CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS SECTOR SOCIAL PROGRAMA DE TRABAJO Entidad: MINISTERIO DE SALUD (MINSA)- CENTROS DE SALUD

FRANCISCO BUITRAGO Y FRANCISCO MORAZN. rea de Trabajo: Seleccin, Programacin, almacenamiento y distribucin de insumos mdicos trazadores materno infantil Perodo de la Auditora: 1 de enero de 2010 al 30 de junio de 2011 Fecha de Inicio: 01 de enero 2010 Fecha de Finalizacin: 30 de junio 2011

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I. OBJETIVOS 1. Evaluar la efectividad del control interno relativo a la seleccin, programacin, recepcin, almacenamiento y distribucin de insumos mdicos trazadores materno infantil. 2. Comprobar que la seleccin y programacin de los insumos mdicos, se realizaron conforme a las normativas y disposiciones aplicables. 3. Comprobar la transparencia, eficiencia y eficacia de los procesos de la recepcin, almacenamiento y distribucin de los insumos mdicos trazadores en base a las normativas y procedimientos establecidos para las Unidades de Salud (Centros de Salud Francisco Buitrago y Francisco Morazn). 4. Comprobar que las entradas y salidas de los insumos mdicos trazadores materno infantil, se encuentren debidamente contabilizados, registrados (tarjeta Master Kardex), soportados (informes de recepcin, facturas, Acta de Entrega, Remisiones, Recibos o Contratos, Orden de compra, requisa, para casos de las donaciones se soportar con el documento que remita el donante que por lo general son listados detallando la donacin en bultos y otros) y autorizados por funcionarios competentes. 5. Determinar si las cantidades recibidas de insumos mdicos trazadores por las Unidades de Salud se corresponden con las cantidades solicitadas y entregadas por el CIPS. 6. Determinar que las bodegas de insumos mdicos cumplan con los procedimientos establecidos para la custodia, salvaguarda fsica (seguridad de la infraestructura, higiene, etc.) manejo y registro (Kardex de Bodega) de los insumos mdicos. 7. Determinar que los insumos mdicos se encuentran en buenas condiciones de consumo (aptos para el uso), y en su caso, identificar aquellos en mal estado, vencidos y/o de lento movimiento. 8. Comprobar que las donaciones de insumos mdicos se hayan recibido y distribuidos, de conformidad con lo establecido en las normativas y /o regulaciones aplicables, y que se encuentren debidamente registradas y soportadas.

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II. ALCANCE: Nuestra Auditora de gestin comprende el perodo del 1 de enero de 2010 al 30 de junio de 2011. Para nuestro anlisis revisaremos los Informes de Recepcin, requisas de salidas de las bodegas de las Unidades de Salud (Centros de Salud Francisco Buitrago y Francisco Morazn) y la documentacin soporte correspondiente a los dos insumos mdicos trazadores materno infantil seleccionados para nuestro anlisis. III. PROCEDIMIENTOS 1. Efectuar evaluacin del control interno mediante el mtodo combinado de cuestionario y narrativo (Entrevistas y levantamiento de procedimientos de control interno con el personal de las reas de presupuesto, administracin, contabilidad, Estadstica, Sub Direccin Mdica, Comit de Uso Racional de Insumos Mdicos, bodega y farmacia) y elaborar una matriz de evaluacin al control interno, para establecer el nivel de confianza y riesgo de auditora, la naturaleza y alcance de las pruebas a aplicar mediante procedimientos de Auditora y verificar su cumplimiento. 2. Solicitar Lista Bsica de insumos mdicos, aplicable al perodo objeto de la auditora y verificar que este se encuentre autorizado por el MINSA. 3. Solicitar los listados de insumos mdicos anuales, para la programacin de los aos 2010 y 2011 y verificar si estos fueron elaborados en base a Lista Bsica autorizado y si contienen los insumos trazadores sujetos a revisin. Recepcin: a) Bodega 1. Solicitar los Informes de Recepcin que contengan los insumos mdicos trazadores materno infantil seleccionados (AMOXICILINA SUSPENSION ORAL 250 MG/5 ML. FRASCO. 100-120 ML, NITROFURANTOINA TABLETA ORAL 100 MG) y verificar con la documentacin soporte los siguientes atributos, establecidos en el Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Interno de los Insumos Mdicos: a. Que el informe de recepcin contiene datos en cuanto a:
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b.

c. d. e. f. g.

Descripcin del producto, Concentracin y Farmacutica, Unidad de Medida, va de administracin, No. de lote, fecha de vencimiento, fabricante, precio unitario, precio total. Que el informe de recepcin est pre numerada, describa los nombres y apellidos y nmero de cdula de la persona que entera (Responsable de Insumos Mdicos), y contenga la firma de ste, Responsable de Farmacia, Responsable de bodega (Recib Conforme) y el autorizado del Administrador. Que los insumos sealados anteriormente se hayan recepcionados y se correspondan con la programacin. Que las unidades recibidas sean iguales a las autorizadas, en caso de existir diferencia se adjunte la justificacin. Que los productos recibidos hayan estado en buen estado tanto en su contenido como en el empaque primario y secundario. Que las unidades recibidas sean iguales a las autorizadas, en caso de existir diferencia se adjunte la justificacin. Que las donaciones de medicamentos no aptas para el uso por estar deterioradas, vencidas, adulteradas, hayan decomisadas y destruidas de acuerdo a los procedimientos establecidos.

2. Enviar comunicacin a las autoridades del Centro de Insumos para la Salud (CIPS), detalle de los despachos de insumos mdicos (Medicamentos) enviados a las Unidades de Salud (Centros de Salud Francisco Morazn y Francisco Buitrago) en el perodo objeto de la auditora y comparar con los insumos mdicos solicitados y la programacin aprobada de estas Unidades de Salud; averiguar las causas de las variaciones existentes en los dos insumos mdicos trazadores materno infantil seleccionados para nuestro anlisis. b) Farmacia Solicitar las requisas de Solicitud de Insumos Mdicos para los Servicios y verifique los siguientes atributos, establecidos en el Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Interno de los Insumos Mdicos: a. Que la requisa sea Pre numerada y que este firmada por el Responsable de Farmacia en calidad de solicitado, autorizado por el Responsable de Insumos Mdicos y entregado por el Responsable de Bodega. b. Que las cantidades solicitadas se correspondan con las
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autorizadas y atendidas (despachadas por bodega). c. Que los insumos mdicos recibidos en farmacia estn registrados en las sbanas de descargue diario. d. Los insumos que ingresan a farmacia se corresponden con las cantidades despachadas por bodega en su tarjeta de control de existencia (tarjeta estiba) y Requisas (solicitud de pedido). e. Que para el almacenamiento de los insumos mdicos recibidos en la farmacia se cumple con lo establecido en los procedimientos establecidos para la custodia de bienes y sealados en los literales c) hasta la i) de los atributos para el Almacenamiento. Almacenamiento: Realizar inspeccin fsica en la bodega y sub bodega (farmacia) de insumos mdicos y verificar si cumplen los siguientes requisitos establecidos en el Normas Tcnicas de Control Interno del MINSA y Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Interno de Insumos Mdicos: a. Si los insumos mdicos recibidos se ubican en los estantes y casillas (ubicacin) correspondiente de acuerdo a su naturaleza y a la fecha de vencimiento, dejar de primero para despacho los que tienen fecha de vencimiento ms prxima. b. La tarjeta estiba (Tarjeta de Control de Existencia) se encuentra adjunta al insumo a que pertenece. c. Los insumos mdicos se almacenan conforme el grado de proteccin que requiera cada uno de ellos en particular. La temperatura, la humedad, los riesgos, la caducidad, el costo entre otros, constituyen factores que deben tenerse presentes al ubicarlos en los lugares para su custodia. d. Los insumos mdicos se encuentran ordenados con respectiva identificacin para los fines de localizacin, proteccin y distribucin. e. Se estiban los insumos mdicos voluminosos en la mxima altura disponible en la bodega, tomando en cuenta la capacidad del piso y sobre todo la resistencia del empaque o envase que lo contenga.

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f. Los insumos mdicos pequeos se depositan en anaqueles o casilleros, los cuales deben estar enumerados adecuadamente con el objeto de facilitar su localizacin. g. Se manejan los insumos mdicos sueltos en accesorios como gavetas, cajas, cestos u otros, colocados en el interior de los anaqueles. h. Existen medidas de higiene y aseo en todas las reas de la bodega, evitando la presencia de polvo, costales, cartones o cualquier envase roto en las reas de depsito, animales rastreros, roedores etc. i. Se mantienen bajo llave los psicotrpicos y estupefacientes. Distribucin: 1. Solicitar las tarjetas de control de existencias (tarjetas estiba) de los siguientes insumos mdicos trazadores materno- infantil: AMOXICILINA SUSPENSION ORAL 250 MG/5 ML. FRASCO. 100-120 ML y NITROFURANTOINA TABLETA ORAL 100 MG y seleccionar las requisas de salidas de bodega de estos insumos. 2. Solicitar las requisas de salidas de bodegas de los insumos antes sealados y verificar los siguientes requisitos establecidos en el Manual de Procedimientos para el Manejo y Control Interno de los Insumos Mdicos: a. Que estas estn debidamente autorizada por la Responsable de Insumos Mdicos y contengan la firma de la persona que recibe y entrega los insumos mdicos. b. La salida de los insumos mdicos se anota en las tarjetas de control de inventario y tarjetas de control de existencias (tarjetas estiba). c. La requisa contiene el sello de despachado con la firma del Responsable de Bodega y fecha. 3. Solicite las sbanas de descargue diario que elabora Farmacia y que se consolida de forma mensual y verifique la exactitud de las cantidades de las unidades despachadas al paciente de los insumos mdicos (recetas mdicas) y al personal de la unidad. Determine las diferencias si las hubiere (registros sabana de descargue diario versus prescripciones mdica (recetas mdicas), y solicite las respectivas aclaraciones.
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productos

anestsicos,

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Registros Contables 1. Solicitar el inventario general de diciembre del 2010 y verificar que las diferencias determinadas versus registros Mster Kardex fueron justificadas e informadas oportunamente y si fueron contabilizadas. 2. Solicitar los registros del Mster Kardex que maneja la Oficina de Contabilidad, las tarjetas de control de existencias (Tarjetas estibas), Informes de Recepcin y las Solicitud de Insumos Mdicos para los Servicios (requisas) de los insumos mdicos trazadores materno infantil (AMOXICILINA SUSPENSION ORAL 250 MG/5 ML. FRASCO. 100-120 ML y NITROFURANTOINA TABLETA ORAL 100 MG) que maneja de las Unidades de Salud (Centros de Salud Francisco Buitrago y Francisco Morazn), y verificar que las cantidades reflejadas en los informes de Recepcin y salidas (requisas) estn registradas en el Mster Kardex y las tarjetas control de existencias de bodegas y si las existencias en cantidades fsicas reflejadas en ambos registros, se corresponden entre s. En caso de determinar diferencias solicitar las aclaraciones pertinentes. 3. Efectuar prueba fsica de la existencia en bodega de los insumos mdicos trazadores materno infantil (AMOXICILINA SUSPENSION ORAL 250 MG/5 ML. FRASCO. 100-120 ML y NITROFURANTOINA TABLETA ORAL 100 MG) y verificar el saldo en cantidades fsicas reflejadas en el Mster Kardex que maneja Oficina de Contabilidad y el saldo en cantidades fsicas que reflejan las tarjetas de control de existencias de Bodega. En caso de existir diferencias, revisar la documentacin de movimientos de entradas y salidas de estos insumos (informe de recepcin y solicitudes o requisas) manejados en bodega. 4. Elaborar notificaciones de inicio de auditora a los servidores y ex servidores del Centro de Salud Francisco Morazn relacionados con los procesos de recepcin, almacenamiento, distribucin, registro y control de los insumos mdicos. 5. Basndonos en el Arto. 57 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, dar a conocer en el transcurso de la Auditora las situaciones encontradas y solicitar las aclaraciones y comentarios sobre las mismas. 6. Aplicar cualquier otro procedimiento que considere necesario
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en la circunstancia. 7. Elaborar las Hojas de Hallazgos de Auditora 8. Concluir en la Cdula de Resumen basndose en los objetivos y resultados de la revisin del trabajo. 9. Revisar su trabajo antes de pasarlo a revisin. 10. Cerrar apropiadamente los puntos de revisin. 11. Elaborar el Informe Borrador Tcnico de Auditora de Gestin.

Elaborado por ________________________ Lic. Archibaldo Howard Bilbano Budier Auditor Encargado Revisado por:________________________ Lic. Rosa Amelia Delgadillo Auditora Supervisora Autorizado por ______________________ Lic. Vilma Zenayda Andrade Ros Responsable de Departamento Auditora Sector Social Fecha: _______de __________________ de 2012