Laboratorio de Diseo de Sistemas para la Interaccin: Documento final Saray Alvarado Andrs Ruiz

1) Contexto del problema: La Universidad Autnoma Metropolitana unidad Cuajimalpa es una institucin educativa relativamente nueva, esta unidad fue creada inicios del siglos XXI por la necesidad de tener una locacin pblica de educacin con el fin de tener demanda de personas que habitan principalmente en la zona poniente de la capital de la Repblica Mexicana. Siendo una institucin relativamente nueva no cuenta con la infraestructura tanto fsica como virtual para cumplir con las necesidades de los usuarios que forman parte de ste sistema, desde alumnos, administradores, docentes, coordinadores, intendentes y todas las personas que forman parte de sta unidad. Debido a que la locacin donde se desenvuelve la Unidad Cuajimalpa es altamente conflictiva, provoca que haya desorganizacin en el momento de realizar diferentes tareas dentro del espacio, generando una reaccin en cadena que en el corto plazo empieza a afectar a todas las personas que forman parte de la UAM-C, siendo ms especficos y hablando de cuestiones de organizacin entre Docentes Coordinadores Administracin que finalmente recae en la mala adaptacin de los alumnos para acoplarse a los mtodos que se decidan implementar para realizar las actividades necesarias con el fin de cursar una licenciatura dentro de la universidad. Al realizar una investigacin de campo, junto con un anlisis meticuloso de los problemas que afectan directamente a UAM-C pudimos darnos cuenta que muchas fallas provienen de una falta de comunicacin entre las reas docentes / administrativas que acaba radicando en una logstica no bien planteada para Servicios Escolares, siento stos ltimos los ms afectados dentro de todo el sistema que conforma la Unidad, esto se puede notar especialmente en el momento en que se est conformando el horario para el siguiente trimestre de acuerdo al programa de las diferentes licenciaturas que imparte la Universidad, con los fines de experimentacin en escalas de prueba nos enfocaremos en la licenciatura de Diseo.

Dentro de nuestro anlisis nos encontramos que Servicios Escolares es el encargado de crear la planeacin y asignacin de salones de acuerdo a las materias que se impartirn durante el trimestre. Al entrevistar a Gustavo viles, encargado de dicho departamento dentro de la Universidad nos inform que siempre se les dificulta realizar la planeacin y asignacin de salones de acuerdo a las materias que impartirn los docentes, ya que es constante que existan cambios de ltimo momento, provocando un retraso y un desajuste a la planeacin creada desde un principio, alentando el trabajo y a su vez causando descontento e inconformidades.

2) Sistema de Solucin Con el fin de evitar hacer estos cambios de ltima hora realizamos un anlisis de la forma en que se organizan los horarios para cada trimestre, para entender cmo funciona y por quines pasa el horario antes de que se le entregue a Servicios escolares se tiene que entender cmo se encuentra organizada el rea docente / administrativa de UAM-C. La estructura Jerrquica de organizacin del personal que forma parte de la elaboracin de los horarios se encuentra de la siguiente manera: Direccin Divisional Coordinacin Divisional Coordinacin de Carrera (Diseo) Servicios Escolares (SE) Profesores Las Coordinaciones se rene para organizar cmo van a ser los horarios sin haber consultado a todos los interesados, esto al momento en que se da a conocer la planeacin del trimestre existen inconformidades ya que no se contemplaron requerimientos especiales de cada profesor que les impide impartir ciertos das, estos cambios son avisados a SE despus de que se les ha entregado la planeacin y la asignacin de salones ya fue hecha previamente de acuerdo a lo que Las Coordinaciones acordaron.

3) Propuesta de Solucin En nuestro anlisis encontramos que no existe una comunicacin donde se puedan incluir a todas las reas dentro de la UAM-C, esta actividad se puede realizar por medio del desarrollo de un sistema interactivo en donde todos puedan participar para tomar una mejor decisin en lo que se refiere a la imparticin de materias de a cuerdo al docente y los requerimientos que sean necesarios, sean salones especiales o algn material en especfico. Proponemos una interfaz que funcione en lnea, donde se pueda incluir a todos los interesados en crear un horario que se ajuste a las necesidades de todos sin tener que hacer cambios de ltima hora, ya que existen parmetros que no permiten el abuso de tiempo y que funcione de acuerdo a lo que todas las partes necesiten. sta interfaz se colocar dentro de la Intranet que actualmente se contina desarrollando por medio de diferentes expertos que trabajan en la Unidad Cuajimalpa con el fin de poder incluir a todas las personas se recomienda que se sigan una serie de pasos, mismos que al aplicarse de manera correcta convierte a nuestra solucin en un ciclo el cual nunca termina y se renueva conforme contine el siguiente trimestre. A continuacin se marcan con diferentes colores las actividades que desarrollarn cada uno de los usuarios dentro del sistema que se propone:

Profesores Coordinadores Servicios Escolares 1. Al terminar el trimestre el profesor realizar un anlisis delimitando las fortalezas y debilidades del grupo en relacin a los bloques contenidos en cada licenciatura. 2. Actualizan su perfil en la intranet (formacin, materias impartidas en los ltimos trimestres, Observaciones en relacin a horarios y actividades

extra-escolares dentro de la UAM). 3. Checan las materias obligatorias que se impartirn de acuerdo al trimestre correspondiente. Para designar las materias optativas el coordinador se basar en el feedback entregado por el profesor al finalizar el trimestre, el cual delimita las fortalezas y debilidades de cada grupo en relacin a los bloques contenidos en la licenciatura, esto le resultar en un parmetro para elegir las materias que mejor ayudara al desarrollo del grupo. 4. Realizan evaluaciones a profesores. 5. Sintetizan la informacin obtenida. 6. Envan a coordinadores 7. Recibe las notas de servicios Escolares y hace relacin de materias impartidas con la evaluacin de cada profesor. 8. Segn resultado de las notas y especificaciones dadas por cada profesor, se les da prioridad para que inscriban sus horarios. Al realizar la organizacin para profesores el coordinador tendr contempladas actividades extra-curriculares dentro de la UAM, permitindole una flexibilidad de horario (impartir 2 materias el mismo da, alternar das, etc.). 9. De acuerdo al perfil descrito por cada profesor los coordinadores asignan las materias que podran impartir. El sistema contar con parmetros de organizacin para los profesores, estos incluye el no juntar todas las horas de clase de una materia en un da, el tener repartido por das y horas las salas de cmputo. 10. De acuerdo a la fecha asignada y prioridad dada por el coordinador a cada profesor, se elige el horario. (Esto incluye requerimientos especiales tales como salones de cmputo, talleres, etc.) 11. Recibe las solicitudes aplicadas por los profesores y las valida. El coordinador revisa que no se encuentren fallas o anomalas dentro del horario generado en conjunto con los profesores, en caso de haberlo el coordinador notificar a los involucrados y negociar los horarios para impartir la asignatura en cuestin. 12. Enva horario a Servicios Escolares. 13. De acuerdo al horario enviado, se organizan salones y asignan equipo necesario.

14. En caso de tener sobrecapacidad de salones se envan observaciones a la coordinacin 15. En caso de haber correcciones por parte de S.E. los coordinadores notifican a los profesores involucrados. 16. En caso de haber cambios en el horario la coordinacin notifica a los profesores involucrados para que hagan los cambios necesarios y notifique los mismos a la coordinacin. 17. Los coordinadores dan visto bueno y envan a S.E. 18. Coordinacin reenva nuevo horario y a partir de eso se reasignan salones y equipos. 19. Publica el horario para alumnos y personal.

Dentro de la interfaz se tienen considerados diversos parmetros que incluyen limitaciones para los profesores al crear su horario; como el no poder juntar todas las horas de una sola materia en un da, evitar tener ms de 2 das sin clases, entre otras. De la misma manera la solucin que se propone cuenta con un rea especial para observaciones, en ste apartado los profesores podrn informarle a los coordinadores si tienen algn tipo de contratiempo al poder impartir clases ciertos das u horas, al igual si es necesario algn recurso o material especial para poder impartir su clase. Los coordinadores estarn al tanto de los ajustes que se le tienen que realizar a los horarios de cada profesor. Informndole de las decisiones tomadas por los directivos respecto a la situacin de cada profesor.

Este sistema se desarroll tomando como motor la necesidad de crear sinergia en todas las reas institucionales dentro de UAM-C, para lograr tener mayor comunicacin entre todas las reas, facilitndole el trabajo a todos, al mismo tiempo se crea un ambiente ms relajado y con mayor participacin, manteniendo a los integrantes dentro del sistema funcionando de la manera ms ptima.