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Buscar los hechos Mejora del proceso

De acuerdo con un reporte de las tendencias de los procesos comerciales, "El estado de la administracin de procesos comerciales 2008", los factores ms importantes que hacen que las organizaciones se enfoquen en el cambio de los procesos comerciales son: La necesidad de mejorar la organizacin de administracin o el grado de reaccin de la organizacin y La necesidad de ahorrar dinero reduciendo costos y / o mejorar la productividad. Las condiciones del mercado del 2009 han puesto ms nfasis en estos factores que impulsan a las empresas y, probablemente, la mejora de los procesos comerciales ha ganado terreno en la lista de prioridades de su organizacin. La gente y las organizaciones actuales se ven forzadas a examinar los sistemas comerciales implementados y responder estas preguntas: Son los procesos correctos? Agregan valor? Podra haber una mejor manera de hacer las cosas y generar mejores resultados comerciales? Revisemos algunas tcticas prcticas para ayudar a vigorizar sus esfuerzos de mejora!

Buscar los hechos


A menudo, un reto importante para determinar si es necesario hacer mejoras y cmo hacerlas es buscar los hechos. En algunos casos, esto podra llevar semanas o meses de investigacin laboriosa. Especialmente con la presin actual del mercado, a las organizaciones les toma menos tiempo del que deberan para obtener informacin precisa y confiable. Con frecuencia, la gente empaa los hechos con sus opiniones o sentimientos, lo que hace que sea ms probable que la organizacin se enfoque en los problemas de las personas y no en los problemas de los procesos. Obtenga todos los hechos: "Todo" es una palabra corta, pero tiene mucho peso. Para obtener todos los hechos, necesita observar directamente. Necesita ir al lugar real, conocer a la gente real y observar los procesos reales. Identifique los hechos de las opiniones. Tome en cuenta las opiniones, frustraciones y sentimientos de las personas y despus pregnteles como pueden respaldar su punto de vista. Revise otras fuentes de informacin como los reportes, resultados de exmenes, datos de productividad, etc. Analice los hechos: Revise que la informacin sea precisa. La informacin de diferentes fuentes es contradictoria? Defina si an necesita tener mayor informacin. Es ms fcil ver los errores en la informacin que se tiene que identificar la informacin que hace falta. Analice con ms detenimiento para ver qu significan los hechos. Trate de identificar las causas raz de los problemas. Revise todos los hechos con las personas clave dentro y fuera del sistema. Con base en el anlisis, enuncie el problema de tal forma que identifique en forma clara la mejora a realizar. Tome una decisin: Identifique a las personas clave a las que se consultarn y debern responsabilizarse, estar informadas y comprometidas para hacer los cambios. Quizs estas personas tambin deban participar en la recoleccin y anlisis de hechos. Llegue a un consenso sobre decisiones

especficas y pasos a seguir. La gente apoya el mundo que ayuda a crear, as que consulte a su equipo sobre la asignacin de las tareas y permita que el equipo llegue a un acuerdo sobre los tiempos en que deben terminarse los pasos. Una vez que se tome la decisin, Acte! Entre en accin. Es muy comn abrumarse por la siguiente crisis o tarea y perder el enfoque de la implementacin de ideas nuevas. No pierda el mpetu. Si la gente ha invertido tiempo y energa en esta iniciativa, recompnselos haciendo que se ejecute rpidamente.

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