MODULO 4: Asignacin de recursos a la tareas con MS Project 2010.

En el mdulo 2, creamos tareas y, en el mdulo 3, creamos recursos. Ahora ya est preparado para asignar recursos a las tareas. Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin del trabajo . Desde la perspectiva de las tareas, es lo que podramos denominar como una asignacin de tarea; desde la perspectiva de los recursos, se podra denominar como una asignacin de recurso. Viene a ser lo mismo: una tarea ms un recurso igual a una asignacin. En Project, no es necesario que asigne los recursos a las tareas, el usuario puede trabajar estrictamente con las tareas, aunque existen varias razones por las que deber asignar recursos en el plan del proyecto. Si asigna los recursos a las tareas, podr encontrar respuestas a preguntas como por ejemplo: Qu personas se encargan de trabajar en las tareas? Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyecto? Espera que un recurso trabaje en una tarea cuando ste no se encuentra disponible (porque est de vacaciones, por ejemplo)? Ha asignado un recurso a tantas tareas que ha sobrepasado la capacidad de trabajo del recurso (es decir, est sobreasignado)? Realiza la evaluacin del rendimiento del recurso segn un plan preestablecido? Un recurso que parece estar muy ocupado, que emplea en completar una tarea el doble de tiempo que otro recurso, podra no resultar tan productivo como esperaba. Asignaremos recursos de trabajo (personas y equipamiento) y recursos materiales a las tareas, y veremos el lugar donde afectan no las asignaciones de recurso a la duracin de la tarea.
4. 1.- Asignacin de un nico recurso a una tarea

La asignacin de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del progreso del trabajo en la tarea. Si introduce informacin sobre los costos, Project adems calcular el costo de la tarea y del recurso de manera automtica. Como ya vimos en el mdulo 3, la capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el campo Capacidad mxima. Resulta fcil sobrepasar la capacidad de un recurso, es decir sobreasignar un recurso: simplemente asigna un recurso a una tarea con ms unidades de las que el recurso dispone, o asigna el recurso a varias tareas haciendo que coincidan en el tiempo y con una combinacin de unidades que supera la capacidad del recurso. A menos que especifique lo contrario, Microsoft Proiect asigna el 100% de unidades del recurso a la tarea. Si el recurso dispone de menos del 100% de capacidad mxima, Project asignar el valor de la capacidad mxima del recurso. Ejercicio 4.1 En este ejercicio, asignaremos recursos individuales a las tareas. 1. Elija Diagrama de Gantt y luego seleccione la vista Recursos.

2. Pulse el botn Asignar recursos, aparecer el cuadro de dilogo asignar recursos y podr observar el nombre de los recursos introducidos en el mdulo 3.

3. Seleccione la Tarea 7, Realizar planos, en la columna Nombre de tarea 4. Seleccione el recurso Arquitecto en la columna Nombre del cuadro de dilogo Asignar recursos, y despus pulse el botn Asignar. Aparecer una marca de comprobacin junto al nombre de arquitecto, indicando que ha sido asignada a la tarea Realizar planos. Observe en la columna Unidades que ha sido asignada al 100%.
4.2 Asignacin de varios recursos a una tarea

Ahora asignaremos dos recursos a una nica tarea para comprobar el efecto en la duracin de la tarea. Por omisin, Project utiliza un mtodo de programacin denominado programacin condicionada por el esfuerzo. Esto significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del nmero de recursos que sean asignados. Como ya vimos anteriormente, para definir la cantidad de trabajo que una tarea representa, asigne inicialmente uno o varios recursos a la tarea. Si ms tarde aade recursos adicionales a dicha tarea, la cantidad de trabajo no cambiar, aunque automticamente la duracin de la tarea se ver reducida. Si por el contrario asigna inicialmente ms de un recurso a una tarea y despus elimina uno de estos recursos de la

tarea mientras se encuentra activa la programacin condicionada por el esfuerzo, la cantidad de trabajo de la tarea permanecer constante, pero aumentar la duracin o el tiempo que emplearn los restantes recursos en completar esta tarea. Ejercicio 4.2 En este ejercicio, asignaremos varios recursos a tareas individuales para comprobar en qu medida afecta a la duracin de la tarea. 1. Haga click en el nombre de la Tarea 2, Escribir propuesta. 2. Haga click justo debajo del encabezado de columna Nombre del recurso en la ventana asignar recursos y seleccione el recurso jefe de oficina pulse el botn aceptar, luego seleccione el recurso jefe de operaciones y pulse aceptar.

4.4 Asignacin de recursos materiales a las tareas

En el mdulo 3 creamos un recurso material llamado pintura. En nuestro proyecto Remodelacin de oficina, deseamos realizar un seguimiento del uso de la pintura y su costo. Existen dos formas de tratar el costo cuando asignamos un recurso material: Asignar una cantidad de unidades fija del recurso para la tarea. Project multiplicar el costo por unidad de este recurso por el nmero de unidades consumidas para determinar el costo total. Asignar una tasa variable del recurso para la tarea. Project ajustar la cantidad y el costo del recurso segn cambie la duracin de la tarea.
4.5 Ajustar la programacin con la vista Organizador de equipo

En esta seccin, se describen algunas acciones que se pueden realizar en el Organizador de equipo para aprovechar mejor el tiempo. La mayora de las acciones que se pueden llevar a cabo en la vista Diagrama de Gantt, y en otras vistas, tambin se pueden realizar en el Organizador de equipo. Descubrir que el Organizador de equipo es una manera ms sencilla de ajustar la programacin de las tareas. PARA REALICE ESTA ACCIN

Cambiar el modo en Para cambiar una tarea de programada automticamente (tarea que estn programadas programada automticamente: este tipo de tarea se programa las tareas mediante el motor de programacin de Project, teniendo en cuenta las restricciones de tarea, las dependencias, los calendarios del proyecto y los calendarios de recursos.) a programada manualmente (tarea programada manualmente: este tipo de tarea se puede ubicar en cualquier punto de la programacin sin que Project la vuelva a programar; no se mueve cuando la informacin relacionada sobre la tarea cambia.), haga clic con el botn secundario en la tarea y, a continuacin, haga clic en Programada automticamente o en Programada manualmente. Resolver En la ficha Formato, haga clic en Impedir sobreasignaciones. automticamente Cuando esta configuracin est activada, si al mover una tarea se problemas de trabajo crea un conflicto con otra, la segunda tarea se mover

excesivo Desactivar una tarea

automticamente para impedir cualquier sobreasignacin. Haga clic con el botn secundario en la barra de tareas para desactivar una tarea. Si desactiva una tarea, sta no se elimina del proyecto aunque la tarea desaparecer del Organizador de equipo. Esto impide que se informen datos reales acerca de la tarea. Reasignar una tarea La manera ms simple de reasignar una tarea es arrastrarla hasta otra persona. Tambin puede hacer clic con el botn secundario en una tarea y luego en Volver a asignar a. Esto resulta especialmente til cuando desea mantener las mismas fechas. Cambiar la informacin Para cambiar el nombre de la tarea u otras propiedades (como el de la tarea tipo de restriccin (restriccin: restriccin establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las restricciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].), el cdigo de esquema (cdigos de esquema: etiquetas personalizadas que se definen para tareas o recursos y que permiten mostrar una jerarqua de las tareas del proyecto, distinta de los cdigos EDT o nmeros de esquema. Puede crear hasta 10 conjuntos de cdigos de esquema personalizados para su proyecto.), las fechas lmite (fecha lmite: fecha objetivo que indica cundo se desea completar una tarea. Project muestra un indicador si se supera la fecha lmite y la tarea no se ha completado.) o el tipo de tarea (tipo de tarea: caracterizacin de una tarea basndose en el aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables. Existen tres tipos de tareas: unidades fijas, trabajo fijo y duracin fija. El tipo de tarea predeterminado en Project es unidades fijas.)), haga doble clic en la tarea. Tambin puede hacer doble clic en el nombre del recurso para ver y cambiar la informacin del recurso. Dividir la vista Para los jefes de proyectos avanzados que se sienten cmodos con la tradicional vista dividida (o combinada), puede mostrar ms detalles en un panel inferior independiente. Haga clic en la pestaa Tarea y, a continuacin, en el grupo Propiedades, seleccione Mostrar detalles de tarea. El panel inferior mostrar informacin detallada acerca de la tarea seleccionada y de los recursos asignados a la tarea. NOTA No puede usar una vista de escala temporal, como las vistas Uso de recursos o Uso de tareas, junto con el Organizador de equipo en una vista combinada. Para ver una vista de escala temporal junto con el Organizador de equipo, abra una nueva ventana y organice las ventanas horizontalmente. Para ello, en el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Nueva ventana y, a continuacin, haga clic en Organizar todo. 4.6 Personalizar el Organizador de equipo Puede cambiar la presentacin del Organizador de equipo para adecuarlo a sus necesidades y tambin para obtener una vista ms atractiva.

1. En la Cinta, haga clic en la pestaa Vista. 2. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Organizador de equipo. 3. Realice una de las siguientes acciones: PARA REALICE ESTA ACCIN

Cambiar el color de las Haga clic en la pestaa Formato. Elija el tipo de barra que barras del Organizador de desea cambiar en el grupo Estilos y, a continuacin, haga clic equipo en Color de borde o en Color de relleno. Las barras individuales tambin se pueden modificar. Expandir el alto de las filas Haga clic en la pestaa Formato. En el grupo Formato, para mostrar ms texto seleccione un nmero de lneas en la lista Lneas de texto. Ver ms o menos Use el control deslizante del zoom que se encuentra en la detalles parte inferior derecha de la ventana del proyecto para cambiar la cantidad de tiempo que se muestra en el lado derecho de la vista. Cambiar la apariencia del Haga clic con el botn secundario en un rea en blanco del perodo no laborable lado derecho de la vista (no en una tarea) y, a continuacin, haga clic en Perodo no laborable. Agrupar, filtrar u ordenar Haga clic en la flecha hacia abajo en la columna Nombre del rpidamente recurso y, a continuacin, haga clic en Ordenar, Agrupar, Filtros para los filtros definidos o personalizados. Ocultar las columnas que Puede ocultar las columnas de tareas no programadas o sin no son necesarias asignar. Haga clic en la pestaa Formato. En el grupo Mostrar u ocultar, seleccione el tipo de columna que desea ocultar o mostrar en la vista. Cambiar el tamao de las Para cambiar el tamao de las secciones, arrastre los bordes secciones del Organizador verticales y horizontales que hay entre ellas. de equipo SUGERENCIA Si ha personalizado considerablemente el Organizador de equipo, puede guardar una versin de la vista personalizada en una vista aparte. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en la mitad inferior del botn Organizador de equipo y, a continuacin, haga clic en Guardar vista.

4.7Quitar o reemplazar una asignacin de recurso

En funcin de las necesidades del proyecto, puede quitar o reemplazar un recurso (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) que est asignado a una tarea del proyecto. Por ejemplo, el cambio de una asignacin (asignacin: recurso especfico asignado a una tarea concreta.) de recursos puede ayudarle a representar la sobreasignacin (sobreasignacin: el resultado de asignar ms tareas a un recurso de las que puede realizar en el perodo laborable disponible.) o subasignacin (subasignacin: asignar un recurso a un trabajo menos horas de las que est disponible.), a controlar los costos, a aumentar la eficacia o a aumentar la calidad.
Ejercicio 4.7 Quitar una asignacin de recursos

Quitar una asignacin de recursos no es lo mismo que quitar un recurso del plan de

proyecto. Quitar una asignacin de recursos quitar las obligaciones del recurso para trabajar en tareas o conjuntos de tareas determinados, pero el recurso an puede existir en el proyecto. SUGERENCIA Para quitar un recurso de un proyecto, en la ficha Ver, haga clic en Hoja de recursos. Seleccione el recurso y, a continuacin, presione la tecla SUPR. Para quitar las obligaciones del recurso para trabajar en una tarea, haga lo siguiente: 1. En el ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En la columna Nombre de tarea, seleccione y haga clic con el botn secundario en la tarea de la que desea quitar un recurso. 3. Seleccione Asignar recursos . 4. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, seleccione el recurso que desea quitar. 5. Haga clic en Quitar. NOTAS

Cuando quite recursos asignados de las tareas, pueden cambiar las duraciones (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de dichas tareas. El trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) restante se redistribuye entre los recursos asignados restantes. Si no desea que cambien las duraciones, desactive la programacin condicionada por el esfuerzo (programacin condicionada por el esfuerzo: mtodo predeterminado de programacin de Project. La duracin de una tarea disminuye o aumenta a medida que se agregan o quitan recursos de una tarea, mientras que la cantidad de esfuerzo necesaria para completar dicha tarea permanece sin cambios.) para la tarea. Si quita el nico recurso de una tarea de Unidades fijas o de Duracin fija, el valor del trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) desaparece. Para conservar el valor del trabajo, puede reemplazar el recurso con un recurso de marcador de posicin (recurso con marcador de posicin: nombre de recurso temporal agregado a un plan de proyecto para ayudar a calcular los tipos y la cantidad de recursos necesarios. Los nombres de recursos con marcador de posicin permiten desarrollar la propuesta de proyecto y obtener aprobaciones.). Esto es particularmente importante si usa valores de trabajo como ayuda para crear la programacin (programacin: medicin del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programacin se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, restricciones e informacin del proyecto en funcin del tiempo.). Cuando quita un recurso de una tarea, tambin se quitan los valores de trabajo reales asociados a la tarea.

Cuando quita un recurso de una tarea, se eliminan todos los costos reales asociados al recurso. Para conservar los costos reales para la tarea, establezca el trabajo restante para el recurso en cero. Una manera sencilla de quitar un recurso de una tarea es desactivar la casilla de verificacin de la columna Nombre del recurso.

4.7 Reemplazar una asignacin de recursos 1. En el ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En la columna Nombre de tarea, seleccione y haga clic con el botn secundario en la tarea con el recurso que desea reemplazar. 3. Haga clic en Asignar recursos . 4. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, en la columna Nombre del recurso, seleccione el recurso que desea reemplazar. 5. Haga clic en Reemplazar. 6. En el cuadro de dilogo Reemplazar recurso, haga clic en el recurso que desea reemplazar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para reemplazar el recurso seleccionado con varios recursos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los recursos que desea agregar. NOTA Project no quitar el recurso si el trabajo real (trabajo real: cantidad de trabajo llevado a cabo de una tarea o asignacin. Cuando se especifica el trabajo real de una tarea, el trabajo restante se calcula segn esta frmula: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real. El trabajo real se denomina en ocasiones "datos reales".) se ha completado en la asignacin. El recurso de reemplazo se asigna al trabajo restante (trabajo restante: cantidad de trabajo, en trminos de unidad de tiempo como horas o das, que queda por completar en una tarea. Se calcula de la

siguiente manera: Trabajo restante = Trabajo - Trabajo real.) desde la asignacin original. Puede ajustar esos valores de trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.), si es necesario. 7. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, en la columna S/D, use la flecha desplegable para seleccionar Solicitud o Demanda. 8. Para especificar la cantidad de trabajo que realizar el nuevo recurso en una tarea, en la lista Unidades del recurso, indique lo siguiente: Asigne a la tarea un nico recurso de trabajo a tiempo completo escribiendo 100%. Asigne a la tarea un grupo de recursos a tiempo completo especificando un porcentaje superior a 100%. Por ejemplo, escriba 300% para un grupo de tres operadores que trabajan en la tarea a tiempo completo. Asigne la tasa de consumo para un recurso material escribiendo un nmero que indique la cantidad de material que se va a usar para esta asignacin. Si la cantidad de material usada depende de la duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea, especifique la tasa de uso agregando una barra inclinada (/) y una duracin. Por ejemplo, si se usan 20 metros de madera a la semana, escriba 20/semana o bien 20/s. NOTA La informacin sobre el costo para la duracin del tiempo de un recurso en la tarea se calcula automticamente y se muestra en la columna Costo. Haga doble clic en un campo de la columna Costo para especificar otra informacin de la tasa del costo para el recurso.
4.8 Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones

De forma predeterminada, Project 2010 muestra las unidades de asignacin (unidades de asignacin: porcentaje de tiempo o unidades de un recurso de trabajo que se asignan al recurso para una tarea.) como un porcentaje (donde 100% corresponde a una asignacin de recurso (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) a tiempo completo), pero si lo prefiere puede mostrarlas en formato decimal. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones. 2. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, haga clic en Programacin. 3. En la lista Mostrar las unidades de asignacin como , haga clic en Porcentajes o en Valores decimales.

Planificacin de Proyectos con MS PROJECT Gua de Trabajos Prcticos N 4: Asignacin de recursos a las tareas Objetivos: -Asignar recursos de trabajo (personas y equipamientos) y recursos materiales a las tareas. Ejercicio 1 1. Asignar a la tarea Escribir propuesta del proyecto Remodelacin de oficina los recursos Jefe de operaciones y Jefe de oficinas a) Abrir el archivo remodelacionoficina solucion.mpp 2. Asignar los siguientes recursos a las tareas Contratar arquitecto: Jefe de oficinas Presentar propuestas, Jefe de operaciones, arquitecto Negociar nuevo alquiler, Jefe de oficinas Realizar Planos, Arquitecto (2) Contratar empresa de mudanzas, Jefe de operaciones Presentar planos, arquitecto Demolicin del espacio existente, empresa de demolicin Instalacin elctrica, electricista Instalacin de lneas de voz y datos, electricista Instalar puertas y ventanas, carpintero Pintar paredes, pintor Limpieza final, portero Desconectar computadoras/equipos , tcnico informtico Desmontar mobiliario, ordenanza Trasladar mobiliario/equipo/cajas, ordenanza, camin Conectar computadoras/equipos, tcnico informtico (2) Adquirir nuevo servidor, tcnico informtico Trasladar servidor, ordenanza, camin Conectar servidor, tcnico informtico 3. Observe la cantidad de horas de trabajo que requiere la tarea Contratar arquitecto para ser completada. Para ello, seleccione la tarea Contratar arquitecto, haga clic en la pestaa Tarea y, a continuacin, en el grupo Propiedades, seleccione Mostrar detalles de tarea. El panel inferior mostrar informacin detallada acerca de la tarea seleccionada y de los recursos asignados a la tarea. 4. Asignar el recurso auxiliar administrativo a la tarea Presentar planos y comprobar cual es el efecto en la duracin de la tarea cuando esta activa la programacin condicionada por el esfuerzo a) Seleccione la tarea Presentar planos en el Diagrama de Gantt b) En el formulario Detalles de tarea seleccione el recurso auxiliar administrativo y luego pulse Aceptar. 5. Qu modificacin sufre la duracin de la tarea Probar Servidor cuando no posee la programacin Condicionada por el esfuerzo y se le asignan los recursos Tcnico informtico y electricista? a) Seleccione la tarea Probar servidor en el Diagrama de Gantt, anule la marca de la casilla de verificacin C. Por el esfuerzo en el formulario de tareas b) Asigne los recursos Tcnico informtico y Electricista desde el

formulario detalles de tarea. 6. Elimine la asignacin del recurso electricista en la tarea Probar servidor desde el cuadro de dilogo Informacin de Tarea. 7. Asignar los recursos materiales a las tareas segn la siguiente especificacin: Tarea Recurso Unidades Pintar pintura 60 lts Colocar alfombras alfombras 80 m2 8. Crear el recurso auxiliar con un costo de 20$ la hora y asignar a las tareas Levantar tabique y colocar alfombras. c) Seleccionar la tarea levantar tabiques d) Abrir el cuadro de dilogo Asignar recursos Escribir en la columna nombre de recurso Auxiliar y pulsar aceptar. e) Visualizar el cuadro de Informacin de recurso Ingresar el costo de recurso en la ficha costo. 9. Guardar los cambios. Ejercicio 2 La siguiente tabla muestra las tareas para realizar el proyecto Inauguracin de una panadera. Id I Nombre de la Tarea Duraci Dependencia Recursos n 1 Buscar local. 2 Alquilar local. 3 Disear local. 4 Realizar plomera y gas. 5 Instalacin Elctrica. 6 Yesos 7 Pisos 8 Carpintera 9 Vidrios 10 Pintura 11 Instalacin Equipamiento 12 Limpieza 13 Habilitacin municipal 14 Puesta a punto detalles finales 15 Contratar empleados 16 Publicidad 17 Apertura 2.1Fije fecha de finalizacin del proyecto. 2.2 Establezca la duracin de las tareas. 2.3 Determine las dependencias de las tareas. 2.4 Defina los recursos y asigne los necesarios para que el proyecto pueda llevarse a cabo 2.5 Guardar el archivo con el nombre Proyecto panadera en D:\ Curso Project.