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MANUALES DE LA ORGANIZACION

Lo que se busca al elaborar manuales administrativos es mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear las estructuras organizacionales y establecer las polticas y procedimientos de forma escrita y definitiva. MANUAL Documento elaborado sistemticamente que indica las actividades a realizarse por los miembros de un organismo y la forma en que los harn. Ya sea en conjunto o por separado. PROPSITO PRINCIPAL Instruir al personal acerca de aspectos como funciones, relaciones, objetivos, polticas, normas, etc. Para lograr una mayor eficiencia en el trabajo. POR QUE EMPLEAR LOS MANUALES? Es una gran ayuda para el personal que las instrucciones sean definidas. Estos mismos aclaran: o Funciones y responsabilidades. o Definir procedimientos. o Fijar polticas. o Proporciona soluciones rpidas a malentendidos o Muestra el modo en que contribuir el personal en el logro de los objetivos organizacionales. o Requisitos para el xito de los manuales: o Escribir los manuales de manera sencilla y clara para el nivel de los usuarios del manual que se trate. o Utilizar ayudas visuales (organigramas, diagramas de flujo, etc.) o Controlar la distribucin de manuales. o Conservar actualizados los manuales mediante revisiones peridicas. o Hacer resaltar los cambios y revisiones. Un manual administrativo correctamente bien elaborado e implantado puede ser una valiosa herramienta administrativa. Y en el se puede comprobar que los manuales son los medios que guan el funcionamiento de todo tipo y tamao de empresas. o o o o o o o o o POR QUE USAR LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: Asegurarse de que sea respetada la estructura orgnica de la empresa. Asegurarse de que se apliquen los procedimientos de manera correcta. Percatarse de que se apliquen las polticas fijadas en la empresa. Reducir errores operativos Facilitar el proceso de induccin de los nuevos empleados. Apoyar la capacitacin del personal. Facilitar un sostenido y correcto nivel organizacional. Ahorrar tiempo en procedimientos. Servir como instrumento de capacitacin para nuevos empleados. OBJETIVOS DE LOS MANUALES o Instruir al personal acerca de aspectos bsicos como: objetivos, funciones, procedimientos, polticas, para lograr una estandarizacin en la empresa. (depende del rea). o Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin de un trabajo, evitando la repeticin de instrucciones. o Mejora el aprovechamiento de los recursos. o Evitar la implantacin de procedimientos incorrectos. o Presentar de manera clara y directa el trabajo que se esta haciendo en cada departamento. o Ayudan al personal de la empresa para ejecutar correctamente las tareas asignadas.

Servir de base para la capacitacin del personal.

POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS La importancia de los manuales administrativos radica en la serie de posibilidades que ofrecen, sin embargo, tienen ciertas limitaciones, las cuales de ninguna manera les restan importancia. o o o o o o o o o o POSIBILIDADES Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, polticas, procedimientos, funciones, normas, etc. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones. Aseguran la continuidad y la coherencia De los procedimientos y normas a travs del tiempo. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. LIMITACIONES Si se elaboran de forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto. Si no se les actualiza peridicamente pierden efectividad. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad, pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES Los manuales pueden ser de diferentes tipos: o Por su contenido. o Por funcin especifica. o Por su mbito de aplicacin. MANUALES DE CONTENIDO De historia del organismo. De organizacin. De polticas. De procedimientos. De contenido mltiple (se engloban todos los anteriores) De adiestramiento o instructivo. Tcnicos.

MANUAL DE HISTORIA

Su objetivo es proporcionar informacin histrica del organismo. (comienzos, logros, crecimiento, posicin actual). Esto le da al empleado un panorama o visin acerca de la tradicin y filosofa de la empresa. MANUAL DE ORGANIZACION Exponen detalladamente la estructura organizacional describiendo objetivos, relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos. MANUAL DE POLITICAS Describe en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de objetivos. Si se definen bien las polticas y su establecimiento por escrito permitir agilizar la toma de decisiones. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Este manual es la gua con la que se explica al personal como hacer las cosas es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. El seguimiento de este manual permite a los empleados tener mayor confianza al realizar los procedimientos y usar los sistemas en su trabajo. POR FUNCIN ESPECIFICA De produccin. De compras.

De ventas. De finanzas. De contabilidad. De crdito y cobranzas. De personal. Generales. (Los que ocupan 2 o mas funciones)

MANUALES SEGN SU AMBITO DE APLICACION General (Incluye al organismo en su conjunto) Organizacin. Procedimientos. Polticas. Especifico (contiene informacin de una unidad orgnica). Reclutamiento y seleccin. Auditoria interna. Poltica de personal. Procedimientos de tesorera. PLANEACION Y ELABORACION DE LOS MANUALES Para que un manual satisfaga las necesidades de un usuario y justifique el tiempo y el dinero invertido del manual se necesita planearlo con mucho cuidado. PARA LA PLANEACIN DE Y ELABORACIN DEL MANUAL SE NECESITAN LOS SIGUIENTES PASOS: Definicin del objetivo a cumplir: Los manuales son un registro escrito de informacin e instrucciones de manera ordenada y sistemtica y son utilizados para orientar los esfuerzos de un organismo social. Para eso mismo se necesita una definicin clara y precisa de lo que se pretende satisfacer. Estudio preliminar del organismo social: Esta es una fase en la que los analistas de la empresa o bien se pueden contratar del exterior hacen una serie de entrevistas a los empleados, jefes, gerentes de rea etc., adems de hacer un estudio de la empresa completamente. Todo esto con el propsito principal es que ellos se interioricen en el trabajo para efectuar el logro del manual. Programacin del manual: En este punto debemos contar con las estimaciones de tiempo para la recoleccin de informacin, redaccin y elaboracin de graficas, revisin y todos los dems aspectos de la elaboracin. Existen 2 tcnicas de programacin aplicables a la elaboracin de manuales como son las graficas de PERT y CPM (tcnica de evaluacin y revisin del programa) PRESUPUESTOS La formulacin de presupuesto es el paso final en la planeacin del manual. Depende el costo de el esmero que se puso en el manual. Todos los gastos deben de ser registrados. El presupuesto debe cubrir el costo de las actividades. Como el trabajo de los analistas y delos que intervinieron en la elaboracin. LISTA DE LOS CONCEPTOS DE COSTO DEL MANUAL Costos generales: o Encuadernacin o Costos de distribucin. o Papel. o Dibujos. o Captura o tipografa. o Impresin, fotocopiado etc. Costos de tiempo del analista: o Auxiliar de anlisis o Analistas. o Revisor. o Capturistas. o Dibujante. o Supervisor o coordinador.

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RECOLECCION DE INFORMACION Comunicaciones. Mtodos para recolectar investigacin. Investigacin documental. Observacin. Cuestionario. Entrevistas.

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION Despus de reunir los datos y la informacin completa de la empresa se empieza a reorganizarla y a depurar las cosas que no sean tan importantes. REDACCION Aqu ya se define lo que se va a plasmar y lo que no. Tambin debe estar el analista que lo redactara consciente y debe tomar en cuenta que tipo de lenguaje utilizara depende el rea al que va dirigido. ELABORACION DE GRAFICAS Los manuales son por escrito, por lo tanto hay ciertas tcnicas visuales como los son: diagramas de flujo, cuadros de distribucin de actividades, etc. para que muchos de los procedimientos sean ms comprensibles para los empleados. FORMATO Y COMPOSICION Una vez compilada y organizada la informacin se debe de elegir un formato del manual. La apariencia es muy importante pues hasta para redactarlo se necesita un formato especial . Se debe de tomar en cuenta el material, el equipo de impresin etc. Se toman en cuenta los siguientes datos al elegir el formato: o Numeracin de paginas. o Numeracin de paginas por secciones. o Numeracin de paginas por documentos. o Composicin. o Espacios en blanco correctamente usados. o Mrgenes. o Sangra. o Prrafo. o Tipos de letra. o Encabezados. EJEMPLO DE ENCABEZADO: Debe llevar informacin bsica como: o Titulo del manual, o Titulo de la poltica, o Procedimiento, o Instructivo, etc. REVISION Y APROBACION El analista de sistemas debe coordinar las revisiones y asegurarse de que se hagan las correcciones acertadas. Una vez terminada la revisin, las autoridades correspondientes deben aprobarlo. Y en cuanto se consiga la aprobacin se comienza a reproducirlo y a repartirlo. DISTRIBUCION Y CONTROL Para comenzar a distribuirlo se realiza una serie de platicas de difusin al personal encargado de realizar las funciones de acuerdo el manual. Cuando se reparte correctamente y se limita su distribucin se ahorran costos. Una mala distribucin de manuales ocurre cuando se entregan los manuales equivocados a departamentos que no les corresponden. CONTROL DE MANUALES Se elabora una seleccin y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben de tener los manuales. Se le asigna un numero a cada ejemplar de manual. Se lleva registro de las personas que han utilizado el manual.

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Todo esto se hace para evitar: o Por seguridad: para que los manuales caigan en manos de la competencia. o Por costo: si se extrava un manual se tendr que volver a imprimir y eso representa una perdida econmica. MANUAL POR FUNCION ESPECIFICA Los manuales por funcin especifica tratan de un rea en especial, como por ejemplo en las empresas puede haber manuales de produccin, ventas, contabilidad, personal etc. OBJETIVOS DE LOS MANUALES Pueden contribuir a que las instrucciones sean definidas, fijan la responsabilidad, proporcionan soluciones rpidas, etc. Objetivos: o Responsabilizar a una determinada rea. o Proporcionan soluciones rpidas a malentendidos. o Sirven de base para revisin y actualizacin de rea. TIPOS DE MANUAL POR FUNCION ESPECIFICA Manual de produccin. Manual de almacn. Manual de ventas. Manual de publicidad. Manual de finanzas. Manual de contabilidad. Manual de crdito y cobranza. Manual de personal. Manual de reclutamiento y seleccin.

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CONTENIDO DE LOS MANUALES POR FUNCION ESPECIFICA Este tipo de manuales se divide en secciones, captulos y asuntos: o Identificacin. o ndice. o Introduccin. o Secciones. o Glosario (depende). MANUAL DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION Los manuales especficos son medios de comunicacin y coordinacin que facilitan el cumplimiento de las polticas, pautas e instrucciones sobre el reclutamiento y de seleccin del personal. Este manual solo es aplicable a empresas con gran numero de empleados. Este manual se elabor y esta destinado para 3 tipos de usuarios: Al personal en general: Dan a conocer las polticas y proceso de reclutamiento y seleccin. A los supervisores: Comunica su objetivo en las actividades y polticas respecto a la forma en que el personal ser integrado a la organizacin. Al personal del departamento de recursos humanos: Como va enfocado al reclutamiento y seleccin de personal. Trata de analizar y evaluar los puestos, dar la clasificacin, etc. PREPARACION DEL MANUAL Para elaborar el manual es necesario determinar lo que se desea alcanzar, para ello hay que responder a lo siguiente: o Cual es el objetivo principal al crear este manual? o Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios. o Que espero (o el departamento)lograr con este manual?

CONTENIDO DEL MANUAL ESPECIFICO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION El contenido de un manual especifico de reclutamiento y seleccin varia segn el tipo y la cantidad de material que se desea detallar. Aqu se detallan algunas secciones que se comprenden: Identificacin: o Nombre del organismo. o Titulo y extensin del manual. o Lugar y fecha de publicacin. o Numero de revisin. o Unidad orgnica responsable de su expedicin. NDICE: Se enlistan los apartados del documento. Adems se le ponen los nmeros de referencia por pagina o apartado segn dependa. INTRODUCCIN: En este apartado se incluyen una explicacin al usuario acerca de lo que es el documento. Aspectos que deben considerarse: Objetivo del manual: se establece lo que se desea lograr. mbito de aplicacin: donde se aplicara el manual. Autorizacin: aprobacin del manual por parte del jefe de departamento. Como usar el manual: el manual consta de 7 secciones y el usuario deber mantenerlo actualizado y devolverlo cuando deje de prestar sus servicios a la empresa. POLITICAS: Aqu se detallan los lineamentos a seguir por los usuarios en la toma de decisiones para el logro de objetivos en el rea. PROCESO DE RECLUTAMIENTO: Se establecen reglas a seguir en el proceso de reclutamiento: De requisicin: Para la requisicin del personal se da a conocer la vacante. De reclutamiento: Mediante este elemento la organizacin hace de personas totalmente ajenas a parte de la misma empresa y se recluta a las mas capaces. PROCESO DE SELECCIN: Aqu se obtiene y se elige al candidato con base en los requisitos especficos para el puesto a cubrir. Tcnicas para la seleccin: Se deber recurrir al uso de tcnicas como anlisis de puestos y descripcin y perfiles del puesto. Elementos para la seleccin: Solicitud de empleo, la entrevista, las pruebas diversas, etc. PROCEDIMIENTOS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN: Aqu se describen los procedimientos para la actividad operativa de reclutamiento y seleccin, y se establecen las normas de funcionamiento bsicas a las que sus miembros debern ajustarse. MANUALES DE ORGANIZACIN Desde el punto de vista administrativo lo ideal de toda organizacin pequea, mediana o grande disponga de una forma de descripcin. Que sea fcil de entender tanto para un directivo como para los empleados de menor rango y aun para personas ajenas a la organizacin. Los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura organizacional de la empresa, sealando los puestos y la relacin que ah entre ellos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, y las funciones y las actividades de las unidades orgnicas de la empresa. Contienen por lo general, graficas de organizacin y descripcin de puestos. Un manual de organizacin complementa con mas detalles la informacin que bosqueja un organigrama.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN El manual de organizacin es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especificas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. Los objetivos del manual de organizacin son: Presentar una visin del conjunto de la organizacin Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y evitar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo Evitar la repeticin de instrucciones para ahorrar tiempos y esfuerzos en la ejecucin del trabajo Facilitar el reclutamiento y seleccin del personal Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humano y materiales IMPORTANCIA DE MANUALES DE ORGANIZACIN Algunos manuales solo contienen organigramas, otros tambin graficas y material en el q se indican: Los objetivos de la empresa Los canales de comunicacin Las bases por las que se diseo la estructura orgnica ( por procesos, por produccin, por funciones, etc.) Las relaciones del personal con autoridad de lnea o asesora Los deberes y responsabilidades de cada puesto especifico. Un manual de organizacin es el producto final tangible de la planeacin organizacional. En la medida que el manual contenga los aspectos antes indicados la alta gerencia manifiesta su responsabilidad para organizar los recursos humanos e indicar donde y quien debe hacer el trabajo. Cuando no se cuenta con el manual de organizacin, o cuando se dispone de uno, pero no esta actualizado o solo contiene graficas, es de suponer que la planeacin de la organizacin no se realiz de manera sistemtica. TIPOS DE MANUALES Este manual pude clasificarse con base a varios criterios, como sea de ampliacin, contenido, grado de detalle y personal al que va dirigido. En este caso se considero el primer criterio enunciado. Manuales generales de organizacin: son aquellos que abarcan toda una empresa. Estos manuales contienen una parte que incluyen los antecedentes histricos de la empresa. Manuales especficos de organizacin: son los que se ocupan de una funcin operativa, un departamento en lo particular o una seccin en la organizacin. Contiene un aparato referente a la descripcin de puestos. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANZACION:

El contenido de un manual de organizacin vara segn el tipo y la cantidad de material que se desea detallar, en este caso incluyen variantes de pudieran presentarse para manuales mas especficos. Los apartados q deber contener un manual de organizacin como requisito mnimo son los siguientes: 1. Identificacin 2. ndice 3. Introduccin * Objetivo del manual * mbito de aplicacin * Autoridad * Como usar el manual? 4. Directorio 5. Antecedentes histricos 6. Base legal (en caso de organismo publico) 7. Organigrama 8. Estructura funcional

IDENTIFICACION

En este apartado del manual se deber indicar, en primer termino, los datos siguientes: Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente Titulo o extensin del manual (general o especifico) Lugar y fecha de publicacin Numero de revisin, en su caso Unidad orgnica responsable de su expedicin INDICE Consiste en una relacin de las partes que conforman el documento; es decir, la versin pulida de su esquema, en la que se incluyen los numero de formato de referencia. Para desarrollar una tabla de ndice de un manual se debe: Proporcionar detalles. Una tabla de contenido no debe limitarse a enunciar los encabezados de las secciones, tambin deben incluir los conceptos o temas que se incluyan en cada seccin. Dar referencia apropiada para cada concepto de la tabla de contenido. Dicha referencia puede ser numrica o alfanumrica Usar espacios en blanco o maysculas para indicar las relaciones entre los conceptos de la tabla. Se debe usar amplios espacios para que los usuarios encuentren con facilidad los temas en la tabla Colocar las referencias de formato a la izquierda de los temas incluidos. De esta manera los usuarios pueden enlazar mas fcilmente los conceptos con sus nmeros de referencia. Usar mini tablas de contenido para ayudar a los usuarios. Una mini tabla de contenido enuncia todos los temas de determinada seccin y se coloca al principio de cada una de estas. INTRODUCCION Es importante q la introduccin sea breve, ya que si es larga, rebuscada y pomposa, los usuarios casi siempre casi supondrn que todo el manual esta redactado de la misma forma y no proseguirn la lectura. En la introduccin no se debe describir de manera detallada la evolucin del manual ni la filosofa del organismo. En lugar de ello hay que indicar brevemente al usuario el tema del manual, como les afecta y como pueden usarlo. La introduccin depende del tipo de manual que se este preparando. DIRECTORIO Este apartado debe contener una relacin de los funcionarios principales comprendidos en el rea descrita en el manual general; pueden incluirse los miembros que integran el consejo de administracin o su equivalente. ANTECEDENTES HISTORICOS En esta seccin se debe escribir la gnesis del organismo o la unidad orgnica descrita en el manual, se debe indicar la ley o decreto por el que este se creo (en el caso de organismos pblicos) e incluir una mencin de la informacin sobresaliente acerca de su desarrollo histrico. BASE LEGAL (EN EL CASO DE ORGANISMOS PUBLICOS) Este apartado debe contener una relacin de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad si es un manual general, o de las unidades administrativas que comprende si es uno especfico, asi como las dems atribuciones aplicables al organismo en funcin de sus actividades. Se recomienda la relacin de las disposiciones jurdicas sigan un orden jerrquico como el que se indica enseguida. Constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos o unidades administrativas del organismo social, con base a sus relaciones de jerarqua. Se recomienda realizar una codificacin de tal manera que sea posible visualizar los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia. ORGANIGRAMA Este apartado debe presentar la estructura orgnica y reflejar de manera esquemtica la posicin de las unidades administrativas que la componen, as como sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora.

ESTRUCTURA FUNCIONAL En este apartado se deben describir las actividades inherentes a cada uno de los cargos y unidades administrativas contenidas en la estructura orgnica que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes. Para que el usuario comprenda mejor, se recomienda lo siguiente: Que primero se indiquen los objetivos de la unidad administrativa de que se trate. Que los ttulos de los rganos sean los mismos que se sealen en el apartado de la estructura funcional. Que la descripcin de funciones siga el orden establecido de la estructura organizacional. Que la descripcin de las funciones inicie con un verbo en tiempo indefinido. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS INTRODUCCION Es muy importante que los procedimientos de operacin se registren por escrito y se pongan a disposicin del personal en un documento (manual). Este viene hacer una gua de trabajo que resultara muy valiosa. Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo rutinario. Los manuales de procedimientos son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna, en forma metdica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una unidad administrativa. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el quehacer institucional, se consideran elementos bsicos para la coordinacin, la direccin y el control administrativo, ya que facilitan la adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la organizacin. Los objetivos del manual de procedimientos son: a) Presentar una visin integral de como opera la organizacin. b) Precisar la secuencia lgica de los pasos que componen cada uno de los procedimientos. c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo. d) Describir grficamente los flujos de operaciones. e) Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporacin a su unidad orgnica. f) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. IMPORTANCIA DEL MAUAL DE PROCEDIMIENTOS La funcin del manual de procedimientos consiste en describir la secuencia lgica y cronolgica de las distintas operaciones, sealando quien, como, cuando, donde y para que se han de realizarse. La finalidad de describir los procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes reas de organizacin y orientar a los responsables de su ejecucin en el desarrollo de las actividades. Los manuales de procedimientos deben reservarse para informacin de carcter estable relacionada con la estructura procedimental de la organizacin. TIPOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS De manera general, por sus caractersticas diversas de los manuales de procedimientos pueden clasificarse en manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fabrica. Tambin pueden referirse a: Tareas y trabajos individuales; por ejemplo, como operar una maquina de contabilidad. Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operacin de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento y se leccin de personal. Practicas generales en un rea determinada de actividad; por ejemplo, el manual de procedimiento de ventas, los manuales de produccin y el manual de finanzas. O bien se pueden clasificar, con base a su mbito de aplicacin y alcances, en manuales de: Procedimiento general. Es aquel que contiene informacin sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organizacin o en mas de un sector administrativo. Procedimiento especifico. Son aquellos que contienen informacin sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propsito de cumplir de manera sistemtica con sus funciones y objetivos. De lo anterior podemos deducir que un manual de procedimientos es el documento de los como: Como dar de alta o de baja a una persona de la organizacin.

Como agregar una cuenta nueva al libro mayor general. Como atender y resolver reclamaciones de los clientes.

COMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El primer paso para elaborar un manual de procedimientos es determinar lo que se desea lograr. Para ello el analista deber hacer las siguientes preguntas: Cul es el objetivo del organismo al crear el manual de procedimientos? Qu beneficios proporcionara el manual de procedimientos? Que espero lograr o que mi departamento logre con el manual de procedimientos? CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Una regla respecto al contenido de manuales establece que un manual solo debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables. Desde luego, es muy importante dejar claro que un manual de procedimientos no debe de estar sobrecargado de elementos superfluos que reduzcan considerablemente su valor operativo. En otras palabras, la sencillez y la profundidad deben ser las caractersticas que inspiren su programacin. De estas breves anotaciones se puede comprender lo difcil que es abarcar en una formula todos los elementos que deben aparecer en cada apartado del manual. Sin embargo, existe una serie de elementos que deben considerarse requisito mnimo para cualquier documento de esta ndole. Por ejemplo: 1. ndice 2. Introduccin * Objetivos del manual * Alcance * Como usar el manual * Revisiones y recomendaciones 3. Organigramas - Interpretacin de la estructura orgnica, en la cual se explican aspectos como: * Sistema de organizacin (lineal, funcional, etc.) * Tipo de departamentalizacin (geogrfica, por producto, etc.) * Relacin entre el personal con autoridad de lnea y asesora 4.Graficas * Diagramas de flujo 5. Estructura procedimental * Descripcin narrativa de los procedimientos. 6. Formas * Formas empleadas (por lo general, planeadas) * Instructivo. GRAFICAS En este apartado se presentan los procedimientos de manera grafica, siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado procedimiento o el recorrido de las formas o los materiales. Diagrama de flujo. La tcnica utilizada para representar grficamente los procedimientos se denomina diagrama de flujo. Es idneo para representar el flujo de los pasos de un procedimiento. Los diagramas muestran desde las unidades administrativas que intervienen (procedimiento detallado). Cada operacin o paso descrito puede indicar adems el equipo que se utilice en cada caso. Se emplean principalmente en el anlisis de los procedimientos, sin embargo, presentado en forma sencilla y accesible en el manual, proporcionan una descripcin sinttica de conjunto, que facilita la comprensin de los mismos. Cuando se usen los diagramas de flujo en los manuales se recomienda usar la menor cantidad de smbolos. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL En este apartado de debern presentar por escrito, de manera narrativa y secuencial, cada uno de los pasos q hay q realizar dentro de un procedimiento, explicando en que consisten, como, cunado, con que, donde y en que se llevan acabo, e indicando las unidades administrativas responsables de su ejecucin.

FORMAS Una forma no es mas que un objeto que tiene impresa informacin esttica con espacio en blanco para asentar con informacin variable. Las formas son realmente un apoyo en el que se pueden recabar, de manera sistemtica y coordinada, datos e informacin. Su creacin se justifica si el trabajo de correlacin se facilita con una forma de diseo uniforme, provista de aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotacin de los datos obtenidos. MANUALES DE POLITICAS INTRODUCCION Qu es un manual de polticas? Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que probablemente se presenten en determinadas circunstancias. Por ejemplo, una poltica es promover al personal con base a sus mritos. Como se ve, la poltica establece la gua, pero no dice quien ser promovido. Podemos concluir que las polticas no son otra cosas que una actitud de alta gerencia. Las polticas establecen lneas de gua, un marco en el que el personal operativo pueda obrar para balancear las actitudes y objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo social. OBJETIVOS DEL MANUAL DE POLITICAS Una poltica es una actitud, estas actitudes deben ser comunicadas de manera continua A todos los niveles jerrquicos, si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan. Un manual de polticas persigue los siguientes objetivos: a) Presentar una visin de conjunto de la organizacin, para la administrarla en forma adecuada. b) Precisar expresiones generales para llevar acabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. c) Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. d) Orientar e informar al personal. e) Facilitar la de descentralizacin al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a seguir en la toma de decisiones. f) Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLITICAS La importancia de un manual de polticas radica en su calidad de recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal. Puede ayudar a establecer polticas y procedimiento, o proporcionar soluciones rpidas a los malentendidos y mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos de los organismos. Por otro lado, el manual de polticas libera a los administradores o gerentes de tener que repetir informacin, explicaciones, o instrucciones similares. De lo antes expuesto podemos concluir que en toda accion administrativa la comunicacin tiene una importancia vital , y los manuales administrativos constituyen una herramienta de comunicacin muy importante en el quehacer administrativo. El manual de polticas se relaciona prcticamente con todos los dems tipos manuales y su importancia radica en que puede influir sobre ellos. VENTAJAS DE LOS MANUALES DE POLTICAS Las polticas escritas tienen las siguientes ventajas: 1. Requieren que los administradores se apoyen en ellos y determinen que acciones se tomaran en diversas circunstancias. 2. Proporcionan un panorama general de accin para muchos asuntos, de modo que solo los asuntos poco comunes o inesperados requieren la atencin de los altos directivos. 3. Proporcionan un marco de accin en el cual el administrador puede operar libremente. 4. Ayuda a asegurar un tarto equitativo para todos los empleados. 5. Generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles. 6. Son fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar su puesto a nuevos empleados. 7. Facilitan el desarrollo de las autoridades administrativas.

TIPOS DE MANUALES DE POLTICAS Manuales generales de polticas. Son aquellos que abarcan todo el organismo social. Incluyen, como elementos primarios, aquellas disposiciones generales con tipo fijo, las cuales cada rea establece en forma unilateral a efectos de sus propias responsabilidades y actividad funcional. Manuales especficos de polticas. Son los que se ocupan de una funcin operacional, un departamento o una seccin en particular. Se emplean para enfatizar las polticas bsicas de un rea especfica, que deben respetarse en sus labores especializadas.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLTICAS Es muy importante dejar claro que un manual de polticas no debe estar sobrecargado de apartados superfluos que reduzcan su valor operativo, se caracteriza por la sencillez y la profundidad. 1. ndice 2. Introduccin * Objetivos del manual * Alcance * Como usar el manual * Revisiones y recomendaciones 3. Organigrama 4. Declaracin de polticas DECLARACION DE POLTICAS En este apartado se deber presentar las polticas por escrito a seguir por cada una de las unidades administrativas de que se trate. Hay que recordar que las polticas escritas establecen limites o marcos de referencia en las que el personal puede actuar en forma equilibrada de acuerdo con los objetivos y actitudes.

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