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COMO CREAR BASES DE DATOS EN ACCESS 2010 CURSO BASICO

En el siguiente curso aprenderemos paso a paso como crear una base de datos en Microsoft Access 2010, como vimos en la entrega anterior de como pasamos una necesidad de almacenar informacin en una base de datos y diseamos las tablas en un bosquejo escrito ahora procederemos a realizarlo en el programa: 1. Primera parte: Crear Base de datos y Tablas

Hacemos clic en el men inicio del escritorio de Windows.

Luego hacemos clic en Todos los Programas, Microsoft Office y por ltimo en Microsoft Access.

Nos aparecer la siguiente pantalla donde se nos pregunta qu tipo de plantilla es la que deseamos utilizar. Para empezar seleccionamos Base de Datos en Blanco y luego hacemos clic en el botn crear.

Esta es la pantalla que nos debe aparecer cuando creamos una Base de Datos en Blanco. Como podemos observar aparece predeterminadamente una tabla ya creada, pero para un mejor aprendizaje la eliminaremos y comenzaremos desde cero para tener claro el concepto.

Le damos clic en la pestaa Crear, luego en la opcin Tabla y como resultado nos aparecer una tabla creada con el nombre predefinido Tabla 1 como se nos muestra en la siguiente imagen:

Ahora le asignaremos un nombre a la tabla de la siguiente manera. Primero hacemos clic derecho sobre la pestaa Tabla 1, luego en guardar y en la ventana que nos aparece le colocamos el nombre acorde a la base de datos que estemos creando en este caso se llamara Cliente, por ultimo le damos clic en aceptar y el nombre ser cambiado automticamente.

El siguiente paso ser llenar los campos de la tabla que acabamos de crear. Lo haremos de la siguiente manera, primeramente haremos clic en la pestaa Cliente, luego clic en vista de diseo, despus nos aparecer en la pantalla la vista de diseo de la tabla y en esa parte procederemos a llenar los campos de la respectiva tabla.

Luego que nos aparezca la vista de diseo como en la anterior imagen, llenaremos los campos comenzando por el campo ID que es el campo principal y el cual llevara la llave primaria, hay que tener en cuenta que en los campos de la tabla no puede haber espacio entre letras el nombre debe quedar pegado as se componga de dos frases, a cada campo se le asignara un tipo de dato, para el Id siempre ser numrico y para campos como direccin, telfono, correo u otra descripcin se utiliza el tipo de dato texto, para las fechas y horas se le asigna tipo de datos Fecha/Hora, para imgenes tipo de datos objeto OLE, en el caso de nmeros, montos de dinero o datos que sean para realizar clculos se usara datos tipo numrico puntualizando que si son para realizar clculos, si no es recomendable que se use tipo texto. Teniendo en cuenta lo anterior llenamos nuestra tabla y guardamos los cambios

en nuestra base de datos y esta nos debe quedar de la siguiente manera.

Guindonos de los pasos Anteriores crearemos el resto de tablas que sean necesarias en nuestra base de datos y nos aparecern en una lista en la parte izquierda de nuestra pantalla, como nos muestra la siguiente imagen:

2. Segunda Parte: Relaciones En esta parte haremos las relaciones de las tablas anteriormente creadas. Para crear relaciones debemos seguir los siguientes pasos: Primero debemos cerrar las tablas que tengamos abiertas, luego le damos clic en la pestaa Herramienta de base de datos, lo siguiente es dar clic en la opcin Relaciones nos saldr una ventana con una lista de las tablas que tengamos creadas y seleccionaremos las que necesitemos relacionar en este caso sern todas, le damos clic en agregar para que nos salgan las tablas y luego proceder a relacionarlas.

Cuando seleccionamos las tablas a relacionar nos deben aparecer las tablas de la siguiente manera:

Ahora procederemos a relacionar las tablas teniendo en cuenta los siguientes parmetros, las llaves principales se relacionaran con las llaves forneas de su misma denominacin esto quiere decir que si una llave primaria se identifica como IdCliente se relacionara con su idntica llave fornea que deber llamarse IdCliente y que se encuentra en otra tabla. Para poder hacer la relacin le damos clic en el nombre de la llave principal que queramos relacionar y la arrastramos hasta la llave fornea nos aparecer una ventana y en esta seleccionamos las tres casillas: Exigir, Actualizar y Eliminar y por ultimo clic en crear y nuestra relacin ser creada, de la misma manera realizaremos las dems para que todas las tablas queden relacionadas. Las imgenes a continuacin nos mostraran grficamente lo anterior explicado.

Despus de realizada las relaciones podremos llenar los campos de cada tabla con los datos que ingresaremos a nuestra base de datos. En la siguiente entrega de nuestro curso aprenderemos como realizar Relaciones 1 a 1, Formularios e Informes.