Organizacin del tiempo Jos-Antonio Gmez-Hernndez Facultad de Comunicacin y Documentacin de la Universidad de Murcia Miembro del think tank Grupo

ThinkEPI En esta nota proponemos que las bibliotecas intenten incluir cursos sobre Gestin del Tiempo, dentro de sus servicios educativos y de alfabetizacin informacional. Consideramos que la competencia de gestin del tiempo es necesaria para los usuarios por la gran dedicacin que nos impone la abundancia de contenidos, la conexin continua, el exceso de tareas que asumimos y la ubicuidad de la informacin. Y sugerimos algunos de los temas de la formacin: procedimientos y herramientas que ayudan a la organizacin de nuestro tiempo, y sobre todo actitudes y valores para decidir cunto, cmo y cundo empleamos o no nuestro tiempo en demandas informacionales y comunicativas. 1. Nuestro tiempo, determinado por la informacin Llevaba meses queriendo escribir sobre la necesidad de organizar mejor el tiempo que dedico a actividades relacionadas con la informacin. Sobre la necesidad de disminuir el que empleo en acceder a contenidos de todo tipo, a leer, escuchar o ver los que me llegan por mltiples vas, seguir webinars o transmisiones de conferencias por streaming, a documentarme para elaborar temas para mis clases, difundir informacin de las actividades que organizo y comunicarme para su realizacin, a redactar algn artculo, a gestionar el correo electrnico, a recomendar lecturas a los dems, a escribir en alguno de mis blogs o en las redes sociales en que participo Pero hasta hace unos pocos das no haba encontrado el momento para hacerlo, a pesar de que me haba programado la fecha de envo de esta nota hace meses. Tengo la sensacin de que consumo tanto tiempo en revisar la informacin que me llega -siquiera de modo parcial o superficial- que no me queda momento o energa para cumplir satisfactoriamente mis prioridades y compromisos. O llego a ellos con la sensacin de hacerlo contra reloj. Muchas veces lo que hago durante mi jornada laboral no es lo que tena previsto o pensado, sino el resultado de la informacin, los correos, las alertas, notificaciones y mensajes recibidos, que marcan mi agenda al margen de su importancia y valor. Es algo que me ha preocupado antes (Gmez-Hernndez, 1996 y 2012), pero creo que hoy esta situacin es comn a muchas personas, tanto en su vida privada como en la acadmica o profesional. El deseo o la necesidad de estar al da, la conexin permanente a Internet y otros medios de informacin, la participacin en redes sociales, la disponibilidad de acceso a travs de los dispositivos mviles (porttiles, tabletas, e-readers, netbooks, smartphones), en los que confluyen tambin prensa, radio, televisin hace difcil gestionar bien nuestros tiempos pblico y privado, que adems se entremezclan por la ubicuidad de la informacin. No es de extraar que permanezcamos cada vez ms en Internet y las redes sociales, dados sus muchos atractivos y utilidades. Pero es que, adems, el valor econmico de las empresas de Internet, las redes o los medios de comunicacin, depende de cunto tiempo consiguen que estemos en ellas, de que volvamos, de las visitas y el trfico que atraigan. Por eso, Facebook o Twitter se esfuerzan porque mantengamos la atencin, y

nos animan a no dejarlas o a volver a conectarnos facilitando los comentarios, los reenvos de los de los dems, las recomendaciones, la promocin, la publicacin en el espacio de otros, notificndonos y alertndonos de que otros han dicho que les gusta o comentado lo nuestro, de que se ha publicado algo nuevo en listas o grupos. A estas llamadas de atencin solemos responder en el momento, dejando lo que estamos haciendo, igual que cuando nos llegan avisos de nuevos correos o mensajes. Y adems a este consumo informativo superponemos los anteriores, como el de la televisin: Hace unos das, coincidiendo con un domingo en que se retransmitieron varios eventos deportivos (final de la Copa Davis de tenis y del mundial de Ftbol-Sala, carrera de Frmula 1), se alcanzaron los 311 minutos de consumo medio de televisin, rcord espaol hasta el momento (Barlovento, 2012). Ms de cinco horas de media que aadir a las horas de conexin a Internet y a sistemas de mensajera tipo Whatsapp. El Estudio General de Medios (AIMC, 2012a y b) no puede ms que recoger el incremento continuo del tiempo de conexin, de cada vez ms ciudadanos, incluidos los menores. A pesar de la crisis, crecen la contratacin de banda ancha y la compra de telfonos inteligentes, porque los percibimos elementos bsicos de conexin permanente de los que no podemos privarnos. En esta situacin adoptamos conductas adaptativas: leemos y escribimos ms rpida, superficial o parcialmente, y hacemos varias cosas a la vez: revisamos y contestamos mensajes cuando caminamos por la calle, mientras vemos televisin o comemos; hablamos por telfono mientras leemos o escribimos en el porttil, comemos viendo la televisin y usando el telfono. Igual que cuando estamos reunidos con amigos o colegas, o asistiendo a una clase. Y leemos y respondemos el correo desde primera hora hasta que nos vamos a dormir 2. La gestin del tiempo como aspecto de la alfabetizacin informacional Pero, son estas prcticas un problema, o vamos readaptando nuestra vivencia y organizacin del tiempo al nuevo contexto informacional? Podemos confiar en un proceso de smosis, reajuste o reequilibrio de nuestro tiempo y nuestras prcticas? Es esta adaptacin algo natural en las nuevas generaciones de usuarios, o debemos todos aprender a organizar el tiempo lo que en buena parte es aprender a organizar nuestros procesos informativos y comunicacionales? Es ir contracorriente o intil hablar de la necesidad de tiempos de desconexin, de uso moderado y compatible con otras actividades? Aunque seamos capaces de convivir con estas nuevas prcticas, debemos tambin autorregularlas. La dependencia excesiva no es sana y puede alterar la vida diaria, como se est empezando a describir en el uso nocturno de Whatsapp (EFE, 2012). La procrastinacin o retraso de las tareas ms complejas a favor de las ms inmediatas o placenteras acaba hacindonos trabajar con mayor estrs o y resultar menos productivos. La excesiva rapidez y la fragmentacin en las lecturas impide que asimilemos los contenidos o los comprendamos bien Mi impresin por tanto es que s es necesario aprender a gestionar el tiempo condicionado por el contacto con informacin sobreabundante, tanto en la esfera privada como en la actividad pblica, profesional o acadmica. Cada vez es mayor la parte de nuestra vida que consumimos en procesos de acceso o intercambio de contenidos, pudiendo llegar a convertirse en excesivo. Y tambin creo que la gestin del tiempo puede ser parte de los contenidos de los servicios y programas de alfabetizacin

informacional, si consideramos stos de un modo global, que incluye contenidos que contribuyen al pensamiento crtico, a la planificacin de las tareas informacionales o a la autorregulacin de los procesos de aprendizaje. La gestin del tiempo no es slo una competencia informacional; es por s sola una competencia transversal adems de una circunstancia determinante de la vida en su conjunto. Y est presente en otros campos competenciales y formativos. Yo la he visto, por ejemplo, como contenido de cursos de direccin y gestin de recursos humanos, donde se incluye como parte de la capacidad de distribucin de tareas a los dems, la planificacin, la gestin de reuniones de equipos de trabajos, el anlisis de los distractores o ladrones de tiempo, el anlisis mediante diagramas del grado de importancia y urgencia de las tareas para dedicarles una atencin proporcional, etctera. Si tomamos como ejemplo un curso de Gestin del Tiempo que he seguido en la Universidad de Murcia (1) se centr en ensear a: Conocer y usar los procedimientos bsicos y avanzados de los programas de Calendario y Agenda (webmail, Calendar de Google, Lightning para Thunderbird...) para organizar tareas individuales y compartir las de equipo o planificar reuniones. Gestionar de modo regulado el correo electrnico (organizacin de carpetas, spam, frecuencias de conexin y respuesta, categorizacin de mensajes, identificacin de errores -como usarlo de repositorio gigantesco, chequearlo compulsivamente) Organizar la informacin personal para su acceso rpido y eficiente (descripcin de los documentos ofimticos para su localizacin rpida, gestin de ficheros y carpetas informticos, control de versiones), el uso de programas bsicos para trabajar con la informacin en documentos colaborativos (tipo Google Drive) Bsicamente la gestin del tiempo as vista incluye dominar herramientas ofimticas que aumentan nuestra productividad al facilitar procedimientos para distribuir las tareas que ocupan nuestro tiempo, y nos permiten organizar la informacin personal y laboral. Con ello se evita que su exceso o descontrol nos haga perder tiempo innecesario buscando documentos extraviados, confundir versiones, no sincronizar lo hecho junto a otros. Desde el punto de vista de la alfabetizacin informacional, adems de los contenidos instrumentales, que creo clara y sencillamente integrables en programas educativos de las bibliotecas relativos a esta competencia, ensear la gestin del tiempo puede englobar objetivos tanto conceptuales como relativos a actitudes y valores: Reconocer el tiempo disponible como condicionante de las tareas. Cuando enseamos a delimitar la necesidad o problema de informacin, una cuestin a plantearse es relativa a sus condiciones, y una de ellas es el tiempo: Cunto tiempo tenemos para resolver la tarea de informacin y a presentar o exponer los resultados? En qu orden proceder? Cunto tiempo debemos dedicar a buscar, a extractar, a reelaborar, a poner en comn con otros y a la comunicacin de lo obtenido? El modelo Big Six Skills insista bastante en esto, dando pautas para organizar las tareas informacionales procurando que el usuario acabara hacindose por s mismo estas preguntas. Y en la fase final, la evaluacin del proceso y el producto informativo elaborado, tambin induca a preguntarse si haba faltado tiempo a lo largo de las fases del trabajo, si se debera haber dedicado ms o menos a alguna de ellas, etctera. Con ello contribuimos a que el aprendiz autorregule su tiempo, y evitamos lo que son conductas habituales: la

impulsividad, el deseo de obtener y aceptar una respuesta inmediata la primera que nos de Google- para satisfacer el problema de informacin, lo que no siempre es posible cuando ste tiene cierta complejidad. Reducir las prdidas de tiempo. En relacin con las distintas aplicaciones y servicios a los que nos conectamos, debemos aprender a regular el tiempo de atencin que nos demandan, conociendo las opciones que para evitar que nos saturen: desactivar las opciones de notificacin de noticias y comentarios en grupos o listas de Facebook o Twitter cuyo trfico sea permanente; limitar los contenidos que nos llegan de amigos en las redes que publican demasiado y de modo superfluo; anular la suscripcin a las listas de correo que ya no nos interesan o leer todos los mensajes en un resumen diario en lugar de individualmente; usar filtros para clasificar mensajes y eliminar spam; limitar el nmero de veces diarias que chequeamos el correo, hacindolo despus de haber realizado las tareas prioritarias segn nuestro programa de Agenda y Calendario. Respetar el tiempo propio y el de los dems. Tambin deberamos valorar el tiempo de los dems, no difundiendo contenidos poco relevantes, que les distraern sin ningn beneficio: no leer ni reenviar masivamente mensajes recibidos con ocurrencias humorsticas, denuncias o peticiones de ayuda engaosas, no invitar a eventos a miles de seguidores de todo el mundo si sabemos que no podrn ni querrn asistir por su carcter local o muy especfico, procurar distribuir nuestras publicaciones por grupos o tipos de inters, de modo que no publiquemos la foto de la tarta de cumpleaos a colegas cuya relacin con nosotros es profesional, y a la inversa, no hacer que nuestros seguidores ms personales tengan que leer nuestras disquisiciones profesionales. Valorar la planificacin temporal de las tareas informacionales. La planificacin ahorra esfuerzos y motiva, tener las tareas fijadas ayuda al control, evita el estrs, tener que tenerlo todo en la cabeza o que se nos olviden reuniones o actividades Aunque la espontaneidad y la capacidad de improvisacin formen parte de nuestras fortalezas, debemos asumir y poner en prctica la organizacin de nuestra agenda; simplifica el trabajo, nos hace guiarnos por los objetivos y metas personales y mejora los buenos hbitos de gestin del tiempo. Valorar y encontrar momentos para hacer formas de lectura lenta, reflexiva, lineal o intensiva. La lectura de textos largos, ensaysticos o literarios, que forman parte fundamental de nuestra tradicin cultural, exige tiempos de lectura sin distractores, que nos permitan seguir argumentaciones complejas, que nos hacen confrontar nuestras ideas con las del autor, nuestras experiencias y las que se nos cuentan Leyendo en un dispositivo digital o sobre papel impreso, debemos ser capaces de hacerlo desconectados de las redes que nos hacen irnos a un video o una cancin recomendada, un mensaje con una peticin La lectura literaria es necesaria porque hace desaparecer el tiempo urgente que nos reclama continuamente, y nos ayuda a dedicarlo y retenerlo para nosotros mismos.

3. Cmo formar para gestionar el tiempo La faceta procedimental de la gestin del tiempo se ha de ensear mediante el modelado, la prctica guiada e independiente. As se dominar programas de calendario y agenda para planificar y ordenar tareas, reuniones o eventos, y se sabr gestionar documentos y registros que nos sern necesarios o herramientas de trabajo colaborativo. Pero la parte conceptual y de actitudes requiere de mtodos que nos ayuden al pensamiento crtico sobre nuestras prcticas informacionales, a identificar problemas o malos hbitos y a motivarnos para el cambio.

En ese sentido creo que lo idneo es el dilogo, el trabajo y la discusin en grupo en torno a las propias conductas informacionales y la valoracin de si nuestros tiempos de conexin son los adecuados o excesivos. Se trata de comprender individualmente y en grupo- la evolucin de nuestros hbitos y modos de lectura, la conciencia sobre el tiempo Analizar si empleamos demasiado en promocionar nuestra identidad digital, si cometemos errores en la gestin de nuestro correo electrnico o al participar en redes. Esto puede ayudar a los usuarios a identificar si hay o no un problema y a cambiar actitudes que deban ser corregidas: la procrastinacin, la improvisacin, la falta de tiempo para reelaborar contenidos propios, la navegacin permanente sin rumbo, el abandono de otras actividades saludables como el deporte o las relaciones interpersonales no digitales sino reales Una actividad de aprendizaje que me ha llamado mucho la atencin es "The world unplugged. Going 24 hours without Media" (2) (Moeller, Powers y Roberts, 2012). Como parte del currculo UNESCO de alfabetizacin meditica e informacional, se hizo que unos mil jvenes de doce universidades de cuatro continentes pasaran un da desconectados de telfonos, ordenadores y redes, y luego expresaran lo que haban experimentado. Algunos se dieron cuenta de su incapacidad para resistir el tiempo de desconexin, su excesiva dependencia, el papel de las redes en su sociabilidad, o volvieron a apreciar la importancia de otras actividades que hicieron durante su da sin conexin, como visitar a un familiar, hacer una excursin o estar con amigos. No pretendo ser alarmista, pues an con usos muy intensos en la mayor parte de los casos no se llega a una adiccin en trminos psicopatolgicos (Echebura, Labrador y Becoa, 2009). Pero an as creo que es bueno replantear estilos de vida, uso del tiempo libre, valorar nivel de dependencia y control, preguntarnos por nuestros fines y orientar nuestro tiempo a lograrlos, y considerar consejos como los que plantean Echebura y Recasens (2012) en su gua para educadores del mbito de tecnologas y redes. Sobre la evaluacin de los resultados de un curso de gestin del tiempo informacional, deber buscar que haya un cambio en los destinatarios. Al margen de comprobar que se han aprendido las destrezas o los programas de agenda, correo u otras herramientas enseadas, el xito es que mejoren los hbitos, actitudes y conductas informacionales. Que sepan aprovechar el tiempo para aprender, comunicarse, crear o disfrutar con las tecnologas y las redes, al mismo tiempo que participar en la vida real, sus grupos, problemas y oportunidades. Se trata de compatibilizar y lograr equilibrio en el uso del tiempo de informacin y comunicacin. Reflexiones finales La importancia de ser dueos de nuestro tiempo es evidente, y el exceso de informacin que nos sale al encuentro en todo momento y lugar lo hace difcil. Los profesionales de la informacin somos unos mediadores idneos en la enseanza de algunas pautas que permitan un uso eficiente del tiempo, porque sabemos cunto cuesta buscar, seleccionar, procesar y recuperar informacin. Si gestionar mejor el tiempo es una necesidad de mucha gente, y los bibliotecarios aprovechamos la oportunidad para involucrarnos, estaremos siendo tiles. Pero a la vez, quizs seamos de los profesionales ms expuestos a los problemas personales con la gestin del tiempo: Por una parte, el deseo de estar al da en un sector tan cambiante y amplio como el nuestro, que procude continuamente innovaciones o

nuevas posibilidades de las tecnologas, nos vuelca a la conexin y lectura continua de experiencias y productos. Y por otra, el deseo de conocer y adaptarnos a lo que hacen nuestros destinatarios, nos hace tambin vivir siempre pendientes de las redes, las recomendaciones, las noticias sobre nuevos dispositivos o investigaciones. Por eso tambin nosotros tenemos que autorregularnos: nos debe quedar tiempo para analizar y comprender, si queremos ser no solo intermediarios sino tambin consejeros, asesores o instructores de nuestros usuarios. 1. http://bit.ly/YM653T 2. http://theworldunplugged.wordpress.com/ Referencias AIMC (2012a) 14 Navegantes en la Red. Encuesta AIMC a usuarios de Internet http://download.aimc.es/aimc/f5g9/macro2011ppt.pdf AIMC (2012b) Acceso a Internet de nios menores de 14 aos en EGM http://www.aimc.es/-EGM-Ninos-en-Internet-.html Barlovento Comunicacin (2012) 18 de noviembre, da de mayor contactos de televisin de la historia. En: http://www.barloventocomunicacion.es/images/publicaciones/D %C3%8DA_DE_MAYOR_N %C2%BA_CONTACTOS_CON_LA_TV_18.11.12.pdf Echebura, E., Labrador, F.J. Becoa, E. (2009) Adiccin a las nuevas tecnologas en adolescentes y jvenes. Madrid. Pirmide Echebura E., Recasens, A. (2012) Adiccin a las redes sociales y nuevas tecnologas en nios y adolescentes. Gua para educadores. Madrid, Pirmide EFE (2012) El mal uso del Whatsapp engancha y deja rastros difciles de borrar. La razn, 19 de noviembre de 2012. http://www.larazon.es/noticia/3417-el-mal-uso-del-whatsapp-engancha-y-dejarastros-dificiles-de-borrar. Gmez-Hernndez, Jos-Antonio (1996) Lectura y vivencia del tiempo. Educacin y Biblioteca, 69, p. 20-22 http://gredos.usal.es/jspui/bitstream/10366/113245/1/EB08_N069_P20-22.pdf Gmez-Hernndez, Jos-Antonio (2012). Alfabetizacin y autocrtica del comportamiento informacional mediante el humor grfico de El Roto y Mauro Entrialgo. En Anuario ThinkEPI. Barcelona, EPI, p. 207-212. http://hdl.handle.net/10760/16917 Moeller, S, Powers, E., Roberts, J. (2012) "'El mundo desconectado' y '24 horas sin medios': alfabetizacin meditica para la conciencia crtica de los jvenes. Comunicar, 39, p. 45-52. http://www.revistacomunicar.com/index.php? contenido=detalles&numero=39&articulo=39-2012-06