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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

INGENIERA EN MARKETING

LENGUAJE Y COMUNICACIN

TEMA: EL ACTA

Msc.

INTEGRANTES:

Septiembre 2011 Febrero 2012

DEDICATORIA Dedicamos este trabajo, a la Universidad, a sus docentes y personal calificado quienes nos imparten los conocimientos que nos impulsan al desarrollo integral y acadmico; a nuestros padres por su apoyo incondicional y permanente que han mostrado a lo largo de nuestra vida.

AGRADECIMIENTO

Junto con un cordial saludo queremos dar las gracias a la Universidad.., por la apertura que nos ha dado durante este tiempo, en el cual podemos destacar los valores y conocimientos que nos brinda, para encaminarnos hacia el sendero de la excelencia. A la vez, queremos agradecer, a Dios y a nuestros padres, quienes son el pilar fundamental que ponen en equilibrio nuestra vida y juntamente con su apoyo incondicional nos dan la fortaleza necesaria para seguir adelante, para que finalmente podamos conseguir nuestras metas propuestas.

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1. OBJETIVOS

1.1.OBJETIVO GENERAL Investigar la manera adecuada de elaborar un acta, dependiendo de su aplicacin y de su estructura, a travs de informacin clasificada extrada de textos especializados en el tema, para garantizar un buen manejo del mismo. 1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

1.2.1. Explicar que es un acta. 1.2.2. Definir las diferentes clases de actas existentes y cmo podemos aplicarlos apropiadamente. 1.2.3. Determinar el uso adecuado y correcto del acta. 1.2.4. Emplear tcnicas que aporten para una redaccin del mismo. 1.2.5. Recopilar informacin de fuentes legtimas para realizar un buen estudio sobre este documento. 1.2.6. Ampliar nuestro conocimiento en documentos que interviene en la comunicacin de las organizaciones. 1.2.7. Practicar la redaccin de escritos de uso frecuente como lo es este documento. 1.2.8. Indicar quien se encarga de redactar un acta.

1.2.9. Ejecutar ejemplos que nos lleven a una mejor comprensin de manera prctica. 1.2.10. Analizar los pasos de cmo realizar un acta conjuntamente a su qurum respectivo en base a la ley de compaas.
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INTRODUCCIN

En el presente documento, hemos plasmado la informacin necesaria para realizar una ptima elaboracin de un acta, mediante una detallada revisin en textos especializados en el tema, que nos ayudan a focalizar y facilitar la compresin del mismo. De la cual podemos rescatar su definicin, estructura y clasificacin.

EL ACTA 1. DEFINICIN El acta es un documento destinado a dejar constancia y a manera de memoria, todos los detalles de lo acordado en una reunin, asamblea, sesin entre otros; de personas que tratan acerca de asuntos de carcter institucional. CARACTERSTICAS Deben redactarse en libros especiales. Deben ser redactados con lenguaje; claro, sencillo y preciso. Se considera el nmero de asistencias. Toda acta debe ser aprobada en reunin.

El acta resume los acuerdos tomados en una reunin; las minutas sirven de gua para ayudar en la preparacin del acta. Una vez hecha, sta se somete a la aprobacin del cuerpo u organismo y se incorpora al libro de actas luego de aprobada. Sobre estos aspectos nos dice el doctor Bothwell en su libro Manual de procedimiento parlamentario lo siguiente: El historial de los acuerdos y decisiones de una junta de directores, de una sociedad o de una asamblea, es lo que conocemos como el libro de las actas. Las actas constituyen principalmente un relato de todo cuanto una sociedad acuerda hacer, aunque tambin en las actas se incluyen otros pormenores. Importa, sin embargo, aclarar que no es necesario incluir en las actas una relacin de todos los incidentes que surgen normalmente en una reunin o -en una asamblea de cualquier entidad (181).

2. ESTRUCTURA (PARTES DEL ACTA) Las partes de un acta son el encabezamiento, texto, las lneas de cierre, las iniciales de identificacin, la anotacin de anexo y la fecha.

2.1.Encabezamiento Por regla general, el acta de una empresa se hace en papel en blanco de buena calidad. Las partes bsicas del encabezamiento incluyen el nombre del organismo, lugar, fecha y hora de la reunin, naturaleza o clase, el nombre de quien le preside y del secretario. El organismo que as lo desee puede asignarle a las actas nmeros consecutivos; stos pueden estar precedidos del nmero del ao. Cuando el organismo es pequeo, pueden incluirse una lista de los miembros presentes, excusados y ausentes. Sin embargo, en un organismo con muchos miembros basta con indicar el total de personas presentes o sealar que haba el qurum reglamentario al comenzar la reunin. Una vez que se termina con el encabezamiento, se dan cuatros espacios verticales para comenzar a escribir el texto.

2.2.Texto Contiene los acuerdos tomados en la reunin. En un prrafo se debe indicar el acuerdo que se tom sobre el acta anterior: si se ley, si se acord no leerla, si se corrigi y si se aprob segn se ley, o si se hicieron correcciones. Adems de esto, deben destacarse las mociones que se presentaron, los acuerdos que se tomaron y cualquier otro asunto de importancia. Tambin deben incluirse los anuncios. En el prrafo de cierre se indica la hora en que se termin la reunin.
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El texto puede hacerse a espacio doble o sencillo. De usarse espacios doble, los prrafos se sangran cinco y diez espacios. Los asuntos que se discuten pueden destacarse escribindoles un ttulo al margen izquierdo. ste se escribe con todas las letras maysculas. Antes del ttulo se dan tres espacios y despus del ttulo, dos.

2.3.Lneas de cierre La firma mecanografiada del secretario se escribe a cuatro espacios verticales partiendo del centro del papel. El ttulo del secretario se escribe despus del nombre, separado por una coma o debajo, a espacio sencillo. Si el acta va a circularse entre los miembros del organismo, debe llevar tambin la firma del presidente. Sin embargo, hay muchos organismos que para mayor formalidad prefieren que todas las actas lleven la firma del presidente. Cuando el acta lleva tanto la firma del secretario como la del presidente, sta se escribe al margen izquierdo en la misma lnea que la firma mecanografiada del secretario: Iniciales de identificacin

Se escriben a dos espacios debajo de la ltima lnea del documento. Anotacin de anexo

Se escribe a dos espacios verticales debajo de las iniciales de identificacin. La agenda de la reunin, as como cualquier otro documento que se distribuya, forma parte de los anexos.

Fecha

La fecha en la que se prepar el documento puede escribirse a dos espacios debajo de las iniciales de identificacin o despus de la anotacin de anexo, si se incluye en el documento. Mrgenes

Se determinan de acuerdo con la encuadernacin que se utilice. Si las actas no van a encuadernarse, se usan mrgenes de 2.5cm (1 pulg.) a cada lado, as como tambin en el borde inferior. Si se van a encuadernar por el lado izquierdo, se deja un margen izquierdo de 4cm (11/2 pulg.).

2.4. Segunda pgina de un acta sta y las subsiguientes se comienzan a escribir a siete espacios del borde superior del papel; adems, deben identificarse con la informacin siguiente: ttulo del documento, nombre del organismo, nmero de la pgina y fecha de la reunin. Para comenzar el texto se dan de dos a cuatro espacios verticales despus de la identificacin de la pgina.

Recomendaciones para preparar el acta

El acta debe transcribirse lo ms pronto posible. El tono del acta debe ser impersonal: el secretario no puede aadir adjetivos, opiniones, comentarios ni interpretaciones personales a los asuntos discutidos en la reunin. Es recomendable preparar un borrador del acta para la correccin y aprobacin del presidente.
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Para la preparacin del acta debe seguirse el formato que la empresa acostumbre utilizar. Las mociones y resoluciones se sangran cinco o diez espacios de ambos mrgenes para destacarlas. Las mismas se escriben a espacio sencillo. Los nombres comunes que forman parte del nombre propio del cuerpo u organismo que se rene se escribe con letra inicial mayscula; por ejemplo: Junta de Directores, Comit, Compaa, Comit Especial, etc. El ttulo de algn documento que se mencione debe identificarse con el nombre completo, nmero, si lo tuviese, y la fecha del mismo. Se verificar la escritura de los nombres de las personas para que aparezcan escritos correctamente en el acta. Las cantidades de dinero en el acta se escriben con letras, comenzando con la letra inicial, en maysculas, seguidas de la cantidad en cifras entre parntesis. La copia final del acta puede duplicarse para distribuirse a los miembros. Algunos organismos preparan solamente una copia del acta y sta se lee en la reunin siguiente. La narracin o descripcin de lo discutido en la reunin se redacta en el acta en tiempo pasado (pretrito del indicativo). La anotacin sobre la fecha de aprobacin puede aparecer en el extremo superior derecho de la primera pgina del acta o en la ltima pgina, despus del la ltima lnea. Es responsabilidad del secretario anotar en el calendario del ejecutivo cualquier asunto pendiente o fecha lmite que surja de la reunin.

Tambin es responsabilidad del secretario preparar cualquier documento relacionado con los asuntos que se discutieron en la reunin.

Cmo hacer correcciones en el acta

Las correcciones en el acta se hacen siempre en el original, preferiblemente con tinta roja. El procedimiento es el siguiente.

Tachar con una raya la informacin que se va a corregir. Insertar con tinta roja las correcciones en el lugar correspondiente en el acta. Escribir con tinta roja en el margen derecho y al lado de cada correccin la fecha de la reunin en la que se hicieron las correcciones. No es necesario mecanografiar nuevamente el acta despus de aprobada. Cuando los cambios sean extensos, se deben tachar todas las lneas que sean necesarias y mecanografiar las correcciones en un papel en blanco. Las pginas originales con la anotacin con la tinta roja de la fecha en que se hizo la correccin y la referencia del nmero de la pgina en la que aparece dicha correccin, deben guardarse. Se indicar que las correcciones aparecen en una hoja aparte al final del acta. El secretario y el presidente deben firmar esta(s) hoja(s) de correcciones. Las correcciones que se hacen al acta de la reunin anterior aparecern tambin anotadas en el acta de la reunin en la cual se hicieron.

3. CLASES DE ACTAS 1. Acta de reunin: Facilita la sntesis de lo sucedido en la reunin. Resulta muy apropiado para las reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado proyecto, o aquellas que se convocan para la resolucin de conflictos. 2. Acta de constitucin: El acta de constitucin viene a ser la partida de nacimiento de la organizacin que estamos formando y en el cual se hace constar el tipo de organizacin. 3. Acta constitutiva: Es el documento o constancia notarial en la que se registran los datos referentes a la informacin de una sociedad o agrupacin. 4. Acta de matrimonio: Es un acto jurdico civil, solemne y pblico mediante el cual dos personas de distinto sexo establecen una unin regulada por la ley y dotada de cierta estabilidad y permanencia. 5. Acta de asamblea:

Documento en el cual se contiene la celebracin de un acta ordinaria o extraordinaria, celebrada por los miembros de una persona moral.

4. MINUTAS El doctor Reece B. Bothwell en su libro Manual de procedimiento parlamentario define minutas como:"El registro taquigrfico del cual el secretario prepara el acta. En este registro el secretario toma taquigrficamente todo lo que considere importante, eliminando todo lo que sea superfluo."(223) Aade tambin: En cuanto a las discusiones que surgen, el secretario puede, si las considera de mayor significacin, hacer un resumen, anotando los argumentos o razones que se utilicen en la defensa u oposicin de alguna propuesta. Esto ltimo tampoco es necesario a menos que las actas se destinen a la publicidad. Cuando las actas se han de dar al pblico, entonces conviene presentar un resumen de la discusin en torno a los diferentes asuntos. (225)

Las minutas son el registro taquigrfico de los sucesos de una reunin. Este registro sirve de base para extraer la informacin que aparecer en el acta. En ingles el termino minuta, sin embargo se utiliza para definir lo que en espaol se conoce como el acta. El Diccionario Internacional Simon and Schuster traduce el trmino minute como actas y traduce actas al ingls como minutes. En el Manual de procedimiento parlamentario Robert's Rules of order plantea: Se utiliza el trmino minutes como el record de las sesiones de la asamblea deliberativa. Aade el manual que a menos que el acta (minutes) no vaya a publicarse, esta contiene mayormente un record de lo que se hizo en la reunin, no de lo que dijeron los miembros.

Recomendaciones para tomar las minutas de una reunin: La organizacin previa a una reunin facilita la tarea, economiza el tiempo y esfuerzo, aumenta la productividad. Para lograr esto el encargado de elaborarla debe tener disponible lo siguiente: Copia de la agenda de la reunin Hoja de asistencia Hoja para las mociones Acta anterior Libro de actas Libro de consulta sobre procedimientos parlamentarios Informes que van a distribuirse Copia de la constitucin y reglamento de la organizacin.

Hay otras recomendaciones que le facilitan el trabajo al secretario. Entre estas pueden mencionarse las siguientes: Recopilar y leer toda la informacin que le sea posible antes de comenzar la reunin. Preparar una hoja con los nombres de los miembros del organismo para facilitar el pase de lista. La hoja puede circularse entre los asistentes para que la firmen y se conservara junto con el acta. En las reuniones de grupos pequeos el secretario puede, al comenzar la reunin, preparas un diagrama que seale el lugar donde est sentada cada persona. Esto le ayuda a identificar a las personas que hablen durante la reunin.
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Separar una libreta para tomar las minutas solamente. En el mercado existen libretas diseadas para facilitar la toma de notas en la reunin. stas tienen el margen izquierdo ms ancho para destacar los asuntos.

El secretario puede preparar tambin una hoja gua para tomar sus notas en la reunin e inclusive para preparar el acta.

Numerar las notas que se tomen en la reunin de acuerdo con el orden de la agenda. Tener listo con anticipacin el equipo para grabar lo que se diga en la reunin, si se permite su uso. La grabacin permite al secretario corroborar sus notas e incluir aquello detalles de importancia que se le hayan escapado al tomar la minuta.

Tomar notas de las decisiones, de las acciones y de los asuntos pendientes. Las mociones se anotan con las palabras exactas en que se presentan y se incluye el nombre de la persona que las presenta. El nombre de la persona que secua la mocin se incluye en el acta si el cuerpo deliberativo as lo decide. De lo contrario se omite. El secretario puede solicitar que una mocin se repita cuando no entiende lo que se dice. Tambin puede solicitar que se le repita cualquier informacin necesaria para las minutas.

El secretario puede preparar una hoja que le facilite tomar las mociones que se presenten en la reunin. Las copias de esta hoja estarn a disposicin de los miembros para que redacten la mocin segn se presenta ante el organismo. En esta misma hoja el secretario resumen la accin que se toma. La hoja es de gran ayuda al prepara el acta

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5. QURUM

Es el nmero de individuos que se necesita para que un cuerpo deliberante o parlamentario trate ciertos asuntos y pueda tomar una determinacin vlida. Se trata de un concepto jurdico muy importante en el mbito de la poltica.

Es posible que el qurum se exija para el tratamiento de una determinada cuestin (en este caso, la sesin no podr comenzar hasta que haya un mnimo de asistentes) o que sea imprescindible para tomar un acuerdo (se requiere de una mayora valida en las votaciones).

El qurum puede alcanzarse de diversas formas. El qurum por mayora simple o mayora ordinaria necesita, para aprobar una determinada decisin, ms votos a favor que en contra.

La mayora absoluta es aquella que se consigue con ms de la mitad de los votos de los integrantes que componen la sesin. Por ejemplo: en una asamblea con veinte miembros, la mayora absoluta se obtiene con once votos. En el caso de un cuerpo parlamentario con diez integrantes, la mayora absoluta llega con seis votos.

En el caso del qurum de asistencia, se trata de una herramienta habitual para impedir que se traten temas que se oponen a los intereses de un sector. Un grupo decide no acudir al parlamento y, de esta forma, no otorga qurum para que se desarrolle una sesin que podra desembocar en medidas opuestas a sus intereses.

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6. ORDEN DEL DA Definicin El Orden del Da es un listado en el que se consignan los asuntos que sern conocidos o resueltos por la Asamblea en una sesin. Se forma con elementos que tienen el siguiente origen: Lo dispuesto por el reglamento, los acuerdos de la Mesa Directiva, los acuerdos de los coordinadores de los Grupos Parlamentarios y las solicitudes que de manera individual presentan los senadores. Dicho ordenamiento dispone la existencia de los siguientes asuntos: Acta de la sesin anterior Comunicaciones Iniciativas Dictmenes de primera lectura memoriales de particulares Dictmenes para discusin Minutas de Ley.

A los siete puntos anteriores y a su orden se le han venido aplicando diversas modificaciones, motivadas por la necesidad de atender asuntos no previstos en la disposicin reglamentaria y de agilizar la conduccin de la sesin.

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7. MOCIN Definicin Las mociones son, tal cual lo indica la palabra, peticiones de que considere una situacin o propuesta. Durante el desarrollo de las sesiones formales, tanto con en el debate general como en el debate particular, todo delegado podr hacer uso de ellas de acuerdo a los procedimientos. Tambin es importante considerar que las mociones no implican un dilogo con la Presidencia y que luego de formulada se debe aceptar lo indicado por la misma y tomar asiento. Tipos de Mocin Mocin de Preferencia Es utilizada por el delegado que se considera disminuido o afectado por una cuestin externa. Una mocin de preferencia no necesita avales para presentarse y puede hacerse en cualquier momento, an si un delegado est haciendo uso de la palabra. El procedimiento es el siguiente: 1. Se levanta el cartel de la delegacin diciendo a viva voz Mocin de Privilegio. 2. Luego de que la presidencia diga a lugar y los hujieres acerquen un micrfono, se podr formular la mocin ponindose de pie. 3. Luego de esto la presidencia ordenar que se resuelva la situacin.

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Mocin de Procedimiento Parlamentario Es utilizada por el delegado que tiene dudas al respecto del procedimiento que se lleva a cabo. Para pedir una mocin de procedimiento parlamentario no hacen falta avales, pero al momento de peticionarla nadie debe estar en uso de la palabra y se realiza el mismo procedimiento del caso anterior: 1. Cuando nadie est en uso de la palabra se levanta el cartel diciendo Mocin de Procedimiento Parlamentario. 2. Luego que la presidencia diga a lugar y acerquen un micrfono, se podr formular la mocin ponindose de pie. Mocin de Orden Esta mocin es utilizada por el delegado que pretende cambiar el curso del debate y proponer una opcin al mismo. Se debe proponer cuando nadie est en uso de la palabra. En general, una mocin de orden se utiliza cuando: a) Se desea pedir un cuarto intermedio b) El debate en particular est viciado y se quiere pasar a la votacin del proyecto. c) Se desea prolongar la duracin del debate. d) Se pretende proponer un tema no previsto en la agenda.

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8. LEY DE COOPERATIVAS REGLAMENTO TITULO CONSTUCION Y RESPONSABILIDAD Art. 9 Para obtener la aprobacin del estatuto, el directorio provisional deber presentar ante el ministerio de bienestar social los siguientes documentos: 1. Una solicitud de aprobacin del estatuto dirigida al Ministerio de Bienestar Social 2. Una certificacin del tcnico, difusor o promotor que haya asesorado a la Cooperativa 3. Una copia del acta constitutiva de la Asamblea General en la que se haya designado el directorio provisional, con la mnima de sus miembros. Y deber tener 4. El estatuto en tres ejemplares, escrito con claridad, y que contendr las siguientes especificaciones. a) Nombre domicilio y responsabilidad de la cooperativa; b) Sus finalidades y campo de accin; c) Los derechos y obligaciones de los socios; d) Su estructura y organizacin interna; e) Las medidas de control y vigilancia; f) La forma de construir, pagar o incrementar el capital social; g) El principio y el trmino del ao econmico; h) El uso y distribucin de los excedentes; i) Las causas de una disolucin y liquidacin de la Cooperativa; j) El procedimiento para reformar el estatuto; y,
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GENERAL

DE

LA

LEY

DE

COOPERATIVAS II

k) Las dems disposiciones que se considera necesaria para el buen funcionamiento de la Cooperativa, en tanto no se opongan a la ley y al presente reglamento. Art. 10.- El acta a que se refiere el numeral 30 en el artculo anterior, ser firmada por todos los socios fundadores de la Cooperativa. TITULOIV ESTRUCTURA INTERNA Y ADMINISTRACIN Art. 25.- Cuando una cooperativa tenga ms de doscientos socios, se podr realizar las Asambleas Generales por medio de delegados distritales, barriales o parroquiales. Art. 30.- En la citacin que se haga para la Asamblea General, adems de sealar el orden del da, la hora, lugar y fecha de la reunin, se podr indicar que, de no haber qurum para la hora sealada, los socios quedarn citados, por segunda vez, para una hora despus de la primera citacin; y la Asamblea se realizar con el nmero de socios que haya entonces. Art. 31.- En la Asamblea General se tratarn slo de los asuntos para los cuales haya sido convocada, y que debern constar en el orden del da; y, por ningn concepto, se podr considerar en asuntos varios slo se leer la correspondencia dirigida a la institucin. Art. 41.- Son atribuciones y deberes del presidente de la Cooperativa: a) Presidir las asambleas generales y las reuniones del consejo de Administracin y orientar las discusiones. b) Informar a los socios de la marcha de los asuntos de la Cooperativa.

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c) Convocar a las asambleas generales, ordinarias y extraordinarias y a las reuniones del Consejo de Administracin. d) Dirimir con su voto a los empates de las selecciones. e) Abrir con el Gerente las cuentas bancarias; firmar, girar, endosar, y cancelar cheques. f) Suscribir con el Gerente los certificados de aportacin. g) Presidir todos los actos oficiales de la Cooperativa y firmar la correspondencia de la Cooperativa. Art. 42.- Son funciones del Secretario de la Cooperativa: a) Llevar los libros de actas de la Asamblea General y del consejo de Administracin. b) Tener la responsabilidad al da. c) Certificar con su firma los documentos de la Cooperativa. d) Conservar ordenadamente el archivo y desempear otros que se le asigne el consejo de la Administracin, siempre que no viole disposiciones del Estatuto. Art. 47.- El Gerente no podr contraer deudas a nombre de la Cooperativa sino hasta el monto que el Estatuto o la Asamblea General lo autorice que deber constar en actas.

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9. COMO ARCHIVAR ACTAS? Libro de Actas Es el libro donde se recogen los acuerdos de los rganos de las sociedades mercantiles: a) Junta General de Socios, con carcter Ordinario o Extraordinario. b) Consejo de Administracin. En ambos casos, todos los acuerdos a los que lleguen estos rganos de las sociedades mercantiles, se recogern en un Acta que se transcribe dicho libro. Aunque la sociedad mercantil puede llevar un libro de actas para cada rgano, puede optar por transcribir todas las actas de ambos rganos colegiados (Junta General de Accionistas o Socios y el Consejo de Administracin) en un solo Libro de Actas debidamente oficializado. Caractersticas del Libro de Actas En todo caso, el Libro de Actas puede:

1. Ser un Libro encuadernado con todas sus hojas, sin transcribir. 2. Estar compuesto por hojas mviles, intercambiables, en blanco. Esta opcin permite imprimirlo con impresora.

En ambos casos, debe ser legalizado por el Registrador Mercantil de su provincia antes de su utilizacin. De ah la importancia de que est completamente sin transcribir. IMPORTANTE.- Hay que esperar a que el Libro de Actas actual est completamente transcrito y no queden hojas en blanco, ya que no se puede legalizar un nuevo Libro de Actas hasta que:
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* Se pruebe que el libro anterior est completamente utilizado. Algunos Registradores, te piden que exhibas el ntegramente completado. * Se pruebe que ha sido sustrado y debidamente denunciado o se haya extraviado o destruido del anterior. Esto debe acreditarse mediante acta notarial.

10. ASAMBLEA Definicin El trmino asamblea se usa genricamente para indicar cualquier reunin de varias personas para discutir y deliberar sobre cuestiones comunes. Mientras en el derecho privado indica la reunin de todas las personas interesadas directamente en la solucin de los problemas comunes (de socios, de accionistas, de condminos), en el derecho pblico indica el cuerpo representativo de todo ente colectivo. Por lo tanto se usa este trmino para indicar el cuerpo legislativo, los consejos comunales, provinciales y regionales o, respecto del pasado, el arengo. Encontramos nuevamente la expresin en el derecho internacional para indicar el rgano en que estn representados los gobiernos de casi todas las naciones (la Asamblea General de las Naciones Unidas). En el vocabulario poltico el trmino asamblea aparece tcnicamente con tres significados distintos: Asamblea constituyente, para diferenciarla de la Asamblea legislativa o parlamento; rgimen de la asamblea, para distinguirlo del rgimen parlamentario en sentido estricto; la asamblea para contraponerla a la representacin.

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Asamblea Ordinaria

Es la reunin deliberante de una entidad, en la que deben participar la mayora simple de sus asociados donde debaten diversos asuntos consignados en el Orden del Da y que sesiona regularmente en periodos ya establecidos en sus Estatutos y Reglamentos.

Asamblea Extraordinaria

Es la reunin deliberante de una entidad, en la que deben estar presentes la mayora simple de sus asociados, y en la que se debate nicamente uno o muy pocos asuntos de vital importancia o urgencia, previa convocatoria expresa para este fin.

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11. CONCLUSIONES

11.1. El acta, es un documento amparado por la ley, que se encarga de dar constancia a un acuerdo establecido entre un par o un grupo de personas. Se lo realiza mediante una estructura establecida, que permite una mejor documentacin del mismo.

11.2. Cada tipo de acta tiene distintos mtodos y modos de uso por lo que es importante reconocer su funcin para luego ejercerlo en un documento de forma adecuada. Al emplear adecuadamente los distintos tipos de acta podemos detallar definida y concretamente cada referencia expuesta en cualquier evento.

11.3. El hecho de aplicar nuevas tcnicas de redaccin, hace del acta un documento ms legible. La investigacin juega un papel primordial durante la elaboracin de un acta, ya que nos permite recopilar datos de distintas fuentes que aportan informacin del tema al que se est haciendo referencia.

11.4. Es importante la existencia de una persona encargada de la legitimizacin del presente documento, lo cual lo realiza un secretario(a), el mismo que verifica la validez del acta y las firmas de los responsables que implican en el documento.

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12. RECOMENDACIONES

12.1. Al momento de efectuar un acta, es muy importante que se lleve a cabo la elaboracin de minutas, que permitan verificar el respectivo qurum convocado a la misma.

12.2. Seguir las respectivas estructuras que se plantean al momento de realizar un acta, para una organizacin sistemtica de la informacin impartida en el documento.

12.3. El acta es un documento legal, por esta razn es recomendable ser consientes de la importancia del mismo y de las responsabilidades que adquirimos al momento de participar en uno de ellos, y las consecuencias a las q estamos ligados a responder al faltarlo ante cualquier circunstancia.

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13. BIBLIOGRAFA

CABEZAS CORDOVA, Fausto, Redaccin, 2006.

DELGADO, CONCHITA y MALDONADO RUZ AMELIA, "Manual de referencia para la oficina moderna 2, McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE MXICO, S.A DE C.V,1994" ESPIN MOSQUERA, Beatriz, Comunicacin Escrita, 1996. GUTIERREZ, Abraham, Mtodos de Investigacin y Elaboracin de la monografa, 2004. LA COMUNICACIN, tomo 1, (falta el autor) PILATAXI, Juan Eduardo, Didctica de Lenguaje y Comunicacin, edicin 2008. PINZN, Beatriz, Tcnicas de la Comunicacin. REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY DE COMPAIAS. RIO PIEDRAS, "Manual de Tesis e Informes escritos "Puerto Rico: Editorial de la Universidad de Puerto Rico, 1983.

SALVAT EDITORES, La Enciclopedia, tomos 2, 11, 16, 17, edicin 2004.

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14. INDICE

DEDICATORIAi AGRADECIMIENTO..ii OBJETIVOS..iii INTRODUCCIN1 CONTENIDO Definicin..2 Estructura.3 Clases de actas..8 Minutas..9 Qurum12 Orden del da...13 Mocin..14 Ley de Cooperativas16 Cmo Archivar un acta?.................................................................19 Asamblea...20 CONCLUSIONES....22 RECOMENDACIONES..23 BIBLIOGRAFA..24 ANEXOS27

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15. ANEXOS MODELO DE UN AHOJA DE ASISTENCIA

MODELO DE UNA HOJA DE ASISTENCIA NOMBRE DEL ORGANISMO Tipo de Reunin_____________________ Fecha _____________________________ Hora ______________________________ Lugar _____________________________

Miembros

Firma

Figueroa, Sharon Jimnez, Antonia Nieves, Mara

_______________________ _______________________ _______________________

Resumen: Miembros presentes Miembros ausentes Miembros excusados ______________________ ______________________ ______________________

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MODELO DE LAS PARTES DE UNA HOJA GUA PARA TOMAR LAS NOTAS EN UNA REUNIN Y PARA PREPARAR EL ACTA
Minutas [Nombre de la entidad y organismo] Presidente: ____________________________ FECHA, HORA Y LUGAR: MIEMBROS: PRESENTES AUSENTES EXCUSADOS

ACTA ANTERIOR: CORRECCIONES: ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ INFORMES: a) Presidente b) Tesorero c) Comits Regulares d) Comits especiales

Asuntos Nuevos Asuntos Pendientes Prxima Reunin Clausura 27 Secretario:_________________

MODELO DE A HOJA PARA MOCIONES


ENTIDAD Y ORGANISMO

FECHA SITIO MOCIN ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _______________________________________________________________

Proponente: _____________________________ Secunda: ________________________________ Decisin: Votos a favor: ____________________________ Votos en contra: __________________________ Abstenciones: ____________________________ Aprobada: _______________________________ Desaprobada: ____________________________

Comentarios: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ _________________

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MODELO DE UNA PGINA DE LIBRETA PARA TOMAR MINUTAS

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Convocatoria Asamblea Ordinaria y Extraordinaria

(Malaga 10-11 abril 2010)

Por la presente, se convoca la Asamblea General Ordinaria y la Asamblea General Extraordinaria de la Federacin de Jvenes Investigadores (FJI / Precarios) que tendrn lugar en Mlaga los das 10 y 11 de abril de 2010. La Asamblea est abierta a la participacin de los representantes de las Asociaciones locales y regionales que forman la FJI, la Junta Directiva, los Coordinadores de Comisin as como cualquier miembro de una asociacin perteneciente a la FJI y de los grupos de trabajo o comisiones de la Federacin. Esta ser una reunin muy especial, ya que de ella depender en gran medida el futuro de la Federacin. Por eso, os invitamos a todos a participar, porque de todos depende hacer de la FJI una entidad donde todos nos encontremos a gusto.

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Formato "Orden del Da"


1 Saludos y bienvenida a todos los presentes y en especial a las personas que estn aqu por primera vez (3min) (10min)

a cargo de _____________________________ (director encargado) 2 Lectura del acta a cargo de ________________ (secretaria)

a) Informe de la sesin anterior incluyendo los nombres de los nuevos miembros y nmero total de miembros. b) Comentarios y sugerencias por los presentes c) Aprobacin del acta 3 Informe de comisiones, anlisis y aprobacin (20min)

(a) Administracin (b) Cultura & educacin (c) Deportes (d) Finanzas (e) Logstica & comunicacin 4 Informacin general (45min) a) A cargo de alguna institucin, o invitado especial b) Preguntas e inquietudes de ciudadanos presentes Nota: Durante este dialogo con la comunidad, se entregar un formulario para que presenten sus respectivas quejas o inquietudes. 5 Asuntos varios

a) promocin de negocios por parte de los miembros (3min por persona) I. La persona que quiera presentar su negocio o profesin, ser a travs de tarjetas de negocio, flyer o cualquier material conveniente. b) Nota: Se pide a todos los interesados presentar su negocio o proyecto a la comisin de administracin con tres das de anticipacin. 6 Cualquier actividad para recolectar dinero para la fundacin

a) Hora social (BINGO, recoleccin de Donaciones) 7 Fin de sesin

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