TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL DIRECCIN EJECUTIVA DE PLANEACIN MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS

UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO LABORAL

SEPTIEMBRE, 2007

Actualizacin M. Procedimientos U. Departamental de Archivo Laboral

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NDICE
Pg. I. Introduccin II. Marco Jurdico III. Polticas y lineamientos de operacin IV. Catlogos de procedimientos V. Descripcin de procedimientos Objetivo del procedimiento Descripcin narrativa 29 38 3 5 7 10 11

VI. Formatos VII. Anexos

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I. INTRODUCCIN El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo brindar el apoyo necesario al personal adscrito a la Unidad Departamental de Archivo Laboral para el desempeo de las actividades de integracin, manejo, resguardo, control, actualizacin y baja de los expedientes laborales del personal del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, as como para la consulta que hagan de los mismos los rganos jurisdiccionales y de apoyo judicial y administrativo, en razn del ejercicio de las funciones que tienen a su cargo. El Manual constituye, asimismo, un valioso instrumento en el proceso de induccin al puesto del personal de nuevo ingreso, al facilitarle la familiarizacin con el entorno conceptual y el ejercicio prctico del conjunto de actividades que constituirn su funcin dentro de esta nueva rea de adscripcin. Asimismo, dicho documento servir para apoyar la adecuada integracin, clasificacin y ordenacin sistemtica de los expedientes del personal, lo cual servir para auxiliar la toma de decisiones de las autoridades superiores en los casos de otorgamiento de licencias, promociones, premios, estmulos y recompensas, o, en su caso, para la aplicacin de las sanciones a que se hagan acreedores los servidores pblicos del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Para que el Manual permanezca como instrumento til para el desempeo de las actividades del personal de la Unidad Departamental de Archivo Laboral, es necesario que tanto los servidores pblicos adscritos a dicha rea, como las autoridades de la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos, realicen un esfuerzo para mantenerlo permanentemente actualizado y vigente, de modo que coadyuve al manejo y control eficiente de la documentacin y expedientes del personal del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal.
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El presente Manual contiene los procedimientos que se ejecutan en la misma como lo son: la apertura de expedientes del personal de nuevo ingreso, la actualizacin de los expedientes, el prstamo de expedientes para consulta, la certificacin de documentos contenidos en los expedientes, as como el manejo de los expedientes del personal que caus baja del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Se incluye asimismo, en este documento, la actualizacin de las polticas y lineamientos de operacin, derivado de la experiencia de su aplicacin en las actividades a cargo de la Unidad Departamental de Archivo Laboral, con lo cual se busca lograr mayor congruencia entre el ejercicio prctico y la normatividad respectiva.

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II. MARCO JURDICO 1. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos: Artculo 122, Apartado C, Base Cuarta, Fraccin II, 2. Estatuto de Gobierno del Distrito Federal. Artculo 83, 3. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. 4. Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado vigente a partir del 31 de marzo de 2007. 5. Ley Orgnica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal: Artculo 1, Artculo 182, II, V, VI, y VIII, Artculo 195, Artculo 201, Fraccin X y XX. 6. Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: Artculo 1, Artculo 5, Artculo 6, Artculo 10, Fracciones XV, XVI, XXIII y XXIV, Artculo 40, y
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Artculo 42, Fraccin XIII. 7. Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: Acuerdo 23-61/2002 del 11 de diciembre de 2002, Acuerdo 10-38/2003 del 2 de julio de 2003, Acuerdo 11-38/2003 del 2 de julio de 2003, Acuerdo 5-61/2003 del 29 de octubre de 2003, Acuerdo 32-28/2004 del 16 de junio de 2004, Acuerdo 17-58/2004 del 8 de diciembre de 2003, Acuerdo 15-11/2005, del 2 de marzo de 2005, Acuerdo 14-17/2005, del 13 de abril de 2005, Acuerdo 9-34/2005 del 6 de julio de 2005, Acuerdo 19-05/2007 del 1 de febrero de 2007, Acuerdo 12-08/2007 del 14 de febrero de 2007, y Acuerdo 6-12/2007 del 14 de marzo de 2007. Y lo dems Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal que sean aplicables en la materia.

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III. POLTICAS Y LINEAMIENTOS La Unidad Departamental de Archivo Laboral es el rgano administrativo responsable del manejo y resguardo de los expedientes personales de los trabajadores del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, as como brindar el servicio de prstamo y consulta correspondiente a quien est autorizado para ello. El titular de la Unidad Departamental de Archivo Laboral ordenar la apertura de expedientes nicamente cuando stos sean enviados por parte de la Unidad Departamental de Registro y Filiacin. El titular de la Unidad Departamental de Archivo Laboral deber de mantener actualizados y organizados los expedientes con la documentacin que se genere en la trayectoria laboral del personal que labora en el TSJDF, mantenindolos en buen estado, debidamente entresellados y foliados. Corresponde al Director Ejecutivo de Recursos Humanos, hacer constar las copias solicitadas por el interesado de los documentos contenidos en los expedientes personales. El prstamo o consulta de expedientes deber ser a travs del formato establecido, debidamente requisitado y con el visto bueno del titular de la Direccin o de la Subdireccin del rea solicitante, en caso contrario, no se facilitar ningn expediente. Los expedientes personales estarn organizados alfabticamente y con numeracin consecutiva, para lo cual se tendr un sistema de control informtico.

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El titular de la Unidad Departamental de Archivo Laboral deber revisar trimestralmente los expedientes de personal que caus baja de la Institucin y los conservar durante 5 aos, para posteriormente enviarlos a la Direccin del Archivo Judicial del Distrito Federal y del Registro Pblico de Avisos Judiciales, para su custodia.

El titular de la Unidad Departamental de Archivo Laboral mantendr el control para la devolucin de los expedientes que se encuentren en prstamo y deber elaborar anualmente el informe sobre el estado que guardan los expedientes en prstamo.

El expediente deber ser devuelto a la Unidad Departamental de Archivo Laboral dentro del plazo establecido en el vale de prstamo, dicho prstamo podr prorrogarse mediante el requisitado de un nuevo vale de prstamo. Quedan exentas de esta disposicin la Presidencia del Tribunal, el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, la Contralora y la Direccin Jurdica, en virtud de las funciones que realizan.

Ser sancionada toda accin que altere o modifique la presentacin y contenido de los expedientes, as como la retencin, ocultamiento, sustraccin, mutilacin o destruccin de los mismos. Corresponder al Consejo de la Judicatura del Distrito Federal y a la Contralora, determinar y aplicar las sanciones que procedan a los infractores.

La solicitud de copias de cualquier documento ser por escrito y justificando plenamente el requerimiento, en caso de ser autorizadas, dichas copias slo sern entregadas al interesado, previa identificacin.

Queda prohibido fumar y tomar alimentos dentro de la Unidad Departamental de Archivo Laboral.
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No podrn ser prestados o consultados los expedientes, si no es precisada la causa que motiva la solicitud.

Estas polticas, lineamientos y procedimientos son de estricta observancia para todos los rganos jurisdiccionales, reas de apoyo judicial y administrativas del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.

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IV. CATLOGO DE PROCEDIMIENTOS

Procedimientos de la Unidad Departamental de Archivo Laboral: 1. Procedimiento apertura de expedientes 2. Procedimiento actualizacin de expedientes 3. Procedimiento prstamo y consulta de expedientes 4. Procedimiento bajas de expedientes 5. Procedimiento emisin de constancias

Pg. 12 15 18 23 26

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10

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V. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS Objetivo del procedimiento Narrativa descriptiva

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11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Apertura de expedientes
1

CLASIFICACIN

TSJ/DEP/MP24.1 FECHA 08 07 PGINA 1 de 2

OBJETIVO: Abrir expedientes del personal de nuevo ingreso a la Institucin.

No. rea Descripcin de la actividad Documentos de apoyo

Unidad Departamental de Registro y Filiacin

Recibe y revisa los documentos personales solicitados del personal de nuevo ingreso, de acuerdo a la relacin de documentos necesarios. De estar incompletos los requiere nuevamente al solicitante.

Relacin de documentos de alta (Anexo 1)

Enva a la Unidad Departamental de Archivo Laboral los documentos personales de los empleados de nuevo ingreso, mediante relacin. Unidad Departamental de Archivo Laboral Recibe mediante relacin, los documentos necesarios para la apertura de expedientes y verifica.

Documentos

Documentos Relacin de documentos de alta (Anexo 1) Documentos Expediente

Asigna nmero al expediente del nuevo empleado, si los documentos se encuentran completos, sin perforaciones o rotos, conforme a la letra del apellido paterno y el nmero consecutivo que le corresponda (contina en la actividad 6). Devuelve, en caso contrario de estar incompletos perforados o daados a la Unidad Departamental de Registro y Filiacin para ser sustituidos. Elabora cartula, tarjeta de registro y relacin de documentacin completa, conteniendo los siguientes datos: y nmero a) Letra expediente. secuencial de

Documentos

Cartulas Tarjeta Relacin

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12

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Apertura de expedientes
No. rea Descripcin de la actividad
1

CLASIFICACIN

TSJ/DEP/MP24.1

FECHA 08 07

PGINA 2 de 2

Documentos de apoyo

b) Nombre del servidor pblico c) Fecha de ingreso a la Institucin. 7 Unidad Departamental de Archivo Laboral Incorpora documentos en el nuevo expediente, ordenados con base a la relacin de documentos requeridos.

Documentos personales Relacin de documentos de alta (Anexo 1) Expediente Sistema de Control de Expedientes

8 9

Folia y entresella cada documento en el nuevo expediente. Registra el nuevo expediente en el Sistema de Control de Expedientes. Coloca el nuevo expediente en el anaquel correspondiente. FIN DE PROCEDIMIENTO

10

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13

UNIDAD ADMVA: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Apertura de expedientes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PGINA 1 DE 1

DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS Unidad Departamental de Registro y Filiacin INICIO 1 1 Recibe documentos personal nuevo ingreso, revisa
Relacin NO

Unidad Departamental de Archivo Laboral 3 Recibe documentacin y verifica

Relacin
Doctos.

7 Incorpora Doctos. documentos conforme a relacin Relacin

Expediente

Completos y en buen estado?

8 Folia y entresella

2 Envan mediante relacin

Doctos. SI

4 Asigna nmero al expediente

Expediente

9
Relacin
Doctos.

Registra en Sistema de Control de Expedientes

Expediente

5 Devuelve documentos para sustitucin

Relacin
Doctos.

10 Archiva
Expediente

1 6 Elabora cartula, Relacin tarjeta de registro y Cartula relacin

Tarjeta

FIN

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14

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Actualizacin de expedientes
1

CLASIFICACIN

TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

08

07

1 de 2

OBJETIVO: Actualizar los expedientes personales con la documentacin laboral que se vaya generando en las diversas reas de la Institucin.
No. rea Descripcin de la actividad Documentos de apoyo

reas del Tribunal, del Consejo de la Judicatura y el servidor pblico

Generan y envan documentacin relativa a la situacin laboral de los servidores pblicos, para ser incorporada a sus expedientes, a la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos, mediante relacin firmada por los titulares.

Relacin de documentos relativos a la situacin laboral del servidor pblico Documentos

Direccin de Administracin de Personal

Recibe de la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos la documentacin de la situacin laboral de los servidores pblicos y la enva a la Subdireccin de Registro de Personal.

Relacin de documentos relativos a la situacin laboral del servidor pblico Documentos

Subdireccin de Registro de Personal

Recibe mediante relacin, de la Direccin de Administracin de Personal la documentacin de la situacin laboral de los servidores pblicos, revisa, y enva a la Unidad Departamental de Archivo Laboral. Devuelve, en caso de que la documentacin est incompleta o en mal estado al rea remitente.

Relacin de documentos relativos a la situacin laboral del servidor pblico Documentos Documentos

Unidad Departamental de Archivo Laboral

Recibe, revisa y clasifica la documentacin, asigna nmero de expediente a los mismos, conforme al Sistema de Control de Expedientes. Localiza los expedientes e incorpora los documentos verificando que corresponda al servidor pblico de que se trate.

Relacin de documentos relativos a la situacin laboral 15

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Actualizacin de expedientes
No. rea Descripcin de la actividad 1

CLASIFICACIN

TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

08

07

2 de 2

Documentos de apoyo

del servidor pblico Documentos Expediente 6 Folia y entresella cada incorporado en el expediente. Coloca el expediente correspondiente. en documento Documentos Expediente el anaquel Expediente

FIN DE PROCEDIMIENTO

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16

UNIDAD ADMVA: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Actualizacin de expedientes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PGINA

1 de 1

DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS reas del Tribunal, del Consejo de la Judicatura y el servidor pblico Direccin de Administracin de Personal Subdireccin de Registro de Personal Unidad Departamental de Archivo Laboral

INICIO 1 Generan y envan documentacin para incorporar a su expediente Recibe documentacin, revisa y turna
Doctos. Relacin

2 Recibe documentacin, revisa y turna o devuelve No

Correctos?

3 Recibe, revisa, clasifica y asigna nmero de expediente

Doctos. Relacin

Doctos. Relacin

Doctos.

5 Localiza expediente e integra Doctos. documentos

Exp. Doctos.

Si

Turna

6 Folia, entresella documentos Devuelve

Doctos.

Doctos. Exp.

7 Archiva expediente en el anaquel respectivo

Exp.

FIN

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17

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Prstamo y consulta de expedientes
2

CLASIFICACIN

TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

08

07

1 de 3

OBJETIVO: Controlar el prstamo para consulta de los expedientes del personal.

No. rea Descripcin de la actividad Documentos de apoyo

reas del Tribunal y del Consejo de la Judicatura Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos Direccin de Administracin de Personal Subdireccin de Registro de Personal

Solicita, mediante oficio dirigido a la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos, el expediente requerido exponiendo las razones de la consulta y prstamo. Recibe solicitud de prstamo de expediente, revisa, da visto bueno y turna a la Direccin de Administracin de Personal para su atencin. Recibe solicitud, autoriza y turna a la Subdireccin de Registro de Personal para su atencin. Recibe la solicitud, verifica si procede y la enva a la Unidad Departamental de Archivo Laboral para su atencin. Elabora oficio de contestacin para firma del Director de Administracin de Personal, en caso de que no proceda el prstamo del expediente.

Oficio de solicitud

Oficio de solicitud

Oficio de solicitud

Oficio de solicitud Oficio de contestacin

Unidad Departamental de Archivo Laboral

Recibe solicitud de prstamo de expediente, revisa y verifica en el Sistema de Control de Expedientes que el mismo no se encuentre en prstamo; si se encuentra en prstamo se informa a la Subdireccin de Registro de Personal y al rea solicitante, para su posterior solicitud. Localiza el expediente, revisa y verifica el estado fsico y nmero de fojas que integran ste. Elabora el vale de prstamo correspondiente. Entrega expediente laboral al rea solicitante

Oficio de solicitud

Expediente

Vale de prstamo de expediente

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Prstamo y consulta de expedientes
2

CLASIFICACIN

TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

08

07

2 de 3

y recaba las firmas en el vale de prstamo respectivo, (contina en la actividad 9). 8

Registra datos del vale de prstamo de expediente en el Sistema de Control de Expedientes y archiva en la carpeta de vales de prstamo de expediente laboral mientras regresa el expediente.

(Anexo 3) Vale de prstamo de expediente (Anexo 3) Carpeta de vales Expediente

reas del Tribunal y del Consejo de la Judicatura Unidad Departamental de Archivo Laboral

Recibe expediente solicitado, consulta y devuelve a la Unidad Departamental de Archivo Laboral, dentro del plazo establecido en el vale. Recibe y verifica que el expediente laboral regrese en buen estado y completo. Devuelve, cuando el expediente est completo, al rea solicitante el vale de prstamo con el sello de entregado. Registra en el Sistema de Control de Expedientes la fecha de devolucin del expediente. Archiva expediente correspondiente. en el anaquel

10

Expediente

Informa, en caso contrario, a la Subdireccin de Registro de Personal, para levantar el acta de hechos o administrativa correspondiente. 11 Subdireccin de Registro de Personal Direccin de Administracin de Personal Recibe informe y levanta acta de hechos o, en su caso, acta administrativa, rubrica enva a la Direccin de Administracin de Personal. Recibe el acta de hechos o administrativa, revisa, rubrica y recaba firmas de la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos y de la Oficiala Mayor. Devuelve a la Subdireccin de Registro de Personal para el trmite procedente.

Acta de hechos o administrativa Acta de hechos o administrativa

12

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19

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Prstamo y consulta de expedientes
2

CLASIFICACIN

TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

08

07

3 de 3

13

Subdireccin de Registro de Personal

Recibe acta debidamente firmada, enva con oficio al Consejo de la Judicatura del Distrito Federal y/o a la Contralora del Tribunal para su conocimiento y efectos procedentes y turna copia a la Unidad Departamental de Archivo Laboral. Recibe copia del acta y archiva.

Acta de hechos o administrativa

14

Unidad Departamental de Archivo Laboral

Acta de hechos o administrativa Vale de prstamo de expediente (Anexo 3)

FIN DE PROCEDIMIENTO

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20

UNIDAD ADMVA: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Prstamo y consulta de expedientes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PGINA

1 de 2

Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos reas del Tribunal y del Consejo de la Judicatura INICIO 1 Solicitan expedientes mediante oficio 1 Recibe solicitud, revisa y turna
Oficio 1 Oficio 1

Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos 2

Direccin de Administracin de Personal 3 Recibe solicitud, revisa, autoriza y turna

Subdireccin de Registro de Personal

Unidad Departamental de Archivo Laboral 5 Recibe solicitud, verifica existencia del expediente

4 Recibe solicitud, verifica

Oficio 1 Oficio 1

Oficio 1

Si
Procede?

Si

est disponible?

No

No Informa al rea solicitante

Elabora oficio para devolver la solicitud B 9 Recibe expediente, consulta y devuelve Turna
Exp.

1 6 Localiza expediente, verifica estado fsico y nmero de fojas

Exp.

7 Elabora vale de prstamo, entre y obtiene acuse de recibido A

Vale Exp.

Actualizacin M. Procedimientos U. Departamental de Archivo Laboral

21

UNIDAD ADMVA: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Prstamo y consulta de expedientes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PGINA

2 de 2

Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos Direccin de Administracin de Personal Subdireccin de Registro de Personal Unidad Departamental de Archivo Laboral

12 Recibe acta, revisa, rubrica recaba firmas y devuelve

Acta

11 Recibe informe, levanta acta y enva

Acta

A 8 Registra datos del vale en sistema y archiva en carpeta

14 Recibe copia del acta y archiva

Vale Acta

Carpeta

13 Recibe acta debidamente firmada y enva. Turna copia.

Acta

B C 10 Recibe y verifica que el expediente est completo y en buen estado

Exp.

completo y en buen estado?

Si

No Informa para levantar acta

Exp.

Devuelve vale sellado, registra en sistema y archiva expediente

Vale Exp.

Actualizacin M. Procedimientos U. Departamental de Archivo Laboral

22

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Bajas de expedientes.

CLASIFICACIN
TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

07

1 de 2

OBJETIVO: Dar de baja los expedientes del personal que haya causado baja de la Institucin.
No. rea Descripcin de la actividad Documentos de apoyo

Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos

Recibe original de renuncia y otros documentos relativos que dan fin a la relacin laboral del trabajador con el Tribunal y enva a la Direccin de Operacin y Control del Pago para su trmite.

Renuncia y/o otros documentos

Direccin de Recibe original de renuncia y otros Operacin y documentos relativos que dan fin a la relacin Control del Pago laboral del trabajador con el Tribunal, revisa y enva a la Subdireccin de Operacin de Movimientos de Personal para su trmite. Subdireccin de Operacin de Movimientos de Personal
Unidad Departamental de Movimientos de Personal

Renuncia y/o otros documentos

Recibe original de renuncia y otros documentos relativos que dan fin a la relacin laboral del trabajador con el Tribunal, revisa y enva a la Unidad Departamental de Movimientos de Personal. Recibe renuncia, revisa, requisita formato DERH-11 nico de movimientos de personal, registra la baja en el Sistema Integral de Recursos Humanos y remite formato y original de renuncia y/o otros documentos, a la Unidad Departamental de Archivo Laboral para su integracin al expediente del servidor pblico respectivo. Recibe renuncia y/o documentacin, revisa y registra en el Sistema de Control de Expedientes la baja del servidor pblico.

Renuncia y/o otros documentos

Renuncia y/o otros documentos Formato DERH11 nico de movimientos de personal Renuncia y/o otros documentos Formato DERH11 nico de movimientos de personal Expediente

Unidad Departamental de Archivo Laboral

Localiza el expediente en los anaqueles e incorpora la renuncia y/o la documentacin recibida.

Actualizacin M. Procedimientos U. Departamental de Archivo Laboral

23

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Bajas de expedientes.
No. rea Descripcin de la actividad

CLASIFICACIN
TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

07

2 de 2

Documentos de apoyo

Separa el expediente y lo coloca en el archivo temporal de expedientes de personal dado de baja. Enva cada seis meses a la Direccin del Archivo Judicial del Distrito Federal y del Registro Pblico de Avisos Judiciales los expedientes que hayan cumplido cinco aos en el archivo temporal, mediante oficio firmado por la Direccin de Administracin de Personal, adjuntando la relacin de los expedientes enviados. Entrega expedientes laborales del personal dado de baja y relacin de los mismos a Direccin del Archivo Judicial del Distrito Federal y del Registro Pblico de Avisos Judiciales, recaba acuse de recibido. Registra el envo en el Sistema de Control de Expedientes y archiva el acuse de recibo en la carpeta de expedientes enviados a la Direccin del Archivo Judicial del Distrito Federal y del Registro Pblico de Avisos Judiciales. FIN DE PROCEDIMIENTO

Expediente

Expediente Relacin

Oficio 1: O, 1

10

Acuse Carpeta

Actualizacin M. Procedimientos U. Departamental de Archivo Laboral

24

UNIDAD ADMVA: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Bajas de expedientes

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PGINA Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos

1 de 1

Oficina de la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos

Direccin de Operacin y Control del Pago

Subdireccin de Operacin de Movimientos de Personal

Unidad Departamental de Movimientos del Personal

INICIO 1 Recibe documentos que dan fin a la relacin laboral y turna

2 Recibe documentos de baja, revisa y turna

3 Recibe documentos de baja, revisa y turna Doctos

Renuncia

Doctos

4 Recibe documentos de baja, revisa, requisita formato

Doctos

Renuncia Doctos

DERH-11

Renuncia

Registra baja en SIRH y remite formato

Doctos

DERH-11

1 Unidad Departal de Archivo Laboral 1 5 Recibe renuncia y formato, registra en sistema de control Doctos de expedientes
DERH-11

7 Coloca expediente en archivo temporal Entrega expedientes y recaba acuse

Exp.

Exp.

6 Localiza expediente e incorpora Doctos documentacin

DERH-11

8 Enva cada tres meses al Archivo Judicial expedientes

10 Registra sistema y archiva acuse

Exp.

Exp.

Relacin

FIN

Actualizacin M. Procedimientos U. Departamental de Archivo Laboral

25

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Emisin de constancias.

CLASIFICACIN
TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

07

1 de 2

OBJETIVO: Emitir constancias de los documentos contenido en los expedientes laborales de los servidores pblicos del Tribunal.
No. rea Descripcin de la actividad Documentos de apoyo

rea, Institucin o servidor pblico solicitante.

Solicita constancias de algn documento contenido en los expedientes laborales de servidores pblicos del Tribunal, mediante oficio dirigido a la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos exponiendo el motivo de la solicitud. Recibe oficio de solicitud de constancias, analiza, si es procedente, la enva a la Direccin de Administracin de Personal para su atencin. Informa por escrito, en caso de no proceder la solicitud, que se deber solicitar al Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.

Oficio 1 de solicitud: O, 1

Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos

Oficio 1 de solicitud: O, 1 Oficio 2 de respuesta: O, 1

Direccin de Administracin de Personal

Subdireccin de Registro de Personal

Recibe solicitud de constancias, revisa y turna a la Subdireccin de Registro de Personal Recibe solicitud de constancias, revisa y turna a la Unidad Departamental de Archivo Laboral para su trmite. Recibe oficio de solicitud, localiza el expediente e identifica el o los documentos solicitados. Procede a fotocopiar los documentos, imprime sello con la leyenda de certificacin y elabora oficio de respuesta. Enva oficio para rbrica del titular de la Subdireccin de Registro de Personal.

Oficio 1 de solicitud: O Oficio 1 de solicitud: O Oficio 1 de solicitud: O Expediente Documentos Oficio 3: O, 1 Oficio 3: O, 1

Unidad Departamental de Archivo Laboral

Actualizacin M. Procedimientos U. Departamental de Archivo Laboral

26

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMVA.: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Emisin de constancias.
No. rea Descripcin de la actividad

CLASIFICACIN
TSJ/DRH/MP24.1
FECHA PGINA

07

2 de 2

Documentos de apoyo

Subdireccin de Registro de Personal

Direccin de Administracin de Personal Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos

Recibe oficio y constancias, revisa, rubrica y enva a la Direccin de Administracin de Personal para su firma. Recibe oficio y constancias, rubrica y turna a la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos. Recibe oficio de respuesta y constancias con la leyenda de constancia, firma y turna a la Direccin de Administracin de Personal. Recibe oficio de respuesta y Constancias debidamente firmadas y turna a la Subdireccin de Registro de Personal. Recibe y entrega oficio de respuesta y constancias al rea, Institucin o persona solicitante y recaba firma de recibido. Archiva acuse de recibo en la carpeta de copias certificadas. FIN DE PROCEDIMIENTO

Oficio 3: O, 1 Constancias Oficio 3: O, 1 Constancias Oficio 3: O, 1 Constancias Oficio 3: O, 1 Constancias Oficio 3: O, 1 Constancias Carpeta de copias Constancias

10

11

Direccin de Administracin de Personal Subdireccin de Registro de Personal

12

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UNIDAD ADMVA: Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos SISTEMA: Recursos Humanos. Archivo Laboral PROCEDIMIENTO: Emisin de constancias

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PGINA

1 de 1

DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS rea, institucin o servidor pblico solicitante Oficina de la Direccin Ejecutiva Direccin de Administracin de Subdireccin de Registro de de Recursos Humanos Personal Personal Unidad Departamental de Archivo Laboral

INICIO 1 Solicita copias constancias de documentos personales

2 Recibe solicitud y analiza

Of 1 Of. 1

3 Recibe solicitud de copias constancias, revisa y turna

Of. 1

4 Recibe solicitud de copias certificadas, revisa y turna

Of. 1

5 Recibe solicitud, localiza expediente Doctos. e identifica Of. 1 documentos solicitados 6 Fotocopia, plasma Of. 3 la leyenda de Doctos. constancia, elabora Of. 1 oficio y turna

No
Procede?

Si Turna solicitud
Of 1

9 Recibe oficio y constancias, rubrica y turna

8 Recibe oficio y copias, revisa, rubrica y enva

Doctos. Of. 3 Of. 1

Doctos. Of. 3 Of. 1

7 Enva oficio y copias para rubrica Doctos.

Of. 2 Of. 1

Informa por escrito para que se solicite al Consejo de la Of 2 Judicatura

12 Recibe y entrrega certificadas y Doctos. archiva Of. 3

Of. 1

11 10 Recibe oficio y constancias, firma y Doctos. devuelve

Of. 3 Of. 1

Recibe oficio y constancias autorizadas y turna Doctos.

Of. 3 Of. 1

FIN

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL DIRECCIN EJECUTIVA DE PLANEACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VI. FORMATOS

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL OFICIALA MAYOR DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTE Expediente:
Letra Nmero

Nombre del servidor pblico de quien se solicita el expediente laboral:

Nmero de fojas:

Apellido paterno rea de adscripcin: Motivo de consulta:

Entrega el expediente: Vo. Bo. de titular de rea solicitante:

Apellido materno

Nombre (s)

Persona que recibe:

Nombre y firma

Nombre y firma

Nombre y firma

Fecha de prstamo

NOTA: EL EXPEDIENTE DEBER SER DEVUELTO EN UN TIEMPO NO MAYOR A 72 HORAS A PARTIR DE LA FECHA DE SOLICITUD.

DERH-1

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL OFICIALA MAYOR DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTE Expediente:
Letra

(1)
Nmero

Nombre del servidor pblico de quien se solicita el expediente laboral:

Nmero de fojas: (3) Apellido paterno Apellido materno (4) (5)

Vo. Bo. de titular de rea solicitante: Persona que recibe:

(2)

Nombre (s)

rea de adscripcin: Motivo de consulta:

Entrega el expediente:

(6) Nombre y firma

(7) Nombre y firma

(8) Nombre y firma

(9) Fecha de prstamo

NOTA: EL EXPEDIENTE DEBER SER DEVUELTO EN UN TIEMPO NO MAYOR A 72 HORAS A PARTIR DE LA FECHA DE SOLICITUD.

DERH-1

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCIN DEL FORMATO Nombre del formato: Nmero del formato: Objetivo del formato: VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTE DERH-1 Controlar el prstamo de expedientes laborales solicitado por las diversas reas del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Original y copia. Original.- Para la Subdireccin de Registro al Personal. Copia para el rea que solicita el expediente laboral. DESCRIPCIN DEL LLENADO No. CONCEPTO (1). Letra y nmero del expediente: SE DEBE ANOTAR El nmero y letra asignado al expediente laboral del servidor pblico de quien se solicita el expediente el cual registra el personal responsable de la Unidad Departamental de Archivo Laboral. Espacio requisitado por personal de la Unidad Departamental de Archivo Laboral y que corresponde al nmero de fojas contenidas en el expediente laboral. El nombre completo del servidor pblico de quien se solicita el expediente. El nombre del rea de adscripcin del servidor pblico de quien se solicita el expediente laboral.

Nmero de tantos del formato: Distribucin:

(2). Nmero de fojas:

(3). Apellido paterno, apellido materno y nombre: (4). rea de adscripcin:

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL DIRECCIN EJECUTIVA DE PLANEACIN (5).Motivo de la consulta: (6). Entrega el expediente:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El motivo por el que se solicita el expediente laboral del servidor pblico. El nombre completo y firma de la persona de la Unidad Departamental de Archivo Laboral que entrega en prstamo el expediente. El nombre completo y firma del titular del rea que solicita el expediente laboral. El nombre completo y firma de la persona que recibe en prstamo el expediente laboral. El da, mes y ao en que se presta el expediente laboral.

(7). Vo. Bo. del titular del rea solicitante: (8).Persona que recibe:

(9). Fecha:

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL OFICIALA MAYOR DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES LABORALES EN BLOQUE Fecha del prstamo: Cosc. Nombre No. del exp. Nmero de fojas: Observaciones

Motivo de la consulta: Entrega los expedientes: Vo. Bo. del titular del rea:

rea de adscripcin: Persona que recibe:

Nombre y firma

Nombre y firma

Nombre y firma

NOTA: ESTE FORMATO DEBER SER REQUISITADO ALFABTICAMENTE. SLO SE PRESTARN MS EXPEDIENTES UNA VEZ DEVUELTOS LOS CONTENIDOS EN EST RELACIN.

DERH-1.1

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL OFICIALA MAYOR DIRECCIN EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES LABORALES EN BLOQUE Fecha del prstamo: Cosc. Nombre No. del exp. Nmero de fojas: (1) Observaciones

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Motivo de la consulta: Entrega los expedientes: (9) Nombre y firma

(7) Vo. Bo. del titular del rea: (10) Nombre y firma

rea de adscripcin:

(8) Persona que recibe: (11) Nombre y firma

NOTA: ESTE FORMATO DEBER SER REQUISITADO ALFABTICAMENTE. SLO SE PRESTARN MS EXPEDIENTES UNA VEZ DEVUELTOS LOS CONTENIDOS EN EST RELACIN.

DERH-1.1

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL DIRECCIN EJECUTIVA DE PLANEACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DESCRIPCIN DEL FORMATO Nombre del formato: Nmero del formato: Objetivo del formato: VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES LABORALES EN BLOQUE DERH-1.1 Controlar el prstamo de expedientes laborales en bloque solicitado por las diversas reas del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal. Original y copia. Original.- Para la Subdireccin de Registro al Personal. Copia para el rea expedientes laborales. DESCRIPCIN DEL LLENADO No. CONCEPTO (1). Fecha del prstamo: (2). Cons.: (3). Nombre: SE DEBE ANOTAR El da, el mes y el ao en que se realiza el prstamo de los expedientes. El nmero consecutivo de los expedientes solicitados en prstamo. El apellido paterno, materno y nombre (s) del servidor pblico de quien se solicita el expediente laboral. El nmero y letra asignado al expediente laboral del servidor pblico de quien se solicita. Espacio requisitado por el personal responsable de la Unidad Departamental de Archivo Laboral. (5). Nmero de fojas: Espacio requisitado por personal de la Unidad Departamental de Archivo Laboral y
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Nmero de tantos del formato: Distribucin:

que

solicita

los

(4). Nm. del exp.:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

que corresponde al nmero de contenidas en el expediente laboral. (6). Observaciones: (7). Motivo de la consulta:

fojas

Los comentarios u observaciones que se crean convenientes. La razn por la que se solicitan los expedientes laborales de los servidores pblicos. El nombre del rea de adscripcin de los servidores pblicos de quienes se solicitas los expedientes laborales. El nombre completo y firma de la persona de la Unidad Departamental de Archivo Laboral que entrega en prstamo los expedientes. El nombre completo y firma del titular del rea que solicita los expedientes laborales. El nombre completo y firma de la persona que recibe en prstamo los expedientes laborales.

(8). rea de adscripcin:

(9). Entrega los expedientes:

(7). Vo. Bo. del titular del rea solicitante: (8). Persona que recibe:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VII. ANEXOS

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ANEXO 1

RELACIN DE DOCUMENTACIN ALIMENTARIA Solicitud de empleo con fotografa del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal; Fotocopia de acta de nacimiento; Fotocopia de credencial de elector o comprobante de estar en trmite; Fotocopia de la CURP (Clave nica de Registro de Poblacin); Filiacin del TSJDF o fotocopia de filiacin de la misma, en caso de haber laborado en otra dependencia del Gobierno del Distrito Federal; Fotocopia de comprobante de domicilio actualizado; Fotocopia de ttulo y cdula profesional (en puestos que lo requiera el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal); Fotocopias de certificados de escolaridad y cursos adicionales; Currculum vitae, en puestos que lo requiera el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal ); Fotocopia de cartilla o precartilla del Servicio Militar, en caso de los varones; Certificado mdico de buena salud, expedido por institucin privada o pblica de salud; Formato de no laborar en alguna otra dependencia de gobierno, o en su caso formato de compatibilidad de empleos debidamente tramitado y autorizado; y Oficio de propuesta y/o nombramiento.

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En caso de no proceder alguna propuesta, NO se enviarn los documentos a la Unidad Departamental del Archivo Laboral.

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ANEXO 2 RELACIN DE DOCUMENTOS RELATIVOS A LA SITUACIN LABORAL DEL SERVIDOR PBLICO Formatos de Sistema de Ahorro para el Retiro (designacin de beneficiarios, actualizacin de datos del trabajador y solicitud de unificacin de cuentas); Consentimiento de seguro de vida y designacin de beneficiarios; Fotocopia del contrato de apertura de cuenta nica; Formato de seguro de separacin individualizado; Formato de alta ante el ISSSTE y baja ante el mismo ISSSTE; Formato de inscripcin al Fondo de Ahorro Capitalizable (FONAC); Oficio de designacin o propuestas de personal; Oficio que acredite la aprobacin de los exmenes psicomtricos; Copia de nombramientos; Formatos GAP (altas, bajas, promociones, licencias, reanudaciones); Oficios de la Comisin Mixta de Escalafn; Constancias de capacitacin emitidas por las autoridades competentes; Memorndum de asignacin de tarjeta de asistencia; Formato de compatibilidad de empleo; Oficios de autorizacin de horarios especiales por lactancia nicamente (sin escritos de solicitud ni fotocopia del acta de nacimiento); Original y/o fotocopia del acta de defuncin;

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Actas administrativas y sanciones (abandono de empleo, violaciones a las Condiciones Generales de Trabajo, notificaciones de suspensiones de labores, sanciones econmicas por responsabilidad oficial y pliego de responsabilidades). Oficios de descuento por inasistencias NO se van a incluir en los expedientes; Amparos y juicios diversos (descuentos al salario por disposicin judicial, pensiones alimenticias, copias de laudos laborales); Oficios de puestas a disposicin de personal, cambio de adscripcin, comisiones y permutas; Oficios y acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, referentes a la situacin laboral del personal (licencias con o sin goce de sueldo, y en su caso prejubilatorias); Hojas de servicio; Reconocimientos (premios de administracin pblica, estmulos, diplomas) Escritos de renuncias; y Otros documentos que determinen el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal y/o la Direccin Ejecutiva de Recursos Humanos.

NOTA: No se enviarn copias sobrantes ni vales de correspondencia utilizados por la Oficiala de Partes de la Oficiala Mayor. Para cualquier duda o aclaracin favor de dirigirse a la Subdireccin de Registro de Personal.

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Elaborado por:

Validado por:

_____________________________ Lic. Jorge Pedro Velasco Oliva Director Ejecutivo de Recursos Humanos

________________________________ Lic. Javier A. Escalera Leandro Director Ejecutivo de Planeacin

Visto Bueno

_____________________________ Lic. Francisco Gallardo de la Pea Oficial Mayor del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal

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