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Administracin I

Catedrtico
Genry Yobany Toves

Fundamentos de la Planeacin

Administracin
dcima edicin

Stephen P. Robbins

Mary Coulter

Captulo

Fundamentos de la planeacin
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2009 Pearson Educacin, Inc. Publicado como Prentice Hall.

7.1 Qu es la planeacin?
Planeacin
Una actividad gerencial primordial que implica:
Definir los objetivos de la organizacin. Establecer una estrategia general para lograr dichos objetivos. Desarrollar planes para las actividades del trabajo organizacional.

Planeacin formal:
Objetivos especficos durante un periodo especfico. Se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organizacin.

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Por qu los gerentes planean?


Propsitos de la planeacin
Proporciona direccin. Reduce la incertidumbre. Minimiza el desperdicio y la redundancia. Establece los objetivos o los estndares para controlar.

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Planeacin y desempeo
Relacin entre planeacin y desempeo
La planeacin formal se asocia con:
Utilidades y rendimiento de activos ms altos. Resultados financieros positivos positivos. .

La calidad de la planeacin y de la implementacin afecta ms al desempeo que cunta planeacin se haya hecho hecho. . El entorno externo puede reducir el impacto de la planeacin en el desempeo desempeo. . La planeacin formal debe usarse durante varios aos antes de que comience a afectar al desempeo desempeo. .

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7.2 Cmo planean los gerentes?


Elementos de la planeacin
Objetivos (metas)

Resultados deseados para los individuos, grupos u organizaciones enteras. Proporcionan direccin y criterios para la evaluacin del desempeo.

Planes

Documentos que describen cmo se lograrn los objetivos. Describen las asignaciones de los recursos y establecen los programas de actividades.

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Tipos de objetivos
Objetivos financieros
Se relacionan con el desempeo financiero interno que se espera de la organizacin organizacin. .

Objetivos estratgicos
Se relacionan con el desempeo de la empresa con relacin a los factores de su ambiente externo (como competidores). competidores ).

Objetivos establecidos frente a objetivos reales


Las declaraciones oficiales ampliamente difundidas de la organizacin (dirigidas al pblico en general) que pueden ser irrelevantes para sus objetivos reales (lo que en realidad ocurre en la organizacin organizacin). ).

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Figura 7-1

Tipos de planes

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Tipos de planes
Planes estratgicos
Aplican a toda la organizacin organizacin. . Establecen los objetivos generales de la organizacin. organizacin . Buscan posicionar a la organizacin en su entorno entorno. . Abarcan periodos largos.

Planes operacionales
Especifican los detalles de cmo lograr los objetivos generales. generales . Abarcan periodos ms cortos cortos. .

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Tipos de planes
Planes de largo plazo
Planes con un periodo mayor a tres aos.

Planes de corto plazo


Planes que abarcan un ao o menos.

Planes especficos
Planes claramente definidos y que no dan lugar a interpretaciones.

Planes direccionales
Planes flexibles que exponen pautas generales y proporcionan enfoque, pero permiten la discrecin en su implementacin.
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Tipos de planes
Plan nico
Un plan para una vez vez, , el cual se disea especficamente para satisfacer las necesidades de una situacin situacin. .

Planes permanentes
Planes continuos que proporcionan una gua para las actividades que se realizan repetidamente repetidamente. .

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7.3 Cmo establecer objetivos y desarrollar planes


Establecimiento tradicional de objetivos
Los objetivos generales se establecen en los niveles altos de la organizacin. organizacin . Luego Luego, , los objetivos se convierten en subobjetivos para cada nivel de la organizacin organizacin. . Los niveles altos de la administracin saben qu es lo mejor debido a que pueden ver la perspectiva perspectiva general. Los objetivos tienen la intencin de guiar y obligar desde los niveles superiores superiores. . Los objetivos pierden claridad y enfoque conforme los gerentes de nivel inferior intentan definir los objetivos para sus propias reas de responsabilidad responsabilidad. .

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Figura 77-2

Los inconvenientes del establecimiento tradicional de objetivos

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Cmo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)


Mantener la jerarqua de los objetivos
Cadena de medios y fines:
Red integrada de objetivos que resulta de establecer una jerarqua claramente definida de los objetivos de la organizacin. El cumplimiento de los objetivos de los niveles inferiores es el medio para lograr los objetivos de los niveles superiores (fines).

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Cmo establecer objetivos y desarrollar planes (cont.)


Administracin por objetivos (APO)
Los empleados y los gerentes determinan conjuntamente los objetivos especficos de desempeo. desempeo . Se revisa peridicamente el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos objetivos. . Las recompensas se asignan basadas en los objetivos. objetivos . Elementos clave de la APO:

Especificidad de los objetivos objetivos, , toma de decisiones participativa, participativa , periodo explcito de evaluacin evaluacin/ /desempeo desempeo, , retroalimentacin. retroalimentacin .
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Figura 7-3

Pasos de un programa tpico de APO

1. Se formulan los objetivos generales y estrategias de la organizacin. 2. Los objetivos principales se asignan a las unidades divisionales y departamentales. 3. Los gerentes de unidades establecen objetivos especficos para sus unidades en colaboracin con sus gerentes. 4. Los objetivos especficos son establecidos en colaboracin con todos los miembros del departamento. 5. Los gerentes y los empleados especifican y acuerdan planes de accin que definen cmo lograrn los objetivos. 6. Se implementan los planes de accin. 7. El progreso hacia los objetivos se revisa peridicamente, y se da retroalimentacin. 8. Se refuerza el logro exitoso de los objetivos mediante recompensas basadas en el desempeo.

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La APO funciona?
Razn del xito de la APO
El compromiso y la participacin de la gerencia.

Problemas potenciales con los programas de APO


No son tan eficaces en los entornos dinmicos, por lo que se requiere volver a establecer objetivos constantemente. El nfasis excesivo en el logro individual puede generar problemas con el trabajo en equipo. Dejar que el programa APO llegue a ser una baraja anual de trabajo administrativo.

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Figura 7-4

Objetivos bien escritos


Son desafiantes pero posibles Los objetivos no ambiciosos no motivan. Los objetivos muy ambiciosos motivan si son posibles de lograr. Estn por escrito Enfocan, definen y hacen que los objetivos sean visibles. Se comunican a todos los miembros de la organizacin que deban saberlos Ponen a todo el mundo en la misma sintona.
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Estn escritos en trminos de resultados, en lugar de acciones Se enfocan en los fines, en lugar de en los medios. Son mensurables y cuantificables Definen especficamente cmo se va a medir el resultado y cunto se espera de ellos. Son claros respecto de un periodo Cunto tiempo deber transcurrir antes de medir el logro.
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Pasos para establecer objetivos


1. Revisar la declaracin de misin de la organizacin. Los objetivos reflejan la misin? 2. Evaluar los recursos disponibles. Hay recursos suficientes para lograr la misin? 3. Determinar los objetivos individualmente o con otros. Los objetivos son especficos, mensurables y oportunos? 4. Escribir los objetivos y comunicarlos. Est todo el mundo en la misma sintona? 5. Revisar los resultados y si los objetivos se estn cumpliendo. Qu cambios se necesitan en la misin, los recursos o los objetivos?

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Desarrollo de planes
Factores de contingencia en la planeacin que hace un gerente
Nivel del gerente en la organizacin:

Planes estratgicos en los niveles superiores. Planes operacionales en los niveles inferiores.

Grado de incertidumbre ambiental:


Entorno estable: planes especficos. Entorno dinmico: planes especficos pero flexibles.

Duracin de compromisos futuros:

Concepto de compromiso: los planes actuales que afecten compromisos futuros deben ser considerados a un plazo lo suficientemente largo para cumplirlos.

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Figura 77-5

Planeacin y nivel organizacional en la jerarqua de las organizaciones

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Mtodos de planeacin
Establecimiento de un departamento de planeacin formal
Un grupo de especialistas en planeacin que ayudan a los gerentes a escribir los planes organizacionales organizacionales. . Planear es una funcin de los gerentes gerentes; ; nunca debe convertirse en la nica responsabilidad de los planeadores. planeadores .

Involucrar en el proceso a ms miembros de la organizacin


Los miembros de las unidades de diferentes niveles desarrollan los planes y luego son coordinados con otras unidades de la organizacin organizacin. .
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7.4 Temas contemporneos de planeacin


Crticas a la planeacin
La planeacin puede generar rigidez. No es posible desarrollar planes para un entorno dinmico. Los planes formales no pueden sustituir la intuicin y la creatividad. La planeacin centra la atencin de los gerentes en la competencia actual y no en la supervivencia a futuro. La planeacin formal refuerza el xito, lo que puede llevar al fracaso. Slo planear no es suficiente.

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Temas contemporneos de planeacin (cont.)


Planeacin eficaz en entornos dinmicos
Desarrollar planes que sean especficos pero flexibles. Entender que la planeacin es un proceso continuo. Cambiar los planes cuando las condiciones lo justifiquen. Persistir en la planeacin finalmente vale la pena. Favorecer la jerarqua de la organizacin para fomentar el desarrollo de las habilidades de planeacin en todos los niveles de la organizacin.

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Trminos que conocer


planeacin objetivos planes objetivos establecidos objetivos reales periodo planes estratgicos planes operacionales planes de largo plazo planes de corto plazo planes especficos planes direccionales plan nico planes permanentes establecimiento tradicional de objetivos cadena de medios y fines administracin por objetivos (APO) misin concepto de compromiso departamento de planeacin formal
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GRACIAS POR SU ATENCION