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Joaqun Tantalen Odar

ADMINISTRACIN DE PROGRAMAS DE SALUD


CONCEPTO DE ADMINISTRACIN La administracin es una ciencia social compuesta de principios, elementos, normas, tcnicas y aplicaciones psicolgicas, a los recursos humanos para que por intermedio de su capacidad se logren los objetivos empresariales e institucionales. Administracin significa el mejor uso y aprovechamiento de todos los recursos disponibles y al alcance del administrador, para por intermedio de la planificacin, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control se logren los objetivos y metas que se han propuesto. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN 1. La administracin se practica en todas las actividades del hombre por eso se le considera como ciencia social, que se desarrolla en las organizaciones privadas y en las pblicas del Estado. En este ltimo se restringe su aplicacin por que le dan una caracterstica reglamentista, sistmica y centralista. 2. La finalidad de la administracin es el uso racional de todos los recursos con que cuenta la entidad, para ello los directores deben manejar con criterio tcnico antes que terico. 3. A la administracin se le siente que tiene ms peso de responsabilidad cuando se pone en praxis en grandes organizaciones, que en las pequeas. A los elementos que comprende se le otorga tantos argumentos de imperativa aplicacin. 4. La buena administracin hace crecer las entidades significando de promedio que los directivos han demostrado seriedad en el cumplimiento de las responsabilidades que le han sido conferidos. IMPORTANCIA DEL CURSO EN LA FORMACIN PROFESIONAL VETERINARIA El curso Administracin de Programas de Salud contribuye al cumplimiento de las siguientes competencias profesionales en Sanidad Animal y Salud Pblica: En Sanidad Animal C.2 Disear, ejecutar y evaluar programas de prevencin, control y erradicacin de enfermedades de importancia en el rea de salud animal. OIT.1 Caracterizar las condiciones medioambientales del entorno OIT.2 Conocer los factores epidemiolgicos de las enfermedades OIT.3 Cuantificar las necesidades de recursos para la ejecucin del programa OIT.4 Manejar adecuadamente los biolgicos, medicamentos, antispticos y desinfectantes OIT.5 Implementar medidas de cuarentena sanitaria OIT.6 Realizar la vigilancia epidemiolgica OIT.7 Establecer mecanismos de participacin de la sociedad.

En Salud Pblica C.8 Disear, ejecutar y evaluar correctamente programas de control de enfermedades zoonticas OIT.1 Conocer los factores epidemiolgicos de las enfermedades zoonticas OIT.2 Manejar adecuadamente los biolgicos, medicamentos, antispticos y desinfectantes OIT.3 Cuantificar las necesidades de recursos para la ejecucin del programa OIT.4 Realizar la vigilancia epidemiolgica OIT.5 Establecer mecanismos de participacin de las instituciones y actores sociales. 1

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ELEMENTOS O PROCESOS DE LA ADMINISTRACION La administracin es un proceso dinmico y evolutivo que se adapta e influye continuamente a las condiciones sociales, polticas, econmicas y tecnolgicas para lograr en forma eficiente y oportuna los objetivos que se persigue. La administracin se considera proceso porque cada elemento depende del anterior. El proceso administrativo consiste en planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar

Control

Planificacin

Ejecucin

Organizacin

Coordinacin

Direccin

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN Los principios son iniciativas que dan origen y que sirven de base y sustento para el desarrollo de todas las actividades. Los principios de la administracin son palabras que tienen profundas expresiones en su aplicacin prctica, que nunca pierden vigencia. Los siguientes se consideran principios: 1. Autoridad 2. Unidad de mando o canal regular de las rdenes 3. Escala jerrquica 4. Centralizacin 5. Unidad de direccin 6. Subordinacin del inters particular al inters general. 7. Divisin de trabajo 8. Orden 9. Disciplina 10. Equidad 11. Iniciativa 12. Espritu de grupo 13. Estabilidad personal 14. Remuneracin del personal 2

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PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN
AUTORIDAD Sin el ejercicio de autoridad no se podra realizar ninguna actividad organizada. Es la capacidad para desempear un cargo jerrquico, capacidad superior a los subalternos y a determinadas personas que se encuentran en los mismos niveles pero que se diferencian en el grado de conocimiento que poseen. Este trmino tiene el significado que genera respeto y mxima consideracin, y regula los valores ticos y morales en las actividades del hombre. El ejercicio de la autoridad tiene dos soportes fundamentales: 1. El elemento normativo o conjunto de normas 2. Los valores morales, aptitudes y cualidades. UNIDAD DE MANDO O CANAL REGULAR DE LAS RDENES El comando nunca muere Para la ejecucin de cualquier actividad el trabajador debe recibir rdenes de un solo jefe para que se mantenga los principios de autoridad y disciplina. La inobservancia del canal regular de las rdenes se debe a las deficiencias en la delimitacin de funciones, cuando se trabaja sin instrumentos normativos. El personal debe conocer sus funciones y sera una falta voluntaria al cumplir rdenes que le imparte una persona que no es su jefe. ESCALA JERRQUICA Mientras exista la sociedad siempre existir jerarqua Consiste en la representacin grfica de los niveles de autoridad en la estructura de la organizacin, que va de la mxima a la mnima autoridad para el funcionamiento de la entidad. Existe jerarqua orgnica y jerarqua de cargos. Para establecer la escala jerrquica hay que tener presente tres elementos: la jefatura, la delegacin y la definicin personal. Establecer la jerarqua es escoger a las personas lderes que posean los reflejos de autoridad, no por su carcter de voz fuerte, sino por su personalidad simple. CENTRALIZACIN Todas las funciones se encuentran cubiertas de normas Consiste en la ubicacin de las funciones de mayor responsabilidad en los cargos de mayor jerarqua para desplegar la autoridad con mejores argumentos de control de manera de no desperdiciar esfuerzos y no dejar margen a deficiencias e irregularidades. No debe confundirse con la concentracin que consiste en la ubicacin de recursos en punto cntrico para su apropiado uso, trabajo e informacin. El centralismo es perjudicial cuando se absorbe funciones y responsabilidades que se encuentran delegadas (descentralizadas). 3

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UNIDAD DE DIRECCIN Todos los esfuerzos se dirigen hacia un objetivo Todas las actividades que tienen que cumplir los trabajadores en las distintas reas siempre tienen un comn denominador que es lograr el objetivo de la entidad. Significa el establecimiento de planes orgnicos seccionales en la que cada rea tiene su propio plan de trabajo pero inmerso dentro del Plan General de la entidad. SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL INTERS GENERAL. El inters de un trabajador no debe prevalecer en contra de los intereses de la entidad De acuerdo a la legislacin laboral ningn trabajador podr estar realizando actividades que estn fuera de sus funciones para beneficio particular. Se podr lograr el cumplimiento de este principio con buen ejemplo de los administradores y con la supervisin permanente de actividades que realizan los trabajadores. DIVISIN DE TRABAJO Producir ms y mejor con el mismo esfuerzo o producir lo mismo con menor esfuerzo Consiste en seccionar los actos del hombre para poder realizar las actividades con el tiempo y los recursos de que dispone. Se hace con criterio operativo-productivo, ms no para sobrecargar y o descargar las tareas, desestabilizando a la organizacin. ORDEN Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar Tiene como finalidad evitar prdidas de tiempo y materiales, por lo que se requiere saber si el lugar que se elige para que sea ocupado por una cosa o por una persona es la adecuada para la ejecucin de las tareas. El desorden es la falta de coherencia y no debe confundirse con la desorganizacin que consiste en la serie de deficiencias e irregularidades detectadas que son faltas graves de gran responsabilidad en el manejo administrativo y financiero. El orden va estrechamente relacionado con el principio de divisin de trabajo, pues cada vez que se divide el trabajo se piensa en el orden. DISCIPLINA El derecho de uno termina donde principia el de los dems Consiste en la obligacin de las personas para cumplir con sus funciones, as como el hbito y las normas de costumbre que hacen que se convierta en disciplina natural que prevalece en las distintas actividades humanas. La obediencia y el cumplir normalmente con las funciones sin la imposicin de un jefe es ser disciplinado. El respeto a las personas, practicar las reglas de urbanidad, resguardar el ambiente de trabajo y no cometer irregularidades que transgredan las normas, es tambin ser disciplinado. La disciplina regla el comportamiento personal y laboral.

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EQUIDAD Equidad es el resultado de la combinacin de la benevolencia con la justicia Es un principio creado para ser el elemento puente entre el principio de autoridad, la unidad de mando y la disciplina. La equidad es la actuacin proporcional por medio de la razn y el estado de la conciencia, cuando se dan rdenes y estableciendo las tareas para los subordinados a tal cual, de asignar tareas al personal que no puede realizarlas o que no le corresponde y tampoco recargarlos al margen de sus posibilidades psicofsicas. La equidad se cumple con: 1. Jefes capaces y dinmicos 2. Aplicando sanciones justas balanceando con el peso de las faltas cometidas 3. Buscando el momento oportuno, y efectividad en la aplicacin 4. Mantener el normal desarrollo de los actos administrativos. INICIATIVA Es importante estimular la iniciativa y la libertad de proponerla Consiste en la cualidad que tienen determinadas personas para proponer o hacer un plan o proyecto con caractersticas diferenciadas para mejorar los mtodos y tcnicas ya existentes o implantar los nuevos, as como tambin de crear y presentar proyectos de gran alcance. ESPRITU DE GRUPO La unin es la fuerza fundamental para lograr los objetivos Significa el mantenimiento de las buenas relaciones humanas con el respeto mutuo para que la entidad logre un buen nivel de organizacin al interno y buena imagen para con el pblico. El fin supremo es lograr materializar los objetivos y metas trazadas y el espritu de grupo es imprescindible porque hay que trabajar en forma integrada. ESTABILIDAD PERSONAL Toda persona que cumple sus funciones resguarda su derecho de estabilidad. Es el derecho que le asiste al trabajador cuando se encuentra cumpliendo con sus funciones en forma eficiente y eficaz para continuar mantenindose en la entidad. Es inestable el personal que no cumple con sus funciones, que es incorrecto, irregular, displicente, inoperante, inoficioso, desleal, incapaz. REMUNERACIN DEL PERSONAL La remuneracin debe ser equitativa en el sentido que satisfaga al trabajador y la entidad Consiste en el precio que se le paga a una persona por el esfuerzo fsico-psquico desplegado por un trabajo determinado debiendo ser justo y razonable. Debe ser de acuerdo a los requisitos, factores y categoras para cada puesto de trabajo. Las remuneraciones se fijan teniendo en consideracin el presupuesto y las modalidades de trabajo.

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PLANIFICACIN
CONCEPTO El proceso de la administracin que consiste en la determinacin de los diferentes tipos de planes para la consecucin de propsitos. Durante este proceso se previsoran casos y hechos para luego analizarlos, formular y reformular las ideas para luego concretarlos en planes. La planificacin es el elemento fundamental que tiene la misin de determinar y establecer todos los diferentes tipos de planes. CLASIFICACION DE LOS PLANES Segn los plazos Los planes se establecen en todos los sectores tomando como base el periodo presidencial, siendo de corto, mediano y largo plazo. Los planes siempre deben entrelazarse de tal manera que cuando se ejecuten los planes de corto plazo sirvan de base para la realizacin de los de mediano plazo y stos a los de largo plazo. Largo plazo El periodo es de 5 a ms aos. Establecidos generalmente por los gobiernos para concretar los objetivos nacionales aplicando polticas econmicas y sociales adecuadas a su realidad. Son planes que tienen que ver con proyectos de envergadura que favorecen a determinados pases por el curso que afecta sus territorios. Mediano plazo El periodo es de 2 a 5 aos, tales como los proyectos de inversin. Corto plazo El periodo es de 1 a 2 aos, tales como los planes operativos anuales, donde se detallan las actividades mas prioritarias de satisfacer las necesidades con paliativos satisfactorios. Segn las actividades Se consideran a los planes globales y sectoriales. Plan global Abarca a todas las actividades en conjunto. Representa al Plan Anual. Plan sectorial Abarca a las actividades especficas para cada sector. Viene a ser el plan que le corresponde a cada rea o departamento. Segn el mbito geogrfico Son planes que tienen como objetivo la explotacin de los recursos naturales y la administracin de todos los recursos en un rea determinada (nacional, regional, departamental, municipal, etc) Deben estar integrados con los planes globales y sectoriales por los objetivos comunes que persiguen. La planificacin nacional corresponde a los gobiernos de turno, delegando autoridades autnomas en las regiones en que ha sido dividido territorialmente el pas. La planificacin municipal o local corresponde su ejecucin a los Alcaldes, cubriendo tanto el rea rural y urbana. La planificacin nacional, regional y local se ejecutan en forma armnica e integral. 6

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SEGN SU NATURALEZA Comprende lo siguiente: El pronstico Los procedimientos El proyecto El objetivo meta Los presupuestos Los sistemas

Las polticas Los programas La investigacin El proceso La estrategia tctica El mtodo.

El pronstico Consiste en hacer un estudio, anlisis y evaluacin de los hechos, cosas, casos y recursos hacia donde quiere conducirse una persona, empresa o entidad, haciendo el discernimiento de los problemas, formulando y reformulando las ideas hasta que al final se establece un cuasiplan o semiplan. En el pronstico se formulan las siguientes interrogantes: Qu es lo que se va a realizar? Causa material Cmo se va a ejecutar? Causa formal Quin lo va a efectivizar? Causa eficiente Dnde se efectuar el plan? Causa del lugar Cundo y en qu tiempo? Causa tiempo Por qu? Causa final El cuasiplan sirve a los planificadores para elaborar los objetivos. El objetivo Consiste en la formulacin concreta de algo que se debe efectuar y a la que se dirigen nuestras acciones. El objetivo es el plan cualitativo, en cambio la meta es el objetivo logrado o el plan cuantitativo. Para un administrador no puede haber objetivo sin meta. El objetivo es todo aquel plan que se debe lograr en el futuro mediante la aplicacin del proceso dministrativo y que comprende la planificacin, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de todas las actividades programadas con los recursos humanos materiales y financieros. Las polticas Son criterios generales que tienen por objeto darle una mejor aplicacin a las actividades y acciones para que se logren los objetivos. Las polticas son coadyuvantes al logro de objetivos, son las reglas en accin. Las polticas se crean de acuerdo a las necesidades de cada organizacin y cubre todas las distintas reas que lo conforman. Los programas Son aquellos planes en las que se establece el tiempo para la realizacin de las actividades, tareas, operaciones y acciones. La programacin consiste en establecer el orden de prioridades o prelaciones de las actividades de acuerdo al grado de importancia para no interrumpir el ciclo dinmico de la administracin, el tiempo que se indique para cada caso debe ser lo necesario y oportuno. Se procura que la ejecucin de los programas de actividades sea compatible con otros programas. Los procedimientos Consiste en la secuencia lgica y cronolgica de las acciones; son los puntos de contacto por donde pasan las operaciones, acciones y documentos que son implementados. Son planes imprescindibles de acciones que se establecen y accionan para cubrir un determinado proceso. Sirven para economizar todos los recursos disponibles y esencialmente el factor tiempo. 7

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Los procedimientos deben ser giles y dejar claramente establecido los grados de responsabilidad en la recepcin, resolucin y trmite en cada punto de contacto con los documentos, recursos e instrumentos que pasan por las manos. Los procedimientos se grafican al instantes en los papeles y documentos de trabajo para establecer el flujo y reflujo constante y ser fcil de identificacin de alguna deficiencia que pudiera ocurrir. Los presupuestos Son planes fundamentales para la consecucin de los objetivos, pues sin dinero es inconcebible realizar alguna actividad. Son planes cuantitativos, sirve para valorar los trminos y hacer un control permanente de los ingresos por ventas de diferente ndole y los egresos en el avance de la ejecucin de las obras y en los gastos administrativos que ocasione el funcionamiento de la entidad. El balanceo de recursos de ingresos y egresos hacen que los administradores analicen sus posibilidades y elaboren al final su cuadro presupuestal para solucionar los gastos de mano de obra, materiales y recursos financieros y saber operar con las variaciones de precios en el mercado. La investigacin Es el plan que se debe efectuar cuando en determinadas circunstancias existen desviaciones o deficiencias en el cumplimiento de los planes ya establecidos por la empresa que puedan ocasionar prdida de tiempo y recurso. La investigacin recomienda los correctivos necesarios y oportunos. Para la investigacin siempre tiene que detectarse problemas para clasificarlos y darles solucin. La investigacin por ser un plan de planes tiene un amplio espectro de contenidos: planes de investigacin sobre casos concretos, de estudios. Las tcnicas que se emplean para la investigacin son: La observacin La entrevista La encuesta El estudio El anlisis particular y comparativo La evaluacin La sntesis La inventiva La comprobacin Tcnicas procesales

Tcnicas inmanentes

El proceso Es el conjunto de fases o etapas que tienden a la formulacin, ejecucin y evaluacin de un plan integral de un proyecto, de una autoridad de produccin, de comercializacin o cualquier actividad administrativa y tcnica de la empresa o entidad. Tambin es el conjunto de procedimientos secuenciados en forma lgica estableciendo los tiempos y movimientos que se emplean para la ejecucin de cualquier plan. Se aplica cuando es necesario ordenar las actividades y los procedimientos. La esquematizacin del proceso se hace con flujogramas. El proyecto Proyecto de inversin Es un estudio tcnico, econmico y financiero y de ingeniera de alta especializacin en la que se aplican todas las tcnicas de investigacin analtica y de previsin de factores y fenmenos con el fin de poner en marcha una empresa. 8

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Son estudiados para establecer si son rentables, basados en estudios tcnicos demostrables y con el mnimo porcentaje de riesgos e incertidumbre. Debe ser registrado en registros pblicos, tener caracterstica legal como persona jurdica para su funcionamiento. Cuando el proyecto no es de gran envergadura se le conoce como perfil econmico. Proyecto de investigacin Son planes de trabajo de estudio que se presentan a los jurados para la obtencin de grados acadmicos en cualesquier especialidad profesional. El doctorado es el ms alto grado acadmico de especializacin. Los sistemas Son los planes que sirven para diagramar y especificar en forma detallada el conjunto de procesos, procedimientos, operaciones, acciones interconectadas para la realizacin de todas las actividades. Los sistemas son planes macro administrativos. Los sistemas tambin son agrupaciones de entidades u organismos que tienen fines especficos de cobertura funcional. Cada sistema tiene su Central. La estrategia y la tctica Son planes culminantes de riesgo inmediato. Tiene carcter confidencial y de ser conocido slo por los que tienen la gran responsabilidad de aplicarlos y ejecutarlos. El mtodo Es un tipo de plan de corto alcance de caracterstica individual, de estilo personal, que puede influenciar en mejorar la administracin o para hacer mejor investigacin de un caso determinado.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN Principio de la unidad Los planes que se ejecutan deben estar integrados en un solo plan general. El objetivo es el plan general que se divide en planes especficos para cada una de las reas administrativas que se compone la organizacin. Por ejemplo si el objetivo es incrementar la produccin, en cada rea se observar: Gerencia de Produccin Se incrementa la nueva maquinaria, se elaboran programas de mantenimiento y conservacin de los mismos. Gerencia de Comercializacin Se incrementa la cantidad de materia prima e insumos que se requiere comprar en coordinacin con la gerencia de Produccin y Finanzas. Gerencia Financiera Establecer la cantidad de dinero (presupuesto) que se necesita para cumplir con los requerimientos antes citados. Gerencia Administrativa (Relaciones Industriales) Es necesario nuevo personal tcnico para lo cual se hace la racionalizacin y reubicacin del personal excedente que se origin a consecuencia de un estudio tcnico que se practic. En conclusin, todas las gerencias de rea y la gerencia general son uno solo para lograr el objetivo. 9

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Principio de la consistencia y precisin Los planes deben establecerse con criterios tcnicos para que puedan ejecutarse con la precisin posible por que van a regir acciones concretas del planeamiento operativo (plan anual). Este principio sustenta que debe existir la Programacin de las actividades como base para elaborar planes, porque no se puede trabajar al azar y sin sistemas. Es necesario precisar las cosas y las acciones que se requiere, para ejecutar los planes. Principio de la consecuencia Todo plan comienza con el objetivo y termina con el objetivo. No puede existir ningn plan sin objetivo, de ah nacen los programas de las actividades y el resto de tipos de planes cada cual con su mayor o menor grado de participacin en el logro del objetivo, una es consecuencia de la otra y as sucesivamente hasta concretar el ciclo-plan. Principio de la flexibilidad Dentro de la precisin que se establecen en los planes generalmente se deja margen para los cambios que pueden surgir debido a las razones de imprevisibilidad por las circunstancias o motivos de fuerza mayor que hacen que se modifiquen, varen, suspendan o no se cumplan con la ejecucin de los planes establecidos. Nadie puede previsorar los fenmenos naturales que pueden afectar el normal desarrollo de los planes; ni las leyes o polticas inadecuadas que aplican los gobiernos de turno.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN 1. La globalizacin de la Economa entendida como la Macro Planificacin Global en la que se encuentra comprendida todas las organizaciones mundiales de la Economa. Es una tendencia generada por la necesidad de los pases de buscar nuevos mercados para demandar sus productos intensificndolo con el empuje de una inmensa masa social mercantilista en la que todo gasto es costo de inversin. 2. La globalizacin de la economa debe establecer que porcentaje de la PEAM (Poblacin Econmicamente Activa Mundial) debe encontrarse en cada sector (agrcola, industrial, etc.), para que exista el equilibrio de la economa compensada con la justicia social. 3. La implementacin de Centros de Cmputo en la mayora de las entidades ha trado como consecuencia que personal sea despedido. Los sistemas manuales han sido sustituidos por sistemas tcnicos de computacin afectando tambin a oficinas administrativas. 4. No se puede hablar de planificacin si no va implcito en ella el aspecto social. La planificacin no puede ser de corte agiotista, mercantilista, tampoco cmplice de la injusticia de paliativos psicolgicos mediatos y de largo plazo. 5. La gran importancia que tiene la planificacin en la elaboracin de los diferentes tipos de planes que necesitan las empresas, entidades y gobiernos para su administracin establecen el mnimo error o defecto que debe existir en la gestin. Por consiguiente la planificacin es establecer los programas con bastante certidez porque da inicio a la ejecucin de proyectos y planes que tienen una gran responsabilidad funcional y monetaria.

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ORGANIZACIN
CONCEPTO La organizacin es cumplir con el principio del orden. Hay que organizarse y estar organizados para no dar motivos al desorden que tiene como consecuencia la desorganizacin y el caos que hacen peligrar la estabilidad de la empresa. La organizacin contribuye a la plataforma del mejor ordenamiento en el que hay que hacer alcanzar todos los recursos disponibles en el mbito del local, procurando dejar espacios previendo la posible expansin que se generara en el futuro. Se seleccionan las personas adecuadas para cubrir los puestos de trabajo presto a funcionar, haciendo en forma intermitente cada vez que sea necesario, los cambios en la ubicacin de los muebles y enseres y de las oficinas y talleres, tomando en cuenta igualmente los cambios de los ambientes y ecolgicos para despojarse del aspecto anonadino de rutina o malestar comprobada que est perjudicando el normal desarrollo de las actividades; pues es necesario buscar adecuaciones extensivas. IMPORTANCIA Organizacin es el proceso por medio del cual se logra establecer: 1. La evaluacin y la categorizacin de los puestos de trabajo para definir los requisitos que debe poseer el personal, los tipos de rgano y los niveles jerrquicos. 2. La estructura orgnica y el organigrama. 3. El rea geogrfica que comprenden los locales de la empresa. 4. La infraestructura para la mejor ubicacin de los talleres, mquinas, almacenes, equipos y accesorios, oficinas administrativas, sistema de mantenimiento y conservacin de todos los recursos. 5. La implementacin en ligares estratgicos de los aparatos y herramientas de seguridad industrial (extinguidores, antdotos qumicos, ropa de seguridad, sistemas de ambiente, etc.), seguridad social (botiqun de primeros auxilios, centros de salud). 6. La mejor ubicacin del comedor por reas laborales. 7. La elaboracin de los instrumentos organizativos como: El Estatuto, Reglamento Interno, Reglamento de Organizacin y Funciones, Manuales de Procedimientos, Organigramas. INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA ORGANIZACIN Son el conjunto de documentos, reglamentos y manuales que los Directores, Gerentes y Administradores tienen la obligacin legal y operativa de implementar para la buena administracin y gestin de la empresa. Dichos instrumentos pueden ser de diversa naturaleza por lo que hay entidades que lo poseen por obligatoriedad y otras por potestad; y en cualquier caso son documentos que deben estar a la mano para establecer las facultades, mrgenes de obligaciones y responsabilidades, funciones y normas que deben ser observadas en su cumplimiento cuando se dan las rdenes e instrucciones y se toman las decisiones para la correcta administracin integral de todos los recursos humanos, materiales, econmicos y financieros. Pueden ser modificados cada vez que las autoridades as lo decidan. Los instrumentos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. El Estatuto El Reglamento Interno El Reglamento o Manual de Organizacin y Funciones El Manual de Procedimientos El Organigrama 11

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6. Otros Reglamentos a. Reglamento nico de adquisiciones b. Reglamento de licitaciones c. Reglamento de contratos d. Reglamento de prstamos e. Reglamento de seguridad industrial 7. Otros Manuales a. Manual de comunicaciones escritas b. Manual de catlogos de bienes c. Manual de polticas. ESTATUTO Es el documento fundamental de toda empresa que da origen a su constitucin y funcionamiento legal. El Estatuto debe estar registrado en los Registros Pblicos mediante una Escritura Pblica, extendida por un Notario, que tiene la funcin de revisar, evaluar, recomendar su correccin, rechazar o dar conformidad autorizando el funcionamiento correspondiente. Generalmente comprende el siguiente contenido titular: - TITULO I : De la denominacin, objeto, duracin y domicilio. - TITULO II : Del capital social, situacin de las acciones y reservas - TITULO III : rganos de la sociedad - TITULO IV : De la Junta General de Accionistas - TITULO V : Del Directorio - TITULO VI : Del Gerente - TITULO VII : De la modificacin del Estatuto, del aumento y reduccin del capital - TITULO VIII : Del balance y distribucin de utilidades. - TITULO IX : De la liquidacin y disolucin de la empresa - TITULO X : Disposiciones transitorias Sobre conformacin del primer directorio Nombramiento del gerente Sujecin a las normas y disposiciones legales Cada vez que la empresa procede a modificar el Estatuto, as como cuando nombra a un nuevo gerente que es el representante legal de la empresa, se recurre al Notario Pblico para asentar en escritura pblica y luego solicitar su registro en la Oficina de Registro Pblicos. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO Es el documento normativo que contiene el conjunto de normas que sirven para la administracin integral del personal de la empresa. Dichas normas se sujetan a la legislacin laboral vigente, debiendo el Reglamento ser presentado ante la autoridad Administrativa de Trabajo. El Reglamento Interno debe ser elaborado con participacin de delegados de los trabajadores que posean la especialidad y experiencia necesaria a fin de aportar con criterios tcnicos en la elaboracin del compendio normativo que servir para preservar el comportamiento laboral. La empresa elabora su Reglamento de acuerdo a la naturaleza de las actividades y modalidad de trabajo del personal; por consiguiente, es diferente de una empresa a otra. Sirve de instrumento para tomar decisiones y debe ser actualizado y reajustado cada vez que se expidan las normas y disposiciones legales laborales que exijan su modificacin. 12

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El contenido capitular que generalmente tiene el Reglamento Interno es: CAPITULO I : Disposiciones generales Art 1 Facultades, capacidades de la empresa Art 2 Fines del Reglamento CAPITULO II Art 3 o o Art 4 o o o o : Admisin y contratacin del personal De la admisin Relacin de vacantes Requisitos de los postulantes Contratacin Modalidades de contrato Cargo Remuneracin Resolucin de contrato

CAPITULO III : De la jornada de trabajo Art 5 De los funcionarios Art 6 De los empleados Art 7 De los obreros Art 8 Turnos de trabajo Art 9 Salidas del personal o Por motivos personales o Misin de servicio o Por comisionista Art 10 o o o o Art 11 o o o Tarjetas de registro y control del personal Tolerancia Tardanza Inasistencia Permisos y justificaciones De las licencias Licencias con goce de haber Licencias sin goce de haber Vacaciones

CAPITULO IV : De las remuneraciones Art 12 Derechos Art 13 Jornada extra, sobretiempo Art 14 Monto, pago Art 15 Reconocimiento de tiempo de servicios Art 16 Descuentos: o Descuentos obligados a la empresa de acuerdo a Ley. o Descuentos acordados con los trabajadores. Art 17 Errores y reclamos

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CAPITULO V Art 18 Art 19 Art 20

: Escala de faltas y sanciones Escala de faltas Escala de sanciones Procedimientos para la atencin de reclamos, quejas, denuncias

CAPITULO VI : De las reconsideraciones y apelaciones Art 21 Reconsideracin Art 22 Apelacin REGLAMENTO O MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF o MOF) Es un instrumento normativo que da dinmica a la administracin establecindose en forma detallada todas las funciones de cada uno de los rganos y cargos sujetndose a: a. La estructura orgnica b. El ordenamiento jerrquico c. Las relaciones de autoridad y responsabilidad No podr existir orden, si cada uno no se encuentra cumpliendo con sus funciones que se encuentran en el ROF o MOF que impone su cumplimiento, porque uno no puede estar realizando las funciones que le vengan en gana, sino sujetarse a las normas. El ROF o MOF no debe ser confundido con el Manual de Evaluacin y Categorizacin de Puestos; ste ltimo detalla todas las actividades que corresponde a cada puesto de trabajo, pero no las funciones. Se genera la necesidad del MOF, cuando la empresa no puede desenvolverse por la amplitud de las reas de trabajo y el incremento del volumen de las operaciones por la creacin de nuevos puestos y por consiguiente de nuevas funciones. El logro de los objetivos empresariales se produce con el cumplimiento de todas las funciones detalladas en el ROF o MOF. El contenido del Manual vara segn la naturaleza de las actividades de las empresas, pero generalmente presenta el siguiente ndice: Resolucin de aprobacin por el rgano directivo de ms alto nivel Los objetivos del manual Los fines de cada uno de los rganos que conforman la empresa El organigrama general El organigrama de cada uno de los rganos Las funciones de cada uno de los cargos La autoridad que se ejerce sobre otros Las responsabilidades

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Es el conjunto de directivas internas que la empresa implementa para dinamizar el flujo de los trmites de todos los documentos que son utilizados dentro de la organizacin. El objetivo fundamental es la operatividad de las operaciones, la identificacin para el uso inmediato de los documentos y de los puntos de contacto. Los manuales deben ser fciles de usar y para ello es necesario hacer un permanente estudio de los mtodos y movimientos de trabajo de tal manera que se cumpla con el objetivo de la operatividad de las operaciones sin interesar la mayor o menor cantidad de pginas y documentos sino que sirva a la mano para cumplir con la realizacin de las operaciones que tienen por finalidad: 14

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a. Directivar y controlar el cumplimiento de los trmites administrativos b. Permitir la compatibilidad en la ejecucin de las operaciones para evitar la duplicacin u omisin de las mismas. c. Orientar y capacitar el personal que ingresa a laborar en las diferentes oficinas y talleres de la empresa. d. Facilitar la delimitacin de responsabilidades de todo el personal que interviene en los puntos de contacto de los procedimientos. e. Proporcionar los elementos de juicio para posteriores estudios de trabajo y mejorar los trmites. Los Manuales de procedimientos de uso interno deben tener carcter confidencial, no deben ser conocidos por la competencia. A diferencia de los manuales del Sector Pblico, que debe ser conocido por los empleados de las diferentes reparticiones sectoriales. Los manuales deben establecerse para todas aquellas operaciones que se repiten diariamente y a cada instante, y necesitan de un elevado control. El Manual contiene: Resolucin de aprobacin Finalidad del manual Alcance del manual Ttulos de los procedimientos Grficas y flujogramas. En ellos se expresan: o Nombre de las dependencias en donde se realizan los procedimientos o Puntos de contacto o Descripcin de cada etapa o Tiempo que dura cada etapa o punto de contacto o Tiempo total que dura el procedimiento Formularios que se emplean Glosario

ORGANIGRAMA Es un documento de la organizacin que tiene por finalidad representar grficamente la estructura orgnica de una empresa o entidad. Tambin se lo define como el esquema que por medio de rectngulos y lneas unidas entre s, nos seala y representa: a. b. c. d. El tipo de organizacin La composicin de los niveles jerrquicos La composicin de las reas orgnicas y sus dependencias Las lneas de coordinacin

El organigrama tambin es considerado como la fotografa o plano de la estructura de una empresa o entidad. Cada vez que se crean nuevos puestos de trabajo tambin pueden crearse nuevos rganos, as como estudios de la modificacin del organigrama actual cuando se exigen cambios, por lo que siempre se encuentran sujeto a revisin y anlisis hacindose la reestructuracin conveniente y presentando el nuevo organigrama. Cada empresa puede crear y formular sus organigramas de acuerdo a sus actividades, necesidades y costumbres de formas y elementos, pero siempre actualizados para que en cualquier momento sirvan de informacin tanto al personal como a los funcionarios visitantes que realizan misiones de estudio, supervisin y fiscalizacin.

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As mismo es necesario no olvidar que la imagen de la organizacin tambin est en la simetra que presenta su organigrama. Clasificacin Por su extensin: a. Sintticos: si grafican slo los rganos principales hasta el cuarto nivel b. Analticos: si grafican todos los niveles jerrquicos hasta el nivel de cargos Por su informacin: a. De estructuras b. De funciones c. de cargos Por su forma de presentacin: a. Verticales: son los ms comunes y se grafican de arriba hacia abajo. Desde la ms alta jeraqua hasta la mnima. b. Horizontales: se grafican de izquierda a derecha c. Concntricas: Se grafican los rganos de gobierno y de direccin en el centro y los dems tipos de rganos tanto en la margen izquierda como en la derecha d. Circulares: Se grafican cuando se necesita darle mayor representatividad a un rgano en estudio e. Escalares: Se grafican cuando existen un gran nmero de puestos o rganos que desarrollan similares funciones. Tipos de rganos La estructura de los tipos de rganos se hace con la finalidad de conducir, gestionar y controlar mejor todos los recursos. En toda organizacin generalmente existen seis tipos de rganos bsicos: Organos de Gobierno Tienen la mxima autoridad orgnica cuyos miembros son los propietarios de la empresa. Organos de Direccin Tienen la funcin de establecer los diferentes planes, objetivos, polticas y los diferentes elementos de gestin a su alcance para la mejor direccionalidad de la empresa o entidad. Organos Ejecutivos Tienen la obligacin de ejecutar todos los acuerdos del Directorio as como las funciones gerenciales de cada una de las reas principales o bsicas. Organos de Control Tienen la obligacin de fiscalizar todos los actos y contratos para que el personal observe y cumpla con sus funciones en concordancia con las normas y disposiciones legales. Organos de Asesoramiento Tienen la funcin de absolver las diferentes consultas que le solicite la Alta Direccin para definir asuntos de gran responsabilidad. As mismo las consultas de los niveles inferiores para viabilizar las actividades. Organos de Apoyo Tienen la funcin de apoyar en la implementacin de las comunicaciones oficiales, tanto internas como externas, que la Gerencia y las Jefaturas cursen. 16

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DIRECCIN
CONCEPTO E IMPORTANCIA Es el proceso por medio del cual se realiza todo lo plasmado dentro del aspecto organizado en la que se encuentra los recursos que deben ser direccionados, dirigidos por el administrador; hacia donde se conducen todos los planes elaborados. En este proceso entra a tallar la capacidad del administrador, gerente o director para conducir y gestionar. Gestin significa creacin, aporte, imaginacin, intencin, iniciativa, inventiva, criterio discrecional para tomar decisiones extendiendo las rdenes e instrucciones de tal manera que se suelte la administracin por la delegacin de facultades. El director, gerente o administrador debe estar en un lugar adecuado de tal manera que las oficinas se encuentren en un lugar y espacio igualmente adecuados para que pueda desarrollar sus funciones con visin de conjunto y un panorama mltiple, y efectuar las coordinaciones rpidas o para detectar y sorprender actuaciones sospechosas del personal. La direccin de las organizaciones no puede estar en manos de personas que no tienen la preparacin y capacidad para desarrollar las actividades de gestin; por eso existen empresas sin el respaldo econmico y otras en quiebra. Para la direccionalidad es importante establecer requisitos bien definidos con la experiencia suficiente de tal manera que de antemano exista la seguridad en la buena seleccin del personal de alta direccin. FORMAS DE MANDO Ordenes Son disposiciones emitidas por los jefes a los subalternos mediante el ejercicio de autoridad, las cuales deben ser cumplidas. Las rdenes son regulares cuando se encuentran de acuerdo a las normas y los reglamentos y a las funciones que le corresponde cumplir al personal; en cambio, las rdenes irregulares son extrafuncionales y al margen de las normas y se cometera abuso de autoridad. Las rdenes pueden ser emitidas en forma individual o colectiva. Los jefes antes de dar una orden deben estar seguros de su cumplimiento o acatamiento. Se procura que sea bien expedida sin desptica expresin y en esa medida aceptada, de tal manera que no recienta las relaciones humanas. Las rdenes pueden ser expedidas en forma oral, escrita o tambin mmica, usndose de acuerdo a las circunstancias y a los grados de responsabilidad, reiterndose cuando sea necesario por la urgencia de su cumplimiento. La contraorden es la disposicin que emite un jefe para que el subalterno deje de hacer algo que haba sido ordenado anteriormente o que modifique o cambie determinados actos. Instrucciones Son las disposiciones que emite el jefe que van adheridas a las rdenes, por consiguiente nunca puede haber una orden sin instrucciones que vienen a ser la forma como debe ser cumplidas. Los jefes deben saber formular y entregar las instrucciones porque en ella va implcito el riesgo y la responsabilidad en su cumplimiento Generalmente el personal subalterno sabe ya la serie de instrucciones que tiene que cumplir siendo reconocido por el jefe quien lo merita. A veces los jefes expiden rdenes sin conocer las instrucciones porque stas corresponden conocerlas a los subalternos y en todo caso debe investigar, averiguar para formular las instrucciones necesarias y cumplir de todos modos y formas con las rdenes recibidas.

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BASES PARA LA TOMA DE DECISIONES La autoridad Es la facultad que tienen los gerentes y jefes para hacer uso de sus atribuciones en la toma de decisiones que tienen responsabilidad funcional. Con la autoridad se hace que se cumplan las rdenes e instrucciones que luego surjan sus efectos. Aquel que est como jefe siempre se encuentra tomando decisiones. Las decisiones tambin pueden ser tomadas por el personal tcnico que no tienen jefatura, pero son decisiones que se encuentran subordinadas a las decisiones de mayor jerarqua; as mismo dichas decisiones son de orden tcnico para mejorar los trabajos. La autoridad da la capacidad para descolgar la administracin tomando decisiones, impartiendo rdenes e instrucciones. La experiencia Aquel que se encuentra como director, gerente o jefe en una empresa o entidad es porque seguramente tiene la experiencia necesaria para ocupar dicho cargo de gran responsabilidad; por consiguiente la experiencia significa que ha trabajado en diferentes puestos que le permiten obtener la capacidad para defenderse tcnicamente de las exigencias del puesto jerrquico, y los argumentos suficientes y consecuentes. La experiencia no significa tener la mayor cantidad de tiempo de servicio, sino la capacidad que demuestra con esa cantidad de aos, significando esencialmente poseer las mejores condiciones para estudiar, analizar y concluir con aciertos la toma de decisiones. La intuicin Es adelantarse a determinados acontecimientos que son un enigma en determinadas circunstancias y que pueden afectar el xito en la toma de decisiones. La intuicin no es adivinar casos, es acertar con determinados hechos, tiempos o actos que le permiten acercarse ms al objetivo trazado. Es un elemento de aquel jefe que tiene la experiencia para tomar decisiones con el presentimiento que le asigna su situacin de ganarle al tiempo, a la competencia, a las adversidades y a determinados hechos administrativos. Hechos Los hechos concretos dan la debida confianza a los gerentes o jefes para actuar con base slida en la toma de decisiones. Los hechos y la experiencia le dan la capacidad necesaria a la autoridad para que la toma de decisiones sea efectiva de tal manera que el riesgo y la incertidumbre no tienen sitio. TOMA DE DECISIONES Tomar decisiones es saber actuar, dirigiendo y ejecutando actividades haciendo que se cumplan las rdenes que pueden ser de rutina o aquellas que requieren de varias sesiones de trabajo para el estudio tcnico de revisin y anlisis que comprometen la responsabilidad. Tomar decisiones no es solamente escoger entre dos o ms alternativas a aquellas que satisfaga las evidencias, sino tambin puede ser el estudio de un solo proyecto y su ejecucin pertinente; pero, para tomar decisiones es imperativo analizar comparativamente todas las ventajas y desventajas que te ofrecen los proyectos por ejecutar. Para tomar decisiones es importante hacer el anlisis mental por la intuicin, los acontecimientos, la experiencia y ejercer la autoridad debida en el control para que no se desven los hechos. Las decisiones tienen sus niveles de responsabilidad paralela a quien las toma debido a los riesgos que asume. Las decisiones pueden ser individuales o colectivas. La rapidez y eficacia de las decisiones dependen de la capacidad del gerente y requieren seguridad en su realizacin. 18

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La indecisin antecede a la decisin, que consiste en los estudios, anlisis e investigaciones de diferentes alternativas para al final concluir. La toma de decisiones debe conducir al xito. Si sucediera el fracaso debe ser por causas que escapan al control y la capacidad del hombre. El gerente general es aquel que ms decisiones toma dentro de la organizacin para cumplir sus funciones y cubrir los planes, proyectos, actividades, objetivos y metas. La toma de decisiones va sometida a un proceso de: a. b. c. d. e. f. g. Identificar el proyecto a decidir Estudiar Analizar Investigar Sintetizar Definir Conducir a la accin corriendo riesgos

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COORDINACIN
CONCEPTO E IMPORTANCIA Es uno de los elementos de la administracin que consiste en compatibilizar los tiempos y movimientos para cumplir con la ejecucin de las actividades sin actos que los interrumpa. La coordinacin es estrictamente, eliminar lo incompatible. La coordinacin se origina de los jefes a los subalternos o dentro del mismo nivel del personal; ms nunca sta proviene del subalterno al superior; cuando sucede sta ltima accin se le denomina comunicacin de solicitud instruccional cuando el subalterno necesita que su jefe le reitere las rdenes e instrucciones que en su momento no supo entenderlo, para luego no cometer errores. La coordinacin es una comunicacin permanente, se efecta a cada instante para tomar decisiones y a la par en muchos casos se encuentra establecido en programas y planes de trabajo obligados a cumplir y en los reglamentos de funciones, por ello el Director o Gerente general establece un programa de Reuniones de Coordinacin Interna (RECOI) con cada uno de los gerentes de rea y dems jefes inmediatos para que no exista desorden. Siempre es importante sujetarse a programas, que podran variar en razn a las circunstancias para mejor actuar y resolver. El tiempo que se emplea es de exclusiva responsabilidad de aquel que solicita; es el tiempo laboral que debe ser aprovechado por lo valioso dentro del centro de trabajo. COMUNICACIONES Concepto Es el proceso por medio del cual se transmiten los conocimientos, sentimientos, emociones y requerimientos con razonamiento y sensibilidad para dar a conocer los informes, opiniones y deseos, esperando respuesta de los comunicados con reciprocidad de caracteres, compartiendo mediante el dilogo, la conversin y la discusin que son las formas naturales de comunicacin. La comunicacin es la expresin lgica del lenguaje del hombre por medio del cual se acuerdan, aclaran se imponen y aceptan situaciones, conceptos y normas que sirven de sustento a la vida y sus relaciones de convivencia en sociedad. Principios a. La comunicacin es bilateral. Tiene a que haber un emisor para uno o varios receptores. b. La comunicacin tambin es unilateral. Emisores con caractersticas exclamativas o arengativas para darse valor en determinadas pruebas de alto riesgo. c. Es un intercambio de todos los elementos. Es un medio de trnsito que emplean todos los seres vivos para satisfacer sus necesidades. d. Sin comunicacin el hombre muere. El hombre no puede vivir sin comunicacin; el ente introvertido es un ser muerto. Etapas a. Antes de emitir una comunicacin es importante hacer una formulacin y revisin de lo que se desea comunicar. b. Comprender lo que vas a comunicar. c. Transmitir eficazmente d. Hacer el seguimiento de la comunicacin e. Evaluar los resultados de los efectos de la comunicacin, si los objetivos que se traz en la comunicacin se ha logrado. 20

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Condiciones para una comunicacin formal a. Que los contenidos sean fciles de comprender, empleando palabras adecuadas. b. Realizar una buena motivacin para mantener el inters de los que participan entregando confianza c. Emplear ejemplos de ayudas visuales cuando sea necesario d. Procurar encontrar campos de experiencias. e. Que la comunicacin satisfaga tanto al emitente como al receptante. Clasificacin a. Por su forma de expresin: oral, escrita, por seales o mmicas, exclamativa b. Por su forma de expedicin: Interna, externa, externa de amplitud pblica. c. Por su forma de extensin: Individual, colectiva d. Por su transcendencia: formal, informal e. Por su obligatoriedad: Imperativa, exhortativa, informativa f. Por su carcter: Abierta, secreta, reservada y confidencial

TERMINOLOGA Comunicacin oral Son las rdenes e instrucciones que se imparten en forma oral as como todas las comunicaciones que se reciben del personal. Es de curso rpido y formal. Comunicacin escrita Son expresados en documentos oficiales. Los oficios son remitidos de jerarquas a subalternos, o entre entidades o instituciones y empresas. Los memoranda expresan orden, elevacin de informes, o reiteracin de rdenes no cumplidas. Comunicacin por seales y mmicas. Se usan cuando por razones de distancia el sonido de la voz no alcanza a ser comprendida. Comunicacin exclamativa Es una expresin bucal muy fuerte que busca hacer entender un requerimiento. Comunicacin interna Son emitidas en las empresas o entidades que no tienen por que salir del centro laboral, le corresponde solamente a la organizacin, y se extiende tanto en forma escrita u oral. Comunicacin externa Son emitidas por la empresa a los distintos organismos, con las caractersticas de solicitar informes o requerir actos administrativos o bienes. Comunicacin externa de amplitud pblica Son las comunicaciones de uso y consumo pblico mediante los peridicos, revistas, radio, televisin, internet y dems fuentes de informacin masiva que tienen la obligacin de informar los acontecimientos verdicos y servir para la educacin y la cultura. Comunicacin individual Va dirigida a una sola persona a quien le interesa el asunto.

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Comunicacin colectiva Va dirigida a varias personas formando o no grupos organizados. Comunicacin formal Es expedida a travs de los canales de comunicacin y trmites documentarios establecidos en la empresa o entidad. Comunicacin informal Son los chismes o comentarios que circulan en el ambiente laboral sin que aquello siga el curso regular de las comunicaciones que si le corresponde a la formal. Comunicacin imperativa Debe ser cumplida por las personas a quienes va dirigida. Comunicacin exhortativa Es reiterada en la informacin para cumplir determinadas rdenes que no han sido cumplidos en su debido tiempo. Comunicacin informativa Generalmente no se espera respuesta, simplemente se da cuenta de determinados casos o hechos. Comunicacin secreta, reservada y confidencial Solamente debe ser conocido por los confidentes que tienen que ser personas de gran responsabilidad funcional para estos casos. Comunicacin abierta No tiene la delicadeza del carcter secreto pero tiene la confiabilidad respectiva de su contenido.

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CONTROL
CONCEPTO E IMPORTANCIA El control es un acto instintivo y racional que practica y aplica el hombre. Es el elemento que cierra el ciclo del proceso de la administracin que comprende: Planificacin, Organizacin, Direccin, Ejecucin, Coordinacin y Control de todas las actividades que el hombre realiza. El control es la funcin de observar, verificar, analizar, inspeccionar, supervisar, fiscalizar, para comparar, evaluar, calificar, concluir, operar y recomendar las diferentes acciones, medidas correctivas y de sancin para que las actividades se efecten en forma normal y el personal cumpla con sus deberes de funcin sujetndose a las normas, reglamentos y leyes. El control es permanente en todos los sistemas administrativos y por ser imperativo su uso y aplicacin, se implementan directivas y rganos de control (Oficina de Inspectora, de Auditora, de Supervisin, de Control Previo). Dichos rganos se establecen para reglar las funciones y deslindar responsabilidades en los actos administrativos compartidos por la exigencia del funcionamiento de la empresa o entidad y la existencia de los derechos y las obligaciones en razn a grado de participacin en el trabajo y en la economa que tiene el hombre en forma individual o formando parte de sociedades. El control se aplica en todas las actividades, tareas, operaciones, acciones. El control es permanente y vigente, las oficinas programan acciones de control de acuerdo a las necesidades de la organizacin. FINALIDAD DEL CONTROL a. b. c. d. e. f. g. Cumplir con todas las actividades programadas Prevenir situaciones que podran desviar el desarrollo normal de las actividades. Presentar e informar para que se tomen medidas correctivas inmediatas Recomendar y/o aplicar las sanciones al personal que ha incurrido en faltas. Servir como elemento fundamental para el mantenimiento y conservacin de todos los recursos con que cuenta la empresa o entidad. As mismo para mantener las buenas relaciones humanas en todo el personal. Servir como coadyuvante para que todas las acciones se dirijan a la consecucin de los objetivos. Servir para hacer el control del avance de la ejecucin presupuestaria que afecta todas las actividades para que no se desve su destino.

CLASES De acuerdo a su naturaleza Control Previo Control concurrente Control Posterior De acuerdo a la forma de ejecucin Control manual Control tcnico-electrnico Control simple de verificacin De acuerdo a la forma de aplicacin De inspeccin De supervisin De fiscalizacin De auditoras 23

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TERMINOLOGA Control previo Consiste en establecer los principios y las normas que sirven de soporte en la ejecucin de las actividades para que se logren los objetivos. Prevenir determinados eventos adversos que podran suceder, acondicionando e implementando con distintas acciones para respaldar las actividades programadas. Por decisiones en el control y el orden administrativo hay administradores y directores que establecen oficinas de control previo que desarrollan funciones de verificacin y conformidad de documentos contables dando el VB y su correspondiente trmite a la oficina de tesorera para la expedicin de la orden de pago. La oficina de control previo se encuentra jefaturada por un Contador Colegiado con la experiencia adecuada. El control previo no solamente le corresponde realizar a una oficina en particular sino a cualquier trabajador que debe controlarse conociendo previamente tanto las normas como las instrucciones para cumplir con sus funciones y no encontrarse sorprendido al incurrir en deficiencias. Control concurrente Significa encontrarse junto al personal para que no se desven los actos administrativos. Es efectuado en forma permanente por cada uno de los jefes, los que no deben ser negativos al creer saberlo todo, entorpeciendo la buena voluntad, la imaginacin y el ingenio del subalterno cuando realiza sus tareas. Los gerentes, tanto en el control previo como en el concurrente y en el posterior, estn efectuando los correctivos necesarios para sentirse seguros en la labor cumplida. Control posterior Es el conjunto de acciones que se ejecutan para examinar las diferentes actividades que han realizado las empresas y entidades a efectos de establecer la legalidad de los hechos. El control posterior se aplica despus que las actividades han sido ejecutadas para verificar si ha existido una correcta ejecucin del presupuesto. Si el personal ha cumplido con sus funciones y si las actividades han sido ejecutadas tal como han sido programadas. El Control posterior es efectuado por la oficina de Auditora Interna. Inspeccin Es la tcnica de control que tiene por finalidad verificar in situ las deficiencias e irregularidades que pudiera estar cometiendo el personal. Para el ejercicio del control mediante la inspeccin se establecen Oficinas de Inspectora que no solamente realizan funciones de control previo y concurrente sino tambin labores de control posterior emitiendo informes de inspectora en los que se recomienda las medidas correctivas y de sancin a que haya lugar. Se emplea mejor la tcnica de inspeccin tanto en el sector castrense como en el sector pblico, para mejor actuar diferenciadamente y no confundir. Supervisin Es la tcnica de control que tiene por finalidad verificar que las actividades se realicen tal como fueron ordenadas, indicadas, instruidas, establecidas. Los supervisores realizan sus acciones premunidos de formularios y documentos, haciendo el seguimiento del personal que se encuentra bajo su control para anotar las ocurrencias observadas o verificadas en puntos preestablecidos para evacuar sus informes verdicos a la Gerencia. Los supervisores son cargos de confianza que dan seguridad a los directivos de la empresa, por lo que deben poseer presencia para mantener o preservar la buena imagen de la organizacin. A diferencia de la inspeccin, la supervisin es el conjunto de acciones cuyo lenguaje se asimila con mayor frecuencia en el comportamiento organizacional empresarial.

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Fiscalizacin Es una tcnica de control que consiste en investigar mediante documentos e inspecciones oculares los delitos que cometen las personas evacuando informes con las recomendaciones de medidas correctivas y de sancin especificadas en los cdigos de Comercio, Tributario, Civil y Penal. El proceso de fiscalizacin significa la comprobacin de los hechos materia de la denuncia. Asimismo, implica la realizacin de pesquisas preventivas a efectos de aminorar la comisin de faltas propendiendo a la salubridad social. No es aconsejable realizar fiscalizacin solamente cuando ya se han consumado los hechos; es necesario que los organismos de fiscalizacin procuren habituar a la comunidad a los modos y las buenas costumbres en los actos personales y comerciales, por lo que debe ser labor permanente la prevencin para no cometer faltas. Siempre se ha calificado que un buen fiscal es aquel que es eficaz en la deteccin de faltas y de sancin; en cambio, al fiscal previsor, meticuloso, no se le toma en consideracin. Auditora Es una tcnica de control posterior que consiste en la verificacin y comprobacin de todas las actividades realizadas con la finalidad de detectar deficiencias e irregularidades para recomendar las medidas correctivas y de sancin a que hubiere lugar. La auditora recomienda pero no tiene la facultad de ejecutar la sancin, correspondindole tal funcin al representante legal de la empresa o entidad. La auditora es ejercida por los contadores pblicos colegiados, as como por los licenciados en administracin de empresas con experiencia, de conformidad con las leyes que ordenan su campo profesional. Las clases de auditora son: contable o financiera, administrativa, gubernamental y tributaria.

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