo, con los planes sectoriales, especiales, institucionales o regionales y con los programas que le son aplicables. 4. Verifique, mediante pruebas selectivas, si la misin, visin y objetivos de la entidad han quedado debidamente comprendidos entre el personal. En caso de desviaciones comente con los niveles directivos. 5. Identifique si la estructura orgnica y funcional de la entidad est vinculada con la misin y propsitos que persigue, en la cual estn plenamente definidas las tareas, las cadenas de mando y los niveles apropiados de responsabilidad y autoridad, verificando que: - La estructura orgnica est aprobada y la funcional corresponda a la cantidad de puestos y niveles autorizados. - El manual de funciones guarde consistencia con el Reglamento Orgnico Funcional, identificando las unidades responsables de las funciones y competencias conferidas. - En el analtico presupuestario se identifiquen las unidades responsables autorizadas en la estructura orgnica y las definidas en la funcional, a fin de determinar reas sin funciones medulares. 6. Analice las estructuras orgnica y funcional; compruebe que son adecuadas para cumplir los objetivos del ente, y permiten planear, coordinar, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones medulares para la consecucin de las metas y objetivos. 7. Verifique que las estructuras orgnica y funcional de la entidad, definan claramente las reas clave de autoridad y responsabilidad, determinando una adecuada segregacin y delegacin de funciones; as como la delimitacin de facultades entre el personal Realizado por Referencia P/T

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que autorice, ejecute, vigile y evale, registre o contabilice las transacciones, para evitar que dos o ms de stas se concentren en una misma persona o provoquen un posible conflicto de intereses, adems de establecer las adecuadas lneas de comunicacin e informacin. 8. Verifique que los manuales de procedimientos de la entidad incluyan las actividades y procedimientos para todos los procesos sustantivos, que estn debidamente legalizados y sean de conocimiento de todos los servidores y servidoras de la entidad Compruebe que los manuales emitidos, hayan sido elaborados conforme a la estructura orgnica aprobada y a las competencias y responsabilidades establecidas en la normativa vigente aplicable. 9. Verifique que las acciones instrumentadas por la entidad, tengan como objetivo promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones. 10. Identifique y analice el proceso que sigue la entidad, para la determinacin y canalizacin de recursos, hacia los programas que tiene asignados. 11. Analice los sistemas de informacin implementados, para la generacin de informacin estratgica y evale el grado de confiabilidad con que operan. 12. Realice una verificacin documental y analice el flujo de las operaciones que pasan a travs de los mecanismos implementados, para obtener informacin de los indicadores estratgicos. 13. Verifique si se generan informes de los indicadores estratgicos, que permitan conocer sistemtica y peridicamente el avance de los programas, objetivos y metas y que permitan detectar las causas de incumplimiento o desviaciones que dan lugar a los ajustes que se requieran, ya sea en las estrategias o lneas de accin implementadas, o en los objetivos y metas originalmente contemplados en la visin. 14. Determine si la entidad ha implantado sistemas de informacin operativa y financiera, de medicin de resultados y de rendicin de cuentas y, precise en qu consiste cada uno de ellos 15. Analice si el sistema de medicin de resultados implementado, es confiable y objetivo, y permite comparar los principales logros y resultados con los planes, metas y objetivos, as como tambin permite analizar las diferencias significativas, considerando: a) b) c) Medicin de aspectos crticos de las operaciones. Evaluacin del cumplimiento de los objetivos y sus desviaciones crticas. Implementacin de medidas de seguimiento y correctivas por las reas responsables

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16. Obtenga los reportes e informes generados sobre los resultados obtenidos, e identifique la informacin sobre el cumplimiento de metas. 17. Verifique si los resultados alcanzados en la consecucin de metas y objetivos establecidos para el ejercicio sujeto a revisin, son satisfactorios, y si reflejan un avance suficiente para alcanzar las metas y objetivos establecidos, para todo el perodo que comprende la visin, de mantenerse las circunstancias actuales del entorno. En el caso de comprobarse, que los resultados alcanzados difieren de los programados, determine las incidencias e identifique las causas. 18. Verifique si las metas establecidas en el presupuesto aprobado para el ejercicio bajo examen, son consistentes con lo establecido en el plan estratgico y con las sealadas en el perodo que comprende la visin; establezca diferencias y obtenga la explicacin pertinente.

19. Obtenga y analice la informacin financiera presupuestaria del ejercicio sujeto a revisin, as como los informes de evaluacin de la gestin y verifique las metas alcanzadas por la entidad, considerando los indicadores estratgicos. 20. Obtenga los informes peridicos de evaluacin de la gestin y verifique su consistencia con los informes de resultados definitivos, presentados al cierre del ejercicio; compruebe adems, con el avance fsico financiero, las metas alcanzadas. 21. Determine si los resultados sobre el avance de metas, presentados a la alta direccin, son consistentes con los reportes generados peridicamente y si se encuentran debidamente sustentados. 22. Revise la documentacin que sustenta la determinacin, formulacin y clculo de los indicadores estratgicos, analice sus resultados y verifique su consistencia con los informes presentados. 23. Determine si los criterios con que se disearon los indicadores estratgicos, permiten medir adecuadamente los factores crticos de desempeo, considerados fundamentales, para cumplir con la misin y la visin institucionales y su vinculacin con los objetivos y metas . 24. Si los indicadores estratgicos no miden adecuadamente los factores crticos de desempeo, o stos no cuentan con indicadores que lo midan, averige las causas con los responsables del rea auditada; si por otra parte los indicadores no se utilizan o son insuficientes, se considerar en el alcance de las pruebas de auditora, para efecto de las recomendaciones. 25. Determine si existen factores crticos de desempeo no identificados por la entidad bajo examen y evale las causas con los

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niveles directivos. 26. Realice la evaluacin de las metas alcanzadas, del cumplimiento de los objetivos, del tiempo utilizado para el efecto y determine los factores que impiden el cumplimiento satisfactorio de los objetivos de la entidad. 27. Verifique que la entidad haya identificado y evaluado los riesgos que puedan impactar negativamente en el logro de sus objetivos, metas y programas. Analice si una vez identificados los riesgos, se consider la probabilidad de ocurrencia, sus efectos e identifique las acciones tomadas para administrarlos. Procedimientos para el examen de un rea especfica 28. Revise la planificacin del rea bajo examen y determine su relacin con los objetivos de la entidad y del Plan Nacional de Desarrollo, si las estrategias establecidas permiten el cumplimiento de metas y si se expresan en indicadores estratgicos. 29. Verifique si los procesos o programas a cargo del rea auditada, se estn ejecutando razonablemente, si los errores de operacin son detectados oportunamente y, si estn claramente definidas las tareas de control y de toma de decisin. 30. Determine las deficiencias que inciden en el desarrollo de los procesos o programas, del rea bajo examen y verifique lo siguiente: Que tenga establecidos estndares de servicios o de desempeo, que permitan alcanzar los indicadores estratgicos diseados. Que cuente con un manual de procedimientos aprobado, actualizado y que est en conocimiento de todos sus servidores y servidoras. Que tenga delimitadas sus actividades. Que el manual identifique sus registros y controles Que sus sistemas informticos estn validados por el rea de sistemas, que cuenten con mecanismos de control que permitan reducir el tiempo de operacin, disminuir los mrgenes de error y generar informacin actualizada. Que utilice formatos con un objetivo definido, que no permitan la duplicidad de tareas, ni obstaculicen los procesos. Que desarrolle procesos con una secuencia lgica y gil. Que realice oportunamente la direccin, supervisin y ejecucin de los procesos. Que mantenga un sistema de archivo adecuado de la documentacin de sustento de su gestin.

31. Determine si los reportes e informes generados por el rea examinada, as como los controles establecidos, permitan evaluar su desempeo, verificando lo siguiente: Los reportes generados cuenten con documentacin que sustente las operaciones. Las operaciones cumplan con los estndares de calidad y cantidad establecidos.
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La ejecucin de las operaciones, se ajusten a las disposiciones legales, normas y polticas establecidas. Las operaciones cumplan con los procesos establecidos, con el fin de detectar duplicacin de funciones, reas de oportunidad o procedimientos obsoletos. Los sistemas informticos cuenten con controles adecuados y que los procesos desarrollados en stos, no se realicen manualmente, duplicando el trabajo. En la ejecucin de las actividades, existan mecanismos de supervisin y autocorreccin, que permitan disminuir los mrgenes de error. Los recursos se utilicen para alcanzar el objetivo principal.

32. Realice sondeos de opinin, aplicando encuestas a los usuarios o beneficiarios y efecte inspecciones fsicas, para medir el impacto de la gestin del rea examinada.

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3. FICHA TCNICA DE INDICADORES

Nota: Los anexos propuestos, servirn de referencia y se adecuarn considerando la naturaleza del organismo o entidad a examinarse y los objetivos de auditora planteados.

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Seccin IV.- GLOSARIO DE TERMINOS Actividad; es la categora programtica cuya produccin es intermedia; define responsabilidades de ejecucin con asignacin de recursos especficos y resultados presupuestados. Actividades de control gerencial; se refieren a las acciones que realiza la gerencia para garantizar que las funciones se realicen con eficacia, eficiencia y economa; constituyen el medio ms idneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Actividad principal; acciones sustantivas o de apoyo que realizan las dependencias y entidades a travs de las unidades responsables, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos y metas contenidos en la planificacin institucional. Alcance; seleccin de aquellas reas o actividades que sern revisados a profundidad en la fase de ejecucin; esta decisin debe ser tomada en funcin de la materialidad, sensibilidad, riesgo y costo de la auditora, as como al efecto de los posibles resultados a obtener. Ambiente de control interno; se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie, las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades. reas crticas; actividades que inciden de manera directa y determinante en los procesos medulares de la organizacin, actividad, sector o unidad auditada, es importante su control, para mantener la calidad de la auditora de gestin. Auditora; examen objetivo, sistemtico, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestin, practicado con la finalidad de verificar y evaluar dichas operaciones y de formular observaciones y recomendaciones pertinentes. Auditora de gestin; instrumento metodolgico para examinar y evaluar las actividades realizadas, en una entidad, programa, actividad, proyecto u operacin, para, dentro del marco legal, determinar su grado de eficacia, eficiencia y economa, calidad e impacto y, por medio de las recomendaciones, promover la mejor administracin de los recursos pblicos. Calidad; adecuacin de un producto o servicio a especificaciones o estndares establecidos por autoridades competentes, o de aceptacin general, con aptitud para satisfacer las necesidades del cliente o usuario. Capacidad instalada; infraestructura, sistemas y personal fijo, con que cuenta una organizacin para la ejecucin de sus procesos. Capacidad productiva; la capacidad que tiene una organizacin, para transformar con eficiencia los recursos pblicos, en los bienes y servicios que requiere el ciudadano o usuario. Causa; motivo que origina el incumplimiento de las normas legales y administrativas, reguladoras del ejercicio de la funcin pblica; es la razn que explica, el hecho o situacin irregular.

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Clientes; beneficiarios internos o externos, de los bienes o servicios intermedios o finales, producidos Condicin; descripcin objetiva e imparcial de las observaciones o deficiencia encontrada, en los documentos, procesos, actividades u operaciones analizadas. Conclusiones; juicios de carcter profesional, formuladas por el auditor, basados en las observaciones detectadas, como resultado del examen; a efectos de esta gua, se referirn a la evaluacin de los resultados de gestin de la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, programas, as como a la utilizacin de los recursos pblicos, en trminos de efectividad, eficiencia y economa. Control; actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas, polticas, normas y procedimientos, detectar desvos e identificar posibles acciones correctivas. Criterio; constituye la norma legal o tcnica, o los principios generalmente aceptados, que regulan la ejecucin de una actividad; es la referencia para efectuar la comparacin con los hechos y determinar cumplimientos o desviaciones. Economa: la economa, consiste en reducir al mnimo el costo de los recursos utilizados, para realizar una actividad con la calidad requerida; mide si los resultados se estn obteniendo a los costos ms bajos posibles; se determina, comparando el costo real de las actividades realizadas frente al costo establecido presupuestariamente. Eficacia; consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o los resultados deseados. De tal forma que una actividad, ser efectiva en la medida en que los objetivos, metas o resultados sean obtenidos, alcanzados o logrados. Eficiencia: Se refiere al ptimo aprovechamiento de los recursos para el logro de objetivos, considerando la calidad y el tiempo asignado; se obtiene comparando el monto de recursos consumidos frente a bienes o servicios producidos; es la medicin del desempeo. Entorno; ambiente o comunidad, a la que va dirigido el bien generado o el servicio prestado por la organizacin. Escenarios; descripcin general de futuras situaciones, basadas en factores externos determinantes, previamente identificados; los escenarios permiten determinar la estrategia ms ventajosa, tomando en consideracin las oportunidades, los riesgos y la incertidumbre implcita. Estructura de control interno; es el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos planificados por el organismo auditado. Estructura organizacional; proporciona el marco dentro del cual se planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos. Estructura programtica; especifica la naturaleza de las actividades del sector pblico y determina, en trminos presupuestarios, la finalidad particular de los recursos.

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tica; est conformada por valores morales, que permiten a la persona tomar decisiones y tener un comportamiento correcto, en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad. Evidencia; pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor, y que son obtenidas a travs de los diversos medios empleados en el proceso de auditora. Evidencia suficiente; evidencia objetiva y competente, obtenida a travs de las pruebas de control y de los procedimientos propios de la auditora, para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Factores crticos de desempeo: Son los elementos que se consideran decisivos para alcanzar el xito en la misin y la visin; dan origen a los indicadores de desempeo o de gestin, que constituyen la base para la evaluacin del desempeo. Gestin; las actividades, tareas y acciones expresadas en programas, proyectos u operaciones, a cargo de una organizacin, dirigida a la produccin de bienes o servicios, para satisfacer propsitos, metas u objetivos previamente determinados. Hallazgo de auditora; es toda informacin que a juicio del auditor, permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en forma significativa, en la gestin de la entidad o programa que merecen ser comunicados en el informe; sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto. Impacto; nivel de repercusin a mediano o largo plazo en el entorno social, econmico o ambiental, de los productos o servicios prestados. Indicador; referencia numrica generada a partir de una variable, que muestra el desempeo de la unidad, objeto de anlisis, que comparada con un valor de referencia, interno o externo, podr indicar posibles desvos respecto de los cuales, se debern tomar decisiones y acciones correctivas. Indicadores estratgicos; proporcionan informacin sobre el avance de los proyectos o programas, y permiten evaluar el alcance de los objetivos, pues miden la eficiencia, eficacia, calidad, cobertura, resultados, impacto y costo-efectividad de las actividades. Insumo; conjunto de recursos humanos, econmicos, tecnolgicos, materiales y de informacin, que debe disponer o requerir la organizacin para realizar el proceso productivo. Integridad; constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales slidos y vive en un marco de valores. Metas; resumen cuantitativo, especfico y cronolgico de las acciones y actividades a realizar, para el cumplimiento de los objetivos planteados por la organizacin. Misin; el objeto principal por el que fue creada la organizacin; en las entidades del sector pblico, la definicin de la misin se establece por lo general, en el documento de constitucin y define el beneficio que pretende dar a la sociedad. Monitoreo; evala la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica; se orienta a la identificacin de controles dbiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento. Muestra: es el conjunto de elementos o unidades que representa a la poblacin o universo, que se selecciona para el examen.
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Muestreo; tcnica empleada en el anlisis de un grupo de hechos o eventos, para obtener cierta probabilidad o certidumbre, en relacin con las caractersticas del universo analizado. Objetivo; planteamientos conceptuales y formales de lo que se espera alcanzar, que permiten guiar y evaluar la ejecucin de los planes, programas, proyectos o actividades de una organizacin. Observacin; hechos o circunstancias significativos, identificados durante el examen, susceptibles de mejoras. Organizacin; puede conceptualizarse de diferentes formas, pero en la mayora de los casos, significa la suma de personas, estructuras y procesos que se proponen lograr determinados objetivos. Papeles de Trabajo; documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos, observaciones, opiniones, conclusiones y recomendaciones. Planeamiento; fase de la auditora durante la cual el auditor identificar el que, cmo, cundo y con qu recursos, ejecutar el examen, as como determinar el enfoque de la auditora, los objetivos y el alcance. Poblacin; es cualquier grupo de elementos individuales o unidades del universo, de los cuales va a seleccionarse una muestra. Polticas; decisiones de alto nivel, que buscan unificar conductas y orientar procesos hacia el logro de un estndar objetivo. Procedimiento; mtodos estandarizados para realizar tareas especficas o repetitivas, de conformidad con las polticas establecidas, que buscan unificar procesos. Procedimiento de control; elementos establecidos por la administracin, para asegurarse que los objetivos especficos de la organizacin, sean alcanzados. Proceso; serie de pasos, actividades o tareas secuenciales y lgicas, que en combinacin con el personal, la infraestructura y la tecnologa, permite a la organizacin, agregar valor a los insumos y transformarlos en el producto o en el servicio deseado. Procesos sustantivos; procesos principales y medulares, que le permiten a la organizacin la consecucin de sus metas y objetivos. Producto final; servicio prestado o bien generado, a travs de la transformacin de insumos con agregado de valor, destinado al usuario final. Producto intermedio; servicio prestado o bien generado a travs de la transformacin de insumos y agregado de valor, necesario para la produccin o prestacin de bienes y servicios finales; es un insumo en la cadena de produccin del organismo. Programa; identifica las acciones en las que participan las dependencias y entidades, de acuerdo con las directrices contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo.

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Programa de auditora; es el documento final de la fase de planeamiento, en el cual se resumen las decisiones ms importantes, relativas a la estrategia para el desarrollo de la auditora de gestin. Proveedor; sujeto externo o interno, que suministran los insumos requeridos para ejecutar un proceso. Proyecto de inversin; acciones del sector pblico para incrementar sus activos, cuya ejecucin aumenta y mejora el flujo de bienes y servicios. Proyecto institucional; es la propuesta especfica de una o varias unidades responsables de una entidad, para mejorar un producto o la prestacin de servicios, se identifica por ser de ejecucin a corto plazo, est asociado a una unidad responsable, contiene indicadores estratgicos, metas para cada indicador y tiene costos asociados. Proyectos o programas; conjunto de actividades a las que se les asignan recursos para el logro de objetivos y metas especficas. Prueba selectiva; procedimiento que consiste en examinar una muestra representativa de la poblacin, para derivar del resultado obtenido, una opinin general sobre esta ltima. Unidad responsable; identifica a la unidad administrativa, encargada de ejecutar las actividades establecidas en la estructura orgnica de la entidad, segn sus competencias. Universo; es el conjunto de elementos o unidades, acerca de los cuales se desea obtener informacin; en el caso de la auditora de gestin, son los programas, actividades o metas sustantivas, de la entidad auditada. Usuario; individuo o persona a quien va dirigido el bien producido o el servicio prestado por la organizacin. Valor agregado; contribucin que cada tarea o actividad adiciona al bien o servicio intermedio o final, que produce o presta la organizacin; el valor que agrega todo el proceso productivo se denomina, valor agregado total, y su anlisis se realiza a travs del estudio de la cadena de valor. Variable; representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, que asumir distintos valores dependiendo del momento de su observacin; la variable se expresa con una unidad de medida apropiada a la caracterstica que se estudia o analiza.

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