Conceptos de gestin documental y archivo electrnico

Marzo 2012

ndice 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Marco legal Objetivos Conceptos Esquema general de la solucin de ABSIS Ciclo de vida del expediente electrnico Gestor del archivo electrnico Plataforma de custodia y preservacin documental Hoja de ruta implantacin

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Marco legal

Marco legal
Las normas UNE-ISO 15489, UNE-ISO 23081-1, UNE-ISO 23081-2 Proporcionan estrategias y metodologa para el diseo e implantacin de sistemas de gestin de documentos en las organizaciones y constituye una referencia fundamental para la implantacin de buenas prcticas y el establecimiento de una poltica corporativa de gestin de los documentos.

MoReq y MoReq2 Modelo de Requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo Esta especificacin describe un Modelo de Requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo e incide especialmente en los requisitos funcionales de la gestin de documentos electrnicos de archivo mediante un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA). La especificacin puede aplicarse en todas las organizaciones pblicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen.

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Marco legal
Los archiveros han de tener competencias reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de formulacin de polticas: - el desarrollo de una poltica de gestin de documentos que abarque todo su ciclo de vida - la determinacin de funciones y responsabilidades con respecto a la gestin de documentos que han sido identificados como de conservacin permanente - el establecimiento de sanciones por la destruccin, alteracin, .. de documentos que han sido identificados como de conservacin permanente.

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Objetivos

Objetivos - Definir e implantar una poltica documental - Garantizar el correcto tratamiento de todos los expedientes/documentos administrativos electrnicos - Establecer las medidas necesarias para garantizar la preservacin de los expedientes/documentos en su contexto de creacin, de su valor probatorio y su conservacin para el acceso futuro.

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Conceptos

Expediente

Expediente administrativo
Conjunto ordenado de documentos generados o recibidos por una entidad en la resolucin administrativa de un mismo asunto.

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Documento administrativo o de archivo

Documento administrativo
Es un fragmento de informacin registrada generada, acumulada o producida en el desarrollo de una actividad institucional o personal y que comprende un contenido, un contexto y una estructura
(segn el Comit del Consejo Internacional de Archivos sobre Archivos Electrnicos)

Sirven de evidencia de determinados hechos, lo que los convierte en el soporte bsico para la toma de decisiones y para la reconstruccin histrica

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Clasificacin documental
Fondo documental Cuadro de clasificacin documental
(series documentales)

Tipologas de documentos

Metadatos de preservacin de las unidades documentales (expediente / documento)

Expedientes / documentos
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Serie documental
Define el ciclo de vida de un conjunto de expediente y por tanto de todos los documentos que forman parte de estos

Serie documental

Calendario de transferencia de expedientes

Calendario de disposicin (poltica de preservacin)

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 Cmo se almacena un expediente/documento de forma clasificada?

Funcin Serie documental (categora)
6.Solicitudes 6.06 Solicitudes beneficio IBI 001-2011-11

Expediente

Informe tcnico.pdf Solicitud.pdf Resolucin de alcaldia.ddocx Informe jurdico.docx Notificacin resolucin.dodt

Documentos del expediente

El cuadro de clasificacin es una estructura jerrquica con 3 niveles Todo documento debe pertenece a un expediente (slo a uno) uno)

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 Cmo se almacenan un documento sin clasificar ?

Serie documental por defecto

10. Correspondencia

10.1 Correspondencia varia 002-2012

0001_Solicitud.pdf 0002_Solicitud.pdf 0003_Presupuesto.docx 0004_Presupuesto.docx ...

Carpeta donde se almacenan todos los documentos de la entidad sin expediente asignado

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Esquema general de la solucin de ABSIS

Esquema general de la solucin de ABSIS

CONNECTOR

Transferencia al archivo

ABS-Doc Doc

Gestin de Expedientes
VISOR

Gestor Documental
ALFRESCO (DM)

Gestor Archivo Electrnico

ALFRESCO (RM)

Panel de gestin archivo

VISOR

docs Fase activa

docs Fase inactiva

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Ciclo de vida del expediente electrnico

Ciclo de vida del expediente electrnico

Exp Reg ABSDoc
(1) Guardar / Recuperar documento + metadatos de preservacin

...

Gestor de archivo electrnico

AlfrescoRM

docs
Fase inactiva

Gestor documental
AlfrescoDM
(2) Transferir remesa de expedientes

docs

Fase activa

(3) Transferir expedientes a otro repositorio

(3) Eliminacin

Plataforma de custodia y preservacin documental iArxiu, @rchiva, etc..

docs
Fase histrica

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Gestor del archivo electrnico

Gestor del archivo electrnico

o Funcin principal Preservacin de los documentos (electrnicos y papel) y gestin del ciclo de vida en fase inactiva (una vez finalizada su vigencia administrativa) asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad o Permite Informatizar el cuadro de clasificacin documental Crear el esquema de metadatos Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposicin Crear y aplicar las reglas de disposicin Recepcin/supervisin de los expedientes transferidos Control del histrico de transferencias recibidas Definir y aplicar el control de acceso a los documentos Definir y aplicar los calendarios de disposicin (conservacin/eliminacin) Bsqueda y acceso a los expedientes/documentos Control de les operaciones realizadas (auditoria) Gestionar el registro de eliminaciones de documentos

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Plataforma de preservacin y custodia documental

Plataforma de preservacin y custodia digital

o Funcin principal Preservar los documentos que son de conservacin permanente o de largo plazo, asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad o Permite Gestin de transferencias de documentos - recepcin Almacenaje de documentos Recuperacin y control de acceso a los documentos almacenados Resellado electrnico de documentos - control validez firmas Migracin de formatos control obsolescencia tecnolgica del formato Eliminacin de documentos

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Hoja de ruta para la implantacin de una solucin completa de gestin de expedientes/documentos electrnicos

Hoja de ruta para implantar una solucin completa de gestin de expedientes/documentos electrnicos
1
Implantar firma Electrnica

DISPONIBLE

Implantar Generacin y validacin de copias autnticas DISPONIBLE

Crear y aprobar cuadro clasificacin documental NO REQUIERE DE ABSIS La confeccin es responsabilidad del responsable de archivo

Crear y aprobar poltica documental

NO REQUIERE DE ABSIS Listas de control de acceso Definir esquema de metadatos de preservacin Normalizacin de los formatos de documentos Estandarizacin de los modelos de documentos

Firma /rechazo Validacin Emisin / Validacin de copias autnticas de documentos y permitir validarlas.

El validador debe ntegrarse en la sede electrnica

Implantar Gestor Documental

PREVISIN 2013

Informatizar cuadro de clasificacin y poltica de gestin documental PREVISIN MARZO 2012

Implantar Gestor Archivo Electrnico

PREVISIN 2012 (*)

Integrar gestor de archivo electrnico con plataforma de custodia PREVISIN A PARTIR DEL 2013 Integracin con una plataforma de custodia y preservacin documental (iArxiu, @rhiva, etc.)

AlfrescoDM

En ABSDoc y en AlfrescoDM

Nuevo producto ABSIS basado en AlfrescoRM

(*) Solo en caso de que el nico producto instalado sea Expedientes Nota: AlfrescoDM = gestor documental // AlfrescoRM = gestor de archivo electrnico

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Muchas gracias por su atencin

David Snchez Medina dsanchez@absis.es

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