GESTION DE PROYECTOS CASO PRCTICO DE CUADRO DE MANDO

A UD lo han designado como gerente del proyecto "Cabaas de a Montaa". Este es un proyecto de un fondo de empleados que se han propuesto construir 70 unidades residenciales para vacaciones en un lugar paradisiaco de propiedad del Fondo. Cada unidad tiene una dimensin de 70M2 de Construccin. Su construccin se har en un trmino de 1 ao, empleando el sistema de autoconstruccin y para que sean ms econmicas y acordes con la naturaleza del lugar se construirn en madera y en lo posible empleando la mano de obra de la regin para lograr un buen impacto entre los vecinos del proyecto. Estas cabaas se vendern, teniendo en cuenta que el fondo debe lograr una rentabilidad financiera del 20%, teniendo en cuenta que se privilegiar a los miembros de esta organizacin, pues las utilidades de la venta en ltimas los beneficiarn. El gerente del proyecto gestionar ante los bancos u organismos de crdito, los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, pues el Fondo no aporta sino el 50% de la inversin total.

Se requiere: Elaborar el cuadro de mando que le permita, lograrlos resultados antes definidos.

Disear la estructura orgnica de Responsabilidades.

la

constructora con

su

manual

de

Definir los medios de control necesario para hacerse cargo del proyecto.

CUADRO DE MANDO

OBJETIVOS FINANCIERA Obtener una rentabilidad del 20%

INDICADORES Rentabilidad obtenida/Rentabilidad esperada Recursos obtenidos/Recursos necesarios TIR VAN

METAS 20%

INICIATIVAS ESTRATEGICAS Utilizar la madera como material de construccin. Escoger la entidad crediticia que ms beneficios le aporte al fondo.

RESPONSABLE Director de Obra

Gerente

Gestionar ante una entidad crediticia los recursos necesarios para la consecucin del proyecto CLIENTES Generar clientes satisfechos Cumplir con las expectativas de un lugar vacacional para los clientes PROCESOS Contar con personal de la regin en la construccin de las viviendas. Construir 70 unidades vacacionales de 70m2 cada una

50% de la Generar programas de publicidad y inversin mercadeo que permitan difundir la total venta de las unidades.

Jefe de mercadeo y publicidad

Clientes satisfechos/total clientes Cumplimiento de expectativas/ total de expectativas

100%

90%

Realizar encuestas a los clientes potenciales antes de iniciar la construccin para comprender las necesidades y expectativas de estos con el proyecto Realizar encuestas de satisfaccin una vez culminado el proyecto

Jefe de mercadeo y publicidad

Personal de la regin/ total personal

70%

Realizar convocatorias para vincular personal de la regin. Crear un cronograma de actividades para establecer los tiempos de cada actividad Realizar inspeccin a los materiales

Jefe de talento humano

Director de obra

Unidades construidas/unidades programadas

70

Coordinador de

antes de ser usados Terminar la construccin en un periodo de 1 ao Garantizar la calidad de los materiales a usar en la construccin Tiempo de desarrollo del proyecto 1 ao Hacer un estudio de los posibles proveedores para escoger el mas adecuado de acuerdo a las caractersticas de los materiales

calidad/ director de obra Administracin/ gerencia

Materiales defectuosos/total materiales usados

0%

APRENDIZAJE Motivar al personal acerca de los beneficios de utilizar materiales acordes con la naturaleza del lugar Capacitar al personal contratado en la regin en las polticas y valores del fondo. Capacitar al personal en la construccin de unidades en madera Motivar a los clientes potenciales acerca de la importancia y beneficios de la autoconstruccion

Personal motivado/ total personal

100%

Realizar un programa de capacitaciones

Jefe de talento humano

Ofrecer conferencias de motivacin en las construcciones de autoconstruccin Personal capacitado/ total personal 100% Realizar pancartas alusivas al cuidado del medio ambiente Mantener una cartelera de felicitacin al trabajador con mayor motivacin en el uso de materiales.

Jefe de talento humano/jefe de publicidad y mercadeo Secretaria

Secretaria/ administrador

Personal capacitado/total personal

100%

Clientes potenciales motivados/total clientes

100%

ESTRUCTURA ORGANICA GERENCIA CONTADOR CALIDAD Y SYSO

ADMINISTRACION

OPERATIVA

TALENTO HUMANO

PUBLICIDAD Y MERCADEO

SECRETARIA

CONSTRUCTORES

MEDIOS DE CONTROL

Es necesario contar con los siguientes medios de control para hacerse cargo del proyecto: 1. Revisar la formulacin del proyecto. En esta se revisa la finalidad del proyecto, el alcance, el cronograma y el presupuesto. Es necesario estar seguro que puedo cumplir con las especificaciones del proyecto, de no ser as se evala para reajustarlo antes de comprometerme. 2. Gestionar los recursos. Conociendo las caractersticas del proyecto debo asegurarme de contar con los recursos necesarios, en este caso necesito buscar con las entidades crediticias un apoyo del 50% del total de la inversin para llevar a buen termino el proyecto 3. Estrategias. Debo definir bajo que estrategias voy a cumplir los objetivos del proyecto, bajo estas estrategias defino metas y por lo tanto los indicadores. 4. Definir equipo de trabajo. Es necesario conocer con que equipo de trabajo cuento, encontrar las debilidades y realizar las contrataciones pertinentes para completar el equipo. 5. Definir responsabilidades. Cada cargo debe saber qu responsabilidad tiene frente al proyecto que se va a desarrollar.