INFORME FINAL EATPA 1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN ASOCIADA AL PROGRAMA Y SU CONTEXTO

ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DE PROCESOS DEL PROGRAMA DE INDUCCIN, ADAPTACIN Y VINCULACIN A LA VIDA UNIVERSITARIA DE LA UNIVERSIDAD DEL BO-BO

Esta Publicacin fue Desarrollada por el Convenio de Desempeo de la Universidad del Bo-Bo, con el Apoyo de Consultores Externos.

NDICE

NDICE ................................................................................................................................................ 2 INTRODUCCIN................................................................................................................................. 3 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................ 4 OBJETIVOS ESPECFICOS............................................................................................................... 4 PLAN DE TRABAJO .......................................................................................................................... 4 ACTIVIDADES..................................................................................................................................... 4 CARTA GANTT ................................................................................................................................... 5 ACTIVIDADES REALIZADAS ............................................................................................................ 5 RECOLECCIN DE INFORMACIN RELACIONADA CON EL PROGRAMA ................................ 5 IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INVOLUCRADOS ....................... 7 DIAGRAMAS ...................................................................................................................................... 7 DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 15 INDICADORES DE PROCESO ASOCIADO A LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN ................... 16 CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 17

INTRODUCCIN
La actual implementacin del Proyecto Convenio de Desempeo Integracin Social y xito acadmico de los alumnos de la Universidad del Bo-Bo a travs de sus lneas estratgicas pretende alcanzar resultados que se traduzcan principalmente en disminuir la Desercin estudiantil, aumentar la Permanencia del Estudiante en la Universidad, y fortalecer la Insercin Laboral y la Acreditacin de Carreras.

En una de sus lneas estratgicas, en particular la referida a la Desercin estudiantil se ha determinado la incorporacin de nuevos procesos al quehacer universitario. Estos han sido definidos como Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria, como parte del nuevo enfoque centrado en las necesidades del estudiante.

Por lo anterior, el levantamiento de los procesos de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria se hace relevante en cuanto a que estos buscan efectivamente disminuir la desercin estudiantil, y aumentar su permanencia e insercin laboral.

Asimismo, se ha definido que en enfoque basado en las necesidades del estudiante da el marco general para incorporar la visin de la Norma ISO 9001:2008, que entre sus principios incluye, entre otros, explcitamente un Enfoque en el Cliente y un Enfoque basado en Procesos. Estos principios pretenden que la organizacin, la Universidad, asuma una orientacin hacia la mejora del desempeo, que en el caso del Convenio de Desempeo, est asociado a las 4 lneas estratgicas.

OBJETIVO GENERAL
Elaboracin de la documentacin de los procesos asociados al Programa de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la vida universitaria de la Universidad del Bo-Bo.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar y describir los procesos involucrados en el Programa de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la vida universitaria Definir procesos, procedimientos e instrumentos involucrados en el Programa de Induccin Adaptacin y Vinculacin a la vida universitaria.

PLAN DE TRABAJO Actividades

Etapa 1: Levantamiento de informacin asociada al programa y su contexto. 1. Recoleccin de la informacin relacionada con el programa. 2. Identificacin de los procesos y procedimientos involucrados. 3. Anlisis de la informacin recolectada.

Carta Gantt
MES 1 2 3 4 5 6 7 8

ACTIVIDADES 1. Recoleccin de la informacin relacionada con el programa 2. Identificacin de los procesos y procedimientos involucrados 3. Anlisis de la informacin recolectada 4. Descripcin de los Procesos e instrumentos involucrados 5. Definicin de las etapas del Programa de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria 6. Desglose del contenido que incluye el manual 7. Elaboracin de un programa de capacitacin dirigido a directivos y funcionarios administrativos
Planificado Ejecutado

ACTIVIDADES REALIZADAS RECOLECCIN DE INFORMACIN RELACIONADA CON EL PROGRAMA

Se han revisado y analizado diferentes documentos relacionados con los procesos a levantar. Asimismo, se han realizado reuniones con actores vinculados a estos procesos. Se detalla a continuacin la documentacin revisada y las reuniones realizadas:

1. Documentacin: a. Revisin del Convenio de Desempeo b. Revisin de Definiciones Estratgicas de la Universidad del Bo-Bo c. Revisin del Modelo Educativo de la Universidad del Bo-Bo d. Revisin del Plan General de Desarrollo Universitario e. Revisin de la Estructura de la Universidad del Bo-Bo
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f. Revisin del Ciclo de Vida del Estudiante g. Revisin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Vicerrectora de Asuntos Econmicos de la Universidad del Bo-Bo.

2. Reuniones: a. Reunin N6: Revisin de los Procesos vinculados a la Trayectoria del Estudiante, con la Comisin de Sistemas de Informacin b. Reunin N7: Revisin de los Procesos vinculados a la Trayectoria del Estudiante, con la Comisin de Sistemas de Informacin c. Reunin N8: Revisin de los Procesos vinculados a la Trayectoria del Estudiante y su relacin con los procesos de Induccin, Adaptacin y Vinculacin, con Javier Len Aravena, Director de Desarrollo Estudiantil d. Reunin N9: Revisin del proceso de Admisin, con Gilda Vargas MacCarte, Directora de Admisin y Registro Acadmico e. Reunin N10: Revisin de los procesos relacionados a la Insercin Laboral, con la Comisin de Insercin Laboral. f. Reunin N11: Revisin del proceso de Insercin Laboral, con Elizabeth Grandn Toledo, Director General de Relaciones Institucionales.

IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INVOLUCRADOS

De acuerdo a la informacin recolectada y revisada, se pueden determinar tanto los procesos como los procedimientos involucrados, basados en la definicin del alcance definido en el Informe N1. A continuacin se presentan los resultados de las comisiones as como las definiciones de ah concluidas.

Diagramas
Diagrama de Datos de Admisin del Estudiante Nivel 0

Material Inicial Cuestionario Caracterizacin Completo

Certificacin y Licencias Ficha Antecedentes Completa

Invitacin Programa Induccin

Identificacin Estudiante

Diagrama de Datos de la Trayectoria del Estudiante Nivel 0

Diagrama de Datos de la Trayectoria del Estudiante (Ciclo de Vida del Estudiante)

Diagrama de Datos de Admisin del Estudiante Nivel 1

Cheque Devolucin Matrcula Cuestionario Caracterizacin Cupn Matrcula Pagar Estudiante Firma Antecedentes Cupn para Pago Comprobarte Cupn de Pago Pagar Firmado

Respuesta Dudas Admisin Datos Admisin Otras Instituciones Comunicado de Retracto Matrcula 1.7 EFECTUAR RETRACTO MATRCULA Pago Matrcula

Antecedentes Iniciales Lineamientos Generales Vicerrector Acadmico

1.2 RECEPCIN ALUMNO

1.4 REALIZAR MATRCULA

Alumnos seleccionados

Material Inicial Cuestionario Caracterizacin Completo

Certificacin y Licencias Ficha Antecedentes Completa

Invitacin Programa Induccin

Solicitud FUAS

Identificacin Estudiante

1.3 ATENDER DUDAS

Matrcula

Ministerio de Educacin

FUAS Estudiante Becas y Crditos Estudiantes 1.8 AJUSTAR CUPOS 1 ADMISIN ESTUDIANTE

1.5 RATIFICAR MATRCULA Materiales Iniciales Solicitud Antecedentes Servicios Estudiantiles

1.6 ATENCIN DESARROLLO ESTUDIANTIL

Fotos

1: DARCA 2: -DARCA Dudas Caracterizacin -ESTUDIANTE Dudas en General

Antecedentes Becas y Crditos Citacin Atencin Asistente Social (Postulante Becas)

Fotografas Estudiantes

3: -DARCA -DIR. FINANZAS (Cobranzas, Tesorera) 4: -DARCA -ENCARGADO CARRERAS

Vacantes Carreras

5: DIRECCIN DESARROLLO ESTUDIANTIL

Diagrama de Datos de Ratificar Matrcula Nivel 1

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Diagrama de Datos de Permanencia del Estudiante Nivel 1

Los diagramas anteriores se estn an desarrollando en la Comisin de Sistemas de Informacin, los que sin embargo sirvieron para levantar los diagramas de los procesos de Induccin, Adaptacin y Vinculacin.

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Diagrama de Procesos de la Universidad del Bo-Bo Nivel Central

Puesto que el Convenio de Desempeo se centra en mejorar el desempeo de la Formacin de Pregrado, el diagrama Nivel 1 es como sigue:

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Diagrama de Procesos de la Vicerrectora Acadmica-Pregrado

As, tomando en cuenta el Ciclo de Vida del Estudiante como base del proceso de Formacin de Pregrado, el diagrama Nivel 2 queda como sigue:

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Diagrama de Procesos de Pregrado que incluyen los procesos de Induccin, Adaptacin y Vinculacin

En este diagrama de pueden visualizar los procesos de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria, encadenados con el Ciclo de Vida del Estudiante en el Proceso de Formacin de Pregrado de la Vicerrectora Acadmica de la Universidad del Bo-Bo.

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Documentos
Nombre del Documento Poltica de la Calidad Listado de Objetivos de la Calidad Manual de la Calidad Perfiles de Cargo Procedimiento Control de Documentos Procedimiento Control de Registros Procedimiento Satisfaccin de Clientes Procedimiento Auditoras Internas Procedimiento Servicio No Conforme Procedimiento Reclamos de Clientes Procedimiento Acciones Correctivas/ Preventivas Procedimiento Revisin por la Direccin Procedimiento Capacitacin Interna Procedimiento Seleccin Personal Interno Procedimiento de Seleccin, Reevaluacin de Proveedores Procedimiento de Medicin de Desempeo Procedimiento de Postulacin Procedimiento de Matrcula Procedimiento de Induccin Evaluacin Indicadores Accin Elaborar Elaborar Elaborar Elaborar Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Ajustar el documento definido en el SGC VRAE y Ajustar el documento definido en el SGC VRAE de Ajustar el documento definido en el SGC VRAE Elaborar Elaborar Elaborar
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Procedimiento de Adaptacin Procedimiento de Vinculacin Procedimiento de Egreso Procedimiento de Titulacin Procedimiento de Insercin Laboral

Elaborar Elaborar Elaborar Elaborar Elaborar

Esta es la base documental que sustentar el Sistema de Gestin del Programa de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria.

Indicadores de Proceso asociado a la Implementacin del Sistema de Gestin

Nombre indicador

Descripcin y estructura del indicador

Unidad de medicin

Valor proyectado

Fuente de verificacin Informes de Auditoras Internas de Calidad Manual de Gestin de Calidad y Procedimientos Manual de Gestin de Calidad y Procedimientos Informe de Auditora de PreCertificacin

Corresponde a un trabajo de equipo Auditoras Internas de realizado entre la Consultora y la Cantidad de Calidad organizacin para detectar si el SGC se Auditoras est implantando correctamente. Corresponde a la cantidad de Cantidad procedimientos que deben ser Procedimientos documentados por exigencia de la Norma Obligatorios ISO 9001:2008. Corresponde a la cantidad de Cantidad procedimientos que deben ser Procedimientos la documentados para la adecuada Necesarios implementacin de la Norma ISO para la 9001:2008. organizacin Auditora para Evaluar la Madurez del Cantidad de SGC, lo realiza el consultor como punto de Auditoras control para presentarse a la Certificacin.

Procedimientos Obligatorios

Procedimientos Necesarios para Organizacin

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Auditora de Certificacin

Pre-

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Estos indicadores permitirn verificar efectivamente la realizacin y concrecin de la implementacin del Sistema de Gestin del Programa de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria.

CONCLUSIONES
En el contexto de la presente Asistencia Tcnica, se puede concluir lo siguiente:

1. De acuerdo al modelo ISO 9001, el enfoque de procesos define un marco de aplicabilidad normativa que est dado por el Alcance del Sistema, el cual fue establecido en el Informe N1, y es como sigue: Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria de la Universidad del Bo-Bo. 2. Segn la informacin recolectada y analizada, se puede definir un Diagrama de Procesos que permita visualizar su interaccin, el cual se muestra a continuacin:

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3. Puesto que cada Sistema de Gestin ISO 9001 requiere de documentacin soportante obligatoria y necesaria, se han definido estos documentos en el punto Documentos de la pgina 15.

Por lo tanto y considerando los resultados vertidos en el presente informe, se concluye que existe el potencial suficiente para comenzar el proceso de implementacin de un Sistema de Gestin basado en la Norma ISO 9001: 2008, desarrollando e implementando todos los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, ya que se dispone de las fortalezas necesarias para lograrlo basadas principalmente en el alto compromiso existente para el levantamiento e incorporacin de los procesos de Induccin, Adaptacin y Vinculacin a la Vida Universitaria, y un personal alineado con las directrices de este nuevo enfoque universitario.

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