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PROCEDIMIENTO DE ALMACN Y CONTROL DE EQUIPOS IN-AD-01

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CONTROL DE VERSIONES Versi n 01 Fecha Cambio 2013 Descripcin del cambio Elaboracin del procedimiento de control de equipos almacn y

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TABLA DE CONTENIDO RESPONSABILIDAD DE JEFE DE ALMACN...................................................................................... 3 IDENTIFICACIN DE EQUIPOS............................................................................. 4 ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS DEL ALMACN..................................................5 SOLICITUD DE MATERIALES PARA EL ALMACN.....................................................6 INFORMES DE INVENTARIO.................................................................................. 6 REGISTROS..................................................................................................................................... 7 FLUJOGRAMA SOLICITUD DE MATERIALES..................................................................................... 7 1. 4. FLUJOGRAMA SOLICITUD DE EQUIPOS..................................................................................... 8

OBJETIVO
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Establecer los lineamientos a seguir para la recepcin, almacenamiento, y despacho de materiales y repuestos del almacn de mantenimiento. RESPONSABILIDAD DE JEFE DE ALMACN

control

Jefe de almacn: Todo ingreso de almacn debe ser validado a travs de la orden de: FR-AD012 ORDEN DE COMPRA FR-AD-049 REMISIN (las remisiones pueden ser de proveedores externos) Se debe mantener los movimientos de almacn al da a travs el respectivo ingreso y salidas en FR-AD-050 ENTRADA Y SALIDA DE ALMACN. Se debe almacenar los materiales y repuestos segn describa la matriz de identificacin, manipulacin y conservacin. Toda salida de materiales y equipos debe ser registrada en entrada y salida de almacn FRAD-50 O realizarse a travs de FR-AD-049 REMISIN (las remisiones pueden ser de proveedores externos) Todo lo que ingrese al almacn deber ser recibido por el almacnista, para el ingreso deber estar acompaado de FR-AD-012 ORDEN DE COMPRA y remisin del proveedor respectiva a la remisin. Todo producto antes de ser aceptado en el almacn, deber ser revisado en cuanto a su adecuacin, cantidad, estado y calidad. Luego de aceptados los materiales y equipos se registra en la matriz de inventarios de equipos de CRD FR-AD-047 Informe mensual de almacn.

Cuando en la recepcin, los productos no cumplan los requisitos especificados la persona responsable, podr rechazar los equipos o materiales que no cumplan con las especificaciones descritas de producto, esto se debe informar inmediatamente al departamento de compras y a los responsables directos del producto. EL PLAN DE CONTROL DE MATERIALES FR-PY-021

La verificacin y aceptacin de los productos, el almacenista proceder a su respectivo almacenamiento segn se describe FR-PY-021 plan de control de materiales Se deber mantener el orden y la limpieza de almacn de mantenimiento a travs de una verificacin el formato reporte de condiciones de seguridad FR-HS-003.

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El almacenista verificara diariamente que los materiales y equipos se encuentren en buen estado y correctamente identificados y protegidos como se define en la matriz FR-PY021 plan de control de materiales respectiva . Al detectar algn producto en mal estado y/o incompleto o daado en esta revisin se deber hacer la respectiva comunicacin al responsable del material o equipos y a su vez al rea de compras o al responsable de obra o proyecto, cual tendr encuentra para descontar los materiales o equipos correspondientes.

El almacenista deber hacer el inventario de la maquinaria y equipos en el formato FRAD-047 Informe donde se evidenciar el inventario semestral en el almacn, con la finalidad de hacer control de materiales y equipos en almacn. Al encontrarse diferencias en esta revisin, se repasara todos los ingresos y salidas, hasta detectar el punto de desequilibrio para as mismo hacer la correccin respectiva. Nota: en el caso de los elemtos de proteccin personal que maneja el proceso de seguridad y salud ocupacional se debe realizar un inventario quincenal, este inventario ser realizado por el proceso de seguridad y salud ocupacional. Toda salida de material y equipos ser autorizado a travs del formato de REMISIN FR-AD049 o FR-AD-050 ENTRADA Y SALIDA DE ALMACN Cuando sea necesario algn producto de almacn y se d el caso de ausencia de los responsables del taller (administradora de taller y/o jefe de Mantenimiento) los mecnicos Podrn hacer el despacho o remisin de respectivo material y equipo de cualquiera de los responsables. En el caso de que se ocasione finalmente algn faltante de almacn, esto ser responsabilidad exclusiva del personal que ejecuto la salida o traslado del producto, con el cargo respectivo. El almacenista en forma diaria ingresara al sistema las salidas de materiales y maquinaria de almacn, descritas en las rdenes compras y remisiones. GESTIN DE RESIDUOS SLIDOS Y SUSTANCIAS QUMICAS El almacenista con ayuda de la responsable ambiental debe identificar el tipo de sustancias qumicas que manipula y almacena en su lugar de trabajo esto se realizar por medio de los IDENTIFICACIN DE EQUIPOS Los equipos cuentan con una hoja de vida que lo identifica describiendo sus principales caractersticas y se les asigna un cdigo segn el tipo de maquinaria o equipo
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La metodologa utilizada para la asignacin de cdigos, es segn las abreviaturas correspondiente al equipo a marcar y el Luego se coloca un nmero consecutivo: TIPO DE EQUIPO TALADRO PULIDORA EQUIPOS SOLDADURA TRONZADORA ESMERIL DOBLADORA OXICORTE COMPRESOR REBORDEADORA / ENROLLADORA CIZALLA LNEA DE AIRE COMPRIMIDO PRENSA CORTADORA (LADRILLO) TRANSFORMADOR PLUMA MEZCLADORA VIBRADORES BOMBA FORJA OTROS MAQUINARIA MAYOR DE CDIGO T P S N E D O K R Z I A C F L M V B J Y MQ

ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS DEL ALMACN Cada vez que el responsable de un trabajo necesite un equipo del almacn para algn proyecto se debe solicitar al departamento de compras por medio de una FR-AD-048 REQUISICION. El almacenista deber asegurar la trazabilidad de stos registros mes a mes FR-AD-047 Informe mensual de almacn por medio de este formato.
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Para la salida de los equipos del almacn el almacenista deber diligenciar original y dos copias del formato de salida FR-049. El original lo conservar el almacenista. Las dos copias sern entregadas al conductor responsable de transportar los equipos para que sean entregadas a la persona que solicit los equipos. Tanto el conductor como la persona que solicit el equipo deben diligenciar sus datos en el formato, siendo esto, prueba de que recibieron los equipos. Una copia la conservar la persona que recibi el equipo en la obra y la otra deber ser retornada al departamento de compras con los respectivos datos de la recepcin del equipo. Los equipos y materiales de obra son almacenados en la Bodega de la constructora y son responsabilidad del almacenista. Los equipos de seguimiento y medicin son almacenados en la oficina central de la constructora y son responsabilidad del Coordinador administrativos. El almacenista o Coordinador administrativo debe probar el equipo antes de ser entregado a la persona que lo solicita para evidenciar el estado en que se entrega y que salvo una eventualidad debe ser el mismo en el que se regresa. Dicha prueba se registrar en el formato de control FR-027 en donde tanto la persona que entrega como la que recibe firmarn constancia del estado actual del equipo. En el caso en el que el equipo sea entregado a un conductor l ser la persona que recibe y se deber dligenciar en CIO y con la persona que solicit el equipo. Una vez finalizados los trabajos o la obra con los equipos solicitados, estos deben ser retornados al almacn. El conductor o persona que devuelva los equipos deber firmar el formato FR-AD-049 REMISIN , Al entregrselo al almacenista. El almacenista se encargar de cerrar la solicitud y pondr nuevamente a disposicin el equipo. El responsable de estos equipos es la persona que los solicito.

SOLICITUD DE MATERIALES PARA EL ALMACN Cada vez que el responsable de obra o proyecto necesite comprar materiales para abastecer las obras o proyectos, el departamento de compras ser el responsable de solicitarlos y lo har mediante un formato de FR-AD-049 REMISIN , FR-AD-012 ORDEN DE COMPRA.

INFORMES DE INVENTARIO
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Semestralmente el almacenista deber entregar al departamento de compras,(ING juan camilo), un informe de inventario con las cantidades permanentes(entradas, salidas y saldos) tanto de materiales como de equipos. El informe ser presentado en el formato FR-047 y CIO

REGISTROS

Devolucin de equipos al almacn FR-127 FR-PY-021 plan de control de materiales FR-PY-053 SOLICITUD DE MATERIAL FR-AD-012 ORDEN DE COMPRA FR-AD-027 CONTROL DE EQUIPOS FR-AD-048 REQUISICIN FR-AD-049 REMISIN FR-AD-050 ENTRADA Y SALIDA DE ALMACN FR-AD-052 SALIDAS DE ALMACN EQUIPOS Y HERRAMIENTAS FR-AD-054 Control de Equipos y Herramientas FR-AD-047 Informe mensual de almacn.

FLUJOGRAMA SOLICITUD DE MATERIALES


INICIO Se necesitan materiales para realizar trabajos en una obra o en para abastecer el almacn

Responsable de la obra solicita los materiales al coordinador de recursos o al almacenista registrando el pedido un formato de solicitud

Se confirman las existencias en el almacn principal

Se realiza orden de compra

El almacenista diligenciar El conductor recoge los el formato de salida, materiales y los lleva a la guardar el original y respectiva obra Hay NO entregar dos copias al existencias conductor para que una la en el conserve el solicitante y la Esta copia impresa no es controlada si no tiene el sello de Copia Controlada en el encabezado de cada pgina de este documento almacn? Conductor entrega los otra sea retornada al materiales en la obra y hace almacenista S con la firmar constancia de respectiva firma I de recibido Se enva un conductor para recibido del solicitante en la del solicitante que recoja los materiales FIN obra

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1. 4. FLUJOGRAMA SOLICITUD DE EQUIPOS


INICIO Se necesitan equipos para realizar trabajos en una obra El equipo se entrega en la obra

Responsable de la obra solicita los equipos al coordinador de recursos o al almacenista registrando el pedido un formato de solicitud

El solicitante firma constancia de recibido y la retorna al almacenista

Finalizan los trabajos con el equipo Solicitante del equipo entrega el equipo a un conductor para que sea retornado al almacn

Almacenista archivar ests solicitudes

El almacenista diligenciar el formato de salida guardar el original y entregar dos copias al conductor para que una la conserve el solicitante y la otra sea retornada al almacenista con la respectiva firma de recibido del solicitante

Si el solicitante lo considera necesario probar el equipo para verificar el estado en que devuelve el equipo, delante de quien recibe y lo registrar en FR027

Si lo considera necesario el almacenista probar el equipo para verificar el estado delante de la persona que se lo recibe y registrar

NO

El equipo se encuentra OK?


S I

Conductor entrega equipo en el almacn y lo registra en El equipo se encuentra OK?


NO S I

Almacenista descarga el pendiente y si lo considera necesario prueba el equipo y registra en

Se notifica al coordinador de recursos y se registra en FR-027 FIN

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