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Universidad Pedaggica Nacional Francisco Morazn

Cede: La Ceiba, Atlantida

Trabajo:

Microsoft Office Project

Catedrtico:

Ing. Milton Ortiz

Nombre:

Saria Dolores Martinez

Registro No.

# 9016536

Fecha:

4 de Mayo de 2013

INTRODUCCIN

La administracin de proyectos, en su forma moderna, comenz a afianzarse hace slo unas dcadas. A partir de principios de los aos sesenta del siglo pasado, las empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. Esta perspectiva de organizacin centrada en proyectos evolucion an ms cuando las organizaciones empezaron a entender la necesidad fundamental de que sus empleados se comuniquen y colaboren entre s al tiempo que integran su trabajo en diferentes departamentos, profesiones y, en algunos casos, industrias completas. En la actualidad, los preceptos bsicos de la administracin de proyectos estn representados por el tringulo del proyecto, un smbolo que populariz Harold Kerzner en su obra de referencia, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling.

Primeros aos: finales del siglo XIX

Podemos remontarnos an ms atrs, a la segunda mitad del siglo XIX, cuando el mundo empresarial comenzaba a ser cada vez ms complejo, para observar cmo la administracin de proyectos evolucion a partir de principios bsicos de administracin. Los proyectos gubernamentales a gran escala fueron el impulso para tomar decisiones importantes que se convirtieron en la base de la metodologa de la administracin de proyectos. Por ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamente grande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuya construccin comenz en los aos sesenta del siglo XIX. De repente, los lderes empresariales debieron enfrentarse a la enorme tarea de organizar el trabajo manual de miles de trabajadores, adems del procesamiento y montaje de las materias primas en cantidades sin precedentes. Principios del siglo XX Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (18561915) comenz a realizar estudios detallados del trabajo. Aplic el razonamiento cientfico y demostr que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se centra en las partes fundamentales. Puso en prctica sus ideas en las tareas realizadas en las fundiciones de acero, como recoger arena con la pala y levantar y trasladar piezas. Anteriormente, la nica manera de mejorar la productividad era exigir a los trabajadores ms esfuerzo y ms horas de trabajo. Taylor present el concepto de trabajar con ms eficiencia en lugar

de ms esfuerzo y tiempo. La inscripcin en la tumba de Taylor en Filadelfia avala su lugar en la historia de la administracin: "El padre de la administracin cientfica". El socio de Taylor, Henry Gantt (18611919), estudi detalladamente el orden de las operaciones en el trabajo. Sus estudios de administracin se centraron en la construccin de embarcaciones para la marina durante la Primera Guerra Mundial. Sus diagramas de Gantt, que contienen barras de tareas y marcadores de hitos, describen la secuencia y duracin de todas las tareas de un proceso. Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta analtica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieron prcticamente sin cambios durante casi cien aos. A comienzos de los aos noventa del siglo XX, Microsoft Office Project agreg por primera vez lneas de vnculo a estas barras de tareas, que representan de manera ms precisa las dependencias entre las tareas.

Ao tras ao, Microsoft Office Project ha ido comprimiendo an ms informacin en las lneas, como lneas de progreso frente a una lnea de base, desviaciones y lneas que representan el progreso de estado en un punto de tiempo particular. En la actualidad, el legado de Henry Gantt se recuerda con una medalla entregada en su nombre por la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecnicos (American Society of Mechanical Engineers). Taylor, Gantt y otros contribuyeron a que la administracin de proyectos sea una funcin empresarial destacada que requiere de estudio y disciplina. En las dcadas anteriores a la Segunda Guerra Mundial, los mtodos de marketing, la psicologa industrial y las relaciones humanas comenzaron a tener un lugar como partes fundamentales de la administracin de proyectos.
Mediados del siglo XX

Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares y gubernamentales, adems del suministro reducido de mano de obra en poca de guerra exigieron nuevas estructuras organizativas. Se presentarondiagramas de red complejos, denominados diagramas PERT, y el mtodo de ruta crtica; esto permiti a los administradores tener ms control sobre proyectos muy complejos y con un alto grado de ingeniera (como sistemas de armamento militar con su enorme variedad de tareas e interacciones numerosas en muchos momentos). En poco tiempo, estas tcnicas se extendieron a todos los tipos de industrias a medida que los lderes empresariales buscaban estrategias y herramientas nuevas de administracin para controlar su crecimiento en un mundo competitivo en constante evolucin. A comienzos de la dcada de los sesenta, las empresas comenzaron a aplicar teoras generales del sistema a las interacciones empresariales. En su libro The Theory and Management of Systems, Richard Johnson, Fremont Kast y

James Rosenzweig describieron cmo una empresa moderna se parece al organismo de un ser humano, con el sistema seo, muscular, circulatorio, nervioso y dems. La poca actual Este punto de vista de considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica que, para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas funcionales deben trabajar en conjunto hacia objetivos o proyectos especficos. En las dcadas posteriores a los aos sesenta, este enfoque hacia la administracin de proyectos comenz a afianzarse en sus formas moderas. Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este perodo, todos comparten una estructura subyacente comn: un administrador del proyecto administra el proyecto, rene un equipo y garantiza la integracin y comunicacin horizontal del flujo de trabajo en los diferentes departamentos. Durante los ltimos diez aos, la administracin de proyectos no ha dejado de evolucionar. Existen dos tendencias importantes emergentes:

Planeacin ascendente Esta tendencia enfatiza el uso de diseos de proyectos ms sencillos, ciclos ms breves, colaboracin eficiente entre los miembros del equipo, participacin ms slida de los miembros del equipo y toma de decisiones. Este enfoque se conoce ampliamente como administracin de proyectos gil e incluye varias metodologas relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming, Unified Process y muchas otras. Planeacin descendente y revisin Esta tendencia se caracteriza por la toma de decisiones en toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organizacin debera tener y por permitir que las tecnologas de minera de datos hagan ms transparente la informacin de la cartera.

MICROSOFT PROJECT (o MSP) es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2013 es la ms reciente a febrero de 2013) es til para la gestin de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute.

Historia
La primera versin del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compaa que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquiri todos los derechos del software en 1985 y produjo la versin 2. La versin 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versin 4 para DOS fue la ltima versin para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versin para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versin 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versin para DOS introdujo el concepto de Lneas de dependencia (link lines) entre tareas en la grfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Est disponible en dos versiones: Standard y Professional. Una versin para Macintosh fue lanzada en julio de 1991 y su desarrollo continu hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994 Microsoft detuvo el desarrollo para la mayora de las aplicaciones Mac y no ofreci nuevas versiones de Office hasta 1998, despus de la creacin de la nueva unidad de negocio "Microsoft Macintosh" el ao anterior. El MacBU no lanz ninguna versin actualizada para Project y la versin de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X. Fecha de lanzamiento de las versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000, 2002, 2003, 2007, 2010 y 2013.1 La aplicacin crea calendarizacin de rutas crticas, adems de cadenas crticas y metodologa de eventos en cadena disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden serresource leveled, y las grficas visualizadas en una Grfica de Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor que comparte la informacin con todos los usuarios. Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM). Microsoft revel que las futuras versiones de Microsoft Project contarn con Interfaz de usuario fluida.

Gua de referencia rpida de administracin de proyectos


de Project 2007
Antes de empezar un nuevo proyecto, una organizacin debe determinar si ste se ajusta a sus objetivos estratgicos. Los ejecutivos deben clasificar los proyectos propuestos en dos categoras: los que se centran en las actividades realmente importantes (alta prioridad) y los que no son tan importantes para la organizacin (baja prioridad). Antes de que empiece el trabajo, se debe elegir un patrocinador ejecutivo. La organizacin debe completar una evaluacin de alto nivel del caso empresarial del proyecto, sus limitaciones, as como su requisitos tcnicos y financieros. Por ltimo, se debe designar un jefe de proyecto, que pueda establecer un plan de proyecto en Microsoft Office Project 2007. Necesita una gua ms detallada para la administracin de proyectos con Project 2007? Utilice la gua rpida, disponible en Office Online.

1 Iniciar un proyecto
nuevo
1. Crear un nuevo archivo de proyecto

Para crear un proyecto en blanco nuevo en Project 2007, haga clic en el comando Nuevo del men Archivo. En el panel de tareas Nuevo proyecto, haga clic en Proyecto en blanco. Para crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla de Project 2007, haga clic en el comando Nuevo del men Archivo. En el panel de tareas Nuevo proyecto, haga clic en En PC y, a continuacin, haga clic en la ficha Plantillas de proyectos. Haga clic en la plantilla que desee. Si su organizacin almacena las plantillas en Web, haga clic en la ficha Plantillas de empresa.

2. Establecer la fecha de comienzo del proyecto 3. Definir el calendario del proyecto

En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. En el cuadro Fecha de comienzo, especifique la fecha de comienzo del proyecto. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. Identifique los das laborales y los que no lo son en el proyecto

4. Guardar el archivo del proyecto

En el men Archivo, haga clic en Guardar. En el cuadro Nombre de archivo escriba el nombre del proyecto. Si va a publicar el proyecto en Microsoft Office Project Server 2007, escriba el nombre del mismo e incluya los valores de los campos personalizados que requiera la organizacin. En la fase de planeacin, cree un esquema de trabajo para la consecucin de los objetivos del proyecto. Para ello, identifique los hitos, los resultados y las tareas del proyecto. Este plan puede ser la estructura de descomposicin del trabajo (EDT). Desarrolle y ajuste la programacin, e identifique los recursos necesarios para implementar el proyecto.

2 Planear las tareas


1. Especificar las tareas 2. Tareas del esquema

3. Especificar las duraciones

4. Vincular las tareas para mostrar relaciones 5. Crear resultados

En el men Ver , haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea escriba las tareas. Las tareas tambin pueden incluir tareas de resumen, los hitos y los elementos EDT. Cree la jerarqua de tareas, incluidos los hitos de las tareas de resumen, que pueden representar las fases u otras divisiones del trabajo. Haga clic en una tarea (o en varias) y, a continuacin, en el botn Aplicar sangra o Anular sangra de la barra de herramientas. Haga clic en el campo Duracin de una tarea y escriba una duracin; por ejemplo, escriba 4 d para indicar 4 das. Para especificar un hito sin duracin, escriba 0 d. Para indicar que una duracin es una estimacin, agregue un signo de interrogacin; por ejemplo, escriba 6 d?. Nota Evite especificar fechas de comienzo y de fin para las tareas. En su lugar, escriba una duracin y deje que Project 2007 establezca automticamente estas fechas, que pueden cambiar, en cualquier caso, a medida que se les asignen recursos. Seleccione las tareas que desee vincular y, a continuacin, haga clic en el botn Vincular tareas de la barra de herramientas. Para cambiar el tipo de dependencia "fin a comienzo" predeterminada, haga doble clic en la lnea situada entre las tareas que desee cambiar y, a continuacin, seleccione un vnculo de tarea en la lista Tipo. Cuando el proyecto est en marcha, quiz se d cuenta de que otros proyectos dependen del suyo como resultado. En el men Colaborar, haga clic en Administrar resultados. Para ello necesita Microsoft Office Project Professional 2007.

3 Asignar recursos
1. Definir el fondo de recursos 2. Asignar los recursos a las tareas

Las asignaciones son las asociaciones que se realizan entre tareas especficas y los recursos necesarios para completarlas. Puede asignar varios recursos a una tarea. Adems de los recursos del trabajo (las personas), puede asignar recursos de material (como cemento) y recursos de cotos (como viaje) a las tareas.

3. Especificar la cantidad de trabajo que realizarn los recursos en las tareas

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. En el campo Nombre del recurso , escriba los nombres de los recursos que utilizar para este proyecto. Si usa Project Professional, haga clic en Crear equipo desde la empresa en el men Herramientas para agregar los recursos del fondo de recursos de la empresa. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. Seleccione una tarea a la que desee asignar un recurso. Haga clic en el botn Asignar recursos . En el cuadro de dilogo Asignar recursos , haga clic en el nombre de los recursos y, a continuacin, en Asignar. Tambin puede asignar recursos a las tareas mediante el formulario de tareas. En la vista Diagrama de Gantt, haga clic en el comando Dividir del men Ventanas. Al programar las tareas, a veces los jefes de proyectos prefieren especificar la cantidad de trabajo (o la mano de obra) necesaria para completar una tarea, en vez de su duracin. Si especifica el trabajo, se refleja la programacin real. Para especificar las horas laborables de los recursos asignados a las tareas, agregue la columna Trabajo a la vista Diagrama de Gantt. En el men Insertar , haga clic en Columna.

4. Conocer el tipo de tarea

En cuanto asigne los recursos, Project 2007 determina cmo programar la tarea en funcin de su tipo. Quiz pueda ver realmente los cambios de duracin a medida que signe los recursos a las tareas.

Funcionamiento de los tipos de tareas


El trabajo, la duracin y las unidades (% de asignacin) se determinan mediante la frmula: Trabajo = duracin * unidades. En una... Si revisa el trabajo... Si revisa la duracin... Si revisa las unidades... Tarea de unidades fijas Tarea de trabajo fijo Tarea de duracin fija Cambios de duracin Cambios de duracin Cambio de unidades Cambios de trabajo Cambio de unidades Cambios de trabajo Cambios de duracin Cambios de duracin Cambios de trabajo

Para establecer un tipo de tarea predeterminada para todo el proyecto, haga clic en el comando Opciones del men Herramientas y, a continuacin, en la ficha Programacin, en el cuadro Tipo de tarea predeterminado , seleccione Unidades fijas (el valor predeterminado), Duracin fija o Trabajo fijo. Para cambiar el tipo de tarea de una tarea individual, seleccinela a y, a continuacin, haga clic en el botn Informacin de la tarea . Haga clic en la ficha Avanzada y, en el cuadro Tipo de tarea , haga clic en el tipo de tarea que desee crear.

5. Identificar los factores que influyen en las programaciones de tareas

Puede usar Project 2007 para entender la forma en la que los cambios en una tarea pueden influir en el resto del proyecto y en la que se realiza el seguimiento de los cambios de programacin de tareas. En el men Ver, haga clic en Mostrar Cambiar resaltado. Puede ver informacin detallada sobre programacin y cambio de tareas mediante los controladores de tareas. Seleccione una tarea y, a continuacin, haga clic en Controladores de tareas .

4 Establecer la lnea de
base del proyecto
1. Guardar el plan de previsin 2. Ver los datos de la lnea de base en una vista Diagrama de Gantt 3. Ver los datos de la lnea de base en una tabla

Cree un plan de previsin o un plan provisional para que, ms adelante, pueda comparar la programacin actualizada con la previsin. Guardar un plan de previsin de referencia le permite identificar y resolver las discrepancias, as como planear con ms precisin proyectos similares futuros.

Cuando el plan de previsin est correctamente definido respecto a la fecha de fin, el presupuesto y el mbito, puede enviarlo para su aprobacin. Una vez aprobado, guarde el plan de previsin. En el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Establecer lnea de base. En el men Ver, haga clic en Gantt de seguimiento. En el rea del diagrama, la informacin de la lnea de base se muestra como la barra inferior de las dos barras de Gantt de cada tarea.

En el men Ver, elija Tablay, a continuacin, seleccione Variacin. Esta tabla incluye campos para el comienzo y el final de la lnea de base y la variacin. La actualizacin del progreso del proyecto es la nica forma de asegurarse de que se cumplen las previsiones a medida que se realiza el trabajo. En este momento lo importante es la administracin de cambios, la actualizacin de la programacin, el seguimiento del progreso y la comunicacin de la informacin del proyecto. Nota Project 2007 realiza el seguimiento de tres conjuntos de fechas: actual, de lnea de base y real. Al establecer por primera vez la lnea de base, actual = lnea de base. Cuando una tarea se ha completado al 100%, actual = real. Losvalores de la lnea de base, actual y real existen para la fecha de comienzo, fecha de fin, duracin, costo y trabajo. La administracin de cambios implica modificar las duraciones, las fechas, las dependencias, las asignaciones de recursos o las tareas en funcin de los cambios solicitados o de nueva informacin. Mantenga actualizados los campos actuales y comprelos con la lnea de base.

5 Actualizar el
progreso
1. Administrar los cambios

2. Seguimiento de las fechas y las duraciones reales

3. Seguimiento de las horas y los costos reales

Es mejor elegir un solo mtodo para el seguimiento del progreso. Puede especificar el porcentaje completado, las fechas de comienzo y fin reales, las duraciones real y restante o el trabajo real o restante. Seleccione la tarea para la que desee especificar el progreso real. En el men Herramientas, elija Seguimientoy, a continuacin, haga clic en Actualizar tareas. En el cuadro de dilogo Actualizar tareas , especifique la informacin de progreso en los campos que coincidan con el mtodo de seguimiento. Si desea especificar las horas de trabajo y los costos reales y restantes, utilice la tabla de seguimiento. En el men Ver, elija Tablay, a continuacin, haga clic en Seguimiento. Especifique la informacin de progreso en los campos Trabajo real o Costo real de la tarea. Asimismo puede usar la tabla de seguimiento para especificar el porcentaje completado, las fechas de comienzo y fin reales, as como la duracin real y restante.

6 Presentar la informacin
del proyecto
1. Aplicar formato a una vista para imprimirla

Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo proporcionndoles acceso a las vistas y los informes impresos o en pantalla. Project 2007 le proporciona muchas formas de imprimir y distribuir informacin detallada y resumida del proyecto rpida y eficazmente.

2. Imprimir una vista como informe 3. Crear un informe

En el men Formato, haga clic en Estilos de texto o Estilos de barra para configurar los estilos que se aplicarn a varias tareas. O bien, en el men Formato, haga clic en Fuente o Barra para aplicar el formato a elementos individuales de una tarea especfica. Haga clic en los comandos Escala de tiempo, Cuadrcula o Diseo del men Formato para cambiar estos aspectos de la vista actual. Establezca la vista actual de la forma en la que desee verla cuando la imprima. En el men Archivo, haga clic en Vista preliminar a fin de comprobar el diseo de la vista. Para imprimirla, haga clic en Imprimir. En el men Informe, haga clic en Informes visuales para ver los datos del proyecto en los informes de tablas dinmicas de Microsoft Office Excel 2007 y en las vistas Diagrama dinmico de Microsoft Office Visio Professional 2007. Asimismo puede ver informes bsicos que no requieran Excel ni Visio. En el men Informe, haga clic en Informes. Haga doble clic en una categora de informes y, a continuacin, en el informe predefinido. Escriba la informacin solicitada y aparece una vista previa del mismo. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir.

4. Agregar un campo (columna) a una tabla 5. Personalizar vistas 6. Personalizar tablas 7. Personalizar grupos 8. Personalizar filtros

7 Cerrar el proyecto
1. Crear un informe final

2. Guardar un proyecto como plantilla

Haga clic en cualquier punto de una columna que est situado a la izquierda del lugar donde desee insertar una nueva columna. En el men Insertar, haga clic en Columna. En el cuadro Nombre del campo , haga clic en el nombre del campo que desee agregar como nueva columna. En el men Ver , haga clic en Ms vistas. Haga clic en Nueva o Editar. En el cuadro de dilogo Ver definicin , especifique la tabla, el grupo y el filtro que desee usar para definir la vista. En el men Ver , elija Tablay, a continuacin, haga clic en Ms tablas. Haga clic en Nueva o Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de tabla , especifique la informacin que desee incluir en la tabla. En el men Proyecto , elija Agrupar pory, a continuacin, haga clic en Ms grupos. Haga clic en Nuevo o Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de grupo , especifique cmo desea la informacin del proyecto de grupo. En el men Proyecto , elija Filtro para y, a continuacin, haga clic en Ms filtros. Haga clic en Nuevo o Editar. En el cuadro de dilogo Definicin de filtro , especifique cmo desea la informacin del proyecto de filtro. El hecho de que el proyecto est casi acabado no significa que haya terminado el trabajo. An debe resolver los detalles finales y obtener la aceptacin del cliente de los resultados finales. Celebre una sesin de lecciones aprendidas y recabe informacin sobre las reas y los procedimientos recomendados que se puedan mejorar. Efecte las actualizaciones finales en el plan del proyecto y, por ltimo, archive el plan segn las directrices de la organizacin. En el men Informe , haga clic en Informes visuales para ver los datos del proyecto en los informes de tablas dinmicas de Excel 2007 y en las vistas Diagrama dinmico de Visio Professional 2007. Asimismo puede ver informes bsicos que no requieran Excel ni Visio. En Informe , haga clic en Informes. Haga doble clic en una categora de informes y, a continuacin, en el informe predefinido. Escriba la informacin solicitada y aparecer una vista previa del mismo. Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir. Despus de terminar un proyecto, debe aprovechar lo aprendido con el fin de crear una plantilla para proyectos futuros. En el men Archivo , haga clic en Guardar comoy, en el cuadro Guardar como tipo , haga clic en Plantilla.