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SESIN
CAPTULO 13: GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS INTERESADOS GESTIONAR EL INTERESADOS CONTROLAR EL INTERESADOS COMPROMISO COMPROMISO DE DE LOS LOS

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13. GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los procesos requeridos para identificar personas, grupos, u organizaciones que podran afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestin adecuadas para la participacin efectiva de los interesados en las decisiones y ejecucin del proyecto. La gestin de los interesados tambin se centra en la comunicacin continua con los interesados para conocer sus necesidades y expectativas, abordando los incidentes que se produzcan, la gestin de los conflictos de intereses y el fomento de la participacin apropiada de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto. La satisfaccin de los interesados debe manejarse como un objetivo clave del proyecto. La Figura 13-1 proporciona una descripcin general de los procesos de Gestin de los Interesados del Proyecto que incluyen lo siguiente: 13.1 Identificar a los Interesados Es el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que puedan impactar o ser impactados por una decisin, actividad, o el resultado del proyecto, y analizar y documentar la informacin relevante con respecto a sus intereses, participacin, interdependencias, la influencia y el impacto potencial sobre el xito del proyecto. 13.2 Planificar la Gestin de los Interesados Es el proceso de desarrollar adecuadas estrategias de gestin para que los interesados participen de manera efectiva en todo el ciclo de vida del proyecto, basado en el anlisis de sus necesidades, intereses, y el impacto potencial sobre el xito del proyecto. 13.3 Gestionar el Compromiso de los Interesados Es el proceso de comunicar y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, solucionar los problemas que se produzcan, y fomentar la participacin apropiada del compromiso de los interesados en las actividades del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados Es el proceso de monitorear todas las relaciones de los interesados del proyecto, y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

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Estos procesos interactan entre s y con los procesos de otras reas de conocimiento como se describe en detalle en la Seccin 3 y Anexo A1. Cada proyecto contar con interesados que se ven impactados, o pueden impactar al proyecto de una manera positiva o negativa. Mientras que algunos interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el proyecto, otros pueden tener una influencia significativa sobre el proyecto y sus resultados esperados. La capacidad del Director del Proyecto para identificar y manejar correctamente a estos interesados de una manera apropiada puede significar la diferencia entre el xito y el fracaso.

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Descripcin General de la Gestin de los Interesados del Proyecto

13.1 Identificar a los Interesados

13.2 Planificar la Gestin de los Interesados

1. Entradas 1. Plan para la Direccin del Proyecto. 2. Registro de Interesados. 3. Factores Ambientales de la Empresa. 4. Activos de los Procesos de la Organizacin. 2. Herramientas y Tcnicas 1. Juicio de Expertos. 2. Reuniones 3. Tcnicas Analticas. 3. Salidas 1. Plan de Gestin de los Interesados. 2. Actualizaciones a los Documentos del proyecto

1. Entradas 1. Acta de Constitucin del Proyecto. 2. Documentos de la Adquisicin. 3. Factores Ambientales de la Empresa. 4. Activos de los Procesos de la Organizacin. 2. Herramientas y Tcnicas 1. Anlisis de los Interesados. 2. Juicio de Expertos. 3. Reuniones. 3. Salidas 1. Registro de Interesados.

13.3 Gestionar el Compromiso de los Interesados

1. Entradas 1. Plan de Gestin de los Interesados. 2. Plan de Gestin de las Comunicaciones. 3. Registro de cambios. 4. Activos de los Procesos de la Organizacin. 2. Herramientas y Tcnicas 1. Mtodos de Comunicacin. 2. Habilidades Interpersonales. 3. Habilidades Directivas. 3. Salidas 1. Registro de Incidentes. 2. Solicitudes de Cambio. 3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto. 4. Actualizaciones a los documentos del proyecto. 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin.

13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados

1. Entradas 1. Plan para la Direccin del Proyecto. 2. Registro de Incidentes. 3. Datos sobre el Desempeo del Trabajo. 4. Documentos del Proyecto. 2. Herramientas y Tcnicas 1. Sistemas de Gestin de la Informacin. 2. Juicio de Expertos. 3. Reuniones. 3. Salidas 1. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo. 2. Solicitudes de Cambio. 3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto. 4. Actualizaciones a los Documentos del proyecto. 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin.

Figura 13-1 Descripcin General de la Gestin de los Interesados del Proyecto

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13.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS Identificar a los Interesados es el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden impactar o ser impactados por una actividad, decisin o el resultado del proyecto, analizando y documentando la informacin pertinente relativa a sus intereses, interdependencias, la influencia y el impacto potencial sobre el xito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite al Director del Proyecto identificar el enfoque adecuado para cada interesado o grupo de interesados. Las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este proceso se muestran en la Figura 13-2. La Figura 13-3 muestra el diagrama de flujo de datos de este proceso.

Entradas

Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis de los Interesados. 2. Juicio de Expertos. 3. Reuniones.

Salidas
1. Registro de Interesados.

1. Acta de Constitucin del Proyecto. 2. Documentos de la Adquisicin. 3. Factores Ambientales de la Empresa. 4. Activos de los Procesos de la Organizacin.

Figura 13-2 Identificar a los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

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Figura 13-3 Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Identificar a los Interesados

Los Interesados del proyecto son las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar, ser afectados, o perciben ser afectados por una decisin, actividad, o el resultado de un proyecto. Se componen de personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, la organizacin ejecutante y el pblico que est activamente involucrado en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin del proyecto. Pueden tambin ejercer influencia sobre el proyecto y sus entregables. Los Interesados 5

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pueden estar en diferentes niveles dentro de la organizacin y pueden tener diferentes niveles de autoridad, o pueden ser externos a la organizacin ejecutora del proyecto. Se identifican varios tipos de Interesados del proyecto en la seccin 13.1.2.1. Es fundamental para el xito del proyecto identificar a los interesados al inicio del proyecto o fase y analizar sus niveles de inters, sus expectativas individuales, as como su importancia e influencia. Esta evaluacin inicial debe ser revisada y actualizada peridicamente. La mayora de los proyectos tendrn un nmero diverso de interesados en funcin de su tamao, el tipo y complejidad. Mientras que el tiempo del Director del Proyecto es limitado y debe ser usado lo ms eficientemente posible, estos interesados deben clasificarse en funcin de su inters, influencia y participacin en el proyecto, teniendo en cuenta el hecho de qu afecta o influye en los interesados, no pueden aparecer o ser evidentes hasta etapas posteriores del proyecto o fase. Esto permite al Director de Proyecto centrarse en las relaciones necesarias para asegurar el xito del proyecto.

13.1.1 Identificar a los Interesados: Entradas 13.1.1.1 Acta de Constitucin del Proyecto Descrito en la Seccin 4.1.3.1. El Acta de Constitucin del Proyecto puede proporcionar informacin acerca de las partes internas y externas relacionadas con el proyecto y quienes estn afectadas por el resultado o la ejecucin del proyecto, tales como el/los patrocinador(es) del proyecto, clientes, miembros del equipo, los grupos y departamentos que participan en el proyecto, y otras personas u organizaciones afectadas por el proyecto.

13.1.1.2 Documentos de la Adquisicin Descrita en la seccin 12.1.3.3. Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisicin o se basa en un contrato establecido, las partes en ese contrato son interesados claves del proyecto. Otras partes interesadas, tales como proveedores, tambin deben ser consideradas como parte de la lista de interesados del proyecto.

13.1.1.3 Factores Ambientales de la Empresa Descrito en la seccin 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso de Identificar a los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: La estructura y cultura organizacional, Las normas gubernamentales o de la industria (p.ej., los reglamentos, normas de productos), y Tendencias mundiales, regionales o locales, as como las prcticas o hbitos.

13.1.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin Descrita en la seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: Plantillas de registro de interesados, Las lecciones aprendidas de proyectos anteriores o fases, y 6

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Registros de interesados de proyectos anteriores.

13.1.2 Identificar a los Interesados: Herramientas y Tcnicas 13.1.2.1 Anlisis de los Interesados El anlisis de Interesados es una tcnica sistemtica de recopilacin y anlisis de informacin cuantitativa y cualitativa para determinar qu intereses deben ser tomados en cuenta a lo largo del proyecto. En l se identifican los intereses, expectativas, y la influencia de los interesados y los relaciona con el propsito del proyecto. Tambin ayuda a identificar las relaciones de los interesados (con el proyecto y con otros interesados) que pueden ser aprovechados para construir coaliciones y alianzas potenciales para mejorar la posibilidad de xito del proyecto, junto con las relaciones de los interesados que necesiten ser influenciados de manera diferente en las distintas etapas o fases del proyecto. El anlisis de continuacin: los interesados generalmente sigue los pasos descritos a

Identificar todos los posibles interesados del proyecto y la informacin relevante, como sus funciones, departamentos, intereses, conocimientos, expectativas y niveles de influencia. Los interesados claves son generalmente fciles de identificar. Incluyen a cualquier persona que juega un rol en la toma de decisiones o en la gestin se ve afectado por el resultado del proyecto, tales como el Patrocinador, el Director del Proyecto, y el cliente principal. La identificacin de los dems interesados se suele hacer mediante entrevistas a los interesados ya identificados y se ampla la lista hasta que todos los posibles interesados estn incluidos. Analizar el impacto potencial o apoyar a cada interesado podra clasificarlos a fin de definir una estrategia de enfoque. En una gran comunidad de Interesados, es importante dar prioridad a los interesados para asegurar el uso eficiente de los esfuerzos para comunicar y gestionar sus expectativas. Evaluar cmo los interesados claves pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones, con el fin de planificar la manera de influir en ellos para mejorar su apoyo y mitigar los posibles impactos negativos.

Hay varios modelos de clasificacin utilizados para el anlisis de los interesados, tales como: Matriz de Poder/Inters: agrupa a los interesados basndose en su nivel de autoridad ("Poder") y su nivel o preocupacin ("inters") con respecto a los resultados del proyecto; Matriz de Poder/Influencia: agrupa a los interesados basndose en su nivel de autoridad ("Poder") y su participacin activa ("influencia") en el proyecto; Matriz de Influencia/impacto: agrupa a los interesados basndose en su participacin activa (Influencia) en el proyecto y su capacidad para efectuar cambios a la planificacin del proyecto o ejecucin (Impacto); El modelo de Prominencia: describe clases de interesados basndose en su poder (capacidad de imponer su voluntad), urgencia (necesidad de atencin inmediata) y legitimidad (su participacin es apropiada). Figura 13-4 presenta un ejemplo de una matriz de Poder/Inters en la que los puntos A-H representan la ubicacin de los interesados genricos.

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Alto

B
Mantener Satisfecho Gestionar Atentamente

A
Poder

H F

Monitorear

Mantener Informado

E D
Bajo Bajo Inters Alto

Figura 13-4 Ejemplo de Matriz Poder/Inters con los Interesados

13.1.2.2 Juicio de Expertos Para asegurar la identificacin completa y un listado exhaustivo de los interesados, debera procurarse contar con el juicio y la experiencia de grupos o personas con una capacitacin o conocimientos especializados en el mbito en cuestin, como por ejemplo: Alta direccin. Otras unidades dentro de la organizacin. Interesados claves identificados. Los Directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de las lecciones aprendidas). Expertos en el mbito de los negocios (SMEs) o de los proyectos. Grupos de la industria y asesores ; y Las asociaciones profesionales y tcnicos, los organismos reguladores y las organizaciones no gubernamentales (NGOs).

El juicio de expertos se puede obtener mediante consultas individuales (reuniones personalizadas, entrevistas, etc.) o por medio de un formato de panel (grupos de opinin, encuestas, etc.).

13.1.2.3 Reuniones El anlisis de perfil de las reuniones son las reuniones del proyecto diseado para desarrollar una comprensin de los principales interesados del proyecto, y pueden utilizarse para intercambiar y analizar informacin sobre los roles, intereses, conocimientos, y la posicin global de cada interesado frente al proyecto.

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13.1.3 Identificar a los Interesados: Salidas 13.1.3.1 Registro de Interesados La principal salida del proceso Identificar a los Interesados es el registro de interesados. Este documento contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados incluyendo, pero no est limitado a: La Informacin de Identificacin: Nombre, posicin en la organizacin, la ubicacin, rol en el proyecto, informacin de contacto. La Informacin de Evaluacin: Los principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es mayor; y La Clasificacin de los Interesados: Interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc.

El registro de interesados debe ser consultado y actualizado sobre una base regular, ya que los interesados pueden cambiar, o aparecer nuevos interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto.

13.2 PLANIFICAR LA GESTIN DE LOS INTERESADOS Planificar la Gestin de los Interesados es el proceso de elaboracin de una adecuada gestin de estrategias apropiadas para que los interesados participen de manera efectiva en todo el ciclo de vida del proyecto, basado en el anlisis de sus necesidades, intereses e impacto potencial en el xito del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados en el proyecto para apoyar los intereses del proyecto. Las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este proceso se muestran en la Figura 13-5. La Figura 13-6 muestra el diagrama de flujo de datos del proceso.

Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Registro de Interesados 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organizacin

Herramientas y Tcnicas
1. Juicio de Expertos 2. Reuniones 3. Tcnicas Analticas

Salidas
1. Plan de Gestin de los Interesados 2. Documentos del Proyecto

Figura 13-5 Planificar la Gestin de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

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Figura 13-6 Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Planificar la Gestin de los Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados identifica cmo el proyecto afectar a los interesados, que luego permite que el Director del Proyecto desarrolle diversas maneras para que los interesados participen de manera efectiva en el proyecto, para gestionar sus expectativas, y en ltima instancia, la consecucin de los objetivos del proyecto. La Gestin de los Interesados es ms que mejorar las comunicaciones y requiere algo ms que la gestin de un equipo. La gestin de los interesados es acerca de la creacin y el mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados, con el objetivo de satisfacer sus respectivas necesidades y requerimientos dentro de los lmites del proyecto. Este proceso genera el Plan de Gestin de los Interesados, que contiene planes detallados sobre la eficacia de la gestin de los interesados que puede realizarse. A 10

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medida que el proyecto avanza, el nmero de miembros de la comunidad de los interesados y el nivel necesario de compromiso pueden cambiar, por lo tanto, la planificacin de la gestin de los interesados es un proceso iterativo que se revisa de forma peridica por el director del proyecto.

13.2.1 Planificar la Gestin de los Interesados: Entradas 13.2.1.1 Plan para la Direccin del Proyecto Descrito en la seccin 4.2.3.1. La informacin utilizada para el desarrollo del Plan de Gestin de los Interesados incluye, pero no se limita a: El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarn a cada fase. Descripcin de cmo el trabajo ser ejecutado para lograr los objetivos del proyecto. Descripcin de cmo los requerimientos de los recursos humanos sern recibidos y cmo los roles y responsabilidades, relaciones de informacin y de gestin de personal sern dirigidos y estructurados para el proyecto. Cambiar el plan de gestin que documenta cmo los cambios sern monitoreados y controlados; y Necesidades y tcnicas para la comunicacin entre los interesados. 13.2.1.2 Registro de Interesados Descrito en la seccin 13.1.3.1. El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar las formas adecuadas para involucrar a los interesados del proyecto.

13.2.1.3 Factores Ambientales de la Empresa Descrita en la seccin 2.1.5. Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas a este proceso, ya que la gestin de los interesados debe adaptarse al entorno del proyecto. De stos, la cultura organizacional, la estructura y clima poltico son de particular importancia, porque ayudan a determinar las mejores opciones para apoyar a un mejor proceso de adaptacin de la gestin de los interesados.

13.2.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin Descrito en la seccin 2.1.4. Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradas para el proceso Planificar la Gestin de los interesados. De stas, la base de datos de lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia, porque ellos proporcionan informacin sobre anteriores planes de gestin de los interesados y su eficacia. Estos pueden ser utilizados para planificar las actividades de gestin de los interesados para el proyecto actual.

13.2.2 Planificar la Gestin de los Interesados: Herramientas y Tcnicas 13.2.2.1 Juicio de Expertos Basado en los objetivos del proyecto, el Director del Proyecto debe aplicar el Juicio de Expertos para decidir sobre el nivel de compromiso necesario en cada etapa del 11

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proyecto de cada interesado. Por ejemplo, al comienzo de un proyecto, puede ser necesario que los interesados de alto nivel estn altamente comprometidos con el fin de despejar cualquier obstculo para el xito. Una vez que estos obstculos hayan sido eliminados con xito, podra ser suficiente para que los interesados de alto nivel cambien su nivel de compromiso de lderes de apoyo, y otros interesados, como los usuarios finales, puedan llegar a ser ms importantes. Con el fin de crear el Plan de Gestin de los Interesados, el juicio y la experiencia debera solicitarse a los grupos o personas con formacin especializada o experiencia en la materia o con comprensin de las relaciones dentro de la organizacin, tales como: Alta Direccin; Los miembros del equipo del proyecto; Otras unidades o individuos dentro de la organizacin; Interesados claves identificados; Los directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de las Lecciones Aprendidas); Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos; Grupos de la industria y asesores, y Las asociaciones profesionales y tcnicas, organismos reguladores, y la organizacin no gubernamental (NGOs). El juicio de expertos se puede obtener a travs de consultas individuales (reuniones personalizadas, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos de opinin, encuestas, etc.).

13.2.2.2 Reuniones Las reuniones deben ser realizadas con expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de compromiso requeridos de todos los interesados. Esta informacin puede ser utilizada para preparar el Plan de Gestin de los Interesados.

13.2.2.3 Tcnicas Analticas El nivel de compromiso de todos los interesados debe ser comparado con los niveles de compromiso previstos necesarios para la ejecucin exitosa del proyecto. El compromiso de los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto es fundamental para el xito del proyecto. El nivel de compromiso de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera: Inconsciente: Inconsciente del proyecto y de los impactos potenciales. Resistente: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y resistentes al cambio. Neutral: Consciente del proyecto pero tampoco apoya, ni es resistente. Apoyo: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y de apoyo al cambio. Lder: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y participa activamente para asegurar que el proyecto sea un xito. El compromiso actual se puede documentar utilizando La Matriz de Evaluacin del Compromiso de los Interesados, como se muestra en la Figura 13-7, donde C indica el compromiso actual, y D indica el compromiso deseado. El equipo del proyecto

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debe identificar el nivel de compromiso necesario para la fase actual del proyecto, con base en la informacin disponible. El ejemplo en la Figura 13-7 muestra que el interesado 3 se encuentra en el nivel de participacin deseado, mientras que los Interesados 1 y 2 requieren nuevas comunicaciones y medidas adicionales para pasar al nivel deseado de participacin.

Interesado Interesado 1 Interesado 2 Interesado 3

Inconsciente C

Resistente

Neutral

Apoyo D

Lder

D DC

Figura 13-7 Matriz de Evaluacin del Compromiso de los Interesados

A travs de este proceso analtico, las diferencias entre los niveles de compromiso actual y el deseado pueden ser identificadas. Las acciones y comunicaciones necesarias para cerrar estas brechas se pueden identificar por el equipo del proyecto mediante juicio de expertos.

13.2.3 Planificar la Gestin de los Interesados: Salidas 13.2.3.1 Plan de Gestin de los Interesados El Plan de Gestin de los Interesados es un componente del Plan para la Direccin del Proyecto (Seccin 4.2.3.1) e identifica las estrategias de gestin necesarias para el compromiso de manera efectiva de los interesados. El Plan de Gestin de los Interesados puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente enmarcado, en base a las necesidades del proyecto. Adems de los datos recogidos en el registro de interesados, el Plan de Gestin de los Interesados a menudo proporciona: Los niveles de compromisos deseados y actuales de los interesados claves; Alcance e impacto del cambio a los interesados. Interrelaciones identificadas y la superposicin potencial entre los interesados. Requisitos de la comunicacin de los interesados para la fase del proyecto actual. La informacin que se distribuir a los interesados, incluido el idioma, formato, contenido y nivel de detalle. Razn para la distribucin de la informacin y el impacto esperado del compromiso de los interesados. Marco de tiempo y frecuencia de la distribucin de la informacin requerida a los interesados. Mtodo para actualizar y refinar el Plan de Gestin de los Interesados a medida que el proyecto avanza y se desarrolla. Los directores de proyecto deben ser conscientes de la delicada naturaleza del Plan de Gestin de los Interesados y tomar las precauciones adecuadas. Por ejemplo, la informacin a los interesados que son resistentes al proyecto puede ser potencialmente daina y se prestar la debida atencin en cuanto a la distribucin 13

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de dicha informacin. Al actualizar el Plan de Gestin de los Interesados, la validez de los supuestos subyacentes debe ser revisada para asegurar la exactitud y relevancia continua. 13.2.3.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero no estn limitados a: Cronograma del Proyecto, y Registro de Interesados.

13.3 GESTIONAR EL COMPROMISO DE LOS INTERESADOS Gestionar el Compromiso de los Interesados es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, gestionar incidentes a medida que ocurran, y fomentar apropiadamente el compromiso de los interesados en las actividades del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite que el director del proyecto aumente el apoyo y minimice la resistencia por parte de los interesados, aumentando significativamente las posibilidades de lograr el xito del proyecto. Las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este proceso se muestran en la Figura 13-8. La figura 13-9 muestra el diagrama de flujo de datos del proceso.

Entradas

Herramientas y Tcnicas
1. Mtodos de Comunicacin 2. Habilidades Interpersonales 3. Habilidades Directivas

Salidas
1. Registro de Incidentes 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin.

1. Plan de Gestin de los Interesados 2. Plan de Gestin de las Comunicaciones 3. Registro de Cambios 4. Activos de los Procesos de la Organizacin

Figura 13-8 Gestionar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

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Figura 13-9. Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados.

Gestionar el Compromiso de los Interesados incluye actividades tales como: Involucrar a los interesados en las fases de proyecto apropiadas para obtener o confirmar su continuo compromiso con el xito del proyecto. Manejar las expectativas de los interesados mediante la negociacin y la comunicacin, para garantizar que los objetivos del proyecto se logren. Hacer frente a las preocupaciones potenciales que an no son problemas y anticipar problemas futuros que puedan ser planteados por los interesados. Estas preocupaciones deben ser identificadas y discutidas tan pronto como sea posible para evaluar los riesgos asociados al proyecto, y Aclarar y resolver los problemas que han sido identificados.

La Gestin del Compromiso de los Interesados ayuda a aumentar la probabilidad de xito del proyecto, asegurando que los interesados comprendan claramente los objetivos, metas, beneficios y riesgos del proyecto. Esto les permite ser partidarios activos del proyecto y a ayudar a orientar las actividades y decisiones del proyecto. 15

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Para anticipar las reacciones de las personas al proyecto, las acciones preventivas se pueden tomar para lograr el apoyo o minimizar los impactos negativos. La capacidad de los interesados para influir en el proyecto es tpicamente ms alta en las etapas iniciales y se hace cada vez menor a medida que avanza el proyecto. El director del proyecto es responsable de contratar y gestionar a los interesados en un proyecto y se podr pedir al patrocinador del proyecto su ayuda cuando sea necesario. La gestin activa de la participacin de los interesados, disminuye el riesgo de fracaso del proyecto para cumplir con sus metas y objetivos.

13.3.1 Gestionar el Compromiso de los Interesados: Entradas 13.3.1.1 Plan de Gestin de los Interesados Descrito en la seccin 13.2.3.1. El Plan de Gestin de los Interesados proporciona una orientacin sobre cmo los distintos interesados pueden involucrarse mejor en el proyecto. El Plan de Gestin de los Interesados describe los mtodos y tecnologas utilizados para la comunicacin con los interesados. Este plan se utiliza para determinar el nivel de interacciones de los diversos interesados, y junto con otros documentos, ayuda a definir una estrategia para la identificacin y gestin de los interesados en todo el ciclo de vida del proyecto. 13.3.1.2 Plan de Gestin de las Comunicaciones Descrito en la seccin 10.1.3.1. El plan de gestin de las comunicaciones proporciona orientacin e informacin sobre la gestin de las expectativas de los interesados. La informacin utilizada incluye, pero no se limitan a: Requerimientos de las comunicaciones de los interesados. Informacin que debe comunicarse, incluyendo el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle. Razn para la distribucin de informacin. Persona o grupos que recibirn informacin, y Proceso de escalacin. 13.3.1.3 Registro de Cambios Descrito en la seccin 4.5.3.2. Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se producen durante un proyecto. Estos cambios - y su impacto en el proyecto en trminos de tiempo, costo y riesgo - son comunicados a los interesados apropiados.

13.3.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin Descrito en la seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso de la Gestin del Compromiso de los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: Requerimientos de la comunicacin de la organizacin; Emitir los procedimientos de gestin; Procedimientos del control de cambios; y La informacin histrica acerca de los proyectos anteriores.

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13.3.2 Gestionar el Compromiso de los Interesados: Herramientas y Tcnicas 13.3.2.1 Mtodos de Comunicacin Descrito en la Seccin 10.1.2.4. Los mtodos de comunicacin identificados para cada interesado en el Plan de Gestin de las Comunicaciones se utilizan durante la Gestin del Compromiso de los Interesados. El Director del Proyecto decide, sobre la base de los requisitos de comunicacin de los interesados, cmo, cundo, y cules de estos mtodos de comunicacin se van a utilizar en el proyecto.

13.3.2.2 Habilidades Interpersonales El Director del Proyecto aplica las habilidades interpersonales para manejar las expectativas de los interesados. Por ejemplo: Generar confianza; Resolver Conflicto; Escuchar de manera activa; y Superar la resistencia al cambio. 13.3.2.3 Habilidades Directivas El director del proyecto aplica tcnicas de gestin para coordinar y armonizar al grupo hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Por ejemplo: Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto; Influir sobre las personas para apoyar el proyecto; Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto; y Modificar el comportamiento organizacional para aceptar los resultados de los proyectos.

13.3.3 Gestionar el Compromiso de los Interesados: Salidas 13.3.3.1 Registro de Incidentes Gestionar el Compromiso de los Interesados puede resultar en el desarrollo de un Registro de Incidentes. Esto se actualiza a medida que se identifiquen nuevos incidentes y los problemas actuales se resuelvan.

13.3.3.2 Solicitudes de Cambio Gestionar el Compromiso de los Interesados puede dar lugar a una solicitud de cambio en el producto o proyecto. Tambin puede incluir acciones correctivas o preventivas para el propio proyecto o en la interaccin con los interesados afectados, segn corresponda.

13.3.3.3 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Elementos del Plan para la Direccin del Proyecto que pueden ser actualizados, se incluyen, pero no se limitan al plan de gestin de los interesados. Este plan se actualiza cuando los requisitos nuevos o modificados de los interesados son identificados. Por ejemplo, algunas de las comunicaciones pueden no ser ya necesarias, un mtodo de comunicacin ineficaz puede ser reemplazado por otro mtodo, o un nuevo requisito de comunicacin puede ser identificado. Tambin se 17

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actualiza como resultado de abordar preocupaciones y resolver problemas. Por ejemplo, se puede determinar que un interesado tiene otras necesidades de informacin.

13.3.3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero no se limitan al registro de interesados. Se actualiza la informacin sobre el cambio de los interesados, cuando los nuevos interesados se identifiquen, o si los interesados inscritos ya no estn involucrados o afectados por el proyecto, u otras actualizaciones de interesados especficos que sean necesarios.

13.3.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Entre los activos de los procesos de la organizacin que pueden actualizarse se incluyen: Notificaciones a los Interesados: Informacin que puede suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto. Informes del Proyecto: Los informes del proyecto, formales o informales describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de conocimiento (Seccin 4-12). Presentaciones del Proyecto: Informacin formal o informalmente suministrada por el equipo del proyecto para algunos o todos los interesados del proyecto. Registros del Proyecto: Los registros del proyecto incluyen la correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Retroalimentacin de los Interesados: La informacin que se recibe de los interesados relativa a las operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto. Documentacin sobre Lecciones Aprendidas: Documentacin que incluye el anlisis de la causa raz de los incidentes, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre gestin de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen, y forman parte de la base de datos histrica tanto del proyecto y de la organizacin ejecutante. 13.4 CONTROLAR EL COMPROMISO DE LOS INTERESADOS

Controlar el Compromiso de los Interesados es el proceso de seguimiento de las relaciones generales de los interesados del proyecto y de las estrategias de ajustes y de los planes para involucrar a los interesados. El beneficio clave de este proceso es que va a mantener o aumentar la eficiencia y la eficacia de las actividades de participacin de los interesados ya que el proyecto evoluciona y cambia su entorno. Las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas de este proceso se muestran en la Figura 13-10. La Figura 13-11 muestra el diagrama de flujo de datos del proceso.

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Entradas

Herramientas y Tcnicas
1. Sistemas de Gestin de la Informacin. 2. Juicio de Expertos. 3. Reuniones.

Salidas

1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Registro de Incidentes 3. Datos sobre el Desempeo del Trabajo 4. Documentos del Proyecto

1. Informacin sobre el Desempeo del Trabajo. 2. Solicitudes de Cambio. 3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto. 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin.

Figura 13-10 Control del Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

Figura 13-11 Diagrama de Flujo de datos del Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados 19

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Las actividades del compromiso de los interesados son incluidos en el Plan de Gestin de los Interesados y se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto. La participacin de los interesados debe ser continuamente controlada.

13.4.1

Control del Compromiso de los Interesados: Entradas

13.4.1.1 Planificar la Gestin del Proyecto Descrito en la seccin 4.2.3.1. El Plan para la Direccin del Proyecto se utiliza para elaborar el Plan de Gestin de los Interesados, como se describe en la seccin 13.1.3.1. La informacin utilizada para Controlar el Compromiso de los Interesados incluye, pero no se limita a: El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplican en cada fase. Cmo el trabajo ser ejecutado para lograr los objetivos del proyecto. Cmo las necesidades de los recursos humanos se cumplen, cmo los roles y responsabilidades, relaciones jerrquicas y de gestin de personal sern tratados y estructurados para el proyecto. Un plan de gestin de cambio que documente cmo los cambios sern monitoreados y controlados, y Necesidades y tcnicas para la comunicacin entre los interesados.

13.4.1.2 Registro de Incidentes Descrita en la seccin 13.3.3.1. El Registro de Incidentes se actualiza a medida que se identifiquen problemas nuevos y se resuelvan los problemas actuales.

13.4.1.3 Datos sobre el Desempeo del Trabajo Descrito en la seccin 4.3.3.2. Los datos sobre el desempeo del trabajo son las observaciones y las mediciones principales detectadas durante las actividades que se realizan para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Varias mediciones sobre las actividades y resultados del proyecto se recogen durante varios procesos de control. Los datos son vistos a menudo como el nivel ms bajo de abstraccin a partir de la informacin que se deriva de otros procesos. Ejemplos de los datos de desempeo de trabajo incluyen un porcentaje de trabajo completado, las medidas de desempeo tcnico, fechas de inicio y fin de las actividades del cronograma, el nmero de solicitudes de cambio, el nmero de defectos, costos reales, duraciones reales, etc.

13.4.1.4 Documentos del Proyecto Mltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificacin, ejecucin, o control pueden ser utilizados como insumos para apoyar el control de los interesados. Estos incluyen, pero no estn limitados a: Cronograma del proyecto, Registro de interesados, Registro de incidentes, Registro de cambios, y Comunicaciones del Proyecto.

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13.4.2

Controlar el Compromiso de los Interesados: Herramientas y Tcnicas

13.4.2.1 Sistemas de Gestin de la Informacin Un Sistema de Gestin de la Informacin proporciona una herramienta estndar para el Director del Proyecto para capturar, almacenar y distribuir informacin a los interesados sobre el costo del proyecto, el progreso previsto, y el desempeo. Tambin permite que el Director del Proyecto consolide los informes de varios sistemas y facilitar la distribucin de informes a los interesados del proyecto. Ejemplos de formatos de distribucin pueden incluir la tabla informativa, anlisis de hojas de clculo y presentaciones. Las capacidades grficas pueden utilizarse para crear representaciones visuales de la informacin del desempeo del proyecto.

13.4.2.2 Juicio de Expertos Para asegurar la identificacin completa y la lista de nuevos interesados, la reevaluacin de los interesados actuales puede ser realizada. Las entradas se deberan obtener de los grupos o personas con formacin especializada o experiencia en el tema, tales como: La alta direccin; Otras unidades o individuos dentro de la organizacin; Interesados claves identificados; Los directores del proyecto que han trabajado en proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de las lecciones aprendidas); Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos; Grupos de la industria y asesores, y Las asociaciones profesionales y tcnicas, los organismos reguladores y las organizaciones no gubernamentales.

El juicio de expertos se puede obtener a travs de consultas individuales (reuniones personalizadas, entrevistas, etc.) o por medio de un formato de panel (tales como grupos de discusin o encuestas).

13.4.2.3 Reuniones El estado de las reuniones de revisin se utiliza para intercambiar y analizar informacin sobre el compromiso de los interesados.

13.4.3 Controlar el Compromiso de los Interesados: Salidas 13.4.3.1 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo La informacin sobre el desempeo del trabajo son los datos recopilados de desempeo de varios procesos de control, analizados en su contexto, e integradas, basadas en relaciones a travs de las reas. As, los datos sobre el desempeo del trabajo se han transformado en informacin sobre el desempeo del trabajo. Los datos en s no se utilizan en el proceso de toma de decisiones, ya que el significado puede ser mal interpretado. La informacin, sin embargo, est correlacionada y contextualizada y proporciona una base slida para las decisiones del proyecto. La informacin sobre el desempeo del trabajo circula a travs de los procesos de comunicacin. Ejemplos de la informacin sobre el desempeo de trabajo son el

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estado de los entregables, el estado de ejecucin de las solicitudes de cambio, y las estimaciones pronosticadas para completar.

13.4.3.2 Solicitudes de Cambio El anlisis del resultado del proyecto y la interaccin con los interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Seccin 4.5) como sigue: Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que ofrecen el desempeo futuro esperado del proyecto en lnea con el plan para la direccin del proyecto, y Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en el desempeo negativo del proyecto futuro. 13.4.3.3 Actualizaciones del Plan para la Direccin del Proyecto A medida que los interesados se comprometen con el proyecto, la eficacia global de la estrategia de gestin de los interesados puede ser evaluada. A medida que los cambios necesarios en el enfoque o la estrategia se identifican, las secciones afectadas del plan para la direccin del proyecto pueden necesitar ser actualizadas para reflejar esos cambios. Los elementos del plan de gestin de proyectos que pueden ser actualizados incluyen, pero no se limitan a la: Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan Plan de de de de de de de de de de de Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin Gestin de los Cambios, de las Comunicaciones, de los Costos, de Recursos Humanos, de las Adquisiciones, de la Calidad, de Requerimientos, de Riesgos, del Cronograma, del Alcance, y de los Interesados.

13.4.3.4 Actualizacin a los documentos del proyecto Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero no estn limitados a: Registro de Interesados. Se actualiza la informacin sobre el cambio de los interesados, cuando se identifiquen nuevos interesados, o si los interesados inscritos ya no estn involucrados o afectados por el proyecto, u otras actualizaciones de interesados especficos que sean necesarias. Registro de Incidentes. Este se actualiza a medida que se identifiquen problemas nuevos y se resuelvan los problemas actuales. 13.4.3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Los activos de los procesos de la organizacin, que pueden ser actualizados incluyen, pero no se limitan a:

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Notificaciones de los interesados. La informacin puede ser proporcionada a los interesados sobre los problemas resueltos, cambios aprobados y el estado general del proyecto. Informes del Proyecto. Informes formales e informales de los proyectos describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de incidentes, informes del cierre de proyecto, y los resultados de otras reas de conocimiento (Secciones 4-12). Presentaciones del Proyecto. Informacin proporcionada de manera formal o informal por el equipo del proyecto para algunos o todos los interesados del proyecto. Registros del Proyecto. Los registros del proyecto incluyen la correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto. Retroalimentacin de los Interesados. La informacin recibida de los interesados acerca de las operaciones del proyecto pueden ser distribuidos y utilizados para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto. Documentacin de las Lecciones Aprendidas. La documentacin incluye el anlisis de la causa raz de los problemas que enfrentan, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre gestin de los interesados. Las lecciones aprendidas se documentan y se distribuyen de modo que se convierten en parte de la base de datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutante.

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