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ASAMBLEA NACIONAL

DIVISIN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO

Managua, Septiembre 2010

CAPITULO I

NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO


1.

CONTENIDO Generalidades ................................................................................................................................... 1 1.1 1.2 Introduccin ............................................................................................................................... 1 Fundamento de la Asamblea Nacional ................................................................................... 3 Fundamento legal ..................................................................................................................... 5 Concepto de NTCI ..................................................................................................................... 5 Objetivos de las NTCI ............................................................................................................... 5 Fundamento para el desarrollo y ajuste de las NTCI .............................................................. 5 Compatibilidad de las NTCI ...................................................................................................... 6 Responsabilidades .................................................................................................................... 6 mbito de Aplicacin ................................................................................................................. 7 Definicin y Objetivos del Control Interno ................................................................................ 8 Conceptos Fundamentales sobre Control Interno ................................................................... 8 Forma de Ejecucin del Control Interno. ................................................................................ 11 Estructura del Control Interno ................................................................................................. 11 Sistema de control y fiscalizacin ........................................................................................... 12 Ambiente de Control ................................................................................................................ 13 Evaluacin de Riesgos ............................................................................................................ 13 Actividades de Control ............................................................................................................ 14 Informacin y Comunicacin................................................................................................... 16 Monitoreo ................................................................................................................................. 16 Normas Especficas de Ambiente de Control ........................................................................ 18 Normas Especficas de la Evaluacin de Riesgos ................................................................ 33 Normas Especficas de Actividades de Control ..................................................................... 37 Normas Especficas de Informacin y Comunicacin ........................................................... 49 Normas Especficas de Monitoreo .......................................................................................... 53 Certificaciones ......................................................................................................................... 59 Fuentes bibliogrficas ............................................................................................................. 59 Anexos ..................................................................................................................................... 59 39 MANUAL DE NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO

2.

MARCO LEGAL DE LAS NTCI ........................................................................................................ 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

3.

ASPECTOS TCNICOS................................................................................................................... 8 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO ...................................................................... 13 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

5.

NORMAS ESPECFICAS PARA LA ASAMBLEA NACIONAL ..................................................... 18 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

6.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................. 59 6.1 6.2 6.3

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1.

GENERALIDADES

1.1

INTRODUCCIN

La Contralora General de la Repblica en ejercicio de sus atribuciones como Organismo Rector del Sistema de Control de la Administracin Pblica y Fiscalizacin de los bienes y recursos del Estado, ha emitido las Normas Tcnicas de Control Interno, que entraron en vigencia a travs de los acuerdos No. 234 y 235 de Diciembre del ao 2004. En el Arto.2 del Acuerdo nico de esa misma fecha, establece que las Normas Tcnicas de Control Interno entrarn en vigencia a partir de su publicacin en la Gaceta, Diario Oficial y cada Institucin o Entidad deber emitir su correspondiente Manual de Normas Tcnicas. En cumplimiento de tal disposicin, la Junta Directiva de la Asamblea Nacional a travs de sus rganos correspondientes, ha procedido con el apoyo de una firma consultora, con financiamiento del PNUD, a la elaboracin y desarrollo del Manual de Normas Tcnicas de Control Interno ajustado a la Asamblea Nacional, el cual est en concordancia con las normas, disposiciones internas y procedimientos administrativos, el que deber constituir el marco de referencia mnimo obligatorio en materia de Control Interno y el instrumento de control para disear y ajustar los Sistemas de Administracin de la institucin. El control interno para estos efectos, se describe en el presente Manual como un macro proceso, que interacta en todos los sistemas de la administracin estableciendo parmetros normativos que est obligada a cumplir para garantizar el debido proceso, y que la implantacin y mantenimiento de ese proceso le corresponde a la mxima autoridad y a la totalidad de sus funcionarios y empleados. Es necesario que la Asamblea Nacional, formule en base a los parmetros que establecen las Normas Tcnicas de Control Interno descritas en el presente Manual, todas aquellas reglamentaciones y manuales necesarios para garantizar y ajustar todo el proceso administrativo, dentro de la premisa de que dicho proceso es cerrado y representa la naturaleza perpetua de las funciones de Direccin, Planeacin, Organizacin, Ejecucin, Seguimiento y Evaluacin. El Manual de Normas Tcnicas de la Asamblea Nacional est estructurado de acuerdo a las Normas Tcnicas de Control Interno emitidas por la Contralora General de la Repblica, y al marco integrado para control interno del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissins (COSO) que comprende cinco componentes o Normas Generales: Ambiente de Control; Evaluacin de Riesgos, Actividades de Control; Informacin y Comunicacin y Monitoreo. El contenido del Manual est estructurado en dos captulos: a) Captulo I. Aplicacin de las NTCI al Control Interno de la Asamblea Nacional, se aborda el Marco Legal relacionado con la operatividad de la institucin, los Aspectos Tcnicos del Control Interno, donde se definen conceptos, objetivos, principios bsicos aplicables a la institucin, as como los principios fundamentales de la Administracin Pblica y las Normas Especficas de Control, se presenta en forma grfica la estructura del Control Interno, sus componentes y objetivos. Captulo II, Normas Tcnicas aplicables a las Actividades de Control de los Sistemas de Administracin, se presentan en forma desagregada las Actividades de Control aplicables a los Sistemas de Administracin, que comprenden: Organizacin
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b)

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Administrativa, Administracin de los Recursos Humanos, Planeacin y Programacin, Presupuesto, Administracin Financiera, Contabilidad Integrada, Contratacin y Administracin de Bienes y Servicios, Inversiones en Proyectos, Programas y Tecnologa de la Informacin. Para la conclusin de esta labor se aglutin y extract informacin de distintos manuales, reglamentos, leyes, proyectos y presentaciones en archivos electrnicos de las diferentes Unidades Administrativas de la Asamblea Nacional, entre otras: Adquisiciones, Informtica, Fortalecimiento Institucional, Divisin de Finanzas, Divisin de Recursos Humanos, Divisin de Servicios Administrativos, para lograr efectuar las adecuaciones y ajustes con respecto a la institucin, la cooperacin de los mismos ha sido determinante en la obtencin de los resultados que se traducen en el presente Manual.

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1.2

FUNDAMENTO

DE LA ASAMBLEA NACIONAL

En 1987 entra en vigencia la Constitucin Poltica de Nicaragua, y establece que Nicaragua es una repblica democrtica, participativa y representativa, sus rganos de gobierno son: el Poder Legislativo, el Poder Ejecutivo, el Poder judicial y el Poder Electoral. La finalidad la Asamblea Nacional1,. La Asamblea Nacional es el rgano que ejerce el Poder Legislativo, subordinndose nicamente a los intereses supremos de la nacin. De conformidad con el artculo 40, prrafo segundo de la Ley No. 606, Ley Orgnica del Poder Legislativo de la Repblica de Nicaragua, el Presidente de la Asamblea Nacional es la mxima autoridad administrativa y como tal, dirige el funcionamiento de este poder del Estado. Son rganos de la Asamblea Nacional: a) El Plenario. b) La Junta Directiva. c) La Presidencia. d) La Secretara de la Junta Directiva. e) Las Comisiones. f) Las Bancadas Parlamentarias. Son rganos auxiliares de la Asamblea Nacional: a) La Direccin General de Asuntos Legislativos; b) La Divisin General de Asuntos Administrativos; y c) La Unidad de Auditora Interna. Junta Directiva de la Asamblea Nacional: La Asamblea Nacional est presidida por una Junta Directiva compuesta de un Presidente, tres Vicepresidentes y tres Secretarios. El perodo de las dos primeras Juntas Directivas es de dos legislaturas y de la tercer Junta Directiva ser de una legislatura. La Presidencia: Es un rgano unipersonal que lo desempea el Presidente de la Asamblea Nacional durante el perodo de su eleccin. El Presidente es el representante del Poder Legislativo, preside la Asamblea Nacional y la Junta Directiva, dirige y garantiza el funcionamiento de la Asamblea Nacional en su calidad de mxima autoridad administrativa, administra el presupuesto y nombra al personal de acuerdo con la ley y las normativas aprobadas por el Plenario de la Asamblea Nacional.

1 Art. 132.Constitucin poltica de Nicaragua 3

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Direccin General de Asuntos Legislativos. rgano auxiliar encargado de prestar la asesora legislativa, jurdica, econmica y de cualquier ndole, a los rganos de la Asamblea Nacional, Plenario, Junta Directiva, Presidencia, Secretara, Comisiones y Diputados. Est dirigida por un Director General, nombrado por la Junta Directiva a propuesta del Presidente de la Asamblea Nacional. Divisin General de Asuntos Administrativos. rgano auxiliar responsable de garantizar a los rganos de la Asamblea Nacional y a los Diputados de la Asamblea Nacional, los servicios materiales y tcnicos que fueren necesarios para el apropiado desempeo de sus funciones. Est dirigida por un Director General, nombrado por la Junta Directiva a propuesta del Presidente de la Asamblea Nacional.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2. 2.1 MARCO LEGAL DE LAS NTCI FUNDAMENTO


LEGAL

Las NTCI fueron actualizadas por la CGR, con base en la estructura propuesta por INTOSAI, que se fundamenta en el Informe COSO2; el cual ha sido incorporado por un nmero importante de Instituciones Superiores de Auditora (ISAs), en Amrica Latina. La Contralora General de la Repblica (CGR) es el Organismo Superior de Control3 dotado de independencia y autonoma, con mbito nacional, que tiene a su cargo: la rectora del Sistema de Control de la Administracin Pblica y la Fiscalizacin de los bienes y recursos del Estado y en cumplimiento de sus funciones ha desarrollado las NTCI, que sirvieron de base para la elaboracin de la Normas que regirn en la Asamblea Nacional. 2.2 CONCEPTO DE NTCI

Nivel mnimo de calidad o marco general requerido para el Control Interno (CI) del Sector Pblico y proveen las bases para que los Sistemas de Administracin (SA) y las Unidades de Auditora Interna (UAI) puedan ser evaluados. Constituyen el marco de referencia mnimo obligatorio en materia de control interno, para que la Administracin Pblica prepare los procedimientos y reglamentos especficos. 2.3 1. 2.OBJETIVOS DE LAS NTCI Servir de marco de referencia para disear y/o ajustar los SA de cada Entidad y las UAI, lo cual implica la preparacin de reglamentos especficos que incorporen estas Normas. Servir de instrumento para la evaluacin tanto del diseo como del funcionamiento de los SA y de las UAI, en funcin del CI, y por consiguiente, suministrar bases objetivas para definir el grado de responsabilidad de los Servidores Pblicos en relacin con la aplicacin de las Normas. FUNDAMENTO PARA EL DESARROLLO Y AJUSTE DE LAS NTCI

2.4

De acuerdo con lo que establece el Arto. 154 de la Constitucin Poltica, La Contralora General de la Repblica (CGR) es el Organismo Rector del Sistema de Control de la Administracin Pblica y fiscalizacin de los bienes y recursos del Estado. Dentro de ese esquema legal, el Arto. 30 de la Ley Orgnica de la CGR4, establece que le compete a este organismo expedir las Normas Tcnicas de Control Interno como disposiciones fundamentales que regularn el control interno en las Entidades y Organismos del sector pblico. De acuerdo con lo anterior, la CGR en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales ha desarrollado las NTCI que se transcriben en el presente documento.

2 "INFORME COSO", publicado en EE.UU. en 1992, surgi como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes sobre Control Interno. Plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING cre en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El grupo esta constituido por representantes de las siguientes organizaciones: American Accounting Association (AAA), American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), Financial Executive Institute (FEI), Institute of Internal Auditors (IIA), Institute of Management Accountants (IMA). 3 Arto. 6 Competencia de la CGR, Ley 681 4 Ley No 681 publicada 16 de Junio del ao dos mil nueve

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Segn el Arto. 104. de la Ley Orgnica de la CGR, los Directores o jefes de unidades administrativas de las entidades y organismos pblicos tienen entre sus deberes y atribuciones: 1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y dems disposiciones expedidas por la Contralora General de la Repblica o por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 2. Aplicar el Componente de Control Interno; y, 3. Colaborar con los auditores gubernamentales y aplicar las medidas correctivas que les correspondiere. 2.5 COMPATIBILIDAD DE LAS NTCI

De igual forma, expresa que en el marco de las normas, polticas, regulaciones, reglamentos, disposiciones y ms instrumentos indicados, cada institucin del Estado, cuando considere necesario, dictar las normas, las polticas y los manuales especficos para el control de las operaciones a su cargo. La Contralora General de la Repblica, verificar la pertinencia y la correcta aplicacin de las mismas. Por tanto, la institucin y los Responsables de la misma, debern cumplir y hacer cumplir, las NTCI, en lo siguiente: El presente Manual de Normas Tcnicas de Control Interno de la Asamblea Nacional, est ajustado a las NTCI y deber ser el patrn o parmetro contra el cual se deber medir la calidad y fortaleza de los Sistemas de Administracin y de la Unidad de Auditora Interna. Se deber autoevaluar peridicamente los Sistemas Administrativos (SA) y la Unidad de Auditora Interna (UAI), introduciendo los cambios necesarios para su mejoramiento continuo, en el entendido que el control interno es un proceso constante y no una situacin en el tiempo. Se debe facilitar tanto a la Unidad de Auditora Interna como a los delegados de la Contralora General de la Repblica (CGR), la informacin que les permita establecer la existencia y funcionamiento de las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI), en los Sistemas Administrativos. Se debe remitir informacin a la Contralora General de la Repblica (CGR), respecto al avance de las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI), en sus Sistemas Administrativos (SA), y de la Unidad de Auditora Interna (UAI).

2.6

RESPONSABILIDADES

Como parte de los deberes y atribuciones5 las mximas autoridades de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica son responsables de los actos y resoluciones emanados de su autoridad o aprobados por ellos, expresa o tcitamente; son responsables tambin por suspender la ejecucin de las leyes, por no cumplirlas fielmente a pretexto de interpretarlas, por lo cual tienen el deber de:

5 Arto. 103. Mximas autoridades y titulares, Ley 681. 6

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 1. Establecer los indicadores de gestin y otros factores necesarios para evaluar el cumplimiento de los fines y objetivos propios de sus entidades u organismos; 2. Colaborar y disponer la cooperacin del personal a su cargo con los auditores gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas en las recomendaciones de auditora; 3. Informar de inmediato a la Contralora General de la Repblica cuando se crearen, modificaren substancialmente o se concluyeren programas o proyectos; 4. Asegurar la implantacin, funcionamiento y actualizacin de los sistemas de administracin y de control interno; y 5. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y dems disposiciones expedidas por la Contralora General de la Repblica o por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Los directores o jefes de las unidades administrativas de las entidades y organismos pblicos tienen los siguientes deberes y atribuciones6: 1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y dems disposiciones expedidas por la Contralora General de la Repblica o por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 2. Aplicar el Componente de Control Interno. 2.7 MBITO DE APLICACIN

Las NTCI constituyen el marco de referencia mnimo obligatorio en materia de Control Interno, para que el Sector Pblico prepare los procedimientos y reglamentos especficos para el funcionamiento de sus Sistemas de Administracin y el control de las Unidades de Auditora Interna (UAI). Estas Normas aplican en todos los aspectos de la planeacin, programacin, organizacin, funcionamiento y evaluacin de la Asamblea Nacional de Nicaragua. Incluye los Controles Internos incorporados en los Sistemas de Administracin para planificar y programar, organizar, ejecutar y controlar las operaciones y las Unidades de Auditora Interna (UAI). Se excepta el control externo posterior, el cual se desarrolla con las metodologas previstas en las NAGUN.

6 Arto. 104. Ley 681, Titulo VI Deberes y atribuciones 7

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3. ASPECTOS TCNICOS. 3.1 DEFINICIN Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

La siguiente definicin y otros conceptos generalmente aceptados, proveen los fundamentos de las NTCI. El Control Interno es un proceso diseado y ejecutado por la Administracin y dems personal de una Entidad, para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de los objetivos siguientes: a) b) c) Administracin eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado Confiabilidad de la rendicin de cuentas Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La categora del objetivo de administracin eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado, en lo que concierne a la Asamblea Nacional, deber estar relacionada con las metas y objetivos as como con el uso de los recursos, lo cual conlleva a la proteccin de los activos y a la prevencin de errores e irregularidades. El control interno contribuye a la defensa y proteccin de los activos y a la prevencin y descubrimiento de errores e irregularidades, es sinnimo de control gerencial y ayuda a la Administracin Pblica a lograr los resultados deseados, debiendo considerar para estructurar los siguientes elementos: 1. Separacin de funciones de operacin, custodia y registro. 2. Dualidad o plurilateral de personas en cada operacin: es decir, en cada operacin de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas. 3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. 4. El trabajo de empleados ser de complemento y no de revisin. 5. La funcin de registro de operaciones ser exclusivo de la oficina de contabilidad.

3.2

CONCEPTOS FUNDAMENTALES SOBRE CONTROL INTERNO

En la definicin de Control Interno se destacan los siguientes aspectos, que en el enfoque de control interno gubernamental es visto como:

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Proceso. El Control Interno en la Asamblea Nacional debe ser visto como una serie de acciones que se incorporan en las actividades de la institucin constituyendo un proceso llevado a cabo por la Junta Directiva y dems Responsables, habindose diseado para proporcionar una seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos institucionales, como un medio para alcanzar un fin, no constituyendo un fin en s mismo. El control interno en la Asamblea Nacional debe ser el instrumento que seale al personal sus responsabilidades y lmites de autoridad, as como la vinculacin que debe existir entre los deberes del personal y la forma en que ellos deben desempearlos, de acuerdo a los objetivos de la Asamblea Nacional. Cada individuo dentro de la organizacin tiene algn rol respecto al control interno. Dentro de la perspectiva en que puede ser observado el Control Interno en la Asamblea Nacional, se destacan las siguientes situaciones. a) b) La Junta Directiva y la Presidencia de la Asamblea Nacional son responsables de la implantacin y mantenimiento del control interno de la institucin. Por ser necesario que todas las actividades que realiza la institucin dentro de su desempeo estn sujetas a condiciones de control, la ejecucin del mismo ser inherente a todos los empleados y funcionarios de la institucin.

i.

ii.

Personas. Es la Mxima Autoridad quien establece los objetivos, los llevan a cabo, disean y ejercen los controles necesarios, entonces el Control Interno forma parte de los procesos bsicos de la administracin, planeacin, ejecucin y monitoreo y se encuentra integrado en ellos, de tal manera que debe ser ejecutado en la institucin por todas las personas que participan u ostentan puestos y el conjunto de manuales, polticas y procedimientos son nicamente instrumentos para operativizarlos, no siendo la existencia de los mismos, la garanta de que se cuenta con un efectivo control interno. El control interno debe ser el que seale al personal sus responsabilidades y lmites de autoridad, as como la vinculacin que debe existir entre los deberes del personal y la forma en que ellos deben desempearlos, de acuerdo a los objetivos de la institucin.

Seguridad Razonable. Cada individuo dentro de la organizacin de la Asamblea Nacional, tiene algn rol respecto al control interno, no obstante y bajo la premisa de que no existe sistema infalible, ningn sistema har por siempre lo que se espera que haga; es preciso mantenerlo y fortalecerlo constantemente. Al disear el Control Interno, se debe estar consciente que la probabilidad de conseguir los objetivos, est afectada por las limitaciones inherentes a todos los Sistemas Administrativos, a las que se debe estar alerta, tales como: a. Los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos. b. Las personas responsables del establecimiento de controles necesitan considerar sus costos y beneficios relativos. c. El fracaso puede provenir de fallas humanas tales como errores o irregularidades o la capacidad de la Administracin para desbordar su propio Sistema. d. Errores por mala interpretacin, negligencia, distraccin o fatiga. e. Inobservancia por el alto nivel de la institucin a las polticas o procedimientos prescritos.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA f. Colusin.

g. Costo Beneficio Objetivos. Estos pueden ser como un todo para la Entidad o especficos para las actividades y se ubican dentro de tres categoras que sitan el nfasis en aspectos separados del Control Interno: a. Operacionales, relacionados con el uso eficaz, eficiente y transparente de los recursos de la Asamblea Nacional. b. Rendicin de Cuentas, relacionada con la preparacin de estados financieros, ejecucin presupuestal y otra informacin financiera, operativa, etc., confiable y oportuna. c. Cumplimiento, relacionado con el acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables por parte de la Asamblea Nacional. Principios. La estructura del sistema de control interno debe basarse, al menos en los siete principios que rigen a la Administracin Pblica siendo stos: Equidad, tica, Eficacia, Eficiencia, Economa, Rendicin de Cuentas y Preservacin del Medio Ambiente, los cuales deben de prevalecer, en su aplicacin prctica, en la Asamblea Nacional. a) Equidad, las operaciones deben estar orientadas hacia el inters general, sin privilegios otorgados a personas o grupos especiales. b) tica, las operaciones deben ser realizadas no slo acatando las Normas Constitucionales y Legales, sino los principios ticos o de conducta que deben regir a la sociedad. c) Eficacia, se debe disponer de planes estratgicos y de accin en los cuales se identifiquen claramente objetivos y metas para el corto, mediano y largo plazo. d) Eficiencia, se debe definir procesos de trabajo que soporten los objetivos y metas, en la bsqueda permanente de ptimos resultados a costos razonables. e) Economa, que los resultados se obtengan a un costo razonable, es decir que se consigan las mejores opciones financieras sin afectar la calidad. f) Rendicin de cuentas, obligacin de los Servidores Pblicos de revelar en forma oportuna y confiable el cumplimiento de sus responsabilidades y de administrar en forma transparente la informacin que se utiliza, para el anlisis de su gestin pblica. g) Preservacin del medio ambiente, se deben organizar las operaciones con una firme orientacin hacia la preservacin, conservacin y recuperacin del medio ambiente y de los recursos naturales.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3.3 FORMA DE EJECUCIN DEL CONTROL INTERNO7.

a) Control Interno Previo. Conjunto de mtodos y procedimientos diseados en los procesos de operacin y aplicados antes de que se autoricen o ejecuten las operaciones o actividades o de que sus actos causen efecto, con el propsito de establecer su legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad, en funcin de los fines, programas y presupuestos de la Asamblea Nacional. Los servidores pblicos responsables de las operaciones, en cada una de las Unidades Organizacionales de la Entidad, debern ejercer el Control Interno Previo. Los sistemas de administracin deben contemplar en los procedimientos que se utilizan para tramitar las operaciones, normas especficas para asegurar que al tiempo que se cumplen las transacciones, se obtiene seguridad de que se alcanzan los resultados esperados. En ningn caso la Unidad de Auditora Interna, ni personas o Entidades externas, ejercern controles previos. Tampoco podr crearse una Unidad especfica con tal propsito. b) Control Interno Posterior. Lo ejercen los Directores o Ejecutivos de cada Unidad Administrativa de la Asamblea Nacional. Sern los responsables sobre las metas, objetivos o resultados alcanzados por las operaciones o actividades bajo su directa competencia, con el propsito de evaluarlas para mejorarlas en el futuro. El sentido de posterior no debe entenderse como alejado del tiempo real en que ocurren las operaciones. c) Control interno posterior ejercido por las Unidades de Auditora Interna8. Es la evaluacin independiente de los sistemas de administracin e informacin y de los controles internos incorporados a ellos, as como del examen financiero y operacional efectuado con posterioridad a la ejecucin de las operaciones y actividades de cualquier unidad administrativa o de forma integral en la Asamblea Nacional. Se ejercer mediante la Auditora Gubernamental utilizando las Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua. 3.4 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Se denominar estructura de control interno de la Asamblea Nacional, al conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de la entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estn logrndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura slida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. La estructura de control interno debe proporcionar seguridad razonable de que los objetivos del control interno han sido logrados, pero se debe procurar que el costo del control interno, no exceda el beneficio que se espera de l. De acuerdo a lo establecido por la Contralora General de la Repblica, en disposiciones de Agosto 2004, publicadas en La Gaceta, Diario Oficial, No. 234 del 1 de Diciembre del 2004, la estructura (tambin denominado sistema) de control interno requiere de los siguientes componentes:

7 Arto. 35 Forma de ejecucin del control interno, Ley 681. 8 dem. Arto. 36 11

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E+E

Componentes Control Componentes dede Control Interno Interno


Ambiente de Control Evaluacin de Riesgos Actividades de Control Informacin y Comunicacin Monitoreo

3.5

SISTEMA DE CONTROL Y FISCALIZACIN9

Se entiende por sistema de control de la Administracin Pblica y fiscalizacin de los bienes y recursos del Estado, el conjunto de rganos, estructuras, recursos, principios, polticas, normas, procesos y procedimientos, que integrados bajo la rectora de la Contralora General de la Repblica, interactan coordinadamente a fin de lograr la unidad de direccin de los sistemas y procedimientos de control y fiscalizacin que coadyuven al logro de los objetivos generales de los distintos entes y organismos sujetos a esta Ley, as como tambin al buen funcionamiento. El sistema de control y fiscalizacin tiene como objetivo fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente sus funciones logrando la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos, a fin de que stos sean utilizados para los programas debidamente autorizados y est integrado por: 1. 2. 3. 4. La Contralora General de la Repblica. Las unidades de auditora interna de las entidades sujetas a esta ley. Las mximas autoridades y los niveles directivos y gerenciales de las entidades sujetas a la ley. Las Firmas de Contadores Pblicos Independientes, cuando son delegadas por la Contralora General de la Repblica para realizar cualquier tipo de auditora.

9 dem Arto. 28 Captulo I, Sistema de control y fiscalizacin 12

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 4. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO Ambiente de Control Evaluacin de Riesgos Actividades de Control Informacin y Comunicacin Monitoreo AMBIENTE DE CONTROL

4.1

La Junta Directiva, la Presidencia y dems funcionarios de la Asamblea Nacional deben establecer y mantener un ambiente adecuado mediante el cual se logre una actitud positiva de respaldo hacia el control interno, creando conciencia en sus colaboradores sobre los beneficios del control para el logro de los objetivos de la Administracin. El ambiente de control es fundamental para las dems normas, provee estructura y disciplina as como un clima apropiado que influye en la calidad del control interno en su conjunto. Tiene una influencia general en la manera en que se establecen las estrategias y objetivos y en la manera en que las actividades de control son diseadas. El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de la Asamblea Nacional desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este ltimo imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Fija el tono de la organizacin y, sobre todo, provee disciplina a travs de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de all deviene su trascendencia, pues como conjuncin de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de polticas y procedimientos efectivos en la organizacin. Los principales factores del ambiente de control son: La filosofa y estilo de la direccin y la gerencia. La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimientos. La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y objetivos establecidos. Las formas de asignacin de responsabilidades y de administracin y desarrollo del personal. El grado de documentacin de polticas y decisiones, y de formulacin de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento. EVALUACIN DE RIESGOS

4.2

Deben identificarse y analizarse los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos de la Asamblea Nacional, de tal forma que se disponga de una base para administrarlos. El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluacin de riesgos, si bien no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para su funcionamiento.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evala la vulnerabilidad del sistema, para ello debe adquirirse un conocimiento prctico de la entidad y sus componentes que permita identificar los puntos dbiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organizacin (internos y externos) como de la actividad. Los objetivos de control deben ser especficos, adecuados, completos, razonables e integrados a los objetivos globales de la Asamblea Nacional y una vez identificados, el anlisis de los riesgos incluir: Una estimacin de su importancia / trascendencia. Una evaluacin de la probabilidad / frecuencia. Una definicin del modo en que habrn de manejarse.

Existen circunstancias que pueden merecer una atencin especial en funcin del impacto potencial que plantean: 4.3 Cambios en el entorno. Redefinicin de la poltica institucional. Reorganizaciones o reestructuraciones internas. Ingreso de empleados nuevos o rotacin de los existentes. Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologas. Aceleracin del crecimiento. Nuevas actividades o funciones. ACTIVIDADES DE CONTROL

Se deben establecer y ejecutar actividades de control, para contribuir a la administracin de los riesgos en la consecucin de los objetivos de la Asamblea Nacional. Estas actividades pueden ser preventivas y/o de deteccin. Las acciones correctivas son necesarias para complementar las actividades de control interno con la intencin de que se efecten los ajustes correspondientes en los Sistemas de Administracin y estarn constituidas por los procedimientos especficos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevencin y neutralizacin de los riesgos. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos. Conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categoras: Las operaciones. La confiabilidad de la informacin financiera. El cumplimiento de leyes y reglamentos.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA A su vez en cada categora existen diversos tipos de control: Preventivo / Correctivos. Manuales / Automatizados o informticos. Gerenciales o directivos.

En todos los niveles de la organizacin existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debindose para ello explicitar claramente tales funciones. Los avances tecnolgicos requieren una respuesta profesional calificada y anticipada desde el control, es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologas de informacin, pues stas desempean un papel fundamental en la gestin, destacndose el procesamiento de datos, la adquisicin, implantacin y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. Tipos de Actividades de Control Los tipos de actividades de control en la Asamblea Nacional deben incluir desde controles preventivos a controles de deteccin y correctivos, controles manuales, controles informticos y controles de direccin, agrupndose de la forma siguiente: Anlisis efectuados por la direccin.- Los resultados obtenidos se analizan comparndolos con presupuestos, previsiones y resultados de ejercicios anteriores con el fin de evaluar en qu medida se estn alcanzando los objetivos. Gestin directa de funciones por actividades.- Los responsables de las diversas funciones o actividades revisan los informes sobre resultados alcanzados. Comprobacin de las transacciones Se aplican una serie de controles para comprobar la exactitud, totalidad, revisiones, cotejos, re clculos, anlisis de consistencia, pre numeraciones y autorizacin de las transacciones. Proceso de informacin.-. Se controla el desarrollo de nuevos sistemas y la modificacin de los existentes, al igual que el acceso a los datos, archivos y programas informticos. Controles fsicos.- Los equipos, las inversiones financieras, la tesorera y otros activos son objeto de proteccin y peridicamente se someten a recuentos fsicos, arqueos, conciliaciones o recuentos, cuyos resultados se comparan con las cifras que figuran en los registros de control. Indicadores de rendimiento.- El anlisis combinado de diferentes conjuntos de datos (operativos o financieros) junto con la puesta en marcha de acciones correctivas, constituyen actividades de control. Segregacin de funciones.- Con el fin de reducir el riesgo de que se cometan errores o irregularidades, las tareas se reparten entre los empleados. Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Evaluacin de las Actividades de Control. Las actividades de control tienen que evaluarse en el contexto de las directrices establecidas por la direccin para afrontar los riesgos relacionados con los objetivos de cada actividad importante. La evaluacin, por lo tanto, tendr en cuenta si las actividades de control estn relacionadas con el proceso de evaluacin de riesgo y si son apropiadas para asegurar que las directrices de la direccin se cumplan. 4.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN

La informacin deber ser registrada y comunicada a la Mxima Autoridad y a otros estratos dentro de la Asamblea Nacional, en la forma y oportunidad que les permita cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las relacionadas con el Control Interno. La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores, permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La informacin operacional, financiera y de cumplimiento debe conformar un sistema para posibilitar la direccin, ejecucin y control de las operaciones, en ella se integran no slo datos generados internamente sino aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisin a travs de rutinas previstas a tal efecto. En vista que el sistema de informacin influye sobre la capacidad de la direccin para tomar decisiones de gestin y control, la calidad de aqul resulta de gran trascendencia y se refiere, entre otros, a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad. La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestin y control. Cada funcin ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno. El personal tiene que saber cmo estn relacionadas sus actividades con el trabajo de los dems, cules son los comportamientos esperados y de qu manera deben comunicar la informacin relevante que generen. 4.5 MONITOREO

Se debe evaluar en la Asamblea Nacional, el desempeo del Control Interno en el tiempo y asegurar que los hallazgos de auditora y otras revisiones sean atendidos correcta y oportunamente. Dado que el Control Interno es una actividad dinmica que tiene que ser adaptada continuamente segn los cambios y riesgos que la Asamblea Nacional tiene que enfrentar, el monitoreo del Sistema de Control Interno es totalmente necesario para asegurar que est a tono con los objetivos, el entorno, los recursos y el riesgo. Se debe asegurar que funciona adecuadamente, a travs de las siguientes modalidades de supervisin:

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA a) Con actividades continuas, incorporadas a las actividades normales y recurrentes que ejecutndose en tiempo real y arraigadas a la gestin, generan respuestas dinmicas a las circunstancias sobrevinientes. b) Con evaluaciones puntuales, que se efectan cuando el sistema muestra una alarma, su alcance y frecuencia estn determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que stos conllevan. Son ejecutados por los propios responsables de las reas (autoevaluacin), la auditora interna (incluida en el planeamiento o solicitada especialmente por la direccin), y los auditores externos. Responden a una determinada metodologa, con tcnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a travs de la comparacin con otros sistemas.
c) Mediante controles informales, stos aunque no estn documentados, se aplican

correctamente y son eficaces.

Incumbe a la direccin la existencia de una estructura de control interno idnea y eficiente, as como su revisin y actualizacin peridica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluacin de las actividades de control de los sistemas a travs del tiempo, pues toda organizacin tiene reas donde los mismos estn en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestin que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5. NORMAS ESPECFICAS PARA LA ASAMBLEA NACIONAL 5.1 NORMAS ESPECFICAS DE AMBIENTE DE CONTROL

Se refieren al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el cual se conoce como clima organizacional. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, igualmente, tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo. El ambiente de control es fundamental para el cumplimiento de las dems Normas, provee estructura y disciplina, as como el clima apropiado que influye en la calidad del control interno, los siguientes factores contribuyen a la creacin de un ambiente de control positivo: Integridad y valores ticos. Competencia del personal. Filosofa y estilo de operacin de la Administracin. Mxima Autoridad y Comit de Auditora. Auditora Interna.
5.1.1 Integridad y Valores ticos Norma Relacionada: La Mxima Autoridad y los Ejecutivos deben mantener un tono tico en la Organizacin, suministrando guas para la conducta apropiada, invalidando oportunidades para conductas no ticas e impartiendo la disciplina correspondiente. Los objetivos de una Entidad y la manera como se logren estn basados en preferencias, juicios de valor y estilos administrativos. Tales preferencias y juicios de valor trasladados a estndares de conducta reflejan la integridad de los Administradores y su compromiso con los valores ticos. Puesto que la buena reputacin se valora de la anterior forma, el estndar de conducta debe ir ms all del solo cumplimiento de la Ley. La sociedad espera ms que eso. Aunque la integridad y los valores ticos no se pueden garantizar mediante Leyes, Reglamentos, etc. El Sector Pblico Nicaragense como mnimo deber estructurar, divulgar y confirmar y evaluar el Cdigo de Conducta debidamente articulado con la Ley de Probidad de los Servidores Pblicos. Estructura del Cdigo de Conducta Mediante el Cdigo de Conducta la Mxima Autoridad, comunica a los Servidores Pblicos bajo su responsabilidad y en general, a la comunidad con la cual se relacionan, las siguientes polticas generales sobre prohibiciones o advertencias, sin perjuicio de otras que se consideren necesarias para coadyuvar a la transparencia de la gestin pblica: Conflicto de inters Aceptacin de regalos, agasajos y otros incentivos Oferta y entrega de regalos, agasajos y otros incentivos Confidencialidad y precisin de la informacin Uso de los activos de la Entidad Cuidado y vigilancia para la proteccin del medio ambiente Relaciones con la competencia y partes interesadas en hacer negocios con la Entidad (s aplica) Contribuciones a campaas polticas y donaciones Obligacin de revelar irregularidades

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Divulgacin y Confirmacin del Cdigo de Conducta Una vez terminado el Cdigo de Conducta se debe editar, debidamente firmado por la Mxima Autoridad. Cada Entidad tomar las medidas necesarias para que todos sus Servidores Pblicos reciban explicacin razonable sobre los objetivos, alcance y contenido del Cdigo de Conducta. En general el Cdigo de Conducta debe ser entregado a todos los Servidores Pblicos adscritos a una Entidad, teniendo el cuidado de obtener de cada uno de ellos certificacin formal, donde conste que conocen y entienden las polticas all sealadas y no se encuentran incursos en situacin alguna que les impida el cumplimiento de las mismas. Este procedimiento debe cumplirse cada vez que se contrate a un nuevo Servidor Pblico y se debe realizar para todos al menos una vez al ao. Evaluacin del Cdigo de Conducta y acciones relacionadas La Mxima Autoridad deber asignar en la Unidad Organizacional encargada de la Administracin de Recursos Humanos, la responsabilidad por la actualizacin y el manejo relativo a los asuntos del Cdigo de Conducta. Dicha Unidad se encargar de: Tramitar y coordinar las actualizaciones Evaluar e informar apropiadamente Verificar que se han tomado las acciones disciplinarias pertinentes, cuando se presente cualquier infraccin considerada importante. Ejecutar las medidas dentro de su mbito o competencia.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.1 Integridad y valores ticos

No.1) El Presidente de la Asamblea Nacional, los Responsables de Divisin y dems ejecutivos deben velar por que prevalezca la tica en el actuar de los funcionarios y empleados de la Asamblea Nacional, y deben suministrar guas de actuacin que contribuyan a la conducta apropiada, en donde la honestidad, la transparencia en las acciones que se desarrollan dentro de la institucin, deben ser la forma imperturbable de desarrollar el trabajo de cada quien, evitando conductas no ticas y guardando un buen comportamiento y la disciplina necesaria. No.2) Se deber elaborar un Cdigo de Conducta, articulado con la Ley 438, Ley de Probidad de los Servidores Pblicos y velar por que se estructure, divulgue, confirme y evale. No.3) Mediante el Cdigo de Conducta, la Presidencia de la Asamblea Nacional como mxima autoridad de la institucin, comunicar a los funcionarios y empleados y a la comunidad, con la cual se relaciona, las polticas que deben privar en cuanto a prohibiciones y advertencias, as como cualquier otra que se considere necesaria en pro de asegurar la transparencia en la ejecucin de las operaciones de la institucin. No.4) La poltica de la Asamblea Nacional requiere que la Junta Directiva, Presidencia, Directores, Funcionarios y Empleados eviten cualquier conflicto entre sus propios intereses y los de la institucin, en aspectos relacionados con proveedores de bienes y servicios, contratistas y terceros, que tengan o estn tratando de tener relacin comercial con la Asamblea Nacional.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.5) El Cdigo de Conducta de la Asamblea Nacional deber considerar, entre otros, lo siguiente: a) Normas relativas al Conflicto de Inters, en los siguientes casos:
i. Relaciones Comerciales: Cuando un empleado o funcionario y los familiares de ambos comprendidos hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad, tuvieran intereses en cualquier empresa que mantuviera o estuviera procurando mantener, vnculos comerciales con la Asamblea Nacional que dieran oportunidad de dar o recibir trato preferencial, con excepcin de: (i) cuando se haga del conocimiento y se solicite previa autorizacin de la Junta Directiva, (ii) cuando esos intereses de sociedades privadas no fuesen materiales. Cargos Ejecutivos: Cuando un empleado o funcionario de la Asamblea Nacional actuara como funcionario o desempeara un cargo ejecutivo de cualquier otra persona o fuera consultor de una persona, firma o cualquier otra empresa jurdica que tuviera o estuviera procurando tener vnculos comerciales con la Asamblea Nacional. Acceso a informacin: Cuando el cnyuge de un empleado o funcionario y sus familiares comprendidos hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad, se encuentren empleados o trabajen por su cuenta en un campo comn, tcnico o profesional, donde el empleador o cualquier miembro de su familia puedan tener acceso y utilizar informacin de alto valor sensitivo y competitivo que sea propiedad de la institucin. Control Administrativo: Cuando un empleado o funcionario apruebe o controle administrativamente contratos u otro tipo de negocios entre la Asamblea Nacional y sus familiares comprendidos hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad, o con una empresa, firma u otra persona que emplee a un miembro de su familia hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad, en actividades bajo control administrativo de dicho empleado o funcionario. Toda la informacin relativa a estos temas debe ser suministrada al superior inmediato, quien notificar al jefe de rea correspondiente y al Auditor Interno. Suministro de informacin: Cuando un empleado o funcionario, sin previa autorizacin, entregara o facilitara a persona alguna que no fuera empleada de la Asamblea Nacional, cualquier informacin de naturaleza confidencial tales como datos sobre decisiones, planes, pronsticos financieros, descubrimientos o precios para licitaciones, o cuando usara dicha informacin en beneficio propio y no en el mejor inters de la institucin. Uso de informacin confidencial: Cuando un empleado o funcionario y los familiares de ambos comprendidos hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad, utilicen informacin propia de la institucin o de cualquier otra institucin relacionada y que an no fuera de conocimiento pblico, pero obtenida a travs de la actividad del empleado en la Asamblea Nacional o relacionada con cualquier otro Organismo con quienes la Asamblea Nacional mantiene relacin de trabajo. La informacin de este tipo es de naturaleza significativa, pues existira una probabilidad sustancial de ventaja en detrimento de la accin competitiva a causa de la informacin obtenida. Regalas y obsequios: Cuando un empleado o sus familiares comprendidos hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad, que efectuara o intentara efectuar contratos con la Asamblea Nacional, aceptaran por parte de cualquier organizacin, firma o individuo, comisiones, participacin en las ganancias, donaciones de dinero en efectivo, certificados de donacin, viajes u otros gastos, prstamos o anticipos (que no fueran aquellos provenientes de Instituciones bancarias o financieras establecidas en trminos comerciales normales), materiales, servicios, reparaciones o mejoras sin costo alguno o a precios al alcance de terceros, agasajos excesivos o extravagantes, o donaciones de mercaderas de mayor valor que el nominal, para beneficio personal y no en el mejor inters de la institucin o suministrar cualesquiera de las ventajas antedichas, a cualquier organizacin, firma o individuo. No obstante, los empleados, su cnyuge o miembros de su familia, no estarn impedidos de 20

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aceptar regalos adecuados a los acontecimientos oficiales y ceremonias ofrecidas por la Asamblea Nacional. viii. Uso de instalaciones: Cuando un empleado o funcionario utilizara el personal, las instalaciones, equipos o suministros de la Asamblea Nacional para beneficio personal en forma contraria con las polticas y procedimientos de la institucin. Trfico de influencias: Cuando un empleado o funcionario, sin la aprobacin de una instancia superior, entrara en tratativas o negociaciones relacionadas con un empleo y otra relacin contractual para s mismo o para un miembro directo de su familia, con una organizacin con la cual mantiene contacto comercial directo y que provee suministros o servicios a la institucin. Estelionato: Cuando un empleado o funcionario y los familiares de ambos comprendidos hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad, adquiera, vendiera o rentara cualquier tipo de bienes, instalaciones o equipos propiedad o procedentes de la Asamblea Nacional a la misma institucin o a cualquier otra institucin oficial del Estado incluyendo cualquier tipo de organizacin, tanto natural como jurdica. Comprende tambin a cualquier firma o individuo que es o est tratando de ser, contratista, proveedor o cliente de la institucin. Vnculos familiares: Cuando se encuentren laborando en la institucin y sus programas, empleados vinculados familiarmente violando las limitaciones establecidas en los puntos anteriores de hasta el 4 grado de consanguinidad o 2 grado de afinidad independientemente del cargo que desempeen en la institucin.

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b) Confidencialidad: Todo funcionario y empleado de la Asamblea Nacional deber guardar la reserva y sigilo profesional debido sobre los datos y documentos e informes de carcter confidencial que lleguen a su conocimiento en razn del ejercicio de su cargo, quedando el personal contratado en forma temporaria sujetos a las mismas restricciones, en cuanto a esta condicin. c) Uso de activos de la Entidad: Todos los activos recursos y materiales de la Asamblea Nacional debern de ser utilizados estrictamente en las actividades propias de la institucin, se deben tomar las distintas providencias para garantizar la preservacin de esos activos y el buen uso de los mismos. Los programas de induccin y reglamentos disciplinarios del personal debern expresar en forma clara los mecanismos de tal disposicin. d) Contribuciones a campaas polticas y donaciones: Ningn funcionario o empleado de la Asamblea Nacional deber promover, ordenar o solicitar fondos o recursos de la institucin, en forma abierta u oculta en calidad de contribuciones a campaas polticas o donaciones con ese mismo fin, las leyes del pas establecen las penalidades para los empleados o funcionarios que pudieran incurrir en tales acciones. e) Obligaciones de revelar irregularidades: En caso de que algn empleado o funcionario de la Asamblea Nacional tenga conocimiento, por causa de la naturaleza de las funciones que desempea, de actos que puedan causar perjuicio a la institucin, ste deber poner en conocimiento a su superior inmediato o bien a la autoridad correspondiente de la existencia de tales actos.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.6) El Cdigo de Conducta, una vez aprobado por la Mxima Autoridad, debe ser entregado a todos los empleados y funcionarios de la Asamblea Nacional, teniendo el cuidado de obtener de cada uno de ellos certificacin formal de recibido. No.7) La Divisin de Recursos Humanos de la institucin tendr la responsabilidad de: a) Mantener actualizado el Cdigo de Conducta, velando por su correspondencia con las Leyes del pas o sus reformas. b) Evaluar e informar apropiadamente al personal de los cambios que dentro de su esfera establezca la Presidencia de la Asamblea Nacional. c) Verificar que se hayan tomado las acciones disciplinarias pertinentes, cuando se presente cualquier infraccin considerada importante, para lo cual deber mantener una clara comunicacin con Auditora Interna. d) Ejecutar las medidas dentro de su mbito o competencia, en consulta con su superior inmediato. No.8) Corresponde a Auditora Interna de la Asamblea Nacional evaluar peridicamente el estado del ambiente tico de la institucin y la eficacia de sus estrategias, tcticas, comunicaciones y otros procesos para alcanzar el nivel deseado de cumplimiento legal y tico. Esta evaluacin deber proyectarse en el cumplimiento de lo siguiente: a) El Cdigo de Conducta formal debe ser claro y comprensible, con enunciados relacionados y polticas (incluyendo procedimientos que cubran el fraude y la corrupcin), mantenindose debidamente actualizado. b) Comunicaciones frecuentes y demostraciones de actitudes y comportamientos ticos esperados por parte de los altos funcionarios que ejerzan influencia en la institucin. c) Estrategias explcitas para apoyar y aumentar la cultura tica con programas regulares para actualizar y renovar el compromiso de la institucin con dicha cultura tica. d) Formas sencillas y diversas para ser informadas confidencialmente supuestas violaciones al Cdigo o a las polticas, y otros actos de mala conducta. e) Declaraciones regulares por parte de los empleados, proveedores y usuarios, afirmando que conocen los requerimientos de conducta tica para efectuar transacciones de negocio con la organizacin. f) Delegacin de responsabilidad clara que permita asegurar que las consecuencias ticas son evaluadas, se brinda consejo confidencial, se investigan las supuestas malas conductas y los hallazgos son adecuadamente informados. g) El fcil acceso a oportunidades de aprendizaje que permitan a todos los empleados a contribuir con el ambiente de control de la institucin. h) Prcticas positivas del personal que alienten a cada empleado a contribuir con el ambiente tico de la institucin.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA i) j) Encuestas regulares a los empleados, proveedores y usuarios, para determinar el estado del ambiente tico de la institucin. Revisiones regulares de los procesos formales e informales dentro de la institucin que pudieran crear, potencialmente, presiones y desvos que debilitaran la cultura tica.

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5.1.2 Competencia del Personal

Norma Relacionada: La Mxima Autoridad y sus Ejecutivos deben planificar, seleccionar, contratar y desarrollar a las personas, de tal forma que se alcance la competencia necesaria para que todas las operaciones puedan llevarse a cabo exitosamente. La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Qu tan bien se requiere que se cumplan esas tareas, es generalmente una decisin de la Administracin, quien considerar los objetivos de la Entidad, las estrategias y los planes para la consecucin de los objetivos. La Administracin necesita especificar los niveles de competencia para los trabajos particulares y convertirlos en requisitos de conocimientos y habilidades. Los conocimientos y las habilidades necesarios podrn a su turno depender de la inteligencia, entrenamiento y experiencia de los individuos. Para lograr la competencia requerida, entre otros, se debera disponer de: Planes para el Recurso Humano Manuales de Organizacin en los cuales se explique los requerimientos de cada cargo y las funciones y responsabilidades individuales Programas de entrenamiento y capacitacin Mtodos apropiados de supervisin Mtodos formales para la evaluacin del desempeo

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.2 Competencia del Personal

No.9) La Presidencia de la Asamblea Nacional y los Responsables de rea deben planificar, seleccionar, contratar y desarrollar las capacidades del personal de la institucin a travs de la Divisin de Recursos Humanos, de tal manera que se alcance la competencia necesaria en el personal a todos los niveles. La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. No.10) Para la provisin de puestos vacantes se debe seguir lo establecido en la Ley de Carrera Legislativa o bien en la Ley No 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa. No.11) La contratacin deber entenderse como la oficializacin de la relacin laboral entre la Asamblea Nacional y un empleado determinado, donde ambas partes adquieren deberes y derechos de forma escrita, regida por las leyes laborales vigentes, Convenio Marco o el Reglamento Operativo de la fuente de financiamiento. No.12) La Administracin de la Asamblea Nacional debe especificar los niveles de competencia para los trabajos particulares y convertirlos en requisitos de conocimientos y habilidades. Para lograr la competencia requerida, deber disponer de:

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA a) Planes para los Recursos Humanos y mantener actualizados los Manuales de Organizacin y Manual de Descripciones de Puestos. La institucin debe de impulsar la eficiencia y sostenibilidad de los sistemas administrativos y de recursos humanos. La institucin debe velar por que se mantengan debidamente actualizados los Manuales de Organizacin y Manual de Descripciones de Puestos, de los que actualmente dispone, en donde se expliquen los requerimientos o especificaciones de cada puesto y las funciones y responsabilidades individuales. b) Entrenamiento y Capacitacin: Deber ser poltica de la Asamblea Nacional el contar con programas de capacitacin permanentes para fortalecer y actualizar los conocimientos del personal, mejorando sus habilidades y destrezas para un mejor desempeo de sus funciones. c) Supervisin: La institucin debe contar dentro de su sistema de recursos humanos, con patrones de supervisin capaces de permitir una continua evaluacin y control sistemtico de su funcionamiento, donde el patrn, es un criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la comparacin con los resultados o los objetivos alcanzados. d) Evaluacin del desempeo: La institucin deber vigilar que todo su personal sea convenientemente evaluado peridicamente, sirviendo para medir la capacidad del personal directivo, tcnico, administrativo y de servicios, identificando su potencial para la aplicacin de programas de incentivos y promocin, de capacitacin de tipo correctivo y de desarrollo del personal.

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5.1.3 Filosofa y Estilo de Operacin de la Administracin Norma Relacionada: La filosofa y el estilo de operacin de la Administracin se relaciona con la forma en que se maneja una Entidad incluyendo: El grado de formalidad o informalidad en sus polticas, normas y procedimientos La manera como se formulan y controlan los objetivos y metas La manera como se identifica y gestiona el riesgo La actitud frente a la informacin financiera y otros componentes del sistema de informacin La definicin de reas clave de autoridad y responsabilidad, incluyendo la rendicin de cuentas La centralizacin o descentralizacin para la toma de decisiones La Mxima Autoridad y sus Ejecutivos deben ser conscientes y tomar las acciones pertinentes para que las operaciones de sus Entidades consulten las caractersticas anteriores en funcin de los requerimientos especficos del tipo de actividades a su cargo y en lo posible, se formalicen y utilicen instrumentos modernos para la administracin

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.3 Filosofa y Estilo de Operacin de la Administracin

No.13) Grado de formalidad o informalidad en sus polticas, normas y procedimientos: La Junta Directiva de la Asamblea Nacional, deber vigilar que la filosofa, objetivos, polticas, principios, misin y visin institucionales se encuentren precisados debidamente en forma escrita, cuidando adems, que la Divisin de Recursos Humanos los incorpore en el programa de induccin y los d a conocer al personal actual. De igual manera, se deber vigilar que todas las normas y procedimientos que regulan y orientan el quehacer operativo de la institucin se encuentren instrumentalizadas debidamente, a travs de manuales, reglamentos o instructivos. No.14) Formulacin de los objetivos y metas: Los objetivos estratgicos de la Asamblea Nacional debern estar conformados en congruencia con su misin y visin, as mismo se deber adecuar la organizacin y funcionamiento interno de la institucin en funcin de sus objetivos especficos. El seguimiento y cumplimiento de estos objetivos debe formar parte inherente de las competencias de la Junta Directiva, as como el cumplimiento de las metas institucionales, las cuales derivan hacia los componentes de inversin de acuerdo a los ejes estratgicos de desarrollo. No.15) Identificacin y gestin del riesgo: A travs del alcance del trabajo de la Unidad de Auditora Interna de la Asamblea Nacional, se deber evaluar y mejorar la adecuacin y eficacia de los procesos de gestin de riesgos y el desempeo de responsabilidades, con el objetivo de proporcionar una seguridad razonable de que estos procesos estn funcionando de acuerdo con lo deseado y que permitirn alcanzar los objetivos de la institucin. El Plan Estratgico Institucional y los Planes Operativos Anuales (POA) contribuyen a la concrecin de resultados de esta ndole. No.16) Actitud frente a la informacin financiera y otros componentes del sistema de informacin: La Presidencia de la Asamblea Nacional, sus Responsables de Divisin, Jefes de Oficina y funcionarios de la Divisin General de Asuntos Administrativos, deben tener un pleno conocimiento de la informacin financiera, en forma eficaz y
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA oportuna. La Asamblea Nacional deber contar que con un Sistema Contable Integrado estructurado de manera dinmica acorde a las necesidades de informacin que permita operar en lo pertinente con el SIGFA. De acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad, son cuatro las caractersticas cualitativas que hacen til la informacin suministrada en los estados financieros y que los funcionarios de la Asamblea Nacional, deben tener en consideracin. a) La Comprensibilidad: La informacin suministrada en los estados financieros debe ser fcilmente comprensible para los usuarios. Se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades econmicas, as como de su contabilidad, y tambin la voluntad de estudiar la informacin con razonable diligencia. b) La Relevancia: Para ser til la informacin debe ser relevante de cara a las necesidades de la toma de decisiones por parte de los usuarios. La informacin posee la cualidad de la relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones econmicas de los que la utilizan, ayudndoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Frecuentemente, la informacin financiera de la actividad pasada se usa para predecir la situacin financiera de la actividad futura, as como otros asuntos en los que los usuarios se encuentran directamente interesados. c) La Fiabilidad: Para ser til la informacin tambin debe ser fiable o libre de error material y de sesgo o prejuicio y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. La informacin puede ser relevante pero insuficiente en su naturaleza y expresin, de tal manera, que su reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente de equvocos. Para ser confiable, la informacin debe representar fielmente las transacciones y dems sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. d) Comparabilidad: Una de las implicaciones ms importante de la caracterstica cualitativa de la comparabilidad es que los usuarios han de ser informados de las polticas contables empleadas en la preparacin de los estados financieros, de cualquier cambio habido en tales polticas y de los efectos de tales cambios. Los usuarios necesitan ser capaces de identificar las diferencias ente las polticas contables usadas, para similares transacciones y otros sucesos, para un mismo proyecto de un periodo a otro y tambin para diferentes proyectos. No.17) Definicin de reas claves de autoridad y responsabilidad incluyendo la rendicin de cuentas: La Asamblea Nacional deber determinar las reas organizativas claves respecto a su administracin y debe de proveerse lo que establece la Ley de la Contralora General de la Repblica.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 1. Los Directores o Jefes de las Unidades Administrativas de las entidades administrativas de las entidades y organismos pblicos, y los servidores pblicos en general, tienen especficamente que: a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y dems disposiciones expedidas, por la Contralora General de la Repblica o el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. b) Aplicar el componente de control interno. c) Cumplir los deberes atribuciones y obligaciones de su puesto, con transparencia, honradez y tica profesional. 2. Objeciones a rdenes superiores e insistencia.10 i) ii) Ningn servidor pblico podr ser relevado de su responsabilidad legal alegando el cumplimiento de rdenes superiores. Al ejercer el control previo o concurrente, los servidores podrn objetar, por escrito, las rdenes de sus superiores, expresando las razones de la objecin. Si el superior insistiere por escrito, aquellos cumplirn la orden, pero la responsabilidad recaer en el superior. Si ste insistiera verbalmente, los encargados de dichos controles, antes del cumplimiento de la orden, harn saber por escrito al superior que la cumplir por su insistencia verbal y dejarn constancia de tales hechos en el archivo, a efectos de su ulterior revisin por la auditora interna o externa.

10 Arto. 74 Ley 681 28

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5.1.4 Mxima Autoridad y Comit de Auditora Norma Relacionada El ambiente de control puede ser altamente influenciado por la Mxima Autoridad y el Comit de Auditora de la Entidad, quienes mediante sus evaluaciones y sugerencias, pueden contribuir a un entorno ms seguro y confiable. Los siguientes son factores que contribuyen a una mejor participacin de la Mxima Autoridad y del Comit de Auditora: Independencia frente a los Administradores Experiencia y profesionalismo de sus Miembros Extensin de su participacin y evaluaciones Frecuencia y calidad de las acciones derivadas de estos Organismos Interaccin entre la Mxima Autoridad y el Comit de Auditora Mxima Autoridad Las funciones de la Mxima Autoridad generalmente estn incluidas en el documento de constitucin de las Entidades. La Mxima Autoridad puede estar representada por un Ministro, la Junta Directiva o un Presidente o Gerente de una Entidad. La Mxima Autoridad no debe perder de vista su responsabilidad por el direccionamiento de las polticas generales de la Entidad y por la vigilancia del logro de objetivos y metas, lo cual revela su profunda implicacin en el Control Interno. Comit de Auditora Las Entidades debern constituir los Comits de Auditora, de acuerdo con los siguientes requerimientos bsicos, sin perjuicio de la reglamentacin separada que emitir la Contralora para la constitucin y funcionamiento de los mismos: Dependencia de la Mxima Autoridad. Integrado por la Mxima Autoridad quien actuar como Presidente del Comit y cuando aplique por dos Miembros de la Junta Directiva o en su caso por un delegado del Presidente de la Repblica, elegidos por un perodo mnimo de un ao y el Auditor Interno quin no tendr derecho a voto y actuar como Asesor tcnico del Comit, as como cualquier otra persona que en concepto del Presidente del Comit deba formar parte del mismo, en calidad de invitado, sin derecho a voto y teniendo en cuenta las necesidades surgidas de las funciones del Comit. Las siguientes sern sus funciones principales: Recomendar pautas para la determinacin, implantacin, adaptacin, complementacin y mejoramiento permanente de conformidad con las NTCI y las caractersticas propias de cada Entidad. Evaluar la pertinencia de las certificaciones peridicas que debe enviar la Mxima Autoridad a la CGR para informar que ha incorporado las NTCI a los SA y a la UAI y que stos funcionan apropiadamente. Supervisar las funciones y actividades de Auditora Interna con el objeto de verificar su alcance e independencia. Verificar que las observaciones y recomendaciones provenientes de la CGR, Auditora Interna y otros Entes de control sean tenidas en cuenta en forma correcta y oportuna. Solicitar los informes necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Para el adecuado cumplimiento de sus funciones el Comit de Auditora deber conocer o evaluar: El CI de la Entidad formalizado en sus Manuales e instructivos. Los informes de la CGR, los Auditores Internos, sugerencias de las Unidades Organizacionales y otros informes. Los Planes de Auditora Interna. Los Estados Financieros. Los Planes Estratgicos e informes de desempeo Otros en las circunstancias El Comit deber reunirse como mnimo seis (6) veces al ao y adicionalmente cuantas veces sea necesario, cuando se identifiquen deficiencias materiales en la estructura y funcionamiento del CI. Las observaciones e informes del Comit debern quedar consignados en Actas que sern presentadas a la Mxima Autoridad y enviadas a la CGR, a ms tardar diez (10) das calendario despus de la fecha de reunin del Comit.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.4 Mxima Autoridad y Comit de Auditora

No.18) Para contribuir a un entorno ms seguro y confiable dentro de un ambiente de control, la Asamblea Nacional ha constituido el Comit de Auditora que estar integrado por: Dos miembros de la Junta Directiva, El Director General de Asuntos Administrativos y El Auditor Interno quin integrar este comit como asesor tcnico, pero sin voto, Cualquier otra persona tambin podr participar en calidad de invitado.

No.19) Funciones del Comit de Auditora. Se emitir un reglamento que regir la organizacin de este rgano de gobierno, encargado de vigilar las funciones de Auditora y Control Interno de la Asamblea Nacional, el cual tendr metas de trabajo entrelazadas con las asignadas al Auditor Interno y entre ambos deber existir una slida relacin. 1. Las siguientes sern las funciones principales del Comit de Auditora: a) Recomendar pautas de control para la determinacin, implementacin, adaptacin, complementacin y mejoramiento permanente de conformidad con la NTCI y las caractersticas propias de la Asamblea Nacional. Evaluar la pertinencia de las certificaciones peridicas que debe enviar la Presidencia de la Asamblea Nacional a la CGR para informar que ha incorporado las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) a los Sistemas de Administracin (SA) de la institucin y a la Unidad de Auditora Interna (UAI) y que stos funcionan apropiadamente. Supervisar las funciones y actividades de Auditora Interna con el objeto de verificar su alcance e independencia. Verificar que las observaciones y recomendaciones que provienen de la CGR, Auditora Interna y otros entes de control sean tenidas en cuenta en forma correcta y oportuna. Solicitar los informes necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Para el adecuado cumplimiento de sus funciones el Comit de Auditora deber conocer o evaluar: El Control Interno de la institucin formalizado en sus manuales e instructivos. Los informes de la CGR, de la Unidad de Auditora Interna, sugerencias de las Unidades Administrativas y otros informes. Los planes de Auditora Interna. Los Estados Financieros. Los Planes Estratgicos e informes de desempeo.
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b)

c) d)

e) f)

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA g) Otros que sean requeridos.

El comit deber reunirse como mnimo seis (6) veces al ao y adicionalmente cuantas veces sea necesario, mxime, cuando se identifiquen deficiencias materiales en la estructura y funcionamiento del Control Interno. Las observaciones e informes del Comit debern quedar consignados en Actas que sern presentadas a la Presidencia de la Asamblea Nacional y enviadas a la CGR, a ms tardar diez (10) das calendarios despus de la fecha de reunin del Comit.

h)

2. La Unidad de Auditora Interna procurar mantener tres reas de actividades claves para una relacin eficaz entre sta y dicho Comit de Auditora, las cuales se pueden identificar de la siguiente manera: a) b) c) Prestar asistencia al Comit de Auditora con el fin de asegurar que su Estatus, actividades y procesos sean apropiados para cumplir sus responsabilidades. Asegurar que el Estatus, rol y actividades de Auditora Interna sean claramente comprendidos y respondan a las necesidades del Comit de Auditora. Mantener comunicaciones abiertas y eficaces con el Comit de Auditora y su Presidente.

3. Para una mejor participacin entre la Junta Directiva de la Asamblea Nacional y el Comit de Auditora conviene se consideren factores tales como: a) b) c) d) Experiencia y profesionalismo de sus miembros. Independencia de sus miembros con respecto a los funcionarios a cargo de la administracin. Desarrollo potencial en cuanto a la extensin de su participacin y evaluaciones en los diversos temas a tratarse por el Comit. Una adecuada interaccin entre la Junta Directiva y el Comit de Auditora de la institucin.

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5.1.5 Auditora Interna Norma Relacionada La existencia y correcto funcionamiento de la funcin de Auditora Interna contribuye al desarrollo permanente del CI, mediante una relacin altamente productiva de las personas con la Auditora Interna. En general el ambiente de control se ve fortalecido cuando se dispone de una Auditora Interna que interacte con el personal y contribuya a la identificacin de oportunidades de mejoramiento para el Sistema. En la norma sobre Monitoreo se amplan detalles sobre los objetivos y el alcance de la Auditora Interna.

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5.1.5

Auditora Interna

No.20) El Funcionamiento de la Auditora Interna de la Asamblea Nacional estar normado conforme los requerimientos de la Ley Orgnica de la CGR, que establece para su organizacin lo siguiente: 1. 2. Objetivo11: Examen posterior de las operaciones financieras o administrativas de una entidad, como un servicio a la alta direccin. Organizacin12:: Ser organizada segn las necesidades, los recursos que haya que administrar, el volumen y complejidad de las transacciones de la Entidad. Forma parte de su estructura orgnica, estar incluida en su presupuesto y desarrollar sus labores bajo la dependencia tcnica y funcional de la Contralora General de la Repblica. Funcin: Examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras o administrativas, incluyendo la administracin de proyectos que maneja la institucin, efectuado con posterioridad a su ejecucin. Alcance: Todos los niveles administrativos en la institucin y todas las actividades, financieras, administrativas y operativas efectuadas por la institucin. La Presidencia de la Asamblea Nacional podra tambin emitir directrices con respecto al alcance del trabajo de control posterior y a las actividades a ser auditadas, entre otras: a. b. c. 5. Examen de las transacciones, sistema contable e informes financieros, incluyendo una evaluacin del cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables. Revisin de la eficiencia y economa en la utilizacin de los recursos. Determinar si efectivamente se han logrado los resultados deseados.

3.

4.

Independencia: La Auditora Interna debe actuar en forma completamente independiente de las operaciones de la institucin. La existencia y correcto funcionamiento de la funcin de Auditora Interna, contribuye al desarrollo permanente del Control Interno.

11 Arto. 36 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. 12 Art. 61 dem. 32

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5.2

NORMAS ESPECFICAS DE LA EVALUACIN DE RIESGOS


5.2.1 Definicin de Objetivos

Norma Relacionada: La definicin de objetivos es una parte clave del proceso administrativo y un prerrequisito para hacer posible el Control Interno. La definicin de objetivos puede ser un proceso altamente estructurado o informal. Los objetivos a menudo estn representados por la Misin de la Entidad y por la Declaracin de Valores. El conocimiento de las fortalezas y debilidades de la Entidad y de las oportunidades y amenazas conducen hacia una estrategia global. Generalmente el Plan Estratgico es establecido de manera amplia, haciendo nfasis en la asignacin de recursos y prioridades. De la estrategia amplia de la Entidad fluyen objetivos ms especficos, los cuales impulsan la realizacin de actividades. Los objetivos especficos tambin son conocidos como metas, siendo su caracterstica ms importante la cuantificacin y la definicin de tiempos para los resultados. Definiendo objetivos generales y especficos o por actividad, una Entidad puede identificar sus factores crticos de xito. Dichos factores son aplicables a la Entidad, una Unidad de servicio, una Funcin, un Departamento o un Individuo. La definicin de objetivos le facilita a la Administracin identificar los criterios de medicin del desempeo, centrndose en los factores crticos de xito. Tomando en cuenta los objetivos generales del SCI, se deben establecer ciertas categoras principales de objetivos as: Objetivos de Operaciones. Hacen referencia a la eficiencia y eficacia de las operaciones de la Entidad, incluyendo objetivos de desempeo y rentabilidad pblica (beneficios para la comunidad en la gestin de los recursos), as como recursos de proteccin contra prdidas y obtencin de informacin no financiera confiable y oportuna. Objetivos de Informacin Financiera. Hacen referencia a la preparacin de informacin financiera, presupuestaria y contable confiable y oportuna. Estos objetivos no se limitan a los estados financieros y a las notas explicativas e informacin complementaria sobre los mismos. Puede incluir otra informacin financiera considerada relevante y para informar a terceros, como por ejemplo los informes de ejecucin presupuestaria. Objetivos de Cumplimiento. Estos objetivos se refieren a la adhesin a las Leyes y Regulaciones a las cuales la Entidad est sujeta, dependen de factores externos que pueden ser particulares para la Entidad o similares para grupos de Entidades o toda la comunidad del Servicio Pblico, segn el caso. Las Entidades debern definir sus objetivos globales y especficos basados en su Planeacin Estratgica y sus Planes de Accin. Dichos objetivos debern documentarse y constituirn la base para la evaluacin de riesgos.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.2.1 Definicin de Objetivos

No.21) La Asamblea Nacional deber identificar debidamente sus objetivos tanto los de orden estratgico como operacionales, utilizando los criterios, comparaciones, registros o cifras cuantificables, a fin de que se faciliten, para efectos de control la comparacin de los resultados obtenidos con los esperados, hacindose nfasis en la asignacin de recursos y prioridades. No.22) La definicin de los objetivos generales y especficos que se establezcan debern ser extensivos a las dependencias o unidades organizativas, proyectos o actividades contenidas en el Plan Estratgico Institucional (PEI) y Planes Operativos Anuales (POA). En ellos se deber tratar de identificar sus factores crticos de xito, las ventajas y fortalezas de la institucin. No.23) La institucin deber dejar debidamente establecidos sus Objetivos de Operaciones en cuanto a la informacin financiera y presupuestaria a proporcionarse. No.24) Objetivos de Informacin Financiera. La preparacin de informacin financiera, presupuestaria y contable debe ser confiable y oportuna.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.25) Objetivos de Cumplimiento: La Asamblea Nacional deber formular sus objetivos de cumplimiento conforme a las leyes y regulaciones siguientes: 1. Ley No 606, Ley Orgnica del Poder Legislativo de la Repblica de Nicaragua. 2. Ley No 550, Ley de Administracin Financiera y del Rgimen Presupuestario. 3. Ley No 681, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. 4. Normas y Procedimientos de Ejecucin y Control Presupuestario, emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 5. Manual de Seguimiento y Evaluacin Presupuestaria del SIGFA. 6. Reglamentos y Regulaciones Administrativas.

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5.2.2 Definicin de Riesgos Norma Relacionada: El proceso de identificacin y anlisis de riesgos es un proceso interactivo y componente crtico del CI efectivo. Los Administradores Pblicos se deben centrar cuidadosamente en los riesgos importantes para todos los niveles de la Entidad y planificar y ejecutar las acciones necesarias para administrarlos. Bsicamente el riesgo se define como la probabilidad de que ocurra un evento no deseado. Por ejemplo la probabilidad o amenaza de que no se alcance una meta u objetivo. El desempeo de una Entidad puede estar en riesgo a causa de factores internos o externos. Los factores externos pueden ser: Desarrollos tecnolgicos Necesidades o expectativas cambiantes en la comunidad Modificaciones en la Legislacin y Regulacin Catstrofes naturales Cambios econmicos Los factores internos pueden ser: Debilidades en el sistema de informacin Calidad del personal vinculado y de los mtodos de entrenamiento y motivacin Cambios en las responsabilidades de la Administracin Naturaleza de las actividades de la Entidad y acceso de los Empleados a los activos Calidad de la gestin de la Mxima Autoridad y el Comit de Auditora.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.2.2 Definicin de Riesgos

No.26) La Administracin de la Asamblea Nacional debe cuidar los riesgos a que est expuesta la institucin en sus distintos niveles, tanto organizacionales como geogrficos, es decir los riesgos que se pueden dar en la operatividad, los cuales deben clasificarse en tres categoras: a) Riesgo del entorno: stos surgen cuando las fuerzas del entorno pueden cambiar de forma significativa los fundamentos de los objetivos y estrategias generales de la institucin. Riesgos de procesos: stos surgen cuando los procesos de la institucin: c) No estn definidos claramente. No se alinean de forma adecuada con las estrategias de la institucin. No satisfacen de forma efectiva y eficiente las necesidades identificadas de los objetivos de la institucin. Exponen activos financieros, fsicos e intelectuales significativos a prdidas inaceptables, riesgos o usos inapropiados.

b)

Riesgo de informacin para la toma de decisiones: stos surgen cuando la informacin utilizada para administrar la institucin a sus distintos niveles no es relevante, confiable y oportuna.

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5.2.3 Evaluacin de Riesgos Norma Relacionada: Existen muchas tcnicas para evaluar riesgos. Particularmente, la Administracin puede usar mtodos cualitativos o cuantitativos para priorizar e identificar las actividades altamente riesgosas. Tambin ayudan las revisiones peridicas de los factores econmicos relacionados con la Entidad, revisiones de la Planeacin Estratgica y comparaciones con otros pases o Entidades dentro del pas. Una vez identificados los riesgos, deben estos analizarse. La metodologa para analizar los riesgos puede variar ampliamente porque muchos riesgos son difciles de cuantificar. Sin embargo, el proceso deber incluir: Estimacin del significado del riesgo (importancia de los efectos sobre la Entidad) Valoracin de la probabilidad o frecuencia de ocurrencia del riesgo Estrategia para administrar el riesgo, es decir la determinacin de acciones que deben ser tomadas. La evaluacin del riesgo debe tener en cuenta los cambios constantes en las Entidades y su entorno. Dichos cambios pueden presentarse en el ambiente de operacin, nuevos Servidores Pblicos, nuevos sistemas de informacin o sistemas reestructurados, crecimiento rpido, tecnologa nueva, lneas, servicios, productos o actividades nuevas, reestructuraciones organizacionales, nuevas relaciones con el entorno. El mtodo de evaluacin del riesgo es una decisin particular de cada Entidad. Esta norma requiere que se deje constancia formal de dicho mtodo o mtodos y evidencia de su utilizacin y los cambios que genera

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.2.3 Evaluacin de Riesgos No.27) Se debe definir y establecer un mtodo de evaluacin de riesgo y dejar constancia formal de dicho mtodo y evidencia de su utilizacin y los cambios que genera. Los mtodos pueden ser cualitativos o cuantitativos. No.28) La Auditora Interna de la Asamblea Nacional debe considerar que los procesos de gestin de riesgo deben ser diseados segn la naturaleza de las actividades de la institucin. No.29) El proceso especfico de gestin de riesgo utilizado por la Asamblea Nacional debe adaptarse a su cultura, estilo de direccin y objetivos institucionales, sin descartar la posible utilizacin de un Comit de Riesgo formal, que permita discutir el perfil de riesgo de la institucin y la iniciacin de acciones peridicas que se generen por decisiones de este Comit. Los cinco objetivos claves de un proceso de gestin de riesgo son los siguientes: a) Los riesgos originados en las estrategias y actividades de la institucin estn identificados y tienen prioridad. b) La Presidencia de la Asamblea Nacional debe determinar un nivel de riesgo aceptable para cumplir su Plan Estratgico Institucional. c) Las actividades para mitigar los riesgos deben estar diseadas e implantadas con el fin de reducir, o bien manejar el riesgo a niveles que fueron determinados previamente como aceptables por la Presidencia y Junta Directiva. d) Se debern realizar actividades de supervisin para reevaluar peridicamente el riesgo y la eficacia de los controles para manejar dicho riesgo. e) La Presidencia recibir informes peridicos sobre los resultados de los procesos de gestin de riesgo, a travs de comunicaciones peridicas, las cuales debern de darse a conocer a las partes interesadas para definir estrategia de riesgo y controles de los mismos.
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5.3
1.

NORMAS ESPECFICAS DE ACTIVIDADES DE CONTROL


Las actividades de control son polticas y procedimientos, ejecutados por las personas para implementar las directivas de la Administracin. Estas se presentan a todo lo largo y ancho de la Organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones e incluyen un rango tan diverso como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisin del desempeo de operaciones, seguridad de activos y segregacin de responsabilidades, entre otros. Las actividades de control tambin se pueden clasificar teniendo en cuenta la naturaleza de los objetivos con las cuales se relacionan: operaciones, informacin financiera o cumplimiento.

Norma Relacionada:

2.

Si bien algunos controles se relacionan nicamente con un rea, con frecuencia se sobreponen. Por ejemplo, los controles de operacin pueden ayudar a obtener informacin financiera confiable y los controles de informacin financiera pueden contribuir al cumplimiento legal, etc. Las siguientes categoras de actividades de control debern desarrollarse en las Entidades: Revisiones de alto nivel sobre el desempeo Evaluacin de las funciones y actividades administrativas Administracin del recurso humano Sistema de informacin Control fsico sobre activos vulnerables Indicadores de desempeo Segregacin de funciones incompatibles Ejecucin apropiada de las transacciones Seguridad y oportunidad en el registro de las transacciones y eventos Restricciones de acceso a los recursos y registros Documentacin apropiada de las transacciones y del control interno en forma de flujogramas o equivalentes Norma Relacionada: La Mxima Autoridad y sus Ejecutivos debern comparar el desempeo actual con los objetivos y metas previstos en la Planeacin Estratgica y en los planes de accin. Esta comparacin deber conducirles a tomar decisiones sobre cambios para el mejoramiento cuando sea necesario. De la anterior gestin se debe dejar constancia escrita, bajo la responsabilidad de la Mxima Autoridad. 5.3.1 Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeo

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3 Norma Especfica de Actividades de Control 5.3.1 Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeo

No.30) Se deber preparar un Plan Estratgico Institucional el cual considerar perodos dentro de tres a cinco aos siendo el instrumento de formalizacin de la planeacin estratgica, detallando la visin, misin y objetivos de la institucin, as como las actividades que se necesita desarrollar para alcanzar tales objetivos. No.31) Se deber proceder a efectuar valuaciones peridicas, como mnimo una vez al ao, o cierre presupuestario, de los objetivos y metas alcanzadas de acuerdo con lo establecido en su Plan Estratgico Institucional (PEI) y lo ejecutado en los Planes Operativos Anuales (POA). No.32) El monitoreo interno del desempeo de los programas se deber realizar a travs de informes trimestrales y anuales comparando las metas establecidas con los logros obtenidos y el presupuesto gastado. Se deben incluir los resultados sealando los indicadores de producto y de actividad y los fondos efectivamente utilizados.

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5.3.2 Evaluacin de las Funciones y Actividades Administrativas Norma Relacionada: Cada responsable de Unidad Organizacional debe preparar informes sobre la evaluacin de sus objetivos y metas individuales, frente al desempeo. Esta comparacin, que debe incluir un anlisis de causas y efectos con los Servidores Pblicos de la Unidad relacionados, deber conducirles a tomar decisiones sobre cambios para el mejoramiento cuando sea necesario. De la anterior gestin se debe dejar constancia escrita, bajo la responsabilidad del Director de la Unidad.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.2 Evaluacin de las Funciones y Actividades Administrativas

No.33) Se deber preparar trimestral y anualmente informes que contengan una evaluacin de sus objetivos y metas frente al desempeo. No.34) Los resultados alcanzados en la gestin del perodo analizado deben ser comparados con los que fueron reportados para los efectos de presupuesto y preparacin de Planes Operativos Anuales (POA). De todos estos procesos de evaluacin se deber dejar constancia escrita bajo el compromiso del Responsable de rea.

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5.3.3 Administracin del Recurso Humano Norma Relacionada: La administracin efectiva del recurso humano es esencial para evaluar los resultados y es parte vital del Control Interno. La Administracin debe ver el recurso humano como un activo y no como un costo o gasto. El xito de las operaciones se logra cuando se ha conseguido el personal correcto para el trabajo y se la ha suministrado entrenamiento, herramientas, incentivos y responsabilidades. La Administracin debe asegurar que el recurso humano es continuamente evaluado y que la Entidad est en condiciones de requerir y obtener los recursos humanos necesarios para lograr los objetivos organizacionales. Deber suministrarse entrenamiento y capacitacin adecuados para desarrollar y retener aquellos recursos humanos necesarios para la Organizacin y supervisar en forma constante las labores de las personas, as como evaluar peridicamente su desempeo para asegurar que se alcancen los objetivos del control. La evaluacin del desempeo y su realimentacin, complementados con un sistema efectivo de compensacin, deben ayudar a que los Servidores Pblicos entiendan la conexin entre su desempeo y el xito de la Entidad. Estas actividades de control deben ser concordantes con lo previsto en la ley del servicio civil y de la carrera administrativa

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.3 Administracin del Recurso Humano

No.35) La Asamblea Nacional debe tener la comprensin de que el personal que integra la institucin es el recurso ms valioso de la institucin, por lo que concierne establecer como un compromiso institucional crear las oportunidades de capacitacin y entrenamiento para mejorar el desarrollo profesional del personal, incluyendo los mtodos de evaluacin para mejorar los niveles de desempeo; acompaar estos esfuerzos con polticas de incentivos y mejoramiento de remuneraciones y ambiente de trabajo a fin de que el personal desarrolle su mximo potencial. No.36) Se debe asegurar que se instituyan planes y sistema para la evaluacin continua de la calidad y la adecuacin de los recursos humanos y salvaguardarlos para su desempeo de manera ptima. No.37) Vigilar los procesos de seleccin y contratacin de personal para asegurarse el cumplimiento de la Ley del Servicio Civil y de la Carrerea Administrativa y la contratacin del personal idneo, adems, dotarlo de las herramientas necesarias para el trabajo, sealndole puntualmente sus responsabilidades. No.38) Promover planes de capacitacin y entrenamiento para adecuar los recursos humanos a las necesidades de la organizacin. Esta actividad de control deber ser concordante con lo previsto en la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, as como lo sealado en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica.

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5.3.4 Sistema de Informacin Norma Relacionada: Existe una variedad de actividades de control para el proceso de informacin. Tales actividades sirven para verificar que las transacciones estn completas, autorizadas y libres de error o irregularidad. La mayora de Entidades emplean computadores en el procesamiento del sistema de informacin. Los procesos manejados con estos instrumentos, pueden incluir tambin elementos manuales. Tales elementos deben controlarse utilizando los mecanismos previstos en estas normas. Los controles sobre los sistemas de informacin se deben agrupar en dos categoras: Controles generales y Controles de aplicacin Controles Generales Los controles generales incluyen comnmente los controles sobre las operaciones del centro de datos, la adquisicin y mantenimiento del software del sistema, las seguridades de acceso y el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones del sistema. Estos controles aplican a todos los sistemas, mainframe, microcomputadores y ambientes de computacin de usuario final. La siguiente es una descripcin de los tipos de controles generales que deben implementarse: Controles a las operaciones del centro de datos. Incluyen trabajos de implementacin y rutina, acciones del operador, copias de seguridad y procedimientos de recuperacin as como planeacin de contingencias para la recuperacin por desastres entre otros. Controles al software del sistema. Incluyen controles sobre adquisicin, implementacin y mantenimiento efectivo del software del sistema, compuesto por el sistema operativo, los sistemas de administracin de bases de datos, el software de telecomunicaciones, el software de seguridad y los utilitarios, los cuales operan el sistema y permiten que las aplicaciones funcionen. Controles de seguridad de acceso. Estos controles pueden proteger el sistema de acceso inapropiado y de uso no autorizado. Controles de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones del sistema. De acuerdo con el tamao y necesidades de las Entidades, estas pueden requerir desarrollar software para propsitos especficos, especialmente cuando ste no se consigue en el mercado. Estos controles proveen una estructura para disear e implementar sistemas, definiendo fases especficas, requerimientos de documentacin, aprobaciones y chequeos para controlar el desarrollo o mantenimiento de proyectos. La metodologa tambin sirve para controlar los cambios al sistema, lo cual puede implicar autorizaciones de cambio requeridas, revisin de los cambios, aprobaciones, prueba de resultados y protocolos de implementacin, para asegurar que los cambios se hacen adecuadamente. Controles de Aplicacin Los controles de aplicacin estn diseados para las aplicaciones durante su utilizacin, ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto y que las transacciones estn autorizadas y verificadas. Debe prestarse atencin particular a las interfases de aplicacin, puesto que ellas a menudo estn vinculadas con otros sistemas que a su vez necesitan control, para asegurar que todas las entradas se reciban y validen para procesamiento y todas las salidas sean correctas y se distribuyan apropiadamente. La mayora de controles de aplicacin dependen de controles computarizados. Estos, se componen de formato, existencia, razonabilidad y otros chequeos sobre los datos que se incorporan en cada aplicacin durante su desarrollo. Los controles generales y los de aplicacin estn interrelacionados. Los controles generales respaldan el funcionamiento de los de aplicacin y ambos son necesarios para asegurar que la informacin se procese en forma segura y completa. Si los controles generales son inadecuados, los controles de aplicacin tienen un riesgo alto para su funcionamiento apropiado. Debido a los rpidos cambios en la tecnologa de informacin, los controles relativos deben evolucionar para no perder su eficacia. Los cambios en la tecnologa y sus aplicaciones al comercio electrnico y la expansin del Internet cambiarn las actividades especficas de control que deban utilizarse y a la forma en que deben implantarse. Sin embargo, los requerimientos bsicos de control no cambiarn. En la media en que aumenta el poder de los computadores se deber colocar ms responsabilidad por el procesamiento de los datos en manos de los usuarios finales y se debern identificar los controles necesarios.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.4 Sistema de Informacin

No.39) Se deben establecer las actividades de control para el proceso de informacin, que sirvan para verificar que las transacciones estn completas, autorizadas y libres de error o irregularidad. Los procesos manejados con computadoras, incluyen tambin elementos
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA manuales, que deben controlarse utilizando los mecanismos previstos en estas normas. Los controles sobre los sistemas de informacin estn interrelacionados y se pueden agrupar en dos categoras: i. Controles generales y ii. Controles de aplicacin No.40) Los controles generales, respaldan el funcionamiento de los de aplicacin y ambos son necesarios para asegurar que la informacin se procese en forma segura y completa, si los controles generales son inadecuados, los controles de aplicacin tienen un riesgo alto para su funcionamiento apropiado. Los controles generales deben incluir los controles sobre las operaciones del Procesamiento Electrnico de Datos, la adquisicin y mantenimiento del software del sistema, las seguridades de acceso y el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones del sistema, estos controles se aplican a todos los sistemas. a) Controles a las operaciones, se debern disear para el Procesamiento Electrnico de Datos (PED) de tal manera que permitan realizar respaldos diarios de los datos, primero el automtico que se establece en el gestor de base de datos y segundo detener la base de datos y realizar una copia de la misma. Estas copias debern ser almacenadas en dispositivos apropiados, en dos tantos, uno a ser almacenado en el rea de informtica y otro en la caja fuerte de Tesorera. b) Se debern establecer controles al software del sistema que limiten el acceso al sistema y a los mdulos solamente el rea a la que le corresponda. c) Se debern establecer controles de seguridad de acceso que permita el acceso slo a los que tienen instalado el sistema y con su debido usuario y asociado a un rol especfico. d) Controles de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones del sistema. Se debe definir una estructura para disear e implementar sistemas, precisando fases especficas, requerimientos de documentacin, aprobaciones y chequeos para controlar el desarrollo o mantenimiento de proyectos de software. No.41) Controles de Aplicacin. Deben ser diseados para las aplicaciones durante su utilizacin, ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto y que las transacciones estn autorizadas y verificadas. a) Debe prestarse atencin particular a las interfaces de aplicacin, puesto que ellas a menudo estn vinculadas con otros sistemas que a su vez necesitan control, para asegurar que todas las entradas se reciban y validen para procesamiento y todas las salidas sean correctas y se distribuyan apropiadamente. b) Los controles de aplicacin se componen de formato, existencia, razonabilidad y otros chequeos sobre los datos que se incorporan en cada aplicacin durante su desarrollo. c) La tecnologa de informacin y los cambios estructurales y funcionales de la Asamblea Nacional inciden en los controles y deben evolucionar para no perder su eficacia.

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5.3.5 Control Fsico sobre Activos Vulnerables Norma Relacionada: Debern establecerse controles para proteger los activos vulnerables ello incluye seguridad para que haya acceso limitado a activos tales como efectivo y otras especies en caja, inversiones, inventarios y propiedad y equipo que pueda ser vulnerable al riesgo de prdida o uso no autorizado. Tales activos debern ser peridicamente contados y comparados contra los registros contables y otros registros de control si los hubiere

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.5 Control Fsico sobre Activos Vulnerables

No.42) Se deben tomar las prevenciones para que los activos estn debidamente resguardados, especialmente lo que concierne a activos lquidos de efectivo y valores, as como activos de inventarios, o bienes muebles que estn sujeto a deterioro, prdida o extravo. No.43) En cuanto a los recursos lquidos, solamente personal de Tesorera debe ser autorizado a manejar efectivo y valores. El rea debe estar debidamente resguardada, de tal manera que se pueda preservar la privacidad y seguridad de los valores que se manejan. No.44) Los fondos, recursos y valores deben estar en disposicin de ser comprobados por Contabilidad o auditados por la Unidad de Auditora Interna, en el momento que as se disponga, efectuando la correspondiente comparacin con los registros. No.45) La administracin de la Asamblea Nacional y Auditora Interna deben conocer las reas de mayor riesgo para prdidas o extravo, donde se debe aumentar la frecuencia de comparaciones entre lo fsico y los registros. No.46) La Contabilidad de la Asamblea Nacional debe manejarse de manera que permita el control de los inventarios y de bienes muebles que se originaron con los recursos de los diferentes programas y de las distintas fuentes de financiamiento. No.47) Las fichas individuales de registro de los bienes debern incorporar la informacin que facilite el control fsico, tales como: Fecha Ao Unidad Ejecutora Ubicacin Especificaciones del Bien (Cdigo, Descripcin, Unidad, Tipo, Color, etc.) Mtodo de Valuacin Vida til Valor Residual Mtodo de Rotulacin Responsable Patrimonial

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5.3.6 Indicadores de Gestin Norma Relacionada: Se deber implementar una metodologa para el control de gestin, la cual se base en la utilizacin de indicadores de gestin. Mediante dichos indicadores se analizan comportamientos operativos o financieros, o se establecen relaciones entre ellos que contribuyen a medir el desempeo de un proceso, programa o proyecto. Mediante esta metodologa se conocer oportunamente e investigarn resultados inesperados o tendencias poco usuales, identificando las circunstancias en las que el desarrollo de los objetivos est en riesgo o no est siendo conseguido.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.6 Indicadores de Gestin

No.48) Se debe disponer de una metodologa de indicadores que permita a la Administracin de la Asamblea Nacional el anlisis del comportamiento operativo o financiero, o bien que la institucin sea capaz de poder determinar el alcance de sus objetivos de acuerdo a su plan estratgico. No.49) Se debern determinar los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, bajo el criterio de que son magnitudes que expresan el comportamiento o desempeo de un proceso, que al compararse con la referencia permite detectar desviaciones, haciendo uso de los insumos provedos por los objetivos institucionales.

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5.3.7 Segregacin de Funciones Incompatibles Norma Relacionada: Las responsabilidades claves necesitan ser divididas o separadas entre diferentes personas para reducir el riesgo de error o irregularidad. Esto debe incluir responsabilidades separadas para autorizar, procesar, registrar y revisar las transacciones, as como por el manejo de los activos relacionados. Ningn individuo debera controlar todos los aspectos claves de un evento o transaccin.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.7 Segregacin de Funciones Incompatibles

No.50) Las funciones de autorizacin, ejecucin y aprobacin de transacciones que se dan en el accionar operativo de la Asamblea Nacional, deben ser realizadas por personas diferentes, con la autorizacin respectiva de parte de los funcionarios de la institucin, con potestad para concederla. No.51) Ningn empleado o funcionario de la Asamblea Nacional tendr bajo su responsabilidad en forma completa una operacin financiera o administrativa, en ese sentido se debe vigilar que: a) Todas las obras y contratos que se ejecuten en la Asamblea Nacional deben estar basados en normativas legales vigentes y en procedimientos claros que aseguren un marco de adecuada segregacin de funciones y asuncin de responsabilidades, aplicndoseles las polticas de orden presupuestario, jurdico y tcnico. En los procesos de supervisin, evaluacin y recib conforme, la responsabilidad del cumplimiento de estos procesos deber recaer sobre los tcnicos diferentes, mantenindose la debida segregacin de estas funciones. Todas las operaciones que corresponden a desembolsos de Tesorera debern contar con la participacin de los funcionarios de Contabilidad, Presupuesto, Tesorera, Divisin de Finanzas y Divisin General de Asuntos Administrativos, con responsabilidades previstas para esos efectos en los Manuales de Organizacin y Funciones y Manuales de Procedimientos correspondientes.

b)

c)

No.52) La segregacin de funciones incompatibles se deber guardar desde el inicio de los procesos para compras y contrataciones garantizando que estos procesos se efecten bajo estndares que aseguren un uso eficiente, eficaz y transparente de los recursos de la institucin. No.53) La Asamblea Nacional como entidad sujeta al mbito de aplicacin de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, procedi a la creacin de la Unidad de Adquisiciones, en base a la Ley No. 323 y sus Reformas en Ley No. 349 y Ley No. 427. La Unidad de Adquisiciones deber establecer un marco estratgico comn, bajo el cual se deben encauzar las actividades de compras y contrataciones de las Unidades Administrativas, garantizando que estos procesos se efecten, con la participacin sealada en la Ley, preservando la segregacin de funciones y responsabilidades, con la formacin de los Comits de Licitacin y Comit Revisor cuando sea pertinente.

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5.3.8 Ejecucin apropiada de las Transacciones Norma Relacionada: Las transacciones y otros eventos significativos debern ser autorizados y ejecutados nicamente por personas habilitadas dentro del alcance de su autoridad. Esta es la manera principal de asegurar que solamente se han iniciado y tramitado transacciones vlidas de intercambio, transferencia, utilizacin, compromiso sobre los recursos y otros eventos. Las autorizaciones debern ser claramente comunicadas a todos los Servidores Pblicos de la Entidad.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.8 Ejecucin apropiada de las Transacciones

No.54) Los resultados de la gestin debern someterse al conocimiento de los individuos que en vista de su capacidad tcnica y designacin formal, cuenten con autoridad jerrquica para otorgar la aprobacin correspondiente. No.55) Los Responsables de las reas sustantivas y de apoyo, tienen la autoridad que se les designa en el Manual de Organizacin y Funciones, debidamente autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional. No.56) Todas las transacciones que se inician, tramitan o de que alguna manera conlleven transferencias, utilizacin o compromisos sobre los recursos de la institucin debern efectuarse de acuerdo a los procedimientos establecidos, donde los puestos autorizados, tienen la potestad decisoria para la ejecucin o implementacin de estas transacciones, garantizndose de esta manera la idoneidad y validez de las mismas. No.57) En los Manuales de Organizacin y Funciones se debe describir las responsabilidades de los puestos y los niveles de autoridad, deben de complementar estos medios de control, adems de ser medios de informacin para que los empleados y funcionarios tengan una clara definicin de su mbito operativo y de las designaciones de autorizacin para las diferentes operaciones que se dan en la institucin en su accionar operativo. No.58) Dado que los sistemas integrados informticos, a su vez estarn conformados por diferentes subsistemas integrados; para garantizar una ejecucin apropiada de las transacciones, es necesario contar con Manuales de Operacin y Procedimientos del Usuario en donde estn debidamente expresados, el grado de autorizacin que tienen los Responsables, en cada interfaz que participan.

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5.3.9 Seguridad y Oportunidad en el Registro de Transacciones y Eventos Norma Relacionada: Las transacciones debern ser oportunamente registradas para que constituyan una herramienta de importancia para la Administracin en el control de las operaciones y en la toma de decisiones. Lo anterior aplica al proceso completo o ciclo de vida de una transaccin o evento desde su iniciacin o autorizacin hasta su clasificacin final en los registros contables u otros registros. Adicionalmente, las actividades de control ayudan a asegurar que todas las transacciones estn completas y correctamente registradas.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.9 Seguridad y Oportunidad en el Registro de Transacciones y Eventos

No.59) Todas las transacciones de Gastos e Ingresos de la Asamblea Nacional deben estar previamente registradas en su Presupuesto General de Ingresos y Egresos. No.60) Mediante el sistema, se efectuar el registro de sus operaciones en forma oportuna, de acuerdo a las normativas, polticas y aplicaciones contables que se deben de seguir, para los efectos de las afectaciones a los diferentes rubros de las cuentas en cuanto a sus activos, pasivos y patrimonio, ingresos y gastos; as como tambin, para la estructuracin de los estados financieros. No.61) La Unidad de Contabilidad (a priori) y la Unidad de Auditora Interna (a posteriori) debern vigilar por que el proceso completo o ciclo de vida de las transacciones o eventos de la Asamblea Nacional, desde su iniciacin o autorizacin hasta su clasificacin final en los registros contables u otros registros sea realizada y se traduzca luego en los estados financieros. Como parte de la aplicacin de esta Norma se deben considerar los siguientes Principios de Contabilidad Gubernamental. a) b) Partida Doble: Toda transaccin que de origen a un registro contable afectar por lo menos a dos cuentas de la contabilidad. Cuantificacin Econmica: La informacin contable se refiere a bienes, derechos y obligaciones que tienen valor econmico y por lo tanto, deben valorarse en trminos monetarios. La informacin contable se llevar en moneda nacional. Perodo o Ejercicio Contable: Los ejercicios contables comenzarn el 01 de Enero y finalizarn el 31 de Diciembre de cada ao. De ser necesaria la preparacin de estados en fechas intermedias, los perodos de tiempo debern ser uniformes. Reconocimiento de transacciones: Las transacciones o hechos econmicos sern reconocidos formalmente en los registros contables en el momento en que ocurran o se devenguen, haya o no movimiento de dinero. Valuacin al costo: Las transacciones que sean susceptibles de cuantificacin sern registradas al costo de produccin, construccin, adquisicin o intercambio. Consistencia: Los principios, normas y procedimientos contables sern utilizados en forma similar a lo largo de un periodo y de un perodo a otro. Exposicin: Los estados contables y financieros deben contener toda la informacin necesaria que permita su discriminacin bsica y adicional para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos de la institucin.
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c)

d)

e) f) g)

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5.3.10 Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros Norma Relacionada El acceso a los recursos y registros deber estar limitado a individuos autorizados y la responsabilidad por su custodia y utilizacin deber ser asignada y mantenida. Debern hacerse comparaciones de los recursos con los registros contables para reducir el riesgo de errores e irregularidades, uso incorrecto o alteraciones no autorizadas.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.10 Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros

No.62) Las autoridades administrativas y la Auditora Interna de la Asamblea Nacional debern vigilar que a las reas sensibles de la institucin donde se manejen recursos, tales como: Caja o Tesorera, inventarios y suministros, etc; no se debe permitir el ingreso fsico de personas no autorizadas. Los controles deben prever la posibilidad de que cada individuo disponga de los activos precisos. No.63) A los registros o equipos informticos donde se maneje la informacin de contabilidad, presupuesto, control de bienes, adquisiciones, y dems, no podrn tener acceso las personas no autorizadas, por lo que cada funcionario a cargo deber contar con su correspondiente clave de acceso. No.64) Los funcionarios de la Asamblea Nacional debern de velar por el archivo y la custodia apropiada de la documentacin sustentadora que respalde sus actuaciones en las operaciones. No.65) Peridicamente debern efectuarse comparaciones entre los registros y las existencias fsicas de los recursos. La Divisin de Finanzas deber garantizar el levantamiento, desarrollo y supervisin de un inventario de los bienes y recursos de activos corrientes y bienes muebles, como mnimo al cierre de cada ao. No.66) Debern realizarse verificaciones y conciliaciones peridicas de los registros contra los documentos fuentes respectivos, para determinar y enmendar cualquier error u omisin que se haya cometido en el procesamiento de los datos. Estas conciliaciones proceden tanto entre los registros y los documentos fuente de las anotaciones respectivas, como entre los registros de un departamento u oficina contra los generales de la institucin, para la informacin financiera, administrativa y estratgica de la misma.

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5.3.11 Documentacin apropiada de las Transacciones y del Control Interno Norma Relacionada: Todas las transacciones y eventos significativos y en cuanto sea posible las actividades de control, debern ser claramente documentadas y la documentacin deber estar disponible rpidamente para ser examinada. La documentacin es establecida o proviene de las directivas y polticas de la Entidad o de los Manuales de Procedimientos y puede estar en papel o en forma electrnica. Toda la documentacin y los registros debern estar adecuadamente administrados y conservados. Debe tenerse en cuenta la utilizacin de flujogramas para ilustrar tanto los procesos de operacin como las actividades de control. De esta forma se contribuye, a la comprensin y eficiencia en la ejecucin de los procesos y el cumplimiento del control. Las anteriores son una descripcin general de una amplia variedad de actividades de control que pueden utilizar las Entidades. Ellas no deben tomarse como las nicas que pueda necesitar una Entidad. El CI debe ser flexible y disearse a la medida de cada Entidad de acuerdo con sus necesidades. Dichas actividades pueden ser diferentes dependiendo de varios factores, entre ellos, el ambiente de riesgos, los objetivos, el juicio gerencial, el tamao y complejidad de la Organizacin, la sensibilidad y el valor de los datos y los requerimientos de confiabilidad, disponibilidad y desempeo.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.11 Documentacin apropiada de las Transacciones y del Control Interno

No.67) Se debe generar la suficiente documentacin en forma clara y precisa en cuanto al origen y el acierto de las operaciones, debiendo dicha documentacin estar en disposicin para ser examinada, por los funcionarios con la autoridad para ello. Esta informacin deber encontrarse bien sea como documentos fsicos o bien en forma electrnica. No.68) En aquellos procesos de mayor relevancia o envergadura, convendr identificar los puntos del proceso u operacin que ameritan una medida de control sobre la marcha para asegurar el avance correcto de las actividades, tales como: verificacin de datos o revisin de resultados intermedios. No.69) La aplicacin de controles concurrentes no debe eliminar la necesidad de la autorizacin para el inicio de las transacciones, la aprobacin final de los resultados, ni la eventual verificacin posterior por la Administracin o Auditora Interna, cuando lo consideren pertinente. En el captulo II se encontrar una gua detallada de las Actividades de Control que como mnimo deberan disearse y ejecutarse en cada Sistema de Administracin.

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5.4

NORMA S ESPECFICAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

El sistema de informacin produce documentos que contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar la Entidad. Dicha informacin se relaciona no solamente con los datos generados Internamente, sino tambin sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones. Tambin debe darse una comunicacin efectiva en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones de la Organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la Mxima Autoridad y sus Ejecutivos respecto a que las actividades de control deben asumirse seriamente. El personal debe entender su propio papel en el CI, as como la relacin de sus actividades individuales con las de los dems. Para cumplir con esta Norma la Mxima Autoridad debe asegurarse que se disponga de un sistema de informacin integrado para el desarrollo correcto y oportuno de las operaciones y la rendicin de cuenta mediante informes apropiados que permitan revelar la situacin financiera, el desempeo, el cumplimiento de las Normas y otros asuntos al interior de la Entidad y cuando aplique para terceros interesados. 5.4.1 La Informacin Norma Relacionada: Normas Especficas de Informacin y Comunicacin El sistema de informacin produce documentos que contienen informacin operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar la Entidad. Dicha informacin se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino tambin sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones. Tambin debe darse una comunicacin efectiva en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones de la Organizacin. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la Mxima Autoridad y sus Ejecutivos respecto a que las actividades de control deben asumirse seriamente. El personal debe entender su propio papel en el CI, as como la relacin de sus actividades individuales con las de los dems. Para cumplir con esta Norma la Mxima Autoridad debe asegurarse que se disponga de un sistema de informacin integrado para el desarrollo correcto y oportuno de las operaciones y la rendicin de cuenta mediante informes apropiados que permitan revelar la situacin financiera, el desempeo, el cumplimiento de las Normas y otros asuntos al interior de la Entidad y cuando aplique para terceros interesados. La Informacin La informacin deber planificarse de tal forma que se dispongan mecanismos para su calidad, seguridad, utilizacin y conservacin. La calidad se refiere al contenido apropiado, la oportunidad, la actualidad y la exactitud. La seguridad se refiere a la importancia o prioridad, privacidad o confidencialidad, las cuales debern ser analizadas, a fin de clasificar la informacin segn su sensibilidad y los riesgos involucrados s hay acceso indiscriminado tanto a la preparacin, lectura, toma de decisiones y conservacin. La utilizacin se refiere a quienes prepararn y manejarn la informacin. El objetivo es lograr eficiencia en los recursos que se emplean para el proceso de informacin, evitando desperdicio y aprovechando al mximo el talento y experiencia de aquellos individuos que estn en condiciones de obtener, relacionar los datos, interpretarlos y utilizar la informacin resultante para mejorar la calidad y oportunidad de las decisiones y por consiguiente el control interno relacionado. La conservacin se refiere a las medidas para proteger la informacin tanto del acceso no autorizado como de la influencia de las condiciones ambientales. En este campo deben integrarse los esfuerzos previstos en los planes de contingencias provenientes de las actividades de control para la informacin computarizada.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.4.1 La Informacin

No.70) Todas las unidades administrativas de la Asamblea Nacional estn obligadas a brindar informacin de calidad. Los estndares y parmetros de calidad sern parte de los elementos que se utilizarn para medir el desempeo de los funcionarios a cargo de las distintas unidades. La informacin debe generarse de forma apropiada, oportuna y con la debida exactitud. No.71) En lo que respecta a la informacin brindada por los estados financieros, sta deber ser clara y comprensible, con todo lo necesario para juzgar los resultados de la operacin y la situacin financiera de la institucin.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.72) Los manuales de procedimientos financieros, administrativos y operacionales deben consignar los aspectos de utilizacin de la informacin en cuanto a quines la producen y quines la debern manejar para efectos de toma de decisiones, en ese sentido, se debern disear las rutas crticas para su utilizacin. No.73) La informacin computarizada debe ser sometida a las mismas prevenciones, vigilando que se resguarde peridicamente la informacin procesada y que sta, dentro de su permanencia en el equipo informtico, contenga claves de acceso para ser conocida slo por los Responsables autorizados para ello.

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5.4.2 La Comunicacin Norma Relacionada: La Comunicacin La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, los sistemas de informacin sirven como medio de comunicacin al personal para que pueda cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y cumplimiento. Pero las comunicaciones tambin deben darse en un sentido amplio, relacionndose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos y otros asuntos importantes. Internamente adems de recibir datos relevantes para desarrollar sus actividades, todo el personal, particularmente aquel que tiene responsabilidades importantes, debe recibir un mensaje claro de parte de la Mxima Autoridad respecto a la seriedad del Control Interno. En este caso, la claridad con la cual se comunique el mensaje es clave para la eficacia. El significado de la comunicacin va ms all de la existencia de Manuales o instrucciones formales. La comunicacin implica un ejercicio activo conducente a verificar o convalidar que los individuos han entendido sus responsabilidades, no estn limitados para cumplirlas y estn en condiciones de confirmar explcitamente tal situacin. Debe proveerse al personal de medios para comunicar informacin significativa hacia arriba, de tal manera que no se aslen los distintos niveles de la Organizacin. Lo anterior supone una disposicin abierta para escuchar y el suministro de apoyo y soluciones cuando sea necesario. A pesar de que la tecnologa puede suministrar herramientas giles de comunicacin como el Intranet, no debe perderse de vista el uso racional de mecanismos de participacin, las reuniones de grupo primario y los comits con clara definicin de propsitos y resultados. Tambin es necesario que se diseen y ejecuten mecanismos de comunicacin apropiada hacia el exterior. Mediante canales de comunicacin abiertos, los usuarios, clientes, proveedores y otros pueden proporcionar datos de entrada altamente significativos que lleguen a influir positivamente en los objetivos de la organizacin. Con frecuencia dicha comunicacin tiene relacin con la manera como funciona el control interno y contribuye a su mejoramiento.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.4.2 La Comunicacin

No.74) Se debern desarrollar los sistemas de informacin, que sirvan como medio de comunicacin al personal para que pueda cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y cumplimiento, que tengan un sentido amplio, relacionndose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos y otros asuntos importantes. i. A nivel externo, la institucin deber vigilar que la comunicacin tenga la fluidez y oportunidad necesaria a fin de que se puedan lograr los objetivos previstos en ese sentido. A nivel interno, dado que la comunicacin podr fluir en diversas direcciones; ascendente, descendente y cruzada, la estructura orgnica de la institucin representa un papel de suma importancia para que estos tres tipos de comunicacin se den dentro de los conceptos de eficiencia y eficacia.

ii.

No.75) La comunicacin descendente oral o escrita deber fluir de la Presidencia hacia los puestos de Responsables inmediatos, o bien mandos intermedios si fuere necesario dentro de la jerarqua de la organizacin, tratando de que esta comunicacin pueda ser clasificada en la siguiente forma: a) Comunicacin que represente instrucciones, reglamentaciones o polticas para el manejo de las actividades y tareas que necesitan realizarse para cumplir con objetivos definidos. b) Informacin que permita comprender las relaciones de estas tareas.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA c) Los procedimientos bsicos de informacin que se deben de guardar en el desempeo de estas tareas. d) La retroalimentacin acerca del desempeo de las distintas Direcciones, Departamentos, Divisiones, Oficinas. e) Informacin acerca de los alcances logrados en cuanto a metas y objetivos de la institucin. f) Requerimiento de informacin en cuanto a control financiero. No.76) La comunicacin ascendente pasar de subordinados a superiores y continuar ascendiendo por la jerarqua de la Organizacin. La Presidencia, vigilar que esta informacin le sea trasmitida en forma objetiva, especialmente para los propsitos de control interno, en ese sentido, la Administracin deber conocer la informacin desde los niveles ms inferiores. No.77) A nivel informtico todos los Subsistemas de la institucin, deben estar debidamente integrados, pudiendo interactuar en forma horizontal, ascendente, descendente, lineal, etc.

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5.5

NORMAS ESPECFICAS DE MONITOREO


5.5.1 Monitoreo sobre la Marcha

Norma Relacionada: Normas Especficas De Monitoreo Los SCI cambian con el tiempo. La manera como se aplican los controles tiene que evolucionar. Los controles pueden perder efectividad por la llegada de personal nuevo, disminucin o variacin del entrenamiento, capacitacin, supervisin, presiones por metas, modificaciones en los recursos, la tecnologa y otras variables. Adems, las circunstancias para las cuales se dise el SCI pueden ir modificndose, a tal punto que el mismo deje de ser suficiente para anticiparse a los riesgos originados por nuevas condiciones. Debido a lo anterior, la Administracin necesita determinar sobre una base de tiempo, si el SCI contina vigente. El monitoreo permite llegar a conclusiones sobre la vigencia del SCI. Este proceso implica la valoracin por parte del personal apropiado, del diseo y la operacin de los controles en una adecuada base de tiempo. El monitoreo puede hacerse de dos maneras: mediante acciones durante el curso de las operaciones o mediante evaluaciones separadas. Los SCI usualmente se estructurarn para hacerse monitoreo a s mismos durante su ejecucin. A mayor grado de efectividad de este tipo de monitoreo se necesitan menos evaluaciones separadas. La frecuencia de las evaluaciones separadas, necesarias para que la Administracin tenga una seguridad razonable es asunto del juicio de la Administracin y no debe perjudicar las decisiones independientes por evaluar el sistema de los Auditores Internos y por supuesto de la CGR. Monitoreo sobre la Marcha Son mltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actos regulares de administracin y supervisin, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias. Como mnimo debern realizarse las siguientes actividades de monitoreo sobre la marcha: Plan de conciliaciones entre reportes de operacin, informes financieros y otros registros. Supervisin peridica de la labor de los subordinados, incluyendo la verificacin del cumplimiento de programas de operacin. Anlisis y disposicin de las observaciones provenientes de la iniciativa de los Servidores Pblicos con responsabilidades por el control. Obtencin y disposicin de las observaciones provenientes de informes recibidos de terceros en los cuales se identifiquen problemas de control. Evaluacin de resultados provenientes de recuentos rutinarios de activos comparados con registros y otra informacin. Evaluacin de resultados provenientes de Auditora Interna en tiempo real (al momento de las operaciones), siempre que sea posible. Seminarios de entrenamiento, sesiones de planeacin y otras reuniones donde se traten asuntos de control. Observaciones surgidas de la induccin, ejecucin y actualizacin del Cdigo de Conducta

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.5.1 Monitoreo sobre la Marcha

No.78) Deber observarse y evaluarse el funcionamiento de los diversos controles con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad. No.79) El control interno debe convertirse en una obligacin inherente a todos los funcionarios y empleados de la Asamblea Nacional, dado que es un proceso permanente que debe llegar a convertirse en una actitud crtica de todos los empleados y funcionarios, quienes deben percibirlo como un medio para procurar el cumplimiento de los objetivos de la institucin. No.80) Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin con base en los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA cualquier eventual desviacin que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicable No.81) Dado que el control, en su naturaleza previa, concomitante y posterior, forma parte de todas las actividades organizacionales, es preciso analizar cul es su efecto sobre las diversas fases de los procesos respectivos, tomando en consideracin los criterios de viabilidad y conveniencia de tales controles, as como la posibilidad de mejorar y perfeccionar el sistema de control interno. No.82) Se aplicar evaluacin sobre la marcha mediante la puesta en prctica de actividades administrativas y de supervisin durante las actividades, as como el ejercicio del autocontrol que deben efectuar sobre sus propias labores los funcionarios y empleados encargados de tareas especficas. No.83) La Asamblea Nacional deber operar con un sistema integrado de monitoreo y evaluacin que permita medir y conocer en forma y tiempo el impacto del programa a cargo de la institucin y el desempeo institucional. No.84) El conocimiento de la institucin y su entorno dar a la administracin activa una herramienta de apreciable valor para realizar un trabajo que le permita conducir efectivamente a la institucin hacia el cumplimiento de sus objetivos, de su misin y visin, enfrentando para ello las debilidades y amenazas y aprovechando las fortalezas y oportunidades. Por ese motivo, es necesario que las Mximas Autoridades y Responsables de rea, conciban la observacin del ambiente como una actividad constante. No.85) Se debe aplicar evaluacin sobre la marcha mediante la puesta en prctica de actividades administrativas y de supervisin durante las actividades, as como el ejercicio del autocontrol que deben efectuar sobre sus propias labores los funcionarios y empleados encargados de tareas especficas. Son mltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones, incluyen actos regulares de administracin y supervisin, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias. No.86) Como mnimo debern realizarse las siguientes actividades de monitoreo sobre la marcha: a) b) c) d) e) Plan de conciliaciones entre reportes de operacin, informes financieros y otros registros. Supervisin peridica de la labor de los subordinados, incluyendo la verificacin del cumplimiento de programas de operacin. Anlisis y disposicin de las observaciones provenientes de la iniciativa de los servidores pblicos con responsabilidades por el control. Obtencin y disposicin de las observaciones provenientes de informes recibidos de terceros en los cuales se identifiquen problemas de control. Evaluacin de resultados provenientes de recuentos rutinarios de activos comparados con registros y otra informacin.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA f) g) h) i) Evaluacin de resultados provenientes de Auditora Interna en tiempo real (al momento de las operaciones), siempre que sea posible. Seminarios de entrenamiento, sesiones de planeacin y otras reuniones donde se traten asuntos de control. Observaciones surgidas de la induccin, ejecucin y actualizacin del Cdigo de Conducta. Evaluacin del impacto social. La evaluacin ex post de impacto social mide el efecto de los programas de la Asamblea Nacional desde la perspectiva de la reduccin de la pobreza o mejoramiento de la calidad de vida de los beneficiarios.

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5.5.2 Monitoreo mediante evaluaciones separadas Norma Relacionada: Las evaluaciones separadas pueden presentarse en forma de auto evaluaciones o como revisiones del diseo y comprobacin directa de los controles. Las evaluaciones separadas tambin pueden ser llevadas a cabo por miembros de la Administracin en lnea, Auditores Internos o la CGR. Para estos dos ltimos ello forma parte de sus obligaciones de acuerdo con las NAGUN. Monitoreo mediante evaluaciones separadas utilizando la Auditora Interna Naturaleza y Objetivos de la Auditora Interna La UAI es una instancia administrativa, asesora de la Mxima Autoridad y responsable por la evaluacin independiente del diseo y funcionamiento del Control Interno. Dicha Unidad deber organizarse y funcionar conforme a lo previsto en la Seccin II de la Ley Orgnica de la CGR. La UAI es parte integral del SCI de la Entidad y tendr por objetivos especficos: Establecer que el SCI cumple con los lineamientos de las NTCI, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que exista concordancia. Confirmar el funcionamiento del SCI, verificando que las normas y componentes del Sistema en la prctica se cumplen, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que se tomen los correctivos relacionados con los incumplimientos identificados. En el anterior sentido la UAI, si bien no reemplaza las responsabilidades de la Mxima Autoridad y sus Ejecutivos, s contribuye a que el SCI no pierda vigencia y contine en el tiempo cumpliendo sus objetivos. Alcance de la Auditora Interna El alcance de Auditora Interna debe incluir el examen y evaluacin de lo adecuado y efectivo del SCI de la organizacin y la calidad del desempeo de las responsabilidades asignadas. El alcance del trabajo de la Auditora Interna como especifica esta norma, incluye qu trabajo deber ser realizado. La Auditores Internos obtienen y analizan informacin para formarse conclusiones y formular recomendaciones constructivas para el mejoramiento de la administracin. La obtencin de informacin se hace con un enfoque selectivo y rara vez extendido a la totalidad de operaciones, ya que ello hara la Auditora Interna anti econmica y por consiguiente se obtendra una relacin negativa de beneficio-costo. Debido a que el trabajo de auditora consiste en examinar o evaluar menos de la totalidad de la informacin para proyectar una conclusin sobre el comportamiento de toda ella, no se debe considerar que dicho trabajo y sus conclusiones son infalibles y suficientes para sacar a la luz todos los posibles errores e irregularidades que hayan ocurrido en una Entidad. En el anterior sentido, la Auditora Interna debe entenderse como un esfuerzo de la Administracin para verificar y mantener razonablemente la calidad del SCI. El objetivo de la revisin de lo adecuado del SCI es determinar si el sistema establecido provee razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organizacin sern alcanzados eficiente y econmicamente. El propsito de la revisin de la efectividad del SCI es determinar si los sistemas estn funcionando como se espera que funcionen. El propsito de la revisin de la calidad de ejecucin es determinar si los objetivos y metas han sido alcanzados. La Auditora Interna deber tener los siguientes alcances en relacin con los objetivos del SCI: 1. a. Eficiencia y eficacia de las operaciones Eficiencia La Mxima Autoridad es responsable de establecer normas operacionales para medir el uso eficiente de los recursos de una actividad. La Auditora Interna evala la eficiencia con la cual son administrados los recursos pblicos Eficacia La Mxima Autoridad es responsable de establecer objetivos o programas operacionales, desarrollar e implementar procedimientos de control y obtener los resultados programados. La Auditora Interna evala si los objetivos o programas son compatibles con los de la Entidad y si se cumplen Confiabilidad de la informacin

b.

2.

La Auditora Interna debe determinar la confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operacional y de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar tal informacin. Sus evaluaciones contribuirn a la calidad y transparencia de la rendicin de cuentas. Los sistemas de informacin proveen datos para toma de decisiones, y para el control y cumplimiento de los requerimientos externos. Por lo tanto, la Auditora Interna debe examinar los sistemas de informacin y en forma apropiada cerciorarse s: Los registros y reportes financieros y operacionales contienen informacin segura, confiable, oportuna, completa, benfica y concordante con las disposiciones existentes para su preparacin. Los controles sobre los registros y reportes son adecuados y efectivos.

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3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

La Mxima Autoridad es responsable por el establecimiento de Sistemas de Administracin y Control a fin de asegurar el cumplimiento de requerimientos tales como polticas, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables. La Auditora Interna es responsable por: 1) 2) Determinar si los sistemas son adecuados en su diseo. Revisar los sistemas establecidos para establecer el cumplimiento de las polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que podran tener un impacto significativo sobre las operaciones e informes y determinar si la organizacin est cumplindolas.

Las deficiencias encontradas durante el monitoreo sobre la marcha o a travs de evaluaciones separadas debern ser comunicadas a los individuos responsables por las reas o procesos examinados y al nivel a que stos reportan. Aquellos asuntos materiales debern ser informados a la Mxima Autoridad. El monitoreo debe incluir polticas y procedimientos para asegurar que los hallazgos de auditora y otras revisiones son resueltos oportunamente, sin perjuicio de las funciones del Comit de Auditora. La Mxima Autoridad o sus Ejecutivos debern: 1) 2) 3) Evaluar oportunamente los hallazgos de auditora y otras revisiones incluidos aquellas deficiencias y recomendaciones reportadas por Auditores y otros que hayan evaluado las operaciones de las Entidades. Determinar acciones apropiadas en respuesta a los hallazgos y recomendaciones mencionados. Cumplir y hacer cumplir los programas o planes de correccin.

En lo que corresponde a su competencia la Mxima Autoridad deber evaluar el alcance y frecuencia del monitoreo del Control Interno, dejando constancia escrita de ello.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.5.2 Monitoreo mediante evaluaciones separadas y utilizando la Auditora Interna

No.87) Se deben realizar evaluaciones rutinarias en forma de auto evaluaciones o como revisiones del diseo y comprobacin directa de los controles, las que pueden ser efectuadas por miembros de la Administracin en lnea, por Auditores Internos o por la CGR. No.88) Cuando se realice el trabajo por la Auditora Interna, ste debe incluir el examen y evaluacin de lo adecuado y efectivo del SCI de la organizacin y la calidad del desempeo de las responsabilidades asignadas, la evaluacin del rendimiento de las principales reas de actividad sustantiva de la organizacin, es decir, que la Auditora Interna debe entenderse como un esfuerzo de la Administracin para verificar y mantener razonablemente la calidad del Sistema de Control Interno. No.89) La Unidad de Auditora Interna no participar en actividades que pudieren afectar su independencia, en ese sentido, no ejercer actividad alguna en los procesos financieros, administrativos u operativos, ni en su autorizacin o aprobacin, ni en la adopcin de decisiones. La Auditora Interna evala la eficiencia con la cual son administrados los recursos pblicos de la institucin, para lo cual debe determinar s: Se han establecido normas operacionales para medir la eficiencia. Las normas operacionales establecidas son entendibles y estn siendo alcanzadas. Las desviaciones de las normas operacionales son identificadas, analizadas y comunicadas a aquellos responsables de la accin correctiva. Las acciones correctivas han sido tomadas.
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MANUAL DE NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.90) La Auditora Interna evala si los objetivos o programas son compatibles con los de la institucin y si se cumplen. Para tal propsito debe: Proveer asistencia a los funcionarios que estn desarrollando objetivos, metas y sistemas, al determinar si las suposiciones hechas son apropiadas, si estn utilizando la informacin precisa, segura, actualizada y relevante y si se han incorporado controles adecuados en las operaciones o programas. Verificar que las operaciones o programas estn siendo llevados a cabo como se planearon. Establecer que los resultados de las operaciones o programas son consistentes con los objetivos y metas.

No.91) La Auditora Interna debe determinar la confiabilidad e integridad de la informacin financiera y operacional y de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar tal informacin. Sus evaluaciones contribuirn a la calidad y transparencia de la rendicin de cuentas, con base en los resultados de la evaluacin de riesgos, debe evaluar la adecuacin y eficacia de los controles que comprenden las operaciones y los sistemas de informacin de la institucin. No.92) El Auditor Interno de la institucin debe asegurar que la organizacin tiene una poltica formal y procedimiento documentado que defina los procesos de los informes financieros peridicos. No.93) La Auditora Interna ser responsable de evaluar los programas de cumplimiento de leyes y reglamentaciones aplicables a la institucin debiendo tener en cuenta: Que la institucin cuente con normas y procedimientos de cumplimiento para ser seguido por empleados y funcionarios que sean capaces de reducir razonablemente las expectativas de conductas delictivas.
Que las normas de cumplimiento deben ser aplicadas en forma consistente,

mediante mecanismos disciplinarios apropiados.

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6.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 6.1 CERTIFICACIONES 1. Verificacin de la Aplicacin de las NTCI La aplicacin de las NTCI, ser verificada por la Unidad de Auditora Interna de la Asamblea Nacional y por la CGR, en el ejercicio del control externo posterior. 2. Trmino de Aplicacin Las Entidades comprendidas dentro del mbito, debern ajustar sus Sistemas de Control Interno de conformidad con las Normas y otros requerimientos previstos en las NTCI, durante el perodo de un (1) ao calendario, a partir de la vigencia de este Acuerdo. El Consejo Superior de la CGR podr conceder plazos adicionales mediante disposicin motivada sobre las razones para dicha ampliacin. 3. Certificaciones a) El grado de ajuste de su Sistema de Control Interno (SCI), en concordancia con las NTCI, al terminar cada trimestre contado a partir de la vigencia de este Acuerdo y durante el perodo de ajuste mencionado en 6 anterior. La concordancia del diseo de su SCI con las NTCI y el funcionamiento de acuerdo con los objetivos del Sistema. Dicha certificacin ser emitida con una periodicidad semestral, a partir del vencimiento del plazo para efectuar los ajustes. La Contralora General de la Repblica proveer guas para la expedicin de las certificaciones mencionadas en esta seccin. La Mxima Autoridad deber enviar a la CGR certificaciones sobre:

b)

c) 6.2 6.3

FUENTES BIBLIOGRFICAS Ley No. 681, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Ley No. 606, Ley Orgnica del Poder Legislativo de la Repblica de Nicaragua. Ley No. 438, Ley de Probidad de los Servidores Pblicos. Ley No. 323, Ley de Contrataciones del Estado. Ley No. 550, Ley de Administracin Financiera y del Rgimen Presupuestario. Normas Tcnicas de Control Interno de la CGR Gaceta #234 del 01/12/04 Y # 235. Normas de Auditora Gubernamental (NAGUN). Normas Internacionales de Contabilidad. Manual Bsico de Auditora Interna. Especificacin de requerimientos de Subsistema de Contabilidad Central. Esquema de los Sistemas Informticos. ANEXOS

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FORMATO F - 1

CERTIFICACIN TRIMESTRAL DE AJUSTES DE LAS NTCI (Para Normas Generales) DEL ____________ AL ___________ DE ________ No. Unidad Organizativa Ref. NTCI Aplicadas Nombre de la Norma General Descripcin de la Norma General % de Avance Observaciones / Justificaciones

Elaborado Por: _______________________ Revisado Por: ____________________ Aprobado por: _____________________ Firma y Sello Fecha: _______________________

39 MANUAL DE NORMAS TCNICAS DE CONTROL INTERNO

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Formato F 2

CERTIFICACIN TRIMESTRAL DE AJUSTES DE LAS NTCI (Para Normas Especficas) DEL ____________ AL ___________ DE 20______ No. Unidad Organizativa Ref. NTCI Aplicadas Nombre de la Norma Especfica Subcategora de la Norma Especfica % de Avance Observaciones / Justificaciones

Elaborado Por: ________________________ Revisado Por: __________________ Aprobado por: _____________________ Firma y Sello Fecha: ____________________

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FORMATO F 3

CERTIFICACIN TRIMESTRAL DE AUSTES DE LAS NTCI (Para Apndice I: Actividades de Control Aplicables a los Sistemas de Administracin) DEL ____________ AL ___________ DE 20 ______ No. Unidad Organizativa Ref. NTCI Aplicadas Nombre del Sistema de Administracin Descripcin de la Actividad de Control % de Avance Observaciones / Justificaciones

Elaborado Por: _______________________ Revisado Por: __________________ Aprobado por: _____________________ Firma y Sello Fecha: __________________

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CAPITULO II

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS


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NDICE
INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 6 1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................................................9 1.2 DELEGACIN DE AUTORIDAD Y UNIDAD DE MANDO .............................................................. 10 1.3 CANALES DE COMUNICACIN ..................................................................................................... 10 1.4 GERENCIA POR EXCEPCIN. ....................................................................................................... 11 1.5 GERENCIA POR RESULTADOS ..................................................................................................... 11 1.6 SEPARACIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES ....................................................................... 11 1.7 SUPERVISIN. ................................................................................................................................. 11 1.8 PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 12 1.9 DOCUMENTOS DE RESPALDO ..................................................................................................... 12 1.10 CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS ......................................................... 13 1.11 ARCHIVO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 13 1.12 CONTROL DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACIN ............................................ 14 1.13 UNIDAD DE SISTEMAS ................................................................................................................... 14 1.14 CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS ......................................................................... 14 II. ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS ................................................................ 16 2.1 UNIDAD DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS. ............................................ 19 2.2 CLASIFICACIN DE PUESTOS ...................................................................................................... 19 2.3 REQUERIMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL....................................................................... 19 2.4 REGISTROS Y EXPEDIENTES ....................................................................................................... 20 2.5 CAPACITACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS ....................................................................... 21 2.6 REMUNERACIONES ........................................................................................................................ 22 2.7 PROHIBICIN DE RECIBIR BENEFICIOS DIFERENTES A LOS PACTADOS ........................... 24 2.8 PROHIBICIN DE ACUMULACIN DE CARDOS PBLICOS .................................................... 24 2.9 ACTUACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS.......................................................................... 24 2.10 CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD ............................................................................. 25 2.11 VACACIONES ................................................................................................................................... 25 2.12 ROTACIN DE PERSONAL ............................................................................................................ 26 2.13 CAUCIN .......................................................................................................................................... 26
NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 1

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2.14 SEGURIDAD SOCIAL........................................................................................................................ 26 2.15 EVALUACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS ........................................................................... 27 III. PLANEACION Y PROGRAMACIN ........................................................................................ 29 3.1 REQUERIMIENTO GENERAL .......................................................................................................... 30 3.2 MARCO NORMATIVO ....................................................................................................................... 32 3.3 PROGRAMACIN INTEGRAL .......................................................................................................... 32 3.4 PROGRAMACIN DE INVERSIN..................................................................................................32 3.5 DEFINICIN CONCRETA Y MEDIOS DE VERIFICACIN DE RESULTADOS ........................... 32 3.6 CONDICIONANTES ........................................................................................................................... 32 3.7 MEDIOS Y RECURSOS A UTILIZAR ............................................................................................... 33 3.8 RESPONSABLES DE LOS RECURSOS DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS ................ 33 3.9 POLTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIN Y EVALUACIN PROGRAMADAS. .................. 33 IV. PRESUPUESTOS. ................................................................................................................. 34 4.1 RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL ....................................................................................... 36 4.2 BASES PARA LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO ............................................................. 37 4.3 FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIN PASIVA DEL PRESUPUESTO. ..................................... 37 4.4 CONTROL PREVIO AL COMPROMISO PRESUPUESTARIO ASAMBLEA NACIONAL.............. 37 4.5 CONTROL PREVIO A LA OBLIGACIN .......................................................................................... 37 4.6 REGISTRO Y EJECUCIN PRESUPUESTARIA ............................................................................ 38 4.7 CONTROL DURANTE LA EJECUCIN DEL PRESUPUESTO. .................................................... 39 4.8 ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA ............................................................................. 39 4.9 EVALUACIN DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA ............................................................... 40 4.10 CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO .............................................................................. 40 V. ADMINISTRACIN FINANCIERA ............................................................................................. 41 5.1 PROPSITOS DEL SISTEMA .......................................................................................................... 45 5.2 INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD FINANCIERA ........................................................................... 45 5.3 REGISTRO Y DEPSITOS DE LOS INGRESOS ........................................................................... 45 5.4 RESPALDO, CLASIFICACIN Y AUTORIZACIN DE DESEMBOLSOS ..................................... 47 5.5 FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA ................................................................................................... 47 5.6 FONDOS ROTATORIOS ................................................................................................................... 49

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.7 ARQUEO SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES .................................................................. 49 5.8 APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS.................................................................... 49 5.9 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS.......................................... 50 5.10 PROGRAMACIN FINANCIERA ..................................................................................................... 50 5.11 DESEMBOLSOS CON CHEQUES .................................................................................................. 50 5.12 TRANSFERENCIA ELECTRNICA DE FONDOS (TEF) ............................................................... 53 5.13 CONCILIACIONES BANCARIAS ..................................................................................................... 54 5.14 CONFIRMACIN DE SALDOS EN BANCOS ................................................................................. 55 5.15 AUTORIZACIN Y REGISTRO DE INVERSIONES ....................................................................... 55 5.16 CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES EN VALORES MOBILIARIOS ................................. 55 5.17 VERIFICACIN FSICA DE INVERSIONES ................................................................................... 55 5.18 CRDITO PBLICO ......................................................................................................................... 55 VI. CONTABILIDAD INTEGRADA ................................................................................................ 56 6.1 LA CONTABILIDAD COMO PARTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA ............. 58 6.2 SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA .................................................................................. 59 6.3 CONTROL CONTABLE DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA ............................................... 60 6.4 CONCILIACIONES DE SALDOS ..................................................................................................... 60 6.5 CONFIRMACIN DE SALDOS ........................................................................................................ 61 6.6 VERIFICACIN FSICA DE VALORES POR COBRAR ................................................................. 61 6.7 CLASIFICACIN, ANLISIS Y EVALUACIN DE SALDOS POR COBRAR Y POR PAGAR .... 61 6.8 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE ........................................................................................... 61 6.9 RENDICIN DE CUENTAS.............................................................................................................. 62 6.10 PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS........................................................................... 62 6.11 PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACIN CONTABLE .................................................................. 62 VII. CONTRATACIN Y ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS ............................................ 64 7.1 PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES .......................................................................................... 68 7.2 TRAMITACIN, EJECUCIN Y REGISTRO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ................. 68 7.3 SEPARACIN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES O CONTRATACIN .............................................................................................................................. 69 7.4 SOLICITUD Y APROBACIN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS................ 70

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 7.5 INVENTARIOS ................................................................................................................................... 70 7.6 UNIDAD DE ABASTECIMIENTO (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS) ........................................... 71 7.7 CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS............................................................... 72 7.8 SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS ................................................................................. 73 7.9 PROGRAMACIN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS ........................................................ 73 7.10 CONTROL DE ALMACENES O DEPSITOS DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS ................. 73 7.11 VERIFICACIN FSICA DE INVENTARIOS .................................................................................... 74 7.12 SEGURIDAD DE LOS BIENES ......................................................................................................... 74 7.13 OBSOLESCENCIA, PRDIDA O DAO DE INVENTARIOS.......................................................... 75 7.14 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ...................................................................................................... 75 7.15 ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS ......................................................... 76 7.16 USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS ........................................................ 76 7.17 USO DE VEHCULOS........................................................................................................................ 76 7.18 CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS ...................................................................................................... 77 7.19 VERIFICACIN FSICA DE ACTIVOS FIJOS.................................................................................. 77 7.20 CDIGO DE IDENTIFICACIN DE ACTIVO FIJOS ....................................................................... 77 7.21 ENAJENACIN DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................... 78 7.22 BAJA DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................................ 78 7.23 PEDIDOS EN TRNSITO.................................................................................................................. 78 7.24 DONACIONES ................................................................................................................................... 79 VIII. INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS..................................................................... 81 8.1 ALCANCE ........................................................................................................................................... 87 8.2 IDENTIFICACIN, CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LOS PROYECTOS................................. 87 8.3 FUNDAMENTOS DEL PROYECTO ................................................................................................. 87 8.4 REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACIN ..................................................................................... 87 8.5 FASES DE LOS PROYECTOS ......................................................................................................... 88 8.6 PROYECTOS DE CORTA DURACIN ............................................................................................ 89 IX. TECNOLOGA DE LA INFORMACIN ..................................................................................... 90 9.1 ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO .......................................................................... 93 9.2 INGRESO DE DATOS ....................................................................................................................... 93

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 9.3 TRANSACCIONES RECHAZADAS O EN SUSPENSO ................................................................. 94 9.4 PROCESAMIENTO ........................................................................................................................... 94 9.5 CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS .................................................................................................. 94 9.6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS ............................................................... 95 9.7 USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN RECURSOS DE TECNOLOGA ..................... 96

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA INTRODUCCIN En el Captulo II Normas Tcnicas Aplicables a las Actividades de Control de los Sistemas de Administracin, se detalla el ajuste de las Normas Especficas por rea de responsabilidad, en analoga con las Normas publicadas por CGR en el Apndice I y pretende ser el patrn o parmetro contra el que se deber medir la calidad y fortaleza de los Sistemas de Administracin y de la Unidad de Auditora Interna, para determinar sus necesidades de ajuste o fortalecimiento. Para facilitar la comprensin en el proceso de ajuste, las Normas sobre Actividades de Control se han desagregado para los siguientes Sistemas: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. Organizacin Administrativa, Administracin de los Recursos Humanos, Planeacin y Programacin, Presupuesto, Administracin Financiera, Contabilidad Integrada, Contratacin y Administracin de Bienes y Servicios, Inversiones en Proyectos y Programas y Tecnologa de la Informacin.

Conforme el detalle anterior, clasificadas por epgrafe, se presentan las normas ajustadas, las cuales constan de dos partes: al inicio de cada ttulo y en letra menuda, se plasman las Normas Tcnicas de Control Interno definidas por la Contralora General de la Repblica para cada actividad, seguidamente se exponen las normas de Control Interno ajustadaspara las actividades propias de la Asamblea Nacional.

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 1.I.1

ORGANIZACION ADMINISTRATIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL


ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Normas relacionadas

Cada Entidad se organizar en funcin de su visin, misin y objetivos institucionales, siendo concordante con las disposiciones emanadas del Organismo Rector correspondiente, de los principios generales de organizacin y de las NTCI. La estructura organizacional debe estar subordinada a la Planeacin Estratgica de la Entidad y deber formalizarse en un Manual de Organizacin a la medida de la naturaleza de sus actividades y operaciones. El Manual de Organizacin deber incluir como mnimo: 1. 2. 3. 4. Un organigrama autorizado por la Mxima Autoridad, en el cual se aprecien visualmente las relaciones jerrquicas o de autoridad, funcionales y de comunicacin. La descripcin de las funciones para cada cargo existente, las cuales permitan identificar claramente las responsabilidades de cada Servidor Pblico. Los requisitos mnimos o el perfil de conocimientos y experiencia que debe reunir cada cargo. Constancia firmada por cada Servidor Pblico sobre el conocimiento y entendimiento de sus funciones y responsabilidades. Estas constancias debern actualizarse anualmente.

Es responsabilidad de la Mxima Autoridad implantar y mantener actualizada una adecuada organizacin administrativa, compatible con su misin y objetivos. I.2 DELEGACIN DE AUTORIDAD Y UNIDAD DE MANDO

Se fijar la autoridad en los distintos niveles de mando separando adecuadamente los que correspondan a actividades incompatibles de manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad del rea de su competencia. Los ejecutivos de los niveles superiores debern delegar la autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan tomar decisiones en los procesos de operacin y cumplir las funciones o responsabilidades que les sean asignadas. La estructura organizacional deber mantener el principio de unidad de mando en todos los niveles. Este principio consiste en que cada Servidor Pblico debe ser responsable de sus actuaciones y funciones, las cuales reportar ante la autoridad inmediatamente superior. I.3 CANALES DE COMUNICACIN

Debern establecerse y mantenerse lneas definidas y recprocas de comunicacin entre los diferentes niveles, que a su vez sean accesibles a todos los estamentos de la institucin, lo cual permita la adopcin de decisiones gerenciales oportunas. I.4 GERENCIA POR EXCEPCIN

El Mximo Ejecutivo en los distintos niveles solamente deber decidir sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles inferiores, orientando su atencin al anlisis y formulacin de programas y proyectos, a la evaluacin permanente de la gestin mediante indicadores y otros instrumentos y a la solucin de asuntos de significacin y trascendencia. I.5 GERENCIA POR RESULTADOS

Se establecer y mantendr un enfoque conceptual de gerencia por resultados, que pueda ser aplicado al conjunto o a una parte de la organizacin, en concordancia con la Planeacin Estratgica y la programacin de operaciones. Este enfoque significa establecer objetivos y metas, actividades y tareas y asignar responsables por la realizacin de las tareas y actividades, as como fechas concretas de resultado. Se deber dirigir y motivar al personal para ejecutar la programacin de operaciones y controlar las actividades de acuerdo al programa especfico. I.6 SEPARACIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

Se deber tener el cuidado de limitar las funciones de las Unidades y las de sus Servidores Pblicos, de modo que exista independencia y separacin entre funciones incompatibles como son las de autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones. I.7 SUPERVISIN

Se establecer y mantendr en todos los niveles de mando un adecuado nivel y alcance de supervisin, para garantizar el logro de los objetivos del control interno. El alcance de la supervisin se refiere al nmero de Unidades, personas o actividades que pueden ser efectivamente supervisadas por un ejecutivo superior en todos los niveles de la organizacin. Los factores que permiten definir el nivel y alcance de supervisin son: complejidad de las operaciones y nivel de riesgo, tecnologa, nivel de autonoma y desarrollo de las Unidades, incluyendo la competencia del personal y la habilidad y experiencia del Servidor Pblico que realizar la supervisin. La supervisin se realizar mediante: 1. La indicacin de las funciones y responsabilidades atribuidas a cada Servidor Pblico;

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2. 3. I.8 El examen sistemtico del trabajo de cada Servidor Pblico, en la medida que sea necesario; La aprobacin del trabajo en puntos crticos del desarrollo para asegurar que avanza segn lo previsto. PROCEDIMIENTOS

La estructura organizacional se pondr en funcionamiento mediante Manuales de Procedimientos que regulen la ejecucin de las operaciones. Dichos Manuales debern ser de fcil compresin y aplicacin y ampliamente difundidos entre los Servidores Pblicos respectivos. Cada rea o sector del organismo debe conocer y operar coordinada e interrelacionadamente con las restantes reas y sectores. I.9 DOCUMENTOS DE RESPALDO

Toda operacin, cualquiera sea su naturaleza, que realicen las Entidades Pblicas, deber contar con la documentacin necesaria y suficiente que la respalde y demuestre. Dicha documentacin deber contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin y para facilitar su anlisis. I.10 CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

Se deber establecer el uso permanente de formularios prenumerados al momento de su impresin, para todas las operaciones normales de la Entidad. El sistema de formularios prever el nmero de copias, el destino de cada una y las firmas de autorizacin necesarias, as como los procedimientos de control adecuados para sustentar toda operacin financiera o administrativa. Los formularios pendientes de uso debern ser controlados, asignndose la responsabilidad por su custodia y control de entrega y recibo a un Servidor Pblico determinado. I.11 ARCHIVO DE DOCUMENTACIN

La documentacin de respaldo de las operaciones que realice la Entidad, deber ser archivada siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y utilizacin. Deber ser conservada adecuadamente, preservndola de cualquier contingencia, por el tiempo mnimo que sealan las disposiciones legales sobre la materia. I.12 CONTROL DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACIN

Se deber contar con un sistema de informacin, que permita obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar informacin en forma correcta y oportuna relativa a la actividad del organismo y a la producida por el sector, acorde con la dimensin, caractersticas y especialidad de la Entidad. Las Entidades que tengan automatizados total o parcialmente sus operaciones, deben tener en cuenta los mecanismos de autorizacin y prueba de los sistemas; la documentacin adecuada de los programas y aplicaciones; la validacin de la informacin que ingresa y sale del sistema; la restriccin del acceso al centro de cmputo o al computador; la proteccin fsica del equipo y de los programas y aplicaciones, y la seguridad de los archivos. I.13 UNIDAD DE SISTEMAS

Cuando la magnitud y complejidad de la Entidad lo justifique, deber existir una Unidad de apoyo a la Mxima Autoridad Ejecutiva de la misma, encargada del diseo e implantacin de la estructura organizacional y de los reglamentos especficos para el funcionamiento de los Sistemas de Administracin, Informacin y Control Interno. I.14 CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS

El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los Servidores Pblicos autorizados para ello, quienes estn obligados a rendir cuenta de la custodia o utilizacin de los mismos. Para cumplir dicha responsabilidad se compararn peridicamente los recursos con los registros contables. La frecuencia de dichas comparaciones depender del grado de vulnerabilidad de los activos. En caso de que existan diferencias entre la verificacin fsica y los registros stas debern investigarse hasta el punto de identificar un responsable por las mismas y acciones conducentes a la correccin de las diferencias y en su caso, a la restitucin de los faltantes

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Norma adaptada a la Organizacin Administrativa de la Asamblea Nacional


1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

No.1) La estructura organizacional de la Asamblea Nacional deber estar subordinada a la Planeacin Estratgica de la institucin, mantener el principio de unidad de mando en todos los niveles. Cada rea identificada en el Organigrama estar compuesta por distintos puestos que representan funciones dismiles, definiendo su ubicacin con base en los objetivos del puesto y las funciones asignadas a la unidad organizativa. La estructura organizacional deber formalizarse en un Manual de Organizacin a la medida de la naturaleza de las actividades y operaciones institucionales. No.2) Es responsabilidad de la mxima autoridad1 implantar y mantener actualizada una organizacin administrativa adecuada, compatible con la Visin, Misin y Objetivos institucionales. No.3) Se debe mantener actualizada la organizacin administrativa de la Asamblea Nacional, para lo cual la Divisin de Fortalecimiento Institucional, deber basarse fundamentalmente en la visin, misin, objetivos y Plan Estratgico Institucional, as como en las disposiciones tcnicas que en materia de organizacin emite la Direccin General de Funcin Pblica del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (MHCP), los principios generales de organizacin y las NTCI. No.4) De conformidad con el artculo 40, prrafo segundo de la Ley 606, Ley Orgnica del Poder Legislativo de la Repblica de Nicaragua, el Presidente de la Asamblea Nacional como la mxima autoridad administrativa, dirige el funcionamiento de este poder del Estado y como tal, aprueba y da a conocer la Estructura Organizativa de la Asamblea Nacional que regir para el ejercicio presupuestario de cada ao. No.5) Corresponde a la Divisin General de Asuntos Administrativos, implantar la Estructura Orgnica de cada ao e instruir a la Divisin de Fortalecimiento Institucional, que la formalice mediante la elaboracin y actualizacin de los Manuales de Organizacin y Funciones, y la ponga en funcionamiento, mediante la elaboracin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos que regulan la ejecucin de las operaciones. No.6) Corresponde a la Divisin de Recursos Humanos en coordinacin con la Divisin de Fortalecimiento Institucional, la implantacin de la Estructura Orgnica en el catlogo de plazas de la Asamblea Nacional, conforme el listado de Unidades Administrativas aprobadas para cada ejercicio presupuestario. No.7) Los Manuales de Organizacin, que corresponde su elaboracin a la Divisin de Fortalecimiento Institucional, estarn clasificados en: a. Manual de Organizacin Institucional,que deber incluir como mnimo: i. Marco jurdico institucional. ii. Misin,visin y valores institucionales. iii. Funciones de los rganos de la Asamblea Nacional.
1 Resolucin Administrativa 4-01-2010

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA b. Manual de Organizacin y Funciones para cada rea organizativa de staff, de apoyo y sustantiva, que deber incluir como mnimo: i. Marco jurdico institucional. ii. Misin, visin y valores institucionales. iii. Funciones de los rganos principales de la Asamblea Nacional. iv. Objetivo general y funciones del rea organizativa especfica y sus rganos componentes. v. Estructura de Puestos. vi. Descripciones de Puestos. No.8) Corresponde a la Divisin de Recursos Humanos la elaboracin y actualizacin del Manual de Descripciones de Puestos, el cual debe contener como mnimo lo siguiente: 1. Plantilla de Puestos por rea organizativa. 2. Descripciones de Puestos de Trabajo por rea organizativa, elaboradas de acuerdo a metodologa establecida por la Direccin General de Funcin Pblica del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (MHCP). 3. Los requisitos mnimos o el perfil de conocimientos y experiencia que debe reunir cada puesto. 4. Constancia firmada por cada Servidor Pblico sobre el conocimiento y entendimiento de sus funciones y responsabilidades. Estas constancias debern actualizarse anualmente y pasar a formar parte del expediente de cada servidor pblico.
1.2 DELEGACIN DE AUTORIDAD Y UNIDAD DE MANDO

No.9) Cada funcionario de la Asamblea Nacional, a cargo de una Unidad Administrativa, deber asumir la responsabilidad del rea de su competencia, para lo cual se le debe otorgar la autoridad necesaria y nivel de mando conforme la jerarqua. No.10) Los funcionarios de los niveles superiores de la institucin, debern delegar la autoridad necesaria a funcionarios subordinados, para que stos puedan tomar decisiones en los procesos de operaciones, cumplir con eficiencia y eficacia las funciones y responsabilidades que les sean asignadas. No.11) El principio de unidad de mando consiste en que cada funcionario y empleado es responsable de sus actuaciones y funciones las cuales debe reportar ante una autoridad inmediata superior.
1.3 CANALES DE COMUNICACIN

No.12) Las Mximas Autoridades de la Asamblea Nacional y sus Directores debern garantizar que se mantengan las adecuadas lneas de comunicacin tanto de orden ascendente como

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA descendente y horizontal, entre sus funcionarios, de tal manera que el interactuar operativo sea gil, efectivo y promueva la adopcin de decisiones gerenciales oportunas.
1.4 GERENCIA POR EXCEPCIN.

No.13) Cada Responsable de rea deber decidir sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles inferiores, orientando su atencin al anlisis y formulacin de los programas y proyectos de la institucin, a la evaluacin permanente de la gestin mediante indicadores y otros instrumentos y a la solucin de asuntos de significacin y trascendencia.
1.5 GERENCIA POR RESULTADOS

No.14) A travs de Planes de Trabajos estrechamente relacionados con la Planeacin Estratgica Institucional y Planes Operativos Anuales (POAs), se establecern objetivos, resultados esperados, actividades y tareas, a las cuales se les asignar un responsable para medir su realizacin y fechas de cumplimiento, conforme indicadores de gestin definidos previamente. No.15) Se deber dirigir y motivar al personal para ejecutar la programacin de las operaciones anuales, a travs de programas de capacitacin, especialmente en el manejo de los programas tecnolgicos e informticos, manejo del Plan Estratgico Institucional (PEI) y Planes Operativos Anuales (POAs), y control de las actividades, conforme el programa especfico de capacitacin.
1.6 SEPARACIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

No.16) Cada unidad administrativa deber tener sus funciones limitadas a lo establecido en el Manual de Organizacin y Funciones, de modo tal que exista la debida independencia y separacin entre funciones incompatibles como son: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y el control de las operaciones.
1.7 SUPERVISIN.

No.17) La Administracin de la Asamblea Nacional deber velar por que en todos los niveles de mando de la institucin, se mantenga un adecuado nivel y alcance de supervisin que permita garantizar el logro de los objetivos del control interno. El alcance de la supervisin se refiere al nmero de unidades, personas o actividades que pueden ser efectivamente supervisadas por un funcionario. No.18) Para realizar una adecuada supervisin se debe considerar la complejidad de las operaciones, nivel de riesgo y de autonoma, el grado de competencia demostrada por el personal a cargo, la experiencia y la competencia del funcionario supervisor, y se puede realizar mediante: o La indicacin de las funciones y responsabilidades atribuidas a cada funcionario y empleado de la institucin de acuerdo con lo expresado en el Manual de Descripciones de Puestos. o La revisin sistemtica del trabajo de cada funcionario y empleado en la medida que sea necesario.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA o La aprobacin del trabajo en puntos crticos del desarrollo, para asegurar que avanza segn lo previsto y con base en normas establecidas en el monitoreo sobre la marcha.
1.8 PROCEDIMIENTOS

No.19) El Manual de Procedimientos es el instrumento por medio del cual se pone en funcionamiento la estructura organizacional y se regula la ejecucin de las operaciones. Dicho manual se debe fundamentar en lo siguiente: a) b) Diseo gil y prctico con actualizacin de su contenido conforme sea necesario. Responsabilidad de utilizar los recursos con eficiencia, transparencia y efectividad, de acuerdo a las condiciones, leyes y reglamentos estipulados en las leyes de la Repblica de Nicaragua y en los convenios de cooperacin suscritos, de tal manera que permitan el logro de sus objetivos y resultados esperados. La responsabilidad de mantener una adecuada estructura de control, para asegurar el logro de los objetivos organizacionales, que sus activos estn debidamente protegidos contra uso o disposiciones no autorizadas.

c)

No.20) El Manual de Procedimientos debe constituir una gua para los funcionarios y empleados, por lo tanto debe ser divulgado a todos los niveles, considerndolo como un plan que seala la secuencia eficiente de actividades o tareas para obtener los mejores resultados en el desarrollo y ejecucin de los procesos de trabajo. Debe estar enfocado a la formacin de rutinas de actividades, para encomendarse a otros de jerarqua subordinada, teniendo una base objetiva para la realizacin de una adecuada supervisin. En las funciones que acusen cierta complejidad o importancia, convendr acompaar las narrativas de los procesos, con flujogramas de procedimientos con la indicacin del uso de formas de control.
1.9 DOCUMENTOS DE RESPALDO

No.21) Todas las operaciones de la Asamblea Nacional, cualquiera sea su naturaleza, debern constar con la documentacin necesaria y suficiente que las respalde y demuestre, debiendo dicha documentacin estar en disposicin de poder ser examinada cuando fuere requerido por los funcionarios autorizados. La documentacin deber contener la informacin adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin y para facilitar su anlisis. No.22) Toda la documentacin de respaldo de las operaciones deber ser debidamente archivada siguiendo un orden lgico de fcil acceso y utilizacin. En ese sentido la informacin documental que se genere, deber ser debidamente archivada por separado de acuerdo al ndice lgico de operaciones. La Divisin de Archivo Central deber tomar las providencias para archivar esta documentacin en condiciones de un debido resguardo a fin de cumplir con las regulaciones que seala la Contralora General de la Repblica, en cuanto a la exigencia de tiempo de permanencia.

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No.23) Servicios de mensajera y reproduccin de documentos. 1. La unidad administrativa encargada deber establecer sus procedimientos y mecanismos de control para la recepcin y distribucin de la correspondencia interna y externa. 2. Todo ingreso financiero por concepto de reproduccin de documentos, deber contener como soporte la emisin de un recibo oficial de caja. 3. Toda solicitud de fotocopia debe realizarse a travs de formato oficial, debidamente firmado y sellado por un funcionario autorizado. 4. Debe existir un registro de las firmas autorizadas para solicitar reproduccin de documentos. 5. Los responsables de cada unidad administrativa donde funcionan equipos de reproduccin de documentos, debern velar por el cuido, buen uso y mantenimiento adecuado de estos equipos.
1.10 CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

No.24) A fin de garantizar dentro del orden secuencial las medidas de control interno, en todas las operaciones normales se deber establecer el uso permanente de formularios pre-numerados. No.25) El sistema de formularios prever el nmero de copias, el destino de cada una y las firmas de autorizacin necesarias, as como los procedimientos de control adecuados para sustentar toda operacin financiera o administrativa. No.26) Las operaciones financieras que se realizan por medio de sistemas informticos debern requerir como informacin complementaria, el diseo y uso de formularios impresos. No.27) Los formularios pendientes de uso debern ser controlados dentro de la institucin, asignando esta responsabilidad a un servidor pblico determinado, el cual se encargar de velar por su custodia y control de entrega y recibo de los mismos.
1.11 ARCHIVO DE DOCUMENTOS

No.28) Toda la documentacin de respaldo de las operaciones de carcter sustantivo y de apoyo que realice la Asamblea Nacional, deber ser debidamente archivada siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y utilizacin. Deber ser conservada adecuadamente, preservndola de cualquier contingencia. No.29) La informacin documental que genere cada uno de los proyectos deber ser debidamente archivada por separado de acuerdo al ndice lgico de operaciones. La Oficina de Contabilidad deber supervisar que el archivo de esta documentacin se realice en condiciones de un debido resguardo, a fin de cumplir con las regulaciones que seala la Contralora General de la Repblica, en cuanto a la exigencia y tiempo de permanencia.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.30) La documentacin soporte de las operaciones administrativas, contables y financieras de la Asamblea Nacional, deber permanecer en resguardo en la Divisin de Archivo Central por un perodo de 10 aos, conforme la legislacin vigente.
1.12 CONTROL DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACIN

No.31) Se deber contar con un sistema de informacin que permita obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar informacin en forma correcta y oportuna relativa a la dimensin, caractersticas y especialidad de la Asamblea Nacional. No.32) La institucin debe tener en cuenta los mecanismos de autorizacin y prueba de los sistemas, especialmente en el Sistema de Administracin Financiera, vigilando el suministro de informacin a los programas y aplicaciones, que se efecte la validacin del sistema y se cumplan con las medidas de restriccin y acceso al equipo de cmputo y de la seguridad de sus archivos.
1.13 UNIDAD DE SISTEMAS

No.33) La Norma indica que Deber existir una Unidad de apoyo a la Mxima Autoridad Ejecutiva, encargada del diseo e implantacin de la estructura organizacional y de los reglamentos especficos para el funcionamiento de los Sistemas de Administracin, Informacin y Control Interno. En la Asamblea Nacional, la Divisin de Fortalecimiento Institucional brinda apoyo a la Divisin General de Asuntos Administrativos, en la formulacin del Plan Estratgico, Planes Operativos Anuales y Planes de Trabajo de la institucin, monitoreo, seguimiento y evaluacin de los mismos; as como en el diseo de la Estructura Organizativa, propuestas de reorganizacin, elaboracin e implantacin de manuales administrativos. As mismo, la Oficina de Asesora Legal Administrativa brinda apoyo a la Divisin General de Asuntos Administrativos en la formulacin y propuesta de documentos de carcter legal y administrativo para su aprobacin por parte de las autoridades superiores y en el asesoramiento a las diferentes unidades administrativas en la observancia de las leyes que rigen los procesos administrativos, en materia laboral y de adquisicin de bienes y servicios.
1.14 CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS

No.34) Debe limitarse el acceso a los recursos y registros de la institucin, pues los funcionarios autorizados estarn obligados a rendir cuenta de la custodia o utilizacin de dichos recursos. No.35) Como medida de control interno, se deben efectuar comparaciones peridicas de los recursos con los registros contables, siendo la frecuencia de la misma de acuerdo al grado de sensibilidad y vulnerabilidad de dichos activos. No.36) Auditora Interna deber vigilar por medio de verificaciones fsicas entre las existencias y los registros, tomando las medidas pertinentes que sealan los procedimientos de auditora y las leyes aplicables en caso de detectar diferencias. No.37) Cuando existan diferencias entre la verificacin fsica y los registros, stas debern investigarse hasta el punto de identificar al responsable y tomar las acciones conducentes a la

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA correccin de las diferencias y en su caso la restitucin de los faltantes, sin menoscabo de las responsabilidades que regulan las leyes de la materia a este respecto.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA II.


II.1

ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS


UNIDAD DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Normas relacionadas

Toda Entidad deber contar, cuando sea necesario, con una Unidad Especializada en Recursos Humanos, que cumpla las funciones tcnicas relativas a la administracin y desarrollo de personal. Los Servidores Pblicos encargados de esta Unidad deben poseer conocimiento sobre las materias laborales, tcnicas para reclutar, evaluar y promover el desarrollo del personal, as como para ejecutar las polticas institucionales respectivas. II.2 CLASIFICACIN DE CARGOS, NIVELES REMUNERATIVOS Y REQUERIMIENTOS DE PERSONAL

Las Entidades establecern, de acuerdo con las normas legales, una clasificacin de cargos con los respectivos requisitos mnimos para su desempeo y los correspondientes niveles de remuneracin. En la programacin de operaciones se determinarn los requerimientos de personal para ejecutar dichas operaciones, lo cual determinar el monto del rubro de servicios personales de su proyecto de presupuesto. Las funciones, tareas y responsabilidades de cada uno de las clases de cargos, sern establecidas por el Sistema de Organizacin Administrativa. II.3 SELECCIN DE PERSONAL

Las Entidades seleccionarn su personal teniendo en cuenta los requisitos exigidos en la Clasificacin de Cargos y considerando los impedimentos legales y ticos para el desempeo de los mismos por razn de parentesco u otros motivos. Para ocupar cargos en alguna Entidad ser condicin obligatoria que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta en el desempeo de un puesto anterior dentro de los tres (3) aos precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al cargo. II.4 REGISTROS Y EXPEDIENTES

Se deber implantar y mantener actualizado, un legajo o expediente para cada uno de los Servidores Pblicos, sin excepcin alguna, que contenga los antecedentes e informacin necesaria para una adecuada administracin de los recursos humanos. II.5 CAPACITACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Cada Servidor Pblico es responsable de mantener actualizados sus conocimientos. Sin embargo, debern existir programas concretos de entrenamiento y capacitacin, preparados de acuerdo a las necesidades de la organizacin. La implantacin de estos programas tiene por objeto inmediato un incremento en la productividad de los recursos humanos, y como finalidad mediata, preparar al personal para ocupar en el futuro puestos de mayor jerarqua, posibilitando la generacin interna de Servidores Pblicos de alto nivel. La Mxima Autoridad deber promover la constante y progresiva capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de los Servidores Pblicos en todos los niveles, en funcin de las reas de especializacin y del cargo que ocupan. Cada Entidad dispondr de un reglamento que contenga todos los aspectos inherentes a la capacitacin y entrenamiento, y a las obligaciones asociadas al mismo que asumirn los Servidores Pblicos capacitados. II.6 REMUNERACIONES

Se retribuir a los Servidores Pblicos con un adecuado sueldo, de tal forma que sea una justa compensacin a su esfuerzo en las funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de cada cargo y su nivel de complejidad. Referente a las Entidades del Gobierno Central, deben regirse de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Organismo Rector correspondiente, tanto en lo relativo a contratacin de nuevo personal como reposicin de vacantes, incrementos de sueldos, etc. Los cheques fiscales por sueldo del personal que no ha laborado en la Entidad, debern ser devueltos de acuerdo con las normas establecidas por la Tesorera General de la Repblica. II.7 PROHIBICIN DE RECIBIR BENEFICIOS DIFERENTES A LOS PACTADOS CON LA ENTIDAD

Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribucin acordada con la Entidad, el Servidor Pblico deber estar obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeo de sus funciones. Los reglamentos internos de la Entidad debern sealar plazos, en cuanto sea posible, para el cumplimiento de las labores encomendadas. Igualmente, no se podrn desempear cargos sin percibir la remuneracin pactada o la oficial que corresponde al empleo ni recibir asignaciones por cargos no desempeados.

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II.8 PROHIBICIN DE ACUMULACIN DE CARGOS PBLICOS

Ningn Servidor Pblico podr ejercer dos o ms cargos pblicos ni percibir dos o ms remuneraciones del Presupuesto de la Nacin o en el Presupuesto Consolidado del Sector Pblico, con excepcin de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes. II.9 ACTUACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS

Todo Servidor Pblico est obligado a cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y tica, de tal manera que su actuacin mantenga o mejore el prestigio de la Entidad para la cual presta su servicio. La actuacin significa que deber estar apegado a las disposiciones legales establecidas y a los cdigos de tica, normas y reglamentos que su profesin o especialidad demanden. No podr recibir ningn beneficio ajeno al organismo donde labora, que pueda vincularse con el hecho de cumplir sus funciones. II.10 CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

Se establecern procedimientos para el control de asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los Servidores Pblicos. El control se ejercer por el jefe inmediato superior y por la Unidad de Personal. II.11 VACACIONES

Los Jefes de las Unidades Administrativas de cada Entidad, en concordancia con el rea encargada de personal, deben elaborar cada ao un rol de vacaciones para todos los Servidores Pblicos y, una vez aprobado, exigir su cumplimiento. El derecho a las vacaciones no admite compensacin monetaria, excepto cuando el Servidor Pblico se retire definitivamente de la Entidad. II.12 ROTACIN DE PERSONAL

Cada Entidad establecer, en forma sistemtica, la rotacin de los Servidores Pblicos vinculados con las reas de administracin, registro y custodia de bienes y recursos y en lo que corresponda en las reas de produccin cuando se trate de empresas industriales. Dicha rotacin deber consultar la capacitacin necesaria de los Servidores Pblicos rotados para que puedan desempearse con eficiencia en los nuevos cargos. II.13 CAUCIN

La Mxima Autoridad definir, de conformidad con el anlisis de riesgos, disposiciones legales vigentes y reglamentos internos de cada sector, las actividades que requieran ser garantizadas con una caucin para la proteccin de los recursos bajo la responsabilidad de los Servidores Pblicos. Para el efecto, en cada caso, fijar el monto adecuado de la misma que deber contratarse con una Compaa de Seguros y asignar los recursos necesarios para su ejecucin. II.14 SEGURIDAD SOCIAL E INDUSTRIAL

La Entidad est obligada a cumplir las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad Social, en los riesgos a corto y largo plazo, y a cumplir con las normas de seguridad industrial, en el caso de las Entidades que producen bienes y servicios. II.15 EVALUACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La evaluacin del recurso humano debe ser un proceso y no un evento particular en el tiempo. Sin embargo, peridicamente deber evaluarse el trabajo de los Servidores Pblicos y exigirse que su rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada funcin, tarea o actividad. Cada Jefe de Unidad es responsable de la evaluacin del rendimiento del personal a su cargo. Para el proceso de evaluacin debern usarse tcnicas y metodologas adecuadas, en concordancia con la instancia rectora responsable. Los mtodos de evaluacin de desempeo del personal deben estar predefinidos, comunicados y establecida la periodicidad de su aplicacin. Estos mtodos debern establecer los niveles jerrquicos evaluadores y a cargo de qu Servidores Pblicos quedar el proceso de discusin previa y evaluacin final. Este tipo de evaluaciones deber ser la base de las promociones, traslados y remociones. Para un correcto proceso de evaluacin, deber tenerse en cuenta al comienzo de toda gestin: 1. 2. 3. 4. Enterar a las personas de sus funciones y los objetivos y metas por los cuales trabajar. Explicar y cuando aplique entregar las herramientas que el superior jerrquico le aporta al Servidor Pblico para un cabal desempeo de sus funciones, incluido el entrenamiento y la capacitacin si son necesarios. Definicin de fechas en las cuales se revisar el avance en el cumplimiento de objetivos y metas para tomar correctivos conjuntos y mejorar la probabilidad de buen desempeo. Durante la gestin cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeo, teniendo cuidado de escuchar al Servidor Pblico y considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeo.

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Todo el proceso, incluyendo una reunin al final de cada ao o perodo anual de gestin concertado con el Servidor Pblico, deber documentarse, obtenindose la conformidad del Servidor Pblico y dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el ao para mejorar la calidad del desempeo y los resultados obtenidos.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Administracin de Recursos Humanos de la Asamblea Nacional
2.1 UNIDAD DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

No.1) La Divisin de Recursos Humanos es la unidad administrativa de la Asamblea Nacional especializada en la gestin y desarrollo de Recursos Humanos, nmina y administracin de personal, de modo que contribuya a optimizar el desarrollo de las funciones de este Poder del Estado. No.2) La Divisin de Recursos Humanos ser la instancia desarrolladora del talento humano, responsable de la aplicacin de las polticas en materia de recursos humanos, implantar el sistema de clasificacin de puestos y los sistemas de gestin de recursos humanos de la institucin en coordinacin con el Ente Rector del Servicio Civil. No.3) A la Divisin de Recursos Humanos le corresponde formular y gestionar el plan anual de capacitacin, la poltica retributiva de la institucin, administrar el sistema de nmina, conformacin y custodia de expedientes laborales, registro y control de la informacin estadstica y socio laboral, coordinar la comisin mixta de higiene y seguridad ocupacional, de brindar atencin de prestaciones y los beneficios sociales que otorga la institucin.
2.2 CLASIFICACIN DE PUESTOS

No.4) La Asamblea Nacional en apego a la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y en coordinacin con la Direccin General de Funcin Pblica del MHCP, debe elaborar y actualizar un manual de descripciones de puestos, teniendo como base una estructura orgnica aprobada por la Presidencia de la Asamblea Nacional. No.5) El Manual de Descripciones de Puestos deber describir las funciones que realizan los funcionarios y empleados por puesto de trabajo, su dependencia jerrquica y puestos subordinados, el detalle de los requisitos del puesto, las competencias y la interrelacin tanto interna como externa.
2.3 REQUERIMIENTO YSELECCIN DE PERSONAL

No.6) El reclutamiento y seleccin de personal, en la consecucin de recursos humanos para la organizacin, debern entenderse como dos fases del proceso de provisin de puestos. El reclutamiento es el proceso de bsqueda y captacin amplia de personas, con el propsito de disponer de candidatos que renan los requisitos para optar a una plaza vacante. La seleccin es el proceso mediante el cual se elige entre los candidatos, a la persona idnea para desempear el puesto, donde debe establecerse como condicin predominante que el aspirante llene los requisitos exigidos en el perfil de puestos, considerando los impedimentos legales y ticos para el desempeo de los mismos por razn de parentesco u otros motivos.

No.7) La Divisin de Recursos Humanos, dentro del proceso de seleccin, deber vigilar que el aspirante al puesto no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA o por negligencia manifiesta en el desempeo de un puesto anterior, dentro de los tres aos precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al puesto. No.8) En los procesos de seleccin y contratacin de personal que sean pagados con recursos provenientes de financiamiento o donaciones externas, se proceder conforme lo establecido en los convenios firmados entre la Asamblea Nacional y los Organismos o Gobiernos; en el caso que dichos convenios no regulen este aspecto, se regir por lo establecido en la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa. No.9) Se constituir un Comit de Seleccin para cada unos de los procesos de provisin que se realicen, que garantizar el cumplimiento de los principios y objetivos de la provisin de puestos. La actuacin de este comit ser determinada por el Presidente de la Asamblea Nacional y estar integrado por: a. Un representante de la Divisin de Recursos Humanos. b. Un representante del rea donde se ubica la plaza a provisionar. c. Un funcionario o empleado del rea con suficiente calificacin tcnica y conocimientos amplios de las funciones y particularidades del puesto. d. Un delegado del o los Sindicato(s) o representante de los funcionarios y empleados. No.10) Se deben desarrollar actividades de induccin u orientacin para el personal de nuevo ingreso o que asuma nuevas responsabilidades, con el propsito de facilitar su adaptacin, integracin, motivacin y compromiso, propiciando su desempeo efectivo en corto plazo.
2.4 REGISTROS Y EXPEDIENTES

No.11) Para el registro y control de expedientes laborales se deber considerar el manejo, acceso y utilizacin de la informacin de los recursos humanos, que permite capitalizar la misma y dirigirla en el sentido de un mejor aprovechamiento de las potencialidades de desarrollo del personal. No.12) Para cada empleado contratado en la Asamblea Nacional, la Divisin de Recursos Humanos deber organizar un expediente personal. Los expedientes se archivarn en orden alfabtico, mantenindose archivos separados para los empleados activos y los inactivos o ex empleados. No.13) Todos los documentos que formen parte del expediente debern foliarse para efectos de control. Para cada expediente se deber elaborar una hoja resumen de los documentos que contiene, la cual tiene que recoger y mostrar los datos y eventos ms relevantes de la vida laboral del empleado, facilitando a la vez la bsqueda y provisin expedita de informacin en casos de consultas. No.14) En el expediente de cada empleado se debern incorporar los siguientes documentos: i. ii. iii. iv. v. Hoja de solicitud de empleo y su Currculum Vitae con fotografa actualizada. Fotocopia de la cdula de identidad. Fotocopias de ttulos profesionales y/o tcnicos; cursos y seminarios recibidos. Contrato original suscrito con la institucin. Acta de Seleccin y/o Nombramiento.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA vi. vii. viii. ix. x. xi. Pruebas de seleccin aplicada. Hoja de verificacin de antecedentes y referencias personales. Carnet del INSS, Notificacin de ingreso al INSS y Cdula de inscripcin al seguro social, de no estar asegurado, Hoja de Control del Proceso de Induccin y Formato de Control de Vacaciones. Otra documentacin que a juicio de la Divisin de Recursos Humanos, sea considerada relevante y la haya solicitado en su oportunidad, tales como: o Constancias de trabajos anteriores. o Cartas de recomendacin personal. o Certificado de salud.

No.15) Durante la vida laboral del empleado, el expediente deber actualizarse en la Divisin de Recursos Humanos con copia de los documentos que evidencien las siguientes situaciones: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. Movimientos de personal (promociones y transferencias). Vacaciones descansadas o pagadas. Permisos y licencias. Reposos y subsidios mdicos (enfermedad, incapacidad o maternidad para personal femenino). Resultados de exmenes mdicos efectuados. Incentivos y estmulos recibidos. Amonestaciones y sanciones disciplinarias aplicadas. Diplomas y certificados de capacitaciones recibidas. Compromisos de deducciones voluntarias (prstamos, convenios, etc.). Embargos alimenticios y judiciales. Evaluaciones al desempeo aplicadas.

No.16) La Divisin de Recursos Humanos tendr la responsabilidad exclusiva de controlar y manejar actualizados los expedientes; as como resguardar y restringir su acceso. A los expedientes laborales tendrn acceso nicamente las siguientes personas: i. ii. iii. iv. v.
2.5

El servidor pblico relacionado al expediente. El Director y personal tcnico de la Divisin de Recursos Humanos. Las autoridades superiores. Los Directores y/o Jefes de Unidades Administrativas, cuando se requiera la revisin del expediente con fines de traslado y/o promocin. Auditora Interna cuando el caso lo requiera.

CAPACITACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

No.17) Debe ser poltica de la Asamblea Nacional promover entre sus empleados el desarrollo de capacidades profesionales, tcnicas y personales, con base en los intereses de la institucin, a fin de elevar su nivel de desempeo y brindar un mejor servicio a la ciudadana, mediante el otorgamiento de becas y permisos para estudio. No.18) Cada servidor pblico es responsable de mantener actualizados sus conocimientos, sin embargo debern existir programas concretos de entrenamiento y capacitacin de acuerdo a

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA las necesidades de la institucin, y corresponde a todos los jefes de las reas que conforman la institucin promoverla. No.19) La formacin y capacitacin de los servidores pblicos de la Asamblea Nacional debe responder a un plan organizado, dinmico y coherente con la misin, objetivos y valores de la institucin. No.20) La Normativa del Sistema de Capacitacin para los servidores pblicos de la Asamblea Nacional y del Plan de Becas regularn el proceso de capacitacin tcnico-profesional del personal, el funcionamiento de la Comisin de Becas y definir los mecanismos para solicitar y autorizar las becas, as como las obligaciones asociadas que asumir el personal capacitado. No.21) Se conformar la Comisin de Becas de la Asamblea Nacional que dar cumplimiento al marco regulatorio que garantiza el efectivo cumplimiento del compromiso de la Asamblea Nacional de promover y contribuir al desarrollo tcnico profesional de todos los trabajadores. Estar integrada por: 1. Responsable de la Divisin de Recursos Humanos o su delegado. 2. Responsable de la Divisin de Finanzas o su delegado. 3. Un representante de cada uno de los Sindicatos debidamente acreditados. No.22) La Divisin de Recursos Humanos preparar y presentar a la Comisin de Becas, el Plan Anual de Capacitacin. No.23) Ser la Divisin de Recursos Humanos, quien recibir y registrar las solicitudes de becas del personal y/o de los jefes de rea, para someterlo a autorizacin ante la Comisin de Becas. No.24) La Divisin de Recursos Humanos ser la responsable de darle el seguimiento necesario al rendimiento de los becarios, informar a las instancias superiores, de registrar los avances hasta la conclusin de los estudios y obtener copia de las certificaciones emitidas por el centro de estudio. No.25) El servidor pblico de la Asamblea Nacional, que sea beneficiado con una beca de estudios, deber firmar un compromiso, donde se estipulen los deberes, derechos y sanciones, previo a la inscripcin en el centro de estudio correspondiente. No.26) La Comisin de Becas conocer y recomendar la aplicacin de cualquier sancin por incumplimiento del compromiso del becario.
2.6 REMUNERACIONES

No.27) La Asamblea Nacional, como primer Poder del Estado, definir los mecanismos para retribuir debidamente a su personal, respetando los principios de igualdad, equidad y competitividad establecidos en el Artculo 30 de la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, orientado en que a iguales niveles de responsabilidad y complejidad del puesto le corresponda similar remuneracin, de manera que motive al personal a realizar su mejor esfuerzo y afianzar su lealtad y permanencia en la institucin, con el propsito de retener la inversin que se hace en capacitacin y as capitalizar la experiencia del recurso ms valioso que tiene la institucin como son los recursos humanos.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.28) En el establecimiento de escalas remunerativas adecuadas se considerar lo establecido en la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, la cual toma en consideracin que la fundamentacin de las formas de retribucin descanse en el Sistema de Clasificacin de Puestos respetando los principios de igualdad, equidad y competitividad. No.29) Los clculos de las diferentes nminas deben ser revisados en detalle por el rea de finanzas / contabilidad antes de autorizarse la emisin del cheque y el pago a los empleados, al mismo tiempo se debe realizar un anlisis mensual de las variaciones en el importe total de la nmina y explicar las diferencias. No.30) En el caso de la nmina fiscal, se introducen los movimientos mensuales en el Sistema de Nmina Fiscal (SNF) del MHCP. Cualquier cambio significativo requiere de previo la autorizacin de la Direccin General de Funcin Pblica del MHCP. No.31) Los empleados deben evidenciar el haber recibido su salario a conformidad, firmando la nmina o un documento equivalente. Cuando el servidor pblico no pueda retirar personalmente su salario podr delegar a un tercero, quien deber estar acreditado mediante carta-poder. No.32) Si es el caso, los sueldos no reclamados en Caja deben ser guardados por el Cajero un mximo de 72 horas, despus del cual deben ser depositados en la cuenta corriente bancaria que corresponda. Debe prepararse un informe por los salarios no reclamados y remitirlo a la Divisin de Finanzas con la minuta de depsito adjunta. No.33) La asignacin econmica a favor de los Diputados por el ejercicio de sus funciones ser la que se determine en el Presupuesto General de la Repblica y otras leyes de la materia. Para las asignaciones y haberes de los Diputados, la Asamblea Nacional emitir una normativa especfica. No.34) El pago de horas extras, viticos de alimentacin y de transporte, dentro y fuera del pas, se regir por normativas especficas, que la Presidencia de la Asamblea Nacional emitir conforme las normas y procedimientos de ejecucin y control presupuestario emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (MHCP). No.35) Prestamos y Adelanto de Salarios2 La Asamblea Nacional otorgar a sus trabajadores prstamos personales y adelantos de salario conforme la disponibilidad de recursos y segn lo establecido en el convenio colectivo, la legislacin vigente y la normativa establecida para su regulacin. El Comit de Prstamos ser responsable de autorizar las solicitudes conforme la disponibilidad de fondos y los procedimientos establecidos en el reglamento autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional. El Comit estar integrado por los siguientes funcionarios o sus delegados debidamente acreditados. a) Responsable de la Divisin de Finanzas.
2 Clausula 26 del Convenio Colectivo

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA b) Responsable de la Divisin de Recursos Humanos. c) Los Representantes de los Sindicatos firmantes del Convenio Colectivo.
2.7 PROHIBICIN DE RECIBIR BENEFICIOS DIFERENTES A LOS PACTADOS

No.36) Deber entenderse por actuacin del empleado, la obligacin de ste en el desempeo de sus funciones, actuando apegado a las disposiciones legales establecidas y a los cdigos de tica, normas y reglamentos que su profesin o especialidad demanden. No.37) No podr recibir ningn beneficio ajeno a la Asamblea Nacional que pueda vincularse como pago por el servicio que est obligado a prestar, por un acto inherente al cargo para el cual fue contratado. No.38) Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribucin pactada con la Asamblea Nacional, el funcionario o empleado est obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud, sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados al desempeo de sus funciones. No.39) No se podrn desempear puestos sin recibir la retribucin pactada u oficial que corresponde al empleo y su nivel de complejidad, ni recibir asignaciones por puestos no desempeados. No.40) Se hace acreedor de sanciones conforme lo establece la Ley de Probidad de los Servidores Pblicos y otras leyes en la materia, de comprobarse que un funcionario o empleado busca la obtencin de un beneficio particular, sea este pecuniario, favores, trfico de influencias o de otro tipo, por realizar la labor que est en la obligacin de brindar.
2.8 PROHIBICIN DE ACUMULACIN DE CARGOS PBLICOS

No.41) Ningn funcionario o empleado de la Asamblea Nacional podr ejercer ms de un puesto, ni deber de percibir ms de un sueldo del Presupuesto Consolidado del Sector Pblico, con excepcin de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes. No.42) El personal que labora en la Asamblea Nacional no podr desempear en la institucin otro cargo remunerativo como empleado o como consultor, aunque en este ltimo caso, fuera una consultora que no requiere dedicacin de tiempo completo y que podra ser desarrollada o contribuir con ella en horas posteriores a las horas laborables o fin de semana. Las concomitancias de estas actividades extraordinarias estarn sujetas a lo dispuesto en las leyes respectivas, especialmente a lo que para estos efectos seala la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa.
2.9 ACTUACIN DE LOS SERVIDORES PBLICOS

No.43) El empleado o funcionario de la Asamblea Nacional est obligado a cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y tica, de tal manera que su actuacin mantenga o mejore el prestigio de la institucin, de sus funcionarios y empleados en general. No.44) Los servidores pblicos de la Asamblea Nacional, que por razn de la naturaleza de sus ocupaciones precisen mantenerse eventualmente fuera de las instalaciones de la institucin durante horas laborables, deben destinar ese tiempo a las actividades propias del cargo, dentro de lo que establece el sentido de tica y responsabilidad que conlleve el desempeo de su puesto de trabajo.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.45) Corresponde a los jefes inmediatos realizar llamados de atencin, orales o escritos, a sus subordinados cuando incumplan con la disciplina laboral. Cuando la falta se considere grave o muy grave, el jefe inmediato preparar un informe debidamente soportado y lo remitir a la Divisin de Recursos Humanos, solicitando el inicio del proceso disciplinario3 correspondiente. No.46) Para el inicio del proceso disciplinario, el jefe inmediato donde labore el servidor pblico afectado, deber dentro de los diez das hbiles siguientes de haber tenido conocimiento del hecho, preparar un informe escrito indicando los medios de prueba y el criterio de porqu el hecho constituye falta y por lo tanto solicita el inicio de un proceso disciplinario, y remitirlo a la Divisin de Recursos Humanos, enviando copia del informe al servidor pblico.
2.10 CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

No.47) La Divisin de Recursos Humanos establecer procedimientos para el control de asistencia que permitan asegurar la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de los servidores pblicos. Corresponde al jefe inmediato superior, ejercer el control y reportar a la Divisin de Recursos Humanos, las faltas. No.48) Todo empleado est en la obligacin de marcar su entrada y salida de la institucin, de no hacerlo por causa justificada, es su responsabilidad notificar a la Divisin de Recursos Humanos por escrito con el visto bueno de su superior inmediato, de no hacerlo se considerar como un acto de indisciplina. No.49) La responsabilidad del control de asistencia y puntualidad de los empleados que por disposicin superior o por caractersticas propias de la actividad que realicen, no marquen o no se anoten en los dispositivos para tal efecto, es del jefe inmediato, quin est obligado a informar a la Divisin de Recursos Humanos. No.50) Para toda promocin a un empleado, un elemento importante a considerarse ser el comportamiento histrico de su puntualidad en la jornada laboral y asistencia.
2.11 VACACIONES

No.51) La Divisin de Recursos Humanos ser la responsable de llevar el control de las vacaciones de todo el personal, semestralmente pasar a cada unidad administrativa, un resumen del estado de vacaciones del personal que conforma dicha unidad administrativa. No.52) Es responsabilidad de cada Jefe de unidad administrativa, programar en conjunto con cada servidor pblico el disfrute de sus vacaciones, en apego a la ley de la materia y a la poltica institucional respectiva; de forma tal, que no se interrumpan las actividades del rea. No.53) El derecho a las vacaciones no admite compensacin monetaria, excepto cuando el Servidor Pblico se retire definitivamente de la Asamblea Nacional. No.54) Las vacaciones acumuladas no prescriben ni dejan de acumularse, mientras el trabajador permanece activo en la institucin, solo podrn reducirse o saldarse con el disfrute efectivo de las mismas. En caso de retiro del servidor pblico por cualquier causa, se le deber pagar sus vacaciones no disfrutadas, este derecho es irrenunciable e imprescriptible.
3 Art.56 de la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.55) Cuando el personal solicite un da a cuenta de vacaciones, los jefes podrn otorgrselo y notificar por escrito a la Divisin de Recursos Humanos, donde se registrar el da solicitado a cuenta de vacaciones. No.56) Los das solicitados por el servidor pblico como permisos administrativos, no contemplados en el convenio colectivo, sern deducidos de las vacaciones acumuladas de ste.
2.12 ROTACIN DE PERSONAL

No.57) La CGR define que cada Entidad establecer, en forma sistemtica, la rotacin de los servidores pblicos vinculados con las reas de administracin, registro y custodia de bienes y recursos, que en dicha rotacin se deber consultar la capacitacin necesaria de los servidores pblicos rotados para que puedan desempearse con eficiencia en los nuevos puestos.
2.13 CAUCIN

No.58) La Mxima Autoridad de la Asamblea Nacional en base a recomendaciones de las instancias de supervisin correspondientes, definir de conformidad con el anlisis de riesgo, disposiciones legales vigentes y reglamentos internos, las actividades que requieran ser garantizadas con una fianza para la proteccin de los recursos bajo la responsabilidad de los funcionarios pblicos. Para tal efecto, fijar en cada caso el monto adecuado de la misma que deber contratarse con una compaa de seguros y asignar los recursos necesarios para su ejecucin. No.59) Las reas de riesgo ms visibles que pueden ser objeto de esta situacin son las pertinentes a Caja y Tesorera, Inventario, Compras, Manejo de Fondos o de Proyectos, etc.
2.14 SEGURIDAD SOCIAL

No.60) La Asamblea Nacional est comprometida a cumplir con las disposiciones legales vigentes establecidas en la Ley de Seguridad Social y proporcionar las condiciones y materiales de trabajo adecuados conforme la actividad a desarrollar por cada puesto, velando por la proteccin integral al trabajador de las condiciones derivadas de su actividad laboral. No.61) Es obligacin de la Asamblea Nacional inscribir a sus trabajadores en el Instituto de Seguridad Social, as como comunicar los cambios en su personal y en las remuneraciones dentro de los plazos y trminos establecidos. No.62) La institucin deber velar por que los pagos de las cotizaciones tanto de orden patronal como laboral, que establece el seguro social, se encuentren permanentemente al da de tal manera que el trabajador est en condiciones de recibir la atencin requerida cuando la solicite. No.63) El Presidente de la Asamblea Nacional mediante resolucin administrativa, reglamentar el funcionamiento del Comit de Salud, el cual velar por la correcta entrega de los beneficios de salud al personal en cumplimiento del convenio colectivo. El Comit estar integrado por: a) Un delegado de la Divisin de Recursos Humanos. b) Un delegado de la Divisin de Finanzas. c) Un representante de cada uno de los Sindicatos suscriptores del convenio colectivo.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA d) El mdico de la institucin, quien ser a su vez asesor especialista del comit. No.64) Los requerimientos mdicos que demande el personal se atendern a travs de las Empresas Mdicas Previsionales del INSS y Clnica de la Asamblea Nacional. No.65) La Asamblea Nacional otorgar beneficios sociales estipulados en el Convenio Colectivo relacionados a: Atencin mdica primaria. Reembolsos de gastos mdicos. Trascripciones de recetas mdicas. Anteojos. Atencin Odolontolgica.

No.66) La Asamblea Nacional contratar pliza de seguro de vida que cubre en caso de muerte y de accidente laboral del personal, conforme la disponibilidad presupuestaria.
2.15 EVALUACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

No.67) Los funcionarios del servicio directivo son responsables de la gestin del desempeo del personal subordinado, orientado al cumplimiento de las metas y consecucin de los objetivos del rea especfica y de la institucin. No.68) La evaluacin de los recursos humanos debe ser un proceso y no un evento particular en el tiempo. Para dar cumplimiento a la Ley de Servicio Civil yde la Carrera Administrativa, se deben efectuar evaluaciones peridicas, para medir el desempeo de los servidores pblicos, en los puestos asignados, comparando con los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada funcin, tarea o actividad. No.69) Previo a la evaluacin debe asegurarse una definicin clara del desempeo esperado, para que el evaluado sepa hacia dnde dirigir sus esfuerzos. sta se basa en la valoracin de dos parmetros fundamentales. 1. Objetivos cuantitativos: Son los resultados concretos que la institucin establece a cada funcionario o empleado, los cuales deben ser medibles y alcanzables. 2. Objetivos cualitativos: Son las competencias o caractersticas y comportamiento personal requerido para el desempeo efectivo de un puesto. No.70) Los resultados de la evaluacin al desempeo deben servir para la aplicacin de reconocimientos, premios, incentivos, sanciones, corregir situaciones problemticas, recomendar capacitaciones, garantizar la permanencia en el puesto, definir promociones, mejorar el salario o recomendar la democin o retiro de los servidores pblicos. La evaluacin del desempeo es crucial para mejorar la motivacin en el trabajo. No.71) El evaluado debe recibir una explicacin de los resultados de su evaluacin y puede recurrir de revisin y apelacin en contra de los resultados de su evaluacin y de las consecuencias que de ella deriven. No.72) El mtodo de evaluacin que utilice la institucin deber considerar lo siguiente:

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA i. ii. Enterar al servidor pbico de sus funciones, los objetivos y resultados por los cuales trabajar. Explicar, y cuando aplique, entregar las herramientas que el superior jerrquico le aporta al servidor pblico para un cabal desempeo de sus funciones, incluido el entrenamiento y la capacitacin, si son necesarios. Definicin de fechas en las cuales se revisar el avance en el cumplimiento de objetivos y metas, para tomar acciones correctivas en conjunto y mejorar el desempeo. Cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeo, teniendo cuidado de escuchar al funcionario o empleado y considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeo. El proceso de evaluacin debe incluir una reunin al final de cada ao o perodo de gestin concertado con el servidor pblico, la cual deber documentarse, obtenindose la conformidad del empleado y dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el ao, para mejorar la calidad del desempeo y los resultados obtenidos en el proceso de supervisin.

iii.

iv.

v.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA III.


III.1

PLANEACION Y PROGRAMACIN
REQUERIMIENTO GENERAL

Normas Relacionadas

Se planificar el uso, conservacin y custodia de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las operaciones. La planeacin constituye la base para llevar a cabo las acciones administrativas y financieras y debe ser: 1. Oportuna 2. Permanente 3. Flexible y 4. Sujeta a evaluacin peridica. Las Entidades debern preparar planes estratgicos para su desarrollo institucional los cuales consideren perodos entre tres y cinco aos y estn basados en el anlisis de sus debilidades y oportunidades, amenazas y fortalezas para el cumplimiento de su misin. Los planes estratgicos debern quedar formalizados por escrito a ms tardar 180 das, a partir de la vigencia de este Acuerdo. Lo anterior, sin perjuicio de las metodologas de planeacin y programacin que utilice la Entidad durante el perodo de ajuste a las NTCI. De igual forma, basados en la Planeacin Estratgica, debern programar sus operaciones anuales, a ms tardar en el mes de Agosto de cada ao y como nica base para la formulacin del proyecto de presupuesto anual. Dicha programacin deber constar por escrito. Tanto la Planeacin Estratgica como la programacin de operaciones debe ser el resultado del trabajo conjunto de los Ejecutivos y sus Colaboradores en las distintas Unidades Organizacionales. III.2 MARCO NORMATIVO

La Planeacin Estratgica y la Programacin de Operaciones debern ser concordantes: 1. 2. 3. III.3 Con las estrategias y polticas definidas por los Sistemas Nacionales de Planificacin e Inversin Pblica. Las Normas Bsicas y el marco de mediano y largo plazo para formular los programas de operacin y los presupuestos de las Entidades que establezca el Organismo Rector correspondiente. Otras Normas sobre planeacin y programacin. PROGRAMACIN INTEGRAL

La programacin de operaciones de cada Entidad ser integral e incluir, por lo tanto, las operaciones de funcionamiento, de preinversin e inversin. III.4 PROGRAMACIN DE INVERSIONES

La programacin de inversiones debe responder a los objetivos de cada Entidad, con proyectos compatibilizados con las polticas sectoriales y regionales, de acuerdo con las normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica. III.5 DEFINICIN CONCRETA DE LOS RESULTADOS

Los resultados que se deseen alcanzar en un periodo dado por las operaciones que se programen en desarrollo de los objetivos de la Entidad, se concretarn en metas cuantitativas o cualitativas, segn corresponda. III.6 MEDIOS DE VERIFICACIN DE LOS RESULTADOS

En la programacin de operaciones para una vigencia determinada se debern indicar con claridad los medios de verificacin de los resultados que se desean alcanzar. III.7 CONDICIONANTES

Cuando existan condicionantes externas que se estime que podrn afectar el logro de los resultados que se desean alcanzar, dichas condicionantes debern indicarse con claridad en la programacin de operaciones relacionndolas con el correspondiente resultado. III.8 MEDIOS Y RECURSOS A UTILIZAR

La programacin de operaciones contemplar los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar las metas. III.9 RESPONSABLES DE LOS RESULTADOS DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS

Se sealar en la programacin de operaciones los responsables de cada una de las metas o resultados que se desean alcanzar. III.10 DETERMINACIN DE POLTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIN Y EVALUACIN DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS. Debern establecerse mediante documento escrito, las polticas a aplicarse en la ejecucin de las operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de procedimientos a emplear y para la evaluacin interna de las mismas, incluyendo los estndares planeados de gestin o eficiencia

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Planeacin y Programacin de la Asamblea Nacional


3.1 REQUERIMIENTO GENERAL

No.1) Se planificar el uso, conservacin y custodia de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las operaciones. La planeacin constituye la base para llevar a cabo las acciones administrativas y financieras y debe ser oportuna, permanente, flexible y objeto de evaluacin peridica. No.2) Tanto la Planeacin Estratgica como la programacin de operaciones deben resultar del trabajo conjunto de las autoridades, funcionarios y colaboradores de todos los niveles: a. La planeacin estratgica y la programacin de operaciones deben ser concordantes con las lneas estratgicas y polticas definidas por las mximas autoridades y el marco sectorial de mediano plazo para formular los objetivos estratgicos y los presupuestos. La programacin de operaciones ser integral e incluir las operaciones de funcionamiento, de preinversin y de inversin, y debe responder a los objetivos de la institucin. Los resultados esperados en un perodo dado, correspondientes a las operaciones que se programen en atencin a los objetivos, se expresarn en indicadores de gestin, cuantitativos, verificables objetivamente. En la programacin de operaciones para una vigencia determinada, se debern indicar con claridad los medios de verificacin de los resultados deseados. Cuando existan condicionantes externas que se estime que podrn afectar el logro de los resultados deseados, debern indicarse con claridad en la programacin de operaciones, relacionndolas con el correspondiente resultado. La programacin de operaciones contemplar los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar los resultados esperados. La programacin de operaciones debe identificar a los funcionarios responsables de cada una de los resultados deseados. Debern documentarse explcitamente las polticas a aplicarse en la ejecucin de las operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de los procedimientos y la evaluacin interna, incluyendo los estndares planeados de gestin o eficiencia. Instrumentos que guan la planificacin
Plan Estratgico Institucional (PEI) Plan de Accin Planes Operativos Anuales (POAs) Planes de Trabajo Plan Individual de Trabajo (Servidor Pblico)

b.

c.

d. e.

f. g. h.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.3) En el Plan Estratgico Institucional, es donde debe plasmarse la direccin estratgica de la institucin, sin embargo como estos planes son diseados pensando en el largo plazo, es necesario especificar en un plan ms detallado, lo que se propone realizar a un ao plazo. Este plan detallado para un ao es el que denominamos POA o Plan Operativo Anual. No.4) Si bien un buen POA debe realizarse con participacin de los Directores y Responsables de rea, ste debe ser revisado por la Divisin de Fortalecimiento Institucional, a travs del rea de Planificacin, para garantizar que las acciones propuestas se encuentren alineadas con el Plan Estratgico Institucional (PEI). No.5) Una vez aprobado el POA, cada Direccin o Divisin debe conocer de los recursos asignados, que se controlan a travs del MHCP. La Divisin General de Asuntos Administrativos debe ser la encargada de consolidar y gestionar la aprobacin definitiva de los presupuestos de las Direcciones y Divisiones, ante la Junta Directiva de la Asamblea Nacional, garantizando que la suma de los presupuestos no sea mayor que el presupuesto total de la institucin. No.6) Como elemento de control, la Divisin General de Asuntos Administrativos debe dar su visto bueno cada vez que por razones de operacin, sea necesario realizar una reasignacin de partidas presupuestarias. Con esto se lograr que los cambios realizados en el transcurso de la ejecucin, mantengan su congruencia con el PEI. No.7) El proceso de elaboracin del PEI debe seguir una secuencia de pasos lgicos, tal cual se ilustra en el grfico a continuacin:
GRFICO DEL PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA INSTITUCIONAL

CICLODELA PLANIFICACIN

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.8) El proceso de Planificacin Estratgica Institucional debe iniciarse con un diagnstico institucional mediante los mtodos de anlisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas o Anlisis FODA y Modelo de las 7s, que de como resultado la comprensin objetiva de la situacin actual de la institucin, internamente y del entorno, y el anlisis de las restricciones de la misma, las cuales van a estar determinadas principalmente por los aspectos de realidad presupuestaria y de infraestructura, entre otros. Los resultados del diagnstico sern la base para proponer las Lneas Estratgicas de la institucin, las cuales son el producto de comparar los resultados con los propsitos fundamentales de la organizacin (visin y misin) y sus estrategias.
3.2 MARCO NORMATIVO

No.9) La Planificacin Estratgica y la Programacin de Operaciones Anual debern ser concordantes en cuanto a:
3.3

Las lneas estratgicas y polticas definidas por las Mximas Autoridades de la Asamblea Nacional, en cuanto a la misin encomendada a la institucin. Las normas bsicas y el marco sectorial de mediano plazo para formular el programa de operacin y el presupuesto anual de la institucin. Otras normas sobre planeacin y programacin que dicte la Mxima Autoridad.

PROGRAMACIN INTEGRAL

No.10) Desde un enfoque integral, se debe cumplir con la misin de la Asamblea Nacional. Al elaborar sus planes operativos, se deber velar por que dicha programacin sea integral y de acuerdo al Plan Estratgico Institucional el cual tiene que ser aprobado por la mxima autoridad, y que en los planes operativos se incorporen todos los programas y proyectos que se van a desarrollar durante el perodo.
3.4 PROGRAMACIN DE INVERSIN

No.11) Las inversiones de la Asamblea Nacional debern responder a la consecucin de los objetivos estratgicos.
3.5 DEFINICIN CONCRETA Y MEDIOS DE VERIFICACIN DE RESULTADOS

No.12) Los resultados que la institucin pretende alcanzar en un perodo dado, se concretarn en indicadores cuantitativos. No.13) Para alcanzar los objetivos expresados en su Plan Estratgico Institucional, se debern desarrollar las operaciones por unidad administrativa, estableciendo resultados esperados y los requerimientos de recursos, dentro de un perodo determinado. Estos resultados debern expresarse de forma cuantitativa mediante la definicin de indicadores, que posibiliten medir los logros, adems se debern indicar con claridad los medios de verificacin.
3.6 CONDICIONANTES

No.14) Cuando existan condicionantes externas que puedan afectar el logro de los resultados, debern indicarse con claridad en la programacin de operaciones, relacionndolas con el correspondiente resultado.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA


3.7 MEDIOS Y RECURSOS A UTILIZAR

No.15) La programacin de operaciones que desarrolle la Asamblea Nacional, deber contemplar los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar las metas. Al elaborar el Plan Estratgico Institucional y los Planes Operativos Anuales, y establecer los componentes de los ejes de inversin, debern considerarse adems de los objetivos especficos y estratgicos, los resultados esperados, los supuestos, los indicadores, las actividades, las tareas y los medios de verificacin.
3.8 RESPONSABLES DE LOS RECURSOS DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS

No.16) En los Planes Operativos Anuales se definirn los responsables que estarn a cargo de la ejecucin de las actividades, las tareas a desarrollar, los resultados que se pretenden alcanzar ylos indicadores, los que deben permitir su medicin para efectos de evaluacin de resultados.
3.9 POLTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIN Y EVALUACIN PROGRAMADAS.

No.17) Se debern establecer mediante documento escrito, las polticas a aplicarse en la ejecucin de las operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de procedimientos para su evaluacin interna, incluyendo los estndares de gestin o eficiencia planeados. En correspondencia con las lneas estratgicas, se deber elaborar su Plan Estratgico trianual o quinquenal y sus correspondientes Planes Operativos Anuales, as como tambin el desarrollo de sus polticas que deben estar aprobadas por la mxima autoridad de la institucin. No.18) Todos estos planes e instrumentos deben ser formalmente elaborados con la participacin de las distintas unidades administrativas que ejecuten la planificacin institucional, debiendo ser discutidos en el tiempo de su desarrollo y contando con informacin consistente y documentada.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA IV.


IV.1 a.

PRESUPUESTOS.
RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL PRESUPUESTARIO Se establecern y mantendrn controles necesarios en los Sistemas de Administracin Financiera y Presupuestaria, a fin de asegurar el cumplimiento requerido en todas las fases del presupuesto, de acuerdo con la ley general del presupuesto, normas y procedimientos de ejecucin presupuestaria establecidas por el Organismo Rector correspondiente. Tambin deber adoptar las acciones correctivas derivadas del control y evaluacin del presupuesto, que efecte el Organismo Rector correspondiente y la CGR. BASES PARA LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO

Normas relacionadas

b. IV.2

Todas las instituciones incluirn en sus presupuestos los posibles ingresos, compromisos y gastos, en relacin con sus actividades especficas contempladas en la programacin anual de sus operaciones. IV.3 FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIN PASIVA DEL PRESUPUESTO

Las Entidades que se financien con recursos provenientes de tributacin, aportes a la seguridad social y otros aportes, regalas o transferencias de los Tesoros del Estado, sujetarn sus gastos totales a la disponibilidad de sus recursos, a las condiciones del financiamiento debidamente contrado y a los lmites legales presupuestarios, no pudiendo transferir gastos de inversin a funcionamiento. Las Entidades con autonoma de gestin y de patrimonio, cuyos ingresos provengan exclusivamente del cobro de precios por venta de bienes o tarifas por prestacin de servicios, financiarn con tales ingresos sus costos de funcionamiento, el aporte propio del financiamiento para sus inversiones y el servicio de su deuda. Sus presupuestos son indicativos de sus operaciones de funcionamiento e inversin. IV.4 CONTROL PREVIO AL COMPROMISO

Los Servidores Pblicos designados para decidir la realizacin de un gasto y aquellas que conceden la autorizacin respectiva, verificarn previamente que: 1. 2. 3. 4. IV.5 La transaccin corresponda al giro o actividad de la Entidad y conforme el presupuesto, planes y programas; El procedimiento propuesto para su ejecucin sea el apropiado; La Entidad est facultada para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales sobre la misma; En el presupuesto existan las disponibilidades correspondientes. CONTROL PREVIO A LA OBLIGACIN

Los Servidores Pblicos designados para aceptar una obligacin como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, verificarn previamente a este reconocimiento y autorizacin que: 1. 2. 3. 4. IV.6 La documentacin cumpla los requisitos legales; La autenticidad del documento o factura y que no contenga errores aritmticos o datos falsos; La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras recibidos corresponden a las que se autorizaron y sean los mismos que se describen en el documento que evidencia la obligacin; La transaccin no vare significativamente con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al momento del control previo al compromiso. REGISTRO Y EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Toda Entidad llevar un sistema de registro apropiado para el control de la ejecucin presupuestaria, para lo cual deber existir una Unidad o un responsable de tales registros que controlar el comportamiento de la ejecucin financiera del Presupuesto. Slo podr darse curso a gastos con la certificacin del rea de control presupuestario de que existe la partida correspondiente y con saldo suficiente al momento de la operacin. IV.7 CONTROL DURANTE LA EJECUCIN DEL PRESUPUESTO

Los Servidores Pblicos encargados del manejo de la ejecucin presupuestaria debern efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, con relacin a los fondos en avance y los gastos ejecutados, a fin de evitar que estos ltimos excedan de las asignaciones presupuestarias. IV.8 ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Se debern preparar estados semanales, mensuales y anuales de ejecucin presupuestaria que incluyan informacin sobre las partidas asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados o liquidados, los cobros o recaudos realizados, los saldos de recursos por cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, los saldos por ejecutar y, cuando existan, los compromisos contingentes.

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IV.9 EVALUACIN DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Se evaluar la ejecucin del presupuesto tanto en forma peridica, durante la ejecucin, como al cierre del ejercicio, e informarn los resultados de la ejecucin fsico-financiera al Organismo rector correspondiente. IV.10 CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO Las cuentas del Presupuesto de Recursos y Gastos, se cerrarn al 31 de diciembre de cada ao y con posterioridad a esta fecha no se podrn asumir compromisos ni devengarse gastos con cargo a las apropiaciones presupuestarias del ejercicio que se cierra. Las Entidades cuyo perodo de operaciones es diferente al ao calendario, estn obligadas a efectuar su cierre presupuestario a la fecha mencionada,

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas al Control Presupuestario de la Asamblea Nacional.


4.1 RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL

No.1) Las mximas autoridades administrativas de la Asamblea Nacional 4, por intermedio de la Divisin de Finanzas, ejercern las funciones presupuestarias. En tal carcter, debern velar por el estricto cumplimiento de la Ley 550, Ley de Administracin Financiera y del Rgimen Presupuestario y dems regulaciones administrativas existentes en lo referente a la formulacin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto. No.2) Se establecern y mantendrn controles necesarios en los Sistemas de Administracin Financiera y Presupuestaria, a fin de asegurar el cumplimiento requerido en todas las fases del presupuesto, de acuerdo con la Ley General del Presupuesto, Normas y Procedimientos de Ejecuciny Control Presupuestario establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. No.3) Es responsabilidad directa 5 de la Asamblea Nacional, establecer los mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones que haya proyectado realizar antes de que surta sus efectos, con el propsito de determinar la propiedad de dichas operaciones, su legalidad y veracidad, as como su conformidad con el presupuesto, planes y programas. Para ello deber registrar la ejecucin financiera y fsica de su presupuesto en el Sistema de Administracin Financiera, de acuerdo a las normas y metodologas que se dicten a ese respecto. No.4) El Subsistema de Presupuesto 6 , comprende los principios, rganos, normas y procedimientos que rigen el proceso de formulacin, aprobacin, ejecucin, control, evaluacin y liquidacin de los presupuestos. No.5) Dentro de los aspectos de presupuesto y para los efectos de los sistemas de control interno, se deber adoptar las acciones necesarias que conlleven a: i. Resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones necesarias de las oficinas que intervienen y los formatos a utilizar para la realizacin de las actividades de formulacin, programacin y ejecucin presupuestaria. Aplicar las Normas y Procedimientos de Ejecucin y Control Presupuestario emitidas anualmente por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (MHCP), como rgano rector del Sistema de Administracin Financiera. Precisar las responsabilidades operativas en la formulacin del presupuesto en las fases de programacin y ejecucin presupuestaria.

ii.

iii.

iv. Adoptar las acciones correctivas derivadas del control y evaluacin del presupuesto, que efecte el organismo rector correspondiente y la CGR.

4 Art. 26 Ley 550 5 Art. 62 Ley 550 6 Art. 11, 13 y 29 Ley 550 NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 36

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4.2
BASES PARA LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO

No.6) La Programacin Presupuestaria de la Asamblea Nacional debe comprender las estimaciones de ingresos y egresos que ocurrirn en diferentes perodos del ejercicio presupuestario, preparada para cada uno de los momentos de afectacin presupuestaria, y servir de base para la asignacin de cuotas de pagos segn los montos asignados en los Presupuestos. No.7) El MHCP a travs de la Divisin General de Presupuesto emite la poltica presupuestaria en la cual establece los lineamientos para la formulacin del anteproyecto de presupuesto del ao que se trata.
4.3 FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIN PASIVA DEL PRESUPUESTO.

No.8) La Administracin de la Asamblea Nacional deber sujetar sus gastos totales a la disponibilidad de sus recursos, a las condiciones establecidas en los financiamientos contrados y a los lmites legales presupuestarios.
4.4 CONTROL PREVIO AL COMPROMISO

No.9) Todos los gastos previos al compromiso que ejecute la Asamblea Nacional debern estar facultados de acuerdo con lo que dispone su Ley Orgnica y el establecimiento de su misin, visin y objetivos institucionales. No.10) Todo compromiso de egresos, antes de realizarse, debe estar respaldado con sus crditos presupuestarios correspondientes y cuotas de compromiso. No.11) Los crditos presupuestarios aprobados a las instituciones constituirn los lmites mximos para gastar. Su autorizacin no constituir una obligacin cuando no exista disponibilidad de ingresos. No.12) El funcionario designado para decidir la realizacin de un gasto y aquellos que conceden la autorizacin respectiva, verificarn previamente que: a. La transaccin corresponda a las actividades propias de la Asamblea Nacional, de tal manera que dicho gasto sea susceptible de ser enmarcado dentro del mbito operativo de la institucin y tenga partida presupuestaria. b. Los procedimientos para ejecucin del gasto sean los apropiados y estn en base y de acuerdo a las reglamentaciones y formas internas de operacin que establece el MHCP. c. La Entidad est facultada para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales sobre la misma. d. En el presupuesto existan las partidas correspondientes, tales acciones pueden fcilmente detectarse a travs del Sistema Integrado de Gestin Financiera y Auditora (SIGFA) con que opera la institucin, el cual controla desde su origen la creacin de los gastos asignados.
4.5 CONTROL PREVIO A LA OBLIGACIN

No.13) Los funcionarios de la Asamblea Nacional designados a aceptar una obligacin como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras debern verificar que: a) La documentacin cumpla con los requisitos legales.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA b) Pueda ser constatada la autenticidad del documento o factura y que no contenga errores aritmticos o datos falsos. c) La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que se autorizaron sean los mismos que se describen en el documento que evidencia la obligacin. d) La transaccin no vare significativamente con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al momento del control previo al compromiso.
4.6 REGISTRO Y EJECUCIN PRESUPUESTARIA

No.14) La Asamblea Nacional est obligada a llevar los registros para el control de la ejecucin presupuestaria 7 en las siguientes condiciones, segn sean los momentos de afectacin presupuestaria siguientes: a) En relacin a los Ingresos. Ingreso devengado. Es el momento de registro en el cual se verifica el hecho generador del derecho a percibir el ingreso correspondiente a favor del organismo o entidad titular. Ingreso percibido. Es el momento de registro en el cual se hace efectiva la percepcin del derecho antes referido. En relacin a los Egresos. Egreso comprendido. Es el momento de registro en el cual se afecta la disponibilidad de los crditos presupuestarios. Implica el origen de una relacin jurdica con terceros, que dar lugar, en el futuro, a una eventual salida de fondos, as como la aprobacin, por parte de un funcionario con autoridad para ello, de la aplicacin de los recursos por un concepto o importe determinado. Egreso devengado: Registro en el cual se da por gastado un crdito y, por tanto, ejecutado el presupuesto de dicho concepto, por la recepcin de bienes o servicios oportunamente contratados o por haberse cumplido los requisitos administrativos para los casos de gastos sin contraprestacin. Egreso pagado: Gasto que ejecuta el cumplimiento financiero de la obligacin contrada.

b)

No.15) Conforme la Ley 550, Ley de Administracin Financiera y del Rgimen Presupuestario, la Asamblea Nacional se regir por las metodologas, normativas y procedimientos presupuestarios, clasificadores de ingresos y egresos, soportes electrnicos compatibles y formatos que establezca y divulgue el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Direccin General de Presupuesto. No.16) La institucin dispone del Sistema e-SIGFA para el registro, control y seguimiento de la ejecucin financiera del presupuesto, el cual debe complementarse con los registros de la Contabilidad, para la generacin de los reportes y estados financieros.
7Artculo 21.- Ley 550

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.17) A travs del plan operativo incorporado en el sistema integrado de informacin, la Oficina de Presupuesto debe llevar un registro apropiado para el control de la ejecucin presupuestaria. No.18) Solo podr darse curso a los gastos con la certificacin del rea de Presupuesto de que existe la partida correspondiente y con saldo suficiente al momento de la operacin. No.19) El registro de la etapa del gasto devengado y correspondiente solicitud de pago deber efectuarse con estricto apego al cumplimiento de las acciones administrativas que lo preceden, es decir con la recepcin conforme de los bienes y servicios y el nacimiento de la obligacin de pago. Se deber abstenerse de aprobar estos registros sino se ha cumplido con los requisitos. No.20) Es responsabilidad del Director General de Asuntos Administrativos, la designacin en el SIGFA de los roles y privilegios de los usuarios de la Asamblea Nacional, de acuerdo a las funciones asignadas a cada puesto. Tambin se debe acreditar ante la Direccin General de Presupuesto del MHCP, a los funcionarios encargados de ordenar el trmite de los documentos de modificacin, programacin y ejecucin presupuestaria, lo mismo que a los delegados del retiro de cheques y responsables de la administracin y control de los fondos rotativos. No.21) Es responsabilidad directa de la Divisin de Finanzas por medio de la Oficina de Contabilidad, el registro, solicitud, verificacin y aprobacin de los Comprobantes nicos Contables (CUC), as como de su conservacin y resguardo en archivo secuencial, con todos los documentos de respaldo de las transacciones efectuadas.
4.7 CONTROL DURANTE LA EJECUCIN DEL PRESUPUESTO

No.22) Los servidores pblicos a cargo del manejo de la ejecucin presupuestaria debern efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos,con relacin a los fondos en avance y los gastos ejecutados, a fin de evitar que stos excedan a las asignaciones presupuestarias.
4.8 ESTADO DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA

No.23) Se debern preparar estados mensuales, trimestrales y anuales de ejecucin presupuestaria que incluyan informacin sobre las partidas asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados o liquidados, los cobros realizados, los saldos de recursos por cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, los saldos por ejecutar y, cuando existan, los compromisos contingentes. No.24) Se debe presentar a la Direccin General de Presupuesto del MHCP, la solicitud de programacin presupuestaria dos semanas antes del inicio del trimestre, la cual contendr como mnimo lo siguiente: i. Programacin trimestral de compromisos y mensual de devengado a nivel de programa, subprograma, proyecto, grupo de gasto y fuente de financiamiento, deber ser ingresada en el SIGFA. ii. Programacin de metas a ejecutar en los programas, deber ser ingresada en el Subsistema de Seguimiento Fsico (SISEF) del SIGFA.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.25) El Sistema de Administracin Financiera deber permitir la preparacin de los diferentes reportes necesarios para cumplir la norma y los funcionarios a cargo debern vigilar que dicha informacin se suministre dentro del perodo establecido y que pueda ser conocida en forma y oportunidad a los niveles que corresponda.
4.9 EVALUACIN DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

No.26) El proceso de la evaluacin del presupuesto deber tener un carcter dinmico y constante, tanto en forma peridica durante la ejecucin, como al cierre del ejercicio. No.27) La Presidencia de la Asamblea Nacional, conjuntamente con los funcionarios de alto nivel deber conformar un comit evaluativo al finalizar el perodo, para medir en lneas generales los alcances de los objetivos y metas institucionales logrados durante el perodo presupuestario.
4.10 CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO

No.28) Las cuentas del Presupuesto de Recursos y Gastos, se cerrarn al 31 de diciembre de cada ao y con posterioridad a esta fecha no se podrn asumir compromisos ni devengarse gastos con cargo a las apropiaciones presupuestarias del ejercicio que se cerr. No.29) El resultado financiero del ejercicio presupuestario se determinar, al cierre del mismo, por la diferencia entre los recursos percibidos y los gastos devengados. No.30) Los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada ao (deuda flotante) se cancelarn durante el siguiente ejercicio presupuestario, con cargo a las disponibilidades existentes a la fecha de pago. Asimismo, las cuentas por pagar, no podrn superar el cinco por ciento de los ingresos corrientes de enero a noviembre del ejercicio presupuestario en curso.

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40

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA V.


V.1

ADMINISTRACIN FINANCIERA
PROPSITO DEL SISTEMA

Normas relacionadas

El Sistema de Administracin Financiera, tendr como propsitos el recaudo, cobro de los ingresos, el manejo del financiamiento o crdito pblico, cuando aplique, el manejo de las inversiones y la programacin de los compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el presupuesto de gastos. V.2 REGISTRO Y DEPSITO DE LOS INGRESOS

Todo ingreso en una Entidad, debe ser registrado en el da, otorgando por cada operacin un recibo oficial de la Entidad que debe ser un formulario prenumerado de imprenta que contenga la informacin necesaria para su identificacin, clasificacin y registro contable dentro de las 24 horas de recibidos. Igualmente los ingresos del da deben depositarse total e ntegramente en las cuentas bancarias autorizadas de la Entidad, en forma inmediata. V.3 DOCUMENTOS DE RESPALDO, CLASIFICACIN Y AUTORIZACIN DE DESEMBOLSOS

Todo desembolso por gastos tendr la documentacin de respaldo suficiente y con la informacin que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente y deber ser autorizado por un Servidor Pblico independiente tanto de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro. Dichos documentos de respaldo debern inutilizarse con un sello fechador de "cancelado" al momento de efectuarse el desembolso. V.4 1. 2. FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA Se crear un fondo fijo de caja chica para hacer frente a desembolsos en efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las polticas establecidas por la Entidad. Estos fondos no podrn utilizarse para desembolsos que excedan los lmites autorizados por la Entidad, por lo que habr de establecerse un monto mximo de acuerdo con las necesidades, que en ningn momento tanto su valor como el de cada desembolso exceder del lmite que determine el reglamento emitido para tal efecto. Para fijar el lmite se tendr en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores. Los reembolsos se efectuarn a nombre del encargado del fondo y cuando este se encuentre agotado en por lo menos el 50% de la cantidad asignada. Dichos reembolsos debern estar soportados con la documentacin que evidencie el pago correspondiente, la cual debe ser cancelada al emitirse el cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda "Pagado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco". Los recibos de caja chica deben ser prenumerados, al anularse alguno de ellos debern invalidarse con un sello de "Anulado" y archivarse el juego completo. Los pagos con el fondo de caja chica debern estar soportados con documentacin pertinente y debidamente autorizada. El responsable del fondo fijo exigir se cumplan las disposiciones referentes a su manejo, los reembolsos se efectuarn posterior a que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte de los Servidores Pblicos responsables del control previo sobre los gastos. No debern utilizarse los fondos de caja chica para efectuar adelantos de sueldos o prstamos a los Servidores Pblicos. Al entregarse un monto para compras y/o gastos sujetos a rendicin de cuenta, deber soportarse con un vale provisional de caja chica, el cual deber cancelarse a ms tardar 72 horas despus de su emisin. El responsable del fondo fijo deber ser un Servidor Pblico independiente del cajero general y de otros Servidores Pblicos que efecten o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras.

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. La independencia de este Servidor Pblico es necesaria para evitar inconsistencias en la utilizacin del fondo. Los deberes y obligaciones del responsable del fondo debern estar claramente definidas por escrito, agregada a sus funciones normales. V.5 FONDOS ROTATORIOS

Todo fondo rotatorio creado para un fin especfico, ser manejado a travs de una cuenta corriente bancaria, abierta a nombre de la Entidad. V.6 ARQUEOS SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES

La existencia de fondos y valores de las Entidades, cualquiera sea su origen, deber estar sujeta a comprobaciones fsicas mediante arqueos sorpresivos peridicos, practicados por Servidores Pblicos independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro. V.7 APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Toda cuenta bancaria debe ser abierta exclusivamente a nombre de la Entidad y en nmero limitado a lo estrictamente necesario, en los bancos y mediante la autorizacin que dispongan las normas legales vigentes. La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser autorizada formalmente por la Mxima Autoridad.

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V.8 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

Los Servidores Pblicos titulares y suplentes, designados para el manejo de fondos de las instituciones, deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios; los cheques que se expidan llevarn firmas mancomunadas tipo A y B de dichos Servidores Pblicos. Las expresiones tipo A y B se utilizan para indicar que son firmas de diferentes Servidores Pblicos, los cuales no deben depender directamente el uno del otro. Excepto en los casos en que la firma tipo A es de la Mxima Autoridad Ejecutiva. Los Servidores Pblicos que tengan asignada la responsabilidad de firmar cheques, indistintamente del tipo de firma sern responsables por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de las Normas de Control relativas a los pagos. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los Servidores Pblicos acreditados se debern cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los respectivos Bancos y proceder a realizar un nuevo registro para mantener la condicin de firmas mancomunadas. V.9 PROGRAMACIN FINANCIERA

Toda Entidad deber realizar la programacin de sus flujos financieros, tendiente a optimizar la utilizacin y productividad de los recursos. La Unidad de Tesorera de cada Entidad es responsable de integrar las necesidades de efectivo de las dems Unidades y preparar la programacin de caja. La periodicidad del flujo de caja (Cash Flow), ser definida en funcin de las necesidades y las caractersticas de cada institucin. Los perodos de programacin se establecern, controlarn y reprogramarn en funcin de la cantidad y cuanta de las transacciones que involucren movimientos de fondos. Mensual y trimestralmente se deber fijar el nivel de fondos disponibles para atender los gastos devengados y pagar las obligaciones de cada Entidad. V.10 DESEMBOLSOS CON CHEQUE

A excepcin de los pagos por Caja Chica y de los casos en que la ley exija el pago de remuneraciones o transferencias en efectivo o cuando no existe una agencia bancaria en la localidad, todos los desembolsos se efectuarn mediante cheque intransferible a nombre del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la Entidad. V.11 1. a) TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS (TEF) Las TEF solamente podrn realizarse cuando la Entidad u Organismo disponga: De un reglamento especfico para este tipo de operaciones, autorizado por la Mxima Autoridad Ejecutiva, en el cual se establezcan: i. ii. iii. iv. v. b) 2. 3. a) Las condiciones legales Responsabilidades Actividades y tareas en el proceso Lmites mximos de autorizacin y Prohibiciones de fraccionar montos mximos de TEF y usar horarios o Cuentas bancarias diferentes a los autorizados.

Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen, Beneficiarios, Bancos y Entidad que transfiere. Todos los Responsables, miembros de la Entidad u Organismo que genera la TEF, debern firmar una declaracin en la cual certifiquen que conocen, entienden el reglamento y no estn incursos en inhabilidades para participar en el proceso. Toda TEF deber estar respaldada por documentos originales que demuestren: Como requisito para realizar la transferencia: i. ii. La pertinencia, autorizacin, registro y validacin de la operacin de acuerdo a las normas de tesorera, presupuesto y contabilidad La legalidad de la operacin, en virtud del convenio vigente para el tiempo de la operacin, firmado por las partes que intervienen en la TEF.

b)

Como requisititos adicionales para validar la transferencia: i. ii. iii. La emisin de recibo original o documento equivalente en el cual se revelen los detalles de la TEF Constancia de recibo de la TEF, por medios magnticos o documentales legtimos, tales como reporte de confirmacin de recibo del destinatario, confirmacin de cargo y abono en cuenta del Banco Central y/o del Banco Comercial que interviene. Estado de cuenta del Banco, debidamente conciliado con los registros contables, en el cual se verifique el registro del cargo o abono segn corresponda.

4.

El acceso a los sistemas electrnicos utilizados para comunicacin con Bancos y Proveedores, se efectuar mediante claves (passwords) que se suministrarn nicamente a los Servidores Pblicos autorizados para activar, validar o modificar transacciones en el sistema que opere las TEF. En ningn caso, un Servidor Pblico tendr acceso a conocer la serie de claves o passwords que se utilicen el proceso.

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5. La informacin sobre claves o passwords de respaldo utilizadas en el proceso, con declaraciones de los servidor pblicos que las recibieron y estn administrando, sobre su custodia, se mantendrn en bveda de seguridad en un lugar externo de la entidad u Organismo, autorizado para estos efectos. Las claves o passwords, nicamente podrn ser removidas de la institucin que las custodie, con autorizacin explcita y escrita en forma conjunta, de la Mxima Autoridad Ejecutiva y del Tesorero. El sistema de informacin o el mdulo de tesorera que administre las TEF, deber disearse de tal forma que, mediante mtodos generalmente aceptados de encriptacin de la informacin, impidan razonablemente el acceso no autorizado a los datos que se transmitan por el ciberespacio. Para tales efectos deben prepararse documentos en los cuales se demuestre el anlisis de riesgo sobre el transporte de los datos y las decisiones de seguridades para el sistema. CONCILIACIONES BANCARIAS

6. 7.

V.12

Se efectuarn mensualmente anlisis y aclaraciones de las diferencias entre los registros contables de las Cuentas Bancarias y de Ahorros y los estados de cuenta enviados por los Bancos y otras Entidades Financieras. No debern permanecer en las conciliaciones bancarias partidas sin aclarar y ajustar por ms de treinta (30) das despus de haber sido incluida dentro de una conciliacin. Las conciliaciones bancarias estarn bajo la responsabilidad de personas que no tengan responsabilidad por el manejo de efectivo o la emisin de cheques. Todo ajuste proveniente de conciliaciones bancarias que afecte los resultados de una Entidad, deber tener autorizacin escrita de la Mxima Autoridad. Las conciliaciones bancarias debern documentarse y dejar constancia en ellas de los responsables por prepararlas y revisarlas. V.13 CONFIRMACIN DE SALDOS EN BANCOS

Para mantener la confiabilidad de la informacin un servidor pblico autorizado e independiente del manejo de ingresos y egresos, deber confirmar peridicamente con los Bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la Entidad. Dicho procedimiento deber quedar constando por escrito. V.14 AUTORIZACIN Y REGISTRO DE INVERSIONES

Se deben fijar procedimientos y criterios para autorizacin de operaciones relativas a inversiones en valores mobiliarios y otros, y de que se mantengan registros consistentes que muestren las caractersticas de las inversiones realizadas. V.15 CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES EN VALORES MOBILIARIOS

En cada Entidad se disearn e implantarn procedimientos especficos de custodia, registro y de salvaguarda fsica de las inversiones que las proteja de eventuales siniestros. V.16 VERIFICACIN FSICA DE INVERSIONES

Servidores Pblicos independientes de la custodia y contabilizacin, realizarn constataciones fsicas peridicas de las inversiones que mantengan las Entidades. V.17 CRDITO PBLICO

El rgano Rector del Sistema de Crdito Pblico (SIGADE), es responsable de dictar y comunicar los mtodos, procedimientos, instructivos y formularios necesarios para que las gestiones y transacciones de crdito pblico, interno y externo, se desarrollen de manera eficiente y transparente, se registren a partir de un nico acto administrativo, se controlen en forma adecuada y se expongan en forma clara y completa. Planificacin y Programacin del Financiamiento Pblico

Se deber comprobar que todos los proyectos incorporados en la formulacin del presupuesto con financiamiento proveniente del endeudamiento pblico, sean compatibles con la poltica de crdito pblico establecido, los lmites fijados y las prioridades definidas en la etapa de planificacin. El SIGADE ser responsable de recibir, coordinar, evaluar, y proponer su resolucin, en relacin con la totalidad de las solicitudes de autorizacin para el inicio de gestiones de endeudamiento pblico, incluyendo la solicitud de avales. Gestin, Negociacin y Autorizacin para Contratar Endeudamiento Pblico

Todo inicio de gestiones y negociaciones para la obtencin de financiamiento a travs de endeudamiento pblico, deber ser previamente autorizado por la autoridad competente. Toda comisin negociadora de endeudamiento pblico deber estar integrada al menos por: un representante del organismo o Entidad ejecutora del programa o proyecto a ser financiado, un representante del rgano Rector con experiencia en este tipo de operatoria y un representante del BCN. Administracin, Registro y Control del Crdito Pblico

El SIGADE tiene la responsabilidad de formular y programar el presupuesto anual para todo el servicio de la deuda pblica directa del Gobierno Central. Ninguna institucin del Gobierno Central Descentralizado podr efectuar gastos financiados mediante operaciones de endeudamiento pblico, que no est incorporado en el plan Anual de Endeudamiento.

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Las Unidades Ejecutoras que administren fondos provenientes de endeudamiento pblico debern suministrar al Organismo rector informacin mensual sobre el movimiento de los desembolsos, aplicaciones y saldos pendientes de aplicacin, de conformidad con los procedimientos, plazos y formularios establecidos. El SIGFADE realizar el registro contable de la deuda pblica interna y externa del Gobierno Central y Organismos Descentralizados incluidos en el SIGFA, para tal fin las Entidades debern llevar registros adecuados y completos de todas las operaciones de endeudamiento pblico que les afecten, de conformidad con los procedimientos establecidos. Ejecucin de Desembolsos y Colocacin de Ttulos de la Deuda Pblica

Para la ejecucin de los desembolsos las estructuras del Gobierno Central y Entidades Descentralizadas debern informar al Organismo Rector con toda propiedad, las diferentes modalidades de desembolsos: en efectivo, pago directo a tercero, cargos directos o dbito efectuado por el acreedor, etc. La emisin de ttulos de la deuda pblica representa obligaciones asumidas por el Tesoro por diferentes conceptos y por lo tanto deben registrarse y controlarse siguiendo los lineamientos especficos para el endeudamiento pblico, as como las disposiciones particulares que rijan la emisin y los procedimientos vigentes, impartidos por el rgano rector correspondiente. El tratamiento y registro de los avales cados deber prever, al igual que cualquier tipo de endeudamiento pblico, la relacin con los distintos sectores intervinientes, requisitos documentales, inventario, autoridades competentes, desembolsos, garantas, etc. Obligaciones por Pagar

Se establecern registros detallados que permitan el control y la clasificacin de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo. Los requisitos de clasificacin requieren informacin detallada y precisa en cuanto al origen, caracterstica y situacin de cada una de las cuentas y documentos por pagar, retenciones, prstamos y otras obligaciones contradas por la Entidad. El mantenimiento de controles detallados permite su comprobacin posterior y facilita informacin actualizada y alerta a los responsables sobre el vencimiento. Tambin facilita la conciliacin de las cuentas auxiliares con las cuentas de control, posibilitando efectuar confirmaciones. Autorizacin

La mxima autoridad ser responsable de la autorizacin de las transacciones y operaciones que originan compromisos y obligaciones. La adopcin de compromisos y obligaciones se sujetar a las disposiciones legales vigente. Si la Mxima Autoridad delegara a Servidores Pblicos responsables la autorizacin, estos deben ser independientes del registro y control de las obligaciones, y la autorizacin a ellos otorgadas debe contener los mximos y mnimos dentro de los cuales ejercern su competencia. Conciliaciones Peridicas

Mensualmente se efectuarn conciliaciones de los registros auxiliares de las cuentas y documentos por pagar, prstamos y otras obligaciones con el mayor general. La conciliacin peridica de las cuentas del pasivo permite verificar el cumplimiento de los pagos e informar sobre los saldos y vencimientos en forma oportuna. Las conciliaciones deben ser efectuadas por un Servidor Pblico independiente de las funciones de registro de obligaciones, siendo necesario dejar constancia por escrito de la misma, pudiendo ser esta mensual. Vencimiento

Se establecer un sistema de informacin respecto a los vencimientos de las obligaciones. El informe mensual de vencimientos permite un control actualizado de las obligaciones que tiene la Entidad, para que sean pagados en forma oportuna. Tambin facilita la programacin del efectivo o la bsqueda de alternativas de financiamiento. Se deben efectuar confirmaciones peridicas de los saldos, tanto del principal como de los intereses directamente con los acreedores. Comprobar garanta, tasa de inters pactada y otros detalles de la obligacin. En caso de que la obligacin devengue intereses, stos deben calcularse mensualmente con cargos a los gastos, aunque su pago sea efectuado con posterioridad. Autorizacin y Registro de Valores por Cobrar

En las Entidades que corresponda, se debern implantar los mecanismos necesarios que garanticen que el otorgamiento de crdito, en los casos que amerite, sea concordante con los objetivos de la institucin. Igualmente, en las instituciones que lo justifiquen, se establecern registros detallados y clasificados de los valores por cobrar, en concordancia con las normas de contabilidad.

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5.1 PROPSITOS DEL SISTEMA

No.1) El Sistema de Administracin Financiera persigue la eficiente gestin de los recursos econmicos, para la satisfaccin de las necesidades operativas de la Asamblea Nacional, mediante la programacin, obtencin, asignacin, utilizacin, registro, informacin, control interno y externo de los mismos. Comprende el conjunto de rganos, normas y procedimientos que conforman un ordenamiento integrado, armnico y obligatorio, regido por los principios siguientes: Eficiencia y eficacia operativa. Gestin integrada de todos los componentes del sistema. Gestin orientada a la centralizacin normativa bsica y descentralizacin operativa. Transparencia de gestin, fundamentada en controles internos inmersos en los procesos operativos y en el acceso ciudadano. Definicin precisa de las competencias institucionales e individuales a todo nivel. Difusin de informacin financiera y programtica auditada, oportuna y confiable. Profesionalismo e independencia en el ejercicio de la auditora integral, interna y externa. Legalidad de los actos administrativos y operaciones materiales de los organismos y entidades del Sector Pblico. Responsabilidad de las personas naturales, servidores pblicos o no, que dirigen o ejecutan la funcin pblica.

No.2) El Sistema de Administracin Financiera tendr como propsito que las operaciones de programacin, gestin y control de los recursos sean eficientes, eficaces y efectivas, en donde las metas y objetivos de la institucin puedan ser logrados a travs de una sana administracin, vigilando que todos los ingresos ordinarios y de capital de la Asamblea Nacional, provenientes de todas las fuentes de financiamiento, as como sus gastos corrientes y de capital, se incorporen al presupuesto y se administren de conformidad con las disposiciones vigentes del rgimen presupuestario establecidas por el MHCP. No.3) El Sistema de Administracin Financiera operar en soportes informticos de uso obligatorio. A efectos de asegurar la compatibilidad de los soportes informticos de los diferentes Subsistemas que componen el Sistema de Administracin Financiera, la homologacin del diseo, desarrollo e instalacin de los mismos corresponder al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
5.2 INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD FINANCIERA

No.4) La Divisin General de Asuntos Administrativos tendr la responsabilidad de la administracin financiera de la Asamblea Nacional, como institucin dependiente del Tesoro Nacional.
5.3 REGISTRO Y DEPSITOS DE LOS INGRESOS

No.5) Todo ingreso debe ser registrado en el da, emitiendo por cada operacin un recibo oficial que debe ser un formulario prenumerado, que contenga la informacin necesaria para su identificacin, clasificacin y registro contable, deber especificar claramente el origen del ingreso (beneficiario y concepto), ser firmado y sellado por el Cajero.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.6) Los recibos de caja chica deben ser prenumerados, al anularse alguno de ellos debern invalidarse con un sello de Anulado y archivarse el juego completo. No.7) Los ingresos a Caja del da debern ser depositados ntegramente en las cuentas bancarias autorizadas de la Asamblea Nacional, de forma inmediata o a ms tardar en las primeras horas del da hbil siguiente a su recepcin. Copia del comprobante (minuta u otro) de recibido del Banco debe entregarse a la Oficina de Contabilidad, para su verificacin y registro. No.8) Todos los fondos de la institucin debern manejarse en cuentas corrientes bancarias. No.9) Los servidores pblicos, titulares y suplentes, designados para el manejo de fondos de la institucin, deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios. No.10) Por todo ingreso depositado directamente en las cuentas bancarias de la institucin, y que por cualquier razn no haya sido conocido oportunamente, se elaborar un recibo oficial de caja al momento de conocerse el hecho, previa confirmacin mediante Nota de Crdito del Banco receptor, y comunicacin con la persona natural o jurdica que efectu el depsito. No.11) En caso de recibirse donaciones en efectivo en moneda extranjera, se emitir el correspondiente recibo oficial de caja, registrando contablemente el valor recibido al tipo de cambio de la fecha en que se recibi. No.12) Slo deben recibirse en Caja cheques expedidos a favor de la institucin; al momento de recibirse, stos debern endosarse y sellarse slo para depsito. No se recibirn cheques endosados por terceros. No.13) Est prohibido cambiar cheques o efectuar desembolsos con el efectivo de la Caja. No.14) Los depsitos al Banco deben incluir la totalidad de los ingresos recibidos para facilitar cualquier tipo de revisin y el auditoriaje del efectivo, as como la conciliacin bancaria. No.15) El efectivo recibido que por cualquier causa no pueda depositarse oportunamente en el Banco deber quedar debidamente resguardado en caja de seguridad. No.16) Los talonarios de los Recibos Oficiales de Caja, pendientes de utilizar deben ser controlados por el Responsable de Tesorera, o en su defecto por el Responsable Financiero, y entregados al Cajero mediante recibo firmado. No.17) El cajero deber preparar un resumen de ingresos, remitiendo el original al Responsable de Tesorera. No.18) El sistema de caja debe llevar el control de la numeracin y existencias de los Recibos Oficiales de Caja, para lo cual se deber cumplir con toda la informacin que se solicita en esta interfaz, tales como: Nmero de recibo, fecha, recibido de, concepto, por cuenta de y monto en efectivo. En caso de un ingreso con cheque, se registrar adems el nmero, nombre del banco y fecha de emisin de cheque. Para los propsitos de registro y control se insertar en el recibo, el cdigo contable integrado, el nombre de la cuenta y la actividad relacionada.

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5.4 RESPALDO, CLASIFICACIN Y AUTORIZACIN DE DESEMBOLSOS

No.19) Todos los desembolsos para gastos debern contar con la documentacin de respaldo suficiente y con la informacin que facilite su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente. No.20) Antes de ser pagadas las facturas o recibos debern ser debidamente revisadas en Contabilidad, quien se encargar de analizar la documentacin de respaldo en los siguientes aspectos: a) b) c) d) Precio de los bienes o servicios recibidos. Entrada a bodega en su oportunidad. Revisin de sumas, extensiones, clculos, descuentos, impuestos, etc. Aprobacin para su pago.

No.21) Los documentos de respaldo debern inutilizarse con un sello fechador de cancelado al momento de efectuarse el desembolso. No.22) Todos los funcionarios que autorizan desembolsos para gastos como: (Presidente, Responsable de Divisin General de Asuntos Administrativos, Responsable de Divisin de Finanzas), debern mantener su independencia de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, as como de las actividades contables y de registro. No.23) Deber vigilarse adems que se cumplan los siguientes lineamientos normativos: 1. Los cheques debern ser emitidos en forma secuencial y a nombre del beneficiario, salvo los que estn autorizados para efectuarse en efectivo por medio del fondo de caja chica. 2. Ningn cheque ser firmado sin haberse determinado previamente la disponibilidad de fondos. 3. Por ningn concepto se girarn cheques en blanco, al portador, ni con fechas postdatadas. 4. Los cheques debern estar protegidos con una mquina protectora de cheques u otro medio de proteccin. No.24) Se debe disponer de un sistema que genere la orden de pago respectiva; registre la ejecucin presupuestaria en la etapa del devengado y registre el asiento de partida doble en la contabilidad. El funcionario financiero, una vez operada su clave de acceso, el sistema le mostrar las rdenes de pago pendientes de firma, pudiendo observar la documentacin que respalda cada orden de pago y para proceder a su firma.
5.5 FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA

No.25) Las compras realizadas con fondos de caja chica8,se regirn segn las normas estipuladas en el reglamento interno de caja chica, elaborado por la Asamblea Nacional y entregado al responsable de la custodia del fondo al momento de su asignacin. La Asamblea Nacional,
8 Ley 323 Artculo 3.- Materias Excluidas.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA debe adecuar y mantener actualizado el Reglamento para Compras con Fondos de Caja Chica. No.26) Los fondos de caja chica sern aprobados por el Presidente de la Asamblea Nacional, mediante Resolucin Administrativa, estableciendo en ella el objetivo, el monto y lmite mximo para cada desembolso, as como cualquier modificacin y cancelacin. No.27) La Autoridad Competente para autorizar mediante su firma los desembolsos de cada fondo, es el titular de la Unidad Administrativa que tiene asignado dicho fondo. No.28) El funcionario a cargo de la custodia y manejo del fondo, debe ser un empleado que por la naturaleza de sus tareas, permanezca la mayor parte del tiempo laborable dentro de las oficinas de la Unidad Administrativa que tiene asignado el fondo y debe responder por la aplicacin y cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno definidos por la institucin. No.29) El responsable del fondo fijo deber ser un funcionario independiente del cajero y de otros empleados que efecten o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras. No.30) No podrn utilizarse paradesembolsos montos que excedan los lmites establecidosen el reglamento interno de caja chica. Para fijar el lmite se tendr en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores. No.31) Est prohibido que con fondo de caja chica se efecten desembolsos para: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Pago y/o adelanto de sueldos y salarios de puestos permanentes, vacaciones y horas extraordinarias. Pago de subsidios alimenticios y beneficios sociales. Pago de servicios bsicos y compras programadas de combustibles y llantas. Pago de comprobantes no autorizados. Prstamos a funcionarios y empleados. Cambio de cheques. Pago fraccionado para obviar los procedimientos ordinarios de la institucin.

No.32) Al entregarse un monto para compras y/o gastos sujetos a rendicin de cuenta, deber soportarse con un vale provisional de caja chica, el cual deber cancelarse a ms tardar 72 horas despus de su emisin. No.33) Los pagos por CajaChica deben efectuarse mediante el documento pre numerado Recibo de Caja Chica al anularse uno deber invalidarse con un sello de "anulado" y archivarse el juego completo. Todo pago debe estar soportado con la documentacin original pertinente, debidamente legalizada y autorizada. No.34) El custodio del fondo de caja chica, previamente al pago de cualquier compra o gasto, debe verificar que dicha compra o gasto cumple con todos los requisitos estipulados en el reglamento de caja chica, en caso contrario debe abstenerse de realizar el pago y hacerlo del conocimiento del responsable del fondo. No.35) El fondo de caja chica no debe mezclarse con ningn fondo. Estos fondos debern estar en condiciones de ser arqueados en cualquier momento.
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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.36) Los reembolsos se efectuarn cuando stos se encuentren agotados en por lo menos el 50% de la cantidad asignada, se solicitarn mediante una Solicitud de Reembolso y el cheque se emitir a nombre del encargado del fondo. La solicitud de reembolso se atender verificando el cumplimiento de lo siguiente: a) b) La solicitud de reembolso deber estar soportada con la documentacin original que evidencie el pago correspondiente,debidamente autorizada. El reembolso de los gastos se efectuar posterior a que los comprobantes de pago hayan sido revisados y verificados por parte la Oficina de Contabilidad y los responsables del control previo. La documentacin debe ser cancelada al emitirse el cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda "Pagado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco.

c)

No.37) Al cierre contable mensual, el custodio del fondo de caja chica debe tramitar el reembolso de todos los recibos de caja chica pendientes, a fin de que los mismos sean registrados en el perodo en que se incurrieron. No.38) La independencia del funcionario a cargo del manejo de caja chica es necesaria para evitar inconsistencias en la utilizacin del fondo. No.39) Los deberes y obligaciones del responsable del fondo debern estar claramente definidos por escrito, agregada a sus funciones normales.
5.6 FONDOS ROTATORIOS

No.40) Todo fondo rotativo ser creado para un fin especfico y manejado a travs de una cuenta corriente bancaria, abierta a nombre de la Asamblea Nacional. La Tesorera General de la Repblica est facultada por la Ley 550, Ley de Administracin Financiera y del Rgimen Presupuestario, para administrar la operatoria de los fondos rotativos, autorizando tcnicamente su creacin y las reposiciones que se ordenen en el marco del procedimiento de la Ley Anual de Presupuesto General de la Repblica, y las normas y procedimientos que emita el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
5.7 ARQUEO SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES

No.41) Los funcionarios de la Asamblea Nacional que manejen fondos y valores debern velar porque dichos fondos y valores, cualquiera que sea su origen, estn en condiciones de efectuarles comprobaciones fsicas, mediante arqueos sorpresivos peridicos, los cuales podrn efectuarse por Contabilidad o bien por Auditora Interna. No.42) Los encargados del manejo y control de dichos fondos tienen la obligacin de respetar los lineamientos respectivos establecidos para la mejor salvaguarda de los mismos.
5.8 APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

No.43) Se deber solicitar autorizacin a la Tesorera General de la Repblica para la apertura de cualquier cuenta bancaria en el sistema financiero, para el manejo de fondos provenientes del Presupuesto General de la Repblica; as como brindar la informacin requerida por dicha

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Direccin en forma veraz, oportuna y completa; en los plazos y formatos establecidos por la misma. No.44) Toda cuenta bancaria deber ser abierta exclusivamente a nombre de la Asamblea Nacional, cuidando que el nmero de ellas sea limitado a lo estrictamente necesario y cumpliendo con las disposiciones y polticas institucionales.
5.9 RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

No.45) La apertura y cierre de cuentas bancarias slo podrn ser autorizadas por el Presidente de la Asamblea Nacional, como mxima autoridad de la institucin. Se acreditar por escrito ante las instituciones bancarias, a los funcionarios autorizados para firmar (Firma A y Firma B). Las expresiones tipo A y B se utilizan para indicar que son firmas de diferentes servidores pblicos, los cuales no deben depender directamente el uno del otro, salvo cuando una firma sea la de la Mxima Autoridad Ejecutiva. No.46) Los servidores pblicos que tengan asignada la responsabilidad de firmar cheques, indistintamente del tipo de firma sern responsables por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de las normas de control relativas a los pagos. No.47) Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquier servidor pblico acreditado para firmar, se debern cancelar en forma inmediata la firma autorizada en los respectivos Bancos y proceder a realizar un nuevo registro para mantener la condicin de firmas mancomunadas.
5.10 PROGRAMACIN FINANCIERA

No.48) La Oficina de Tesorera se encargar de que la informacin necesaria para determinar las necesidades de efectivo de los distintos programas que maneja la institucin, sea suministrada con la oportunidad y agilidad requerida, para los efectos de preparar programaciones. No.49) Se debern registrar la programacin y reprogramacin de ingresos y pagos en el Subsistema de Programacin Mensualizada de Caja (PMC) tomando en consideracin lo siguiente: i. Proyeccin Anual: al inicio del ejercicio se registra la proyeccin anual de ingresos y pagos con detalle mensual a nivel de unidad ejecutora y fuente de financiamiento. ii. Programacin Trimestral: Registro de los ingresos y pagos con desagregacin mensual. iii. Programacin Semanal: Registro de pagos e ingresos de recursos internos por semanas estadsticas. No.50) La proyeccin de pago anual y las programaciones de pago trimestral y semestral sern registradas y aprobadas a nivel de unidad ejecutora y fuente de financiamiento. No.51) Las proyecciones de ingresos anual, semestral y semanal sern registradas, verificadas y aprobadas a nivel de unidad ejecutora, recursos por rubro y fuente de financiamiento.
5.11 DESEMBOLSOS CON CHEQUES

No.52) A excepcin de los pagos por Caja Chica y de los casos en que la ley exija el pago de remuneraciones o transferencias en efectivo, todos los desembolsos se efectuarn mediante cheque intransferible a nombre del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la Asamblea Nacional.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.53) Las personas autorizadas para firmar cheques no debern ejercer las siguientes funciones: Actuar como cajero ni tener acceso a los ingresos de Caja; Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; Elaborar cheques o comprobante de pago; Preparar conciliaciones bancarias, recepcin o distribucin de inventarios, materiales y suministros No.54) Todo cheque se inicia mediante una solicitud, la cual debe ser completa, concisa y explcita, que permita realizar el control previo al emitir el egreso y su comprobacin posterior al efectuar el pago, debe estar firmada por el solicitante y con la autorizacin del Director General de Asuntos Administrativos. No.55) Antes de tramitar la emisin de un cheque el Responsable Financiero deber confirmar disponibilidad presupuestaria y de fondos, autorizacin previa de autoridad superior para ejecutar la operacin y autenticidad de la documentacin soporte. No.56) Los documentos soportes de la solicitud de cheque deben ser originales, estar debidamente autorizados, no tener borrones o enmendaduras, ser por igual importe que la solicitud, pudiendo ser: a) Facturas a nombre de la Asamblea Nacional, de proveedores debidamente legalizados, pre numeradas y con pie de imprenta, con las especificaciones de la compra, monto total, descuentos, impuestos, entre otros. b) Original de Entrada a Bodega por la compra de bienes al crdito. c) Orden de Compra en adquisiciones al crdito. d) Factura proforma o cotizacin en compras de contado. e) Fotocopia de contrato si es pago por servicios prestados, dado que el original queda en Recursos Humanos, o en Finanzas si son obras. f) Pagar y documentos legales, aprobados por el Comit de Prstamos, si la solicitud es para prstamos personales. No.57) Los cheques sujetos a rendicin de cuenta, deben ser rendidos con toda la documentacin sustentadora conforme el concepto del desembolso de acuerdo a los plazos establecidos en normativa vigente. No.58) Cuando se solicite un pago por adelanto y/o cancelacin de adquisicin de bienes e inversiones fsicas, la solicitud deber contener adjunto el contrato, el acta de adjudicacin de la obra y dems documentos que justifiquen la solicitud. No.59) La Oficina de Tesorera es la encargada de recibir todas las solicitudes para la elaboracin de cheques, el tiempo destinado para el proceso de elaboracin es de 48 horas, salvo casos de urgencia. No.60) Todo cheque girado deber ser correlativo, cronolgico y debe llevar un sello protector, a fin de impedir la alteracin de los montos. No.61) Los cheques anulados se procedern a inhabilitar con el sello de anulado y archivarse en forma consecutiva en el legajo correspondiente. i. ii. iii. iv.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.62) Las formas continuas de cheques y/o chequeras deben estar bajo la custodia del Responsable de Tesorera, para ello se deben crear las condiciones de seguridad en su resguardo. No.63) Todo cheque debe ser entregado al beneficiario o al apoderado, por medio de Caja, quien ser la responsable de garantizar los controles internos y el cumplimiento de los requisitos de identificacin. No.64) Para la entrega de cheques y pagos en efectivo, es un requisito indispensable presentar la cedula de identidad del beneficiario, realizando la comparacin fsica y de firma. No.65) Una vez agotado el trmite de pago, los comprobantes y sus soportes debern llevar el sello de cancelado, fecha y nmero de cheque, que permita inutilizar los comprobantes. No.66) Los desembolsos tendrn la documentacin de respaldo suficiente y la informacin que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente. Debern ser autorizado por un funcionario independiente tanto de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro. No.67) Antes de ser pagadas las facturas o recibos debern ser debidamente revisadas en los siguientes aspectos. Precio de los bienes o servicios recibidos. Entrada a bodega en su oportunidad. Revisin de sumas, extensiones, clculos, descuentos, impuestos, etc. Aprobacin para su pago. Contabilidad se encargar de analizar la documentacin de respaldo en todos los aspectos antes citados.

No.68) Todo desembolso ser efectuado conforme el POA- Presupuesto de cada ao y requerir de los documentos soportes, los cuales debern ser emitidos a nombre de la Asamblea Nacional y/o la fuente de financiamiento, cumpliendo con todos los requisitos fiscales y legales vigentes. No.69) Los funcionarios que autorizan pagos y los que libran el cheque debern, preferiblemente, ser personas distintas. No.70) Al menos uno de los funcionarios autorizados para librar cheques deber responsabilizarse de la revisin de la documentacin soporte, antes de librar el cheque, preferiblemente ser el que tiene la firma B. No.71) No deben librarse cheques soportados por copias o fotocopias, al portador, ni postdatados. No.72) Los cheques pagados ya devueltos por el Banco debern permanecer archivados con el Estado de Cuenta respectivo. No.73) Despus de 6 meses de no haber sido entregado el cheque debe remitirse a contabilidad para trmite de anulacin.

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5.12 TRANSFERENCIA ELECTRNICA DE FONDOS (TEF)

No.74) Las TEF solamente podrn realizarse cuando la Asamblea Nacional disponga: a) De un reglamento especfico para este tipo de operaciones, autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional, en el cual se establezcan: Las condiciones legales, Responsabilidades, Actividades y tareas en el proceso, Lmites mximos de autorizacin y Prohibiciones de fraccionar montos mximos de TEF y usar horarios o cuentas bancarias diferentes a los autorizados. b) Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen, beneficiarios, Bancos y Entidad que transfiere. No.75) Todos los Responsables que generan la TEF, debern firmar una declaracin en la cual certifiquen que conocen, entienden el reglamento y no estn incursos en inhabilidades para participar en el proceso. No.76) Toda TEF deber estar respaldada por documentos originales que demuestren: a) i. ii. Como requisito para realizar la transferencia: La pertinencia, autorizacin, registro y validacin de la operacin de acuerdo a las normas de tesorera, presupuesto y contabilidad. La legalidad de la operacin, en virtud del convenio vigente para el tiempo de la operacin, firmado por las partes que intervienen en la TEF. La emisin de recibo original o documento equivalente en el cual se revelen los detalles de la TEF. i. ii. iii. iv. v.

b) Como requisititos adicionales para validar la transferencia: i.

ii. Constancia de recibo de la TEF, por medios magnticos o documentales legtimos, tales como reporte de confirmacin de recibo del destinatario, confirmacin de cargo y abono en cuenta del Banco Central y/o del Banco Comercial que interviene. iii. Estado de cuenta del Banco debidamente conciliado con los registros contables, en el cual se verifique el registro del cargo o abono segn corresponda. No.77) El acceso a los sistemas electrnicos utilizados para comunicacin con Bancos y Proveedores, se efectuar mediante claves (passwords) que se suministrarn nicamente a los servidores pblicos autorizados para activar, validar o modificar transacciones en el sistema que opere las TEF. En ningn caso, un servidor pblico tendr acceso a conocer la serie de claves o passwords que se utilicen en el proceso. No.78) La informacin sobre claves o passwords de respaldo utilizadas en el proceso, con declaraciones de los funcionarios que las recibieron y estn administrando, sobre su custodia, se mantendrn en bveda de seguridad en un lugar externo de la Asamblea Nacional, autorizado para estos efectos y nicamente podrn ser removidas de la institucin que las

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA custodie, con autorizacin explcita y escrita en forma conjunta, de la Mxima Autoridad Ejecutiva y del Responsable de Tesorera. No.79) El sistema de informacin o el mdulo de tesorera que administre las TEF, deber disearse de tal forma que, mediante mtodos generalmente aceptados de encriptacin de la informacin, impidan razonablemente el acceso no autorizado a los datos que se transmitan por el ciberespacio. Para tales efectos deben prepararse documentos en los cuales se demuestre el anlisis de riesgo sobre el transporte de los datos y las decisiones de seguridades para el sistema.
5.13 CONCILIACIONES BANCARIAS

No.80) La Contabilidad deber elaborar las conciliaciones para cada una de las cuentas bancarias de la Asamblea Nacional en sus distintos programas y proyectos. Se deben realizar las conciliaciones bancarias confrontando los saldos y justificar las posibles diferencias entre los registros contables del banco y los de la institucin. El estado de cuenta deber entregarse en sobre cerrado al funcionario encargado de elaborar la conciliacin. No.81) Las conciliaciones bancarias debern documentarse y dejar constancia en ellas de los responsables de prepararlas y revisarlas por los niveles adecuados. Debe ser verificada y firmada a conformidad por el Responsable de Contabilidad y autorizadas por el Responsable Financiero. No.82) La Conciliacin Bancaria debe incluir la revisin, cotejo y justificacin de las posibles diferencias relacionadas con: a. Movimientos de las cuentas bancarias registradas y controladas en los libros auxiliares. b. La secuencia numrica de los cheques emitidos por la institucin. c. Las partidas de dbito o crdito registradas por el Banco y no registradas por la institucin y viceversa. No.83) Todo ajuste contable por partidas de conciliacin que afecte los resultados de la institucin, deber tener autorizacin escrita del Director General de Asuntos Administrativos. No.84) El Responsable de la Oficina de Contabilidad dar el seguimiento de las partidas de conciliacin pendientes para evitar posibles contingencias. No debern permanecer en las conciliaciones bancarias partidas sin aclarar y ajustar por ms de 30 das despus de haber sido incluida dentro de una conciliacin. No.85) El valor de los cheques retirados por los beneficiarios, pero no presentados al banco despus de los seis meses posteriores a su fecha de libramiento, de acuerdo a las leyes, debern ser revertidos contablemente.

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5.14 CONFIRMACIN DE SALDOS EN BANCOS

No.86) Para mantener la confiabilidad de la informacin, un funcionario autorizado e independiente del manejo de ingresos y egresos deber confirmar peridicamente con los Bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la institucin, dicha confirmacin deber quedar constatada por escrito. No.87) Se elaborarn conciliaciones de los valores por cobrar cuando fuere el caso y de obligaciones, dentro de los primeros diez das hbiles del mes siguiente, con el propsito de revelar errores o transacciones no registradas oportunamente. No.88) Las confirmaciones de las cuentas bancarias se efectuarn directamente con los bancos, dejando prueba documental de la informacin recibida y de las pruebas efectuadas.
5.15 AUTORIZACIN Y REGISTRO DE INVERSIONES

No.89) La Asamblea Nacional deber fijar procedimientos y criterios para autorizacin de operaciones relativas a inversiones en valores mobiliarios y otros, y que se mantengan registros consistentes que muestren las caractersticas de las inversiones realizadas. No.90) Las autorizaciones para la inversin debern otorgarse de acuerdo a las reglamentaciones que deben existir para tal efecto.
5.16 CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES EN VALORES MOBILIARIOS

No.91) Se debern disear e implantar procedimientos especficos de custodia, registro y de salvaguarda fsica de las inversiones que las proteja de eventuales siniestros, prdidas o robos. No.92) Cuando estas inversiones tengan valores de importancia relativa, debern ser tomadas las prevenciones necesarias para salvaguardar los intereses de la institucin.
5.17 VERIFICACIN FSICA DE INVERSIONES

No.93) Funcionarios de la Asamblea Nacional a cargo del control institucional con actuacin independiente de la custodia y contabilizacin, realizarn constataciones fsicas peridicas de las inversiones que mantenga la institucin. Bajo ninguna circunstancia estas constataciones se efectuarn en perodos mayores de un ao. No.94) Los valores por cobrar debern ser verificados fsicamente en forma peridica y sorpresiva, por funcionarios independientes de su registro y custodia, as como del manejo del efectivo, esta verificacin incluir la comprobacin de la legalidad de todos los documentos soporte y de las medidas de seguridad de los mismos.
5.18 CRDITO PBLICO

No.95) El rgano Rector del Sistema de Crdito Pblico (SIGADE) es responsable de dictar y comunicar los mtodos, procedimientos, instructivos y formularios necesarios para que las gestiones y transacciones de crdito pblico, interno y externo, se desarrollen de manera eficiente y transparente, se registren a partir de un nico acto administrativo, se controlen en forma adecuada y se expongan en forma clara y completa.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VI.


VI.1

CONTABILIDAD INTEGRADA
CONTABILIDAD INTEGRADA

Normas relacionadas La Contabilidad Gubernamental deber integrar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema comn, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados en trminos monetarios. El sistema se sujetar a los preceptos sealados por las Normas que expida el Organismo Rector correspondiente. VI.2 SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA El Sistema Contable establecido por el Organismo Rector correspondiente, ser el nico medio de informacin financiera derivado de las operaciones de la Administracin Central y de las Entidades dependientes del Tesoro Nacional. Las Entidades no dependientes del Tesoro Nacional proveern informacin respecto de las operaciones realizadas, sobre la base de los datos contables producidos por el sistema contable especfico de la respectiva institucin, conforme a las Normas Bsicas de Contabilidad Integrada para Instituciones Descentralizadas y Gua para la Elaboracin de los Manuales de Contabilidad de las Empresas Pblicas no Financieras. El Sistema de Contabilidad debe informar sobre la gestin financiera en forma oportuna, confiable y eficiente, til para sustentar las decisiones e idneo para facilitar las tareas de control y auditora. Se establecer un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras que ejecute un Ente Contable y que produzcan variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de las cuentas de dicho sistema contable. Deber incluir para el correcto ordenamiento y clasificacin de las transacciones, plan de cuentas, Manuales de Procedimientos y estructura para informes financieros. El sistema de registros contables deber producir Estados Financieros que reflejen la Situacin Financiera, Resultados de Operacin, Evolucin Patrimonial y Flujos de Fondos del Ente. Las Entidades o Empresas Pblicas que posean ms del 50% del patrimonio o ejerzan influencia significativa en la toma de decisiones de otra u otras Entidades, debern presentar sus estados financieros consolidados con los de stas. Igualmente, cuando corresponda, el sistema contable de las empresas pblicas deber producir adems informacin referente a los costos de produccin ocurridos en sus operaciones especficas. La informacin de las empresas pblicas de carcter financiero se sujetar a las disposiciones legales vigentes al respecto. VI.3 CONTROL CONTABLE DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA El Sistema de Contabilidad de las Entidades deber proveer un control contable de la ejecucin presupuestaria. En cuanto a los Gastos deber registrar las asignaciones presupuestarias, los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados y pagos realizados, y los saldos, devengados no pagados. En cuanto a los Recursos o Ingresos deber registrar las estimaciones presupuestarias, los recursos liquidados o devengados, los cobros realizados y los saldos por cobrar. VI.4 CONCILIACIONES DE SALDOS En toda Entidad, Servidores Pblicos de la Unidad de Contabilidad, independientes de la funcin de registro contable del efectivo, deudores y acreedores, elaborarn conciliaciones de los saldos bancarios, de valores por cobrar y de obligaciones, dentro de los primeros diez das hbiles del mes siguiente, con el propsito de revelar errores o transacciones no registradas oportunamente. Igualmente debern efectuar conciliaciones peridicas de los registros auxiliares con el Mayor. VI.5 CONFIRMACIN DE SALDOS En forma independiente se comprobar el movimiento de las cuentas bancarias, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de cada Entidad, confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin. VI.6 VERIFICACIN FSICA DE VALORES POR COBRAR Los valores por cobrar de cada Entidad, los cuales constaran en documentos idneos, debern ser verificados fsicamente en forma peridica y sorpresiva, por Servidores Pblicos independientes de su registro y custodia, as como del manejo del efectivo. La verificacin incluir la comprobacin de la legalidad de los soportes y de las medidas de seguridad de los mismos.

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VI.7 CLASIFICACIN, ANLISIS, EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE SALDOS DE VALORES POR COBRAR Y POR PAGAR Los derechos y obligaciones de cada Entidad se debern clasificar por fechas de antigedad y de vencimiento, respectivamente, y un Servidor Pblico independiente del manejo de los fondos, crditos y obligaciones, deber realizar anlisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por pagar. VI.8 VI.9 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE RENDICIN DE CUENTAS Las Entidades debern efectuar el cierre de sus operaciones contables al 31 de diciembre de cada ao. Toda Entidad, Servidor Pblico o persona que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado, tiene la obligacin de rendir cuenta de la administracin a su cargo por intermedio del sistema contable, especificando la documentacin de respaldo y las condiciones de su archivo y en concordancia con las normas que emita el respectivo rgano rector. VI.10 PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Las Entidades debern presentar los estados financieros mensuales y anuales que les corresponda, dentro de las condiciones y plazos sealados en las Normas legales. VI.11 PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACIN CONTABLE Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de sta. La contabilidad es propiedad de la Entidad respectiva y por ningn motivo los Servidores Pblicos o ex Servidores Pblicos podrn sustraer total o parcialmente la contabilidad de una institucin.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Contabilidad Integrada de la Asamblea Nacional 6.1 LA CONTABILIDAD COMO PARTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA No.1) El subsistema de contabilidad se sustentar en la teora contable, por lo tanto los hechos econmicos susceptibles de ser expresados en trminos monetarios deben registrarse sobre la base de los Principios de Contabilidad Gubernamental de Nicaragua y las Normas Tcnicas de Control Interno emitidas por la CGR, que constituyen el marco terico y conceptual que tiende a asegurar la idoneidad del sistema de contabilidad. No.2) Los Principios de Contabilidad Gubernamental deben aplicarse de manera conjunta y relacionada entre s. Las bases conceptuales que los conforman guardan relacin tanto en el proceso econmico financiero, como en el flujo continuo de operaciones, a fin de identificarlas para que satisfagan las necesidades de informacin, de funcionarios interesados en la toma de decisiones. No.3) El Sistema de Contabilidad debe informar sobre la gestin financiera en forma oportuna, confiable y eficiente, til para sustentar las decisiones e idneo para facilitar las tareas de control y auditora. No.4) El Sistema de Contabilidad Integrada deber incorporar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema comn oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados, en trminos monetarios. No.5) La Contabilidad de la Asamblea Nacional, dentro del Sistema Integrado de Administracin Financiera Institucional, debe operar en forma interrelacionada por medio de un software informtico, con los diferentes subsistemas, entre ellos: Presupuesto, Finanzas, Recursos Humanos, Adquisiciones, Administracin de Bienes y Tesorera. Cada sistema tiene su propia dinmica y su proceso operativo, debe disponer de sus correspondientes controles internos y sus flujos de informacin, y estar llamados a proporcionar la informacin a nivel gerencial para respaldar el proceso de toma de decisiones. No.6) Los registros contables estarn supeditados a los momentos de afectacin presupuestaria establecidos en el artculo 21 de la Ley 550, Ley de Administracin Financiera y del Rgimen Presupuestario, a los efectos de reflejar los movimientos patrimoniales que alteren o puedan llegar a alterar la situacin econmica de la institucin, el momento de afectacin contable corresponder al registro del devengado. No.7) Las transacciones en el Subsistema de Contabilidad sern registradas cuando se cumplan los siguientes requisitos: a. Crdito fiscal suficiente. b. Autorizacin del funcionario competente para realizar la transaccin. c. Documentacin de soporte, legal y vlida. No.8) La clasificacin contable debe ser compatible con la clasificacin del Presupuesto General de la Repblica, de forma que se garantice la integracin del sistema de gestin del egreso pblico.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.9) Los ingresos de cualquier naturaleza deben ser reconocidos a travs del registro contable en la fecha en que se realizan, lo que permitir identificarlos con el ejercicio en que efectivamente ocurren. No.10) Lo gastos sern reconocidos a travs de los asientos contables cuando se devengan, independientemente de la fecha de pago, esto permitir su identificacin directa con el ejercicio en que los mismos se incurrieron. No.11) Las cuentas del Activo registrarn los bienes, derechos de cobro o uso y otros valores que sean propiedad de la institucin o representen un beneficio futuro, el registro se efectuar cuando se adquiera, construya o reciba un bien, se reconozca el derecho a un cobro o a recibir beneficios futuros o el ingreso efectivo. Los activos sern registrados a su costo de adquisicin o construccin, si se desconoce, se contabilizarn a un valor estimado que represente el monto que hubiese sido necesario desembolsar para adquirirlo en las condiciones en que se encuentra. No.12) Los pasivos se contabilizarn por el monto convenido al momento de producirse la obligacin hacia terceros, de transferir o entregar activos o de recibir valores por servicios a ser provistos o prestados en el futuro. Los pasivos en moneda extranjera se registrarn en su equivalente en moneda nacional utilizando el cambio oficial del Banco Central de Nicaragua del da de su transaccin. Los saldos de estas cuentas, as como de las que contengan clusulas de mantenimiento de valor con respecto al dlar, sern actualizados mensualmente de acuerdo a la norma especfica que se emita al respecto. Los pasivos se clasifican de acuerdo a su obligatoriedad en corrientes y no corrientes, ya sea exigible dentro del ao o ms all de l. A fin de cada ejercicio, se reclasificarn como corrientes las porciones de los pasivos no corrientes que sern obligacin en el siguiente ejercicio. No.13) Las cuentas de orden se utilizarn en la institucin para registrar en los libros los derechos o responsabilidades contingentes, establecer recordatorios en forma contable o controlar acciones de la administracin, como pueden ser: a. b. c. d. Movimiento de valores ajenos que se reciban en guarda, prenda o garanta. Derechos u obligaciones contingentes que se contraigan por cualquier causa. Otorgamiento de avales o fianzas. Impresin de Ttulos Valores emitidos en custodia, que al ponerse en circulacin afectarn las respectivas cuentas del balance.

No.14) Las Cuentas de Orden se cancelarn cuando se conviertan en cuentas reales de la contabilidad o cuando cese la razn que dio lugar al registro, cualquiera sea su causa, previo informe dentro de la unidad operativa correspondiente. Las cuentas de orden se presentarn al final del Balance General.
6.2 SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA

No.15) Se establecer un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras que ejecute la institucin y que produzcan variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de las cuentas de dicho sistema contable.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.16) El Catlogo de Cuentas de la Contabilidad de la Asamblea Nacional debe tener la capacidad de incorporar las cuentas necesarias para registrar el movimiento de los diferentes programas y gastos de capital que maneja la institucin, operando bajo los requerimientos de una contabilidad presupuestaria que requiere que todos sus gastos se encuentren previamente presupuestados. En el caso de los programas con financiamiento externo, se actuar conforme el convenio. No.17) El Sistema de Contabilidad deber comprender un conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos tcnicos utilizados para procesar, valuar y exponer los hechos econmicos que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la institucin, es por ello que la contabilidad de la Asamblea Nacional debe operar como un sistema comn, nico y uniforme integrador de los registros presupuestarios, econmicos, financieros y patrimoniales. No.18) Las transacciones se deben registrar una sola vez, permitiendo el sistema, que a partir de ese registro nico se obtengan todas las salidas de informacin presupuestaria, financiera, econmica y patrimonial que se necesiten, logrando eficiencia en la administracin y absoluta coherencia entre los estados financieros que se produzcan. Aunque las operaciones se registran en la contabilidad, debe guardarse una estricta vigilancia en cuanto al lugar donde se produzcan los hechos econmicos a fin de obtener informacin oportuna, confiable y segura.
6.3 CONTROL CONTABLE DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

No.19) El Sistema de Contabilidad deber proveer el control contable de la ejecucin presupuestaria. En relacin con los gastos, deber registrar las acciones presupuestarias, los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados y pagos realizados y los saldos devengados no pagados. No.20) En cuanto a los recursos de las diferentes fuentes con los que se financia, la institucin deber registrar las asignaciones presupuestarias, los recursos liquidados o devengados y los saldos por cobrar, cuando fuere el caso. No.21) Debern utilizarse matrices de conversin automtica de los registros presupuestarios o transacciones que reflejen la entrada de recursos o gastos en asientos de partida doble.
6.4 CONCILIACIONES DE SALDOS

No.22) Independientes de la funcin de registro contable y del efectivo, deudores y acreedores, se elaborarn conciliaciones de los saldos bancarios, de valores por cobrar cuando fuere el caso, y de obligaciones dentro de los primeros diez das hbiles del mes siguiente, con el propsito de revelar errores o transacciones no registradas oportunamente. No.23) En el saldo de la cuenta de banco que maneja la Contabilidad dentro de sus sistemas integrados, se reflejarn todos los ingresos de asignaciones presupuestarias y donaciones provenientes de los diferentes pases que esta institucin ejecuta, de acuerdo a convenios cuyos montos son depositados en las cuentas bancarias de la institucin: 1. En el Sistema se debe reflejar todo el ciclo de las transferencias antes mencionadas y solamente coincide con el SIGFA en los depsitos que efectan en el Banco Comercial, de acuerdo a la Constitucin de Fondos Rotativos que se constituyen en el SIUE a inicios de cada ao para su ejecucin.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2. Los recursos provenientes de donaciones con aplicacin especfica se debern depositar en una cuenta bancaria separada, en cualquiera de los bancos del sistema financiero, con el propsito de mantener un control adecuado sobre las distintas fuentes de financiamiento. Diariamente deber informarse al Responsable de Tesorera y al Responsable de Finanzas sobre la disponibilidad diaria de los recursos recibidos, depsitos bancarios y el total de cheques emitidos.

3.

6.5

CONFIRMACIN DE SALDOS

No.24) En forma independiente se comprobar el movimiento de las cuentas bancarias, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de la Asamblea Nacional, confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin. No.25) Se deber poner especial cuidado en efectuar peridicamente, por personal independiente del manejo de los registros contables, las comprobaciones de saldos y movimientos de las cuentas bancarias y de las cuentas por pagar, en caso de existir saldos de cuentas por cobrar stas tambin debern ser objetos de confirmacin.
6.6 VERIFICACIN FSICA DE VALORES POR COBRAR

No.26) Los valores por cobrar debern ser verificados fsicamente en forma peridica y sorpresiva por funcionarios independientes de su registro y custodia, as como del manejo del efectivo, ello incluir la comprobacin de la legalidad de todos los documentos soporte y de las medidas de seguridad de los mismos.
6.7 CLASIFICACIN, ANLISIS Y EVALUACIN DE SALDOS POR COBRAR Y POR PAGAR

No.27) Aunque el giro de actividades de la Asamblea Nacional no se presta para la generacin de derechos por cobrar, las obligaciones que la institucin pudiera tener con los distintos proveedores y contratistas debern clasificarse por antigedad y vencimiento respectivamente, debindose realizar anlisis y evaluaciones mensuales de los saldos por cobrar y pagar que pudiera tener la institucin. No.28) El anlisis de los saldos por cobrar y pagar si existieran, debern desarrollarse por funcionario independiente del manejo de los fondos, crditos y obligaciones. Se deben destacar los saldos fundamentalmente generados por cuentas a pagar a contratistas, retenciones por pagar sobre desembolsos realizados por operaciones con la institucin, crditos de proveedores o efectos pendientes de pago, prstamos personales y adelanto de salario a trabajadores.
6.8 CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

No.29) Cierre del Movimiento Contable: Se deber efectuar un cierre de las operaciones de la institucin al trmino de cada mes y preparar la informacin financiera que sirva de insumo para el cierre contable anual. No.30) El perodo contable para fines de elaboracin y presentacin de estados financieros anuales y cierre oficial de los registros contables, inicia el primero de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada ao, a partir de esa fecha no podrn contraerse compromisos ni devengarse gastos con cargo al ejercicio que concluy.
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6.9 RENDICIN DE CUENTAS

No.31) Todo servidor pblico o la persona que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado tiene la obligacin de rendir cuentas de la administracin a su cargo por intermedio del sistema contable, especificando la documentacin de respaldo y las condiciones de su archivo y en concordancia con las normas que emitan el MHCP y la Contralora General de la Repblica.
6.10 PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

No.32) La Asamblea Nacionaldeber presentar sus estados financieros mensuales y anuales, de tal manera que se pueda percibir a travs de dichos estados financieros, el resultado de la gestin presupuestaria, financiera y econmica y la situacin patrimonial a una fecha determinada. No.33) Los estados financieros debern presentar la situacin financiera y de resultados de la Asamblea Nacional, respetando los Principios de Contabilidad Gubernamental, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Internacionales de Contabilidad, utilizando los mismos mtodos de reexpresin con la finalidad de que las cifras consolidadas puedan ser comparables y estn en los mismos trminos contables. No.34) La tcnica utilizada a nivel del software contable ser aquella en base de lnea a lnea, es decir, sumando todos los renglones de activo, pasivo y patrimonio de la Asamblea Nacional.El sistema deber generar informes gerenciales, Estado de Situacin, Resultados, evolucin patrimonial, origen y fuente de recursos.
6.11 PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACIN CONTABLE

No.35) La documentacin de respaldo, constituye la evidencia y el medio de prueba de la veracidad, legalidad y autorizacin de las transacciones registradas en el comprobante nico contable. Los asientos contables, sin excepcin alguna, se realizarn en base a los documentos de soporte que los respalden. No.36) No se podr registrar una transaccin si sta no presenta los documentos que la sustenten, y en el caso de desembolsos no se registrar si stos no presentan el control previo al compromiso y al gasto. No.37) Los funcionarios a cargo del control interno de la Asamblea Nacional debern vigilar que los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de sta y que constituyen la evidencia y el medio de prueba de la veracidad, legalidad y autorizacin de las transacciones, sean stos documentos internos o externos. Se archivarn en orden cronolgico y/o numrico y se resguardarn durante (10) diez aos, tiempo que determina la Contralora General de la Repblica, en el Artculo 105 de su Ley Orgnica. No.38) Todos los documentos relativos a una transaccin especfica sern archivados juntos o debidamente referenciados. No.39) La administracin y custodia de los comprobantes de registro del Sistema de Administracin Financiera as como la documentacin soporte que se derive de stos, ser responsabilidad del rgano de registro que origina la operacin. Estos comprobantes debern estar

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA disponibles, en cualquier momento para fines de auditora interna o de la Contralora General de la Repblica. No.40) Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de sta. La contabilidad es propiedad de la Asamblea Nacional y por ningn motivo los servidores pblicos o ex servidores pblicos podrn sustraer total o parcialmente la contabilidad de la institucin.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VII.


VII.1

CONTRATACIN Y ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS


PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

Normas relacionadas Las distintas Entidades debern elaborar un plan anual de contrataciones, que permita el cumplimiento de los objetivos del Sistema Nacional de Contrataciones en sus dos vas: la gestin operativa a cargo de las Unidades de contrataciones de las Entidades y la formulacin de polticas a cargo del rgano Rector del Sistema. VII.2 TRAMITACIN, EJECUCIN Y REGISTRO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Todas las compras y contrataciones se ajustarn a las normas y disposiciones generales y particulares que le sean aplicables. En particular y con relacin a la integracin con los distintos sistemas de la organizacin, debern previo al llamado a licitacin o concurso, o a la formalizacin del contrato en su caso, verificar que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de Contrataciones, o en su defecto, justificar fehacientemente la necesidad. VII.3 SEPARACIN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES O CONTRATACIN El Sistema de Adquisicin de Bienes y Servicios en cada Entidad, deber diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio, y llevar a cabo el proceso de adquisicin o contratacin. Asimismo deber identificar a los responsables de la decisin de contratacin con relacin a la calidad, oportunidad y competitividad del precio. Los procedimientos administrativos de la adquisicin o contratacin se sujetarn a las disposiciones legales vigentes. VII.4 SOLICITUD Y APROBACIN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS Toda solicitud de adquisicin de bienes o contratacin de servicios, deber estar debidamente fundamentada en el pedido justificado del responsable del rea o Unidad respectiva y ser aprobada por el Servidor Pblico designado para ello nicamente cuando exista la respectiva partida presupuestaria con margen disponible para el gasto o inversin o si se han definido las condiciones de financiamiento requerido, incluyendo los efectos de los trminos de pago. VII.5 INVENTARIOS Se establecern e implantarn los reglamentos y procedimientos relativos a la incorporacin, apropiacin, depsito, custodia, verificaciones fsicas, seguros y registros de los bienes fsicos de cada Entidad, orientados a la administracin econmica y eficiente de estos recursos, todo de acuerdo con las Normas de Control Interno. VII.6 UNIDAD DE ABASTECIMIENTO En la medida de sus necesidades, capacidad econmica y operativa cada Entidad dispondr de una Unidad dentro de la organizacin, que centralice el proceso de abastecimiento. VII.7 CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS El recibo de bienes o servicios adquiridos, deber respaldarse por escrito con una constancia autorizada sobre la satisfaccin en cuanto a su cantidad, calidad y coincidencia con lo ordenado. VII.8 SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS Para el control de las existencias de inventarios de la Entidad, se establecer un sistema adecuado de registro permanente de su movimiento por Unidades de iguales caractersticas. VII.9 PROGRAMACIN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS Cada Entidad establecer las cantidades mnimas y mximas de existencias de inventarios de materias primas, materiales y suministros, segn sea el caso, a efecto de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones. VII.10 CONTROL DE ALMACENES O DEPSITOS DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS Existir un espacio fsico, adecuado a los requerimientos de la Entidad, para el almacenamiento o depsito de las existencias de inventarios, que permita el control e identificacin rpida de los artculos o elementos. El mximo ejecutivo establecer un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos almacenados. VII.11 VERIFICACIN FSICA DE INVENTARIOS A travs de Servidores Pblicos independientes del manejo y registro de los bienes de inventarios, se verificar la existencia fsica de los mismos, por lo menos una vez al ao, en la poca que se considere ms oportuna. La Unidad de Auditora Interna participar en la planificacin y observar la toma fsica de los inventarios para garantizar la aplicacin adecuada de los procedimientos diseados para el efecto.

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VII.12 SEGURIDAD DE LOS BIENES

Se debern contratar los seguros necesarios para proteger sus bienes en general, contra los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y tomarn las medidas necesarias de custodia fsica y seguridad material, que fueren del caso. VII.13 OBSOLESCENCIA, PRDIDA O DAO DE INVENTARIOS Los bienes obsoletos, daados o perdidos deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables de inventarios, previa la investigacin pertinente, el cumplimiento de los trmites legales vigentes y la debida autorizacin a travs de Resolucin expresa de la mxima autoridad de la Entidad respectiva. Sin excepcin alguna, se deber contar con las justificaciones documentadas requeridas; elaborndose un acta de destruccin de los inventarios daados si ese es el caso. VII.14 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS En toda Entidad se crearn y mantendrn registros permanentes y detallados de las altas, retiros, traspasos y mejoras de los activos fijos, que posibiliten su identificacin y clasificacin y el control de su uso o disposicin. VII.15 ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos, deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada, en concordancia con la programacin de operaciones y los lineamientos presupuestarios. VII.16 USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS Los bienes y servicios del Estado se deben utilizar exclusivamente para los fines previstos en la programacin de operaciones. Adems, elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos. VII.17 USO DE VEHCULOS Todos los vehculos deben ser utilizados exclusivamente en las actividades propias de cada Entidad y deben llevar imprescindiblemente placa oficial y pintada en las puertas laterales la leyenda "Uso Oficial", nombre de la institucin propietaria y nmero de placa. La circulacin de los vehculos oficiales en das y horario no laborable, slo podr ser autorizada por el mximo ejecutivo de la Entidad. VII.18 CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS Cada Unidad Organizacional es responsable por el control y custodia de los bienes asignados a ella, as como por el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo requerido. VII.19 VERIFICACIN FSICA DE ACTIVOS FIJOS En forma peridica o por lo menos una vez al ao, personal independiente de la custodia y registro contable deber verificar fsicamente los activos fijos. VII.20 CDIGO DE IDENTIFICACIN DE ACTIVO FIJOS Se debe establecer un sistema de codificacin que permita la identificacin individual de los activos fijos y su posterior verificacin contra los registros contables. VII.21 ENAJENACIN DE ACTIVOS FIJOS Cuando sea necesaria la enajenacin de activos fijos de propiedad de la Entidad, sta deber efectuarse a travs de remates pblicos de conformidad con las normas legales que regulan la materia y con los procedimientos creados para el efecto. VII.22 BAJA DE ACTIVOS FIJOS Las bajas de activos fijos por cualquier concepto deben contar con la autorizacin de la Mxima Autoridad de la Entidad. Cuando se trata de Entidades del Gobierno Central, los activos obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido descargo al Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas, excepto en el caso de aquellos bienes que se encuentren bajo la custodia del Ministerio de Relaciones Exteriores en otros pases. En esas circunstancias, se deber firmar un acta por el Ministro de Relaciones Exteriores certificando el destino final que se le dio a los activos en dicho pas, atendiendo los principios de transparencia, legalidad y eficiencia en el uso de los recursos del Estado.

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VII.23 PEDIDOS EN TRNSITO

1. Debe existir un expediente o archivo que contenga la documentacin que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate. 2. La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los registros respectivos. 3. Debe establecerse un control numrico para los diferentes pedidos de los que se har referencia en los comprobantes, cheques y dems registros. 4. Debe establecerse un control en donde se conozca la situacin de cada pedido en trnsito. En caso de corresponder a importacin podr contener la siguiente informacin: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. Valor de la cobranza emitida por el banco; Pedido, Nmero y Fecha; Factura del proveedor; Nombre y origen del proveedor; Conocimiento de embarque; Valor FOB (valor en puerto de embarque); Nombre del Banco; Fecha de salida y llegada a puerto; Fecha de envo de documentos para registro; Nmero de pliza de importacin; Fecha y nmero de liquidacin; Nota de entrada al almacn; Cualquier otro dato pertinente.

5. Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas por el Contador. 6. Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse mediante registros y procedimientos adecuados. 7. El encargado de las compras locales y/o de importaciones revisar mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable, con el objetivo de identificar y corregir cualquier diferencia existente. 8. Cuando existan averas y/o faltantes, se notificar inmediatamente a la Compaa de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo respectivo. 9. Antes de ser registrados los reclamos debern ser revisados por el responsable de contabilidad y autorizado por el Servidor Pblico competente. 10. Mensualmente debern cotejarse los saldos de los registros auxiliares de pedidos en trnsito contra la cuenta de control del Mayor. VII.24 DONACIONES Recepcin

Para todas las donaciones recibidas, se debe elaborar un recibo en general y cuando sea en efectivo se elaborar un recibo oficial de caja. Registro Se llevar un registro de todas las donaciones recibidas, cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificacin segn las Normas de Contabilidad Integrada. En caso de bienes como por ejemplo maquinaria, edificios o cualquier otra clase de bienes, de los cuales no se disponga de una factura original, se har con base en el valor de mercado, el cual deber ser estimado y certificado por un Especialista, sin perjuicio de los documentos originales suministrados por el donante. Utilizacin de Donaciones Las donaciones debern utilizarse nica y exclusivamente de acuerdo a las condiciones establecidas por los donantes. De su uso adecuado debern prepararse informes peridicos con destino a los donantes. Verificacin fsica y Conciliacin

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Se efectuarn verificaciones fsicas en las fechas previstas por las condiciones de los donantes, o en su defecto con periodicidades menores a un ao. Los resultados de las verificaciones debern conciliarse con los registros contables y cuando aplique con los registros del donante.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Contratacin y Administracin de Bienes y Servicios


7.1 PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

No.1)

La Divisin de Adquisiciones, es el rea designada para garantizar que los procesos de contratacin de bienes, servicios, obras y consultoras que efecte, se realicen dentro de un marco de legalidad a fin de asegurar el cumplimiento de los principios de transparencia, eficiencia, igualdad de oportunidad y libre competencia, establecidos en la Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado, en su Reglamento y su Reforma, adems de la correcta aplicacin de las normativas que regulan el Sistema de Contrataciones. La Divisin de Adquisiciones de la Asamblea Nacional deber elaborar y publicar el Plan Anual de Contrataciones, en el portal nicaraguacompra y/o dos medios de circulacin nacional. En el Plan Anual de Contrataciones se traduce el presupuesto de bienes y servicios expresados en recursos financieros, en requerimientos concretos por cantidades de insumo por cada tipo, valorizados por el perodo. Este Plan Anual deber permitir lo siguiente:
1. 2. 3. 4. 5.

No.2)

No.3)

Establecer el cronograma de adquisiciones que posibilite que los programas cuenten con los bienes y servicios en el lugar, tiempo y forma requeridos. Prever los precios de los insumos a efectos de contar con los recursos financieros necesarios en el momento oportuno. Optimizar los procedimientos de contrataciones de bienes y servicios de acuerdo con las polticas de contrataciones. Establecer la modalidad de contratacin ms adecuada de acuerdo a la cantidad y precio de los insumos previstos. Establecer sustitutos adecuados para productos o servicios que pudieran brindar la misma prestacin.

No.4)

Todas las compras y contrataciones que realice la Asamblea Nacional se ajustarn a las normas y disposiciones generales y particulares que le sean aplicables, respetando: Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas. Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado Ley 323, Decreto 21-2000. Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico dictadas por la Contralora General de la Repblica. Normas y procedimientos de compras de la Asamblea Nacional.

7.2

TRAMITACIN, EJECUCIN Y REGISTRO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

No.5)

Toda compra debe incluir procesos estandarizados de ejecucin, estndares similares; sistemas y valores comunes, para todos los demandantes y adquisiciones dentro de la institucin.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.6) El Sistema Integrado de Administracin Financiera Institucional debe permitir en un mdulo de adquisiciones controlar el registro de proveedores, la solicitud de bienes y servicios, apoyo al proceso de seleccin, generacin de la orden de compra, recepcin del bien y/o servicio, generacin de la solicitud de pago, registro y control de contratos. Todo el mecanismo de adquisicin deber permitir que previo al llamado a cotizacin o licitacin o a la formalizacin del contrato en su caso, se pueda verificar que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de Contrataciones, o en su defecto, justificar fehacientemente la necesidad.
SEPARACIN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES O CONTRATACIN

No.7)

7.3

No.8)

El Sistema de Adquisicin de Bienes y Servicios deber diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio y llevar a cabo el proceso de adquisicin o contratacin. Para ello, la Divisin de Adquisiciones deber constituirse como parte integrante del Comit de Licitacin establecido para cada proceso y dar apoyo al Comit Revisor cuando sea pertinente su nombramiento. La Divisin de Adquisiciones deber dar apoyo administrativo al Comit de Licitacin respecto a la elaboracin de los pliegos de base y condiciones; coordinar la elaboracin de los informes y estudios tcnicos requeridos, respecto a la reevaluacin de las ofertas presentadas durante el proceso de contrataciones, efectuar convocatoria, levantar actas, elaborar dictmenes, recibir y custodiar ofertas. Se deber identificar a los responsables de la decisin de contratacin, en relacin a la calidad, oportunidad y competitividad del precio. Los procedimientos administrativos de la adquisicin o contratacin se sujetarn a las disposiciones legales vigentes. El rgano de ejecucin deber asegurarse de observar estrictamente las disposiciones contenidas en la Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado, y su Reglamento y en regulaciones administrativas dictadas por la Direccin General de Contrataciones del Estado del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. As mismo, podr este rgano de ejecucin elaborar otros instrumentos normativos en concordancia con la legislacin vigente. Comit Tcnico de Compras, se crear mediante Resolucin Administrativa y estar integrado por los siguientes miembros: o El Responsable de la Divisin de Finanzas. o El Responsable de la Divisin de Servicios Administrativos. o El Responsable de la Divisin de Adquisiciones. o El funcionario del rea solicitante con experiencia y conocedor de la materia (opcional). El Comit Tcnico de Compras, tiene la facultad de recibir, analizar y evaluar las ofertas presentadas en los procesos de adquisiciones segn lo estipulado en la Resolucin. Este Comit emitir sus recomendaciones y evaluacin por mayora de votos, en acta que ser enviada a la Divisin de Adquisiciones, para que proceda a completar el trmite.

No.9)

No.10) No.11)

No.12)

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.13) Comit de Licitacin: En las licitaciones pblicas o por registro, y en los dems casos que lo estime conveniente la mxima autoridad designar un Comit de Licitacin que intervendr en todas las etapas del procedimiento, desde la elaboracin y aprobacin del pliego de bases y condiciones hasta la recomendacin de la adjudicacin. El Comit de Licitaciones se constituir mediante una resolucin de la mxima autoridad del organismo y deber ser conformado por personal de reconocida calidad tcnica y experiencia. Estar integrado por cinco miembros: a) El coordinador de la unidad de adquisiciones. b) El Jefe de la entidad que solicita la adquisicin. c) Un Asesor financiero. d) Un Asesor Jurdico. e) Un experto en la materia de que trate la adquisicin. No.14) Comit Revisor: La mxima autoridad de la Asamblea Nacional constituir un Comit Revisor compuesto de tres (3) miembros, cuando existan impugnaciones a la recomendacin del Comit de Licitacin. Su integracin se establecer conforme el Reglamento de la Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado.
7.4 SOLICITUD Y APROBACIN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

No.15)

Toda solicitud de adquisicin de bienes o contratacin de servicios deber estar debidamente fundamentada en el pedido justificado del responsable del rea o unidad respectiva y ser aprobada por el servidor pblico designado para ello, nicamente cuando exista la respectiva partida presupuestaria con margen disponible para el gasto o inversin o si se han definido las condiciones de financiamiento requerido, incluyendo los efectos de los trminos de pago y debe estar expresada previamente en el Presupuesto Operativo Anual de la institucin.

No.16) Las solicitudes debern reunir especficamente todos los aspectos de legalidad, oportunidad y origen. 7.5 No.17) INVENTARIOS Se debern establecer e implantar reglamentos y procedimientos relativos a la incorporacin, apropiacin, depsito, custodia, verificaciones fsicas, seguros y registros de los bienes fsicos de la institucin orientados a la administracin econmica y eficiente de los recursos todo de acuerdo con las Normas Tcnicas de Control Interno. Para elaborar el inventario general de la Asamblea Nacional, se utilizar el catlogo de bienes que para estos efectos brinda el MHCP creando una ficha individual o carpeta electrnica para cada uno de estos bienes que contenga como mnimo la siguiente informacin: 1. Fecha 2. Ao 3. Unidad Ejecutora 4. Especificaciones del bien (cdigo, descripcin, unidad, tipo, color, etc.)
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No.18)

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5. 6. 7. 8. 9. No.19) No.20) Mtodo de valuacin Vida til Valor residual Mtodo de rotulacin Responsable patrimonial

La institucin procurar garantizar en el presupuesto una pliza de seguro que cubra el costo de los inventario en custodia, ante cualquier siniestro. El Responsable de Bodega y sus auxiliares debern peridicamente revisar fsicamente para mantener los stocks de mnimos/mximos establecidos, que los productos con fechas de vencimiento sean despachados de acuerdo al sistema PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), as mismo que los productos inflamables estn bajo resguardo con la climatizacin adecuada y dar de baja a aquellos productos que estn en mal estado. Se deben mantener los productos en estantes apropiados, ordenados por orden de cuentas y rotulados de manera visible. Para diciembre de cada ao se har un cierre de inventario (Inventario General), donde participaran equipos compuestos por personas de las reas de Contabilidad, Bodega y Auditora Interna. UNIDAD DE ABASTECIMIENTO (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS) La Divisin de Servicios Administrativos, es el rea designada para garantizar y contribuir al desarrollo de las actividades de la Asamblea Nacional, centralizar todo el proceso de abastecimiento de la institucin. Esta Unidad es la encargada de dar respuesta a las compras de bienes, servicios y obras que se requieren para garantizar y agilizar el funcionamiento operativo de la institucin. La Divisin de Servicios Administrativos ser la encargada de los procedimientos de contratacin de bienes, servicios y obras, conforme el monto de la adquisicin establecido en el reglamento de compras con fondos de caja chica. La Divisin de Servicios Administrativos podr realizar los trmites de pago que superen su monto establecido, debidamente autorizado por el Director General de Asuntos Administrativos, cuando se trate de servicios que por su naturaleza son nicos y/o especiales, de conformidad a la normativa vigente: a) b) c) d) Servicios de correos. Servicios de cable. Suscripcin de peridicos y/o revistas. Atenciones sociales y protocolarias, relacionadas con el trabajo legislativo: almuerzos, refrigerios, arreglos florales y publicaciones en medios de comunicacin. Se requerir presentar cotizacin. Los requerimientos solicitados con carcter de urgencia por la Presidencia y Junta Directiva, relacionados con actividades propias del quehacer legislativo, sern

No.21) No.22)

7.6 No.23)

No.24)

No.25)

e)

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

71

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA remitidos al Director General de Asuntos Administrativos, para visto bueno y trmite de pago. f) Las reparaciones y mantenimiento general de vehculos de la institucin asignados nicamente a la Presidencia, a los miembros de la Junta Directiva, Divisin General de Asuntos Administrativos y a las Bancadas Parlamentarias, cuando sean con carcter urgente. En estos casos se requiere cotizacin, autorizada por el Director General de Asuntos Administrativos. Los mantenimientos a vehculos nuevos de la flota vehicular se realizarn en la casa comercial, durante el tiempo que estipule la garanta del vehculo.

g) 7.7 No.26)

CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS La recepcin de bienes o servicios adquiridos deber respaldarse por escrito con una constancia autorizada (Entrada a bodega, Acta de recepcin), que certifique que fue recibido a satisfaccin en cuanto a su cantidad, calidad y coincidencia con lo ordenado. Las constancias debern de ser generadas en el lugar donde se otorg el servicio o se recibi el bien para tener un mayor fundamento en cuanto a la legalidad de la operacin, en ese sentido, cuando el bien o el servicio sea otorgado en un rea distinta, sta debern de extender la certificacin respectiva de los bienes adquiridos o del servicio que se les ha otorgado. Se realizar el registro de entrada de todos los materiales y suministros, de todas las rdenes de compra autorizadas por Divisin de Servicios Administrativos. Se debe revisar que la orden de compra tiene que cuadrar con su factura, adems de recibir y revisar totalmente los productos. Las entregas parciales solo sern aceptadas si est estipulado en la orden de compra, de lo contrario Bodega rechazar dichos productos. Las compras directas a travs de caja chica, estarn soportadas con la solicitud del rea, con el visto bueno del Director de Servicios Administrativos, acompaado con su factura, recibido del rea solicitante, etc. Toda solicitud de salida de materiales tiene que realizarse en formatos ya establecidos con la firma y sello del funcionario autorizado y firma de recibido del rea solicitante. La Divisin de Servicios Administrativos autorizar la cantidad a despachar de acuerdo a la existencia de inventario. Se establecen tres tipos de despachos de materiales y suministros: Despacho mensual de papelera y productos de limpieza. Despacho mensual de productos de consumo y bebidas. Despacho eventual de productos.

No.27)

No.28)

No.29) No.30)

No.31) No.32)

No.33)

La Divisin de Servicios Administrativos recibir en Bodega la mercadera por parte del proveedor, acompaada con la copia de la factura de crdito o contado, verificar que los productos facturados coincidan con la orden de compra. Posteriormente, proceder a la elaboracin de la Entrada a Bodega, documento que ampara la entrega de los artculos. El

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

72

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA original de la orden de compra y el original de la factura de crdito son los documentos que el proveedor entrega a Bodega, que posteriormente adjunto al original de la Entrada de Bodega, se enva al Director de Adquisiciones, para la tramitacin del pago correspondiente. No.34) Cualquier diferencia detectada por Bodega entre los productos que se reciben y los solicitados, deber ser comunicada de inmediato al Responsable de Adquisicin, para que ste haga el respectivo reclamo al proveedor. Los funcionarios a cargo de la autorizacin de los pagos que generen estas operaciones debern verificar previamente la existencia de dicha constancia de recibo de bienes y servicios. Se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de las unidades adquiridas, de tal manera, que en el proceso de compras se identificar previamente, la existencia de bienes en Bodega antes de emitir una solicitud de compras. En el momento de la entrega fsica de los bienes a las unidades administrativas, el sistema automatizado de inventario que maneja la institucin, deber disminuir el stock indicando fecha, hora y destino. Para efectos de un mejor control y uso de los recursos de la Asamblea Nacional, se deber establecer las cantidades mnimas y mximas de existencia de inventarios de materiales y suministros que pudiera tener, a efectos de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones. Para el control, se establecer un sistema adecuado de registro permanente de su movimiento por unidades, de iguales caractersticas. En cumplimiento del principio de eficiencia y eficacia, en cuanto al uso y manejo de recursos, se deber vigilar porque se cumpla con la tendencia moderna del manejo de almacn, en cuanto a que stos mantengan stocks mnimos de seguridad de aquellos bienes de uso comn tales como: material de escritorio, de limpieza, artculos de transporte, etc. La administracin de almacenes depende de la Divisin de Servicios Administrativos, la cual es responsable de la identificacin de los bienes necesarios en cantidad y calidad adecuadas para una rotacin aceptable, en relacin a las estadsticas histricas de consumo a nivel institucional. La Divisin de Servicios Administrativos proyectar su programacin de compra conforme las demandas de todas las reas, para su ejecucin presupuestaria del siguiente ao.
CONTROL DE ALMACENES O DEPSITOS DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS

No.35)

7.8 SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS

No.36)

No.37)

7.9 PROGRAMACIN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS

No.38)

No.39) No.40)

No.41)

No.42)
7.10

No.43)

Se deber mantener un espacio fsico adecuado a los requerimientos de la institucin, para el almacenamiento o depsito de las existencias de inventarios, que permita el control e identificacin rpida de los artculos o elementos. La Divisin General de Asuntos Administrativos establecer un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos almacenados.
NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 73

No.44)

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.45) Al momento de incorporar un bien en forma fsica en los registros contables, se debe producir el alta de bienes, que corresponder a la recepcin del bien proveniente del proceso de compra y/o contratacin, identificando al lugar al que pertenece, su codificacin y el importe. La baja de los bienes es la operacin de excluir un bien en forma fsica y de los registros contables de la institucin, pudindose proceder a la baja de los bienes por diversas causas, tales como: desuso, donacin, transferencia, destruccin, robo, etc. Se deber restringir el acceso al registro de los inventarios, pudiendo tener dicho acceso solamente el personal autorizado. Para el control de artculos en bodega, se deber cumplir con lo siguiente: La organizacin del espacio y estantera del almacn debe prever una ubicacin particular para cada tem para facilitar su rpida ubicacin. El acceso a bodega estar restringido. Solamente los empleados encargados de su manejo y los autorizados para realizar inventarios fsicos podrn tener dicho acceso. Todo artculo adquirido para la Asamblea Nacional, an para uso inmediato o reposicin de existencias, deber pasar por el trmite de recepcin en bodega. En caso de compras de emergencia por repuestos, accesorios, materiales, etc. que sean entregados directamente a la unidad solicitante, los funcionarios responsables de recibirlos debern firmar el recibido en la factura correspondiente y comunicar a Bodega para que complete el trmite de ingreso y despacho a la mayor brevedad. El control en el despacho de bodega deber asegurar lo siguiente: Los requerimientos de suministros a bodega deben ser pedidos mediante Solicitud de Suministros (Requisa), prenumerada de imprenta y debidamente firmada por el responsable del rea solicitante y funcionario autorizado. Se deben tomar las providencias necesarias para que se entreguen artculos en Bodega slo mediante autorizacin firmada del Director General de Asuntos Administrativos, el Director de Servicios Administrativos u otro funcionario previamente designado. Servidores pblicos independientes del manejo y registro de los bienes en inventarios, verificarn la existencia fsica de los mismos, por lo menos una vez al ao, en la poca en que se considere ms oportuna. La Unidad de Auditora Interna participar en la planificacin y observar la toma fsica de los inventarios para garantizar la aplicacin adecuada de los procedimientos diseados para el efecto.
SEGURIDAD DE LOS BIENES

No.46)

No.47) No.48)

No.49)

7.11

VERIFICACIN FSICA DE INVENTARIOS

No.50)

No.51)

7.12

No.52)

Los bienes con valores representativos y que estn expuestos por asuntos de tiempo o condicin de riesgo a sufrir prdida o deterioro debern ser cubiertos por la respectiva pliza de seguro que permita salvaguardar la integridad de los activos de la institucin.
NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 74

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.53) No.54) No.55) Se deben tomar las medidas necesarias de custodia fsica y seguridad material, que fueren del caso. Se debe garantizar la custodia total de los activos fijos, incluyendo aquellos solicitados de baja de los registros de la institucin. Est prohibido el desarme y desmantelamiento de los bienes dados de baja, solo la Direccin de Bienes del Estado est facultada, previa inspeccin de la calidad de desecho a permitir su destruccin y/o venta en subasta, de acuerdo a la legislacin vigente.
OBSOLESCENCIA, PRDIDA O DAO DE INVENTARIOS

7.13

No.56)

Con el objeto de mantener la pureza de los inventarios y que los estados financieros en este rubro reflejen razonablemente los valores reales en existencia, los bienes obsoletos, daados o perdidos deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables de inventarios, previa investigacin, el cumplimiento de los trmites legales vigentes y la debida autorizacin mediante resolucin expresa de la Presidencia de la Asamblea Nacional. Esta prctica deber ser extensiva incluso para los bienes adquiridos de los proyectos que maneja la institucin y reportados en su oportunidad a la Direccin de Bienes del Estado del MHCP. Sin excepcin alguna, cualquier accin que afecte la integralidad de los inventarios deber contar con la justificacin documentada requerida; elaborndose un acta de destruccin de los inventarios daados, de prdida, sustraccin o robo si ese es el caso, o bien de remisin a la Direccin de Bienes del Estado.
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

No.57)

7.14

No.58)

El Sistema de Administracin Financiera deber permitir mantener un registro de los activos fijos a fin de poder controlar adecuadamente la existencia y ubicacin de los mismos, para ellos el sistema deber permitir conocer y registrar las altas, retiros, traspasos y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificacin y clasificacin y el control de su uso o disposicin. Por cada uno de los bienes se crear una ficha individual que contenga: fecha, ao, unidad responsable a cargo, imputacin presupuestaria as como las especificaciones del bien que fundamentalmente comprendern: cdigo del bien, tipo, color, serie, marca, precio, adems en caso que se establezca oficialmente, el mtodo de valuacin y depreciacin, vida til y valor residual. Para registrar altas, el sistema solicitar la carga del cdigo del bien, segn el catlogo bsico de bienes, mostrar la descripcin del bien. Para registrar bajas, con la documentacin justificante, se procede a dar de baja en el sistema de control interno. Para registrar en el Sistema de Bienes del Estado (SIBE) se proceder conforme las normas y procedimientos establecidos por la Direccin de Bienes del Estado del MHCP. Para registrar modificaciones, el sistema solicitar anotar el cdigo del bien y mostrar los datos que son susceptibles de tales modificaciones.

No.59)

No.60) No.61)

No.62)

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

75

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.63)


7.15

Peridicamente se debern realizar verificaciones fsicas para comprobar que los bienes realmente existen y estn debidamente asignados a los responsables de su uso o custodia.
ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS

No.64)

Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos, deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada, en concordancia con la programacin de operaciones, lineamientos presupuestarios, normativas y procedimientos establecidos.
USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

7.16

No.65)

Los bienes y servicios de la Asamblea Nacional se deben utilizar exclusivamente para los fines previstos en la programacin de operaciones, y para una mayor efectividad en el uso de los recursos se deber elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos. La Oficina de Control de Bienes deber llevar un registro detallado de las caractersticas de los activos fijos. Se deber establecer un formato de registro individual de los activos asignados a cada funcionario o servidor pblico, que permita delimitar la responsabilidad por la custodia y administracin de los activos. La salida de activos de las instalaciones de la Asamblea Nacional se efectuar previa autorizacin de la instancia competente y de acuerdo a normativas y procedimientos establecidos. La entrada de equipos personales a las instalaciones de la Asamblea Nacional requerir autorizacin de la instancia competente conforme normativas y procedimientos establecidos. Para garantizar el cuido y buen uso de las instalaciones fsicas distribuidas en los edificios del Complejo Legislativo, la Divisin de Servicios Administrativos deber emitir una normativa que regule su asignacin, uso y mantenimiento.
USO DE VEHCULOS

No.66) No.67)

No.68)

No.69) No.70)

7.17

No.71)

La asignacin de uno o varios vehculos a una unidad administrativa en forma permanente, se deber documentar debidamente de acuerdo a los formularios e instructivos que existan para tal efecto y ser autorizado por el Presidente de la Asamblea Nacional. El uso de los vehculos oficiales en das y horario no laborable, slo podr ser autorizado por el Presidente de la Asamblea Nacional y/o el Director General de Asuntos Administrativos de la institucin. A cada vehculo se le asignar un conductor que se responsabilice de su manejo y cuido permanente, el cual debe ser utilizado exclusivamente en las actividades propias de la institucin. No podrn efectuarse traslados internos de una unidad administrativa a otra, ni entre conductores sin la aprobacin de la autoridad correspondiente y la entrega/recepcin mediante el acta correspondiente, y la intermediacin de la Oficina de Transporte.

No.72)

No.73)

No.74)

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

76

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.75) No.76) No podr efectuarse cambios de repuestos y accesorios de un vehculo a otro, sin previa autorizacin del Director de Servicios Administrativos. El conductor de un vehculo propiedad de la Asamblea Nacional es responsable del uso y resguardo de herramientas y accesorios, deber mantener el vehculo en perfectas condiciones, debiendo reportar cualquier anomala que se observe a su superior inmediato o a la Oficina de Transporte. La Oficina de Transporte debe llevar un registro individual de cada vehculo de la flota vehicular que permita organizar un programa efectivo de mantenimiento preventivo. La Oficina de Transporte de la institucin establecer los procedimientos y reglamentacin para el uso, mantenimiento preventivo y correctivo requerido. Los vehculos de la institucin deben estar asegurados ante los posibles riesgos o siniestros que puedan ocurrir y se tomarn las medidas de seguridad que fueren necesarias.
CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS

No.77) No.78) No.79)


7.18

No.80)

Cada unidad administrativa ser responsable por el control y custodia de los bienes asignados a ella, as como por el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo requerido. Ser atribucin del Responsable del rea correspondiente la correcta administracin del mobiliario y equipo asignado a dicha rea para el desarrollo de sus equipos de trabajo, garantizando la efectiva localizacin del bien dentro de su estructura y por puesto de trabajo existente. En caso de prdida o extravo de bienes, se proceder de conformidad a lo establecido en el instrumento normativo correspondiente. Los servidores pblicos que tengan a su cuido bienes de activo fijo, debern reportar oportunamente a la instancia competente situaciones tales como: traspaso o prstamos de una unidad administrativa a otra, bajas, obsolescencias, excedentes y reparaciones, entre otros.
VERIFICACIN FSICA DE ACTIVOS FIJOS

No.81)

No.82) No.83)

7.19

No.84)

Para los efectos de presentacin en los estados financieros y confirmacin de los activos de la institucin, peridicamente, por lo menos una vez al ao, personal independiente de la custodia y registro contable deber verificar fsicamente la existencia de los activos fijos, a travs de un inventario que permita alimentar el sistema de informacin computarizado para este rubro. El control de estos inventarios con base en una distribucin adecuada permitir mayor efectividad y precisin al momento de efectuar las verificaciones de estos activos fijos.
CDIGO DE IDENTIFICACIN DE ACTIVO FIJOS

No.85)
7.20

No.86)

La codificacin de los activos fijos deber realizarse de conformidad con la codificacin establecida por la Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

77

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.87) La unidad administrativa a cargo del control de estos activos fijos deber llevar un registro detallado que permita la identificacin individual de los activos fijos y su posterior verificacin contra los registros contables.
ENAJENACIN DE ACTIVOS FIJOS

7.21

No.88)

Cuando sea necesaria la enajenacin de activos fijos propiedad de la Asamblea Nacional, sta deber efectuarse a travs de remate pblico y de acuerdo a los procedimientos y normas legales que regulan la materia, as como de acuerdo a las prcticas que para estos efectos tiene la Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS

7.22

No.89)

La baja de los activos fijos es la operacin de excluir un bien en forma fsica y de los registros contables de la institucin, pudindose proceder por diversas causas, tales como: desuso, sesin, transferencia, destruccin, robo, etc. Las bajas de activos fijos por cualquiera sea el concepto, deben contar con la autorizacin del Presidente de la Asamblea Nacional. La Divisin de Servicios Administrativos recibir de parte de todas las unidades administrativas de la Asamblea Nacional, el mobiliario y equipo de oficina en desuso para su debida custodia, de acuerdo a formatos sobre control de bienes establecidos. La Divisin de Servicios Administrativos tiene la responsabilidad de restaurar estos bienes y despus reasignarlos, de acuerdo a la demanda de las unidades administrativas de la institucin. Los activos obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido descargo a la Direccin de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico (MHCP), conforme normas y procedimientos establecidos por la Direccin de Bienes del Estado.
PEDIDOS EN TRNSITO

No.90) No.91)

No.92)

No.93)

7.23

No.94)

Para los efectos de control de bienes o pedidos en trnsito, se deber llevar una cuenta contable que se denominar Bienes en trnsito, a la cual se le cargarn los desembolsos originados en la adquisicin de los bienes en plazas o mercados internacionales y por los gastos generados hasta el ingreso de los bienes a la bodega de la institucin. Debe establecerse un control numrico para los diferentes pedidos de los que se har referencia en los comprobantes, cheques y dems registros, debe existir un expediente o archivo que contenga la documentacin que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate. La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los registros respectivos. Debe establecerse un control en donde se conozca la situacin de cada pedido en trnsito y todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas por el Contador. La documentacin que conforme el expediente podr contener la siguiente informacin: Valor de la cobranza emitida por el banco. Pedido, Nmero y Fecha. Factura del proveedor.

No.95)

No.96)

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

78

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.97) No.98) Nombre y origen del proveedor. Conocimiento de embarque. Valor FOB (valor en puerto de embarque). Nombre del Banco. Fecha de salida y llegada a puerto. Fecha de envo de documentos para registro. Nmero de pliza de importacin. Fecha y nmero de liquidacin. Nota de entrada al almacn. Cualquier otro dato pertinente.

Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse mediante registros y procedimientos adecuados. El encargado de las compras locales y/o de importaciones revisar mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable, con el objetivo de identificar y corregir cualquier diferencia existente. Cuando existan averas y/o faltantes, se notificar inmediatamente a la Compaa de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo respectivo.

No.99)

No.100) Antes de ser registrados los reclamos debern ser revisados por el Responsable de Contabilidad y autorizado por el servidor pblico competente. No.101) Mensualmente debern cotejarse los saldos de los registros auxiliares de pedidos en trnsito contra la cuenta de control del Mayor.
7.24 DONACIONES

No.102) Por donacin se entendern los aportes en efectivo o especie recibidos de organismos donantes para financiar proyectos de inversin o cualquier otro gasto de capital de la institucin. Estas donaciones tienen en todos los casos el carcter de aportes no reintegrables. En el sistema de contabilidad que maneja la Asamblea Nacional, tales recursos se deben controlar a travs de una cuenta de patrimonio denominada Donaciones de capital. Las etapas de estas donaciones y sus requerimientos se presentan a continuacin: No.103) Recepcin: La Divisin General de Asuntos Administrativos garantizar que para todas las donaciones recibidas por la Asamblea Nacional, de mobiliarios y equipos de oficina, se deber cumplir con el requisito de entrada y salida de bodega, aunque sea con el precio simblico y cuando sea en efectivo se elaborar un recibo oficial de caja. No.104) Registro: Se llevar un registro de todas las donaciones recibidas, cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificacin segn las Normas de Contabilidad Integrada. En caso de bienes como maquinaria, edificios o cualquier otra clase de bienes, de los cuales no se disponga de una factura original, se har con base en el valor de mercado, el cual deber ser estimado y certificado por un Especialista, sin perjuicio de los documentos originales suministrados por el donante.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.105) Utilizacin de Donaciones: Debe ser nica y exclusivamente de acuerdo a las condiciones establecidas por los donantes. De su uso adecuado debern prepararse informes peridicos con destino a los donantes. No.106) Verificacin fsica y Conciliacin: Se efectuarn verificaciones fsicas en las fechas previstas por las condiciones de los donantes, o en su defecto con periodicidades menores a un ao. Los resultados de las verificaciones debern conciliarse con los registros contables y cuando aplique con los registros del donante.

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80

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VIII.


VIII.1

INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS


ALCANCE

Normas relacionadas Las inversiones fsicas u obras de infraestructura ejecutadas en las Entidades, sean nuevas o ampliaciones de las ya existentes, constituyen inversiones en proyectos y programas que se regirn por las normas de esta seccin y dems disposiciones aplicables. Tambin se consideran proyectos, aquellos conducentes a desarrollar obras no fsicas o en las cuales no predomina un resultado fsico, sino la transferencia de conocimientos. Por ejemplo el desarrollo de consultoras que dan como resultado mejoramiento de la capacidad institucional en trminos de recursos humanos, tecnologa, etc. De acuerdo con lo anterior, en esta seccin deber tenerse en cuenta lo aplicable al tipo de proyecto. VIII.2 IDENTIFICACION, CLASIFICACION Y REGISTRO DE LOS PROYECTOS Todo proyecto ser identificado y clasificado de conformidad con el esquema adoptado por Organismos Rectores del sistema de planificacin e inversin pblica. De igual forma deber ser registrado en forma cronolgica de conformidad con las Normas Contables vigentes para cada tipo de Entidad. VIII.3 FUNDAMENTOS DEL PROYECTO Las Entidades elaborarn los proyectos, en funcin de sus Planes Estratgicos Institucionales debidamente aprobados y siguiendo un orden de prioridades. Todo proyecto deber ser formalmente autorizado por la Mxima Autoridad antes de su ejecucin y cuando aplique, antes de la apropiacin presupuestaria. VIII.4 REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACION Para ordenar la iniciacin de un proyecto, la Mxima Autoridad deber haber cumplido con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones Administrativas y su reglamento. Adems, deber identificarlo explcitamente indicando: 1. Nombre del proyecto - Es decir el ttulo que lo identifique sin lugar a confusin con otro. En lo posible debe incluir una referencia concreta respecto de su propsito y ubicacin (ejemplo: Proyecto Hidroelctrico, San Juan Ro Coco). 2. Objetivos - Expresin clara y concisa de las necesidades que se propone atender el proyecto. 3. Alcance - Cobertura de los aspectos que debe incluir el proyecto. 4. Responsable - Servidor pblico que ha de tomar a su cargo el desarrollo y cumplimiento del proyecto. 5. Fecha de terminacin - Es la fecha en que la Mxima Autoridad prev que el proyecto entre en servicio. VIII.5 FASES DE LOS PROYECTOS Los proyectos de obras pblicas se desarrollarn por lo general en las siguientes fases: 1. Estudio y diseo (pre-inversin) que incluye las siguientes etapas: a. Idea b. Perfil c. Prefactibilidad d. Factibilidad e. Diseo f. Definicin de la modalidad de ejecucin g. Fianzas h. Financiamiento 2. Ejecucin que incluye las siguientes etapas: a. Desarrollo del proyecto b. Supervisin

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c. Recopilacin de documentos d. Registro de costo del proyecto e. Terminacin y recepcin de resultados 3. Mantenimiento Los proyectos de magnitud y complejidad significativas, salvo casos excepcionales, sern desarrollados por las Entidades u Organismos sujetndose a cada una de las etapas sealadas. 4. Control y seguimiento 2.3.1.1 Estudio y Diseo Idea

Constituye la primera etapa de la fase del estudio y diseo; deber presentar alternativas de proyectos encaminados a dar respuesta a los problemas o necesidades planteados en la Planeacin Estratgica o en una circunstancia no prevista. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1. 2. 3. 4. 5. Identificar el problema a solucionar o la necesidad a satisfacer; Plantear las metas en relacin con la solucin del problema o en atencin a las necesidades. Identificar de manera preliminar, alternativas bsicas de solucin; Seleccionar las mejores alternativas para un anlisis ms profundo; De acuerdo con lo anterior, tomar una decisin sobre las alternativas planteadas.

Dichas metas se deben expresar en forma cuantitativa, identificando un horizonte de tiempo y un resultado tangible;

En esta etapa los estudios se formulan por lo general con el personal tcnico que labora en las Entidades y que ha recibido la debida capacitacin. 2.3.1.2 Perfil Durante esta etapa se obtiene y analiza informacin sobre los aspectos tcnicos y administrativos del proyecto, lo cual puede incluir, estudio de mercado, necesidades tcnicas y tecnolgicas, insumos financieros, formas de medir el desarrollo y los resultados y recursos humanos, entre otros. Como resultado se pueden obtener varias alternativas, las cuales se debern analizar en la prefactibilidad. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1. 2. 3. 4. 2.3.1.3 Cuantificacin del mercado y tamao del proyecto o programa; Anlisis de las alternativas tcnicas y tecnolgicas; Estimacin de insumos y de la inversin en los mismos; Anlisis del beneficio costo, en funcin de aspectos tales como: Necesidades a cubrir, duracin, oportunidad, posibilidades de expansin para necesidades futuras, fuente de los recursos financieros, etc. Prefactibilidad

Esta etapa tiene por objeto estudiar con detenimiento las alternativas planteadas en la etapa de perfil. Se trata de determinar su rentabilidad y viabilidad a fin de tomar la decisin de profundizar en el estudio o rechazar el proyecto. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1. 2. 3. Profundizar aspectos especiales que lo requieran tales como: mercado, localizacin, tamao y momento ptimos, institucionales, legales y de financiamiento y otros aspectos sealados en la etapa de perfil; Hacer anlisis de riesgos para establecer la mejor alternativa de cara a las variables que limiten o amenacen el xito del proyecto en prefactibilidad; Disear los trminos de referencia para la factibilidad o el diseo definitivo, segn el monto de inversin prevista.

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2.3.1.4 Factibilidad

A este nivel ya se ha tomado la decisin por una de las alternativas y en consecuencia se debe completar o ampliar el estudio si es necesario. Este estudio debe permitir tomar la decisin de aceptar o rechazar el proyecto. Adems, debe comprender la mayor cantidad posible de detalles en cuanto a los aspectos tcnicos, econmicos, sociales, financieros, institucionales, administrativos y ambientales. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1. 2. 3. Perfeccionar la alternativa que haya resultado con mayor indicador financiero, en cuanto al valor actual neto positivo en la etapa de prefactibilidad, reduciendo el rango de incertidumbre del mismo a lmites aceptables; Dar los elementos de juicio tcnico-econmicos y ambientales necesarios y suficientes, que permitan justificar la aceptacin, rechazo o postergacin de la alternativa de inversin; Realizar anlisis de sensibilidad sobre el efecto que produce, la rentabilidad del proyecto, las variaciones en aquellos elementos que afectan significativamente los beneficios y/o costos y por lo tanto, la rentabilidad de la alternativa sujeta a evaluacin, en especial la localizacin y momento ptimo; Formular los trminos de referencia del diseo definitivo si la evaluacin del proyecto muestra rentabilidad; Verificar la disponibilidad financiera para la siguiente etapa. Diseo

4. 5. 2.3.1.5

La etapa de diseo comprende un estudio que incluye clculos, planos y especificaciones tcnicas necesarias para llevar a cabo la ejecucin del proyecto cuya factibilidad haya sido demostrada previamente. Es conveniente que en esta etapa la Firma Consultora del diseo, cuando aplique, haya entregado como mnimo a la Unidad ejecutora lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Originales de los planos constructivos; Clculos estructurales; Especificaciones tcnicas de proyecto; Programas de trabajo; Plazo de construccin; Presupuesto base; Anlisis de precio unitario; Memoria descriptiva; Recomendacin de la ampliacin de la financiacin si el presupuesto excede significativamente la disponibilidad financiera. Aprobaciones tcnicas del diseo por las instancias gubernamentales correspondientes.

El responsable del proyecto informar sobre el avance de las etapas con la oportunidad debida para que la Mxima Autoridad pueda tomar acciones correctivas adecuadas. 2.3.1.6 Definicin de la Modalidad de Ejecucin En esta etapa la Entidad deber decidir si la construccin del proyecto se ejecutar por los sistemas de administracin o de contratos, basndose en un estudio comparativo de estas dos alternativas. El estudio comparativo analizar la situacin de la Entidad en cuanto a la experiencia, el plazo de construccin, el costo, el personal y equipo disponible; que no se afecte el cumplimiento de otras responsabilidades, etc., a fin de concluir con una recomendacin razonada de la modalidad de ejecucin. El responsable del avance de la etapa informar oportunamente a la Mxima Autoridad, a fin de que pueda tomar las decisiones del caso. La Mxima Autoridad de cada Entidad establecer los controles que aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto en los plazos convenidos, en las mejores condiciones de calidad, eficiencia, economa y proteccin del medio ambiente. Si el proyecto debe realizarse por el sistema de administracin, la Entidad emitir la orden para que se inicie la construccin.

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En uno u otro caso, la Entidad determinar el responsable de estas actividades y los plazos de las mismas. 2.3.1.7 1. 2. 3. 4. Fianzas Fianza de mantenimiento y oferta; Fianza de cumplimiento; Fianza de adelanto; Fianza por vicios ocultos. Dependiendo de la naturaleza y monto del proyecto las fianzas generalmente solicitadas de parte de la Unidad ejecutora, podrn ser:

El responsable del proyecto deber cerciorarse antes de iniciar la ejecucin que se han constituido y se poseen las constancias formales y originales de las fianzas a favor de la Entidad. No deber iniciarse la ejecucin de ningn proyecto con recursos del Sector Pblico, sin la constitucin de las fianzas respectivas. 2.3.1.8 2.3.1.9 Financiamiento Ejecucin Desarrollo del proyecto Concluida la fase de estudio y diseo se proceder a la negociacin para definir la fuente de financiamiento de la inversin.

La etapa de desarrollo, comprende la ejecucin del proyecto, lo cual puede estar representado por una construccin de obra u obras fsicas o la preparacin de una condicin deseada donde prima el factor intelectual. El desarrollo debe dividirse en partidas valoradas que prevean el avance del proyecto y su costo. La iniciacin de esta etapa requiere la existencia de las disponibilidades financieras. En esta etapa la Entidad verificar: 1. 2. 3. 4. 5. El financiamiento que garantice la ejecucin y provea el normal flujo de fondos; La ejecucin de acuerdo con los documentos del diseo; El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y costo; El estudio de los informes de avance; Las causas y de ser el caso, las responsabilidades en las desviaciones del programa.

En caso de obras contratadas, el pago se har por un valor equivalente a la obra realizada, excepcin hechas del anticipo concedido que debe ser amortizado en el curso de la ejecucin. 2.3.1.10 Supervisin Para la ejecucin, la Entidad responsable establecer la supervisin obligatoria y permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseo y especificaciones, tanto en las obras contratadas como en las que se ejecutan por el sistema de administracin. Son responsabilidades de la supervisin: 1. 2. La vigilancia del cumplimiento del programa de trabajo en cuanto a tiempo y costo; La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos, diseos y dems documentos del proyecto.

Cuando se requiera avalo, se har mediante un levantamiento de la cantidad de obra realizada en el perodo por el contratista, cuyo borrador deber presentar al Supervisor para su aprobacin inicial. Debern establecer un plazo mximo de doce das calendario entre el corto efectuado en campo y la elaboracin del pago correspondiente a un avance de obra. Dicho plazo podr modificarse cuando medien justificaciones aprobadas por la Mxima Autoridad y debidamente documentadas para prevenir litigios posteriores. 2.3.1.11 Recopilacin de Documentos Los documentos tcnicos de todas las fases del proyecto, as como los que resulten en la terminacin del mismo sern archivados por la Entidad ejecutora.

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La Mxima Autoridad debe asignar la responsabilidad por la custodia de estos documentos que por lo general est a cargo de empleados de las Unidades administrativas de construcciones o mantenimiento, o los Ejecutivos responsables de las reas usuarias de los resultados del proyecto. 2.3.1.12 Registro de Costos del Proyecto La Entidad responsable de la ejecucin del proyecto debe iniciar y mantener un registro en su contabilidad, el cual permita obtener informacin precisa y oportuna sobre el proyecto. Para tal efecto debern abrir el rubro contable "Inversiones en Proyectos y Programas" con las cuentas y subcuentas respectivas. 2.3.1.13 Terminacin y recepcin de resultados Cuando la supervisin del proyecto informe por escrito que se ha terminado el proyecto, se dejar constancia en la bitcora correspondiente, la que tratndose de contratos, estar respaldada por la estimacin de liquidacin. La recepcin de las obras contratadas se har constar en acta; dicha recepcin podr ser provisional si hubiere observaciones a la obra, o definitiva si no las hubiere y cuando habindolas fueren superadas. En las obras por el sistema de administracin es tambin conveniente contar con el acta que establezca su recepcin oportuna. En el acta de recepcin de la obra se anotan los antecedentes, las personas que intervienen, importe de la obra, condiciones de la obra recibida, conclusiones, lugar y fecha de la misma o cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. Desde el momento de recibido el informe de terminacin de la obra hasta la recepcin de la misma no deber transcurrir un plazo mayor de cinco (5) das. El acta de recepcin ser elaborada por una comisin designada por la Mxima Autoridad de la Entidad, la cual estar integrada por un tcnico responsable del trabajo, por el supervisor de la obra, por un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin y el contratista, si lo hubiere. Mantenimiento Las Entidades estn obligadas a ejecutar en forma eficiente, efectiva, econmica y oportuna, el mantenimiento de las obras pblicas que son de su responsabilidad, bajo una programacin adecuada. El mantenimiento de las obras pblicas se iniciar tan pronto como se haya terminado su construccin. El programa de mantenimiento incluir un estimado anual de su costo. El responsable de mantenimiento debe informar a la Mxima Autoridad sobre el cumplimiento de los trabajos programados. La estimacin anual de los costos de mantenimiento es necesaria a los fines de su inclusin dentro del presupuesto de la Entidad. Control y Seguimiento Sin perjuicio de las actividades de supervisin previstas para el proyecto, los Auditores Internos o la CGR, podrn efectuar auditoras de los proyectos, para lo cual la Mxima Autoridad de la Entidad deber respaldarlos con el equipo de supervisin o parte de la Unidad Ejecutora o en todo caso de un tcnico asignado para estas funciones, con el propsito de confirmar que se han cumplido las especificaciones tcnicas. De igual forma, deber facilitarles el cumplimiento de los procedimientos de auditora necesarios para el cumplimiento de las NAGUN. Se debe comenzar con la parte administrativa y financiera del proyecto velando por que se hayan cumplido los requisitos necesarios en las licitaciones, adjudicaciones y contrataciones de proyectos, cumplimiento de las partes y requisitos estipulados en los contratos y el seguimiento de los desembolsos para los adelantos y avalos de los mismos. A fin de permitir el seguimiento y control a las inversiones y proyectos se requiere de la elaboracin de la bitcora correspondiente, la que debe contener por lo menos lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Nmero de la etapa Denominacin Porcentaje (%) Unidad de medida Cantidad estimada Costo unitario Costo total

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8. a. b. c. 9. a. b. c. 10. a. b. c. 11. Perodo anterior acumulado; Cantidad Valor Porcentaje (%) Perodo actual: Cantidad Valor Porcentaje (%) Acumulado actual: Cantidad Valor Porcentaje (%) Porcentaje de avance.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a las Inversiones en Proyectos y Programas de la Asamblea Nacional
8.1 ALCANCE

N 1

Las inversiones fsicas u obras de infraestructura ejecutadas por la Asamblea Nacional, sean nuevas o ampliaciones de las ya existentes, constituyen inversiones en proyectos y programas que se regirn por las normas de esta seccin y dems disposiciones aplicables. Tambin se considerarn proyectos, aquellos conducentes a desarrollar obras no fsicas o en las cuales no predomina un resultado fsico, sino la transferencia de conocimientos, entre ellos, el desarrollo de consultoras que dan como resultado mejoramiento de la capacidad institucional en trminos de recursos humanos, tecnologa, etc., de acuerdo con lo anterior, en esta seccin deber tenerse en cuenta lo aplicable al tipo de proyecto.
IDENTIFICACIN, CLASIFICACIN Y REGISTRO DE LOS PROYECTOS

N 2

8.2

N 3 N 4 N 5

Todo proyecto que desarrolle la Asamblea Nacional ser identificado y clasificado de conformidad al rubro presupuestario que afecte. En el Sistema de Administracin Financiera, se debe registrar el proyecto en forma cronolgica de conformidad con las Normas Contables vigentes con que opera la institucin. Para los efectos de la identificacin del diseo de un proyecto se deben de considerar los aspectos siguientes: 1. Establecer un planteamiento claro de la problemtica a resolver. 2. Incorporar en el diseo del proyecto las experiencias adquiridas de operaciones anteriores. 3. Establecer dentro del diseo del proyecto, las condiciones para una evaluacin efectiva, tanto durante la etapa de ejecucin como ex-post.

8.3

FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

N 6 N 7

Los proyectos debern estar en funcin y dentro del plan estratgico institucional debidamente aprobado y siguiendo un orden de prioridades. Para el diseo y ejecucin del proyecto, este deber estar formalmente autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional y cuando aplique, antes de la apropiacin presupuestaria.
REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACIN

8.4

N 8

Para ordenar la iniciacin de un proyecto, la Presidencia de la Asamblea Nacional deber haber cumplido con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Adems, deber tener identificado el proyecto explcitamente indicando: 1. Nombre del proyecto: el ttulo que lo identifique sin confundirlo con otro, siendo importante que desde el inicio del proyecto o programa se defina y contine durante la evolucin del proyecto. 2. Objetivos: Identificacin clara y concisa de las necesidades que se propone atender.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3. Alcance: Cobertura de los aspectos que debe incluir el proyecto. 4. Responsable: Funcionario que ha de tomar a su cargo el desarrollo y cumplimiento del proyecto. 5. Fecha de terminacin: Cuando se prev que el proyecto entre en servicio.
8.5 FASES DE LOS PROYECTOS

N 9

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de etapas sucesivas que debe cumplir desde el momento en que se identifica la idea para atender una necesidad o resolver un problema, pasando por las distintas fases de estudio en las cuales se efecta el anlisis tcnico, la identificacin y evaluacin de las alternativas de solucin y la seleccin de la solucin ms eficiente.

N 10 Los proyectos de obras que ejecute la Asamblea Nacional se desarrollarn procurando en lo general el cumplimiento de las siguientes fases: 1. Estudio y diseo (pre-inversin): a. b. c. d. e. f. g. h. 2. a. b. c. d. e. 3. Idea Perfil Prefactibilidad Factibilidad Diseo Definicin de la modalidad de ejecucin Fianzas Financiamiento Desarrollo del proyecto: Debe dividirse en partidas valoradas que prevean el avance del proyecto y su costo. Supervisin: Se establecer la supervisin obligatoria y permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseo y especificaciones, tanto en las obras contratadas, como en las que se ejecutan por el sistema de administracin. Recopilacin de documentos: Los documentos tcnicos de todas las fases del proyecto, as como los que resulten en la terminacin del mismo sern archivados por la Entidad ejecutora. Registro de costo del proyecto: Se debe iniciar y mantener un registro en la contabilidad, que permita obtener informacin precisa y oportuna sobre el proyecto. Terminacin y recepcin de resultados: La recepcin de las obras se har constar en acta.

Ejecucin:

Mantenimiento:

N 11 Las Entidades estn obligadas a ejecutar en forma eficiente, efectiva, econmica y oportuna, el mantenimiento de las obras que son de su responsabilidad, bajo una programacin adecuada.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA N 12 El mantenimiento de las obras se iniciar tan pronto como se haya terminado su construccin. Para estos efectos, la Divisin de Servicios Administrativos deber elaborar un plan que permita la preservacin de estos recursos. N 13 La estimacin anual de los costos de mantenimiento es necesaria a los fines de su inclusin en el presupuesto. 4. Control y seguimiento: N 14 Sin perjuicio de las actividades de supervisin previstas para el proyecto, la Auditora Interna de la Asamblea Nacional o la CGR, deber efectuar auditoras de los proyectos, para lo cual la Presidencia de la Asamblea Nacional deber respaldarlos con el equipo de supervisin, en todo caso de un tcnico asignado para estas funciones, con el propsito de confirmar que se han cumplido las especificaciones tcnicas. De igual forma, deber facilitarles el cumplimiento de los procedimientos de auditora necesarios para el cumplimiento de las NAGUN. N 15 Se debe verificar que se haya cumplido con todos los requerimientos tcnicos de ingeniera consignados en los contratos de ejecucin o supervisin de obras, mediante la comprobacin de las firmas de los documentos que forman parte integral de los adelantos o avalos, los cuales debern contar con la correspondiente Acta de Recepcin. N 16 Se requiere la elaboracin de la bitcora correspondiente, a fin de permitir el seguimiento y control a las inversiones y proyectos, la que debe contener por lo menos lo siguiente: nmero de etapa, denominacin, porcentaje (%), unidad de medida, cantidad estimada, costo unitario, costo total, perodo anterior acumulado, perodo actual, acumulado actual y porcentaje de avance.
8.6 PROYECTOS DE CORTA DURACIN

N 17 En los proyectos de corta duracin cuyos pagos sean de una sola vez o en dos cuotas, no requerir el cumplimiento estricto de las fases del proyecto descritas anteriormente, si no que se regir por lo estipulado en su contrato respectivo, el que debe ser elaborado con base a la Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA IX.


IX.1

TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

Normas relacionadas Se establecern medidas que permitan acceder a los datos e informacin contenidos en los sistemas computarizados slo a personal autorizado. Estas se concretarn en controles de acceso como los siguientes: 1. 2. a. b. c. d. e. f. g. IX.2 Segregacin de funciones Medios de control de acceso: Identificadores de usuarios Perfiles de acceso Mens Acceso a los datos por programas Dispositivos de acceso a los datos / programas a travs de restricciones lgicas de los terminales Dispositivos de seguridad de terminales y redes Desactivacin de cdigos o claves en poder de Servidores Pblicos que se retiran de la Entidad, as como la sustitucin inmediata de dichas claves y la asignacin correspondiente de responsabilidades.

INGRESO DE DATOS

Los sistemas automatizados deben tener controles de validacin de los datos al ser ingresados para procesamiento por lo que se establecern medidas de control como las siguientes: 1. 2. 3. IX.3 Controles de edicin y validacin Controles de lote Doble digitacin de campos crticos TRANSACCIONES RECHAZADAS O EN SUSPENSO

Las transacciones que no cumplan con las caractersticas establecidas para su ingreso al computador sern devueltas al usuario o incluidas en un archivo de transacciones en suspenso para su posterior correccin. El proceso de correccin de estas transacciones ser definido de manera que se lo cumpla oportunamente y con eficiencia. Para ser identificada, analizada y corregida esta clase de transacciones se deber contar con algunos medios de control como los siguientes: 1. 2. IX.4 Controles programados Controles del usuario. PROCESAMIENTO

Se establecern controles para asegurar que los datos procesados y la informacin obtenida sean consistentes, completos y correspondan al perodo correcto. Estos controles podrn consistir en: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia Totalizacin de valores crticos antes y despus del procesamiento Conciliacin de nmero de movimientos y modificaciones de los datos Utilizacin correcta de archivos para procesamiento Controles de rtulos de archivos Consistencia en la recuperacin de las transacciones luego de una interrupcin del procesamiento Validez de los datos generados automticamente Generar rastros o pistas de auditora.

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IX.5 CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS

Las modificaciones a los programas de un sistema de informacin computarizado que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas, pero que impliquen cambios en los resultados generados por el computador, seguirn un procedimiento que se inicie con la peticin formal de los usuarios y especifique las autorizaciones internas a obtener ante de su aplicacin. A fin de evitar que los programadores puedan realizar cambios incorrectos no autorizados en el Software de aplicacin que reducen la integridad de la informacin procesada a travs del sistema se establecen algunos medios de control como los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. IX.6 Procedimientos de iniciacin, aprobacin y documentacin de los cambios de los programas Intervencin de los usuarios Procedimiento de catalogacin y mantenimiento Procedimientos de prueba Supervisin certificada Procedimientos de implantacin. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS

En vista de que la estructura organizacional de un departamento de informtica y los procedimientos operativos no garantizan un ambiente de procesamiento de datos apropiados para preparar informacin confiable, deben establecerse algunos medios de control tales como: 1. 2. Segregacin de funciones en el departamento de informtica Controles y procedimientos operativos: a. b. c. d. e. f. g. h. IX.7 Manuales de operacin y controles operativos diarios Supervisin de usuarios privilegiados Control sobre Software sensitivo Controles sobre el desarrollo de sistemas Polticas y planes de contingencia Procedimientos y lineamientos de seguridad Funcin de administracin de seguridad Entrenamiento de los Servidores Pblicos en seguridad.

USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN RECURSOS DE TECNOLOGA

Se deben establecer los procedimientos necesarios para aprovechar el uso eficiente, efectivo y econmico de los recursos tecnolgicos, lo cual se lograr a travs de: 1. 2. 3. 4. Manual Operativo de los diferentes programas que maneja la Entidad El registro y seguimiento de la operacin de los mismos Una adecuada capacitacin a los Servidores Pblicos y usuarios de los equipos Evaluacin peridica de los objetivos previstos.

Cuando exista un Centro de Procesamiento de Datos se establecern medidas que lo protejan y salvaguarden contra prdidas y fuga en la informacin, conforme a las siguientes medidas: a. b. c. d. Restriccin en el acceso al Centro de Procesamiento de Datos; Respaldar en claves de seguridad la informacin procesada; Obtener mensualmente respaldo de los archivos que contienen las transacciones de la Entidad en dos (2) copias, ubicando una de ellas en una bveda de seguridad de un Banco o equivalente; Seguridad e instalacin fsica adecuada, que permita una proteccin contra incendios, explosiones e inundaciones, etc.

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5. En el caso de que los registros en medios magnticos se generen y conserven en las Unidades que procesan la informacin o por el sistema de redes, tambin debern cumplir con los requisitos de conservacin y seguridad de los archivos mencionados en el numeral 4 c. anterior.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Tecnologa de la Informacin en la Asamblea Nacional


9.1 ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

No.1) Se establecern medidas que permitan acceder a los datos e informacin contenidos en los sistemas computarizados slo a personal autorizado, y se concretarn en controles de acceso como los siguientes: 1. Segregacin de funciones No.2) Deber existir una segregacin de funciones de tal manera que permita definir para cada usuario el rol as como el nivel de acceso a la informacin y los registros en el sistema, el cual deber ser limitado a cada usuario exclusivamente a su interfaz de trabajo. 2. Medios de control de acceso: No.3) Se deber contar con medios de control de acceso que le permitan garantizar la seguridad de la informacin y el acceso a cada mdulo a quienes les corresponda conforme su puesto, funciones y rea de responsabilidad: 1) Identificar usuarios por unidad administrativa y rol que desempean. 2) Registrar perfiles de usuario, nombre y clave segn el mdulo que le compete de acuerdo con las funciones de su puesto y rea de trabajo. 3) Restricciones de acceso mediante la validacin, primero, a la conexin en la red, y segundo, por el sistema; aunado al hecho de que se ha de instalar a cada usuario exclusivamente el mdulo que le corresponda de acuerdo a sus funciones en su unidad administrativa. 4) Desconectar el usuario de la red y desactivar la clave de los servidores pblicos que se retiren de la Asamblea Nacional, as como la sustitucin inmediata de dicha clave y usuario.
9.2 INGRESO DE DATOS

No.4) Los sistemas computarizados de la Asamblea Nacional, para efectos de validar los datos ingresados a stos debern contemplar controles que permitan alcanzar este objetivo, tales como: 1. Controles de edicin y validacin por proceso siendo, por ejemplo para un comprobante de diario la igualdad entre el debe y el haber, el cual no puede ser aprobado sin estar verificado. 2. Doble digitacin de campos crticos, por ejemplo: cuando se realiza cambio de clave o contrasea. No.5) Normas Especficas para el Ingreso de Datos. 1) Se asignar un nombre de usuario y una contrasea nica para cada uno de los servidores pblicos que ingresen informacin a los sistemas informticos de la institucin. Los servidores pblicos no debern revelar, ni prestar sus contraseas a otros servidores pblicos.

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2) El servidor pblico ser responsable por el resguardo de la contrasea asignada. Toda operacin realizada con el usuario y contrasea del servidor pblico ser responsabilidad total de ste. 3) El perfil de usuario de cada servidor pblico est directamente relacionado con las funciones que debe desempear. 4) El servidor pblico deber garantizar la fidelidad de la informacin que ingrese en las aplicaciones informticas que utilice.
9.3 TRANSACCIONES RECHAZADAS O EN SUSPENSO

No.6) El proceso de correccin de transacciones ser definido de manera que se pueda cumplir oportunamente y con eficiencia. Para ser identificada, analizada y corregida esta clase de transacciones se deber contar con algunos medios de control como los siguientes: 1. Controles programados: son todos aquellos que validan paso a paso el inicio, transcurso y finalizacin de las transacciones, por ejemplo, un comprobante que es aplicado como es debido pasa de inmediato al mdulo de tesorera, no se pueda conciliar una cuenta en un mes sino existe la del mes anterior, etc. 2. Controles del usuario: son los que ejecuta cada usuario del sistema de acuerdo a los privilegios que se le han otorgado. De igual forma cada transaccin solo pasa al siguiente nivel con el correspondiente aprobado de quien lo elabora, verificado de quien lo revisa y autorizado de quien le corresponda. Por ejemplo, una solicitud de bien o servicio si el usuario no le da el estado de aprobado, revisado y autorizado no pasar al mdulo de adquisicin.
9.4 PROCESAMIENTO

No.7) Se establecern controles para asegurar que los datos procesados y la informacin obtenida sean consistentes, completos y correspondan al perodo correcto. Estos controles podrn consistir en: 1. Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia. 2. Totalizacin de valores crticos antes y despus del procesamiento. 3. Conciliacin de nmero de movimientos y modificaciones de los datos. 4. Utilizacin correcta de archivos para procesamiento. 5. Rtulos de archivos. 6. Consistencia en la recuperacin de las transacciones luego de una interrupcin del procesamiento. 7. Validez de los datos generados automticamente. 8. Generar pistas de auditora.
9.5 CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS

No.8) Las modificaciones a los sistemas computarizados que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas, pero que impliquen cambios en los resultados generados por stos, seguirn un

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA procedimiento que se inicie con la peticin formal y por escrito de los usuarios y especifique las autorizaciones internas del Responsable del programa del cual se trate. No.9) A fin de evitar que los programadores puedan realizar cambios incorrectos no autorizados en el software de aplicacin, que reducen la integridad de la informacin procesada a travs del sistema, se establecen algunos medios de control como los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Procedimientos de iniciacin, aprobacin y documentacin de los cambios al sistema. Intervencin de los usuarios. Procedimiento de catalogacin y mantenimiento. Procedimientos de prueba. Supervisin certificada. Procedimientos de implantacin. Toda solicitud de cambio, actualizacin y/o modificacin de las aplicaciones informticas de la institucin, debern ser enviadas por escrito a la Divisin de Informtica con su debida documentacin soporte. La Divisin de Informtica analizar la viabilidad de la solicitud, si es factible, se asignar a un Analista Programador para realizar dichos cambios. Se instalar la nueva versin de la aplicacin y se realizarn las pruebas necesarias para verificar el correcto funcionamiento. Todo cambio en las aplicaciones deber ser documentado en el manual tcnico de la misma.

No.10) Normas especficas para el cambio de programas.

2. 3. 4.

9.6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS

No.11) La Divisin de Informtica est conformada por dos Oficinas: Oficina de Anlisis y Programacin, se encarga del desarrollo, mantenimiento, actualizacin y respaldo de las aplicaciones informticas de la institucin. Oficina de Redes y Soporte Tcnico, se encarga de la reparacin, mantenimiento, actualizacin de los equipos de cmputos y de los servicios de comunicacin de redes que se brindan en la institucin.

No.12) La Divisin de Informtica de la Asamblea Nacional deber tener los procedimientos operativos que garanticen un ambiente de procesamiento de datos apropiados para preparar informacin confiable y establecer algunos medios de control, tales como: 1. Segregacin de funciones en el rea de informtica. 2. Controles y procedimientos operativos entre otros: a. Manuales de operacin y controles operativos diarios. b. Supervisin de usuarios privilegiados.

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA c. Control sobre software sensitivo. d. Controles sobre el desarrollo de sistemas mediante el establecimiento de planes de trabajo y de seguimiento de actividades, luego los informes de los mismos deben ser aprobados, revisados y autorizados. e. Polticas y planes de contingencia. f. Procedimientos y lineamientos de seguridad como el establecimiento de dominio, usuarios con roles definidos, elaboracin de respaldos, copias de seguridad.

g. Funcin de administracin de seguridad. No.13) La Presidencia de la Asamblea Nacional deber cuidar que el rea de Informtica tenga la suficiente independencia en su actuar operativo y funcional para que se ajuste estrictamente a los patrones tecnolgicos establecidos en los sistemas que maneja y que su interactuar no pueda verse influenciado por operaciones o decisiones que afecten el control interno institucional.
9.7 USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN RECURSOS DE TECNOLOGA

No.14) La Divisin de Informtica deber establecer los procedimientos necesarios para el aprovechamiento, uso eficiente y econmico de los recursos tecnolgicos, a travs de: 1. 2. 3. 4. Desarrollo de Manual Operativo y Manual Tcnico de los diferentes programas o software que maneja la institucin, tanto de produccin interna o mediante consultora. Una adecuada capacitacin a los usuarios de los programas. Evaluacin peridica de los objetivos previstos. Cumplir con los requisitos de conservacin y seguridad de los archivos digitales e impresos. El uso de los recursos informticos (equipos, software, aplicaciones y sistemas, bases de datos, perifricos, documentos e informacin) es para asuntos relacionados con la actividad laboral para el que fue designado, siendo el uso con carcter personal limitado. El empleo de los recursos informticos de forma no indicada expresamente por documento al responsable del rea de informtica, se encuentra por defecto terminantemente prohibido. Los usuarios se limitarn a trabajar con los recursos informticos asignados y en caso de requerir ms recursos debern solicitarlos a travs de su jefatura de rea. No est permitido imprimir trabajos personales sin autorizacin de la jefatura del rea o empleando los recursos del rea (papel, tner, tinta, cinta). No se debern usar los recursos informticos para acceso, descarga, transmisin, distribucin o almacenamiento de material: obsceno, ilegal, nocivo o que contenga derecho de autor, para fines ilegales.

No.15) Normas especficas para el uso y aprovechamiento de los Recursos de Tecnologa 1)

2)

3) 4)

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5) 6) No est permitido el uso de los recursos informticos para generar ganancias econmicas personales o desarrollar actividades o labores de terceros. No est permitido el uso de los equipos informticos, servicios y red de datos para propagar cualquier tipo de virus, o programa de computador cuya intencin sea hostil o destructiva. Se considera que el usuario est incurriendo en falta grave por negligencia cuando destruye o daa los equipos informticos que se le hayan asignado para realizar su labor o actividad o cuando manipula cualquier otro equipo que no est asignado a su uso. Los usuarios son responsables de las acciones causadas por sus operaciones con el equipo de la red. Cada empleado velar por la correcta salvaguarda de la informacin que genera o utiliza, el dejar informacin desatendida sin ningn medio de seguridad verificable es una prctica prohibida y sancionable. Es responsabilidad de los usuarios la correcta utilizacin de los UPS (Uninterruptible Power Supply, Sistema de alimentacin ininterrumpida o batera). Al finalizar la jornada laboral es necesario que cada usuario de las estaciones de trabajo verifique el apagado correcto del equipo y dispositivo UPS. Se prohbe a los usuarios utilizar equipos informticos, herramientas o servicios provistos por la Asamblea Nacional, para un objetivo distinto del que estn destinadas o para beneficiar a personas ajenas. Todos los servidores o equipos centrales debern contar con estabilizadores de tensin y/o UPS y estar instalados de acuerdo a las instrucciones del proveedor, de manera tal que se eviten accidentes no intencionales. Preferentemente debern existir dos llaves de desconexin elctrica de emergencia, una dentro de la sala de servidores y la otra fuera, pero cerca de la misma, con el propsito de proteger los equipos ante un desastre elctrico. Estas llaves debern estar claramente identificadas, ser de fcil acceso y estar protegidas de personas no autorizadas a fin de evitar que se las active en forma accidental. La sala de servidores deber estar limpia y ordenada, adecuadamente ambientada con aire acondicionado, con control de temperatura y humedad, regulado desde el mismo ambiente, a fin de mantener estable la temperatura de los equipos. La sala de servidores no deber estar en los subsuelos o stanos del edificio, ni tampoco en el ltimo piso. En la sala de servidores se deber contar con un sistema de deteccin de incendios. Debern existir extinguidores porttiles de fuego para equipos electrnicos, ubicados en posiciones estratgicas en toda el rea de informtica.

7)

8) 9)

10) 11) 12)

No.16) Normas especficas de Seguridad Fsica 1)

2)

3)

4) 5) 6)

NORMAS TCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 7) 8) 9) 10) No se almacenar material combustible innecesario dentro o cerca de la sala de servidores, tales como papeles, cajas, etc. Se debern proteger las salas de los servidores o equipos de informacin crticos, con paredes recubiertas de material aislante o anti incendios. Las lneas de alimentacin de energa externa debern estar protegidas con filtros de proteccin para rayos. Dentro de las instalaciones del rea de informtica habr un espacio dedicado exclusivamente al rea de servidores, el cual se mantiene separado mediante una divisin de pared y protegido su acceso bajo llave (deber considerarse el uso de dispositivos biomtricos para el acceso a la sala). Los equipos de oficina como cafeteras, oasis, aires acondicionados, entre otros no deben estar conectados al mismo circuito que los sistemas informticos. Se har una revisin peridica de los equipos de respaldo de energa o UPS, constatando su capacidad y correcto funcionamiento, se registrar cada revisin en una bitcora de control y funcionamiento de los equipos. Se debe efectuar una revisin peridica de los circuitos elctricos, donde estn conectados los equipos de cmputos. Est prohibido el ingreso de bebida(s) o alimento(s) de cualquier tipo al rea de informtica as como en las estaciones de trabajo de los usuarios. Tendrn acceso a la sala de servidores: Administrador de la Red, Responsable de la Divisin, Responsable de la Oficina de Anlisis y Programacin, Responsable de la Oficina de Redes y Soporte Tcnico, Personal de la Divisin de Informtica previa autorizacin del Responsable de la Divisin, Personal Tcnico de empresas proveedoras previa autorizacin del Responsable de la Divisin. Se realizarn respaldos semanales de las aplicaciones informticas y de las bases de datos.

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