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INTRODUCCION

Las Cuentas por Pagar, son cuentas de origen acreedor, estas se debitan cuando la empresa paga una deuda que tiene con terceros, mientras que se acreditan cuando la empresa contrae una deuda. Existen tambin los Documentos por Pagar, las cuales se dan en el caso de que la empresa contraiga una deuda garantizada por un documento.

Forman parte de las cuentas reales, las que forman parte integrante del balance general, se les denomina cuentas del balance General. De manera general las cuentas reales representan los bienes, derechos u obligaciones contractuales de la empresa.

ASPECTOS FUNDAMENTALES

Un pasivo es el conjunto o segmento cuantificable de las obligaciones presentes de una entidad, virtualmente ineludibles, de transferir activos o proporcionar servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de transacciones o eventos pasados. Dicha transferencia puede estar condicionada al vencimiento de un plazo, a la ocurrencia de un evento determinado o a la simple solicitud de cumplimiento por parte del beneficiario.

El pasivo es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros,[] como el pago a bancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc.[]

El pasivo est agrupado segn su exigibilidad, es decir, a su mayor y menor urgencia. Los pasivos cuyo pago es ms urgente producen ms tensin sobre el efectivo, por lo que las empresas suelen hacer una lista de sus pasivos en el orden en que se vence la fecha de pago. El poder saber qu cantidad de los pasivos de la empresa son a corto plazo y que cantidad son a largo plazo, permite a los acreedores evaluar la factibilidad de su empresa de obtener efectivo.

CLASIFICACION DEL PASIVO

El pasivo se clasifica de acuerdo con su fecha de liquidacin o vencimiento, en pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo.

1. El pasivo a corto plazo es aqul cuya liquidacin se producir dentro de un ao, en el curso normal de las operaciones. Se hace excepcin de esta regla en el caso que el ciclo normal de las operaciones de la empresa sea mayor a un ao y se haga una excepcin similar en la clasificacin del activo circulante. En este caso, el pasivo a corto plazo incluir todos los adeudos que sean pagaderos dentro del ciclo normal de las operaciones y deber mencionarse esta situacin en los estados financieros y notas complementarias.

2. El pasivo a largo plazo est representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un ao, o al ciclo normal de las operaciones si ste es mayor. La parte del pasivo a largo plazo que

por el transcurso del tiempo llega a ser pagadero dentro de los prximos doce meses o dentro del ciclo normal de las operaciones si ste ltimo es mayor, se convierte en pasivo a corto plazo y por lo tanto debe clasificarse como tal. Asimismo, aquellos adeudos cuyo vencimiento no est sujeto al control de la empresa se clasifican comnmente como pasivo a corto plazo. []

LAS CUENTAS POR PAGAR

Son deudas contradas por la empresa ya sea por la compra de mercanca a crdito, y estn amparadas por las facturas, y deben ser canceladas en un plazo no mayor de un ao. Estas cuentas aumentan con un abono y disminuyen con un cargo. En el registro de cuentas por pagar debemos registrar la siguiente informacin:

Fecha de la Factura: Fecha en la cual fue contrada la deuda u obligacin por la empresa por la adquisicin de alguna compra o servicio a crdito. Es comn en el ejercicio de la Contabilidad encontrarnos con muchos proveedores que nos entregan las facturas con fecha posterior al ltimo da del Periodo contable, lo que impide su contabilizacin en las fechas correctas.

Esta situacin ocasiona problemas a la hora de realizar los informes financieros o de presentar las declaraciones tributarias. Este problema ha llevado a muchas empresas a fijar como poltica no recibir facturas despus de determinada fecha.

Numero de la Factura: La factura es un documento que debe de contener legalmente una serie de datos que la identifiquen. El nmero es uno de ellos e independiente de la organizacin de cada Empresa. Unas emplean nmeros, otras combinaciones de nmeros y letras, unas usan el ao despus de una barra, para otras el ao es indiferente. Lo importante es que la factura tenga un nmero o identificativo que la DISTINGA de las otras y nada ms.

En el libro de facturas recibidas se deben registrar todas las facturas que se reciban y asignarles un nmero de recepcin, independientemente del nmero de factura que le asigne el proveedor. Este nmero debe ser correlativo y lo normal es que los programas informticos, a la hora de confeccionar y listar esos libros, son los encargados de asignarles un nmero correlativo con el fin de cumplir con dicha obligacin.

Nmero de Comprobantes Fiscales (NCF): Secuencia numrica otorgada por la Administracin Tributaria a los contribuyentes que deseen emitir comprobantes fiscales. A travs de esta numeracin quien recibe el comprobante fiscal puede comprobar la validez del mismo, determinando si ha sido autorizado por la Administracin Tributaria, y si el comprobante fiscal fue emitido realmente por el emisor correspondiente. El nmero fiscal siempre debe quedar consignado en los comprobantes fiscales impresos.

Razn Social: El nombre completo de la empresa o negocio.

Direccin del Proveedor: Es el domicilio fiscal de la empresa o negocio.

Registro Nacional de Contribuyentes (RNC): Es el nmero o cdigo que te identifica como contribuyente con el fin de establecer una numeracin comn para la liquidacin y pago de los diferentes impuestos.

Trminos: Son los trminos de venta que nos aplica el proveedor, que pueden ser aplicados al momento de realizarnos la factura (contra entrega, 30 das, 45 das, etc.).

Monto de la factura: El monto total de la factura, es decir, el precio total de todos los bienes ms el Impuesto al Valor Agregado.

Fecha de Pago: Fecha en la cual se realizo el saldo de la deuda u obligacin pendiente con el proveedor.

Importe Pagado: Es el monto pagado al proveedor, este puede ser parcial o por el monto total de lo adeudado.

TIPOS DE CUENTAS POR PAGAR

El registro de los documentos y cuentas por pagar se hacen generalmente destinando una cuenta de mayor para cada uno de los

conceptos que integran los documentos y cuentas por pagar. Los conceptos ms usuales son como sigue:

1. Documentos por pagar a bancos 2. Documentos por pagar a proveedores 3. Porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao 4. Cuentas por pagar a proveedores 5. Anticipo de clientes 6. Dividendos por pagar 7. Compaas afiliadas 8. Cuentas por pagar varios

Documentos por Pagar: Aquellos en que consta la promesa de pagar de manera incondicionalmente a una fecha determinada, cierta cantidad de dinero. No se incluyen bajo esta denominacin las hipotecas, las cdulas hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulacin.

Trmino aplicado a un pagar, con referencia a su librador.

El nombre de una cuenta del mayor o de una partida del balance general, que muestra separadamente o en una sola cantidad, el pasivo con bancos, en proveedores y con otros acreedores, representado por pagars u otros compromisos a plazos determinados.

Porcin de la deuda a Largo Plazo con vencimiento a un ao: Las deudas a largo plazo son liquidadas en varios aos y la parte que se vence en el ao siguiente o durante el ciclo financiero a corto plazo, si este es mayor de un ao, debe considerarse como un pasivo circulante y presentarse en los estados financieros como tal, generalmente con el enunciado de porcin de la deuda a largo plazo con vencimiento a un ao.

Cuentas por Pagar a Proveedores: Son pasivos por bienes o servicios que han sido recibidos por la entidad y adems han sido objetos de facturacin a acuerdo formal con el proveedor.

Los Anticipos de Clientes: Son cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de productos o prestacin de servicios.

Dividendos por Pagar: Representa las utilidades obtenidas por la empresa que sern pagados a los accionistas.

Compaas Afiliadas: El trmino se utiliza cuando las compaas tienen accionistas comunes. Estas cuentas se manejan para registrar las transacciones nter compaas como: Compras de bienes, prestacin de servicios, prstamos etc., de las compaas afiliadas.

Estas cuentas forman un concepto separado de las cuentas por pagar debido a que la naturaleza del beneficiario les confiere una caracterstica especial en cuanto a su exigibilidad.

Cuentas Por Pagar - Varias

Sueldos Por pagar: Es la cuenta donde se registran las deudas contradas por la empresa con sus trabajadores y debe ser cancelada en un periodo de tiempo estipulado.

Renta por Pagar: esta cuenta representa la obligacin que tiene la empresa de pagar las facturas de alquileres de locales, equipos y otros en el tiempo en que se vencen.

Intereses por pagar: Representan un pasivo porque la empresa tiene la obligacin de mantener en el poder deudor la cantidad que ha concedido en prstamo durante el tiempo que comprenden los intereses.

Impuesto por pagar: En esta cuenta se refleja la deuda que la empresa tiene con el estado por concepto de las obligaciones o pagos exigible con el estado o con otros los diversos entes del gobierno.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR

1. Se debe nombrar un encargado de las cuentas por pagar.

2. Las requisiciones, ordenes de compra de bienes y servicios que den origen a cuentas por pagar deben estar aprobadas por un superior

jerrquico.

3. Las requisiciones y rdenes de compra deben estar pres numerados de imprenta y utilizados en rigurosa secuencia numrica.

4. Se deben segregar las funciones de compra, recepcin y registro de cuentas por pagar.

5. Las facturas se enviaran directamente al departamento de contabilidad y se registraran de inmediato a las cuentas por pagar.

6. Las mercancas recibidas deben ser rigurosamente examinadas para determinar si hay faltante, y se le informara al departamento de compra la situacin.

7. Auditoria interna supervisara en todos los casos que se comparen las facturas contra las rdenes de compra y los reportes de recepcin que den origen a cuentas por pagar. 8. Todas las facturas como las rdenes de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efecte el pago.

9. Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.

10. Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.

11. Los cheques para saldar las cuentas por pagar sern registradas con un concepto claro que explique los desembolsos.

12. Se deben atender las solicitudes de confirmacin de cuentas por pagar.

13. Se debe preparar una relacin mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliar con la cuenta control.

14. Cada proveedor debe tener un cdigo asignado.

15. No se debe pagar en efectivo sino en cheque.

16. Cada proveedor debe tener un expediente.

17. No pagar con fotocopias sino con facturas originales.

18. Debe emitirse una solicitud de cheque, firmada por quien la prepara y otra persona autorizada.

19. Pagar con cheque que tengan doble firma.

20. Revisar todos los pagos en la conciliacin bancaria.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo:

Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analtico por deudores.

Verificacin de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).

Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).

Anlisis por edades determinando los adeudos vencidos (ms de 30 das). Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas:

Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable as como analizar por edades para determinar las envejecidas (ms de das).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, as como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo:

Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analtico por acreedores.

Anlisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un ao.

Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc.)

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, as como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

FORMULARIO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Es el formato electrnico del documento de cuentas por pagar de una organizacin, teniendo en cuenta como variables lo das a los que se pagan las cuentas (15, 30, 60) y con una programacin de pagos establecida.

Se utiliza cuando se van a pagar los gastos de una organizacin, tales como transporte, mensajera, montos de viticos, gasolina, etc.

Permite unificar el formato de cuentas por pagar de su oficina, facilitando el proceso de pago y posterior archivo de las cuentas en mencin. Adicionalmente, permite hacer observaciones de los pagos y controlar las fechas en que deben ser canceladas.

REQUISICIN DE COMPRA

Una requisicin de compra es un formulario escrito que generalmente la enva el departamento de compras y surge de la necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compras estn generalmente impresas y pre numeradas con especificaciones de la Compaa.

Formato de requisicin de compra: [pic]

COTIZACION

La cotizacin es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin. Donde se detallan las especificaciones de los productos o servicios solicitados va requisicin de compra, al igual que se hace constancia de los precios y trminos de pago que tiene el proveedor.

Formato de cotizacin:

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ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es una solicitud escrita enviada a un proveedor, originada por una requisicin o necesidad de materiales y suministros. La orden de compra se enva cuando se ha convenido un precio, especificaciones de los trminos de pagos y entrega; la orden de compra autoriza al proveedor a entregar los materiales o suministros y a emitir la factura.

Todos los materiales o suministros comprados deben soportarse con las rdenes de compra debidamente pre numeradas con el fin de garantizar el control sobre su uso.

Formato de la orden de compra:

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La orden de compra original se enva al proveedor, una copia es entregada al departamento de contabilidad para su debido registro y otra copia al departamento de compra para dar seguimiento al pedido.

ENTRADA DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Es utilizada por el encargado de bodega, cuando recibe los materiales

y suministros solicitados los desempaca y los cuenta, revisa los materiales para tener la seguridad de que no estn daados y cumplan con las especificaciones y requisitos dados en la orden de compra y cantidad solicitada, el original es manejado en contabilidad y la copia es archivada por el encargado de bodega, quien debe emitir un informe de entradas ya sea de forma semanal, quincenal o mensual.

Formato de entrada de materiales y suministros:

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FACTURA

La factura de acreedores constituye una solicitud de pago. Asimismo, esta factura registra el costo en la cuenta de prdidas y ganancias.

Formato de Factura de Suplidores:

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El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercanca, rdenes de compra, condiciones comerciales y trmites de pago (esto lo hacen a travs de una solicitud de pago).

Una solicitud de pago es un documento interno a travs del cual se solicita el pago de un gasto, por ejemplo el pago de servicios, gasolina, etc. Dicho pago puede realizarse a travs de la elaboracin de cheques, transferencias bancarias o por compensaciones de cuentas por cobrar contra la cuenta por cobrar (esto solo aplica para suplidores que a la vez hacen la funcin de clientes para la empresa.

Un cheque es una orden de pago pura y simple librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, sin la necesidad de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Los cheques son utilizados por la mayora de empresas para realizar el pago a sus proveedores, a sus empleados y dems acreedores, con el objetivo de llevar un adecuado control de los desembolsos realizados, pues todos estos movimientos, en algn momento pueden estar sujetos a una auditoria para verificar el adecuado manejo de los fondos. Para un mejor control de los egresos algunas compaas acostumbran registrar en las instituciones bancarias doble firma, de esta forma se aseguran que sean dos personas las que decidan los pagos.

Formato de Cheque:

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Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la

Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quin se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilizacin, estos formularios por lo general son pre impresos, constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompaando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras.

Formato de comprobante de Egreso:

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DIARIO DE COMPRAS

Es un diario especial utilizado para registrar todas las compras a crdito de inventarios, suministros y otros activos.

Se establece cuando la empresa efecta compras de mercancas con frecuencia; en el se deben registrar las adquisiciones de mercancas, los gastos de compra y las devoluciones y rebajas sobre compras. No deben registrarse estos sobre compras de bienes distintos de las mercancas, por ejemplo de mobiliario, de equipo de reparto, etc.

Rayado del diario de compras: Debe contener columnas de valores suficientes para registrar los a cargos y los abonos de las cuentas que se vean afectadas por las compras, gastos de compras, devoluciones y rebajas sobre compras y, adems, columnas y espacios apropiados para anotar la fecha de la operacin, nmero de partida, nmero de

factura, o nota y nombre del proveedor.

Registro de operaciones: Se presentan los asientos que producen las compras, los gastos de compras y las devoluciones y rebajas sobre compras, as como los registros en el diario de compras.

Compras de contado: Se cargan en la cuenta de almacn y se abonan en la de compras al contado; adems, en el diario de caja, se cargan en la cuenta de compras al contado y abonan en la caja.

Compras a crdito: Se cargan en la cuenta de almacn y se abonan en la colectiva de proveedores.

Compras con garanta documental: Se cargan en la cuenta de almacn y se abonan en la de proveedores-cuenta puente; adems, en el diario de documentos por pagar se cargan en la de proveedorescuenta puente y se abonan en la de documentos por pagar.

Gastos de compra en efectivo: Se cargan en la cuenta de almacn y se abonan en la de acreedores diversos-cuenta puente; adems, en el diario de caja se cargan en la de acreedores diversos-cuenta puente, y se abonan en la de caja.

Gastos de compra a crdito: Se cargan en la cuenta de almacn y se abonan en la colectiva de acreedores diversos.

Devoluciones sobre compras en efectivo: Se abonan en la cuenta almacn y se cargan en la de proveedores-cuenta puente; adems, en el diario de caja se cargan en la cuenta de caja y se abonan en la de proveedores-cuenta puente.

Devoluciones sobre compras a crdito: Se abonan en la cuenta de almacn y se cargan en la colectiva de proveedores.

Rebajas sobre compras en efectivo: Se abonan en la cuenta de almacn y se cargan en la de proveedores-cuenta puente; adems, en la del diario de caja se cargan en la cuenta de caja y se abonan en la de proveedores-cuenta puente.

Rebajas sobre compras a crdito: Se abonan en la cuenta de almacn y se cargan en la colectiva de proveedores.

Los artculos que normalmente se adquieren a crdito son los bienes que se mantienen en existencia para su venta, los bienes de abastecimiento y los de equipamiento. Siempre se acredita la cuenta cuentas a pagar, y se debita una cuenta de activo. Los activos comprados de forma recurrente tienen su propia columna en el diario.

Los activos adquiridos con menor frecuencia se registran en la seccin de gastos varios del diario. Siempre el total de dbitos debe ser igual al total de crditos. Al finalizar un perodo contable, todos los asientos debern transferirse al mayor general o al mayor subsidiario.

INFORMES

Reporte de Resumen de pagos: En el que se permite ver los pagos realizados a los suplidores en un perodo de fechas (adicionalmente este suele poseer el nmero de compras y el saldo pendiente de cada suplidor).

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Balance a los proveedores: se resumen los saldos que el negocio tiene con los suplidores, as como las ltimas compras realizadas, el crdito que le tiene asignado, etc.

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CONCLUSION

La primera y principal razn importante para llevar un buen manejo de las cuentas por pagar es que si nosotros no sabemos exactamente a quienes debemos lo que podemos ser engaados por cualquier persona que puede recibir o repetir pagos de nosotros. Esto suele ocurrir con las empresas, cuando no hay registros actualizados.

Estas son un tipo de crdito comercial el cual tiene su importancia en que es el uso inteligente de los pasivos a corto plazo de la empresa y la obtencin de recursos de la manera menos costosa