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INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN
Este Instructivo para el control de existencias e inversiones en bienes de larga duración está sujeto a lo dispuesto al Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público publicado en R.O. No. 59 del 7 de Mayo de 1997, las Normas de Control Interno Acuerdo No. 20-CG publicado en el R.O. No. 6 del 10 de Octubre del 2002; y la Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental publicadas en el R.O. No. 249 del 22 de Enero del 2001. DE LOS ACTIVOS FIJOS (BIENES DE LARGA DURACIÓN) Art. 1.- Son considerados bienes de larga duración todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la entidad, destinados a actividades administrativas y operacionales de la misma siempre y cuando cumpla las siguientes condiciones: a) Que sean bienes de propiedad privativa de la Institución b) Que sean destinados a actividades administrativos y/o productivas c) Que tengan una vida útil superior a un año d) Que el costo de adquisición se igual o mayor a 100 dólares (USD $ 100,00) Estos bienes serán utilizados únicamente para llegar a cabo labores instituciones y por ningún motivo para fines personales o particulares. RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 2.- La responsabilidad recae en la máxima autoridad Alcalde) siendo su obligación velar por la correcta adquisición, conservación, mantenimiento, valoración, enajenación de los activos fijos institucionales y de aquellos que no sean de propiedad del ente, que hayan sido recibidos en fideicomiso, comodato, arrendamiento o almacenaje, así como de mantener adecuados controles internos aplicables a esta área, de conformidad con la normativa vigente y las disposiciones en el presente instructivo. Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

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RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL CONTABLE DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 3.- El registro de los activos fijos lo ejecutará el Contador General y el control contable de lo ejercerá un empleado de la unidad de Contabilidad del Municipio en sujeción a lo previsto en la Normativa de Contabilidad Gubernamental 2.2.5.6 y el presente instructivo. RESPONSABILIDAD EN LA CUSTODIA Y CONTROL FISICO DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 4.- El servidor con nombramiento y caucionado que cumpla las funciones de Guardalmacén será el responsable de la custodia, control de todos los activos fijos del Municipio. También llevará mediante un sistema manual o automatizado mediante kardex de cada bien en forma individual o por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las partes o piezas de la compra conformen un todo. RESPOSABILIDAD EN EL USO Y CONSERVACIÓN DE LOS BIENES Art. 5.-Los jefes de las unidades administrativas serán directamente responsables por el uso, custodia y conservación de los activos fijos asignados a cada una de ellas, así como también los servidores del Municipio sujetos a la ley de servicios civil y carrera administrativa, código de trabajo, contrato por servicios personales a los cuales se les haya asignado determinados activos fijos para el desempeño de sus funciones DEL INGRESO DE LOS ACTIVOS FIJOS A BODEGA Art. 6.- Los bienes considerados Activos Fijos serán entregados por el proveedor al Guardalmacén o quien a haga sus veces con la Orden de Compra, y la factura correspondiente. Sobre esta base el Guardalmacén verificará que los bienes entregados por el Proveedor correspondan en descripción, cantidad, características especificadas en la Orden de Compra. Si están conforme llenará el correspondiente formulario de Ingreso de Activos Fijos, lo suscribirá y Administración 2009 – 2014 Eco. Dalton Narváez Mendieta Alcalde

1.1. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . El código para identificación de estos bienes consta de 2 grupos: El primer grupo se refiere al código del mayor contable y consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera: BIENES DE LARGA DURACIÓN PARA ADMINISTRACION 1.01. SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES LIBROS Y COLECCIONES PARTES Y REPUESTOS TERRENOS EDIFICIOS.05 1. LOCALES Y RESIDENCIAS OTROS BIENES INMUEBLES Administración 2009 – 2014 Eco. al Proveedor y copia al Departamento de Si caso contrario hubiere disconformidad con los bienes recibidos informará al Proveedor para que solucione las novedades.1.1.4.09 1.03.1. copia al funcionario o empleado responsable de la custodia del o los bienes y guardará en su archivo el original.08 1.4.03 1.03.4.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA entregará copia Contabilidad.01. y lo suscribirá en conjunto con el funcionario o empleado responsable de la misma y entregará copia al Departamento de Contabilidad.1. 7.99 MOBILIARIOS MAQUINARIAS Y EQUIPOS VEHICULOS HERRAMIENTAS EQUIPOS.01.4.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.03.01. el Guardalmacén procederá a la entrega de los bienes a la Unidad Administrativa solicitante que consta en la Orden de Compra con el Formulario Inventario de Activos Fijos por Unidad Administrativa.4.4.01. DEL GUAYAS . CODIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS Art.07 1.1.1..01.Una vez realizados los procedimientos contemplados en el artículo 6 del presente instructivo.4.4. Una vez realizado en ingreso a Bodega.4.01. el Guardalmacén procederá a codificar los bienes considerados Activos Fijos para lo cual tomará como instrucciones en el párrafo siguiente.4.4.02 1.01 1.1.1.1.11 1.01.04 1.06 1.

M.09 1.: Administración 2009 – 2014 Eco.2.2.2.2.4.01.01.03.11 1.01 1.2.2. ADMINISTRACION GENERAL ADMINISTRACION FINANCIERA JUSTICIA.O.01.2.4. DEL GUAYAS .4. departamento o sección de conformidad con el Orgánico Funcional vigente dentro de la estructura programática establecida en la L.2. SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS BIENES ARTÍSTICOS Y CULTURALES LIBROS Y COLECCIONES PARTES Y REPUESTOS TERRENOS EDIFICIOS.2. llámese dirección. POLICIA Y VIGILANCIA EDUCACION Y CULTURA PLANIFICACION URBANA HIGIENE AMBIENTAL OBRAS PÚBLICAS Los 3 siguientes dígitos corresponden a la codificación por unidad administrativa.03.2.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA BIENES DE LARGA DURACIÓN PARA PRODUCCIÓN 1.R. Está conformada por campos o niveles de la siguiente manera: CAMPO O 6 00000 000 NIVEL 7 C O N C E P T O Unidad Administrativa Ordinal secuencial específico del bien SEXTO CAMPO Este campo corresponde establecida 11 12 13 21 31 32 36 O NIVEL está compuesto de 5 dígitos.M. los dos primeros la codificación según la estructura programática en la L. Dalton Narváez Mendieta Alcalde .O.2.03.4.05 1.01.03 1.4.02 1.4.4.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.99 MOBILIARIOS MAQUINARIAS Y EQUIPOS VEHICULOS HERRAMIENTAS EQUIPOS.4.06 1.04 1.01.01.4.R.07 1.4.08 1.4.01.01. LOCALES Y RESIDENCIAS OTROS BIENES INMUEBLES El segundo grupo de codificación que se presenta a continuación comprende los campos y dígitos correspondientes que se establece para la ubicación identificación de los activos fijos la cual será utilizada por la unidad encargada de la custodia y control físico en forma complementaria a la codificación constante en el Plan General de Cuentas descrita anteriormente.

03.11004002 1.4.01.11..01.4. Maquinarias y Equipos ubicados en Asesoría Jurídica 1..1.11001003 1..1.03..1.. DEL GUAYAS .04.01..01.. .1...1.11001002 1.11004003 1.04.4.11004001 1.. Prensa y Publicidad Secretaría General Recursos Humanos Mantenimiento Turismo Financiero Tesorería Presupuesto Coactiva Contabilidad Recaudaciones Rentas Avalúos y Catastros Proveeduría Informática Inquilinato Comisaría Policía Municipal Biblioteca Desarrollo Comunidad Higiene Ambiental Vía Pública Mercado Cementerio Planificación Urbana Obras Publicas Terrenos El séptimo campo o nivel corresponde al Ordinal secuencial específico del bien quedando finalmente estipulada la codificación de los activos fijos de la siguiente manera: Mobiliario ubicado en la Alcaldía 1...01..01.A.11001001 1. Dalton Narváez Mendieta Alcalde ..11001005 Escritorio ejecutivo 5 cajones Silla tipo Presidente Silla tipo secretaria .ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 11001 11002 11003 11004 11005 11006 11007 11008 11009 12001 12002 12003 12004 12005 12006 12007 12008 12009 12010 13001 13002 13003 21001 32001 32002 32003 32003 32004 31001 35001 35002 Alcaldía Planificación General Auditoría Interna Asesoría Jurídica Promoción Cívica.01..4.4.04.01. ..ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. Administración 2009 – 2014 Eco..1.004004 A..1.03.01.4..03.03... Samsung 24000 BTU Máquina de escribir eléctrica IBM ..1..11001004 1..04...1.4..4..4.

11004002 Vademécum Ediciones Legales 2003 .1...1.32003002 Camioneta Chevrolet Luv doble cabina 98 . previa autorización del Jefe de la Unidad Administrativa.01..12005001 1.. Libros del Departamento de Asesoría Jurídica 1.... Sí transcurridos los 120 días no se han Administración 2009 – 2014 Eco.01.4.07.1.12005004 Computador Compaq Deskpro 2000 Computadora clon Pentium 4 1.Para conservar el buen estado de los Activos..01.01. 10.09. renovable por un periodo igual..4..01. Los Activos podrían trasladarse hacia los diferentes departamentos o viceversa entre los departamentos o entre la dependencia de una misma unidad Administrativa en forma temporal o definitiva. 9.1...ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.05.Cada uno de los bienes considerados Activos Fijos llevaran en una parte visible.4. sólo se realizaran los traslados por estricta necesidad del bien por parte de la unidad solicitante. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . o cuando se trate de devolución del Activo y el mismo deba trasladarse a la Bodega de la Institución...1.09. fecha de adquisición y el nombre del a Unidad Administrativa en donde se encuentran ubicados. .07.1..Los bienes podrán ser trasladados en forma temporal en calidad de préstamo hasta por 60 días..... 8.8 Ghz .12005002 1..11004001 1. Jefes Departamental según sea el caso..4..05..12005003 1.07. Computadoras del Departamento de Contabilidad 1. Art.. DEL GUAYAS . MOVIMIENTO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Art.4.32003001 1.1.07.01. según las necesidades y disponibilidades reales y previa aprobación de la autoridad competente.. la correspondiente etiqueta con su código de su identificación descrito en el artículo anterior..01.1..4...4.4..01... DE LAS ETIQUETAS Art.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Vehículos de Aseo de Calles 1...

Art. una copia para la Unidad que entrega y una copia para la Unidad que recibe el Activo. Administración 2009 – 2014 Eco.. 14. para que lo adjunte al Formulario “ Traspaso de Activos Fijos” el mismo que se incorpora al presente Instructivo como anexo No 1 si la solicitud es negada. sé comunicará al interesado y se archivara el trámite.Para el traslado de los Activos se utilizara el formulario respectivo.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA devuelto los bienes a la Unidad de origen el Dpto. 13.. se requerirá previamente la autorización de Alcalde y/o Director Departamental.La solicitud de la Unidad Administrativa Interesada en entregar o recibir bienes de otra Unidad o de la Bodega. Art. 11. se procederá a eliminarlo del inventario de la Unidad del origen y a ingresar este mismo activo al Inventario correspondiente a esta ultima Unidad Administrativa y procederá a cambiar la etiqueta del bien. en forma definitiva.Cuando el traslado de los bienes se realice desde o hacia la Edificio Principal del Municipio.Cuando los Activos Fijos sean objeto de traspaso. su estado y los motivos para el traslado. la solicitud se cursara mediante memorando y si es autorizado el traslado. elaborado en original y tres copias que se distribuirán de la siguiente manera: Original para contabilidad. de Bodega . Si no es autorizado el traslado del bien. DEL GUAYAS . de Bodega o quien haga sus veces. 15. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . se comunicara al interesado y se archivara el tramite.. en caso de ser autorizado. Art. de Bodega o quien haga sus veces tramitara el traspaso definitivo.Cuando el traslado de los Bienes se realice entre los departamentos del Municipio o de una misma Unidad Administrativa. se enviara al Dpto. de Bodega para el trámite subsiguiente la misma que deberá ir adjunto al formulario correspondiente. de Bodega en el cual se especificara los bienes. 12.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. si es del caso.. se cursara mediante memorando al Dpto. se utilizara el Formulario “Traspaso Interno de Activos Fijos” el mismo que sé Adjunta al presente Instructivo como anexo No 2. se enviara esta solicitud al Dpto. Art. una copia para la Unidad que hace las funciones del Dpto. Art.

DE LOS BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO (EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO) Art. Siempre que la Entrega-Recepción tenga lugar en razón del cambio del servidor inmediatamente encargado de los bienes (caucionado). si no hubiese el mencionado funcionario. libros. se realizará la Entrega-recepción de los bienes. harán las veces del empleado fallecido o ausente y suscribirán en su nombre las actas respectivas. cuando lo haya.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA conservando la fecha de adquisición (F. su costo individual no supera los 100 dólares.. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . Art.Los bienes que no son de larga duración y que están sujetos a control Administrativo son aquellos que teniendo una vida útil superior a un año. deberá estar respaldada con la constatación física de los bienes de que se trate. Administración 2009 – 2014 Eco.. Estas personas en su orden. DEL GUAYAS . se practicará un examen especial sobre la gestión del servidor saliente por parte del Auditor Interno respectivo. En todos los casos en que el servidor que debe entregar bienes hubiese fallecido o estuviere ausente. o con sus fiadores. etc. con la intervención del Director Financiero o un servidor designado por la más alta autoridad. como: grapadoras. 16. De no haber legitimarios o herederos ni fiadores.) e indicando el nombre de la Unidad Administrativa final. Para que la diligencia de Entrega-Recepción por cambio del responsable general del control y custodia de los bienes tenga validez y confiabilidad en sus resultados. 17. se contará con un Agente Fiscal de la respectiva jurisdicción. herramientas para aseo de calles. perforadoras. según las órdenes de sucesión legal.Entrega-Recepción por cambio del responsable General del Control y Custodia de los bienes. relacionados con los saldos contables a la fecha. herramientas de construcción.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.A. se contará para la diligencia de Entrega-Recepción. con sus legitimarios o herederos.

El Guardalmacén suscribirá el recibí conforme en la factura. DE LOS EGRESOS DE BODEGA DE LAS EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO Art.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL INGRESO A BODEGA DE LOS BIENES CONSUMO INTERNO Art. DEL GUAYAS . Administración 2009 – 2014 Eco.. En caso de no disponer en stock de las existencias para consumo interno el Guardalmacén mediante memorando comunicará al Proveedor Municipal y este a su vez solicitará a la máxima autoridad la correspondiente autorización para la elaboración de la Orden de Compra previa verificación de las disponibilidades de los recursos presupuestarios en la Dirección Financiera.Las existencias para consumo interno después de su adquisición serán entregados por el Proveedor al Guardalmacén o quien haga las veces. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . El Guardalmacén verificará que las existencias para consumo interno entregados por el proveedor concuerden en las características y cantidades estipuladas en la Orden de Compra. Firmarán en original y 3 copias en los casilleros correspondientes.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. 18. 19. Caso contrario el Guardalmacén notificará al Proveedor para que subsane las novedades. otra enviará al Departamento de Contabilidad. el pedido de existencias para consumo interno necesarios para el desempeño de laborales. adjuntando la Orden de Compra.. y guardará el original en su archivo. y llenará el formulario Ingreso de Bodega y suscribirá en el casillero recibí conforme Guardalmacén y Entregué Conforme Proveedor. 1 copia entregará al funcionario o empleado que recibe los bienes.El funcionario o empleado de las diferentes unidades administrativas entregarán mediante memorando al Guardalmacén o quien haga sus veces. El Guardalmacén entregará al solicitante y elaborará el Comprobante de Egreso de Inventario para Consumo Interno. la autorización del Ordenador del Gasto y la factura correspondiente.

3. pesca y de Suministros para la Defensa y Seguridad EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSIÓN Para el control de artículos de consumo interno para la construcción de obra pública.05 Existencias de 1.3.08 Existencias 1.1.01.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.3.3.3.3.3.09 Existencias 1. de Materiales Didácticos de Repuestos y Accesorios para Actividades Agropecuarias.02 Existencias Protección 1.3.3. Dalton Narváez Mendieta Alcalde .3..03 Existencias de 1.01. Fotografía.3.1.3.La bodega de la Ilustre Municipalidad llevara el control de los suministros y materiales por Ítem a través del Kardex conteniendo la siguiente codificación: El código para identificación de estos bienes consta de 2 grupos: El primer grupo se refiere al código del mayor contable y consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera: EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE 1.3.1.06 Existencias de Alimentos y Bebidas Vestuario. y ca 1.04 Existencias 1.03.11 Existencias Plom.03.3.1.13 Existencias 1.01.02 Existencias de Protección 1.01.01.01. 1.01.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTROL DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO Art.07 Existencias reproducción 1.01.01.01 Existencias de 1.05 Existencias 1.1.14 Existencias caza 1. Lencería y Prendas de Combustibles y Lubricantes Materiales de Oficina Materiales de Aseo Herramientas Administración 2009 – 2014 Eco.3.01 Existencias 1.3. DEL GUAYAS .3.3.3.03.03.1. Lencería y Prendas de de de de de de de de de de Combustibles y Lubricantes Materiales de Oficina Materiales de Aseo Herramientas Materiales de Impresión.03.01.3.01.01. Instrumental Médico menor Medicinas y Productos Farmacéuticos Materiales para Laboratorio y Uso Médico Materiales de Construcción.03. 20.04 Existencias de 1. proyectos o programas destinados a favor de la comunidad y no para consumo de las unidades administrativas.3. Eléctricos.10 Existencias 1.03 Existencias 1.05.02 Existencias Pública de Alimentos y Bebidas de Vestuario.12 Existencias 1.01.01.06 Existencias 1.

1.1.1.3.1.001 1.1.1.08 Existencias de 1.003.04 1.3.03..003 1.04 Hojas Bond A4 75 grms.03.005.04 1.3.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.1.03.3..3.3.04.06..04.001.3. 003 003.1.03.1..04 1.04.3..1..04 1.04..1.3.. Eléctricos.3.3..03.1.03.3.1.001 002.1.1.03.1.04 1. LAPICES JUEGOS GEOMÉTRICOS RAPIDOGRAFOS SELLOS ARCHIVADORES CARTUCHOS TINTAS OTROS ARTICULOS PARA OFICINA CODIGO GRUPO 2 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 999 Administración 2009 – 2014 Eco.002 1.1.3. Grapadora azul Bolígrafos BIC negro Perforadora negra Palas punta cuadrada marca bellota Cintas métrica 30 metros DESCRIPCCION PAPELERIA EQUIPOS MENORES DE OFICINA BOLIGRAFOS CINTAS PARA MAQ. DEL GUAYAS .1.004 Toners La codificación completa sería: 1.002 002.3. CALCULA.03.1.04 1.3.3.10 Existencias de 1..03. Fotografía.04 1.03.003 Papelería Ordinal del artículo ejemplo Hojas Bond A4 75 grms .3.001 003. ESCRIBIR CINTAS PARA IMPRESORAS CINTAS PARA MA.001.1.12 Existencias de 1..03.002 002 002.03.07 Existencias de reproducción 1.04 1.04 1. y ca 1. Instrumental Médico menor Medicinas y Productos Farmacéuticos Materiales para Laboratorio y Uso Médico Materiales de Construcción.03.007 CODIGO GRUPO 1 1.3..03. Accesorios Grapadora Perforadora .3. Dalton Narváez Mendieta Alcalde .03.03.002 003.03...001 001.03.3.11.3.03.3.002.3.1.03.04 1.03.3.1.09 Existencias de 1. Materiales Didácticos Repuestos y Accesorios El segundo grupo se refiere a la identificación propia de estos bienes y consta de 2 campos o niveles de la siguiente manera: 001 001.3.03.1.003 1.04 1.1.1.03.03.04 1.13 Existencias de Materiales de Impresión.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1.03.1.11 Existencias de Plom.001 1.3.002..03.

3.3.3.3.3.1.3.11 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 005 006 007 999 001 002 003 004 005 006 007 008 009 999 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 005 006 007 009 010 999 001 002 999 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 UNIFORMES PRENDA DE PROTECCIÓN PERSON GORRAS CAMISETAS PANTALONES OTROS VESTUARIOS GASOLINAS DIESEL ACEITES LUBRICANTES ACEITES INDUSTRIALES GRASA ADITIVOS COMBUSTIBLES ADITIVOS VARIOS OTROS COMBUSTIBLES Y LUBRI.1.03.03.1.1.3.3.3.3.03.1.3.03.03 1.1.03.1.10 1.03.1.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.03.3.3.1.03.1.03.06 1.3.03 1.03.1.1.02 1.03 1.11 1.1.03.07 1.03.1.1.11 1.03.1.03.3.03.3.07 1.03 1. DETERGENTES JABONES PAÑOS LIMPIEZA ESCOBAS RECOGEDORAS DESINFECTANTES DESODORIZANTES CEPILLOS TRAPEADORES OTROS MATERIALES PARA ASEO HERRAMIENTAS PARA CONSTRU HERRAMIENTAS PARA JARDINE HERRAMIENTAS PARA ELECTRI HERRAMIENTAS PARA INGENIER HERRAMIENTAS PARA ARQUITE OTRAS HERRAMIENTAS TINTAS PARA IMPRENTAS SUMINISTROS PARA OFFSET ROLLO PELÍCULAS PILAS REVISTAS PERIODICOS SUMINISTROS PARA COPIADORAS MANUALES.1.3.06 1.03 1.02 1.3.1.1.1.10 1.07 1.1.03.3.05 1.03.3.3.3.03.3.3.03.07 1.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1.03.3. DEL GUAYAS .1.1.03.3.05 1.3.3.1.3.1.02 1.3.03.02 1.3.05 1.03.3.03.03.03.07 1.1.1.03.1.1.3.03.03.1.05 1.02 1.1.3.3.05 1.1.3.03.3.07 1.03.05 1.03.3.03 1.1.06 1.3.3.3.03.1.05 1.1.1.03.03.03.1.3.06 1.06 1.03.1.03.1.1.03.03.1.3.05 1.03.3.07 1.05 1.3.05 1.09 1.3.07 1.03.3.1.03.03.07 1.3.1.03.11 1.03.1.03.3.02 1.1.03.1.1.1.1.3.3.03. Y FOTO MEDICINAS PARA HUMANOS MEDICINAS PARA ANIMALES OTROS PRODUCTOS MEDICINALES QIMICOS PARA LABORATORIOS RECIPIENTES PARA LABORATORIOS VESTUARIO PARA LABORATORIOS MATERIALES PARA CONSULTORIOS EQUIPOS PARA CONSULTORIOS OTROS MATERIALES LABORATORIO MATERIALES PARA CONSTRUCCION MATERIALES PARA ELECTRICIDAD SUMINISTRO PARA PLOMERÍA MATERIALES PARA CARPINTERÍA Administración 2009 – 2014 Eco.06 1.10 1.10 1. Dalton Narváez Mendieta Alcalde .10 1.10 1.03.09 1.07 1.09 1.1.03 1.1.03.03.03 1. REPROD.03.3.1. LIBROS PAPELERIA PARA IMPRENTAS OTROS DE IMPRESIÓN.3.1.

13 1.12 1.Cuando se realice el ingreso de Bienes de control Administrativo.03. serán codificados de acuerdo a la unidad Administrativa a la que pertenecen y etiquetadas en el sitio en la que el Municipio los mantiene en uso.Los bienes dados en comodato. Art.El Departamento de Inventarios procederá a codificar sus activos fijos y bienes sujetos a control administrativo con la identificación expuesta en el presente instructivo. con la respectiva nota aclaratoria.12 1.3.1.03.. TEL. se realizaran directamente a través de la unidad del Dpto. 21. codificación e identificación de los Activos Fijos publicado.3.03.3.12 1.3.3.03... y en el plan de cuentas.3.1.1. 24. en registro Oficial No 59 del 7 de Mayo de 1997 de la Contraloría General del Estado.1.03.1.3.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1.11 1.1.13 1. PUBLICACIONES POR DISTRIBUIR OTROS DIDÁCTICOS REPUESTOS PARA VEHÍCULOS REPUESTOS PARA COMPUTADORAS REPUESTOS PARA MAQUINARIAS REPUESTOS PARA MOTOS REPUESTOS PARA EQUIPOS OFICINA REPUESTOS PARA MOBILIARIOS REPUESTOS PARA EDIFICIOS.13 1.1. OTROS REPUESTOS Y ACCESORIOS Art.1.1.3.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.13 1.1.1.03. Estos bienes de control administrativo según corresponda.3.03.1.13 1.03.3.3.1.13 1. Administración 2009 – 2014 Eco. de Bodega o de quien haga sus veces y se regirán por las normas y procedimientos establecidos en los artículos 18 y 19 del presente instructivo.1.1. Art.03. DEL GUAYAS .03.1.3.12 1.3. se los codificara en forma secuencial y ascendente en función del tipo de Grupo que corresponda.03.03. Dalton Narváez Mendieta Alcalde .22 Los movimientos internos de los bienes sujetos a Control Administrativo.13 1. LOCALES REPUESTOS PARA EQUIPOS RADIO.12 1..13 999 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 005 006 007 008 999 OTROS MATERIALES LIBROS DIDACTICOS REVISTAS DIDÁCTICAS PUBLICACIONES DIDÁCTICAS SUMINISTROS ACTIVIDADES EDUCATI.3.3.03.03. 23.12 1.13 1. DISPOSICIONES GENERALES Art.3.03.03.

o quien haga sus veces efectuara anualmente la supervisión de la correcta aplicación del presente Instructivo. 27. realizaran constatación física de los Activos Fijos y de los Bienes sujetos a control Administrativo. 28.. conjuntamente con la Unidad de Activo Fijo. en las diferentes unidades Administrativas y realizaran los correctivos necesarios. 26. y Control e Activos Fijos por cada usuario. Art. por lo menos una vez al año. Art.El control de los Inmuebles sé lo hará mediante el formulario denominado “Kardex” del control de Inmueble que consta en el manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Publico identifican el inmueble con el respectivo código asignado según este instructivo. DEL GUAYAS .. Art.La Unidad de Inventarios de la Dirección Financiera. traspasos.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA La Dirección Financiera a través de la Unidad de Bodega. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . Art. 25.Mientras se realice la constatación física no habrán autorización de egresos. bajas o cualquiera otra operación referente a los Activos Fijos o Bienes sujetos al control Administrativo que pudiera afectar a la exactitud de los resultados obtenidos. excepto en casos especiales dispuestos por la autoridad competente.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. el Guardalmacén o quien haga sus veces se utilizaran los siguientes formularios: “Inventario de Activos Fijos por unidad Administrativa.Para el control de los Activos Fijos por Unidad Administrativa y por cada usuario. Administración 2009 – 2014 Eco...

................ Registro que será llevado por la Unidad del Departamento de Inventarios........................... FECHA DE LA ESCRITURA.................................................. CANTON................................... Administración 2009 – 2014 Eco............. DEL GUAYAS .... PARROQUIA..Nombre de la provincia donde se encuentra ubicado el inmueble............................. OTROS............ VALOR INMUEBLES..... CABIDA TERRENO......... Dalton Narváez Mendieta Alcalde ...... ORIGEN DEL INMUEBLE: COMPRA........ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ANEXOS INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIÓN KARDEX DEL CONTROL DE INMUEBLES ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS KARDEX DE CONTROL DE INMUEBLES UBICACIÓN GEOGRAFICA DENOMINACION....... INFORMACIÓN NOTARIAL NOTARIA............................................................ CALLES ...................... ESTE.......... LINDEROS: TRANSFE........... SECTOR............................ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV................ CODIGO..... OESTE..................................................... según plan de cuentas.................................................................. PROVINCIA.... FINALIDAD: Llevar un control de los bienes inmuebles de propiedad de la entidad respecto a la ubicación geográfica e información notarial de estos....... SUR. AREA DE CONSTRUCCIÓN.... PROVINCIA. NORTE............................UBICACIÓN GEOGRAFICA DENOMINACION.........................Dígito asignado al inmueble...........................................................................Nombre Genérico del inmueble CODIGO................................................. para su identificación.................. PARROQUIA....... NUMERO................... CANTON....................... GRATUITA....... FORMA DE LLENAR................................. EXPROPIACIÓN................ NOTARIO....................................

SECTOR.Nombre de las calles en que se sitúa el inmueble.Nombre del Cantón en el que se encuentra ubicada la Notaria. NOTARIO. ORIGEN DEL INMUEBLE Señalar con una (X) en el casillero que corresponda según sea el caso. NUMERO. INFORMACION NOTARIAL: NOTARIA No. Administración 2009 – 2014 Eco. FECHA DE LA ESCRITURA Año. CALLE.Identificación del código numérico de sectorización. sur.Dígitos asignados por el municipio al inmueble.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA PARROQUIA.Nombre de la parroquia a la que pertenecen las calles en las que está ubica el inmueble. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . PARROQUIA Nombre de la parroquia a la que pertenece la ubicación de las calles de la notaria. VALOR DEL INMUEBLE Costo histórico de adquisición. este y Oeste. mes y día en la que se extendió la escritura.Dígitos que identifican a la notaria en el cual se registro la escritura.Nombre del Notario ante el cual se efectúo el registro de la escritura. DEL GUAYAS . para su identificación.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. construcción del inmueble. señalado en el Catastro Municipal. CANTON. CABIDA TERRENO Cantidad en metros cuadrados de la construcción del inmueble. LINDEROS Limites del inmueble en los cuatro puntos cardinales: Norte.

... INSTRUCTIVO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa donde se encuentra el usuario del bien y el Código de dicha unidad........................................ Dalton Narváez Mendieta Alcalde .............................................................................................................. .. DEVOLUCIÓN DEL BIEN ACTA U OFICIO TRASPASO NUEVO DE ENTREGA UUSARIO OBSERVACIONES....................................ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV................ ENTREGUE CONFORME ADMINISTRADOR A. .. mes y día del ingreso del bien al uso y responsabilidad del usuario.................................................... OBJETIVOS: Permite mantener el control de los Activos Fijos que están responsabilidad de cada usuario.................................................................... FECHA: Año............................... USUARIO: Nombre y Apellidos del usuario y de su código......F RECIBI CONFORME USUARIO CONTROL UNIDAD RESPONSABLE VISTO BUENO JEFE UNIDAD ADMINIS............. CODIGO DEL BIEN: Número del código del bien asignado al usuario....................................................................................................................................... FECHA REPORTE DE INGRESO CODIGO DEL BIEN DESCRIPCIÓN CODIGO………………………… CODIGO................................................................. DEL GUAYAS .. bajo la Administración 2009 – 2014 Eco........................................ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USARIO ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO UNIDAD ADMINISTRATIVA………………………………………… USUARIO............

Características del bien.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DESCRIPCION. ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME CONTROL UNIDAD VISTO BUENO: Firmas del administrador de activos fijos. DEL GUAYAS . del servidor encargado del control de los mismos en la unidad administrativa y firma del jefe de la unidad administrativa donde labora el servidor que recibe los bienes.: Dígitos que identifican el acta u oficio en que se deja constancia del la Entrega-recepción del bien TRASPASO No: Dígitos que identifican al informe de traspaso de una unidad administrativa a otra. Administración 2009 – 2014 Eco.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . servidor responsable del manejo los bienes a él entregados. NUEVO USUARIO: Dígitos asignados al nuevo servidor que se hace cargo del cargo y custodia OBSERVACIONES: Descripción detallada de las novedades que se observasen en los bienes. DEVOLUCIÓN DEL BIEN ACTA U OFICION DE ENTREGA No. Durante la entrega-recepción de los mismos.

Dalton Narváez Mendieta Alcalde ... GUARDALMACÉN: O quien entregue el bien al responsable asignado para su uso.......... DEL GUAYAS ... DEPARTAMENTO INVENTARIO: Firma del responsable del Departamento de Inventario que controla el movimiento del bien.... CODIGO.. UNIDAD ADMINISTRATIVA GUARDALMACEN DEPARTAMENTO INVENTARIOS OBJETIVOS: Permite mantener actualizado el registro de los activos fijos y su control a nivel de unidad administrativa así como constataciones físicas. CODIGO: Numero del código de la Unidad Administrativa donde se encuentra el bien DESCRIPCIÓN: Detalle y nombre del bien: marca.. Administración 2009 – 2014 Eco......ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FORMULARIO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA.... RECIBO UNIDAD ADMINISTRATIVA: Firma de aceptación del responsable de la unidad administrativa que tiene el bien.... regular y malo..... MODELO SERIE B ESTADO R M OBSERVACIONES RECIBI ENTREGUE VISTO BUENO RESP....... OBSERVACIONES: Espacio para detallar las observaciones que genera la constatación física del bien u otras circunstancias....... modelo y serie.. CODIGO ACTUAL DESCRIPCIÓN MARCA...ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV........ INSTRUCTIVO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad donde se encuentra el bien..... ESTADO: Calificación del Estado del bien: bueno..

. INSTRUCTIVO CODIGO........... COSTO INICIAL CODIGO................ UNIDAD ADMINISTRATIVA... Este Formulario deberá ser manejado por contabilidad......................... DEL GUAYAS ......... según constataciones físicas periódicas. su revalorización. su depreciación a través del tiempo y de su estado........ CLASE DEL BIEN (CODIGO)………………........ CODIGO UNIDAD FECHA ACTA NO................... REPORTE INGRESO No......... codificación e identificación de Activos Fijos del Sector Publico........ CONSTATACIONES FISICAS ESTADO DEL BIEN BUENO REGULAR MALO PERIODO DE DEPRECIACIÓN VALOR A DEPRECIAR CUOTA DEPRECIACIÓN DEPRECIACIÓN ACUMULADA OBSERVACIONES: OBJETIVO Llevar un adecuado control del activo Fijo desde su adquisición.....El que corresponde al plan de cuentas descrito en el instructivo del Manual General para el control............ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FORMULARIO CONTROL ACTIVO FIJO POR BIEN ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN CODIGO CONTABLE... VIDA UTIL ESTAMADA.... Administración 2009 – 2014 Eco................ Dalton Narváez Mendieta Alcalde .... FECHA DESCRIPCIPON ADICION DISMI NUCION SALDO TENENCIA FECHA TRASPASO No.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV............ así como del usuario mismo.

y por ende su costo histórico. PERIODO DE DEPRECIACIÓN: El año o años completos por los que se aplica el ajuste. DESCRIPCION Breve detalle de las características del bien como marca. DISMINUCION Valor que disminuye el bien por efecto de la depreciación anual. USUARIO: Código mediante el cual se le identifica al usuario del bien. en funciona de la vida útil.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. Administración 2009 – 2014 Eco. aumenten la vida útil del bien. CONSTATACIONES FÍSICAS FECHA: Año. en que se realizó la adición o la Disminución del bien. mes y día en que el usuario se hace responsable del bien TRASPASO: dígito que identifican al informe en el cual se dejó constancia del traspaso del bien De una unidad administrativa a otra. SALDO Valor calculado basándose en el aumento o disminución. ESTADO DEL BIEN: Se colocará una X en la casilla correspondiente según se determine el estado bien. también por revaluación o corrección Monetaria. por la destrucción Parcial por enajenación o baja. CODIGO UNIDAD Dígitos que identifican a la Unidad Administrativa que recibe el bien cada vez que hay un traspaso. La que corresponda según el Activo de que se trate. mes y día en que se realiza la constatación física del bien ACTA No. COSTO INICIAL Valor Histórico con el que fue adquirido u originado el Activo Fijo. FECHA Año. que se registra al inicio y luego de un traspaso. serie etc.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa donde se encuentra ubicado el bien. DEL GUAYAS . Número de referencia del acta en la que se deja constancia de la constatación física del bien. para dejar constancia del ingreso del bien. ADICION Valor que por efectos de adiciones o reparaciones mayores. TENENCIA FECHA: Año. mes y día en que fue ingresado el bien. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . modelo. CLASE DE BIEN Detalle de la Clase del bien o del grupo al que pertenece INGRESO DEL BIEN Fecha de adquisición. VIDA ESTIMADA. producido en el costo Histórico del bien Actual).

. ........................................................................................2.................................. ........................................................ CODIGO.................................................................. 2...T................C.... reparación. etc..................................... 249 del 22/01/2001 DEPRECIACIÓN ACUMULADA: Registra el valor por concepto de depreciación se van acumulando a una fecha Determinada...................... Reposición....................... DEL GUAYAS ............. Donación..... como ser enajenación..................ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. DOCUMENTOS HABILIATNTES:.........6............................. Dalton Narváez Mendieta Alcalde .....................................................................................................................G.....................O..................... CODIGO DEL BIEN DESCRIPCIÓN CLASE –ORDINAL VALOR DEBE HABER CONTABILIZACION CONTROL CONTABLE CONTADOR ADQUISICIONES PROVEEDOR ACTIVOS FIJOS GUARDALMACEN OBSERVACIONES.............. REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS No.......... UNIDAD ADMINISTRATIVA...................................................................... No......................................................... Arrendamiento...... Fecha................. ...................................................................................................................... .. Administración 2009 – 2014 Eco......................................................... ........................................... Fabricación................................4 Publicada en el R......ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA VALOR A DEPRECIAR: Se registra el resultado de restar el valor contable del valor residual (10% del valor contable CUOTA DE DEPRECIACIÓN: Se anota el valor luego de aplicar la fórmula establecida en la N................... comodato................... baja........................................................................................................................................................................ No......... ORIGEN DEL BIEN: Compra.................................. OBSERVACIONES: Se anotará cualquier novedad presentada en los bienes......................................

Ej. CONTROL CONTABLE Firma del Contador que realiza la afectación del ingreso de los activos fijos AQUISICIONES Firma del servidor responsable de la adquisición de los activos fijos. mes.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. y día en que se elabora el reporte de Ingresos de los Activos Fijos. (Generalmente la Unidad de Activos Fijos) ORIGEN DEL BIEN Se determinara con una “ X “ en el casillero pertinente. FECHA: Año. FORMA DE LLENAR: No.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVO Permite registrar el ingreso de los Activos Fijos a la entidad. fabricación. Fabricados. transferidos o repuestos OBSERVACIONES Se registra la o las novedades que se observasen en los bienes al momento de Recibirlos. oficio con el que sé efectúa la Donación. a fin de dejar Constancia de la entrega de los mismos ACTIVOS FIJOS Firma del Servidor caucionado que recibe los bienes sean estos adquiridos. etc. donación y por reposición documento que será elaborado por la Unidad de Contabilidad. el origen del ingreso de los Activos Fijos. DOCUMENTOS HABILITANTES Se registrara los números que identifican a los comprobantes sustenta-torios del Desembolso. fabricado. transferido. según sea el caso. cheque. sea este por compra. DEL GUAYAS . DESCRIPCIÓN Nombre y características como marca. UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad Administrativa que recibe los Activos Fijos. CODIGO DEL BIEN Dígitos que identifican a la clase del bien y al ordinal especifico del mismo.: Dígitos que identifican al reporte de ingresos estos deben ser prenumerados y tener secuencia ascendente. serie. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . VALOR Costo histórico del bien adquirido.: Comprobante de egreso. Administración 2009 – 2014 Eco. la reposición según sea el caso.

............... ................................................................................................ UNIDAD Administración 2009 – 2014 Eco....................... Días...................... DESCRIPCIÓN VALOR UNIDAD QUE ENTREGA UNIDAD QUE RECIBE ACTIVOS FIJOS RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA GUARDALMACEN OBSERVACIONES.. DEL GUAYAS .............. OBJETIVO: Mantener el registro y control del movimiento interno de los activos fijos que se dan en las distintas unidades administrativas de la institución........ así como también a nivel de usuarios................. UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE................... ... TRASPASO TEMPORAL (.......................) CODIGOS ANTERIOR ACTUAL No.......................................................... FORMA DE LLENAR: No................... Fecha................................................... FECHA: Año...................ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV.. UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA.....................................) TRASPASO DEFINITIVO (. mes y día que se efectúa el traspaso de los Activos fijos.................................................. Dígitos que identifican al formulario de traspaso y que es prenumerado en forma Secuencial ascendente..................................................................................ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FORMULARIO TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS No............................. Dalton Narváez Mendieta Alcalde ........

UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE: Nombre de la unidad administrativa que recibe el o los bienes. UNIDAD QUE RECIBE: Firma del responsable del control de los bienes en la unidad que recibe. si es ese el caso. UNIDAD QUE ENTREGA: Firma del responsable del control de los bienes en la unidad que entrega. ACTIVOS FIJOS Firma del responsable general del control y custodia de los bienes en este caso del Guardalmacén. TRASPASO DEFINITIVO Se marcara con un “ X ” si es del caso.ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA Nombre de la unidad administrativa que tiene el bien y procede a entregar a otra Unidad. Dalton Narváez Mendieta Alcalde .Se registra el código cambiando solamente los dígitos de la unidad Administrativa que recibe el bien. OBSERVACIONES: Se anotará cualquier novedad que se presentare en el bien(es) sujeto(s) a traspaso. DEL GUAYAS . Administración 2009 – 2014 Eco. serie.se registra el código que consta en la etiqueta o rótulo de identificación del bien en la unidad administrativa que entrega. etc. TRASPASO TEMPORAL Se marcara con un “ X ” y se anotara el numero de días que dure el traspaso..ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. Actual. CODIGOS: Anterior. modelo. DESCRIPCIÓN Nombre y características del bien como marca..

ECUADOR DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ETIQUETA O ROTULO DE IDENTIFICACION DEL ACTIVO FIJO ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS ACTIVO FIJO CODIGO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: FECHA INVENTARIO: FINALIDAD Permitir en forma rápida y precisa la identificación y ubicación del bien. Dalton Narváez Mendieta Alcalde . UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa donde se encuentra ubicado el bien. la etiqueta será actualizado cada vez que el código del bien sufra cambios. tal es el caso de un traspaso.ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURÁN PROV. FORMA DE LLENAR CODIGO: Dígitos que identifican a la clase del bien y al ordinal especifico del mismo. que debe ser colocada en una parte visible del mismo. DEL GUAYAS . Administración 2009 – 2014 Eco. FECHA INVENTARIO: Año. mes y día de la última constatación física del bien.

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