Sistema Informático de Horarios Académicos

REPBLICA BOLVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERIA
ELECTRNICA TRABAJO DE GRADO
SISTEMA INFORMTICO DE HORARIOS ACADMICOS
Br. Jhonny Blanco TUTOR ACADEMICO: Ing. Alicia Ramos PUERTO ORDAZ, NOVIEMBRE DEL 2005
REPBLICA BOLVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERIA ELECTRNICA TRABAJO DE GRADO
SISTEMA INFORMTICO DE HORARIOS ACADEMICOS

Trabajo de investigacin que se presenta para cumplir con un requisito de aprobacin de Trabajo de Grado
Br. Jhonny Blanco TUTOR ACADEMICO: Ing. Alicia Ramos PUERTO ORDAZ, NOVIEMBRE DEL 2005
Blanco Caura, Jhonny Rafael Sistema informtico de horarios acadmicos. Noviembre, 2005. 100 Pginas. Informe de Trabajo de Grado. Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre Vice Rectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniera Electrnica. Tutor: Ing. Alicia Ramos. Contenido: Captulo I Definicin del Problema, Captulo II Marco Terico, Captulo III Marco Metodolgico, Captulo IV Sistema Actual, Capitulo V Sistema Propuesto. Referencias Bibliogrficas: Pg. 72. Palabras claves: 1. Microsoft Access. 2. Visual Basic Para aplicaciones. 3. DAO. 4. Windows. ii
ACTA DE APROBACIN
Quienes suscriben, miembros del Jurado Examinador designado por el Comit de Trabajo de Grado del Departamento de Ingeniera Electrnica de la Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre
Vicerrectorado Puerto Ordaz, para evaluar el Trabajo de Grado presentado por el Bachiller: Blanco Caura Jhonny Rafael, titular de la cdula de identidad N 11.013.430, titulado: para SISTEMA optar al ttulo INFORMTICO de INGENIERO DE HORARIOS
ACADEMICOS,
ELECTRNICO.
Consideramos que ste cumple con los requisitos exigidos para tal efecto y por lo tanto la declaramos: APROBADO.
En Puerto Ordaz a los 15 das del mes de noviembre del 2005.
Presidente del Jurado
Miembro del Jurado
Tutor Acadmico
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TABLA DE CONTENIDO
DEDICATORIA ....................................................................................................VIII AGRADECIMIENTO ..............................................................................................IX RESUMEN ..............................................................................................................X INTRODUCCION .................................................................................................... 1 EL PROBLEMA ...................................................................................................... 3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................ 3 OBJETIVOS ............................................................................................................... 5 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 5 OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................ 5 JUSTIFICACIN .......................................................................................................... 5 MARCO TEORICO ................................................................................................. 7 LA INFORMACIN ....................................................................................................... 7 SISTEMA ................................................................................................................... 7 COMPUTACIN .......................................................................................................... 9 SISTEMAS DE INFORMACIN ....................................................................................... 9 EL FUTURO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN .......................................................... 10 SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES ........................................... 11 SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS ........................................................... 11 CARACTERSTICAS ................................................................................................... 11 SISTEMA OPERATIVO ............................................................................................... 12 INTERFACES GRFICAS DE USUARIOS ....................................................................... 12
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MICROSOFT WINDOWS ............................................................................................. 13 BASES DE DATOS..................................................................................................... 14 BASE DE DATOS RELACIONAL .................................................................................... 14 FUNCIONES PRINCIPALES DE UN SGBDR................................................................... 15 NORMALIZACIN ...................................................................................................... 15 LENGUAJE DE CONSULTA ESTRUCTURADO .................................................................. 16 ACERCA DEL SISTEMA DE
GESTIN DE BASES DE DATOS RELACIONAL ......................... 17
ARQUITECTURA DE MICROSOFT ACCESS ................................................................... 17 MODELO DE OBJETOS DE MICROSOFT ACCESS ........................................................... 18 TABLAS ................................................................................................................... 18 CONSULTAS ............................................................................................................ 18 FORMULARIOS ......................................................................................................... 19 INFORMES ............................................................................................................... 19 PGINAS DE ACCESO A DATOS .................................................................................. 20 CONTROLES ............................................................................................................ 20 MACROS ................................................................................................................. 21 MDULOS ............................................................................................................... 21 DAO ...................................................................................................................... 23
MARCO METODOLOGICO .................................................................................. 25 TIPOS DE INVESTIGACIN ......................................................................................... 25 POBLACIN Y MUESTRA ........................................................................................... 26 POBLACIN IDEAL .................................................................................................... 26 MUESTRA ................................................................................................................ 26 TCNICA Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS .......................................... 26 v
INVESTIGACIN DOCUMENTAL ................................................................................... 26 ENTREVISTAS .......................................................................................................... 26 OBSERVACIN DIRECTA ............................................................................................ 27 MATERIALES A USAR................................................................................................ 27 TABULACIN Y ANLISIS DE DATOS ........................................................................... 27 SISTEMA ACTUAL............................................................................................... 29 DESCRIPCION ..................................................................................................... 29 DFD....................................................................................................................... 30
DFD NIVEL 0............................................................................................................. 30 DFD NIVEL 1............................................................................................................. 31 DFD NIVEL 2............................................................................................................. 32
FALLAS PRESENTADAS EN EL SISTEMA........................................................ 33 SISTEMA PROPUESTO ....................................................................................... 34 ESTUDIO DE REQUERIMIENTOS....................................................................... 34 REQUERIMIENTOS DE ENTRADA ................................................................................. 34 REQUERIMIENTOS DE PROCESO ................................................................................ 34 REQUERIMIENTOS DE SALIDA .................................................................................... 35 OBJETIVOS DEL SISTEMA................................................................................. 35 OBJETIVOS GENERAL ............................................................................................... 35 OBJETIVOS ESPECIFICOS .......................................................................................... 35 DESCRIPCION DEL SISTEMA PROPUESTO ..................................................... 35 DFD....................................................................................................................... 37
DFD NIVEL 0............................................................................................................. 37 DFD NIVEL 1............................................................................................................. 38
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DFD NIVEL 2............................................................................................................. 39
ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS............................................................ 40 DISEO ENTIDAD-RELACION............................................................................ 50 DISEO DE LA APLICACIN.............................................................................. 51 CARACTERISTICAS ............................................................................................ 69 FUNCIONES ......................................................................................................... 69 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD .............................................................................. 69 FACTIBILIDAD TCNICA ............................................................................................. 69 FACTIBILIDAD ECONMICA ........................................................................................ 70 FACTIBILIDAD PSICOSOCIAL ....................................................................................... 70
CONCLUSIONES ................................................................................................. 71 RECOMENDACIONES ......................................................................................... 72 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..................................................................... 73 ANEXOS ............................................................................................................... 74
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DEDICATORIA
Ahora que estoy culminando los estudios de ingeniera electrnica, senta que para cerrar de forma optima mis estudios de ingeniera tenia que haber realizado un proyecto de envergadura que demostrara de lo que muchos seres humanos somos capaces de hacer, y el cual al mismo tiempo me pudiera actualizar en mi primera profesin e integrar ambas. Motivos ajenos a mi voluntad no permitieron que esta visin se realizara, pero como en cualquier actividad humana los obstculos hay que vencerse, levantarse y continuar. Al iniciar esta asignacin no pensaba en colocar dedicatoria, pero despus de todas las cosas que me han sucedido realizando la misma y desde que regrese a mi estado natal, me han hecho reflexionar y pensar que aunque nadie es
indispensable, los seres humanos no conseguimos nuestros xitos y fracasos solos; adems una dedicatoria no se hace simplemente motivada por una investigacin, para llegar a ella es necesario que hallan transcurrido una serie de etapas en la universidad y en la vida que sin haber pasado por ellas hubiese sido imposible llegar hasta aqu. Como siempre y en primer lugar, le doy las gracias al altsimo Jehov nuestro padre celestial y a su hijo Jess que muri por nosotros. A mi madre Yolanda Martinez, a mis abuelas, a mi abuelo, a mis tos Jadder, Joslay, Nena, Ada, a mis hermanos y primos. A los amigos en mi pueblo Quiriquire, en la universidad, en Sierra Parima y muy especial a todas la personas que trabajaron conmigo en el Centro de Proyectos Electrnicos.
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AGRADECIMIENTO
En especial a mi tutora, profesora y amiga Ingeniero Alicia Ramos que me tendi la mano cuando estaba enrollado con mi anterior trabajo de grado. Al profesor y amigo Ingeniero Andis Rodrguez que me facilito el trabajo en los laboratorio para continuar con mi investigacin. A kennet, Marlinda y el profesor Ingeniero Antonio Roman por haberme dejado trabaja en el laboratorio de redes y computacin avanzada. A un viejo amigo el Ingeniero William Bastardo.
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Sistema informtico de horarios acadmicos

Autor: Blanco, Jhonny Ao: Noviembre, 2005
RESUMEN
Con la realizacin del sistema informtico de horarios acadmicos, se facilitara la elaboracin de los horarios acadmicos en la UNEXPO Vice-rectorado Puerto Ordaz, a travs de esta automatizacin en la Coordinacin Planificacin Acadmica. Se planteo como objetivo general desarrollar un sistema informtico que permita la automatizacin local de dichos procesos relacionados con la elaboracin de los horarios. En el proceso de obtener los datos necesarios para el desarrollo del mdulo se emplearon las tcnicas de recopilacin documental, observacin y entrevistas. Los resultados se lograron con el diseo de bloques, que permiten el manejo de los datos que se utilizados para elaborar los horarios. Como conclusin se considera que el desarrollo del software facilita la elaboracin de los horarios y no hay que esperar un tiempo excesivo para realizar los mismos.
INTRODUCCION
Desde tiempos muy remotos el hombre ha tenido la necesidad de registrar la informacin en forma permanente. Esta necesidad ha evolucionado a lo largo de los siglos, hasta registrarse actualmente en computadoras; estas se encuentran a la disposicin de la sociedad para hacer frente a sus necesidades. Una PC
permite a una organizacin manejar datos, procesarlos y convertirlos en informacin eficiente, es por esto que estas mquinas se convierten en una de las armas ms importantes de toda organizacin que pretende trabajar de forma eficiente y exitosa. La informacin cumple con sus objetivos, en la medida en que esta mantiene una relacin eficaz con el personal que la maneja; para que estos tomen las decisiones adecuadas. La informacin es un catalizador de la administracin e insumo primordial de las funciones administrativas. Hoy en da, los directivos del Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre reconocen la importancia de la informacin. Esta actitud a creado una tendencia hacia el manejo de recursos de informacin computarizados y convirtindose as en sistemas que permiten una mayor productividad en la organizacin. Todo esto trae como consecuencia, que la coordinacin de planificacin no escape a estas razones. Por tal motivo, surge la necesidad de disear un
software que permita administrar de forma eficiente los recursos con los cuales cuenta esta institucin. Este software ayudar a mejorar el desempeo de la universidad, ya que permitir mantener un flujo de informacin confiable acerca de la utilizacin de los espacios y recursos humanos, y as evitar el
congestionamiento de dichas instalaciones, la perdida de tiempo al elaborar los horarios y los problemas de inicio de semestre. El trabajo estructurado en cinco captulos ordenados en la siguiente forma:
Captulo I: EL PROBLEMA de la investigacin, antes de comenzar a construir una aplicacin, es conveniente identificar el problema, justificar y definir los objetivos de la investigacin. El xito del proyecto, depender del anlisis que de forma objetiva se le realice a la situacin. Captulo II: MARCO TERICO, se expone y sustenta desde el punto de vista terico la investigacin. Captulo III: MARCO METODOLGICO, se expresa la metodologa utilizada para el desarrollo de la investigacin. Captulo IV SISTEMA ACTUAL, se estudia las necesidades del usuario, se identifican los requerimientos de informacin, identificndose las tareas relevantes. El anlisis de flujo de informacin mediante herramientas que faciliten una visin del sistema organizacional. Captulo IV SISTEMA PROPUESTO, despus de haber determinado todos los elementos de informacin necesarios para el desarrollo de la aplicacin, se elaboran diagramas del sistema propuesto con el fin tener un elemento de
referencia que contenga informacin acerca de los flujos, procesos y almacenamiento del sistema en estudio.
CAPITULO I
EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Desde hace mucho tiempo las organizaciones consideran a la informacin como un recurso que debe ser administrado con sumo cuidado, puesto que esta es la clave para mejorar la productividad de todas las actividades y procesos que se realizan dentro de la misma, por eso su uso y manejo debe realizarse de forma eficiente y controlada. Las universidades son organizaciones que no escapan a tal situacin, ellas prestan un servicio de fundamental importancia a la nacin; por tal razn la informacin es un recurso fundamental dentro de la misma, puesto que la educacin es una de los motores en el desarrollo de todo pas. Para lograr lo anteriormente expuesto, es necesario que la informacin sea un jugador clave, para ello es imprescindible poseer datos concretos de la disponibilidad de profesores y aulas para poder elaborar eficientemente los horarios acadmicos de la universidad. La mencionada informacin (horarios acadmicos) esta compuesta por: identificacin del horario, periodo acadmico, especialidad, semestre, materias, aulas, secciones, nombre profesor; esta es controlada y manejada por cada uno de los departamentos de las cinco especialidades y planificacin acadmica, dicha informacin es utilizada por ms de cuatro mil estudiantes y ms de 100 profesores. Por ende se hace necesario registrar la informacin de una forma ms eficiente para lograr una mejor y mayor coordinacin de los procesos y departamentos. En pleno siglo XXI, con el auge y supremaca de la tecnologa de computacin actual; en la Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos De Sucre (UNEXPO) aun los procesos concernientes a la elaboracin de los horarios acadmicos y ver la disponibilidad de profesores y aulas se realizan de forma manual y el almacenamiento en de los documentos en carpetas. Motivado a
esto se han venido presentando algunos inconvenientes, los cuales se mencionan a continuacin: El procesamiento de la informacin causa retraso en la transmisin de la informacin de la informacin; ocasionando perdida de tiempo, sobrecarga de trabajo por la repitencia de procesos. Los datos de las transacciones no se registran en una base de datos, lo que implica el uso de carpetas o archivos de Microsoft Word. El sistema existente es ineficiente y la informacin que posee inconsistente, con frecuencia se detectan diferencias entre los datos del sistema y lo que pasa en la realidad; por ejemplo choque de materias en las aulas y profesores. Todo esto trae como consecuencia la perdida de tiempo de los estudiantes, profesores y empleados, puesto que esta informacin incide en la planificacin de todos los individuos que conviven en esta casa de estudio. De seguir esta situacin, la organizacin no podr alcanzar los niveles de eficiencia y excelencia que toda organizacin educativa debe tener; y los problemas cada semestre seguirn creciendo mas y mas hasta que ya no se puedan soportar y colapse la institucin. Por tal motivo la coordinacin de planificacin acadmica de la UNEXPO y los directivos de la misma, en el cumplimiento de sus labores en la estructura organizativa de la universidad, necesitas desarrollar un sistema de informacin acadmico que permita realizar todas las actividades y procesos concernientes a la elaboracin de los horarios acadmicos, que facilite y garantice una buena gestin del servicio que presta a la comunidad universidad. El sistema manejara la administracin de la informacin asociada a los horarios acadmicos,
disponibilidad de aulas y profesores, secciones por materia, control de las horas mximas por materias y mximo de horas acadmicas por profesor.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Optimizar la realizacin de los horarios acadmicos de la UNEXPO vicerectorado mediante el desarrollo de un software que permita el manejo y control de la informacin que Planificacin Acadmica utiliza. OBJETIVOS ESPECFICOS Determinar los requerimientos de informacin de la organizacin, tomando en consideracin las necesidades de los usuarios, mediante el estudio de los procesos acadmicos-administrativos que se realizan en la elaboracin de los horarios acadmicos. Disear la estructura lgica del sistema mediante la seleccin del software adecuado a estos procesos. Definir el sistema operativo y el sistema de gestin de bases de datos que se empleara en el desarrollo del sistema. Disear un interfaz hombre-maquina, que permita el mejor desempeo del sistema y el de los usuarios. Desarrollar el sistema de informacin; cumpliendo con los requerimientos preestablecidos. Realizar las pruebas necesarias al sistema de informacin para corregir las fallas existentes en el mismo. Elaborar la documentacin del sistema y el manual de usuario, para facilitar la interaccin hombre-mquina y el soporte a los usuarios.
JUSTIFICACIN
El aumento en la poblacin estudiantil de la universidad que se puede observar en la universidad, aunado a la disminucin del numero de aulas de clases, conduce particularmente a la necesidad de buscar alternativas que contribuyan a mejorar la calidad del servicio que estos entes prestan a la colectividad, asegurndole una mejor atencin y bienestar a los mismos. Por otro 5
lado es imperativo tener una mayor optimizacin de los recursos fsicos humanos de la universidad.
Para obtener todo esto es necesario desarrollar un software, que le permita a la comunidad universitaria: Contar con un sistema de informacin, que permita saber la disponibilidad de aulas y profesores. Es la forma ms rpida y eficiente de elaborar los horarios acadmicos de la universidad. Minimizar el tiempo de respuesta en el momento de realizar los reportes y generar informes que sean requeridos por los usuarios. Disponer de informacin real y oportuna en la unidad organizacional para agilizar el manejo de las actividades. Haciendo nfasis en lo antes expuesto se concluye que el desarrollo de un sistema de informacin computacional traer grandes beneficios y
oportunidades a la institucin, que la ayudaran a cumplir con sus objetivos y metas planteadas. De esta forma soslayar el desorden gerencial que la institucin presenta actualmente, y alcanzar los niveles de eficiencia y excelencia que esta magna casa de estudio debe ostentar.
CAPITULO II
MARCO TEORICO LA INFORMACIN
Las organizaciones operan en un mundo de desaciertos e intervenciones gubernamentales, de polticas econmicas impredecibles a nivel monetario, fiscal y impositivo; recesiones, regulaciones, contracorrientes de cambio, y de crecientes costos laborales. Asociado a esto igualmente pertenecen a un ambiente hostil de alta competitividad y performance donde hay que evitar el fracaso, sobrevivir y lograr el xito; ellas deben explotar las dimensiones de la oportunidad de una gerencia bien informada de la diferenciacin de productos y servicios, y de una creciente productividad. El fracaso inminente sera en aquellas organizaciones cuyos gerentes estn desinformados o mal informados. Los gerentes deben vencer la incertidumbre, para ello deben saber que hacer y como hacerlo, deben ser capaces de adaptarse a los cambios vertiginosos, deben poseer seales de aviso oportunas y poder pronosticar las amenazas y riesgos; para ello deben contar con herramientas y maquinas que sirvan como armas competitivas para las metas. Afianzando lo anteriormente expuesto, Gary Grudnistki(1992), expresa: La informacin es un recurso crtico de las organizaciones, tan fundamental como la energa o las maquinas. Es el eslabn indispensable que une a todos los componentes de la organizacin para una mejor operacin y coordinacin, y para su supervivencia en un ambiente competitivo y poco amigable. (p. 220)
SISTEMA
Los conocimientos de sistemas son bastantes antiguos, en el sentido que no se puede definir fcilmente en funcin de trminos ms simples. Segn una definicin generalmente aceptada por muchos autores y especialistas en la materia es un conjunto de cosas ordenadamente relacionadas entre si
contribuyen a un determinado objetivo. Por otra parte, un estudio de Fernando Tenorio (sin fecha) realiza una definicin ms completa: Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o plan de procesamiento que busca una meta o metas comunes, mediante la manipulacin de datos, energa o materia, en una referencia de tiempo, para proporcionar informacin, energa, o materia. (p. 150) De las definiciones de sistemas nacen varias clasificaciones de sistemas, pero de una forma general se clasifican como cerrados y abiertos. Los sistemas abiertos para alcanzar los objetivos comunes, interactan con su medio ambiente, recibiendo entradas y produciendo salidas; tienen capacidad de crecimiento, adaptacin al ambiente y compiten con otros sistemas. Todo lo contrario lo hace un sistema cerrado. Existe una distincin importante entre estos dos sistemas que se expresa en funcin de la entropa: en los sistemas cerrados tiende a aumentar, al contrario de los sistemas abiertos son negentrpicos, es decir; en ellos la entropa tiende a disminuir. En la funcin de la entropa negativa los sistemas abiertos tienden a la multiplicacin y elaboracin de nuevas funciones, lo que determina tambin la multiplicacin de los papeles y la diferenciacin interna. La interpretacin de la entropa, se deriva de la segunda ley de la termodinmica; esta es una ley universal en virtud de la cual todas las organizaciones avanzan hacia una desorganizacin o desaparicin. De ah la razn por la cual los sistemas tienden a desaparecer o agotarse, es decir; la tendencia de las estructuras diferenciadas es avanzar hacia su desintegracin a medida que los elementos que los componen se adaptan a un desorden aleatorio. Paradjicamente, les pasa a los pasa a los sistemas sociales o dominados por el hombre, por ser, pueden detener casi indefinidamente el proceso entrpico; por que pueden extraer energa del mundo que los rodea, y por eso la extraccin de energa o recursos del ambiente externo. Esto se conoce como homeostasis (equilibrio dinmico) no se aplica literalmente al funcionamiento de todos los sistemas complejos por que, contrariamente a la entropa, estos avanzan hacia el crecimiento y la expansin; en ocasiones los sistemas tienden a extraer ms 8
energa de la necesaria, no solo para subsistir, sino para obtener un cierto nivel de seguridad fuera del nivel inmediato de existencia.
COMPUTACIN
Hoy en da hablar de computacin, es hablar de un mundo maravilloso de tecnologa llena de constante evolucin; en donde ninguna actividad humana se concibe sin utilizar el computador como herramienta de fcil operacin, y ayuda insustituible en la oficia gracias a su confiabilidad y versatilidad motivada al diseo y creciente popularidad del mismo. La informtica o computacin combina un conjunto de conocimientos cientficos y tcnicas tales como: aspectos tericos y prcticos de la ingeniera, electrnica, teora de la informacin, matemticas, lgica y comportamiento humano; haciendo posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de computadoras. En las empresas la capacidad de estas para simular procesos intelectuales y el manejo de muchos datos en pocos segundos la convierten en el arma competitiva ms poderosa de organizacin alguna. En tal sentido, y por lo antes expuesto la computacin ha gozado un desarrollo constante y su utilizacin ha significado un progreso increble en los ms variados aspectos de sus aplicaciones.
SISTEMAS DE INFORMACIN
W. Stockhausen asesor de telecomunicaciones de Lagoven S.A Filial de Petrleos de Venezuela S.A. (1992) dice: Un sistema de informacin, es un conjunto de cosas que interactan entre s para lograr un objetivo comn informar. Se califica como cosas, el conjunto formado por gente bien preparada, equipos de telecomunicaciones y computacin, as como los programas (software) asociados y documentacin de estos. El objetivo comn, informar, se entiende como la produccin del mayor efecto palanca sobre la productividad y competitividad de la organizacin. (p. 10)
En los trminos referidos anteriormente, estamos hablando de una infraestructura electrnica de informacin, control y supervisin. La unin armoniosa de personas, computadoras, programas de computacin y
telecomunicaciones, maquinas, organizacin y ambiente a nivel local, regional, nacional e internacional, como una sola infraestructura se denomina sistema. Estos sistemas probablemente cambian radicalmente la forma de vivir y trabajar de los usuarios, afectando toda la organizacin. Los sistemas en cualquier organizacin genera un cuasi esclavo bruto o un robot muy inteligente, personal con facultades imprevisibles que transformar el modo de vida y el ambiente que lo rodea, y posiblemente eliminando el papeleo y muchos trabajos rutinarios, dejando ms tiempo para pensar, generar ideas y crear innovaciones tiles a la organizacin. Ellos son un acelerador para la visin, proveen una autopista para transportar informacin con capacidad prcticamente ilimitada. EL FUTURO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Un sistema permite librarse de muchos trabajos rutinarios, repetitivos y fastidiosos en la oficina, controlar maquinas de forma remota. Se puede trabajar con planillas electrnicas parcial o totalmente pre-llenas por el sistema, presentar informes preprocesados en determina manera, hacer informes con datos histricos recopilados por terceros, presentar informacin en forma grfica y en colores para una ms fcil asimilacin y toma de decisiones. Los escasos y costos recursos humanos especializados se aprovechan mucho mejor, por que el sistema puede manejar los procesos rutinarios automticamente, mientras que las difciles o ambiguas labores son sometidas a los expertos. El mismo ofrece doble funcin: reduce apreciablemente los costos unitarios de la infraestructura actual (la labor no productiva) y efectuar muchas tareas por los empleados. En general, permite cambiar la forma de hacer las cosas en la organizacin, en la casa y en la calle, enriqueciendo la calidad de vida, dando ms tiempo para
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realizar funciones ms elevadas, productivas, interesantes y agradables para la organizacin; rompiendo las cadenas del tiempo y la distancia. SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES Estos tienen como finalidad mejora las actividades rutinarias de una organizacin, realizando este trabajo de una forma ordenada y eficiente. Las actividades que se pueden encontrar en el procesamiento de transacciones son: Clculos Clasificacin Almacenamiento y recuperacin Generacin de informes Impresin de informacin SISTEMAS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS Estos ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas, ya que en cualquier organizacin se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se presenten con cierta periodicidad, y para hacerlo se recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de transacciones para producir informacin. Si esta informacin se produce en forma grfica, es mejor, ya que esta es la parte integradle casi todas las tcnicas profesionales. Un recurso en el que se puede confiar en absoluto para simplificar y presentar con claridad muchos contextos diferentes. CARACTERSTICAS Para la solucin de un problema dado, hay sistemas buenos y malos, los malos sistemas tienen caractersticas que no satisfacen los requerimientos del problema lo los de la toma de decisiones. Hay muchas caractersticas de los sistemas hombre-maquina que son muy importantes para la organizacin como las siguientes: Sustituye los procesos manuales por unos automatizados Ayuda al mantenimiento de registros de la base de datos
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Proporciona toda la informacin que ser empleada, en la toma de decisiones a favor de la organizacin Se pueden prevenir situaciones indeseables Ejecucin de funciones bsicas Exactitud de la actuacin Rapidez Reduccin de costos Confiabilidad Capacidad de mantenimiento Capacidad de reemplazo con modelos sucesivos Simplificacin Facilidad de instalacin
SISTEMA OPERATIVO
Un programa maestro de control que maneja la computadora y acta como planificador y agente de trnsito. Es el primer programa que se carga (copia) en la memoria de la computadora despus de que esta sea encendida, y el ncleo central (Kernel) del mismo debe estar siempre residente en memoria. El sistema operativo puede ser desarrollado por el fabricante del hardware en el que corre o por una casa independiente de software. El sistema operativo es un componente importante en un sistema
informtico, ya que determina los estndares para los programas de aplicacin que se ejecutaran all. Todos los programas deben ser escritos para hablar con el sistema operativo. INTERFACES GRFICAS DE USUARIOS Las Interfaces grficas de usuario, o Graphical User Interface (GUI) han revolucionado el mundo informtico y ms an la forma de trabajo de los usuarios, gracias a la gran facilidad de uso sumamente amigable. El usuario se encuentra 12
con escritorio electrnico poblado de iconos, botones, con facilidades de trabajo con las barra de herramientas, barras de desplazamiento y cuadros de dialogo. Produciendo una imagen grfica que maximiza los recursos existentes y la asimilacin por parte del usuario, disponindole ms tiempo para dominar la aplicacin sin tener que preocuparse de que teclas pulsar.. MICROSOFT WINDOWS En 1985 Microsoft lanz Windows, un sistema operativo que ampliaba las prestaciones de MS-DOS e incorporaba por primera vez una interfaz grfica de usuario, esta versin fracaso. Windows 2.0, que sali a la venta en 1987, mejoraba el rendimiento y ofreca un nuevo aspecto visual. Tres aos ms tarde apareci una nueva versin, Windows 3.0, a la que siguieron Windows 3.1 y 3.11; en estas ultimas versiones se aadi velocidad y estabilidad, sin mencionar OLE, DDE, TTF y comando de arrastrar y soltar. Estas versiones, que ya venan preinstaladas en la mayora de los equipos, se convirtieron rpidamente en los sistemas operativos ms utilizados de todo el mundo. En 1990 Microsoft pas a ser la empresa lder de programas informticos y alcanz unas ventas anuales de ms de mil millones de dlares. Windows NT, un sistema operativo diseado para entornos empresariales, fue lanzado en 1993. En 1995 la compaa lanz Windows 95, un entorno multitarea con interfaz simplificada y con otras funciones mejoradas. A las siete semanas de su lanzamiento se haban vendido siete millones de copias. Adems, en 1996 Microsoft present Windows CE, un sistema operativo para computadoras de bolsillo. En junio de 1998 Microsoft lanz Windows 98, que inclua funciones integradas para acceso a Internet. En 1999, la compaa lanz Windows 2000, la versin ms actualizada del sistema operativo Windows NT, y Windows ME. En 2001 Microsoft public Windows XP, el primer sistema operativo para PC desarrollado por la compaa que no estaba basado en MS-DOS.
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BASES DE DATOS
La biblioteca de consulta de Microsoft Encarta 2005 define una base de datos como: Cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estndar. La informacin se organiza en campos y registros. Un campo se refiere a un tipo o atributo de informacin, y un registro, a toda la informacin sobre un individuo... Hay cuatro modelos principales de bases de datos: el modelo jerrquico, el modelo en red, el modelo relacional (el ms extendido hoy da; los datos se almacenan en tablas y se accede a ellos mediante consultas escritas en SQL) y el modelo de bases de datos deductivas Afianzando lo que Microsoft Corporation considera una base de datos es un conjunto de filas y tablas que estn organizados y relacionados para un uso determinado. Una base de datos se caracteriza por ser integrada, ya que en esta se unifican varias tablas de datos independientes, donde se elimina parcial o totalmente la redundancia de datos, y compartida, puesto que mltiples usuarios pueden utilizar partes individuales o no de una tabla o de varias tablas. Para hacer frente a incontables desafos se necesita un software que permita administrar la informacin este es un sistema de gestin de bases de datos(SGBD). Estos permiten a los administradores y usuarios realizar tareas entre ellas: Evitar la redundancia de datos. Disminuir el costo de mantenimiento y de acceso a la informacin. Evitar inconsistencias. Compartir datos Aplicar restricciones de seguridad a los datos. BASE DE DATOS RELACIONAL Base de datos o sistema de administracin de bases de datos relacional(SGBDR), que almacena la informacin en varias tablas (filas y 14
columnas de datos) o ficheros independientes y realiza bsquedas que permiten relacionar datos que han sido almacenados en ms de una tabla. El nombre relacional procede del hecho de cada registro de la base de datos contiene informacin relacionada con un tema y solo con un tema. El trmino fue acuado en 1970 por el investigador britnico Edgar F. Codd. Por otro lado los datos de dos clases de informacin, tales como facturas y clientes pueden ser manejados como una nica entidad basada en los valores de lo datos relacionales. FUNCIONES PRINCIPALES DE UN SGBDR Definicin de datos: es posible definir los datos que almacenan en una base de datos mediante un lenguaje denominado DDL(Data Description Lenguaje Lenguaje de definicin de datos), este permite crear las tablas, los campos, tipos de datos y la forma como estn relacionados. Manipulacin de datos: es factible trabajar con los datos que se almacenan en la base de datos mediante otro lenguaje que se denomina DML(Data Manipulation Lenguaje Lenguaje de manipulacin de datos) de muchas formas. Se puede relacionar las columnas de datos que se desean, se pueden filtrar y ordenar. Se puede unir los datos de varias tablas relacionadas y mostrarlo como un sola informacin. En general permite agregar y actualizar datos. Control de los datos: se puede definir las personas que estn autorizados a leer, actualizar o insertar datos. NORMALIZACIN La normalizacin es el proceso mediante el cual se transforman datos complejos a un conjunto de estructuras de datos ms pequeas, que adems de ser ms simples y ms estables, son ms fciles de mantener. Tambin se puede entender la normalizacin como una serie de reglas que sirven para ayudar a los diseadores de bases de datos a desarrollar un esquema que minimice los problemas de lgica. Cada regla est basada en la que le antecede. La normalizacin se adopt porque el viejo estilo de poner todos los datos en un solo lugar, como un archivo o una tabla de la base de datos, era ineficiente y conduca 15
a errores de lgica cuando se trataban de manipular los datos. La normalizacin tambin hace las cosas fciles de entender. Los seres humanos tenemos la tendencia de simplificar las cosas al mximo. Lo hacemos con casi todo, desde los animales hasta con los automviles. Vemos una imagen de gran tamao y la hacemos ms simple agrupando cosas similares juntas. Las guas que la normalizacin provee crean el marco de referencia para simplificar una estructura de datos compleja. Otra ventaja de la normalizacin de base de datos es el consumo de espacio. Una base de datos normalizada ocupa menos espacio en disco que una no normalizada. Hay menos repeticin de datos, lo que tiene como consecuencia un mucho menor uso de espacio en disco. LENGUAJE DE CONSULTA ESTRUCTURADO Lenguaje utilizado en bases de datos para consultar, actualizar y manejar bases de datos relacionales. Se deriva de un proyecto de investigacin de IBM, que cre el "lenguaje estructurado de consulta en ingls" (SEQUEL) a mediados de la dcada de 1970. El SQL (Structured Query Language) es un estndar aceptado en productos de bases de datos, que fue utilizado comercialmente por primera vez por la empresa Oracle en 1979. A pesar de que no se trata de un lenguaje de programacin como puedan serlo C o Pascal, puede utilizarse en el diseo de consultas interactivas y puede incluirse en una aplicacin como un conjunto de instrucciones de manejo de datos (sentencias). Por ejemplo, basndose en soportes externos al propio lenguaje y aun al propio programa ya compilado (como es un servidor o un motor SQL que haga de puente entre la aplicacin, el sistema operativo y las bases de datos), lenguajes como Visual Basic o C/C++ pueden incluir sentencias SQL en su cdigo. Aunque en el mercado se pueden encontrar diversas variantes (dialectos) del lenguaje SQL, todos tienen un mnimo comn basado en el estndar ANSI SQL de 1986, con extensiones propietarias. Desde 1991 se fueron realizando progresos para disponer de un estndar cada vez ms completo, conocido como SAG SQL, propiciado por el denominado SQL Access Group.
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El SQL estndar cuenta con elementos destinados a la definicin, modificacin, control, proteccin de los datos y acceso a bases de datos distribuidas en una red, haciendo factible que varios usuarios puedan consultar la misma base de datos de forma simultnea. Debido a su simplicidad, que proviene de ser sintctica y gramaticalmente cercano al lenguaje natural, pueden utilizarlo tanto los usuarios tcnicos como los que no lo son; esto, unido a su potencia, lo ha hecho muy popular.
ACERCA DEL SISTEMA DE RELACIONAL
GESTIN DE BASES DE DATOS
El desarrollo del sistema se har con el SGBDR Microsoft Access 2003 versin 11.5614.5606 para Windows 2000 o superior a este, es una aplicacin incluida en la suitte Office Profesional. Este ofrece la posibilidad de desarrollar aplicaciones de la manera mas amigable y confiable, con soluciones
personalizadas con el fin de automatizar la actividad de trabajo y de tomar decisiones con mayor rapidez. Dado una pagina de visualizacin de datos se puede integrar en su interior prrafos de texto, una tabla, objetos OLE. Se pueden hacer conexiones con otras aplicaciones utilizando Microsoft Visual para Aplicaciones. SI se observa el interior de Microsoft Access, se consigue que este utiliza potente lenguaje de consulta de base de datos denominado SQL para manipular la base de datos. Microsoft Access, proporciona el administrador del controlador ODBC y el controlador para traducir ODBC a SQL Server de Microsoft. El mismo tambin dispone de una facilidad que permite definir una consulta grafica sencilla, pero potente denominada Consulta Grfica por Ejemplo(QBE, Quero By Example), no obstante Access guarda cada consulta diseada como un mandato SQL. ARQUITECTURA DE MICROSOFT ACCESS Microsoft Access denomina a todo lo que puede tener nombre como objeto, el utiliza la Interfaz de documento mltiple(MDI) de Microsoft Windows que le permite trabajar con mltiples objetos al mismo tiempo. Otros SGBDR utilizan el
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termino bases de datos para referirse solo a tablas en la cuales se almacenan datos. En este tambin se incluyen los objetos principales relacionados en el almacenamiento dentro de los datos. Dentro de una base de datos del mismo, los objetos principales son las tablas, consultas, formularios, informes, macros, mdulos y pginas. MODELO DE OBJETOS DE MICROSOFT ACCESS TABLAS Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan slo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores de entrada de datos. Las tablas organizan los datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros). Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de informacin para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la informacin acerca de un producto, por ejemplo, el nombre del producto, el Id. de proveedor, las unidades disponibles, etc. Claves principales La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedir que se incluyan valores duplicados o Nulo en los campos de la clave principal. CONSULTAS Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios,
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informes y pginas de acceso a datos. Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access. Consultas de seleccin. Consultas de parmetros Consultas de tabla de referencias cruzadas Consultas de accin Consultas SQL FORMULARIOS Objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado que acepta las entradas del usuario y realiza una accin basada en las entradas. La mayora de los formularios estn enlazados a una o varias tablas y consultas de la base de datos. El origen de registros de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado. Los datos proceden de los campos del origen de registros base. El vnculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos grficos denominados controles. El tipo de control ms comnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto. INFORMES Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Ya que puede controlar el tamao y aspecto de todos los elementos de un informe, puede mostrar la informacin como desee verla. La mayora de los informes estn enlazados a una o ms tablas y consultas de la base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que est basado. 19
Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra informacin acerca del formulario, como el ttulo, la fecha y el nmero de pgina, se almacena en el diseo del informe. El vnculo entre un informe y su origen de registros se crea mediante objetos grficos denominados controles. Los controles pueden ser cuadros de edicin que muestren nombres y nmeros, etiquetas que muestren ttulos, o lneas decorativas que organicen los datos grficamente y mejoren la presentacin del informe. PGINAS DE ACCESO A DATOS Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos estn almacenados en una base de datos de Microsoft Access o una base de datos de Microsoft SQL Server. CONTROLES Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los que puede tener acceso a travs del cuadro de herramientas de la vista Diseo de un formulario, informe o pgina de acceso a datos: cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botn de opcin, casilla de verificacin, cuadro de lista, botn de comando, control ficha, control de imagen, lnea, rectngulo y controles personalizados ActiveX. Tambin puede agregar una lista de tablas dinmicas de Office, un grfico de Office o una hoja de clculo de Office a un formulario, informe o pgina de acceso a datos. Los formularios e informes tienen los siguientes controles adicionales: botn de alternar, cuadro combinado, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente y salto de pgina. Tambin puede agregar un subformulario o un subinforme a un formulario o a un informe. Las pginas de acceso a datos tambin incluyen cuadros de lista desplegables, hipervnculos, desplazar texto y los componentes lista de tablas dinmicas, hoja de clculo y grfico. Los controles son objetos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos que muestran datos, realizan acciones o se utilizan como decoracin. Por 20
ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto en un formulario, informe o pgina de acceso a datos para mostrar datos, un botn de comando en un formulario para abrir otro formulario o informe, as como una lnea o rectngulo para separar y agrupar controles para que se lean mejor. Toda la informacin de un formulario o informe est en los controles. En las pginas de acceso a datos, la informacin est en los controles de la misma manera que en los formularios e informes. No obstante, la informacin tambin se puede escribir directamente en la pgina de acceso a datos. Controles que se pueden utilizar para mostrar, especificar, filtrar u organizar datos en Access: Cuadros de texto Etiquetas Cuadros de lista, cuadros combinados y cuadros de lista desplegables Botones de comando Casillas de verificacin Botones de opcin Grupos de opciones Botones de alternar Pginas con fichas en formularios MACROS Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. Si se utilizan grupos de macros, se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo. MDULOS Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el cdigo de Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic: versin visual del
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lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.). Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos: mdulos estndar (mdulo estndar: mdulo en el que puede colocar los procedimientos Sub y Function que desee que estn disponibles para otros procedimientos de la base de datos.) y mdulos de clase (mdulo de clase: mdulo que puede contener la definicin de un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto nuevo. Los procedimientos definidos en el mdulo se convierten en propiedades y mtodos del objeto. Los mdulos de clase pueden existir solos o con formularios e informes.). Eventos y procedimientos de evento El cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones se escribe en unidades denominadas procedimientos. Un procedimiento contiene una serie de instrucciones de Visual Basic que realizan una operacin o calculan un valor. Un procedimiento de eventos es un procedimiento que se ejecuta como respuesta a un evento iniciado por el usuario o por cdigo de programa, o desencadenado por el sistema. Qu es un evento Un evento es una accin especfica que se produce en o con un objeto determinado. Microsoft Access puede responder a una variedad de eventos: clics del mouse, cambios en los datos, formularios que se abren o se cierran, y muchos otros. Los eventos son normalmente el resultado de una accin del usuario. Si se usa un procedimiento de eventos, se pueden agregar respuestas personalizadas a un evento que se produzca en un formulario, informe, o control. Qu es un procedimiento Un procedimiento es una unidad de cdigo de Microsoft Visual Basic. Un procedimiento contiene una serie de instrucciones y mtodos que realizan una operacin o calculan un valor. Por ejemplo, el siguiente procedimiento de evento usa el mtodo OpenForm para abrir el formulario Pedidos: Existen dos clases de procedimientos en Microsoft Visual Basic para Apliaciones: procedimientos Sub y procedimientos Function. 22
DAO Los objetos de acceso a datos (DAO) le habilitan para utilizar un lenguaje de programacin para tener acceso y manipular datos en bases de datos locales o remotas y administrar bases de datos, los objetos y la estructura. Modelos de objeto El DAO admite dos entornos diferentes de bases de datos o "espacios de trabajo." Los espacios de trabajo Microsoft Jet permiten tener acceso a datos en bases de datos Microsoft Jet, bases de datos Microsoft conectadas a ODBC y orgenes de datos ISAM instalable en otros formatos, como Paradox o Lotus 12-3. Los espacios de trabajo ODBCDirect permiten tener acceso servidores de bases de datos mediante ODBC, sin cargar el motor de base de datos Microsoft Jet. Utilice el espacio de trabajo Microsoft Jet cuando abra una base de datos Microsoft Jet (archivo .mdb) u otra base de datos de escritorio ISAM o cuando necesite aprovecharse de la caractersticas particulares de Microsoft Jet, como la posibilidad de unir datos de diferentes formatos de base de datos. El espacio de trabajo ODBCDirect proporciona una alternativa cuando slo necesita ejecutar consultas o procedimientos almacenados en un servidor, como Microsoft SQL Server o cuando la aplicacin cliente necesita las capacidades especficas de ODBC, como las actualizaciones por lotes o la ejecucin de una consulta asncrona. Objetos DAO Hay 17 tipos diferentes de objetos DAO. Puede declarar nuevas variables de objeto DAO para cualquier tipo de objeto. Por ejemplo, el siguiente cdigo Visual Basic for Applications (VBA) crea variables de objeto para un objeto Database, un objeto Recordset de tipo Dynaset y un objeto Field: 23
Colecciones DAO Cada tipo de objeto DAO distinto de DBEngine tambin tiene una coleccin correspondiente. Una coleccin incluye todos los objetos existentes de ese tipo. Por ejemplo, la coleccin Recordsets contiene todos los objetos Recordset abiertos. Cada coleccin es "propiedad" de otro objeto en el siguiente nivel superior de la jerarqua. Un objeto Database "es propiedad" de una coleccin Recordsets. Excepto para los objetos Connection y Error, cada objeto DAO tiene una coleccin Properties. La mayora de los objetos DAO tienen colecciones y propiedades predeterminadas. Por ejemplo, la coleccin predeterminada de un objeto Recordset es la coleccin Fields y la propiedad predeterminada de un objeto Field es la propiedad Value. Puede simplificar el cdigo aprovechndose de estas predeterminaciones.
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CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO TIPOS DE INVESTIGACIN
El tema que se abordar durante este trabajo de investigacin nunca ha sido explorado o inspeccionado, debido a que es la primera vez que se realiza un estudio cabal con el propsito de implantar un sistema computacional para el manejo y planificacin de los horarios acadmicos de la universidad, sin embargo, se han desarrollado, estudios similares en otras reas de la UNEXPO. Esto implica un tipo de investigacin explorativa, por que nos permite familiarizarnos con fenmenos relativamente desconocidos, determinando, tendencias
identificando las relaciones potenciales entre las variables y establecer el tono de investigaciones posteriores ms rigurosas. Hay que tomar en cuenta que esto implica un mayor riesgo y requiere gran paciencia, serenidad y receptividad por parte del investigador. Este tipo de investigacin comenzar como explorativa, pero a medida que esta se desarrolle se convertir en explicativa, donde se abordar explicaciones de forma gradual a las incgnitas que se entraman dentro de la investigacin. Dentro de la investigacin no se pretende alterar voluntariamente las variables independientes, solo se observar los fenmenos tal y como se dan en su contexto natural, para luego ser analizado. Por ello la investigacin no es experimental. Las investigaciones no experimentales se usan bajo la caracterstica longitudinal de panel, y esta es la que se va a usar, debido a que se recolectaran los datos a travs del tiempo en puntos o periodos concretos, para hacer inferencias respecto al cambio y sus consecuencias.
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POBLACIN Y MUESTRA
POBLACIN IDEAL Como se trata del diseo de un sistema informtico que permita la automatizacin de los procesos administrativos del coordinacin de planificacin acadmica de la UNEXPO Vice-Rectorado Puerto Ordaz., este estudio es aplicado a la poblacin comprendida de los departamentos de las especialidades de la universidad. MUESTRA Por la complejidad y extensin de la automatizacin de la universidad, este trabajo solo abarcara el estudio de la automatizacin solo en la coordinacin y las secciones correspondientes al departamento de ingeniera electrnica. Este tipo es por cuota, ya que no hace una seleccin no probabilstica, sino ms bien es una escogencia hecha directamente a conveniencia del investigador, sin tener en cuenta la igualdad de condiciones.
TCNICA Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

La investigacin es basada en hechos tericos ya fundamentados, por lo tanto las tcnicas e instrumentos para realizar este tipo de investigacin son las siguientes: INVESTIGACIN DOCUMENTAL Se deben seleccionar y analizar aquellos documentos que contienen datos de inters relacionados con la investigacin, para la cual se revisara: Manuales de procedimientos, manuales de bases de datos, informacin de funcionamiento del departamento, documentacin ubicada en la biblioteca de la UNEXPO - Puerto Ordaz, tambin el material digital en Internet. As como toda aquella documentacin que pueda aportar informacin relevante a la investigacin. ENTREVISTAS Esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con varias personas y cuestionarlas de forma adecuada para obtener informacin acerca del equipo, su funcionamiento, configuraciones y detalles de implementacin. Este es el medio 26
ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuesta, puede percibir actitudes y recibir informacin adicional que se han obtenido con interaccin directa con el equipo. OBSERVACIN DIRECTA Este recurso se usara con la intencin de obtener informacin correspondiente al funcionamiento y los diferentes modos de operacin del equipo.
MATERIALES A USAR
Lpiz Papel Manuales de procedimientos del departamento a automatizar. Documentacin terica Computador personal Microsoft Office Word Microsoft Office Visio Microsoft Office PowerPoint Adobe Acrobat Writer Acrobat Key Password Recovery
TABULACIN Y ANLISIS DE DATOS

Los resultados obtenidos en esta experiencia no son tangibles, es decir, no pueden ser contabilizados ya que el resultado no es contable. Por lo tanto no se puede realizar tabulacin y anlisis de datos como tal, solo se puede realizar anlisis de factibilidad y complejidad con los requerimientos del usuario y la aplicacin. La informacin recolectada ser agrupada y clasificada de acuerdo a la necesidad del diseo, es decir, se agruparan por tpicos con la finalidad de hacer 27
un anlisis para la realizacin del diseo y de esta forma se pueda entrevistar al personal capacitado para su recomendaciones y sugerencias. Finalmente se proceder a crear el diseo de la base de datos que sea capaz de soportar modificaciones en el tiempo sin necesidad de requerir un cambio profundo en su estructura.
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CAPITULO IV
SISTEMA ACTUAL DESCRIPCION
La coordinacin de planificacin es el ente encargado dentro de la universidad para elaborar los horarios acadmicos, apoyados por una
coordinacin de horarios que recolecta toda la informacin de la disponibilidad de aulas, profesores y cargas docentes. El sistema se basa en la informacin fsica de las aulas, la acadmica de los docentes y los pensum para la elaboracin de los horarios, entre ellas se tienen: Cedula Nombre Dedicacin Carga docente Disponibilidad Cdigo Capacidad Pupitres Ubicacin El sistema entra en funcionamiento cuando planificacin enva un comunicado en el cual, notifica que comienza la elaboracin de los horarios del prximo semestre. Aunado a esto solicita la disponibilidad de todos los recursos de la institucin. El funcionamiento es ineficiente, puesto que es lento y verificar los horarios es un trabajo arduo. Esto repercute directamente en el normal
desenvolvimiento de las operaciones de la institucin, puesto que los horarios
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acadmicos son parte fundamental de la labor primordial de la universidad, la enseanza.
DFD
DFD NIVEL 0
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DFD NIVEL 1
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DFD NIVEL 2
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FALLAS PRESENTADAS EN EL SISTEMA

Se cometen errores al elaborar horarios, puesto que son muchos horarios los que se elaboran y verificarlos es engorroso. Perdidas de clases a causa del choque de horarios. Molestias en la comunidad universitaria. Lentitud al elaborar los horarios para el personal que los construye, que pudiera utilizar ese tiempo en otras actividades productivas para la universidad. Retarda la toma de decisiones por parte de los directivos de la universidad. Perdida de tiempo en todo los integrantes de la comunidad estudiantil. Perdida de trabajo del personal que elabora los horarios cuando se cometen errores en la elaboracin de los mismos.
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CAPITULO V
SISTEMA PROPUESTO ESTUDIO DE REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS DE ENTRADA IdAula Cdigo Aula Capacidad Ubicacin Pupitres Observacin IdHorario Da Hora IdMateria IdProfesor Seccin Seccin IdEspecialidad Nombre Coordinador Secretaria Ocupada IdOcupacion Periodo Seccin Semestre Activo Semestre HT HP HL GruposL HorasT HPD UC Cedula Apellidos Departamento
Direccin Telfono REQUERIMIENTOS DE PROCESO Identificacin del profesor Identificacin del aula Identificacin especialidad Identificacin horario acadmico Actualizacin profesor Actualizacin materias Desactivar periodo acadmico 34 Disponibilidad del profesor Disponibilidad de aula Actualizacin pensum Actualizacin carga acadmica Actualizacin aulas Actualizacin especialidad Eliminar periodo acadmico
REQUERIMIENTOS DE SALIDA Visualizacin de horarios Consulta de aula Consulta de especialidad Consulta de profesor Consulta materias Impresiones de horarios Reporte de disponibilidad de aulas Informe de horarios Listado de profesores Reporte de materias Consulta de dedicacin Cargas acadmicas
OBJETIVOS DEL SISTEMA

OBJETIVOS GENERAL Automatizar los procesos de informacin concernientes a la elaboracin de los horarios acadmicos de la Universidad Nacional Experimental Antonio Jos de Sucre Vice-Rectorado Puerto Ordaz. OBJETIVOS ESPECIFICOS Evitar el choque de horarios. Agilizar la elaboracin de horarios Reducir el tiempo de bsqueda de disponibilidad de recursos Agilizar la fluidez de informacin Reducir los tiempos de respuesta en la bsqueda de informacin. Ayudar en la toma de decisiones Informar en forma veraz Evitar la redundancia de datos
DESCRIPCION DEL SISTEMA PROPUESTO

Automatizar los procesos manuales de la elaboracin de horarios del sistema actual manejado en la coordinacin de planificacin de la Universidad, representa el objetivo principal del sistema que se propone; para poder llevar un
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mejor manejo, almacenamiento y control de los datos; y as la institucin cumplir con su labor de un poco mas eficiente. La aplicacin esta desarrollada en el sistema operativo Microsoft Windows, utilizando como herramienta de desarrollo el SGBDR Microsoft Access 2003 versin 11. Por su parte la aplicacin en su diseo presenta un conjunto de tablas, consultas, formularios e informes. Que hacen que el usuario acceda a los procesos de la institucin que permiten elaborar los horarios. En el sistema propuesto no se transforma totalmente la organizacin de los procesos fundamentales en el manejo de informacin, si no que por las misma razn de ser automatizados el sistema se simplifica y su ejecucin se agiliza; eliminando las fallas en el mismo, satisfaciendo las necesidades de la comunidad universitaria en relacin a este punto y ayudando al usuario a rebuscar menos. Desde otro punto de vista, se evita la redundancia de datos, ya que hay control ptimo de los datos. Con respecto al manejo, por estar desarrollado en ambiente Windows es fcil de manejar y totalmente amigable, evitando que los costos de adiestramiento sean elevados. El sistema cuenta con formularios para el manejo de todas las informaciones que se necesitan en la elaboracin de los horarios acadmicos. A si mismo presenta diversos reportes, listados y informes que antes no se tenan y que permitirn a la universidad tomar decisiones en relacin con este tema mas rpidamente. Despus de inferir lo antes expuesto se, pude inferir que el sistema propuesto es bastante completo puesto que permite una forma optima de
trabajar a esta coordinacin, puesto que ser un aliado indispensable de la misma.
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DFD
DFD NIVEL 0
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DFD NIVEL 1
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DFD NIVEL 2
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ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS
Asuntos: Aulas
Descripcin: Espacio fsico donde se dictan las clases Asuntos relacionados:
Nombre HorarioAula DetallesHorarios Relacin Varios Varios
Campo IdAula Codigo Capacidad Ubicacion Pupitres Observacion
Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (5) Byte (1) Texto (20) Byte (1) Memo (-)
Descripcin Cdigo para el sistema Cdigo para la universidad Asientos que entran a el aula Edificio donde se encuentra Cantidad de asientos Quien administra el aula y condiciones fsicas
Regla de validacin
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Asuntos: HorarioAula
Descripcin: Almacena la disponibilidad de cada da y hora de la semana Asuntos relacionados:
Nombre Aula Relacin Uno
Campo IdAula Dia Hora Ocupada IdMateria
Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (9) Byte (1) S/No (1) Entero largo (4)
Descripcin Cdigo del Aula Da de la semana Hora del da Si esta disponible o no Asignacin a el aula
Regla de validacin
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Asuntos: Dedicacion
Descripcin: Indica el numero de horas acadmicas y permanencia del docente Asuntos relacionados:
Nombre Profesor HorarioProfesor Relacin Varios Varios
Campo IdMateria Nombre Dedicacion Horas
Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (50) Texto (20) Byte (1)
Descripcin Cdigo de la materia para el sistema Cargo que desempea Indica el numero de horas del docente Horas de clases y permanencia
Regla de validacin
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Asuntos: Especialidad
Descripcin: Son las distintas carreras que se dictan en la universidad Asuntos relacionados:
Nombre Materias Relacin Uno a varios
Campo IdEspecialidad Nombre Coordinador Secretaria Direccion Telefono
Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (20) Entero largo (4) Texto (40) Memo (-) Texto (12)
Descripcin Cdigo para el sistema Calificativo de la especialidad Docente que la dirige
Regla de validacin
Edificio donde se encuentra
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Asuntos: Materias
Descripcin: Asignaturas de cada especialidad Asuntos relacionados:
Nombre Especialidad DetallesHorarios DetallesMateria HorarioAula HorarioProfesor Campo IdMateria IdEspecialidad Codigo Nombre Semestre HT HP HL GruposL HorasT HPD UC Capacidad Tipo de Datos Entero largo (4) Entero largo (4) Texto (7) Texto (50) Texto (4) Byte (1) Byte (1) Byte (1) Entero largo (4) Byte (1) Entero largo (4) Byte (1) Byte (1) Descripcin Cdigo para el sistema Relacin con la especialidad Identificacin para la UNEXPO Calificativo de la asignatura Ubicacin en el pensum Horas tericas Horas Practicas Horas de laboratorio Grupos de laboratorio Horas totales Horas preparadura y consulta Unidades crdito Alumnos por materia Relacin Varios Varios Varios Varios Varios Regla de validacin
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Asuntos: Profesor
Descripcin: Docentes que dictan las materias Asuntos relacionados:
Nombre Dedicacion DetallesHorarios DetallesMaterias HorarioProfesor Campo IdProfesor Cedula Apellidos Nombre Departamento Categoria IdOcupacion Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (9) Texto (20) Texto (20) Texto (16) Texto (20) Entero largo (4) Divisin universitaria Estatus dentro de la UNEXPO Cdigo de actividades docente y dedicacin Descripcin Cdigo para el sistema Cdigo para la UNEXPO Relacin Uno Varios Varios Varios Regla de validacin
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Asuntos: HorarioProfesor
Descripcin: Almacena la disponibilidad de cada da y hora de la semana Asuntos relacionados:
Nombre Dedicacion Materias Profesor Campo IdProfesor Dia Hora Ocupada IdMateria Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (9) Byte (1) S/No (1) Entero largo (4) Descripcin Cdigo del profesor Da de la semana Hora del da Si esta disponible o no Asignacin a el profesor Relacin Uno Uno Uno Regla de validacin
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Asuntos: DetallesMaterias
Descripcin: Materias y secciones que dicta un docente Asuntos relacionados:
Nombre Materias Profesor Relacin Uno Uno
Campo IdProfesor IdMateria Seccin
Tipo de Datos Entero largo (4) Entero largo (4) Texto (3)
Descripcin Cdigo del docente Cdigo de la asignatura Grupos de clases
Regla de validacin
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Asuntos: Horarios
Descripcin: Horarios acadmicos de los semestres Asuntos relacionados:
Nombre DetallesHorarios Relacin Varios
Campo IdHorario Periodo Seccin Semestre IdEspecialidad Activo
Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (10) Texto (3) Texto (3) Entero largo (4) S/No (1)
Descripcin Cdigo para el sistema Periodo acadmico Grupos de clases Espacio temporal Cdigo de la carrera Identifica el semestre actual
Regla de validacin
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Asuntos: DetallesHorarios
Descripcin: Clasifica las materias de cada hora de clase y su aula Asuntos relacionados:
Nombre Horario Materia Profesor Aula Campo IdHorario Dia Hora IdMateria IdProfesor IdAula Seccin Tipo de Datos Entero largo (4) Texto (9) Entero largo (4) Entero largo (4) Entero largo (4) Entero largo (4) Texto (3) Descripcin Cdigo para el sistema Da de la semana Hora de la semana Cdigo de la materia Cdigo del profesor Cdigo del aula Grupo de clase Relacin Uno Uno Uno Uno Regla de validacin
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DISEO ENTIDAD-RELACION
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DISEO DE LA APLICACIN
Tareas: Dedicacin
Descripcin: Captura la informacin de la dedicacin de los docentes Tareas relacionadas:
Profesor Sub Profesor Lunes, Martes, Miercoles, Jueves y Viernes
Nombre Carga Especial Dedicacion Horas
USO E, S, B E, S, B E, S, B
Descripcin Otra actividad acadmica o administrativa del docente Calificativo que indica las horas acadmicas del docente Numero de horas acadmicas y permanencia
Asunto Dedicacion Dedicacion Dedicacion
Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular
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Tareas: Especialidad
Descripcin: Captura la informacin de la especialidad y su pensum. Tareas relacionadas:
Horarios y informe horarios Lista de profesores Incluir Laboratorios Subformulario Materias Teora Laboratorio Nombre IdEspecialidad Nombre Coordinador Secretaria Direccion Telefono IdMateria IdEspecialidad Codigo Nombre Semestre HT HP HL GruposL HorasT HPD UC Capacidad USO E, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, B E, B E, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B Cdigo para el sistema Relacin con la especialidad Identificacin para la UNEXPO Calificativo de la asignatura Ubicacin en el pensum Horas tericas Horas Practicas Horas de laboratorio Grupos de laboratorio Horas totales Horas preparadura y consulta Unidades crdito Alumnos por materia Edificio donde se encuentra Descripcin Cdigo para el sistema Calificativo de la especialidad Docente que la dirige Asunto
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Tareas: Calcular horas

Descripcin: Calcula las horas totales Tareas relacionadas:
Nombre HT HP HL HorasT USO C C C C Horarios Descripcin Horas tericas Horas Practicas Horas de laboratorio Horas totales Asunto Materias Materias Materias Materias
Tareas: Cargar Profesores

Descripcin: Ocupa toda las horas de todos los docentes Tareas relacionadas:
Nombre IdProfesor Dia Hora Ocupada IdMateria IdProfesor Seccin USO E, A E, A E, A E, A E, A A A Horarios Descripcin Cdigo del profesor Da de la semana Hora del da Si esta disponible o no Asignacin a el profesor Cdigo del profesor Grupo de clase Asunto HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioProfesor DetallesHorarios DetallesHorarios
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Tareas: Limpiar Horarios

Descripcin: Desocupa todos los horarios activos Tareas relacionadas:
Horarios Aula y disponibilidad de aula Profesor Informes de horarios Nombre IdHorario Dia Hora IdMateria IdProfesor IdAula Seccin IdProfesor Dia Hora Ocupada IdMateria IdAula Dia Hora Ocupada IdMateria USO E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A Descripcin Cdigo para el sistema Da de la semana Hora de la semana Cdigo de la materia Cdigo del profesor Cdigo del aula Grupo de clase Cdigo del profesor Da de la semana Hora del da Disponible o no Asignacin a el profesor Cdigo del Aula Da de la semana Hora del da Disponible o no Asignacin a el aula Asunto DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioAula HorarioAula HorarioAula HorarioAula HorarioAula
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Tareas: Limpiar Aulas

Descripcin: Desocupa todos las aulas Tareas relacionadas:
Horarios Aula y disponibilidad de aula
Nombre IdAula Dia Hora Ocupada IdMateria IdHorario IdAula
USO E, A E, A E, A E, A E, A E, A E, A
Descripcin Cdigo del Aula Da de la semana Hora del da Disponible o no Asignacin a el aula Cdigo para el sistema Cdigo del aula
Asunto HorarioAula HorarioAula HorarioAula HorarioAula HorarioAula DetallesHoraios DetallesHoraios
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Tareas: CompletoH
Descripcin: Sirve para seleccionar la especialidad del informe completo horarios Tareas relacionadas:
Nombre Especialidad USO S Horario Completo Descripcin Muestra el nombre de las especialidades Asunto Especialidad
Tareas: Departamento
Descripcin: Con el se selecciona el departamento del informe horarios profesor. Tareas relacionadas:
Nombre Departamento USO S HorarioProfesorD Descripcin Muestra el nombre de los departamento Asunto Profesores
Tareas: Edificio
Descripcin: Con el se selecciona el edificio del informe horarios aula Tareas relacionadas:
Nombre Ubicacin USO S HorarioAulaE Asunto Aula
Descripcin Con el se selecciona el edificio del informe horarios aula
56
Tareas: EspecialidadH
Descripcin: Selecciona la especialidad del horario por especialidad de la cartelera Tareas relacionadas:
Nombre Especialidad USO S HorarioSemestreE Descripcin Muestra el nombre de las especialidades Asunto Especialidad
Tareas: ICategoria
Descripcin: Con el se selecciona la categora del informe profesor por categora Tareas relacionadas:
Nombre Categoria USO S Profesoresxcategoria Descripcin Muestra el nombre de las categora Asunto Profesores
Tareas: IDepartamento
Descripcin: Se selecciona el departamento del informe profesor por departamento Tareas relacionadas:
Nombre Departamento USO S Profesoresxdepartamento Descripcin Muestra el departamento Asunto Profesores
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Tareas: DesactivarPA
Descripcin: Selecciona el periodo acadmico a desactivar cuando este finaliza Tareas relacionadas:
Nombre Periodo Activo Ocupada Ocupada USO S A A A Horarios Asunto Horarios Horarios HorarioAula HorarioProfesor
Descripcin Muestra todos los periodos acadmicos Desactiva los subformularios de formaHorarios Permite saber si un aula esta o no disponible Permite saber si un profesor esta o no disponible
Tareas: EliminarPAD
Descripcin: Con el se selecciona el periodo acadmico a eliminas Tareas relacionadas:
Nombr e Periodo USO S Descripcin Muestra todos los periodos acadmicos inactivos Horarios Asunto Horarios
Tareas: IOcupacion
Descripcin: Se selecciona la ocupacin del informe profesor por dedicacin Tareas relacionadas:
Nombre Ocupacion USO S Profesoresxocupacion Descripcin Muestra la ocupacin del docente Asunto Profesores
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Tareas: FormaHorarios
Descripcin: Captura y permite elaborar los horarios acadmicos de las especialidades Tareas relacionadas:
SubHorario Lunes, Miercoles, Jueves y Viernes Seleccionar Aula, Seleccionar Profesor Informes Horarios Nombre Activo Periodo Seccin Semestre Aula IdEspecialidad IdHorario CuaAula CuaDia CuaHora CuaMat CuaProfesor CuaSeccion Cedula Dia Hora IdAula IdHorario IdMateria IdProfesor Ocupada IdOcupacion Ocupada IdMateria USO E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, C E, S, C E, S, C E, S, C E, S, C E, S, C E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B E, S, B Descripcin Permite habilitar o no los subformularios Lapso temporal de clases en el ao Grupo de clases Divisin temporal de los pensum Cdigo de aula Cdigo de la especialidad en el sistema Cdigo del horario en el sistema Buffer temporal del IdAula Buffer temporal del da en el horario Buffer temporal de la hora en el horario Buffer temporal de la materia en el horario Buffer temporal del IdAula en el horario Buffer temporal de la seccin en el horario Cdigo del profesor en la UNEXPO Da del horario en la semana Hora del da Cdigo del aula asignada Cdigo del horario en la relacin Cdigo de la materia Cdigo del profesor Ocupa o no al profesor Cdigo de la asignacin al docente Ocupa o no a el aula Cdigo de la asignacin al aula Asunto Horarios Horarios Horarios Horarios Horarios Horarios Horarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios DetallesHorarios HorarioProfesor HorarioProfesor HorarioAula HorarioAula
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Tareas: Seleccionar aula

Descripcin: Permite seleccionar el aula para los renglones de horario Tareas relacionadas:
Nombre Capacidad IdAula OLDAula Ocupada IdMateria IdProfesor USO C A A A A A FormaHorarios Asunto Aulas DetallesHorarios DetallesHorarios HorarioProfesor HorarioProfesor DetallesHorarios
Descripcin Alumnos que entran a el aula Cdigo del Aula en el sistema Se utiliza por si se cambia de aula Para desocupar o no a el aula Asignatura asignada a el aula Profesor que se escogi para la materia
Tareas: Seleccionar profesor

Descripcin: Permite seleccionar el profesor para los renglones de horario Tareas relacionadas:
Nombre IdProfesor OLDProfesor OLDSeccion Ocupada IdOcupacion IdProfesor Seccion USO A A A A A A A FormaHorarios Asunto Profesor DetallesHorarios DetallesHorarios HorarioProfesor HorarioProfesor DetallesHorarios DetallesHorarios
Descripcin Profesor segn la materia seleccionada Se utiliza por si se cambia de profesor Se utiliza por si se cambia de profesor Para desocupar o no a el profesor Materia que dicta el docente Profesor que se escogi para la materia Seccin del profesor que se escogi
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Tareas: Listado de materias

Descripcin: Materias por especialidad escogida Tareas relacionadas:
Nombre AuxEspecialidad Codigo Semestre Nombre HT HP HL USO C S S S S S S Pensum Descripcin Buffer para la especialidad Cdigo para la UNEXPO Ubicacin en el pensum Calificativo de la asignatura Horas tericas Horas Practicas Horas de laboratorio Asunto Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias
Tareas: Pensum
Descripcin: Con el se selecciona la especialidad del listado de materias Tareas relacionadas:
Nombre Especialidad USO S Listado de materias Asunto Especialidad
Descripcin Especialidad
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Tareas: Listado de profesores

Descripcin: Visualiza todos los profesores en orden alfabtico Tareas relacionadas:
Nombre Apellidos Cedula Departamento Nombre
USO S S S S
Descripcin
Asunto Profesores
Cdigo para la UNEXPO Divisin universitaria
Profesores Profesores Profesores
Tareas: Disponibilidad de aula

Descripcin: Disponibilidad de aulas segn hora y da escogidos Tareas relacionadas:
Nombre Aulas Dia Hora
USO S S S
Descripcin Visualiza el cdigo y capacidad del aula Da a buscar Hora ha buscar
Asunto Aula
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Tareas: Incluir laboratorios

Descripcin: Incluye los laboratorios de las materias de los pensum. Tareas relacionadas:
Especialidad Horarios
Nombre Semestres Opcion Materias IdMateria IdEspecialidad Codigo Nombre Semestre HT HP HL GruposL HorasT HPD UC Capacidad
USO S S S E E E E E E E E E E E E E
Descripcin Ubicacin en el pensum Selecciona las materias Materias Cdigo para el sistema Relacin con la especialidad Identificacin para la UNEXPO C Ubicacin en el pensum Horas tericas Horas Practicas Horas de laboratorio Grupos de laboratorio Horas totales Horas preparadura y consulta Unidades crdito Alumnos por materia
Asunto Materias
Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias Materias
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Tareas: SeleccionarSemestreInforme
Descripcin: Selecciona el semestre y el departamento para ver los respectivos horarios Tareas relacionadas:
HorarioSemestre
Nombre Especialidad Opcion Semestre
USO S S S
Descripcin Nombre de la carrera Selecciona las especialidades Ubicacin en el pensum
Asunto Especialidad
64
Tareas: Horario Aula, HorarioAulaE (por especialidad)

Descripcin: Visualiza la informacin de los horarios de aulas listo para imprimir Tareas relacionadas:
Aulas HorarioAulaLunes, Martes, Miercoles, Jueves y Viernes
Nombre Codigo Capacidad Observacin Pupitres Ubicacion Ocupada Hora Dia IdMateria
USO S S S S S S S S S
Descripcin Cdigo del aula para la UNEXPO Pupitres que entran en un aula Estado fsico y administracin Cantidad de asientos que entran el aula Edificio donde se encuentra el aula Si esta o no disponible el aula Hora del da del aula en la disponibilidad Da del aula en la disponibilidad Ocupacin de el aula a una hora fijada
Asunto Aula Aula aula Aula Aula HorarioAula HorarioAula HorarioAula HorarioAula
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Tareas: Horario Profesor, HorarioProfesorB y HorarioProfesorD

Descripcin: Visualiza la informacin de los horarios de profesor listo para imprimir Tareas relacionadas:
Profesor HorarioProfesorLunes, Martes, Miercoles, Jueves y Viernes
Nombre Apellidos Nombre Departamento IdMateria
USO S S S S
Descripcin
Asunto Profesor Profesor
Divisin universitaria Asignacin a el profesor
Profesor HorarioProfesor
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Tareas: Horarios Completo, Horarios CompletoB, HorariosCompleto

Descripcin: Visualiza la informacin de los horarios completos listo para imprimir Tareas relacionadas:
SubHorario Lunes, Miercoles, Jueves y Viernes FormaHorarios, CompletoH Nombre Periodo Seccin Semestre Aula IdEspecialidad IdHorario IdProfesor S S S S S S S USO Descripcin Lapso temporal de clases en el ao Grupo de clases Divisin temporal de los pensum Cdigo de aula Cdigo de la especialidad en el sistema Cdigo del horario en el sistema Cdigo del profesor Asunto Horarios Horarios Horarios Horarios Horarios Horarios DetallesHorarios
Tareas: Horarios Semestre, Horarios SemestreB, Horarios SemestreE

y HorariosSemestre
Descripcin: Visualiza la informacin de los horarios semestrales listo para imprimir Tareas relacionadas:
SubHorario Lunes, Miercoles, Jueves y Viernes FormaHorarios, EspecialidadH SeleccionarSemestreInforme Nombre Periodo Seccin Semestre Aula IdEspecialidad IdHorario S S S S S S USO Descripcin Lapso temporal de clases en el ao Grupo de clases Divisin temporal de los pensum Cdigo de aula Cdigo de la especialidad en el sistema Cdigo del horario en el sistema Asunto Horarios Horarios Horarios Horarios Horarios Horarios
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Tareas: Profesoresxcategoria, Profesoresxocupacion y profesoredxdepartamento

Descripcin: Captura la informacin de los docentes que dictan las materias Tareas relacionadas:
Profesores
Nombre Cedula Apellidos Nombre Departamento Categoria IdOcupacion
USO S S S S S S
Descripcin Cdigo para la UNEXPO
Asunto Profesor Profesor Profesor
Divisin universitaria Estatus dentro de la UNEXPO Cdigo de actividades docente
Profesor Profesor Profesor
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CARACTERISTICAS
El sistema informtico de horarios acadmicos es una aplicacin desarrollada en Microsoft Access 2003 versin 11 para Windows, el cual presenta las siguientes caractersticas. Es simplificado. Es amigable Se adapta a la realidad Fcil de operar Es confiable Compatibilidad con otras software para mejorar el desempeo de la aplicacin. Agiliza los procesos Facilita el control y manejo de los datos
FUNCIONES
Manejar la informacin concerniente a la elaboracin de los horarios acadmicos. Generar la disponibilidad de recursos. Generar listados, reportes e informes de los recursos disponibles. Visualizar e imprimir los distintos horarios. Evitar molestias a la comunidad universitaria.
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
FACTIBILIDAD TCNICA El sistema es factible tcnicamente, puesto que la universidad cuenta con muchos equipos, en el cual el software se desempeara de forma optima. Es de
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notar que Microsoft Access 2003 viene instalado con software en todos los equipos que la universidad ha comprado recientemente. FACTIBILIDAD ECONMICA Es factible econmicamente puesto que la universidad no esta invirtiendo recursos financieros en el anlisis, diseo y desarrollo del software. FACTIBILIDAD PSICOSOCIAL El problema bsico existe cuando se implanta un nuevo sistema, es la resistencia al cambio que presentan las personas relacionadas con su manejo. Por otro lado este software no viene a desplazar a ninguna persona en la universidad, puesto que con el mismo lo que se pretende es ayudar a las personas a agilizar el trabajo que ellas desempean y optimizar los tiempos de respuesta. Tambin es importante sealar que estas personas ya estn acostumbradas a utilizar computadoras y trabajar en ambiente Windows.
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CONCLUSIONES
Las conclusiones a las cuales se llega con el desarrollo de la presente investigacin son las siguientes: Se logra el objetivo final de la investigacin, surgiendo como resultado final la culminacin del software. El sistema propuesto cumple con los objetivos de la coordinacin, de una forma mas eficaz y eficiente; agilizando el proceso de elaboracin de los horarios acadmicos. Con la automatizacin de los procesos concernientes a la elaboracin de los horarios se evita en su totalidad el choque de horarios. Este proyecto tendr un beneficio notable para la comunidad estudiantil puesto que reducir el tiempo de espera en la elaboracin de los horarios y evitara las problemticas inherentes a la generacin de horarios y choques de los mismos.
RECOMENDACIONES
Realizar respaldos cuando se culmine la elaboracin de los horarios o cuando el administrador de informtica lo considere conveniente. Agregar los procesos de compactacin y reparacin de la base de datos peridicamente, acorde al crecimiento de la base de datos. Convertir la base de datos en un proyecto de Access para que se optimice su desempeo. Desarrollar una aplicacin Web que permita las consultas va HTTP de los horarios generados.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Biblioteca de consulta Microsoft Encarta 2005. Microsoft Corporation. Washington. Grudnistki, G.(1992). Diseo de de sistemas de informacin (teora y practica). Mxico: Megabyte. Murdick, R. (1986). Sistemas de informacin basados en computadora para la Administracin moderna. Mxico: Diana tcnico Stockhausen, S. (1992). Visio de una nueva era. Lagobit. Julio-Agosto(p. 16). Tenorio, F Lecturas bsicas sobre administracin y teora de sistemas. Bisecas, John. Running guia completa de Microsoft Access 2.0 para Windows. Ediciones McGraw Hill. Madrid (Espaa) 1994. Dobson, Rick. Programming Microsoft Access 2000, Microsoft Press. Washington (Estados Unidos de Amrica) 1999 Callahan, Evan. Programacin con Microsoft Access 2000 Macros y Visual Basic para aplicaciones McGraw-Hill/Interamericana de Espaa Madrid (Espaa) 1999.
ANEXOS
MANUAL DE USUARIO
Para entrar acceder al software se logra haciendo doble clic en el icono SIHAM en el escritorio, el software se cargara en memoria inmediatamente y se abrir en la pantalla.
Para acceder a las funciones del software se procede de dos formas a travs de la barra de mens o el panel de control (el formulario principal). El panel de control principal tiene 9 opciones, las cuales se activan mediante los botones de comando que llevan al usuario a otras ventanas para realizar las respectivas operaciones correspondientes a esas tareas. Como se puede ver en el organigrama del panel de control principal cada ventana aparte de consultar datos , en la misma se puede realizar varias operaciones como eliminar , agregar, buscar un registro especifico, guardar, etc. Cada botn lleva por nombre la operacin que este realiza, algunos botones como el caso de eliminar, ocupar, desocupar, cargar, limpiar, etc., piden una confirmacin antes de ejecutar la operacin respectiva. La barra de mens tiene 5 mens y cada uno tiene sus respectivos comandos. En la barra de mens se encuentra los mens estndar de Windows como lo son Archivo y Edicin. El men archivo tiene unos comandos especiales como lo son publicar con Microsoft Office Word y Analizar con Microsoft Office Excel as se puede tener los archivos en formato .doc y .xls, de esta forma se pueden enviar a los distintos departamentos y directivos va correo electrnico o guardarlos si as lo desea el usuario. Esta un men registro que permite navegar a travs de los registros almacenados en las tablas visualizados en los formularios. En el men operaciones se encuentra un comando filtro que restringir con una tcnica que utiliza una versin del formulario activo con campos vacos en los que puede escribir o seleccionar los valores que desee que contengan los registros filtrados, despus que se introducen los criterios en el formulario se hace clic en el comando aplicar para que visualicen los registros deseados y para quitarlos se hace clic en el botn correspondiente. Tambin es de notar que la parte de inferior de la ventana aparecen unas operadores lgicos Or (O) con el fin de realizar varias operaciones lgicas.
Panel de control principal

Panel de Control principal
Aulas
Especialidad
Limpiar aulas
Cargar profesores
Limpiar horarios
Informes
Profesores
Dedicacin
Salir
Agegar
Limpiar
Agregar
Incluir Laboratorios
Limpiar
Cerrar
Cargar
Cerrar
Limpiar
Cerrar
General
Departamento
Agregar
Ocupar
Agregar
Eliminar
Eliminar
Guardar
Eliminar
Guardar
Categora
Ocupacin
Descargar
Buscar
Profesores
Guardar
Buscar
Cerrar
Cerrar
Pensum
Aulas Disponibles
Eliminar
Guardar
Cerrar
Vista previa
Cerrar
Cerrar
BARRA DE MENS
COMANDOS DEL PANEL DE CONTROL AULAS

El botn de comando aulas en el panel de control de principal nos lleva a la ventana Aulas, la misma posee tres fichas en las cuales se visualiza la
informacin fsica, la disponibilidad y el horario de la misma. Es de notar como ya se dijo anteriormente que algunos botones tienen mensaje de confirmacin y
sobre todo en caso de que hayan registros relacionados en la base de datos. Los mensajes de confirmacin se encuentran en los botones eliminar, limpiar y en las casillas de verificacin de la ficha disponibilidad. En la ficha horario esta ubicado un botn de vista previa que sirve para visualizar el horario del aula activa listo para imprimir o publicar con Microsoft Office Word.
ESPECIALIDAD
El botn de comando especialidad en el panel de control de principal nos lleva a la ventana especialidad la cual tiene cuatro fichas general, pensum, materias tericas y laboratorios. El funcionamiento es similar al de aulas, igualmente tiene un mensaje de confirmacin en el botn eliminar. La diferencia principal es en el cuadro de dialogo incluir laboratorios que permite agregar los laboratorios a las materias tericas que lo tengan, segn se seleccione los semestres o las materias de un semestre.
LIMPIAR AULAS, LIMPIAR HORARIOS Y CARGAR PROFESORES

Cada uno de ellos realiza las siguientes operaciones respectivamente colocar toas las aulas y quitndolas de los horarios activos. Limpiar todo los horarios activos habilitando todas las aulas y descargando las horas docentes ocupadas por los horarios activos. Cargar profesores ocupa todas las horas de los docentes descargando las horas docentes de los horarios activos.
Ninguno de los botones tiene mensaje de confirmacin, puesto que no ejecutan acciones directas si no que abre una pequea ventana que esta misma sirve para que el usuario decida si desea realizar la operacin respectiva. Cuando cada comando se termina este le visualiza un mensaje el usuario que la operacin ya se concluyo, de esta forma el usuario no se impacienta puesto que estas operaciones tardan bastante.
Estos botones tambin me permiten generar todas horas de cada da los horarios de profesor, aulas y horarios acadmicos si no estn generadas para agilizar el trabajo del usuario.
PROFESORES
El botn de comando profesores en el panel de control de principal nos lleva a la ventana profesores, ella tiene tres fichas en las cuales se visualiza la informacin acadmica, la disponibilidad y el horario del mismo. Tambin tiene mensaje de confirmacin. Los mensajes de confirmacin se encuentran en los botones eliminar, ocupar, descargar y en las casillas de verificacin de la ficha disponibilidad. En la ficha informacin tiene un objeto interno que sirve para llenar la carga acadmica del docente. En la ficha disponibilidad cuando se estn
desactivando las horas que se pueden utilizar para horas de clases, este notifica cuando se excede del numero de horas de clases del docente segn la dedicacin. En la ficha horario esta ubicado un botn de vista previa que sirve para visualizar el horario del profesor activo listo para imprimir o publicar con Microsoft Office Word.
DEDICACION
El botn de comando dedicacin en el panel de control de principal es un formulario sencillo. El funcionamiento es similar a los anteriores, igualmente tiene un mensaje de confirmacin en el botn eliminar. Tiene un botn de comando Profesores que muestra un reporte de profesores segn la dedicacin.
INFORMES
El botn de comando Informes lleva a el panel de informes tiene 9 opciones, las cuales se activan mediante los botones de comando que llevan al usuario a otra ventanas o informes las ventanas me permiten escoger criterios de seleccin para filtrar los datos de los informes segn se escoja los datos. La ventana Aulas disponibles me permite ver las aulas libres en un determinado da y hora y luego se presione el botn de comando Aceptar.
El reporte lista de profesores que se visualiza cuando se presiona el botn profesor general, tiene unos botones de alternar que permite filtrar los profesores en orden alfabtico. Igual sucede cuando se presiona el botn pensum que aparece una ventana de dialogo para escoger la especialidad,de la cual se desea el pensum, posteriormente aparece una el pensum de la especialidad el cual se puede filtrar segn el semestre que se escoja.
.Cuando se visualiza un informe listo para imprimir aparece una barra de herramientas de vista previa con todas las opciones que se consiguen comnmente en Windows adems del botones para publicar con Word. La misma le facilita aun mas el trabajo a el usuario.
COMANDOS EN LA BARRA DE MENUS

A parte de los comandos estndar de la barra de mens, existen otros mens tales como el de horarios y otros comandos en operaciones. Para terminar con el men operaciones este posee tres comandos el de eliminar periodos acadmicos inactivos segn se escoja en ventana. El botn de calcular las horas totales de las materias tericas que son la suma de HT(Horas
Tericas) y HP(Horas Practicas). Y por ultimo el desactivar periodo acadmico cuando se proceda a planifica un nuevo periodo acadmico, cuando esto se hace se desocupan todas las aulas y se descarga a los profesores sin eliminar los horarios ni que se altere la informacin en ellos contenida. Para visualizar o imprimir los horarios se puede hacer a travs de los submens de horarios segn se desee horarios completo, aula, profesores y cartelera o por semestre y especialidad en el comando semestre. Los que tienen iconos verdes abren de una vez los informes, pero si desea filtrar los registros puede hacerlo a travs de los que tienen iconos azules; estos abren ventanas donde se pueden escoger los criterios.
HORARIOS
EL comando horario dirige al usuario a la ventana Horarios que es donde se elaboran los horarios acadmicos y el mismo es el motor de este software. El posee siete botones de comandos, cada uno ejecuta la accin que aparece en el nombre del botn, con las confirmaciones respectivas si las amerita adems de un botn de vista previa. Esta ventana tiene las siguientes restricciones: En la seccin de encabezado se selecciona la especialidad y el semestre para filtras las materias de un periodo especifico, para cambiar estos datos primero debe limpiar los horarios si no lo hace esta accin es cancelada. Puede seleccionar las materias en el cuadro combinado de cada da, si por cada asignatura hay un profesor disponible la cedula de este aparece automticamente. Cada da tiene un botn limpiar que permite limpiar el da. Cada hora de cada da tiene un botn Profesor y Aula que permite
seleccionar los profesores de la materia escogida y el aula segn la capacidad que se necesita. Una ves escogida el aula y el profesor estas horas son ocupadas en sus respectivos horarios. Cuando un profesor es asignado a una materia en un horario este aparece en las dems horas automticamente. Cuando un aula es asignada a una materia en un da aparece en las dems horas de la materia ese da. Si se borra una materia del respectivo control, los dems controles de esa respectiva hora son limpiados, y desocupados sus respectivos horarios. Cuando se cambia una materia, el profesor de la materia es eliminado de esa hora y su respectiva en su disponibilidad es desocupada.
Al cambiar el profesor en el cuadro de seleccionar profesor este limpia todas las horas del profesor anterior en esa materia y en ese horario. Sus respectivas horas son desocupadas. Al cambiar el profesor en el cuadro de seleccionar aula este limpia todas las horas del aula anterior en esa materia, da en ese horario. Sus respectivas horas son desocupadas. Al eliminar un horario activo todos sus recursos son liberados.

Sistema Informático de Horarios Académicos

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REPBLICA BOLVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA ANTONIO JOS DE SUCRE VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERIA

ELECTRNICA TRABAJO DE GRADO

SISTEMA INFORMTICO DE HORARIOS ACADMICOS

SISTEMA INFORMTICO DE HORARIOS ACADEMICOS

En Puerto Ordaz a los 15 das del mes de noviembre del 2005.

Presidente del Jurado

Miembro del Jurado

DFD NIVEL 2............................................................................................................. 39

Sistema informtico de horarios acadmicos

ACERCA DEL SISTEMA DE RELACIONAL

GESTIN DE BASES DE DATOS

TCNICA Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

TABULACIN Y ANLISIS DE DATOS

desenvolvimiento de las operaciones de la institucin, puesto que los horarios

acadmicos son parte fundamental de la labor primordial de la universidad, la enseanza.

FALLAS PRESENTADAS EN EL SISTEMA

OBJETIVOS DEL SISTEMA

DESCRIPCION DEL SISTEMA PROPUESTO

trabajar a esta coordinacin, puesto que ser un aliado indispensable de la misma.

ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS

Campo IdAula Codigo Capacidad Ubicacion Pupitres Observacion

Campo IdAula Dia Hora Ocupada IdMateria

Campo IdMateria Nombre Dedicacion Horas

Campo IdEspecialidad Nombre Coordinador Secretaria Direccion Telefono

Descripcin Cdigo para el sistema Calificativo de la especialidad Docente que la dirige

Edificio donde se encuentra

Campo IdProfesor IdMateria Seccin

Descripcin Cdigo del docente Cdigo de la asignatura Grupos de clases

Campo IdHorario Periodo Seccin Semestre IdEspecialidad Activo

Nombre Carga Especial Dedicacion Horas

Asunto Dedicacion Dedicacion Dedicacion

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Calcular horas

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Cargar Profesores

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Limpiar Horarios

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Limpiar Aulas

Nombre IdAula Dia Hora Ocupada IdMateria IdHorario IdAula

Asunto HorarioAula HorarioAula HorarioAula HorarioAula HorarioAula DetallesHoraios DetallesHoraios

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Descripcin Con el se selecciona el edificio del informe horarios aula

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Seleccionar aula

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Seleccionar profesor

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Listado de materias

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Entrada, Salida, Actualizar, Borrar y Calcular

Tareas: Listado de profesores

Nombre Apellidos Cedula Departamento Nombre