Microsoft Access 2003

Autor: J.David Castaeda Galvn

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

1. Bases de datos relacionales.

Un SGBD (Sistema de Gestin de Bases de Datos) es un programa de ordenador que permite administrar informacin estructurada, es decir, informacin compleja formada por muchas unidades de informacin sencillas. Una base de datos relacional estructura la informacin en dos tipos de elementos u objetos bsicos: las entidades y las relaciones. Las entidades contienen aquellos elementos que forman una unidad fsica, real, mientas que las relaciones representan como dos o mas entidades se relacionan entre si. En resumen, con un modelo relacional podemos expresar todas aquellas entidades que forman lo que queremos representar y la relacin que hay entre ellas. Las entidades para un SGBDR estn formadas por los siguientes elementos: Nombre: que representa a la entidad y que utilizaremos para referirnos a ella. Atributo: que son todas aquellas propiedades que caracterizan cada una de las entidades del mundo que estamos representando.

2. Creacin de una base de datos relacional.

Cuando comenzamos con el diseo y creacin de una base de datos, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos: i. Identificas todas las entidades que forman la base de datos que queremos disear. En Access, a las entidades se les llama TABLAS. ii. Identificar las relaciones existentes entre las entidades encontradas anteriormente. iii. Identificar los atributos que componen una entidad, estableciendo la clave primaria y los atributos de detalle (CAMPOS). iv. Identificar las claves ajenas para establecer las relaciones. El proceso de identificacin de las tablas y sus campos puede ser largo y probablemente surjan tablas durante todo el proceso de elaboracin de la base de datos.

Pgina 1

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

3. Creacin de tablas.
Para ello, bastar con seleccionar, en la ventana de Base de datos, de la zona de objetos el objeto Tablas y despus Crear una tabla en vista diseo. Tambin podemos utilizar los asistentes si queremos que el programa nos ayude a generar las tablas.

Accedemos a la ventana de diseo de una tabla. Esta ventana esta dividida en los siguientes apartados: a. Nombre del campo: Es el nombre que lo vamos a dar al atributo y que lo identificar tiempo que nos refiramos a el. b. Tipo de datos. Es este punto indicamos el tipo de informacin que vamos a guardar en el campo que estamos definiendo. Puede ser fecha, numero, texto, etc. c. Descripcin. Podemos incluir una breve descripcin de cada campo.

Una vez tenemos todos los campos de una tabla, establecemos cual de ellos es la clave primaria. Para ello, pinchamos el campo con el botn derecho e indicamos que es la clave primaria en el men flotante que aparece.

Pgina 2

Microsoft Access 2003 4. Relaciones.

J.David Castaeda Galvn

Una vez llegados a este punto vamos a crear las relaciones. Para ellos actuaremos en dos fases. a. Creacin de los vnculos entre las tablas. Para establecer una relacin entre dos tablas, tenemos que preparar unos campos que nos sirvan de vnculo entre ellas, es decir, las claves ajenas. La regla para establecer el campo o campos de vnculos es la siguiente: se aaden a la tabla que est en la parte mltiple de la
relacin la clave primaria de la tabla que esta en la parte nica de la misma..

Pgina 3

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

Pgina 4

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

b. Creacin de la relacin. Una vez establecidos los campos de vnculo entre las dos tablas, creamos la relacin en Access. Para ello, seleccionamos la opcin de men Herramientas -> Relaciones. Nos aparece la ventana de relaciones, en la que podemos agregar las tablas que hemos definido. Para ello utilizamos la opcin del men principal Relaciones -> Mostrar tabla, o bien la misma del men flotante que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la ventana. Aparece una ventana con la lista de tablas, seleccionamos las tablas. Ahora pinchamos con el botn izquierdo del ratn la clave primaria de una tabla hasta llevarlo sobre el campo de clave ajena de la otra tabla.

c. Modificar relacin. En este cuadro de dialogo podemos configurar el tipo de relacin y las propiedades de la misma. Incluye las siguientes opciones: i. Tablas y campos que relaciona. Muestra los campos de las dos tablas para que escojamos las claves primarias y las claves ajenas de las dos tablas. Hay que hacer coincidir unas con otras. ii. Exigir integridad referencial. Si marcamos este cuadro, indicaremos que debe garantizar que si un registro esta en una tabla los campos relacionados deben estar en la otra tabla. iii. Actualizar en cascada los campos relacionados. Si marcamos este cuadro, indicaremos que cuando cambiemos un registro en una tabla se modifiquen todos los registros que pertenecen a esa tabla en la otra.

Pgina 5

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

iv. Eliminar en cascada los registros relacionados. Con este cuadro indicamos que borre todos los registros de una tabla cuando eliminemos el registro relacionado de la otra. v. Tipo de combinacin. Este botn muestra un cuadro de dialogo con los tipos de combinaciones posibles.

5. Introduccin de datos.
Una vez definidas las tablas y las relaciones vamos a introducir informacin en la base de datos. La manera directa es pulsando el botn Abrir o haciendo doble clic en el nombre de la tabla. Una vez en esta ventana, podemos introducir informacin simplemente posicionndonos en cada uno de los campos y escribiendo directamente la informacin que seseamos. El sistema validar que la informacin introducida cumple con los requisitos establecidos en el proceso de definicin de las tablas, campos y relaciones. Bsicamente, se producirn las siguientes validaciones. i. Validacin del tipo de datos. Access comprueba que el tipo de informacin que estamos introduciendo se corresponde con el tipo de datos que hemos definido. Estamos obligados a introducir la informacin tal y como la hemos definido. ii. Integridad Referencial. Los campos clave ajena solo admiten datos que previamente existan en la tabla que vinculan.

Pgina 6

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

iii. Unicidad de informacin. El campo clave primaria es nico, esto nos protege de introducir dos veces la misma informacin.

6. Propiedades de los campos.

A cada campo que forme parte de una tabla se le puede asignar un conjunto de propiedades. Las primeras son definidas en la parte superior de la ventana en modo Diseo. Los valores de las restantes propiedades se establecen en la parte inferior de la ventana. A continuacin, definiremos cada una de ellas.

Tamao de campo. Nos permite especificar la longitud de los tipos de datos texto y numero. El tipo texto puede contener un mximo de 255 caracteres y tiene una longitud predeterminada de 50 caracteres. Para el tipo numero, los tamaos de campo son:

Byte. Entero con un solo byte y valores entre 0 y 255 Entero. Entero de 2 bytes, con valores entre -32768 y +32767. Pgina 7

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

Entero largo. Entero de 4 bytes con valores entre -2147483648 y + 2147483647. Simple. Numero de coma flotante de 4 bytes c on valores entre -3.4 x 1038 y +3.4 x 1038 Doble. Numero de coma flotante de 8 bytes con valores entre -1.7797x103.08 y +1.797x103.08.

Formato. Permite controlar la forma de visualizacin o de impresin de los datos, estas opciones varan segn el tipo de datos. Marcara de entrada. Para los tipos de datos texto, numero, moneda y fecha/hora, podemos especificar la plantilla o mascara de edicin que el usuario vera cuando introduzca datos en el campo. Podramos decir que la misin de una mascara es restringir las entradas de los campos, as como controlar el formato de los datos introducidos. La mascara se define en vista diseo de las tablas y formularios, aunque normalmente se suelen crear en las tablas. La siguiente tabla muestra los caracteres de definicin de mascara de entrada:

Marcado r # 0 9 L ? A A & C < > /

Significado Numero o espacio. Entrada obligatoria. Se permiten los signos ms y menos. Numero (0-9). Entrada obligatoria. Numero o espacio. Entrada obligatoria. Letra A-Z. Entrada obligatoria. Letra A-Z. Entrada opcional. Letra o nmero. Entrada obligatoria. Letra o nmero. Entrada opcional. Cualquier carcter o un espacio. Entrada obligatoria. Cualquier carcter o un espacio. Entrada opcional. Convierte a minscula todos los caracteres que hay a la derecha. Convierte a mayscula todos los caracteres que hay a la derecha. Hace que la mascara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de hacerlo de izquierda a derecha. Hace que el carcter que viene a continuacin se muestre como carcter literal. Por ejemplo /A se muestra sencillamente como A. Ejemplo (954) 382105 (954) 345-3669 ( ) 345-3669 o (111)AC1-00AB Pgina 8

Mascara (000) 000000 (999) 999-9999! (000) AAA-AAAA

Microsoft Access 2003 >L0L0L0 >L>???????????? ISBN 00-&&&&&&-0 >LLLL00-0000LL

J.David Castaeda Galvn A1B2C3 MNICA ISBN 84-123456-8 MILI01-2006KK

Titulo. Con esta propiedad, podemos darle al campo un nombre mas descriptivo, que Access mostrar en la ventana Base de datos en caso de que el modo de visualizacin de los objetos sea detalles. Valor predeterminado. Podemos hacer que los tipos de datos Texto, numero y Si/No, tengan un valor predeterminado puesto por nosotros, con la finalidad de no tener que introducirlos. Esto es muy til cuando un dato se repite con mucha frecuencia. Regla de validacin. Se puede especificar una expresin que debera cumplirse o modificar los datos de ese campo. Si definimos una regla de validacin para un campo de una tabla, Access exige su cumplimiento para los datos introducidos en la Vista Hoja de Datos de la tabla, una consulta de actualizacin o un formulario. Cuando creamos reglas de validacin, usamos expresiones que suelen constar de un operador un valor de comparacin. Si no incluimos ningn operador, Access interpreta que es una comparacin de igualdad. Tambin podemos usar operadores bolanos de comparacin O (OR) e Y (AND). Ejemplos: Espaa O Estados Unidos O Brasil, Entre #01/01/2003# Y #31/12/203#. Texto de validacin. Este es el texto que Access mostrar cuando no se cumpla la propiedad Regla de validacin. Requerido. Si no desea que este campo tenga un valor nulo en la tabla, es decir, que se quede vaco, elegiremos S. Permitir longitud cero. Para los campos memo y texto, podemos establecer el campo igual a una cadena de longitud cero. Indexado. Nos permite elegir entre un ndice que admite valores duplicados o que cada valor del campo sea nico. Nuevos valores. En esta propiedad solo se puede aplicar a campos Auto numricos. Podemos elegir entre Incrementalmente o Aleatoriamente. Con el primero, Access generar nuevos valores aadiendo 1 al valor del campo ms alto. Si se establece Aleatoriamente, Access generar nuevos valores de forma desordenada.

7. Formularios.
Otra forma de introducir informacin es mediante la creacin de formularios. Access proporciona un asistente para realizar fcilmente esta tarea. Creando el asistente de creacin de formularios aparece la primera ventana del asistente. En ella seleccionamos que campos de que tablas queremos incluir en el formulario. Despus seleccionamos la distribucin de Pgina 9

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

los campos en el formulario. Access propone un conjunto de formatos predefinidos para que seleccionemos uno, as como el estilo. Por ultimo, asignamos un nombre al formulario y finalizamos su diseo.

Pgina 10

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

Pgina 11

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

Los formularios creados con el asistente se pueden modificar tantas veces como se desee, entrando en Vista diseo con el formulario seleccionado, tal y como vimos para editar el diseo de las tablas.

8. Consultas.
Ocultar todo Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios. Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access.

Consultas de seleccin Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Consultas de parmetros Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se

Pgina 12

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente. Consultas de tabla de referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Consultas de accin Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin:

Consulta de eliminacin Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Consulta de actualizacin Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes. Consulta de datos anexados Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes. Consulta de creacin de tabla Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histrica que contenga registros antiguos.

Pgina 13

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

9. Informes.
Hasta ahora hemos visto como disear una base de datos y establecer el modelo de datos que representa el mundo que queremos reflejas. Tambin hemos visto como introducir informacin en la base de datos, y lo que es ms importante, como recuperarla. Hemos elaborado consultas sobre la base de datos, consultas con parmetros que permiten acceder cada vez a la informacin que nos resulte necesaria en cada momento. En este punto vamos a ver como consultar informacin de la base de datos, pero ahora vamos a preparar un informe escrito con ella. Al igual que ocurre con las consultas, para la elaboracin de informes Access nos proporciona un asistente que nos facilitar el trabajo.

Podemos realizarlos de dos formas distintas: a. Vista diseo. En este caso, vamos elaborando el informe con las herramientas que Access nos propone. b. Utilizando el asistente. Que nos va guiando en el proceso de elaboracin del informe.

10.Macros.
Una macro es un conjunto de una o ms que realiza una operacin determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.

Pgina 14

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la ventana Macro (ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican las macros.). En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin. Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros (grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin simplemente como una macro.). Tambin se puede usar una expresin condicional (expresin condicional: expresin que se evala y compara con un valor, por ejemplo, las instrucciones If...Then y Select Case. Si se cumple la condicin, se llevan a cabo una o ms operaciones. Si no se cumple, se omite la operacin.) para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro. La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access. En algunos casos, puede desear llevar a cabo una accin o serie de acciones en una macro solamente si se cumple una condicin (condicin: parte del criterio que debe cumplir un campo cuando se realiza una bsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la condicin igual a con el valor Juan.) concreta. Por ejemplo, si est utilizando una macro para validar los datos de un formulario, puede desear presentar un mensaje en respuesta a un conjunto de valores introducidos en un registro y otro mensaje en respuesta a otro conjunto diferente de valores. En casos como stos, puede utilizar las condiciones para controlar el flujo de la macro. Una condicin es una expresin (expresin: cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones pueden realizar clculos, manipular caracteres o probar datos.) lgica que se evala como Verdadero/Falso o S/No. La macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condicin es verdadera o falsa.

11.Integracin de Access con otras aplicaciones.

Antes de trabajar con datos de otros documentos, debemos tener claros algunos conceptos. a. Debemos importar datos a tablas de Access si no necesitamos compartir la informacin con ningn usuario. b. Debemos vincular datos a una base de datos Access si necesitamos compartir la informacin con alguien que necesita usarla en su formato original.

Pgina 15

Microsoft Access 2003

J.David Castaeda Galvn

Importar datos. Access puede importar datos procedentes de archivos Dbase, archivos FoxPro, hojas de datos Excel, archivos de texto documentos HTML, bases de datos ODBC, etc. Esta versin de Access, a diferencia de otras anteriores, permite la importacin y exportacin de archivos XML (Extensible Markup Lenguaje). Entendemos por XML una tecnologa basada en lenguaje de etiquetas comparable al HTML. Este formato es muy utilizado para trasladar datos de una base de datos a otra y, como no, para aplicaciones Web. Vincular Datos. La vinculacin es un mtodo para conectar dinmicamente con datos de otra aplicacin sin importarlos, de modo que cualquier cambio realizado en el archivo vinculado se puede observar en la base de datos y viceversa. Este proceso tambin se denomina adjuntar. Sin embargo, cuando importa un archivo, crea una nueva tabla que contiene los datos importarlos. Al importar, se pueden modificar los datos y el archivo de origen no experimenta cambies. El proceso para vincular un archivo a una base de datos de Access es similar al proceso de importacin.

BIBLIOGRAFIA
MANUAL MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003 de System Formacin MANUAL APLICACIONES INFORMTICAS de THOMSON PARANINFO

www.microsoft.com

Pgina 16