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SOBRE EL SEMINARIO
El contenido de este seminario combina una introduccin al PMBOK Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) con la descripcin de las caractersticas principales de la herramienta Microsoft Project Server 2010
CONTENIDO
Introduccin Qu es un proyecto? Qu es la administracin de proyectos? El rol del Jefe de Proyecto La influencia de la organizacin y los interesados en el proyecto El ciclo de vida del proyecto El ciclo de vida de un producto y sus proyectos relacionados Los procesos de la administracin de proyectos Las reas de conocimiento Enterprise Project Management con Microsoft Project Server La cartera de proyectos Referencias
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DEBATE
Qu opinan de las siguientes afirmaciones?
1.
2. 3.
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QU ES UN PROYECTO? - Definicin
Un proyecto es un emprendimiento
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QU ES UN PROYECTO? - Anlisis
Tiene un objetivo especfico: crear un producto, crear un servicio, o crear un resultado nico Comprende una serie de tareas interrelacionadas desarrolladas utilizando elaboracin progresiva del plan de proyecto Debe completarse dentro de ciertas especificaciones Tiene lmites presupuestarios
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QU ES UN PROYECTO? - Anlisis
Es un emprendimiento temporario con fechas de comienzo y fin definidas Consume recursos de distinto tipo y reas Implica incertidumbre
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QU ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?
Administrar un proyecto incluye: Identificar los requerimientos de negocio
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DEBATE
Qu opinan de la siguiente afirmacin?
1. Las siguientes son habilidades que debera tener un Jefe de Proyecto, en este orden de prioridad: de comunicacin de organizacin de formacin de equipos de liderazgo tecnolgicas
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(CONT.)
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(CONT.)
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DEBATE
Qu opinan de las siguientes afirmaciones?
1. El Jefe de Proyecto siempre tiene autoridad sobre las decisiones del proyecto, el presupuesto y los recursos 2. La organizacin del proyecto es independiente de la estructura de la organizacin ejecutora del proyecto
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Gerencia
Decisiones del proyecto
Jefe funcional
Jefe funcional
Personal
Personal Personal
Personal Personal
Equipo del proyecto
Personal Personal
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Jefe de Proyecto
Jefe de Proyecto Jefe de Proyecto
Decisiones del proyecto
Personal Personal
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Gerencia
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DEBATE
Qu opinan de las siguientes afirmaciones?
1. Los interesados de un proyecto son aquellos que tienen inters en que ste concluya con xito 2. Un usuario final que no fue involucrado en el proyecto no es un interesado 3. Las expectativas de los interesados slo interesan al principio del proyecto
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(CONT.)
Identificar a todos los interesados detectar su inters y expectativas en el proyecto determinar su poder para actuar sobre el proyecto manejar su influencia en relacin a los requerimientos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso
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(CONT.)
Clientes/ Usuarios
Jefes funcionales
Sponsor
El equipo de proyecto
Jefe de proyecto
Otros integrantes
Jefe de Operaciones
Proveedores / Vendedores
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DEBATE
1. Den un ejemplo de ciclo de vida de un proyecto 2. Cmo se relaciona el ciclo de vida con la administracin del proyecto?
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Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
Planificacin
Ejecucin
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DEBATE
1. Los siguientes, son procesos de administracin de proyectos?
Planificacin estratgica
Confirmacin de inters en el producto
Investigacin
Confirmacin de comercializacin
Prototipado
Confirmacin de produccin
Factibilidad
Confirmacin de lanzamiento
Implementacin
Finalizacin del proyecto
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La propuesta del PMI incluye: 42 procesos de administracin de proyectos Agrupados en 5 grupos de procesos: Inicio Planificacin Ejecucin Inicio Planificacin Seguimiento y control Cierre Por ejemplo:
Grupo de procesos
Seguimiento y Control
Ejecucin Cierre RMYA.BIZ
Inicio
Procesos
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Los procesos y los grupos de procesos: Interactan entre s a lo largo del proyecto o la fase del proyecto
Nivel de Interaccin Ejecucin Planificacin Inicio Cierre Seguimiento y Control
No son secuenciales
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Ejecucin
Cierre
Planificacin
Inicio
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Alto
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DEBATE
1. Adems del alcance, el calendario y el presupuesto, qu otros aspectos debera tener en cuenta el Jefe de Proyecto al planificar, ejecutar y controlar el proyecto?
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Alcance
Adquisiciones
Tiempo
Riesgos
Integracin
Costo
Comunicaciones
lograr que todos los interesados conozcan lo que deben hacer y el estado del proyecto
Calidad
Recursos Humanos
asegurar que el trabajo que se hace cumple las expectativas de los interesados
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(CONT.)
Cada uno de los 42 procesos de administracin de proyectos: Pertenece a un rea de conocimiento Pertenece a un grupo de procesos Por ejemplo:
Grupo de procesos reas de conocimiento
Inicio
Integracin Comunicaciones
Procesos
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ALCANCE
Cmo nos aseguramos de que incluimos todos los requerimientos?
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ALCANCE - Procesos
Planificacin
Definir los requerimientos
Seguimiento y control
Verificar el alcance Controlar el alcance
Relacionado con la aceptacin Relacionado con el estado y los cambios
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Pedidos de cambio
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TIEMPO
Cmo nos aseguramos de que la estimacin del proyecto es realista?
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TIEMPO - Procesos
Planificacin
Definir las actividades Secuenciar las actividades Estimar los recursos para las actividades Estimar la duracin de las actividades Definir el cronograma
Seguimiento y control
Controlar el cronograma
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COSTOS
Cmo nos aseguramos de que el cliente est de acuerdo con el presupuesto del proyecto?
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COSTOS - Procesos
Planificacin
Estimar los costos
Determinar el presupuesto
Seguimiento y control
Controlar los costos
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CALIDAD
Cmo nos aseguramos de que el resultado de nuestro proyecto tiene la calidad requerida
por el usuario?
sabemos cul es la calidad requerida por el usuario? seguimos los procesos que nos aseguran la calidad del
producto?
estamos considerando el impacto de la calidad en el plan de proyecto?
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CALIDAD - Procesos
Planificacin
Planificar la calidad
Ejecucin
Ejecutar el aseguramiento de calidad
Seguimiento y control
Ejecutar el control de calidad
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RECURSOS HUMANOS
Cmo nos aseguramos de que tenemos identificados a todos los roles y perfiles
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Ejecucin
Adquirir el equipo de proyecto Desarrollar el equipo de proyecto Conducir el equipo de proyecto
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COMUNICACIONES
Cmo nos aseguramos de que conocemos las necesidades de comunicacin de cada
interesado?
informamos en tiempo y forma el estado del proyecto? invitamos a una reunin slo a los que deben ser
invitados?
tenemos la informacin del proyecto disponible cuando la necesitamos?
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COMUNICACIONES - Procesos
Inicio
Identificar a los interesados
Planificacin
Planificar la comunicacin
Ejecucin
Distribuir la informacin Manejar las expectativas de los interesados
Seguimiento y control
Reportar el desempeo
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RIESGOS
Cmo nos aseguramos de que manejamos la incertidumbre durante el proyecto?
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RIESGOS - Procesos
Planificacin
Planificar la administracin de riesgos
Identificar riesgos Realizar el anlisis cualitativo de riesgos Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos Planificar las respuestas a los riesgos
Seguimiento y control
Monitorear y controlar las respuestas a los riesgos
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ADQUISICIONES
Cmo nos aseguramos de que elegimos el proveedor ms adecuado para el proyecto?
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ADQUISICIONES - Procesos
Planificacin
Planificar las adquisiciones
Ejecucin
Conducir las adquisiciones
Seguimiento y control
Administrar las adquisiciones
Cierre
Cerrar las adquisiciones
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INTEGRACIN
Cmo nos aseguramos de que el proyecto est debidamente autorizado?
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INTEGRACIN - Procesos
Inicio
Desarrollar el acta del proyecto
Planificacin
Desarrollar el plan de administracin del proyecto
Ejecucin
Dirigir y administrar la ejecucin del proyecto
Seguimiento y control
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Realizar el control integrado de cambios
Cierre
Cerrar el proyecto o la fase
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4. Integracin
5. Alcance
5.1 Definir los requerimientos 5.2 Definir el alcance del proyecto 5.3 Crear la WBS del proyecto 6.1 Definir las actividades 6.2 Secuenciar las actividades 6.3 Estimar los recursos para las actividades 6.4 Estimar la duracin de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma 7.1 Estimar los costos 7.2 Determinar el presupuesto 8.1 Planificar la calidad 9.1 Desarrollar el plan de recursos humanos 8.2 Realizar el aseguramiento de calidad 9.2 Adquirir el equipo de proyecto 9.3 Desarrollar el equipo de proyecto 9.4 Gestionar el equipo de proyecto 10.3 Distribuir la informacin 10.4 Gestionar las expectativas de los interesados
6. Tiempo
7. Costo 8. Calidad
10.5 Reportar el desempeo 11.6 Monitorear y controlar las respuestas a los riesgos
11. Riesgos
11.1 Planificar la administracin de riesgos 11.2 Identificar riesgos 11.3 Realizar el anlisis cualitativo de riesgos 11.4 Realizar el anlisis cuantitativo de riesgos 11.5 Planificar las respuestas a los riesgos 12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Conducir las adquisiciones
12. Contrataciones
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Equipo de proyecto
Jefes de recursos
Interesados
TI
Jefes de Proyectos
Configuracin y escalamiento de la plataforma
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Project Central
Interesados
Jefes de recursos
Project Workspace
Jefes de Proyectos
Equipo de proyecto
Project Professional
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EPM
Microsoft Enterprise Project Management
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ALCANCE
Algunas salidas o resultados Matriz de trazabilidad de requerimientos WBS Diccionario de la WBS Lnea base del alcance Entregables aceptados Pedidos de cambio WBS Matriz de trazabilidad de requerimientos
Lnea base del alcance (versiones) Diccionario de la WBS WBS con cambios de alcance
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TIEMPO
Algunas salidas o resultados Lista jerrquica de recursos Lnea base del calendario Estimacin de duracin de actividades Timeline Cronograma Pedidos de cambio del proyecto Estimacin de recursos
Nivelacin de recursos
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TIEMPO
Algunas salidas o resultados Lista jerrquica de recursos Lnea base del calendario Estimacin de duracin de actividades Pedidos de cambio Camino crtico Visualizacin y actualizacin de tareas asignadas al recurso
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COSTOS
Algunas salidas o resultados Lnea base del costo
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CALIDAD
Algunas salidas o resultados Plan de calidad Mtricas de calidad Mediciones de control de calidad Entregables validados Pedidos de cambio Procesos Sistema de Gestin de Calidad
Resultados de auditoras
Indicadores de estado del proyecto Plantillas de WBS
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RECURSOS HUMANOS
Algunas salidas o resultados Plan de recursos humanos Asignaciones al proyecto Evaluaciones de desempeo Calendarios de recursos Pedidos de cambio Asignacin de los recursos a los proyectos Asignacin diaria de los recursos
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COMUNICACIONES
Algunas salidas o resultados Registro de interesados Plan de comunicaciones Reportes de desempeo Pedidos de cambio Indicadores de estado de tareas Visualizacin de tareas asignadas Central de Proyectos
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COMUNICACIONES
Algunas salidas o resultados Registro de interesados Plan de comunicaciones Reportes de desempeo Pedidos de cambio Reportes de avance
Anlisis de datos
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RIESGOS
Algunas salidas o resultados Plan de administracin de riesgos Registro de riesgos Pedidos de cambio Gestin de riesgos
Gestin de riesgos
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ADQUISICIONES
Algunas salidas o resultados Plan de administracin de adquisiciones Definicin de alcance de adquisiciones Contrato Calendario de recursos Pedidos de cambio
Todos los aspectos de la contratacin pueden administrarse en la herramienta, como se describi para las otras reas de conocimiento: Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos
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INTEGRACIN
Algunas salidas o resultados Acta de proyecto (Charter) Plan de administracin del proyecto Entregables Actas de proyecto
Informacin de desempeo
Pedidos de cambio Producto, servicio o resultado final Gestin de pedidos de cambio Documentos de planificacin Lecciones aprendidas
Gestin de entregables
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Grupo de proyectos o programas, gestionados en forma coordinada para alcanzar objetivos estratgicos de negocios
Grupo de proyectos relacionados, gestionados en forma coordinada para obtener beneficios y control, que no seran alcanzables si se gestionaran individualmente
Proyectos
Autorizados como resultado de una o ms consideraciones estratgicas: - Demanda de mercado - Oportunidad estratgica o necesidad de negocio - Pedido del cliente - Avance tecnolgico - Requisito legal
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Create
Demand Management
Select
Portfolio Selection
Plan
Work Planning
Manage
Collaboration & Reporting
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LECCIONES APRENDIDAS
Encarar la implementacin EPM como un proyecto Tener en cuenta que es un proyecto complejo Utilizar un esquema evolutivo (por etapas) Minimiza la incertidumbre, ansiedad y frustracin mientras se planifica, ejecuta y despliega la implementacin EPM
Focalizarse en los cambios La implementacin EPM afecta a las personas, los procesos y la organizacin Prestar atencin al entorno organizacional, ms all del tcnico
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LECCIONES APRENDIDAS
(CONT.)
Esforzarse en las habilidades de Administracin de Proyectos La herramienta de software no garantiza el xito La administracin de proyectos es compleja y requiere de personas con habilidad Establecer expectativas realistas La implementacin EPM tomar tiempo Planificar en forma evolutiva para obtener logros rpidamente No esperar que se aproveche toda la capacidad en forma inmediata
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REFERENCIAS
PMI - www.pmi.org
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition The Standard for Program Management Second Edition
The Standard for Portfolio Management Second Edition
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REFERENCIAS
Microsoft http://msdn.microsoft.com
Microsoft Office Project Server 2007 Unleashed - Copyright 2008 by Sams Publishing
Microsoft Enterprise Project Management EPM Solution Guide 2010 - 2010 Microsoft Corp.
Excelza http://excelza.biz/
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