Manual Teórico Práctico del Módulo Autocontenido

Diseño de Procedimientos Administrativos

Profesional Técnico Bachiller Asistente Directivo

MANUAL TEÓRICO-PRÁCTICO DEL MÓDULO DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Carrera: Asistente Directivo Derechos Reservados D.R. © 2008, Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin autorización por escrito del Conalep. Primera Edición Calle 16 de Septiembre No. 147 Nte., Col. Lázaro Cárdenas, Metepec, Edo. De México, C.P. 52148

Índice
I Mensaje al alumno II Competencias III Simbología Capítulo 1. Definición de los Procedimientos Administrativos y de la Oficina Presentación Mapa curricular 1.1.1. Los sistemas y procedimientos administrativos • Definiciones • Campo de los sistemas y procedimientos • Función de los sistemas y procedimientos 1.1.2. Clasificación de los procedimientos • Sistemas o procedimientos de fábrica o taller • Sistemas o procedimientos administrativos Actividades 1.2.1. Principios de los sistemas y procedimientos • Concepto • Definición • Objetivo 1.2.2. Principios de los sistemas y procedimientos Actividades Transferencia a otros contextos Capítulo 2. Diseño de Procedimientos Administrativos Presentación Mapa curricular 2.1.1. Estructura de los procedimientos. • Actividades • Políticas 2.1.2. Proceso para el diseño de procedimientos • Inventario de procedimientos • Clasificación de los procedimientos • Selección de los procedimientos • Recolección y estudio de la información • Diseño de procedimientos Actividades 2.2.1. Desarrollo de la propuesta • Selección de la alternativa a implantar • Revisión de propuesta en cuanto a práctica • Ajustes • Proyecto de procedimiento • Estudios complementarios • Reestructuración orgánica 2.2.2. Implantación de los procedimientos • Métodos de implantación de procedimientos • Paralelos • Piloto • Seguimiento y evaluación 6 6 8 9 10 11 12 12 13 13 13 14 14 16 16 16 16 17 17 18 18 21 22 23 24 24 28 29 30 30 31 31 32 32 32 32 33 33 33 43 43 43 44 45 45 45

Clasificación de los diagramas y sus reglas • Por su formato • Por su propósito • Por su área de aplicación 3.1. Introducción a los diagramas de flujo • Consideraciones • Análisis del flujograma • Tipos de diagramas 3. Los gráficos o diagramas • Campos de importancia 3.2. Control de formatos • Examen de formatos 45 46 47 48 49 50 50 50 51 51 51 52 52 54 54 55 55 56 57 61 61 61 63 66 67 70 71 72 73 73 73 73 74 74 75 83 85 86 86 86 86 86 86 86 87 87 88 88 88 . Diseño de formas • Propósito • Requisitos Actividades 4.2. Examen. Simbología • Signos. Del control de formas y formatos • Definición • Objetivos • Programa de control de formas • Nivel de organización • Instructivo 4. símbolos y comunicación • Tipología de los símbolos • Utilización de los símbolos Actividades Transferencia a otros contextos Capítulo 4.3.2.2. Diseño y Control de Formatos Presentación Mapa curricular 4. Procedimiento de análisis de las formas • Preanálisis • Análisis de formas • Diseño Actividades 4.1.3.1.1. Clasificación de las gráficas • De carácter estático • De carácter dinámico Actividades 3.2.3.1. Diagramación de Procedimientos Administrativos Presentación Mapa curricular 3.1.2.1.Actividades Transferencia a otros contextos Capítulo 3. Análisis de las formas • Necesidad de las formas • Definición de una forma • Principios para el análisis de formas 4.1.2.1.1.

Los manuales administrativos • Definición • Objetivos 5.2.2. Clasificación de los manuales • Por función específica Actividades 5. Estructura de los manuales de procedimientos • Datos generales • Contenido específico Actividades Transferencia a otros contextos Prácticas y Listas de Cotejo Autoevaluación Sugerencias bibliográficas Respuestas a la autoevaluación Glosario Referencias documentales 89 89 89 90 90 94 95 96 97 97 97 97 100 102 102 102 102 103 103 103 104 106 106 113 125 129 135 136 151 .1. Elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos Presentación Mapa curricular 5.2.1.• Diseño de formatos • Obtención de formatos • Programa de conservación de formatos Actividades Transferencia a otros contextos Capítulo 5.1.2. Manual de procedimientos • Definición • Objetivos • Tipos 5.

eliminación o combinación de los procedimientos empleados para ejecutar determinada tarea o conjunto de tareas. cuyo contenido se refiere a la descripción. ejecución y control de las funciones y actividades de cualquier empresa o de una de sus áreas. Aborda las simbologías empleadas para representar gráficamente los procedimientos de la oficina como una manera de hacer más accesible la ejecución ordenada de las funciones y tareas Se analiza. debido a que permite racionalizar el uso de los recursos como resultado de la simplificación. Diseño de Procedimientos Administrativos 6 . recomendable que estudies detenidamente el contenido de cada uno de ellos y realices los ejercicios y prácticas que se sugieren. Es Capítulo 4 Capítulo 3 Capítulo 2 Aborda temas relativos a los procedimientos administrativos y la oficina. Trata de cómo se debe elaborar un manual de procedimientos administrativos.I Mensaje al Alumno Capítulo 1 Este manual apoya al Programa de Estudios “Diseño de Procedimientos Administrativos” que se estudia en el sexto semestre de la carrera de Profesional Técnico-Bachiller Asistente Directivo. porque eso te permitirá contar con las competencias en diferentes necesarias para desempeñarte Capítulo 5 contextos con los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. diagramas de flujo y formatos que lo conforman. como una manera de facilitar su comprensión. El diseño de procedimientos administrativos de oficina es una herramienta sumamente valiosa para la planeación. para su aplicación en la unidad organizacional de una empresa. Este manual consta de cinco capítulos. diseña y controla distintos tipos de formatos que permitan agilizar el flujo de la información y las actividades en la oficina. Se refiere al proceso para el diseño y descripción de procedimientos.

diseñar y controlar los formatos empleados por la empresa mediante la revisión 4 permanente para mantenerlos actualizados para la simplificación de su gestión administrativa. Diseñar los procedimientos de acuerdo con la normatividad y 2 con el método para eficientar la operación de la unidad organizacional. Diagramar los procedimientos administrativos de la unidad organizacional empleando la 3 simbología apropiada y la normatividad para la optimización del funcionamiento de la empresa. se muestran a continuación: Módulo: Diseño de Procedimientos Administrativos Competencias laborales Capítulos Aplicar la metodología para el estudio y análisis de los 1 procedimientos administrativos de la oficina. Analizar. • • • • • Diseño de Procedimientos Administrativos 7 .II Competencias La relación entre competencias laborales que se desarrollarán en este manual y los capítulos en que se encuentran ellas. financieros y materiales. Elaborar el manual de procedimientos administrativos de la unidad organizacional mediante la utilización de las 5 técnicas y herramientas para la optimización de los recursos humanos.

cuadros de doble entrada y tablas Elaborar diagramas. ilustraciones y esquemas Lluvia de ideas Lectura comentada Conferencia o exposición Mesa redonda Diseño de Procedimientos Administrativos 8 .III Simbología Investigación de campo Investigación documental Actividad Individual Trabajo en equipo Ejercicios Prácticas Transferencia a otros contextos Autoevaluación Resolver situaciones problemáticas Elaboración de redes semánticas y mapas conceptuales Realización de inferencias. resúmenes y analogías Investigaciones y demostraciones Cuadros sinópticos.

1 DEFINICIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE LA OFICINA Diseño de Procedimientos Administrativos 9 .

responderlas mediante capítulo.Presentación La actividad humana. desde la más sencilla hasta la más compleja. Las actividades productivas requieren particular énfasis en el aspecto de la organización. demanda la organización de las actividades conforme a diversos criterios. ya que su propósito es ofrecerte un conjunto de métodos y técnicas que te hagan posible estudiar y analizar los procedimientos administrativos y lograr que las actividades realizadas en la oficina (a la que también podemos llamar unidad organizacional) vayan encaminadas productividad. La lógica del contenido de este capítulo te permitirá ir subiendo los escalones que te llevarán a mejorar e incrementar la Diseño de Procedimientos Administrativos 10 . algunas preguntas clave son: • • • • ¿Qué actividades tienen lugar en una oficina? ¿Todas esas actividades van dirigidas a incrementar la productividad? ¿Cómo puedes saber qué hacer primero y qué hacer después? ¿Cómo se puede desarrollar el trabajo de la oficina en orden? Éstas y algunas otras el preguntas estudio podrás de este a los resultados de aprendizaje que se aprecian en el siguiente mapa.

3. Definición de los procedimientos administrativos y la oficina. Aplicar la metodología para el estudio de procedimientos administrativos.Mapa Curricular Diseño de Procedimientos Administrativos 1. Diseño de Procedimientos Administrativos 11 . diseño y control de formatos. Examen. 2. Diagramación de procedimientos administrativos 4.2. 5. Resultados de aprendizaje 1.1. Diseño de procedimientos administrativos. así como la clasificación de los mismos. de acuerdo con las necesidades de la unidad organizacional. para dar orden al trabajo realizado en la oficina. mediante el diseño de un plan para hacer más eficiente el uso de los recursos. Elaboración del manual de procedimientos administrativos 1. Definir las características de los procedimientos.

es un conjunto de elementos interrelacionados e Inter-actuantes entre sí. que permiten realizar una actividad o un trabajo correctamente. con una serie común de pasos claramente definidos en un tiempo (sucesión cronológica). A continuación te presentamos algunas relacionadas con el ámbito administrativo: y procedimientos .Procedimiento. La palabra sistema (proviene del latín systema. para dar orden al trabajo realizado en la oficina. los sistemas y procedimientos se entienden como el conjunto de elementos integrados entre sí. que a su vez se origina del griego σύστημα). La representación de un sistema podría ser la siguiente (1): ENTORNO / MEDIO AMBIENTE PROCESO ELEMENTOS GENERALES ENTRADAS HUMANOS MATERIALES TECNOLÓGICOS RETROALIMENTACION Otra definición de sistema. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. de acuerdo con las necesidades de la unidad organizacional. Los sistemas y procedimientos implican una serie de funciones o pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo.1 Definir las características de los procedimientos. así como la clasificación de los mismos. En el campo de la administración. En administración se entiende que un sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí. El autor Álvarez Torres Martín (3).Sistema. 1.1. sea SALIDAS Diseño de Procedimientos Administrativos 12 . es decir. . lo considera como una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si para lograr un fin determinado (2) . una combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. También se entiende como procedimiento al conjunto determinado de etapas a seguir con un principio y un fin previamente establecidos. define al procedimiento como la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo.1.1. Un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma. que están dispuestos en una serie de pasos establecidos para lograr un fin.Sistemas y Procedimientos. Los sistemas administrativos • Definiciones Existen diversas definiciones de sistemas y procedimientos.

determina lo que va hacerse para después valorar lo que se ha hecho. es necesario desarrollar y conocer los campos que intervienen. las formas y medios que se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo empleados. relaciones de organización en términos de límites en la estandarización del ¾ ¾ Diseño de Procedimientos Administrativos 13 .1. ¾ Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado. proveedores) es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. actualizar los sistemas existentes para permitir evaluar su eficiencia en el logro de los objetivos establecidos. Para poder llevar a cabo su responsabilidad una unidad de sistemas y procedimientos tiene que cumplir con las siguientes funciones: ¾ Estudiar y analizar permanentemente la organización y el funcionamiento general de la empresa o áreas de estudio. Diagnosticar sobre métodos de operación así como los sistemas de información.2 Clasificación de los procedimientos Los procedimientos se pueden clasificar como sigue: Se entiende como campo de los sistemas y procedimientos al área donde se realiza el proyecto (finanzas. ventas. Para conocer más acerca de la función principal de sistemas y procedimientos. ¾ Diseñar sistemas más eficientes. dirige o administra tiene ciertas actividades que van en relación con las que realizan sus subordinados. • Campo de los sistemas y procedimientos trabajo. haciéndose posible con ello el aprovechamiento racional de los recursos humanos. la simplificación y la medición de la productividad.desempeñado con mayor eficiencia efectividad y economía. mecanizados o electrónicos. sus sistemas administrativos con el fin de proponer y en su caso diseñar. materiales y financieros. Estudiar y analizar permanentemente los procedimientos. revisar la efectividad de los que podrían considerarse como la fase final del programa de sistemas. (4) • Función de los sistemas y procedimientos La función de un sistema o procedimiento. En las instituciones. El como se hacen las cosas. las unidades de sistemas y procedimientos estudian o analizan la organización. 1. comparar las distintas opciones para seleccionar la más indicada incluyendo el estudio de métodos manuales. observando su aplicación y actualización. ¾ Revisar la implantación de nuevos métodos. Cada persona que supervisa. implantar.

etc. así como el manejo de las partes y materiales utilizados. contabilidad. etc.) Por área de aplicación Diseño de Procedimientos Administrativos 14 . Abiertos Cerrados • Sistemas y procedimientos de fábrica o taller Son aquellos identificados con la fábrica. mantenimiento. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. como son los procedimientos de manejo de documentación. aquí se clasifican los procedimientos relacionados con la producción de bienes. por ejemplo: a) b) c) d) e) Finanzas Ventas Producción Mantenimiento Recursos Humanos. (Cosas. atención al público. Quedan incluidos en esta clasificación los procedimientos (manuales o mecánicos) que se utilizan en la fabricación. de consumo. etc.Por naturaleza Esta clasificación considera a la naturaleza de los sistemas y los clasifica en cerrados o abiertos (7): a) Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea. información. construcción y mantenimiento de objetos. trabajo de oficina. En rigor. objetos. son herméticos a cualquier influencia ambiental. normas de trabajo. donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida Son los que se identifican con toda la función administrativa.De fábrica o taller. PRODUCEN SERVICIOS Áreas de aplicación Sistemas Procedimientos Naturaleza Finanzas Ventas Producción Mantenimiento Etc. PRODUCEN BIENES Productos Administrativos. Se relacionan con la producción de servicios (Trabajos que hace la gente.) • Sistemas y procedimientos administrativos Por su área de aplicación los procedimientos se clasifican considerando las diferentes áreas o departamentos de la organización. no existen sistemas cerrados. Es decir. No reciben ningún recurso externo y nada produce que sea enviado hacia fuera. proyecto de construcción. artículos de lujo. proyectos programas de trabajo. . presupuestos. etc. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados. control de producción sin importar si se realizan en la fabrica o en la oficina. operación. muebles.

Los sistemas abiertos presentan intercambio con el ambiente. Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. No pueden vivir aislados Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Intercambian energía y materia con el ambiente. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza. tiende a aumentar al máximo". Los sistemas cerrados.produciendo una salida invariable. Generalmente se clasifica a las máquinas como sistemas cerrados b) Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). de la organización y de la sociedad. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de autoorganización. aproximándose a una operación adaptativa. a través de entradas y salidas. Diseño de Procedimientos Administrativos 15 . cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía. como las máquinas. del grupo. Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización.

2. Diseña en equipo.2 Aplicar la metodología para el estudio de procedimientos administrativos. es importante saber que los procedimientos administrativos se rigen por ciertos principios. comunicar instrucciones y coordinar múltiples acciones de personas y grupos. Principios procedimientos. • Concepto de los sistemas y Los procesos administrativos son aquellos que permiten encauzar de manera efectiva a la organización hacia el logro de sus planes y objetivos. además. Investigación documental Realiza en equipo una búsqueda acerca de los principios de los sistemas y procedimientos. resúmenes y analogías Realiza individualmente un resumen del tema principios de los sistemas y procedimientos. En la práctica cotidiana. para simular los procedimientos administrativos que se efectúan en ella. el procedimiento administrativo de acuerdo con lo estudiado durante el tema 1. por equipo. se convierte en un analista y solucionador de problemas y un tomador de Diseño de Procedimientos Administrativos 16 .Entradas Medio Ambiente a Información Energía Recursos Materiales a Procedimientos de Transformación o Procesamiento de Información a Salidas Información Energía Recursos Materiales Servicios Bienes al Medio Ambiente Modelo general de un sistema abierto Actividades Realización de inferencias. Comenta en grupo dudas u observaciones acerca del tema “Principios de los sistemas y procedimientos” Investigación documental Realiza individualmente una investigación bibliográfica sobre los procedimientos de oficina Realiza en equipo una exposición acerca de la información recabada durante la investigación y dramatiza. el administrador. En la práctica cotidiana. mediante el diseño de un plan para hacer más eficiente el uso de los recursos 1. requiere ejercer autoridad. Por lo anterior.1. Los procesos y procedimientos administrativos son aquellos que permiten encauzar de manera efectiva a la organización hacia el logro de sus planes y objetivos. la base o razón fundamental por la que algo sucede de cierta manera • Definición. las actividades que se realizan en una oficina. Se entiende por principio. la persona que lleva a cabo dichos procedimientos se convierte en un analista y solucionador de problemas y un tomador de decisiones.

estará en proporción con el grado en que ella adopte los siguientes principios. estratificación jerárquica. Y organizar consiste en dotar de una estructura. arreglo. es decir. es decir. no importando que sus funciones sean diversas La estructura indica relación. requiere ejercer autoridad. ya sea en el funcionamiento cotidiano. proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es. 1.2. o de la planeación del mejoramiento administrativo. Para obtener sistemas eficientes. (8) • Objetivo El propósito u objetivo de que los procedimientos establecidos en una empresa o unidad administrativa se rijan por principios tendientes a la calidad y productividad. hay más personal. o también en la actividad de consultoría en administración. La armonía es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o contexto. por lo cual están condicionados de manera constante la vida de la organización. la situación cambia. Los elementos que requieren para subsistir un organismo son: Elementos Descripción • Partes diversas entre • Ningún organismo sí social se forma de partes iguales • Unidad funcional • Coordinación del • Estas partes diversas tienden al mismo trabajo objetivo • Para lograr ese objetivo necesitan complementarse entre sí. La estructura organizacional no constituye un problema cuando la empresa es de formación reciente. alcance objetivos y responsabilidades del programa de los sistemas Diseño de Procedimientos Administrativos 17 . diligencia y calidad. y con frecuencia se pierde tiempo en tareas sin ninguna importancia o que tienen que ver muy poco con los principios básicos de la empresa.2. La deliberación de los sistemas y procedimientos es una parte esencial de todos los procesos de administración de empresas y debe ser dinámica. o casi todas las variables relevantes para el estudio de las organizaciones modernas. que se inscriba en procesos de mejora continua. Es en este momento cuando se hace necesario recurrir a la organización. Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido al costo mínimo. se debe encontrar en constante movimiento. La dinámica o dinamicidad implica la presencia de elementos de energía activa y propulsora que lleven a una oficina u organización al desarrollo de una terminada actividad con presteza. Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura. La organización ayuda a suministrar los medios para que el personal desempeñe sus puestos. por que siempre hay exceso de trabajo. Principios procedimientos de los sistemas y El concepto positivo que se tenga de los sistemas y procedimientos en cualquier empresa. comunicar instrucciones y coordinar múltiples acciones de personas y grupos. de un plan o de un modo de funcionamiento. Con el crecimiento. El modelo sistemático incluye todas. Tales procesos sociales implican grados diversos de influencia entre personas y grupos. y en general todas las actividades que se realicen se encuentren orientados por reglas que permitan que dicha empresa sea cada vez mejor. las responsabilidades de cada unidad en la organización deben constituir un grupo armónico y lógico de requerimientos para así cumplir con los objetivos de la empresa. es precisamente que los bienes o servicios que se produzcan. además.decisiones. Los planes de acción. disposición orgánica.

es una función continua y repetida que puede dar resultados benéficos. puedes aplicar lo que has aprendido? Solo piensa esto: En nuestra vida hemos oído la palabra sistema en los más diversos conceptos y temas. El perfeccionamiento de los sistemas y procedimientos por medio de la simplificación. por equipo. etc. La fortaleza de un sistema puede residir en su flexibilidad y habilidad para soportar y adaptarse a los cambios normales de la empresa. Actividades Realización de inferencias. Realiza individualmente una investigación bibliográfica sobre los procedimientos de oficina Realiza en equipo una exposición acerca de la información recabada durante la investigación y dramatiza. La delegación de responsabilidades y el establecimiento de procedimientos no deben ser afectados por las habilidades particulares o por las personalidades de los diferentes miembros de la empresa Un sistema de control debe ahorrar por lo menos el monto de dinero que cuesta. para simular los procedimientos administrativos que se efectúan en ella. sistema de ecuaciones lineales. la flexibilidad y la permanencia son paralelas. Transferencia a otros contextos ¿En qué otros escenarios. Elaboración de redes semánticas En parejas o tríos elabora un mapa mental con el concepto elementos y características de los procedimientos administrativos Diseña en equipo un procedimiento administrativo de acuerdo con lo estudiado durante el tema sobre algún proceso que todos los integrantes del equipo definan. Pero es importante plantearnos todos aquellos contextos en donde nos podemos encontrar sistemas y procedimientos: Diseño de Procedimientos Administrativos 18 . sistema respiratorio. las actividades que se realizan en una oficina. modernización y expansión.y procedimientos de la empresa presentarse por escrito y con claridad. Investigación documental Realiza en equipo una búsqueda acerca de los principios de los sistemas y procedimientos. En el diseño se debe tratar de calcular errores para que sean descubiertos y corregidos automáticamente. En el diseño de un sistema deben ser considerados los posibles errores del personal así como las imperfecciones del equipo. además de los estudiados en el Colegio. deben La sistematización de todas las funciones requeridas para cumplir con los objetivos de una empresa debe ser delegada a determinados grupos de la organización. sistema educativo. resúmenes y analogías Realiza individualmente un resumen del tema principios de los sistemas y procedimientos. Un sistema debe ser tan flexible como sea posible. sistema de inyección de tinta.

que lo hacen todo. y también las pantallas de las computadoras frente al papel. archiveros repletos. que trabajando conjuntamente con la red telefónica permitirá que los ordenadores estén conectados con todo el mundo a través de las líneas de alta capacidad. pero dentro de poco escucharán sólo las instrucciones de la voz. Se cree que la oficina del próximo siglo tendrá dos pilares fundamentales: las comunicaciones -internas y externas-. La puesta al día de la nueva oficina implica así aceptar dos conceptos tan opuestos como lo global y lo integrado. se guarda hasta el día siguiente. que tienden a la globalización del trabajo a través de las nuevas tecnologías. con una gran mesa despacho y un oficinista pegado al teléfono. la impresora o el escáner. Frente a la oficina del 'átomo' (de lo sólido. Al llegar a la oficina se abre una taquilla y se extrae la mesa con la máquina. Cada trabajador podrá tener en su mesa un ordenador PC. Los espacios son abiertos. que tienen relaciones entre sí localizadas en un cierto medio ambiente. casi sin máquinas a la vista. de de de se ¿Qué sistemas tecnológicos se incorporarán a las oficinas del mañana? Ya desde nuestros días se empiezan a llevar los pequeños equipos informáticos integrados. de lo tangible) se está pasando a la oficina del 'bit' (lo inmaterial. De momento trabajan siguiendo las órdenes del teclado. los ejecutan. Como alternativa al fax se impone el correo electrónico. ¿Cuáles serán los nuevos procedimientos laborales que tendrán que establecerse en estos casos? Otro aspecto. de acuerdo con un cierto objetivo. Al terminar. y la ofimática integrada. La imagen de una estancia saturada expedientes. desde luego involucra distintos Diseño de Procedimientos Administrativos 19 . máquinas escribir y fotocopiadoras. como la copiadora. o el maletín con el portátil. se comunican con otros ordenadores y se deshacen del material inservible. su organización y el trabajo que en ella se realiza. El espacio de la oficina se diseñará en función de su entramado informático. Las empresas de tecnología punta (caso de Ericson. Imagínate un cambio en el tiempo y la importancia de analizar los sistemas y procedimientos de una oficina del futuro: Se dice que actualmente que (5) el concepto tradicional de oficina está cambiando.En el universo existen millones de diferentes sistemas La oficina en sí. lo virtual). definen un sistema ¿Las oficinas de hoy siempre serán las mismas? Una oficina es una estructura u organización que podemos analizar como un todo y descubrir la relación que guardan sus partes entre sí. Estos pequeños equipos procesan datos. en Suecia) han sido las primeras en implantar el nuevo concepto de oficina. que aúna en un solo equipo las funciones que ahora desempeñan varios aparatos. está volviendo anticuada. dando ejemplo a las menos avanzadas. Podemos identificar los elementos que constituyen el sistema de una oficina como un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos. ¿Los procedimientos para controlar asistencia y puntualidad serán iguales? Otro concepto futurista de la oficina incluye a la “Oficina Móvil” que. la digitalización. ha penetrado en el mundo de la oficina.

cuyo objeto es la informatización de cualquier papel que aparezca en la oficina. libretas. Mientras las nuevas tecnologías de la informática auguran poco trabajo para las secretarias. Pero el principal soporte de la nueva oficina será el ordenador. ¿Y qué pasará con las secretarias? Diseño de Procedimientos Administrativos 20 . La estrella. una tarjeta de comunicaciones y un teléfono móvil. Algunos sólo pesan medio kilo. De forma que si un arquitecto necesita hacer proyectos sobre el terreno.procedimientos y sistemas. De hecho. están proliferando las empresas que diseñan sistemas y proyectos de gestión de documentos. archivadores. al mismo tiempo. Es importante identificar y saber estudiar los sistemas y Procedimientos en diferentes contextos porque esto nos permitirá ir adaptándonos a los cambios que traerá el futuro ¿Cómo se procederá a “archivar” y conservar información importante? Las oficinas actuales son una fuente inagotable de papel: folios. su ordenador le permita tomar fotografías y enviarlas a su despacho. es el escáner. competencias laborales y actitud mental asertiva. en las distintas asociaciones y grupos de secretarias en el mundo aseguran que esta figura no desaparecerá nunca. con las mismas prestaciones que un PC de mesa. son conscientes de que el sector está cambiando y de que será necesaria cada vez más capacitación. Ya existen en el mercado equipos muy potentes y de reducidas dimensiones. Pero. pero ¿qué es la oficina móvil? La oficina móvil se compone de una laptop. armarios y hasta almacenes repletos. en este caso. el usuario puede conectar con cualquier parte del mundo y enviar y recibir información. A través del teléfono. Varios expertos barajan la posibilidad de acoplar los portátiles a cada profesión.

2 DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Diseño de Procedimientos Administrativos 21 .

la determinación de tiempos de realización. La lógica del contenido de este capítulo te permitirá ir subiendo los escalones que te llevarán a los resultados de aprendizaje que se aprecian en la tabla y el esquema siguientes. Por lo tanto. Por otro lado. Es decir. un procedimiento administrativo es una sucesión cronológica de una serie de operaciones que se interrelaciona y son dependientes una de otra. para optimizar los resultados de la empresa.Presentación Ya has estudiado cómo es necesario conocer los sistemas y procedimientos para identificar el orden que sigue el trabajo o las actividades en una oficina o empresa. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal. Su propósito fundamental consiste en lograr que las operaciones de naturaleza repetitiva se desarrollen siempre en la misma forma. y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal. oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. los procedimientos administrativos constituyen planes para llevar a cabo actividades de acuerdo con una secuencia cronológica que resulta ser la más eficiente entre diversas alternativas. se debe aplicar exactamente en los mismos términos que fue ideado. en este segundo capítulo el propósito es que tú seas capaz de diseñar nuevos procedimientos administrativos o rediseñar los ya existentes. facilitar sus labores. el uso de recursos materiales y tecnologías. en consecuencia. pero habrá casos en que no sea así. permitiendo. Con ellos podemos corregir errores en el proceso y simplificar las actividades. de acuerdo con las políticas y con los métodos de operación. al tener que cumplir una tarea tan importante. y seguramente habrás identificado algunos que permiten la productividad y el logro de los objetivos de la institución. La importancia de los procedimientos administrativos es que nos permiten realizar las tareas de una manera consecutiva y nos indican los pasos a seguir. por lo tanto un procedimiento. sin alteraciones ni deformaciones. los procedimientos administrativos permiten dar una visión general de las tareas del área administrativa al personal de nuevo ingreso y. De acuerdo con Jorge M. Diseño de Procedimientos Administrativos 22 . obtener un producto o servicio. Hernández Juárez (1). mediante un método o forma determinada de ejecución. para lograr así los mejores resultados en cada función concreta que desarrolle una empresa. Los procedimientos son los principios fundamentales en que está basado el control de la estructura de una dependencia. En esos casos tendrás que construir nuevos procedimientos o modificar los que ya existen.

diseño y control de formatos. Diseñar los procedimientos administrativos de la oficina. 5. Diseño de Procedimientos Administrativos 23 . Diseño de procedimientos administrativos. Diagramación de procedimientos administrativos 4. Implantar los procedimientos diseñados o rediseñados.2. de acuerdo con la normatividad establecida. 3. 2. Examen. Elaboración del manual de procedimientos administrativos 2. de acuerdo con el método elegido.Mapa Curricular Diseño de Procedimientos Administrativos 1. para agilizar la realización de las actividades. Definición de los procedimientos administrativos y la oficina. Resultados de aprendizaje 2.1. para asegurar su funcionalidad.

2. con un principio y una finalidad previamente determinados. por ejemplo: Para su diseño. En administración. El establecimiento del mejor método dependerá.1 Diseñar los procedimientos administrativos de la oficina. el concepto de secuencia es semejante ya que involucra a un conjunto de actividades cronológicamente relacionadas. los procedimientos deben observar una estructura básica que incluye la inclusión de las siguientes partes: ACTIVIDADES 1) Recibir requerimientos FUNCIÓN Compra de materiales 2) Cotizar precios Etc. actividades que ocurren en una sucesión de tiempos.1. Es decir. de acuerdo con la normatividad establecida. en todo caso de las características de la empresa y de los resultados que se espera obtener a partir de la aplicación de un procedimiento en concreto.1 Estructura de los procedimientos • Actividades Son la cantidad de trabajo específico que debe realizar una persona para realizar una o varias funciones (2). para agilizar la realización de las actividades 2. - Métodos - Secuencia Por método entendemos una serie de pasos sucesivos. En matemáticas se dice que “una secuencia es una concatenación de símbolos obtenidos a partir de una sucesión (3). Diseño de Procedimientos Administrativos 24 . El método es un orden que se debe imponer a los diferentes procesos necesarios para lograr un fin dado o resultados.

y el comportamiento organizacional puede ayudarles a lograr dicho propósito. el comportamiento organizacional es valioso para examinar la dinámica de las relaciones en grupos pequeños. por lo que. y desarrollar cierta actividad humana en el trabajo. al menos en parte. y cuáles se caracterizarán por ausentismo. Aunque ello es posible. También facilita su comprensión de la complejidad de las relaciones interpersonales. El comportamiento organizacional trata de identificar maneras en que los individuos pueden actuar con mayor efectividad. Necesitan mejorar los resultados mediante sus acciones y las de sus trabajadores. los administradores tendrían la capacidad de predecir cuáles empleados serán dedicados y productivos. Formas Con la complejidad del entramado empresarial y de los procesos de producción que aparecen Diseño de Procedimientos Administrativos 25 . Un segundo objetivo es entender por qué las personas se comportan como lo hacen. organismos de gobierno. Pero también es una ciencia aplicada. El comportamiento organizacional brinda un conjunto útil de herramientas en muchos niveles de análisis. como por ejemplo en las áreas de ingeniería y ventas. los administradores interesados. entender. los administradores se interesan en las relaciones intergrupales que surgen. En teoría. Se aplica de manera amplia a la conducta de las personas en todo tipo de organizaciones. tanto en equipos formales como en grupos informales. Por ende. Los objetivos del comportamiento organizacional son: El primer objetivo es describir sistemáticamente cómo se comportan las personas en condiciones distintas. escuelas y organizaciones de servicios. Los administradores son responsables de los resultados de rendimiento. les interesa de manera vital tener efectos en el comportamiento. Los administradores se frustrarán mucho si sólo pudieran hablar acerca del comportamiento de sus empleados sin entender las razones subyacentes. Los administradores tienen que recordar que el comportamiento organizacional es una herramienta humana para beneficio de los seres humanos. ya que la información sobre prácticas efectivas en una organización puede extenderse a muchas otras que tengan similares características. el desarrollo de habilidades. como empresas. ya que las acciones de los administradores están sujetas hoy a revisiones profundas. Por ejemplo. El objetivo último del comportamiento organizacional es controlar. predecir y mejorar la administración del comportamiento humano. En el nivel siguiente. Algunas personas temen que las herramientas del comportamiento organizacional se usen para limitar su libertad y privarlas de sus derechos. Cuando es necesario que dos grupos o más coordinen sus esfuerzos. Predecir el comportamiento futuro de los empleados es otro objetivo del comportamiento organizacional. retardos o conducta perturbadora en determinado momento (de modo que sea posible emprender acciones preventivas). El comportamiento organizacional es una disciplina científica a cuya base de conocimientos se agrega constantemente una gran cantidad de investigaciones y desarrollos conceptuales. en las que interactúan dos personas (dos compañeros de trabajo o un par formado por un superior y un subordinado). el trabajo de equipo y la productividad de los empleados. también resulta improbable. ayuda a que los administradores observen el comportamiento de los individuos en la organización.- Comportamiento organizacional Se conoce como comportamiento organizacional (4) al estudio y aplicación de los conocimientos acerca de la forma en que las personas — individual y grupalmente— actúan dentro de las organizaciones. Donde haya organizaciones. existe la necesidad de describir. Lograrlo permite que los administradores se comuniquen con un lenguaje común respecto del comportamiento humano en el trabajo. aprenden a sondear en busca de explicaciones.

después de la revolución industrial, surgieron nuevas formas de control de la producción y del trabajo que dieron lugar a las modernas formas de sistematización en las organizaciones. En general, en esta etapa, se destacan dos formas: 1) El Taylorismo Es una forma de organización que busca establecer procedimientos para lograr lo que denominaba” la administración científica del proceso productivo en la empresa”. La idea se propuso en 1911 la obra "The Principles of Scientific Management", (Los principios de la administración científica) de F. Taylor que planteaba la importancia de la especialización de las funciones en el trabajo y la estandarización de los procedimientos a seguir.

Cadena de montaje de Ford El trabajo en cadena fue aplicado con éxito en las fábricas de automóviles de Henry Ford y por ello se le denomina “Fordismo”. En realidad constituye una aplicación rigurosa del Taylorismo y significa la especialización máxima del trabajo, “la optimización de los rendimientos y el abaratamiento de las mercancías” (25), eso permitió en su tiempo el acceso a los automóviles Ford a un número cada vez mayor de consumidores. Para ver una Cadena de montaje de Ford, modelo T abre el siguiente link http://www.youtube.com/watch?v=0k7YXc8G8s&eurl=http://www.claseshistoria.com/revolucionin dustrial/2formasorganizacion.htm

F. W. Taylor (24) A partir del estudio de la forma que empleaban los trabajadores más productivos en las distintas empresas y el riguroso cronometraje de sus acciones, F.W. Taylor llegó a la conclusión de que la actividades y tareas debían realizarse con el menor esfuerzo y el menor tiempo eliminando pasos innecesarios y movimientos duplicados o que no eran importantes a fin de reducir los costos de fabricación. El trabajador debería trabajar en un ambiente propicio, sin distracciones y contar con todos los recursos necesarios a su disposición y fácil alcance. Taylor establecía que el trabajo intelectual y el manual deberían estar separados, ya que al primero le correspondía organizar, dirigir y supervisar al trabajo manual. 2) El Trabajo en Cadena (“Fordismo”)

Estas dos formas en que se realizaron los procedimientos de producción rompieron con los métodos del pasado en los que el trabajo era más bien artesanal y los trabajadores no eran especializados, es decir, no intervenían en una parte del proceso de producción, (por ejemplo: soldar piezas) sino que se dedicaban a todo el proceso (por ejemplo: fabricar todo el producto). Aunque la implantación de las dos formas organizacionales citadas anteriormente dieron origen a serios problemas económicos y sociales pues implicaban la deshumanización alienante del espacio de trabajo, también son el antecedente del diseño de procedimientos y, paradójicamente, del reclamo de mejores condiciones de trabajo a partir de la limitación de las cargas de trabajo y de las áreas de responsabilidad

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Para ver un fragmento de película que crítica a las formas de organización antes citadas abre el siguiente link: http://www.youtube.com/watch?v=YO86Bepf5Y&feature=related Tiempos Modernos (1936). Escena de la película Áreas de responsabilidad.

La autoridad así formada a dado origen a la expresión “autoridad de línea”. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. Un superior manda directamente a los subalternos; y esta es la esencia de la autoridad lineal. Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar. Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos, existe la “autoridad staff”. En la mayoría de las empresas, el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar ordenes”. Como ejemplo de la interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama

Las unidades administrativas están constituidas por áreas de responsabilidad o unidades orgánicas. Estas áreas constituyen cada una de las partes de la organización, de su estructura; son las que agrupan las funciones, las actividades, las personas y representan los niveles de autoridad de responsabilidad y de jerarquía. Relaciones

Las relaciones (7) permiten realizar las funciones y las actividades y además, aprovechan la división del trabajo, preservan la autoridad y las respectivas jerarquías. Entre las relaciones y las unidades existe una interacción de influencia. Las relaciones a las cuales nos referimos son las de carácter formal; pero en las organizaciones existen otras relaciones de contenido diferente. Las relaciones pueden ser: 1. Formales. (8) Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura organizacional, y que permiten efectuar las funciones y actividades, establecen la autoridad y las jerarquías, o sea, las relaciones entre superiores y subordinados, entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes, entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno, por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste, quién a su vez la delega a otro, y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica.

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Autoridad lineal y staff (9)
Informales (o no formales). Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional, pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados. Generalmente las relaciones no formales no aparecen en los diagramas institucionales De coordinación. Las relaciones de coordinación existen entre áreas de igual nivel de responsabilidad en una organización De ámbitos de competencia. Las relaciones de ámbitos de competencia existen entre áreas cuyas responsabilidades les corresponden con exclusividad.

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• Políticas Las definiciones existentes de política organizacional la enfocan básicamente al uso del poder para influir en la toma de decisiones de la organización (17). “Para nuestros fines definiremos la conducta política en las organizaciones como las actividades que no se requieren como parte de la función formal de la organización pero que ejercen

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La finalidad de un procedimiento consiste.una influencia. Proceso procedimientos. c. en elegir una alternativa entre las disponibles. Ajustar el control a la luz de los resultados del control. Las políticas de decisión están relacionadas con la implantación del procedimiento (14). básicamente. e. d. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. para el diseño de Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Las políticas en consecuencia son las actividades dirigidas al ejercicio del poder dentro de la organización. las políticas de decisión estarán dirigidas a la solución o prevención de problemas de la organización respectivamente. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. f. Pueden presentarse discrepancias. h. Las políticas de decisión consisten. Son actividades importantes dentro de las políticas de control. Comparar los resultados con los planes generales. malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. Diseño de Procedimientos Administrativos 29 . 2. Las políticas de operación en una organización. Establecer un buen plan. La toma de decisiones implica realizar una elección entre las alternativas o formas procedí mentales para resolver diferentes situaciones que se presentan a la organización. se encuentran relacionadas con los siguientes factores: ™ Asignación de recursos ™ Oportunidad de movilidad dentro de la organización ™ Especificación de funciones ™ Sistemas claros en la evaluación del desempeño ™ Prácticas de reconocimiento y motivación para el trabajo ™ Promoción del desempeño laboral De control b. distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. De operación Las políticas de operación definen áreas a través de las cuales se “operará” o ejercerá el poder. y al hacerlo determinan cuáles son los niveles jerárquicos de la empresa en donde se tomarán las decisiones más relevantes para ésta. en este caso. a) Asegurarse de que sean respetadas las políticas del organismo. o implantar un procedimiento desarrollado a fin resolver un problema actual o potencial. las siguientes: a. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. Comunicar cuales son los medios de medición. de un grupo de personas u organizaciones. o pretenden ejercerla. De decisión Una decisión es el producto final de un proceso específico. en este sentido. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.2. g. en actuar de modo que las operaciones se realicen siempre del mismo modo.1. en la distribución de ventajas y desventajas en la empresa”. La necesidad de garantizar una regla rígida para la uniformidad de tratamiento de las operaciones periódicas tiene su razón de ser en algunos motivos fundamentales. b) Reducir errores operativos.

Diseño de Procedimientos Administrativos 30 . tanto por los usuarios como por los responsables de su tratamiento informático. Útil para su informatización.Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiadas rápidas. que describa todo el proceso y englobe la mayoría de los pasos de que consta el procedimiento. es decir. de manera que se adapte en la medida de lo posible a las técnicas establecidas por la Informática para el análisis previo de los procedimientos. Fácil comprensión. lo cual comprensión y puesta en práctica. si éste se tramita desde su inicio hasta el final en la unidad o. si por el contrario. f) Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos. e) Reducir el período de capacitación de los nuevos empleados. cuáles forman parte de un proceso en particular. Una vez que se ha elaborado el inventario de procedimientos. que el orden de los diferentes pasos en el diagrama coincida con el orden real de tramitación. mediante un sistema que debe reunir una serie de requisitos mínimos (16) Integral y exhaustiva. duran cierto período de tiempo y posteriormente desaparecen. Precisión y brevedad. d) Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional. Empleo de técnicas homogéneas de diagramación. es decir. Duran mucho más que las operaciones que en ellos se realizan 7) Procedimientos estables: Sus propiedades y operaciones no varían esencialmente o lo hacen solo en ciclos repetitivos. Una clasificación de los procedimientos incluye lo siguientes rubros: 1) Procedimientos naturales: Son los existentes en el ambiente natural sin que intervenga el ser humano para su creación 2) Procedimientos artificiales: Son los creados por el hombre dentro de una organización 3) Procedimientos sociales: Son aquellos que se encuentran Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin común. 8) Sistemas inestables: No son constantes y se modifican u observan ajustes dependiendo de factores tales como tiempo y recursos. • facilita su Clasificación de los procedimientos Designamos por inventario de procedimientos a la relación sistemática de los procesos cuya tramitación es competencia de una determinada unidad. Identificación de cada tarea con el responsable encargado de su ejecución. • Inventario de procedimientos c) Secuencialidad. es parte integrante de una tramitación más compleja que implica a otras áreas de responsabilidad o ámbitos de competencia. 4) Procedimientos hombre-máquina: Describen la relación del operador con un equipo determinado 5) Procedimientos temporales: Se refiere a aquellos que tienen una duración perentoria. es decir. pero con el nivel adecuado de flexibilidad que nos permita adecuar el método a la diversidad de trámites y circunstancias que puedan surgir. es necesario llevar a cabo una descripción de los mismos. 6) Procedimientos permanentes: Son aquellos en que el factor tiempo es más constante. (15) El inventario de procedimientos implica detectar dentro de todo el conjunto de tareas que lleva a cabo determinada organización o departamento.

.... El análisis se basa en hacer una serie de preguntas. que incorporan para su realización procedimientos • Selección de los procedimientos unidad administrativa y los resultados que se obtienen.. etc. Eliminar las demoras con el mismo fin de tiempo... eliminar las operaciones y la papelería innecesaria. con el fin de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades. Lugar: ¿Dónde se hace?….. En estas preguntas se trata de obtener la información sobre la estacionalidad y secuencia de trabajo. Existen objetivos secundarios que se refieren a: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Eliminar operaciones. ¿Es necesario hacerlo ahí?. 10) Procedimientos supraordenad: Consisten en procedimientos extremadamente complejos. Cada pregunta se puede ampliar en: ™ ™ ™ ™ ¿Qué? ¿Por qué? ¿Podría? ¿Debería? El objetivo general de todo estudio y análisis de procedimientos es simplificar los métodos de trabajo. Sucesión: ¿Cuándo se hace?…. difícil fluidez de trámites... amontonamiento. En este tipo de preguntas se cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la Diseño de Procedimientos Administrativos 31 . Medios: ¿Cómo se hace?….. Persona: ¿Quién lo hace?…. de igual forma. Preguntas que se refieren a los métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo. • Recolección y estudio de la información La operación para recolectar y estudiar la información es básicamente lo que denominaremos un análisis. Se trata de definir a las unidades administrativas que intervienen en el procedimiento y al factor humano.. Cambiar el orden de las operaciones para lograr una mayor eficiencia. combinándolas entre sí o suprimiéndolas..Adecuar funciones y responsabilidades. Eliminar transportes innecesarios o reducirlos al mínimo para ahorrar tiempo..El propósito es eliminar partes innecesarias. También se busca la justificación de la existencia de un trabajo o de su procedimiento.Simplificar la operación. Es más económico de esta forma?. y la manera en que se han adoptado y aplicado en la unidad administrativa.. ¿Podría hacerlo mejor en persona?.9) Procedimientos subordinados: Implican procedimientos inscritos en un sistema original de referencia. Centralizar las inspecciones en los puntos clave. se pretende conocer el propósito de las actividades que integran el procedimiento.. entre otros. la funcionalidad de los locales y la distribución interna de los espacios en relación a las actividades del personal. Este lleva a mejorar la calidad del procedimiento. con el fin de determinar las actividades estrictamente necesarias para realizar cierto trámite o proporcionar un servicio. así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad..Ordenar de nuevo la sucesión o cambiar el orden de las operaciones. Cambiar cuando sea necesario.. reducir costos. ¿Qué se hace?…… ¿Es necesario hacerlo?. ¿Es necesario hacerlo entonces?. ya sea como individuos o como grupos y sus aptitudes en la realización de una tarea específica y actitudes que adopta en la realización del trabajo.. Estas preguntas se refieren a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas.. Eliminar estacionamientos aparentemente necesarios para evitar los cuellos de botella que propician....

para simular los procedimientos administrativos que se efectúan en ella. Una vez contestadas las preguntas que se plantean en el punto anterior. acerca del rediseño de procedimientos administrativos.2. Posteriormente se Diseño de Procedimientos Administrativos 32 . En el punto 2. para asegurar su funcionalidad. se anotarán los datos que sean recabados en la observación del área de trabajo y en el modo de trabajar prácticamente. etcétera. folletos. elaborando en comparación en el actual y demostrando las ventajas en ahorro de operaciones y simplificación de las mismas. una búsqueda en Internet revistas. deberá ser redactado y diagramado el procedimiento propuesto. En este sentido. eliminación de las demoras innecesarias. 2. Actividades Realización de inferencias.1 Desarrollo de la propuesta. lográndose esto al establecer los procedimientos que indican las rutinas fijadas para la resolución de los diferentes aspectos del trabajo. resúmenes y analogías Elabora un resumen del tema estructura de los procedimientos. • Diseño de procedimientos bibliográficas que aparecen en el apartado correspondiente de este manual o las que tu consideres necesarias).1 de este manual se detalla cada uno de ellos. Una vez registrados los datos del procedimiento. algunas de las actividades que se realizan en una oficina.2. Investigación documental Realiza en equipo. ordenamiento de las inspecciones. se llevará a continuación un proceso de síntesis a través del diseño de un procedimiento administrativo. la naturaleza del procedimiento se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la línea del menor esfuerzo. según los objetivos y políticas de la dependencia. integrado en un equipo. Para el registro de los datos se deben utilizar las técnicas de la entrevista dirigida y de la observación directa. son tantos los problemas que integran en procedimiento que el analista deberá detectarlos en habilidad y rapidez. ¿qué hacer?. es decir. Dramatiza.2 Implantar los procedimientos diseñados o rediseñados. 2. en el trabajo diario evitar estar decidiendo a cada paso. Registrar los datos relativos al procedimiento. Seleccionar el procedimiento a ser estudiado y analizado. realizar el estudio y análisis de procedimientos y para ello es necesario que sean observados los siguientes lineamientos: 1. • Selección de alternativa a implantar A partir del análisis efectuado de la información. ¿cómo hacerlo?…. deberán ser revisados para asegurarse que están todas las operaciones. artículos y libros de reciente edición. reducción de transportes de éstos. reducción de transportes y distancias de los mismas. Es importante para determinar o seleccionar qué procedimiento debemos de implantar. El diseño de procedimientos incluirá la elaboración de gráficas o manuales (19). 2. etc. Desarrollar el procedimiento más adecuado.Quizá algunas preguntas resulten en tanto sencillo plantearlas. es importante saber qué alternativa es necesario implantar. Existen básicamente dos tipos de diagramación (20): de flujo (ANSI) y de bloque. según lo requiera el caso. (puedes consultar las sugerencias Antes de proceder a cualquier cambio en la empresa. de acuerdo con el método elegido.. sin embargo.

también deben especificarse en el proyecto de procedimiento. Durante el levantamiento de datos. se le añade algo o se le elimina. ™ Actividades dinámicas. sólo se diagrama el flujo de las formas.diagramará. • Revisión de la propuesta en cuanto a práctica Para efectuar una revisión de la propuesta en cuanto a práctica. se modifica. El análisis se debe iniciar por las últimas operaciones. En el primero son diagramadas las operaciones que se presentan en el procedimiento. el analista deberá tener mucho cuidado para no desviarse de la línea que se fijó. - Diseño de Procedimientos Administrativos 33 . ya que no deben quedar operaciones inconclusas dentro de un procedimiento. El procedimiento de los análisis de ajuste es similar al seguido para la recopilación de información (18). sino que queda almacenado o inactivo por alguna espera. Los puntos que debe presentar un Proyecto de Procedimiento son los siguientes: Objetivos: Constituyen la descripción de la finalidad del procedimiento. o pretenden ejercerla. con el fin de observar gráficamente el flujo de las operaciones y el de los documentos. utilizando lo símbolos mencionados anteriormente. Aquéllas en que algo del procedimiento. como su nombre lo indica. de las cuales no se puede prescindir. Generalmente a la par del objetivo. uso y devolución de material bibliográfico y hemerográfico. • Proyecto de procedimiento El proyecto de procedimiento es un documento que. los alcances que tendrá éste. y en el segundo. impliquen o no. b) Aplica a la reinscripción del segundo semestre en adelante c) Aplica al servicio uso externo de biblioteca de determinado plantel Responsabilidades: Se refiere a las áreas de responsabilidad y toma de decisiones que estarán involucradas en el procedimiento que se proyecta. por ejemplo Director de Plantel. el uso de formas de documentos. Políticas: Implican a las actividades que no se requieren como parte de la función formal de la organización pero que ejercen una influencia. etc. es decir. quiénes intervienen en él. las demás. por necesarias que sean se consideran poco productivas. en todo procedimiento podemos distinguir dos actividades básicas: a. cuáles serán sus alcances. en la • Ajustes Para ajustar el procedimiento es necesario realizar un análisis de ajuste. su distribución. y ™ Actividades de salida Las actividades dinámicas son las operaciones verdaderamente productivas. por ejemplo: a) Definir los lineamientos para la elaboración de un sistema de gestión de la calidad b) Determinar las etapas del proceso de reinscripción c) Establecer los procedimientos para la solicitud. significa una acción preliminar al establecimiento del procedimiento mismo. ya que implican almacenamientos y demoras que significan inmovilización de recursos. Jefes de departamento. Incluye también una descripción general del procedimiento. El proyecto permite plantear en qué pretende radicar el procedimiento. b. Las primeras categorías se pueden dividir en: ™ Actividades preparatorias. Aquéllas en que no le ocurre nada. por ejemplo: a) Aplica a todos y cada uno de los documentos internos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa.

el equipo e instrumentos que se utilicen en cada caso. Una vez autorizado el contenido del manual general el número necesario de copias controladas para proceder a su difusión. se representa por medio de columnas verticales. los diagramas de flujo permiten conocer cómo se interrelacionan las diferentes unidades administrativas que intervienen en un procedimiento. cada persona. pudiendo llegar a ser inútil. en su caso lo aprueba. incorpora la colaboración de los responsables de área. Para la elaboración de los diagramas de flujo se utiliza la simbología ANSI (Análisis de Sistemas). Descripción del procedimiento: descripción del procedimiento implica elaboración de un documento en donde detallarán las acciones a realizar. Responsable Representante de Dirección General La la se el responsable de cada acción o grupo de acciones (o actividades) y la relación secuencial que guardan entre sí.4. Asimismo. cuando así lo considere necesario. 1.3. es importante advertir que entre más se precisen los procedimientos. No. secuencias de las operaciones y se conocen los documentos que son utilizados. En suma. puesto o unidad administrativa que tiene relación con el procedimiento. se ajustan a lo siguiente: También se conocen como formas de diagramación con simbología ANSI (de flujo) (21) Los diagramas de flujo presentan una visión del modo como fluye y se disminuye el trabajo. Para Gustavo Quiroga Leos (22). Revisa el contenido del trabajo y lo corrige o modifica o. el documento es menos manuable. Un diagrama de flujo es la representación simbólica y pictórica de un procedimiento administrativo. Representante de Dirección General Director General la - Representante de la Dirección General 1.5. Anexo I de este documento. Las formas de representación. 1. de igual modo. A continuación aparece un ejemplo de la descripción de un procedimiento de “elaboración de documentos” (26) la 1. Para su elaboración considera su captura en el formato establecido por la Gerencia de Sistemas. se indican las Diseño de Procedimientos Administrativos 34 .2. el diagrama de flujo representa en forma gráfica la secuencia que siguen las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.1. Envía el documento para su revisión y autorización al Director General. que nos permite representar con mayor claridad las operaciones del proceso. Subdirectores/ Jefes de departamento Flujogramas Actividad Elabora el proyecto de manual de gestión de la calidad bajo la dirección del coordinador de asesores y. Muestra las unidades orgánicas (procedimiento general) o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) para cada operación descrita y puede indicar además. Directores de área. lo cual se hace de manera simplificada. Leen y difunden el contenido del manual entre el personal que está bajo su responsabilidad. Aquí. en la mayoría de los casos.distribución de ventajas y desventajas en la empresa. 1.

Anexo de documentos.SIMBOLO REPRESENTA Actividad combinada. cerrándose la descripción con el signo de interrogación. Marca el fin de la participación de un documento o material en un procedimiento. Destrucción de documentos. Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño. Decisión. identificando dos o más alternativas de solución. Conector de procedimientos. hacia dónde va y al principio de la siguiente hoja de dónde viene. Conector de hoja en un mismo procedimiento. con la salvedad de emplearse en otros procesos. se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder. Es importante anotar. Archivo temporal. Archivo definitivo. dentro del símbolo se anotara la letra “A” para el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no. Para fines de mayor claridad y entendimiento. el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va. Se utiliza cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un periodo de tiempo indefinido. para después utilizarlo en otra actividad. el cual permite identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento. el cual muestra al finalizar la hoja. Diseño de Procedimientos Administrativos 35 . por lo que se procede a archivar de manera definitiva. Representa el destino final del documento cuando por diversas causas ya no es necesaria su participación en el procedimiento en estudio. Indica que dos o más documentos se anexan para concentrarse en un solo paquete. Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otros. significa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación. Se utiliza en los casos en que un mismo paso se realiza tanto para una operación como para una verificación. dentro del símbolo.

El cuadro es utilizado como símbolo de inspección. se interrumpe la secuencia. En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien. Cuando por necesidades del procedimiento. cuando se examine una acción. Interrupción del proceso. Formato no impreso. una forma o una actividad. cuando se requiera indicar el número de copias de formatos utilizados o que existen en una operación. el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria. Indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no está impreso. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están utilizando en el área. inspección o actividad combinada. indica tiempo sin actividad. en el caso de graficarse un original se utilizará la letra “O”. Línea de guiones. se marcará en el ángulo inferior derecho un triángulo negro. El caso usual. y se anota después de cada operación. debe dirigirse a uno a varios formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite. Inicio o final del proceso. esta disposición se ejercerá cuando el juego de los formatos siga un mismo flujo. y cuando se termine se escribirá la palabra FIN. pudiendo ser un machote. cotejar o conciliar la información. invariablemente. Línea continúa. Señala el principio o terminación de un procedimiento. si se desconoce el numero de copias en el primer símbolo se anotará una “X” y en el último una “N”. las demás especificaciones para su uso son iguales. Su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical y puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad. listados. después de la primera se deja una sin numerar y la última contiene el número final de copias. Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento. deberá salir de una inspección o actividad combinada. etc. ahora bien. Inspección. se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda. es cuando un documento se archiva temporalmente y después se vuelve a utilizar. documentos. se opta por utilizar el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el proceso. Cuando el número de copias es elevado. Indicando dentro del símbolo e! nombre del formato.Formato impreso. revisión o bien. Por ello. Fuera de flujo. Representa formas impresas. reportes. al igual que la línea continua se termina con una pequeña línea vertical. verificación. Diseño de Procedimientos Administrativos 36 .. se distingue del anterior únicamente en la forma. para dar tiempo al usuario de realizar o reunir una determinada situación. Cuando se utilice para indicar el principio del proceso se anotará la palabra INICIO. Es empleada para identificar una consulta. una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo. así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad.

módem. Asimismo. cuando se hable de consultar o cotejar. la línea debe ser de guiones. etc. Estos símbolos tienen los mismos usos significados que en los diagramas de flujo. Se usará cuando se hable de registrar o efectuar alguna anotación en formatos específicos o libretas de control. y Conviene señalar que existen algunas reglas para la utilización de los símbolos: ™ No mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida. ™ No debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos. dinero o todo aquello que sea en especie. terminando de igual manera en el símbolo. Su nombre se deriva de que se utiliza un rectángulo en las diferentes etapas del procedimiento. cuyas medidas varían de acuerdo a la información contenida. optimizando tiempo y recursos. la cual se realiza a través de teléfono. Registro y/o controles. Indica que existe flujo de información. Cuando se registra información. sus alternativas y las acciones que deben ejecutarse. Paquete de materiales. se anotará dentro del símbolo un número en secuencia y se escribirá una breve descripción de lo que sucede en este paso al margen del mismo. en virtud de que su uso permite agilizar el quehacer administrativo. Se emplea para representar un conjunto de materiales. aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar información. La dirección del flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continúa. Diseño de Procedimientos Administrativos 37 . Operación. ™ El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida. se escriben frases y oraciones que complementan su integración. Se deberá anotar al margen del símbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. fax. Nos muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia. Formatos Los formatos (23) son medios y parte de los procesos de cualquier organización. Sirve para visualizar las diferentes etapas de un procedimiento. Los símbolos empleados en este tipo de diagrama son: ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ Inicio o final del proceso Operación Actividad combinada Registro y/o controles Archivo temporal Archivo definitivo Decisión Interrupción del proceso Fuera de flujo ™ Conector de procedimientos ™ Conector de hoja en un mismo procedimiento. llegará al símbolo una línea continua. telex. ™ Las líneas de unión deben ser representadas mediante líneas rectas y en caso necesario utilizar ángulos rectos. indicando las actividades por realizar. además de símbolos. Diagrama con Simbología de Bloque El diagrama de bloque es otro medio de expresión en el que.Línea de comunicación.

además. facilitan el flujo del procedimiento y el análisis de los datos mediante la estructuración organizada de los mismos. a través de ellos. porque permiten captar información de una manera rápida y precisa.La importancia de los formatos radica en que. Un ejemplo de catálogo de formas se proporciona a continuación: NOMBRE DEL ORGANISMO FECHA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CATÁLOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO NOMBRE DEL ORGANISMO FECHA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Diseño de Procedimientos Administrativos 38 . se puede llevar a cabo una mejor toma de decisiones. Los catálogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben utilizarse en el desarrollo de los procedimientos administrativos. así como su correcto llenado.

El nombre completo del proveedor ó empresa.El nombre de la unidad administrativa donde se va entregar la mercancía de esté pedido oficial. 5.. 12.El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía ejemplo: pieza.Con números arábigos el precio que corresponde a cada articulo. 10...El nombre del artículo y sus especificaciones... 4.Con números arábigos el importe que corresponde al total de la cantidad. 2. DEBE ANOTARSE 1....60 y 90 de acuerdo a lo convenido. 7.Con números arábigos el número que corresponde a la cantidad del articulo. 11.. 13... 9.. 8. Diseño de Procedimientos Administrativos 39 . 3. 30. etc.Con números arábigos la cantidad que corresponde a la suma de los importes. 14. mes y año en que se elabora este pedido oficial.Con números arábigos la clave que corresponde al articulo.El día..El día.. 16.INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: “Pedido Oficial”. 15.El nombre y la firma del responsable de compras que es quien elabora este formato. CLAVE.El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza este documento.. mes y año de entrega de la mercancía de este pedido. s/c No.Tachar con una “X” el plazo de pago (días). caja.El nombre y la firma del proveedor que recibe este documento. 6.Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio. 15..

mes y año probable en que se intercambiará el contra recibo por el cheque correspondiente. 4.El día.. 2....El día.NOMBRE DEL ORGANISMO UNIDAD ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO DE LLENADO FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre del Formato: “contra recibo” CLAVE: s/c No. 6. DEBE ANOTARSE 1. 5.Número ordinal consecutivo que corresponde al folio.Nombre completo del proveedor ó empresa a la que se le va a pagar..Con números arábigos y consecutivos al folio que corresponden a las facturas a pagar. Diseño de Procedimientos Administrativos 40 ..Con número ordinal y letra a la cantidad que corresponde al pago a realizar. mes y año en que se expide este contra recibo. 3.

.Con números arábigos la cantidad del impuesto al valor agregado. 15.-Domicilio del proveedor ó empresa. incluyendo calle.NOMBRE DEL ORGANISMO UNIDAD ADMINISTRATIVA Instructivo de llenado FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre del Formato:“Nota de Cargo”. El formato es un documento de comunicación administrativa formal...El nombre y la firma del responsable de compras que revisó este formato. CLAVE:s/c No.El nombre y la firma del encargado de gestoría que requisita este formato.La suma total de los importes. 5.Anotar el nombre del artículo y sus especificaciones. 3. DEBE ANOTARSE 1. 11. además de información. 2.. 10.El día.El nombre y la firma del jefe de contabilidad de centros comerciales.. impreso generalmente en papel mediante alguno de los medios de reproducción gráfica..El nombre y la firma del proveedor al que le afecta esta nota de cargo...Con números arábigos la cantidad que se origina de la suma del sub total más el IVA.Con números arábigos. Los formatos se utilizan en un procedimiento para captar. 14. número. ya sea que se intercalen en la operación donde se originan o se incluyan como apéndices del mismo.. En algunos casos contiene.. 12.El nombre proveedor ó empresa.. obtenido del sub total. instrucciones para llenarse o utilizarse. 6. 8. Diseño de Procedimientos Administrativos 41 .Con números arábigos el precio de cada artículo. mes y año en que se elabora este formato. registrar y proporcionar información.Anotar con letra la cantidad del total de la nota de cargo.El registro federal de causantes del proveedor ó empresa.El nombre del centro comercial al que pertenece la aplicación de la nota de cargo.. colonia. 9. 16. 4. Forman parte del Manual. 18. municipio y estado..Con números arábigos la cantidad de la mercancía.El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza la aplicación de esta nota de cargo.. el importe del total de la cantidad de los artículos.. 13. 17.. 7. El formato se convierte en documento oficial una vez que se anota en él la información variable en los espacios correspondientes..

la clave de identificación del procedimiento al que pertenece el formato. el analista debe preparar un cuestionario o entrevista para recabar información relativa a: Ejemplo: 20402/CM-01/99 Clave de la unidad administrativa Clave de identificación del procedimiento al Que pertenece el formato (crédito a microempresas. a través de ellos. c) De casillas. Tipos de formatos a) De línea. se puede llevar a cabo una mejor toma de decisiones. Se elaboran cuando la información es excesiva y consiste en encerrar un dato fijo con su espacio en blanco dentro de un cuadro o rectángulo llamado casilla. Es una serie de números que identifican a la unidad administrativa que emite el formato. Son aquéllos cuyo contenido se basa en datos fijos que van seguidos de una línea que se ocupa de datos variables. Cuerpo del formato. Corresponde a la información que se debe obtener y utilizar. los colores y las placas oficiales. es necesaria la existencia de una guía que permita su llenado. porque permiten captar información de una manera rápida y precisa. b. Propósitos. ™ Servir como informes que podrán ser presentados a los titulares cuando éstos así lo requieran. d. ™ Mejorar la eficiencia de los procedimientos y disminuir las cargas de trabajo. Sus partes se integran por la codificación de la unidad administrativa que lo emite. el siguiente es la anotación de la frase: “Para Llenar el Formato”. al pie del formato. en virtud de que su uso permite agilizar el quehacer administrativo. Clave del formato. ™ Servir como controles internos de los procedimientos de una organización. se utilizan cuando los datos variables son afectados por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera o. Se anota con letras mayúsculas y entre líneas horizontales gruesas. Además consta básicamente de cuatro elementos: el primero es la indicación de instructivo. el tercero es el “Nombre del Formato” y finalmente la clave o codificación asignada al mismo. Instructivo de llenado Para un adecuado manejo de los formatos. la tipografía. Los formatos son medios y parte de los procesos de cualquier organización. Análisis y diseño de formatos Para llevar a cabo el análisis de formatos.) Número del formato ( 01 ) Año de emisión ( 99 ) Importancia. ™ Simplificar el trabajo en el desarrollo del quehacer administrativo. ™ Proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones en la elaboración de un bien o en la prestación de un servicio. y el año de emisión. La importancia de los formatos radica en que. Lo constituye el escudo. un formato se integra con las siguientes partes: a. Los formatos persiguen los siguientes propósitos: Diseño de Procedimientos Administrativos 42 . facilitan el flujo del procedimiento y el análisis de los datos mediante la estructuración organizada de los mismos. b) De columnas. c. en casos especiales. Nombre del formato. Dicha guía se le conoce como instructivo y describe el cuerpo del formato a través de dos columnas: la primera señala el apartado a llenar y la segunda indica la forma de llenado a través de un ejemplo para su mejor entendimiento. Imagen institucional. optimizando tiempo y recursos.En lo general. Contienen varias columnas y renglones. el número secuencial que le corresponda. además.

su fuente de información. es decir. d) Los requerimientos de un formato deben presentarse secuencialmente. Diseño de Procedimientos Administrativos 43 . ¿es importante dicha información?. tanto del actual como del propuesto b) Costo de implantación del nuevo procedimiento c) Acciones necesarias para implantar el nuevo procedimiento. ¿cómo se va a utilizar?. frecuencia de manejo y el archivo. Por lo tanto. objetivo. f) El vocabulario empleado en el formato debe ser preciso y evitar abreviaturas o frases incompletas que puedan mal interpretarse. ¿por quién será utilizada? y ¿cuándo se va a utilizar? c) El formato debe tener un título que indique con claridad cuál es el objetivo.2. b) El contenido básico de la información. se refiere al tamaño. para solicitarla se requiere preparar un informe ejecutivo que contenga básicamente los siguientes puntos: a) Costos relativos a cada procedimiento. con el fin de evitar la densidad de información. en un orden lógico. 2.™ La funcionalidad del formato comprende temas como la identificación. encuadernación. su objeto. Antes de someterlo a su aprobación. fuente de información. La reestructuración orgánica dirige por lo general a procesos de reingeniería. cuántas copias. finalmente. número de copias. Incluyen observación. (6) • Estudios complementarios Se refieren a aquellos que hay que realizar en el caso de la inadecuación de los proyectos diseñados. Para lograr un buen diseño de formatos es necesario tomar en cuenta los siguientes elementos: a) Los datos generales de la unidad administrativa. papel. necesidades que la originan. ™ El tipo de material usado en el formato. El Diseño del formato consiste en tomar como base la información recabada. mandos medios. el tipo o clase de formato. su frecuencia estimada de utilización y consulta. lista de cotejo (contra el procedimiento proyectado). entrevistas a responsables de área. En el análisis de los formatos se deberán recopilar muestras de las que se utilizan en cada uno de los procedimientos y clasificarlos con base en las necesidades de la unidad administrativa en estudio. e) Es indispensable calcular el espacio mínimo necesario para cada dato requerido. etc. y. es necesario discutirlo con el titular de la unidad administrativa correspondiente para lograr su apoyo y colaboración. cuando los objetivos del procedimiento así lo establezcan. estructura. color tinta. el volumen. mismo que puede determinarse mediante la respuesta a las siguientes preguntas: ¿qué información se va a incluir?. a fin de que la persona que proporciona la información pueda llenarla con facilidad. procedimientos en los que intervendrá y resultados finales que se deben obtener para elaborar el formato. medición de tiempos y movimientos. puede ser resumida su implantación de la siguiente forma: a) Obtener la aceptación de los titulares de las unidades administrativas involucradas. datos que debe contener y su secuencia. en su caso.2 Implantación de los procedimientos Para lograr la implantación de cualquier procedimiento primero es necesario obtener la autorización del titular de la dependencia y. esto es. revisión de resultados e índices de productividad. impresión. • Reestructuración orgánica Procederá. su integración y a quiénes se les distribuye. superiores o niveles operativos. métodos de llenado.

denominado “Ciclo de Shewart” que consiste en cuatro pasos: Planear. Detectados los errores en la realización del o los procedimientos. Verificar. ejecutarlo tal y como se han planeado y diseñado. c) Identificar a los servidores implicados en el cambio. Para mejor comprensión de los puntos anteriores véase el siguiente esquema (10) • Métodos de procedimientos. implantación de Algunos de los métodos de implantación de procedimientos son los siguientes: Diseño de Procedimientos Administrativos 44 . d) Enseñar el nuevo procedimiento a quienes habrán de aplicarlo. se podría utilizar la técnica de mejoramiento continuo de la calidad de los servicios públicos. Implantado el o los procedimientos.b) Obtener la aprobación del titular de la dependencia. deberán hacerse los cambios necesarios en la o las operaciones correspondientes. Se basa en tomar las medidas necesarias para llevar a cabo el procedimiento. es decir. Actuar. para lograr mayor satisfacción de los usuarios y para continuar lo que se está haciendo bien. (índice de satisfacción del usuario) entre otras acciones. a través de la aplicación de encuestas de opinión. se deberán verificar los resultados de acuerdo a las medidas tomadas y determinar si se alcanzó el propósito para el cual fue diseñado. estableciendo los controles adecuados. y f) Mantener actualizado el procedimiento. Señala cuáles son los objetivos que se pretenden lograr al analizar y mejorar los procedimientos y los métodos que se utilizarán en el desarrollo de los mismos. e) Supervisar su aplicación para asegurarse de que se realice según se planteó. Para mantener actualizado el procedimiento y verificar su eficacia. Esto significa ver si se cumplió el objetivo y si se logró satisfacer a los usuarios. Hacer.

sin dejar de prestar el servicio o producir el insumo. Elaboración de redes semánticas y mapas conceptuales Consiste en probar un procedimiento antes de implantarlo definitivamente. Del seguimiento y evaluación no sólo se desprenderán mejoras a los procedimientos. Actividades Realización de inferencias. sino eventualmente su rediseño o la implantación eventual de nuevos procedimientos. El seguimiento y evaluación del procedimiento debe realizarse periódicamente. Generalmente el seguimiento y evaluación del procedimiento va acompañado de la retroalimentación. es decir. Permite obtener varias ventajas: a) No se suspende la productividad de la empresa b) Se pueden apreciar las ventajas del nuevo procedimiento sobre el anterior • Piloto adecuado) así como su correcta comprensión por el personal que ha de instrumentarlo y/o realizarlo. resúmenes y analogías Realiza individualmente un resumen del tema desarrollo de propuesta. Sus ventajas son las siguientes: a) Se determinan lagunas y errores antes de su implantación definitiva b) Se puede corregir el procedimiento previamente a la capacitación y entrenamiento del personal que ha de ejecutarlo • Seguimiento y evaluación Consiste en verificar el cumplimiento del procedimiento y ponderar su idoneidad (si es el Diseño de Procedimientos Administrativos 45 .ACTUAR A V VERIFICAR PLANEAR P H HACER MEJORAMIENTO INCESANTE CONCIENCIA DE CALIDAD • Paralelos Consiste en llevar a cabo el nuevo procedimiento junto con el procedimiento anterior. la corrección de errores o fallas detectadas y su mejora. en especial en una sociedad cambiante como la que vivimos en la actualidad.

Realiza en parejas o tríos un mapa mental o conceptual del tema implantación de los procedimientos. sus pilares son la producción en el momento preciso y la autoactivación. El modelo que representó la opción al Taylorismo y al Fordismo se llama Toyotismo que tuvo su origen en la necesidad particular de Japón de producir pequeñas cantidades de muchos modelos de productos. lo cierto es que hasta ahora ni la reacción de los mandos empresariales con la internacionalización de la producción. “Su fundador el Ing. Diseño de Procedimientos Administrativos 46 . fenómeno que es necesario estudiar para conocer las ventajas y desventajas de su aplicación al caso de México. Ohno (1978) considera las diferencias con el método estadounidense al indicar que en la rama automotriz norteamericana se utiliza un método de reducción de costos al producir automóviles en cantidades constantemente crecientes y en una variedad restringida de modelos. En fin. La principal aportación del sistema Toyota es haber generado un sistema. una forma de organización del trabajo para lograr producir a bajos costos. caracterizada por la utilización del microprocesador y de las interfases electrónicas. Investigación documental Investiga en equipo métodos diversos para la implantación de los procedimientos. Realiza en equipo la implantación de un procedimiento dentro de una oficina de tu comunidad y comenta tus resultados y hallazgos con los demás equipos. la celeridad del cambio y la complejidad ambiental elevan las presiones competitivas y aumentan el interés por encontrar la forma organizacional y la estrategia manufacturera adecuada para lograr ventaja competitiva. en el propio proceso de trabajo. y que los procedimientos taylorianos no podían explotar los enormes yacimientos del ingenio humano mediante los mismos métodos que suponían la explotación y el embrutecimiento del trabajador. Una explicación interesante era que la masificación había agotado ya las fuentes del saber obrero.” (27) ¿Qué procedimientos utiliza Toyota? ¿En que radica la diferencia en el trato a sus trabajadores? “El resultado es un nuevo tipo de fábrica: la fábrica ligera transparente y flexible. pero misteriosamente los empresarios constataron que en muchos casos ese crecimiento disminuía. Ciertamente. El sistema de organización de producción ligera encuentra un apoyo en la última revolución tecnológica. han logrado reactivar la economía mundial y sí han gestado una grave crisis en el empleo” (28) Transferencia a otros contextos Después de las propuestas del Taylorismo y el Fordismo se volvió casi natural en las empresas. ni la política económica neoliberal de austeridad implementada por los Estados Nación. la dedicación de horas enteras de trabajo a la repetición de tareas poco interesantes y estimulantes. esperar que cada año el mismo obrero o trabajador produjera más que el año anterior. volúmenes limitados de productos diferenciados. la parcelación de las tareas. mientras que en Toyota se fabrica a un buen precio pequeños volúmenes de muchos modelos diferentes.

3 DIAGRAMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Diseño de Procedimientos Administrativos 47 .

La diagramación es una actividad que requiere del manejo de varios tipos de códigos. Los resultados de aprendizaje que lograrás mediante el estudio del capítulo 3 se presentan en la siguiente tabla y esquema. Una vez identificados y diseñados (o. la diagramación te auxiliará a explicarlos visualmente. las actividades humanas más sencillas o más complejas que tienen lugar en una organización. sino para quienes habrán de seguirlo. En este interesante capítulo aprenderás cómo representar mediante gráficos. ya que en general el ser humano es 70% visual. Diseño de Procedimientos Administrativos 48 .Presentación Este capítulo aborda las simbologías empleadas para representar gráficamente los procedimientos de la oficina como una manera de hacer más accesible la ejecución ordenada de las funciones y tareas. Eso aportará un gran beneficio no sólo para quién ha diseñado un procedimiento. si el caso lo amerita. comunicarlos a los demás y valorar su aplicación o sus necesidades de mejora. rediseñados) nuevos procesos administrativos. Su conocimiento y dominio te permitirá expresar los procedimientos que has diseñado.

1. Examen. 2. para el mejoramiento de su empleo. 5. 3. Elaboración del manual de procedimientos administrativos 3.Mapa Curricular Diseño de Procedimientos Administrativos 1. Resultados de aprendizaje Clasificar los diagramas. 3. Definición de los procedimientos administrativos y la oficina. de acuerdo con los criterios establecidos. Diseño de procedimientos administrativos. Diseñar los diagramas de flujo de los procedimientos administrativos.2. empleando la simbología y la normatividad establecida. Diagramación de procedimientos administrativos 4. para facilitar su ejecución. diseño y control de formatos. Diseño de Procedimientos Administrativos 49 .

.1 Clasificación de los diagramas y sus reglas Un diagrama o gráfico es un tipo de expresión visual. Una forma de clasificar los diagramas procedimientos administrativos. almacenajes y demora a fin de analizar costos ocultos.3. visualiza operaciones. Técnicamente útil. además permite revisar la distribución del equipo en la planta. pero con el nivel adecuado de flexibilidad que nos permita adaptar el diagrama a la diversidad de trámites. se diseñan con el propósito de establecer el orden jerárquico que guardan las diferentes áreas de la organización entre sí. Existen dos tipos: "Material": presenta el proceso según los hechos ocurridos al material..Se refiere a que el diagrama debe describir todo el proceso de que se trate e incorporar la mayoría de pasos de que consta el procedimiento. a su vez. puede ser: de • Por su formato Dentro de este rubro. 6.. • Por su propósito Este tipo de clasificación atiende a la finalidad para la que fue elaborado el gráfico. representa datos numéricos tabulados Existen algunas reglas básicas para la elaboración y uso de diagramas. actividades y circunstancias que puedan surgir. inspecciones.1 Clasificar los diagramas. 4. para el mejoramiento de su empleo 3.-Comprensivo e integrador. También llamados organigramas. de acuerdo con los criterios establecidos. De esta manera se pueden observar las siguientes clases de diagramas: Diagramas de Operaciones: Permite visualizar sólo operaciones e inspecciones que se ejecutan durante la elaboración de un producto. No debe contener mayor información que la estrictamente relacionada con el procedimiento en cuestión de forma que se facilite su comprensión y puesta en práctica..Estructurado conforme a una secuencia lógica. Diagramas de Procesos: Representa gráficamente todas las actividades que se realizan durante la elaboración de un producto. Diseño de Procedimientos Administrativos 50 . 5. Homogéneo en su diagramación. En la medida de lo posible. donde se indica el recorrido y el descongestionamiento (si existe) durante el proceso productivo. que contiene información que.Debe adaptarse. Diagramas de organización. En este sentido se presentan: Diagramas y manuales de historia del organismo.. Diagrama de Recorrido: Es la representación del diagrama de proceso en un plano.Preciso y breve. "Hombre": presenta el proceso referidos a las actividades del hombre.1.Se elaboran con el propósito de ilustrar acerca de la trayectoria histórica de la organización. Si se siguen con apego nos indican que un diagrama debe ser: 1. los diagramas se clasifican por la forma en que fueron elaborados. es decir.. a las técnicas establecidas para el análisis y síntesis previa de los procedimientos. transportes. actividades ocultas en el proceso productivo.Claro y sencillo en su comprensión. 2. Implica que el orden de los diferentes pasos en el diagrama debe ser en apego al orden real de tramitación o actividad y debe llegar a los resultados esperados. a fin de analizar las relaciones existentes entre operaciones. Permite un análisis completo de la fabricación de una pieza o componente. 3. Ser comprensibles tanto por los usuarios como por los responsables de su diseño. Implica que deben usar un único lenguaje gráfico.

Su propósito es representar gráficamente la secuencia de actividades en la producción de un bien o la prestación de un servicio. En esta fase se desarrollarán métodos nuevos.. Esta fase de trabajo se apoya en el empleo de gráficas escogidas y ejecutadas con el único propósito de explicar a la administración como trabaja el antiguo sistema y porqué y de qué manera debe mejorarse. Los diagramas definitivos deben ser interpretados por terceras personas. Diagramas de procedimientos. por ejemplo políticas y procedimientos. historia y organización. Las gráficas proyectadas aquí se convierten en las bases de los proyectos finales. las operaciones y procedimientos técnicos sobre el funcionamiento de maquinaria. Diagrama de procesos de ventas.Su propósito es establecer de manera gráfica las políticas de una institución. acudiendo a las posibilidades gráficas. Diagrama de procesos de compras. instrumentos o equipo. Diseño de Procedimientos Administrativos 51 . De esta manera elabora un mapa-ruta en el que señala las actividades de los empleados. generalmente están asociados a procesos. Manuales de adiestramiento o instructivo.1. ser claros y totalmente legibles previendo las futuras revisiones. Diagrama de procesos de producción. Los diagramas pueden generalmente ser La presentación de gráficos es para el analista un lenguaje abreviado que permite entender los problemas complejos en lapsos de tiempo corto. se refiere al área específica de la organización en donde se aplicará el contenido del diagrama.2. se debe cuidar la presentación. Diagrama de procesos de asignación de crédito y cobranza. Se usan generalmente para indicar estructuras valorativas.Diagramas de políticas. Aplicación 3. cualquier diagrama en que haya muchas líneas entrecruzadas parecerá más complicado y resultará más incomodo de lo que realmente es. Se utilizan en una amplia variedad de campos.Su propósito es proporcionar información y formación “para y en” el trabajo respecto a actividades secuenciales.. por lo que. Manuales de personal. Diseño de gráficas Si se desea una gráfica legible y de fácil interpretación el primer requisito es la claridad de planificación... Los diagramas se utilizan generalmente para facilitar el entendimiento de largas cantidades de datos y la relación entre diferentes partes de los datos. por lo tanto el gráfico deberá ser claro y con un flujo o flecha sencillo Se deberá evitar el cruce de líneas en lo posible. Diagrama de procesos de contabilidad. Diagramas Generales los que se ocupan de dos o más funciones operaciones. Diagramas de contenidos múltiples. y pueden ser creados a mano o por ordenador utilizando una aplicación de diagramas por ordenador en forma automática. se realiza haciendo preguntas a las personas que están relacionadas con el trabajo que se examina. • Por su área de aplicación leídos más rápidamente que los datos en bruto de los que proceden.Su propósito es mostrar de forma sencilla. Diagramas y manuales técnicos. Diagrama de finanzas. Presentación de gráficas La clasificación atendiendo a esta categoría.. Los gráficos o diagramas. • Campos de importancia Examen de gráficas Se refiere a la forma como se está ejecutando el trabajo.Su propósito es proporcionar claridad cuando trata de representar dos contenidos. se delinearán nuevos caminos de perfeccionamiento.

3.3.uv. Ejemplo: Diseño de Procedimientos Administrativos 52 . A continuación se presenta una de ellas que atiende a su carácter estático o dinámico como se aprecia a continuación: Sin embargo.mx/iiesca/plan2000/gráficas_archivo s/frame. lo constituye el organigrama en todos sus estilos.htm de hecho. Clasificación de las gráficas Existen varias formas de clasificar el diseño de gráficas.1. se sugiere ver la clasificación y sugerencias que realiza la Mtra. estaremos recurriendo a algunas de sus sugerencias para ejemplificar los siguientes temas de este capítulo. por medio de ellas se dispone de tiempo para estudiar los pasos de un procedimiento y para pensar en los mejores modos de ejecutar el trabajo o mejorar los sistemas administrativos. Teresa García López (3) en la página de Internet: http://www. Iniciemos con la explicación de la clasificación: • - De carácter estático Relaciones de personal Consiste en mostrar un esquema de las relaciones de personal entre y con respecto a las funciones o actividades que desempeñen.Una de las aplicaciones principales de las gráficas es que.

Inicial (o básica) con funciones subsecuentes que dependen de ella. Diseño de Procedimientos Administrativos 53 . Ejemplo: - Distribución de actividades actividad que debe desempeñarse en dicha unidad administrativa. Con ello se determina si hay homogeneidad en la carga de trabajo Si hay coordinación entre las habilidades de personal y las tareas que desempeña cada actividad a la cual se ha adscrito y aún señala la Generalmente son planos de una planta donde se ubican diferentes equipos de oficina. Distribución de espacio El objeto de este gráfico es permitir analizar la forma como se agrupan las actividades en las unidades administrativas de la organización. Se usa para indicar la relación y secuencia que tiene una función. con posibles indicaciones de las áreas de trabajo que corresponden a cada empleado.- Distribución de funciones Otro uso que se les da a los organigramas es el medio de indicar la manera como esta distribuida la responsabilidad por cada función o las actividades en las unidades de la organización. Para estos casos suele ser útil el diagrama piramidal.

tabulares. Los resultados finales de esos gráficos tienen aplicación inmediata como auxilio en la labor de los supervisores Otros Sólo se consideran dinámicos los gráficos que describen métodos. Uso de equipo y muebles • De carácter dinámico Se utilizan para analizar el uso intensivo que se le de al equipo de oficina. de barras etc. procesos o procedimientos y se les denomina flujogramas. Ejercicios Diseño de Procedimientos Administrativos 54 . 2 3 1 Actividades En parejas diseña un mapa mental o conceptual de la clasificación de los diagramas.También puede demostrar el recorrido físico de papeles empleados en determinados procedimientos. Y pueden ser tan sencillos como el ejemplo que aparece a continuación (4): Aquí se agrupan los diagramas que sin ser de carácter dinámico no están tipificados en los descritos anteriormente como por ejemplo: gráficos estadísticos. fluxogramas o diagramas de flujo.

2.Elabora tres diagramas diferentes de los vistos en el tema. tener una apreciación rápida y observar la eficacia en las labores del personal Diagrama de flujo o proceso o flujograma Diseño de Procedimientos Administrativos 55 . bomberos. muestra tus diagramas al otro integrante y pídele que identifique qué tipo de diagrama es y para que sirve. Introducción a los diagramas de flujo • Consideraciones En el análisis del trabajo lo más importante está en la habilidad de percibir la forma como éste se realiza y esto se refiere a una práctica y disciplina suficientes para llevarnos al conocimiento del curso de la acción y poder reducir las distintas operaciones o símbolos o claves sencillas y fáciles que al usarse nos permitan analizar y simplificar. las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.1. en pocas palabras es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo Investigación de campo Elabora en equipo una gráfica de carácter estático sobre una institución: escuela. policía. 3. para facilitar su ejecución. hospital. En parejas.2. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión. 3. Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Diseñar los diagramas de flujo de los procedimientos administrativos. presidencia municipal. empleando la simbología y la normatividad establecida. son algunas de las organizaciones que te pueden servir. sin identificar qué tipo de diagrama es.

Ya que es el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir más adelante. no tener más información de la necesaria ya que esto podría llevar a posibles confusiones. además permite cuantificar ciertos posibles errores y automáticamente corregirlos en el momento de ser detectados. Diseño de Procedimientos Administrativos 56 . razón social y domicilio del cliente No Entrega mercancía y factura Registra y genera reporte fiscal Recibe mercancía • - Análisis del flujograma Existencia de zigzagueo Si esta en forma clara y sencilla.Cliente Departamento de ventas Departamento de sistemas Captura datos de la compra en terminal Registra ingreso de dinero Actualiza inventario Requiere factura Si Elabora factura con RFC. Operación automática Como se ha mencionado deben ser claros y precisos. Exceso de información Es motivo de una mala distribución de la autoridad.

Dicho en otras palabras. se escriben frases y oraciones que complementan su integración. además de símbolos. el diagrama de bloque es aquel en el que se representa simbólicamente un procedimiento a base de bloques con especificaciones precisas y que representan la secuencia lógica de eventos de un procedimiento. rombos. círculos y otros símbolos escribiendo dentro de ellos lo que ha de hacerse en cada evento. La secuencia de los eventos se muestra conectando las figuras con flechas. Consiste en trazar un diagrama que contenga rectángulos. Verificación de la pertinencia de cada paso. Su nombre se deriva de que se Ejemplo (2) Diseño de Procedimientos Administrativos 57 . Deben ser revisados periódicamente. cuyas medidas varían de acuerdo a la información contenida. para evitar duplicidad de funciones. indicando las actividades por realizar. • Tipos de diagramas De bloque El diagrama de bloque es otro medio de expresión en el que. Sirve para visualizar las diferentes etapas de un procedimiento.- Pasos innecesarios No entrecruzar líneas. sus alternativas y las acciones que deben ejecutarse. para que cada función sea especifica. utiliza un rectángulo en las diferentes etapas del procedimiento.

La secuencia va de arriba hacia abajo (5) - Horizontal Esta muestra las unidades administrativas o los puntos que intervienen para cada operación descrita.- Vertical Muestra de una sola unidad orgánica los puestos que intervienen en para cada operación descrita. (6) Diseño de Procedimientos Administrativos 58 . el flujo es horizontal parte de izquierda a derecha identificando cada uno de los documentos que fluyen en el proceso. el trazo de su rayado es con línea continua y discontinua apareciendo la secuencia numérica de cada paso y en su caso puede ir una descripción narrativa corta y clara. Divide las áreas de trabajo en columnas.

Existen además los diagramas circular y mixto que podemos apreciar en los siguientes dos ejemplos (7): Diseño de Procedimientos Administrativos 59 .

- Con siluetas representativas Muestra las unidades administrativas y operaciones. Aparecen operaciones en línea vertical y horizontal. así como la participación de más de una unidad administrativa. Reportero Consejo Editorial Diseño de Procedimientos Administrativos 60 . Se muestra el proceso completo utilizando siluetas representativas que puede ser apreciado rápidamente. además el equipo que se utilicen en cada caso.

Salida de emergencia Sala de Recepción Terraza Jardín Baño hombres Baño mujeres Elevador Oficina médica Bodega Refiriéndonos a la comunicación.2. símbolos y comunicación Relacionamos signos y símbolos con comunicación a través de un lenguaje abreviado ya que el signo tiene un significado de aplicación a las palabras – personas. • Tipología de los símbolos Símbolos descriptivos Unidad de médica 3. es la relación que se establece entre dos o más personas cuando éstas emplean un determinado signo o grupo de signos para referirse a una misma clase de objetos. utilizado para representar algo. etc.2. (8) Sirve para representar de manera objetiva el movimiento o el flujo de personal. para referirse o tener en cuenta algo y posee además un carácter parcial o sea una sub-clasificación de los signos denominados símbolos. • Signos. se dice que está restringida a los signos. Son palabras empleadas para ser hacer referencia a cosas objetos o propiedades en los mismos. signo. formas materiales. animales. a través del espacio y en las áreas físicas en que se realiza el trabajo. gráfica. Letra. Simbología Símbolo: Es algo utilizado o considerado como sustantivo o convencional de algún concepto.cosas etc. Símbolos lógicos y Símbolos estructurales Son palabras o marcas usadas como enlace de símbolos descriptivos.- Arquitectónico Su propósito es particularmente representativo y se presenta en uno o varios planos. Diseño de Procedimientos Administrativos 61 . señal.

podemos encontrar que simbología ANSI (9) puede dividirse también en: Simbología abstracta ASME (American Simbol Mechanical Engineering)(10): Inicio y Término Multidocumento Proceso Entrada y Salida Decisión Conector Documento Almacenamiento Dirección del flujo Simbología Figurativa Fotografía Transporte Caricaturas Dibujos o siluetas Diseño de Procedimientos Administrativos 62 .Además de la anterior clasificación.

Los símbolos utilizados para la elaboración de flujogramas los estudiamos en el capítulo 2. es mejor dividirlo: Diseño de Procedimientos Administrativos 63 . pero es importante precisar en este momento que la simbología tiene algunas recomendaciones importantes para su utilización general: Dibujarlos de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha: • Utilización de los símbolos Evitar el cruce de líneas: Si no es claro y sencillo para su comprensión.

los símbolos utilizados deben acompañarse de su descripción y explicación: Por ejemplo: Diseño de Procedimientos Administrativos 64 .Para facilitar la comprensión de la gráfica. la simbología que se utilice debe ser homogénea (uniforme) y por lo tanto. se debe evitar incluir símbolos especiales que generen confusiones: NO En todo caso.

Diseño de Procedimientos Administrativos 65 .Es recomendable elaborar el algoritmo. es decir. la secuencia de pasos.

Debe ser legible, clara, limpia e identificar como mínimo:

a) Nombre de la organización b) Nombre de quién elaboró c) Lugar de elaboración d) Fecha e) Nombre del procedimiento

Actividades Ejercicios

En parejas, cada integrante del equipo muestra al otro sus símbolos de diagramas de flujo, el que los observa explica que símbolo es y cómo se usa. Investigación de campo

Copia el diagrama arquitectónico incluido en este tema y agrégale símbolos del mobiliario que consideres adecuado para cada área. Diseña un diagrama horizontal o vertical con las áreas administrativas de la escuela o presidencia municipal de tu localidad. En una hoja en blanco dibuja ocho símbolos usados en los diagramas de flujo, sin incluir su nombre.

En equipos recaben en oficinas públicas información sobre los trámites oficiales (para obtener becas, cartilla del servicio militar, licencia de conducir, pasaporte, ayuda social o económica, etcétera).

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Transferencia a otros contextos La tarea de diagramar sigue una lógica que puede mantenerse o cambiar dependiendo del contexto en el que se aplique. Aprovechando la oportunidad de transferir la información a otros contextos. Te proponemos ahora ¡salirnos de contexto!, ¡vamos a aplicar la facultad de diagramar hacia el espacio exterior!. El siguiente planteamiento fue tomado de la página http://www.astrosmo.unam.mx/~r.gonzalez/sloane sp/conclusion.asp y lo puedes consultar ahí o revisarlo a continuación: “El Diagrama de Hubble Al examinar cúmulos de galaxias y espectros en las dos últimas secciones, seguiste los mismos pasos que Edwin Hubble dio en 1929. Ahora, te queda solamente una tarea: tienes que hacer un diagrama de Hubble con tus propios datos para aprender algo acerca del universo. El Diagrama de Hubble y la Gran Explosión El descubrimiento clave que llevó a los astrónomos a postular la Gran Explosión (Big Bang) fue la relación lineal entre distancia y desplazamiento al rojo en el diagrama de Hubble. Hubble hizo dos observaciones importantes que lo condujeron a proponer este escenario. Primero, la relación lineal entre distancia y corrimiento al rojo no depende de la dirección en el cielo --en una dirección vemos desplazamientos al rojo, como si las galaxias se estuvieran alejando de nosotros, y en la dirección opuesta también vemos desplazamientos al rojo, no hacia el azul. En todas direcciones parece que las galaxias se alejan de nosotros, y mientras más lejanas están, más rápidamente parece que se mueven. Segundo, los conteos de galaxias en varias direcciones en el cielo, y hasta diferentes distancias, sugieren que el espacio está uniformemente ocupado por galaxias (promediando sobre su tendencia a agruparse). A partir de la segunda observación, podemos inferir que nuestra región del espacio no es

especial de ninguna manera --no vemos una orilla o ninguna otra particularidad en ninguna dirección. Es verdad que todas las galaxias parecen alejarse de nosotros, pero esto no quiere decir que estemos en el centro del universo. Todas las galaxias verán lo mismo en un sentido estadístico -un observador u observadora en cualquier galaxia que hiciera un diagrama de Hubble vería una relación lineal en todas direcciones. Esto es exactamente lo que uno espera ver si se supone que el espacio se está expandiendo uniformemente, y que las galaxias funcionan como marcadores del espacio subyacente en expansión. El modelo del universo en expansión no habría funcionado si Hubble hubiera encontrado cualquier otra cosa que la relación lineal entre distancia y desplazamiento al rojo. El término “gran explosión'' implica una explosión en algún lugar en el espacio, con partículas impulsadas a través del espacio. Si esto fuera cierto, las partículas más rápidas habrían viajado más lejos con respecto al sitio de la explosión, lo que también habría conducido a una relación lineal entre distancia y velocidad. Pero éste NO es el concepto detrás del escenario cosmológico de la gran explosión. El modelo explosivo es en realidad más complejo que el modelo cosmológico de la gran explosión --habría que explicar por qué hubo una explosión en ese lugar y no en algún otro; qué distingue a las galaxias de la orilla de aquéllas más cercanas al centro, etc. En el escenario cosmológico, todos los lugares y galaxias son equivalentes --todo mundo ve la misma cosa, y no hay centro u orilla. Hubble no midió los desplazamientos al rojo -éstos ya habían sido medidos para unas cuantas docenas de galaxias por Vesto Slipher. La principal contribución de Hubble fue estimar las distancias a las galaxias y cúmulos, y darse cuenta de que los datos en su diagrama podían ser representados por una línea recta. La relación lineal entre desplazamiento al rojo y distancia se expresa como c z = H 0d ,

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1022 m (para darte una idea de esta distancia, la galaxia de Andrómeda está a poco menos de 1 Mpc de nosotros). Si utilizamos esta unidad, entonces H0 tiene unidades de km por s por Mpc. El valor preferido actualmente es H0 = 70 Km./s/Mpc. El error asociado con este número es de alrededor de 10%, lo que refleja la incertidumbre en la medida de las distancias absolutas a galaxias. donde c es la velocidad de la luz, z es el desplazamiento al rojo espectroscópico, d es la es una constante de distancia y H0 proporcionalidad, llamada constante de Hubble, cuyo valor depende de las unidades utilizadas para medir la distancia d. El subíndice 0 quiere decir ``evaluado en la presente época cósmica'', lo que sugiere que su valor pudiera haber sido diferente en un tiempo cósmico anterior. Nota que al observar galaxias a distancias progresivamente mayores, las vemos como eran cada vez más lejos en el pasado, porque su luz ha necesitado más tiempo para alcanzarnos. En otras palabras, una d más grande significa que estamos viendo objetos en épocas cósmicas más tempranas. (Para d suficientemente grande, podemos esperar una separación de la simple relación lineal, pero ésa es otra historia.) Si le preguntaras a un astrónomo cuál es la distancia a una galaxia en particular, lo más probable es que ella o él midieran el corrimiento al rojo z y usara la fórmula de aquí arriba para calcular d. Eso no es lo que vamos a hacer aquí: estamos tratando de establecer la validez de la propia fórmula, lo que significa que debemos estimar d independientemente de nuestra medida del desplazamiento al rojo. Distancias absolutas y relativas En la Sección II, mediste distancias relativas, no absolutas. Tener una distancia absoluta significa que conocemos el valor de d en pulgadas o metros o algo --los astrónomos utilizan una unidad llamada megaparsec (Mpc), donde 1 Mpc = 3.1 x Despreciando otros elementos del modelo cosmológico, el inverso de la constante de Hubble, 1/H0, nos dice cuánto tiempo ha transcurrido desde la Gran Explosión --la edad del universo. Si H0 = 70 Km./s/Mpc, ¿qué tan viejo es el universo?. Esta edad tiene la misma incertidumbre de 10% que H0. dada esta incertidumbre, ¿cuál es el rango de edades posibles? ¿Es congruente este rango con las edades de las estrellas más viejas, que tienen entre 11 y 13 mil millones de años? (Sugerencia: 1 Mpc = 3.06 x 1019 km) Puesto que en la Sección II sólo pudiste medir distancias relativas, no tienes información sobre el valor de H0. pero tu trabajo de todas maneras es un logro significativo: lo que motivó el escenario de la Gran Explosión fue la relación lineal, y no un valor particular de H0. Por hacer exactamente lo que hiciste en las secciones II y III, Hubble estuvo a punto de ganar el Premio Nóbel de Física. (Tristemente, murió en 1953, justamente cuando el comité estaba listo para darle el premio. Los premios Nóbel no pueden ser adjudicados póstumamente.) En la Sección II (Distancias), encontraste distancias relativas a varias galaxias en tres cúmulos, en una región del cielo. En la Sección III (Corrimientos al rojo), encontraste desplazamientos al rojo espectroscópicos para las mismas galaxias. Ahora, utiliza un programa de graficación como Excel para hacer un diagrama de Hubble. Grafica el desplazamiento al rojo en el eje x y la distancia en el eje y. Escoge escalas apropiadas para los ejes y rotúlalos claramente. ¿Una línea recta ajusta bien tus datos?.

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La manera más fácil de examinar números grandes de galaxias es con la Herramienta de Navegación o con la Herramienta de Búsqueda SQL. Desafío de investigación: Regresa a la base de datos Skyserver y repite los pasos que diste en las secciones II y III. Podrían decir que algo extraño está pasando en esa parte del cielo o que lo que has encontrado es únicamente una coincidencia estadística. pero recuerda que solamente has observado unas pocas galaxias en una pequeñísima región del cielo. consulta el tutorial Buscando datos (Searching for data). Las y los científicos necesitan una gran cantidad de datos para convencerse. al concepto de que el universo está en expansión? ¿Qué suposiciones necesitas hacer para postular esto? ¿Puede alguna de estas suposiciones ser probada con el Skyserver? Los datos que tienes hasta ahora muestran una relación entre distancia y desplazamiento al rojo. Después de anunciar su descubrimiento en 1929. encuentra sus desplazamientos al rojo. Es un resultado sorprendente. Triunfaron: para 1937. Haz otro diagrama de Hubble con todos tus nuevos datos. A continuación.” (10) Diseño de Procedimientos Administrativos 69 . a Edwin Hubble también le costó trabajo convencer a los científicos de la validez de su descubrimiento. De hecho. se agrupó con el astrónomo Milton Humason y se embarcó en un programa sistemático para extender el diagrama a distancias y desplazamientos al rojo más grande. y muchos de ellos podrían mostrarse escépticos de tus conclusiones. e intenta hacer el ajuste de la línea recta tan preciso como puedas. Para ayuda sobre cómo utilizar la Herramienta de Búsqueda SQL. Trata de hacer el diagrama lo más detallado que puedas. utiliza tus patrones o toma los desplazamientos dados por Skyserver. y utiliza varios métodos diferentes para encontrar sus distancias relativas. e implican que el universo se está expandiendo.Pregunta: ¿Cuáles son los pasos lógicos del argumento que condujo de la línea recta que ves. Escoge galaxias y cúmulos de entre los datos. Observaron miles de galaxias. la relación entre desplazamiento al rojo y distancia había sido firmemente establecida por las observaciones. con el fin de probar que la caracterización lineal era realmente válida.

DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS Diseño de Procedimientos Administrativos 70 .4 EXAMEN.

así como llevar a cabo una revisión permanente para mantenerlos actualizados y. simplificar la gestión administrativa. definiéndolos como “instrumentos a través de los cuales se puede agilizar el quehacer administrativo. se habló de manera preliminar de los formatos. Diseño de Procedimientos Administrativos 71 . y de esta forma llevar a cabo una mejor toma de decisiones” (1). optimizando tiempo y recursos. diseñar y controlar los formatos empleados por una empresa en donde eventualmente prestes tus servicios. con ello.Presentación En el capítulo dos de este manual. de manera que puedas analizar. En este capítulo ampliaremos más la información sobre este interesante tema. La tabla y el diagrama en la siguiente página presentan los contenidos de este capítulo.

Diseñar los formatos de la oficina. Diseño de Procedimientos Administrativos 72 . 5. de acuerdo con los requerimientos del área usuaria. Definición de los procedimientos administrativos y la oficina. Diagramación de procedimientos administrativos 4.1 Examinar los formatos que se emplean en la oficina.2 4. para registrar la información de manera ordenada y expedita. Resultados de Aprendizaje 4. mediante su registro y revisión para mantenerlos actualizados. diseño y control de formatos. 2. de acuerdo con las necesidades de información de la unidad organizacional. Examen.3 Controlar los formatos de la oficina.Mapa Curricular Diseño de Procedimientos Administrativos 1. para apoyar de manera eficiente las operaciones. Diseño de procedimientos administrativos. Elaboración del manual de procedimientos administrativos 4. 3.

Al determinar lo que debe llevar una forma. organizarla y facilitar así el desarrollo ordenado de procedimientos. Examen.1. • Definición de una forma Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos. se requiere desarrollar lo siguiente: 4. • Principios para el análisis de formas El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura en ella (análisis) determinando a continuación como se distribuye sobre el impreso (diseño). diseño y control de formatos. es útil recordar que la razón básica para la existencia de ésta es proporcionar un medio para llevar información exacta. para apoyar de manera eficiente las operaciones. 2. Por lo anterior existen tres puntos que se debe cuidar: 1. Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes . 3. cuál es la información que se requiere. Si pedimos más información a través del formato. previamente a la elaboración y diseño del formato. La secuencia puede ser inductiva (de lo particular a lo general) o deductiva (de lo general a lo particular) Veamos las características que presentan algunas de las siguientes formas: Actualmente la forma ha llegado a ser un medio común para la transmisión de datos.1 Examinar los formatos que se emplean en la oficina. esta información es la que se usa en el desarrollo y resultado de las actividades.Determinación del método más eficiente de obtener la información necesaria en la forma: Una parte importante del formato es la metodología que ocuparemos para su llenado.1. Un formato está elaborado en una hoja de papel impresa o de manera electrónica. de aquella que requerimos.Evaluación de la necesidad de información: Hay que ponderar. Para realizarlos adecuadamente y ejercer sobre su aplicación un control constante que permita el acceso a la información requerida para el buen funcionamiento de la organización. que contiene los datos constantes (fijos) que requieren una Diseño de Procedimientos Administrativos 73 . • Necesidad de las formas información variable que se asienta en espacios en blanco. 4. Los formatos constituyen instrumentos que recurren al lenguaje tanto gráfico (en el diseño y distribución de sus espacios) como escrito (en sus instrucciones y requisitos de llenado) para manejar información. oportuna y significativa para la toma de decisiones.El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación. la cantidad de instrucciones requeridas para su llenado.Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información: El diseño de una forma debe seguir una secuencia lógica de pensamiento que facilite su llenado. las formas impresas y la especialización de las labores hizo necesario llevar un control por medio de diferentes formatos.4. de acuerdo con las necesidades de información de la unidad organizacional. El diseño del formato debería ser tal. Los formatos son todos aquellos formularios o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y la evidencia relacionada con el proceso o sistema de trabajo de cada área. que se evitara o minimizara en lo posible. es la forma impresa. su llenado se vuelve tedioso además de que nos llena de datos poco útiles. Análisis de las formas.

Existen inventarios impresos y digitalizados. o en su caso hacer los cambios necesarios. El pre-análisis constituye ese análisis previo. El inventario de formatos nos permitirá saber. Dentro del preanálisis es importante considerar los siguientes puntos: Antecedentes Verificar si las formas existentes están cumpliendo con los objetivos planeados. usuarios y/o directivos. cuáles son las áreas que manejan excesos de información o trámites burocráticos. Se debe realizar el inventario de formas para identificar su distribución por áreas y conocer. en que áreas hace falta un formato para recuperar determinada información. y de la información que específicamente se requiere. que nos arroja información sobre los datos que necesitamos y que buscaremos adquirir u organizar a través de la aplicación de un formato. Lo anterior podremos determinarlo mediante cuestionarios y entrevistas a los originadotes de la información. y equilibrar en general el funcionamiento de la organización.1.sep. es importante realizar un análisis previo del contexto en el que se aplicará.mx/wb2/sep/sep_3870_format os_de_tramites. Inventario de formas Un “Inventario de Formas” es una relación en donde se anotan todos los formatos que existen en una organización o unidad organizacional.2 Procedimiento de análisis de las formas • Pre-análisis Antes de diseñar y aplicar una forma. o determinar si será necesario proceder al diseño de nuevos instrumentos.4. por ejemplo: Para ver un inventario digitalizado de formatos del Instituto Nacional del Derecho de Autor abre el link: http://www. Tanto el inventario de formatos como las formas requieren ser revisados constantemente. asimismo. en su caso.gob. Diseño de Procedimientos Administrativos 74 .

son el medio a través del cual el administrador o investigador de operaciones administrativas interactúa con otros integrantes de la organización obtener la información necesaria que le permita diseñar la forma que se requiere. solicitudes requisiciones. Para poder diseñar la forma con los datos que requerimos. y el formato que han de llevar cada una. Existen diversas clasificaciones de los manuales. así como la mención de los responsables de su realización. Para facilitar su análisis también se clasifican en formas generales y formas de oficina. etc. clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algún esquema previsto y según el procedimiento que se estudia. También se clasifican en este rubro formas de aplicación para un conjunto de instituciones u organizaciones. Para recolectar la información hay que tener presente: 1) Seleccionar un instrumento de medición el cual debe ser válido y confiable para poder aceptar los resultados 2) Aplicar adecuadamente dicho instrumento de medición 3) Organizar las mediciones obtenidas.- Catálogo de formas Se clasifican de acuerdo con la actividad a la que pertenecen. forma para compras. de ventas. de personal. a los que se designa con distintos nombres. 2. la asignación concreta de responsabilidades. se procede a realizar el análisis de formas. la corrección de acciones. la comprobación de hechos. los formatos para inscripción en eventos deportivos.Como su nombre lo indica... es necesario conocer la especificación de facultades. Manuales de procedimientos dentro de los procedimientos. formas de envió etc. para poder analizar los resultados 4) Dentro de los métodos para obtener información se encuentran: Observación Se refiere a la obtención visual de datos sobre lo que ocurre en una organización. la sujeción a las políticas y normas administrativas. por ejemplo. pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su alcance: 1.Son las aplicables a toda la institución u organización. supervisión y autorización. ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cómo?. • Análisis de formas Una vez agotado el pre-análisis. aplican para un departamento en específico. De puestos o de aplicación individual. Departamentales o de aplicación específica. . Los métodos de recolección de datos. 3.Son los dirigidos a un puesto o actividad específicamente. Los métodos más eficientes están relacionados con el tipo de investigación que pretende realizarse (3).Determinación del método más eficiente de obtener la información necesaria en la forma Se deben hacer las preguntas. así como los criterios de aceptación y rechazo. Generales o de aplicación universal. La información más concreta respecto a los Manuales de Procedimientos Administrativos se ampliará en el siguiente capítulo. Asimismo. para asegurar y vigilar su cumplimiento. de contabilidad. para ello es necesario desarrollar las siguientes fases: Evaluación de información las necesidades de Se requiere conocer si es necesaria la información respecto a las actividades relevantes descritas Diseño de Procedimientos Administrativos 75 . por ejemplo la requisitación de habilidades para el puesto de “Instructor de soldadura” en una determinada empresa. por ejemplo las solicitudes de crédito. En este caso quedan los formatos para solicitud de empleo.

determinar su unidad de observación. cuáles son sus características. sino también que el registro de los hechos reúna las mismas condiciones en el caso de todos los observadores. Esto se evita con una definición operacional clara y precisa y la especificación de cómo se van a medir los datos y ello. las condiciones en que asumirá la observación y las actividades o datos que deberán registrarse.Al igual que con los otros métodos. En estos casos resulta necesaria la búsqueda de Diseño de Procedimientos Administrativos 76 . En el caso de la observación no participante (cuando el observador no tiene ningún tipo de relaciones con los sujetos ni forma parte de la unidad organizacional que será observada) los datos recogidos pueden ser más objetivos. Errores relacionados con el instrumento de observación. está relacionado con el propósito que está orientando la observación (es decir. aunque. por otro lado. a su vez. Cuando se decide utilizarla. Cuando se decide usar este método es requisito fundamental la preparación cuidadosa de los observadores. clara y precisa de la forma en que debe ser observada la realidad y el registro de tales observaciones. Durante la observación participante (que es aquélla que supone que el observador está relacionado directamente con la actividad objeto de la observación ya sea como integrante habitual del grupo o como parte de éste por algún tiempo). algunos errores que suelen cometerse están relacionados con las emociones del observador. Posibles errores con el uso del método de observación: Errores relacionados con los observadores. Es conveniente que existan instrucciones escritas y/o verbales que orienten al observador sobre la manera como se llevará a cabo todo el proceso y que haya una demostración y práctica previa de las observaciones que vayan a realizar. asegurándose así la confiabilidad de los datos que se registren y recolecten. También se requiere habilidad para establecer las condiciones de manera tal que los hechos observables se realicen en la forma más natural posible y sin influencia quien realiza la investigación u otros factores. etc. para lo cual debería crear previamente un clima de confianza..Se dan cuando los aspectos que deben ser conocidos de las unidades organizacionales o de las personas que son observadas.. es población habituada a leer y escribir. previamente a la ejecución de la observación se deben definir los objetivos que persiguen. ¿para qué se requieren diseñar y aplicar formatos en una determinada etapa del procedimiento?. al no integrarse al grupo puede afectar el comportamiento de los sujetos en estudio y los datos que se observan podrían no ser tan reales y veraces.? Errores relacionados con el objeto que se observa. por ello es necesario tomar precauciones para asegurar no solo que la observación sea correcta. b) Conducirla de manera hábil y sistemática. se pierde la objetividad en la observación y en el registro de información y para el caso del diseño de formatos podría dar por obvia información que él ya conoce pero que es desconocida por la generalidad de la organización y que sería necesario que fuera integrada en el formato. ya que al involucrarse con la situación que observa. ya que los observadores pueden diferir en la cuantificación y registro que se haga de los aspectos observados. no se presentan igual cuando se está haciendo la observación y en su realidad habitual.Se refieren a las fallas que ocurren durante su elaboración en relación con lo que se desea observar. hay que tomar en cuenta ciertas consideraciones: a) Ser planificada cuidadosamente para que reúna los requisitos de validez y confiabilidad.. ¿quiénes los van a llenar. El error surge cuando no existe una definición operacional. diferenciando los aspectos significativos de la situación y los que no tienen importancia. y c) Tener destreza en el registro de datos.se asocian al hecho de la participación de varias personas en el proceso de la observación de los hechos lo cual puede conducir a una falta de consistencia de los resultados.

al utilizar este tipo de obtener información entrevista el investigador tiene limitada libertad de formular preguntas independientes generadas por la interacción personal. la primera se caracteriza por estar rígidamente estandarizada. su contenido. Hay dos tipos de entrevista: la estructurada y la no estructurada. Las ventajas de este método son: ™ Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas ™ Permite profundizar en los temas de interés ™ Orienta a posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas. replantean idénticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los participantes. Se estima que este método es más eficaz que el cuestionario porque hace posible la obtención de información más integral ya que por medio de ella el entrevistador puede explicar al entrevistado el objetivo de la encuesta y establecer con claridad el tipo de información que necesita. los objetivos y las variables. así mismo si existe la posibilidad de una interpretación equivocada de la pregunta se aclara a tiempo. Inclusive los comentarios introductorios y finales se formulan de la misma manera en todas las situaciones. orden profundidad y formulación se encuentran por entero en manos del entrevistador. los niños o con aquellos que tienen limitación física u orgánica que les dificulte proporcionar una respuesta escrita. Algunas ventajas que presenta este tipo de entrevista son: ™ La información es más fácil de procesar. quienes deben escoger la respuesta en 2. Este tipo de entrevista es muy útil en los estudios descriptivos y en las fases de exploración para el diseño del instrumento de recolección de datos. Sin embargo. tales como: ™ Es difícil obtener información confidencial ™ Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la entrevista La entrevista no estructurada es más flexible y abierta. actitudes o sugerencias respecto a actividades o procedimientos. Hay dos maneras de mediante la encuesta: La entrevista Es la comunicación establecida entre el encuestador y el sujeto de estudiado a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre la actividad o el procedimiento investigado. simplificando el análisis comparativo ™ El entrevistador no necesita ser entrenado arduamente en la técnica ™ Hay uniformidad en el tipo de información obtenida Pero también tiene desventajas. La encuesta Este método consiste en obtener información de los sujetos de estudio. ™ Entre las desventajas se cita: ™ Se requiere más tiempo ™ Es más costosa por la inversión de tiempo con los entrevistadores Diseño de Procedimientos Administrativos 77 . sobre las bases del problema. Para orientar mejor la entrevista se elabora un formulario que contenga todas las preguntas. elabora las preguntas antes de realizar la entrevista.mecanismos para que las unidades en estudio estén en igualdad de condiciones durante la observación y que se definan las características del fenómeno que se pretende observar. Si bien el investigador. asegurando una mejor respuesta. sobre opiniones. modifica el orden. proporcionada por ellos mismos. Otra ventaja de la entrevista tiene sobre el cuestionario es que ésta es aplicable a distintos tipos de personas (analfabetas. 3 o más alternativas que se les ofrecen. aunque los objetivos de la investigación que rigen a las preguntas. la forma de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y características particulares de los sujetos de estudio.

en sus dos formas. cuantificar.™ Se dificulta la tabulación de datos ™ Se requiere de mucha habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento del tema. Si el investigador decide utilizar la observación regulada. Por ello y otros factores más. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger la información. Aún con esas desventajas y dada la utilidad de la entrevista. Algunas ventajas del cuestionario son: su costo relativamente bajo. Debido a esa posible pérdida de información se recomienda cuando se use este método. las preguntas a plantear según los objetivos propuestos en la investigación y las características físicas de los formularios. cada una con sus ventajas y desventajas. su capacidad para proporcionar información sobre un mayor número de personas en un periodo bastante breve y la facilidad de obtener. además. dan flexibilidad para que el investigador determine su uso apropiado según el estudio a realizar. con la aplicación de formatos que incluyan cuestionarios como parte integrante de los mismo. con la forma en sí. los consultados pueden evadir la respuesta a alguna pregunta o no darle la importancia necesaria a las respuestas proporcionadas. sus características propias y la información que se requiera. Para diseñar correctamente un formulario es necesario tomar en consideración algunos criterios relacionados con su organización. la entrevista o el cuestionario u otra fuente de información secundaria como método de recolección de datos. Organización del formulario Todo formulario debe contener elementos básicos tales como: ™ Titulo ™ Instrucciones ™ Identificación del encuestado formulario ™ Servicio o áreas especificas ™ Observaciones ™ Identificación del encuestador y del Diseño de Procedimientos Administrativos 78 . siendo el formulario el que se emplea más frecuentemente. destinado a obtener repuestas sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por si mismo. Elaborar el formulario de recolección de datos para medir las variables en estudio o para verificar una hipótesis no es tarea fácil. todo investigador debe familiarizarse con su uso. la información no puede variar ni profundizarse. Debido a su administración se puede presentar problema relacionados con la cantidad y calidad de datos que pretende obtener para el estudio. En general. en el proceso de recolección de datos para una investigación. el instrumento que se use para la recolección de datos debe ser objeto de una cuidadosa elaboración. Habiendo hecho esta aclaración. analizar e interpretar los datos. estos métodos e instrumentos y fuentes suelen combinarse. o puede enviarse por correo a los destinatarios seleccionados en la muestra. Algunos problemas asociados con el envío de los cuestionarios podrían ser: que no fuese devuelto. si el cuestionario es enviado por correo se corre el riesgo de que no llegue al destinatario o no se obtenga respuesta de los encuestados. debe elaborar un instrumento para obtener la información se requiere. Dentro de las limitaciones de este método figuran las siguientes: es poco flexible. entraremos en el tema: El cuestionario “es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso. es decir. resulta difícil obtener una tasa alta de compleción del cuestionario. una muestra más grande de sujetos de estudio.” (7) Cuestionario Antes de entrar a este apartado es necesario subrayar que es muy importante no confundir el cuestionario para obtener información necesaria que irá en la forma. ya que es probable que la aplique en cualquier tipo de investigación.

igualmente necesaria es la identificación de la persona o unidad de estudio. los formularios deben contener como dato de identificación del investigador el nombre de la persona que recogerá la información. El formulario debe contener información escrita para su identificación. así como el lugar y manera en que deben anotarse las respuestas. su redacción. dirección u otro dato general que facilite su ubicación. Las primeras son las que tienen dos alternativas. en algunos casos debe tenerse precaución con el título que se le dé. donde se registre información particular relacionada con el encuestado. Al respecto. por ejemplo. puede iniciarse con el área referente a datos generales del encuestado o fenómeno que se investigará y continuar con aquellas específicas a las variables en estudio. obteniendo la información pertinente. Finalmente. debe considerarse. Preguntas del formulario. Asimismo. y a través de ellas se medirán las variables en estudio. Otro de los componentes más importantes del formulario lo constituye su cuerpo central. además debe registrarse la fecha y lugar donde se aplique el formulario. ya que a veces este prejuicio al encuestado puede influirle en sus respuestas y en los resultados que se desea obtener. en algunos casos amerita tener un manual de instrucciones por separado o al final del formulario. análisis e interpretación de datos. número y orden. Es frecuente que se presente el interrogante acerca si debe o no aparecer el nombre de la persona encuestada en el instrumento. como: número. donde se incluyen las preguntas o "ítem" referentes a las variables que medirá según el problema y objetivos del estudio. dependiendo de los aspectos que sean incluidos. además de las instrucciones es recomendable anexar al formulario una nota o circular dirigida al encuestado. Cuando participan otras personas en el proceso de recolección de datos también es necesario elaborar estas instrucciones para que se orienten dónde y cómo anotar las respuestas de los entrevistados. en donde se informe sobre el propósito del estudio. entre otras: tipo de preguntas. con las respuestas al instrumento u otro dato que sirva de referencia para la tabulación. agrupando todas las preguntas que se refieren a un mismo tema y continuando secuencialmente con las otras áreas. estas determinan en última instancia el alcance y logro de los objetivos de investigación. un Diseño de Procedimientos Administrativos 79 . en la ubicación de las áreas debe seguirse un orden lógico. La identificación del formulario y del encuestado es otro elemento clave que debe considerarse en su diseño. También es recomendable incluir al final del formulario una sección para observaciones. se estima que ello debe estar sujeto al criterio del investigador o si se necesita esa información para los objetivos de su estudio. el anonimato generalmente contribuye a obtener datos más veraces y por consiguiente confiables.Todo formulario debe tener un nombre o título indicando a qué se refiere o qué es lo que contiene. Este generalmente se organiza en áreas o secciones. lo anterior es más importante cuando se utiliza el cuestionario a distancia o si no está presente el investigador en el momento en que el encuestado contesta el formulario. Referente al tipo de preguntas se consideran dos: dicotómicas y las de respuestas múltiples. Uno de los aspectos relevantes a considerar en el diseño del formulario es el de las preguntas o "ítem" del mismo. su número o clave correspondiente. Estas deben ser lo suficientemente amplias acerca del tipo y profundidad de la información que se desea recoger. algunos autores opinan que en los cuestionarios auto administrados. fecha y lugar en que fue o será llenado. Cuando se usa el cuestionario auto administrado. la institución que patrocina la investigación y toda otra información que despierte por aportar datos exactos y confiables. Las instrucciones se refieren a las orientaciones que se brindan al consultado sobre cómo se debe llenar el formulario.

evitando las interrogantes negativas o positivas que induzcan o favorezcan una respuesta.ejemplo de estas puede ser aquella cuya respuesta es sí_____ o no_____. permitiéndole responder libremente sobre la base de marco de referencia. si la respuesta es "no". donde no se le da al encuestado las posibles respuestas. ya que al lado de ellas se anotan varias respuestas posibles entre las que el sujeto de estudio o entrevistado deberá optar. cabe preguntarse a que aspecto de la interrogante está respondiendo la persona negativamente. Lo anteriormente expuesto se aclara con el siguiente ejemplo: Dicotómica Posee casa propia si_________ no________ La casa donde vive es alquilada si_________ no________ La casa donde vive la está pagando si_________ no________ Respuesta Múltiple La casa donde vive: Es propia ______ La esta pagando ______ Es alquilada ______ A las preguntas dicotómicas y de selección múltiple se les llama cerradas o estructuradas. se estima que con las preguntas cerradas es necesario tener un conocimiento amplio sobre el tema y las posibles respuestas. cuando se carece de este conocimiento es recomendable formular preguntas abiertas. También existen las preguntas abiertas. Se les llama también preguntas no estructuradas. "frecuentemente". conteniendo una sola idea y evitando las interrogantes dobles o múltiples. "poco". "sueldo semanal". "quincenal" o "mensual". Este tipo de preguntas tienen la ventaja de requerir menos tiempo y menos destreza del entrevistador. donde el encuestado debe recoger múltiples alternativas. ™ El lenguaje usado debe ser simple y comprensible por los encuestados. se considera que es uno de los aspectos que deben tratarse muy cuidadosamente. ya que con una pregunta se obtiene mayor información que con las dicotómicas. así como tener precaución con el uso de palabras que tienen significado diferentes para cada persona como "mucho". para ello se proporcionan algunas recomendaciones: ™ Las preguntas deben redactarse lo más claramente posible. ™ Las preguntas deben formularse de una manera neutral o imparcial. ™ Las preguntas deben ser específicas. Ejemplos de siguientes: preguntas incorrectas son las ™ ¿Se opone usted a que el personal se capacite a través del método de educación a distancia? Diseño de Procedimientos Administrativos 80 . A manera de ejemplo. sin dejar dudas acerca del grado de precisión que se espera de las respuestas. Entre los formularios es frecuente observar el uso de ambos tipos de preguntas. y tienen la desventaja de dificultar la tabulación de los datos por la diversidad de respuestas que se obtienen. el encuestador se limita a registrar las respuestas según fue brindada. sin embargo. así. si se indaga sobre el sueldo de una persona debe aclararse si se desea conocer el "nominal" o el "efectivo". La de respuestas múltiples son las preguntas con varias alternativas. En la elaboración de este tipo de preguntas debe tenerse presente que las alternativas de respuesta deben ser mutuamente excluyentes. así como facilitar la tabulación de la información obtenida. Por ejemplo: "¿Planea usted estudiar este año y trabajar el próximo?". Respecto a la redacción de la preguntas. no se deben usar tecnicismos o palabras desconocidas por ellos.

aunque se estima que se han planteado algunas de las relevantes. Si se desea conocer las revistas o referencias que reciben o leen los distintos agentes de salud para su capacitación y formación general. no debiendo ser mayor de 22 cm. Si los datos recolectados han de ser procesados mecánicamente. se estima que si los instrumentos serán manejados continuamente en el procesamiento. Es recomendable que sea de un tamaño que facilite su uso. lo cual estará supeditado al tipo de problema y la medición de las variables en estudio. el tipo de letra y el tamaño deber ser legible y contener espacios apropiados que faciliten la lectura y respuesta de las preguntas. no se tiene una cantidad determinada. y esta será clasificada por estratos u otra variable en particular. tabulación y análisis de datos. probablemente no bastará saber el nombre de las revistas sino también la frecuencia y que secciones o áreas lee de esas revistas. lo cual es recomendable cuando se tiene una muestra muy grande. es neutral e imparcial. Aunque el consultado esté inconforme se le induce a decir que si está de acuerdo con el mismo. Requisitos de un instrumento de medición Al elaborar los instrumentos de recolección de datos es necesario analizar en que forma dicho instrumento de medición cumple con la función Diseño de Procedimientos Administrativos 81 . tales como ingreso económico y vida sexual. así como facilitar el manejo de estas para la tabulación de los datos. Sobre las características del formulario cabe mencionar el uso del papel de diferentes colores. Otro aspecto referente a las preguntas es el orden de ubicación según las secciones a áreas del formulario. Hay interrogantes que plantean directa e indirectamente las respuestas probables que desea el encuestador. es necesario considerar el uso de papel de buena calidad que asegure su durabilidad y resistencia. Ejemplo: "está de acuerdo con el trabajo actual. ya que facilita la identificación de los formatos y manipulación de los mismos. Existe otra serie de consideraciones. las iniciales deben ser fáciles de contestar y no despertar reacciones negativas en el encuestado. Características físicas del formulario. x 33 cm. aunque cabe tener presente que este debe mostrar una extensión y ámbito ilimitado. El aspecto externo de un formulario puede influir favorablemente en las respuestas de un entrevistado. la calidad de la información requerida y las características del encuestado. La calidad del papel también debe tomarse en cuenta en el diseño del formulario. El orden psicológico debe tenerse muy en cuenta. o si se van a conservar formularios durante un periodo prolongado. En relación con número de preguntas que deben incluirse en el formulario. ubicando en el centro o al final de las secciones o del formulario las preguntas personales sobre datos que usualmente no son brindados por las personas. ya que pueden afectar las respuestas y la disposición a responder el resto del formulario. Esta pregunta convendría que se dejara abierta ™ Las preguntas no deben sugerir que una respuesta es más deseable que otras.™ ¿Favorece usted que el personal se capacite a través del método de educación a distancia? Probablemente estaría mejor redactado de la siguiente manera: ™ ¿Cuál es su opinión sobre la aplicación del método de educación a distancia para capacita el personal? ™ Es de observarse que no induce ni negativa ni positivamente la respuesta.. ™ Las preguntas requieren plantearse de tal manera que se obtenga la información amplia y completa para los fines del estudio. el formulario debe estar diseñado de tal forma que facilite las diferentes etapas del proceso. También depende de los recursos disponibles. Conviene ubicar primero las preguntas simples y neutrales y posteriormente las más difíciles y las de índole personal. ¿no es cierto?".

3) Elaborar instrucciones claras que orienten el llenado o utilización de los instrumentos. hay dos que por su relevancia son fundamentales. Estas cualidades son: confiabilidad y validez. o sea. sin embargo. un relato de sus ideas y experiencias con respecto a un tema particular. Hay muchas formas de determinar y aumentar la validez de un instrumento. de tal forma que se eliminen los errores de medición (preguntas ambiguas). ya sea en forma oral o por escrito. El término confiabilidad se refiere a la capacidad del instrumento para arrojar datos o mediciones que corresponden a la realidad que se pretende conocer. pero no válida por cuanto no mide lo que se desea. también se puede recurrir a la ayuda de personas expertas en el tema que se está investigando para que revisen el instrumento. Cuando el investigador hace uso de este enfoque. se dice que una prueba es confiable si. esta prueba será válida. si se desea determinar el grado de conocimiento de un grupo de estudiantes sobre epidemiología básica y la prueba contiene una gran cantidad de preguntas sobre el enfoque de riegos (que no es tratado en epidemiología básica). los datos recolectados tendrán limitaciones importantes. es decir.para la cual ha sido diseñado. Las características de cada instrumento de medición pueden ser múltiples. La situación opuesta no es necesariamente cierta. Historia de vida Las historias de vida son autodeclaraciones narrativas acerca de las experiencias que ha tenido una persona en su vida. 4) Aplicar los instrumentos o realizar las mediciones en condiciones similares. si embargo. Este análisis debe realizarse antes de iniciar la recolección de datos. para que sean éstas las que aborden en el instrumento y no otras. entendida como el grado en que un instrumento logra medir lo que se pretende medir. Los antropólogos las utilizan a menudo para investigaciones culturales. ya que si los instrumentos no llenan estos requisitos. la exactitud de la medición. Se dice que un instrumento es confiable si se obtienen medidas o datos que representen el valor real de la variable que se esta midiendo y si estos datos o medidas son iguales al ser aplicados a los mismos sujetos u objetos en dos ocasiones diferentes. 2) Aumentar el número de preguntas sobre determinado tema. a fin de determinar si cumple con la finalidad establecida. Al elaborar instrumentos es necesario tener en cuenta las recomendaciones para aumentar la confiabilidad. Por ejemplo. lo que permitirá introducir las modificaciones necesarias antes de su aplicación. al administrar a una persona en condiciones similares en dos ocasiones se obtienen resultados semejantes. solicita a los informantes que narren en secuencia cronológica. pues es requisito para lograr la confiabilidad. Esta característica se considera fundamentalmente para un instrumento. O sea: cuando una prueba para evaluación del aprendizaje mide el grado en que han sido alcanzados los objetivos educacionales establecidos previamente. la prueba se considera confiable porque sería constante en resultados bajos. o si el mejor estudiante en la primera aplicación de la prueba también obtiene la nota más alta en la segunda. Diseño de Procedimientos Administrativos 82 . a los efectos prácticos se considere que lo más importante es construir los instrumentos una vez que las variables han sido claramente especificadas y definidas. De modo que. así como a la consistencia o estabilidad de la medición en diferentes momentos. La validez es otra característica importante que deben poseer los instrumentos de medición. algunas de éstas se mencionan a continuación: 1) Aplicar las reglas generales de elaboración de instrumentos. un instrumento puede ser confiable sin ser válido. o al ser aplicados por diferentes personas.

Revisar y reproducir el instrumento Una vez determinado el tipo de instrumento que será utilizado. procesar y desechar. Decidir cuál será la unidad a la se aplicará el instrumento Paso 2. quien dará la información será la madre. Determinar la estructura del instrumento: ™ Áreas o secciones ™ Formato general Paso 5. Las formas deben estar diseñadas de modo que sea fácil para quienes las usan por lo que deben ser fáciles de llenar. esta técnica se centra en incidente real que pueda definirse como observable y como episodio integral del comportamiento humano. Sin embargo. Los datos que se requieren para un estudio de incidentes críticos se recolectan a partir de una entrevista semi-estructurada. Esto se hace con el fin de tomar en consideración en el instrumento aspectos condicionantes de la fuente de información. incluso con un esquema semiestructurado. Los datos no deben estar apiñados. • Diseño Una vez que han sido elegido el tipo de instrumento que se utilizará en la recolección de datos. accesibilidad y otros. tales como nivel cultural. Por ejemplo. leer. El diario no requiere ser completamente estructurado. Pasos que deben seguirse en la elaboración de instrumentos. puede pasarse a la elaboración del instrumento propiamente dicha. un instrumento puede estar diseñado para recabar información sobre los hábitos nutricionales del niño. debe contribuir positivamente o negativamente al logro de alguna actividad de interés. en ocasiones. Considerar las características importantes de la unidad de observación o sujeto con relación al instrumento Paso 3. es decir. estas deberán contar con el espacio suficiente para datos. Determinar la información que se recogerá Paso 4. Antes de iniciar la aplicación del instrumento es indispensable precisar las características del grupo de individuos al cual será aplicado. al pedir a los sujetos que lleven un diario durante un período determinado. Diseño de Procedimientos Administrativos 83 . Diarios Durante mucho tiempo se han usado diarios personales como fuente de información en la investigación histórica. Diseñar el instrumento: ™ Elaboración de preguntas o ítem ™ Análisis de preguntas o ítem según alcance y estructura Paso 6. es necesario decidir a quienes se aplicará para la obtención de datos. ya que no siempre se aplica a la unidad de estudios.Incidentes críticos Esta técnica es un método para recabar información de la conducta de las personas mediante un examen de incidentes específicos relacionados con el comportamiento que se investiga. a menudo también se solicita a los sujetos que escriben acerca de un aspecto específico de alguna experiencia particular y. es igualmente posible generar nuevos datos para un estudio no histórico. La palabra "crítico" significa que este incidente debe tener un impacto discernible sobre algún efecto o consecuencia. Probar el instrumento Paso 7. Pues bien. lo cual se hace de acuerdo con una serie de consideraciones. para facilitar las anotaciones en las formas. sin embargo. Como su nombre lo indica. Para determinar la información que se obtendrá es necesario establecer los aspectos de las variables que se desea incluir en el instrumento. lo que puede facilitarse siguiendo una series de pasos que se explican a continuación: Paso 1.

y de hecho es recomendable. Respecto a la información que se contiene en los formatos. en virtud de que el informante escucha la opinión de muchos individuos en un lapso breve. Tomando en cuenta que éste es el paso que asegura la calidad del instrumento y la validez del estudio. es necesario destacar. considerando si cada pregunta abarca la información que se espera obtener. hecha ésta. La desventaja es que algunas personas les incomodan expresar sus puntos de vista frente a un grupo. así como decidir las áreas o secciones que deben tener. por su importancia que amerita toda la atención del investigador. está relacionada estrechamente con los procedimientos definidos en los flujogramas y/o diagramas de los que se trató en el capítulo anterior. Paso 7: La revisión final se hace con posterioridad a la prueba de campo. Procesamiento de la información Debe saberse si será una forma para llenarse manualmente. procede la impresión o reproducción del instrumento. a través de pasos sucesivos y bien definidos se llega a un estado final. obteniendo una solución. (11) Características de los algoritmos El científico de computación Donald Knuth (12) ofreció una lista de cinco propiedades. A continuación revisaremos algunas precisiones relacionadas con ello: Como se anotó en capítulos anteriores “una secuencia es una concatenación de símbolos obtenidos a partir de una sucesión. pero no es conveniente que sujetos que han participado en la prueba sean incluidos en la etapa de recolección definitiva de información. o sea. datos generales y datos específicos. es (10) una lista bien definida. tales como instrucciones. si es un instrumento de observación. Diseño de Procedimientos Administrativos 84 . Antes de aplicar el instrumento debe hacerse una prueba de campo a fin de determinar su calidad y los ajustes que amerite. recurrir al diseño de algoritmos. En esta etapa se procede a la construcción del cuerpo del instrumento según el formato decidido. ordenada y finita de operaciones que permite hallar la solución a un problema.Paso 4: Es importante considerar el formato general del instrumento. determinar otros aspectos. por lo que la secuencia de sus etapas puede. A continuación debe analizarse cada una de las partes en relación con los objetivos y las variables. asimismo. La calidad del instrumento se determina en función de: o o o o o Claridad de las preguntas o ítem y del lenguaje Cantidad de preguntas e ítem Formato y cuerpo Ordenamiento y secuencia de las preguntas Claridad de las instrucciones además. según las variables que se están estudiando. para La ventaja de este esquema grupal es que resulta eficiente. con máquina de escribir o mediante máquina de tabulación o impresora de alta velocidad. Un algoritmo (como ya se mencionó en el capítulo anterior). a la elaboración de las preguntas o incisos. Son semejantes a las sucesiones y se pueden derivar fácilmente de éstas” (9) Podemos. que son ampliamente aceptadas como requisitos para un algoritmo: La prueba de campo sirve. construir el algoritmo de la secuencia. Dado un estado inicial y una entrada. como: o o Costo y duración de la aplicación del instrumento Necesidad de preparación del personal a cargo de la recolección de datos La prueba de campo debe ser aplicada a un grupo de sujetos que tengan características similares a las de la población que será estudiada.

tardará para esa secuencia la menor cantidad de tiempo posible. Carácter finito. 6…). entenderemos las secuencias expresadas mediante: Algoritmos de ordenación natural que se refieren a una secuencia ya ordenada (1. o dinámicamente mientras el algoritmo corre.1. 5. 2. 2. las secuencias se refieren a los requerimientos de información en una forma y responderán a las siguientes cuestiones: ™ ¿Cuáles son los datos más importantes?. Incluye el nombre del formato. Diseño de Procedimientos Administrativos 85 . etc. 2. Algoritmos de ordenación no natural. en el sentido de que todas las operaciones a realizar en un algoritmo deben ser suficientemente básicas como para que en principio puedan ser hechas de manera exacta y en un tiempo finito por un hombre usando lápiz y papel”. etcétera. 1). Para efectos de diseño y control de formatos de acuerdo con procedimientos administrativos identificados previamente. 3. las operaciones a llevar a cabo deben ser especificadas de manera rigurosa y no ambigua para cada caso”. la cual tardará para su respuesta menor cantidad de tiempo posible. Precisión. Para desarrollar esta actividad requieres preguntar a integrantes de tu familia y posiblemente a trabajadores de las oficinas donde se utilizan las formas. En ambos casos. tramitar permisos. la institución que lo requiere y el objetivo del formato. Eficacia. ™ ¿Qué información se subordina a otra?. comparándolo con el tiempo de proceso de otras secuencias desordenadas. Salida. 5. “Cada paso de un algoritmo debe estar precisamente definido. Actividades Ejercicios Analiza las formas que se incluyeron al principio de este capítulo y contesta las siguientes preguntas: a) ¿Cuál es el propósito de cada una de las formas presentadas? b) ¿Qué tienen en común? c) ¿En qué resultan diferentes? Realización de inferencias. comparándolo con el tiempo de proceso de otras secuencias desordenadas. “También se espera que un algoritmo sea eficaz. “Un algoritmo siempre debe terminar después de un número finito de pasos”. ™ ¿Por qué?. que se refieren a secuencias inversamente ordenadas (6. ™ ¿Qué información debe quedar expresada primero en el formato?. Entrada. “Un algoritmo tiene una o más salidas: cantidades que tienen una relación específica con las entradas”. Estas entradas son tomadas de conjuntos específicos de objetos”. 3. 4. adquirir bienes. Investigación de campo Haz un listado de las formas que han llenado tú y tu familia en los últimos seis meses para solicitar servicios. “Un algoritmo tiene cero o más entradas: cantidades que le son dadas antes de que el algoritmo comience. resúmenes y analogías Realiza en equipo un informe del por qué es importante la necesidad de formas dentro de una oficina. 3. 4. 5. 4.

Para de esta manera utilizar la información y sea interpretada más fácil y rápidamente. Esto comprende la disposición de las formas y las especificaciones para realizarla. para fines del control de formas y formatos. una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente. • Requisitos . .1. 4.3. aunque una empresa cuente con magníficos planes. el tamaño de estas.Anotación y uso de los datos. .Reducir la tendencia al error Esta directamente relacionada con el diseño y la impresión porque juegan papel importante los colores usados.2 Diseñar los formatos de la oficina. esto sin afectar la eficiencia de la forma. dicho concepto puede ser entendido domo como la función restrictiva de un sistema para mantener la información proporcionada por los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío.2. La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique. (14) El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.1 • Diseño de formas. así como la frecuencia con que será aplicada dentro del procedimiento. el tipo de imprenta la distancia entre las líneas. 4. El control de formas o formatos es en sí un procedimiento que tiene. Toda forma impresiona nuestra vista. entre otras.4. Del control de formas o formatos. 4. Resolver situaciones problemáticas Realiza en equipo un proyecto de diseño de formas tomando como base alguna necesidad de recopilación de información que exista en tu comunidad y comenta grupalmente los resultados. el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.3 Controlar los formatos de la oficina. pues.Actitud mental Deben crear una actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.Economía Deben ser económicos en impresión y papel considerando sus objetivos de aplicación y las dimensiones de la organización y su personal. de acuerdo con los requerimientos del área usuaria. • Objetivos Los objetivos de un proceso de control de formas y formatos son fundamentalmente los siguientes: (15) Diseño de Procedimientos Administrativos 86 . las siguientes características: • Definición Propósito El propósito principal del diseño de las formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa. el contraste entre los datos estadísticos y las variables. Actividades El control de formas e inventarios es una etapa importante en la administración. Los títulos deben reflejar claramente que es lo que se desea que sea escrito . para registrar la información de manera ordenada y expedita. mediante su registro y revisión para mantenerlos actualizados. .

entre otros. para verificar si hay desvío o variación. costos de ventas. costos de administración. o o o Diseño de Procedimientos Administrativos 87 . Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. es decir expresar en términos numéricos. entre la información que el formato recaba y lo que la organización o la ejecución del procedimiento necesitan. ™ Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto. si los formatos están cumpliendo con el objetivo o en qué medida falta información que deberían arrojar. • Nivel de organización Los formatos de control actúan en todos los niveles de la empresa (16). los cuales se presentan a continuación: ™ Estándares de cantidad: Como volumen de producción. c) Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control de formas y formatos. Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción. entre otros.a) Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la organización. partes y herramientas. entre otros. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden: FASE 1. que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo. tiempo medio de existencias de un producto determinado. esto es. inspecciones. para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos. d) Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores y en su caso diseñar nuevos formatos. Un programa para el control de formas es un proceso cíclico y repetitivo. y muchas pueden realizarse a través de formas o formatos. Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control. algún error o falla con relación al desempeño esperado. Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control. ya sea de materia prima o de mano de obra. FASE 4. FASE 3. es decir. • Programa de control de formas. Prácticamente todas las actividades de una empresa. FASE 2. Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. b) Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar. Los principales niveles de control para la aplicación de formas o formatos en una organización son: a) Niveles de producción: De bienes (fabricación de productos) o de servicios (realización de actividades) o Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios. Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria. Existen cuatro tipos de estándares. Control de inventarios: De materias primas. ™ Estándares de costos: Como costos de producción. que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar. están bajo alguna forma de control o monitoreo. en cada sección (control de rechazos. especificaciones del producto. Establecimiento de estándares: Establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. cantidad de existencias ™ Estándares de calidad: control de calidad de producción. entre otros). La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado. es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas. ¿El formato sigue cumpliendo con los objetivos iniciales de su aplicación? c) Nivel de finanzas: Es el que se encarga de los recursos financieros. entre otros. los costos de propaganda. hay quienes plantean que un buen formato no debe carecer de una sección que indique cómo requisitarlo adecuadamente. costos. administrativos (gastos administrativos entre los cuales están. Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas. de ventas. Dentro de este nivel pueden mencionarse los siguientes controles: o o o o o o o o o o Por volumen total de las mismas ventas. Hay quienes sostienen que un buen formato no necesita instructivo para su llenado y por lo contrario. Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables. por departamento. programas y abastecimientos. Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas. Por tipos de artículos vendidos. Por costos de los diversos tipos de ventas. Por territorios. Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos días. el flujo de caja. entre otros los siguientes son controles que se llevan a cabo mediante formas o formatos en este nivel: o Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros. y las no justificadas. préstamos o financiamientos externos entre otros. Por clientes. ya sean costos de producción. la facturación. Control de formatos Para llevar a cabo una mejor administración y control de los formatos aplicados como parte de cualquier procedimiento en la organización. 4. entre otros. entre otros. los principales controles que se aplican son los que siguen: o Controles de asistencia y retrasos: Es el formato usado por el control del reloj checador o del expediente que verifica los retrasos del personal. los pagos. Por vendedores. para verificar cualquier desvío en los gastos. es un punto aún muy cuestionable. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa. entre otros). dirección y gerencia. así como las comisiones de los vendedores. despidos colectivos. entre otros. Por utilidades producidas. sus reajustes o correcciones. entre otros. Durante dicho examen es importante verificar las siguientes cuestiones: a) Objetivos de aplicación. d) Nivel de recursos humanos: Es el que administra al personal. como el capital. alquiler de edificios. o o • Instructivo La presencia o no de un instructivo en los formatos. Control de salarios: Verifica los salarios. salarios de la o Diseño de Procedimientos Administrativos 88 . Por volumen de ventas estacionales. Por el precio de artículos vendidos. existen algunas sugerencias importantes: • Examen de formatos Es necesario realizar periódicamente un examen de los formatos aplicados. b) Nivel comercial: Se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. tanto subensamblados como terminados. financieros como los intereses y amortizaciones.2. las faltas justificadas por motivos médicos.o o o productos.3.

(Si seleccionas por ejemplo autos): Selecciona una Sección para poner un anuncio nuevo: camionetas.segundamano. y e) Periodicidad de aplicación:. • Programa de conservación de formatos Como antes se mencionó.2.b) Pertinencia de la información solicitada. Seleccionar sección Paso 2. Redactar Paso 3. se encuentran las siguientes: a) realización de la solicitud b) documentos requeridos c) acceso a la información que se requiere d) condiciones básicas (contar con lápiz. motocicletas.) Otro ejemplo.1. en este caso por el Instituto Federal Electoral para la obtención de formatos. etc. Para ejemplo de la obtención de formatos de manera digital podemos abrir el link: http://www.La forma como se distribuye y llena el formato ¿es la mejor de acuerdo con los objetivos? d) Adecuación del formato en cuanto a su forma:. accesorios.com. de este capítulo. educación. los programas de control y en su caso. siguen siendo las mejores o existen alternativas menos costosas. (Si seleccionas motocicletas): aparecerá el formato para publicar como sigue: Tipo de anuncio Vendo Compro Permuta Datos del anuncio Podrás modificar tus anuncios cuando quieras desde Administrar anuncios Una vez introducido el anuncio te enviaremos la contraseña de acceso por e-mail. secuencia de datos solicitados. ya que constituyen una base administrativa que debe ser constantemente Diseño de Procedimientos Administrativos 89 . etc.aspx en donde el periódico de clasificados de que se trata establece el procedimiento con la siguiente secuencia básica: Paso 1. los objetivos ya fijados por la compañía deben asimismo actualizarse.La disposición de espacios. Publicar Selecciona una categoría para poner un anuncio nuevo: autos.org.ife. etcétera. en este caso para la obtención de un formato de publicación en un diario de clasificados lo podemos ver en el link: http://www. ¿La información que se solicita en el formato es congruente con la realización del objetivo? c) Adecuación del formato en cuanto a su uso:. impresión. Dicho diseño deberá observar para su desarrollo las especificaciones comentadas en el punto 4. Entre las especificaciones que deben hacerse en el procedimiento de obtención de formatos. Los formatos pueden ser obtenidos de manera física o digital.mx/Secure/adInsert Categories. conservación de formatos estarán estrechamente relacionados con los objetivos establecidos para la organización y el procedimiento al que obedece la recopilación de información mediante el formato.htm En este sitio es posible revisar algunos de los requisitos solicitados. inmuebles. dicha periodicidad en la recopilación de información ¿es la adecuada para el logro de los objetivos? • Diseño de formatos A partir del examen periódico de formatos se verá la pertinencia de su diseño o la necesidad de un rediseño o cambio de formatos. etc.La aplicación del formato ¿cumple con la periodicidad prevista?.mx/InternetCDA/TRANSP2/menu _XV_formatos_requisitos. la obtención de formatos implica en sí misma una etapa de dicho procedimiento administrativo. deportivos. bolígrafo de tienta negra. • Obtención de formatos Como parte del procedimiento de control de formas y formatos.

cofemer. Actividades Ejercicios Realiza en equipo un programa de control de formas. capacidades económicas.gob. te presentamos una situación que evidencia la Sociedad Internacional National Geografic (17) respecto a la tala y extinción de especies de plantas medicinales en Uganda. usuarios o beneficiarios finales del procedimiento. quejas y comentarios respecto a su llenado. facilidades de venta y producciones son diferentes por esta razón mencionaremos algunas que son comunes para la mayoría de las organizaciones. c) Descubrir a tiempo las modificaciones que deben hacerse a los formatos realizando el examen periódico especificado anteriormente. a) Mantener el nivel de las existencias de manera que las operaciones del procedimiento no sufran demoras por faltantes de información. cuáles son sus niveles de organización. y d) Estar alerta ante las observaciones. Investigación de campo Transferencia a otros contextos El siguiente es un formato de solicitud para realizar plantaciones forestales comerciales que presenta la Comisión Federal de Mejora Regulatoria (COFEMER) de la Secretaría de Economía de México en su página web http://www. Revisa los dos detenidamente ¿crees que la aplicación de un formato como el de la COFEMER arroja suficiente información como para proceder a tomar una decisión en el campo mexicano que permita prevenir una situación como la que se plantea en Uganda?. Investiga en alguna organización que exista en tu comunidad.revisada debido a las variantes que presentan en su desarrollo no podemos mencionar modelos ya que cada institución tiene una organización. Diseño de Procedimientos Administrativos 90 .mx/wwwroot/BuscadorRF TS/DatosGenerales. b) Mantener el nivel de existencias de acuerdo con la demanda de los clientes. Resolver problemáticas situaciones Realiza en equipo el diseño de formatos para los niveles de la organización que investigaste como parte de la actividad anterior y elabora un diseño de control para dichos formatos.asp?homoclave=SEMARNAT03008&modalidad=1&identificador=256207&SIGLA S=SEMARNAT Después del formato.

Diseño de Procedimientos Administrativos 91 .

árbol comúnmente utilizado para el tratamiento de la malaria y ciertas formas de cáncer. así como a los residentes de Mabira y a otros personajes importantes del gobierno. alimento y refugio a las comunidades circundantes. Así como esta planta. “En unos años comenzarán a escasear de manera seria muchas plantas medicinales de los bosques ugandeses”. Uganda El arbusto contiene propiedades afrodisíacas Reserva Forestal Mabira. “Si talan el bosque. “El árbol [del sexo] podría tener valor medicinal más allá del tratamiento de la impotencia sexual. de Uganda. el presidente Yoweri Museveni ordenó un estudio de factibilidad para despejar siete mil hectáreas de bosque luego que un cultivador de caña de azúcar presentó una solicitud para ampliar su operación. prosiguió. habrá graves consecuencias –advirtió Senfuma–. El llamado árbol del sexo. que busca extraer sus supuestas propiedades afrodisíacas. preguntó Faziira Nakalama. informaron los expertos durante un simposio celebrado a finales julio de 2007 en Kampala. trabajadora doméstica que vive cerca del bosque. Citropsis articulata. “Si cortan todos los árboles. también empiezan a agotarse. no podríamos acceder a muchas cosas que necesitamos”. afirmó Mauda Kamatenesi. sino que privaría a la comunidad científica de la oportunidad de estudiar sus posibles propiedades terapéuticas. Uganda Un pequeño y escuálido arbusto que crece en las entrañas del bosque tropical de Uganda corre el inminente peligro de extinguirse debido a la cosecha ilegal. Mucha gente afirma que su poder curativo realmente es efectivo”. La pérdida de dichas especies no sólo dañaría irreversiblemente el bosque tropical. declaró que él y sus vecinos a menudo emplean la corteza del árbol onogr africana para fortalecer su inmunidad. como el onogr africana. más de la cuarta parte del bosque tropical será talada para dar paso al cultivo de caña de azúcar. Los bosques abastecen a muchas personas”. La extinción de las plantas también perjudicaría a los ugandeses que han utilizado tratamientos herbales durante generaciones. previno Kamatenesi. de modo que todos saldremos perdiendo si permitimos que la planta se extinga sin realizar más investigaciones –expresó Kamatenesi–. La administración Museveni ha respondido que los empleos creados por la plantación de caña de azúcar compensarían las pérdidas provocadas por el desmonte. las cuales incluyen el violento mitin de marzo en el que tres personas perdieron la vida. La causa subyace en que se cree que sus raíces curan la impotencia. “¿Acaso Uganda tendrá que Diseño de Procedimientos Administrativos 92 . dependencia que supervisa la reserva forestal). Desde el otoño pasado se han registrado numerosas protestas contra la propuesta de expansión. y usan Citropsis articulata para mejorar su potencia sexual. La medida de Museveni enfureció a los funcionarios de la Autoridad Forestal Nacional (AFN. Explicó que las hojas y raíces se mastican o bien se utilizan para preparar infusiones. Ibrahim Senfuma. informan los científicos. Los residentes de Mabira informaron a National Geographic News que el bosque proporciona medios de vida. uno de los últimos bosques tropicales del país. “Si se pierden estas plantas. agregó Henry Lubega. botánica de la Universidad Makarere.‘‘Árbol del sexo’’ y otras plantas medicinales en peligro de extinción en Uganda Escrito por: Alexis Okeowo el 16 de Agosto de 2007 | 7:40 pm Etiquetas: Árboles. Otras amenazas La extinción de plantas medicinales no es la única amenaza que enfrenta el bosque de Mabira. obrero de la construcción. ¿dónde conseguiremos nuestra medicina?”. otras especies medicinales. El año pasado. desaparece rápidamente de la Reserva Forestal Mabira de Uganda. guía y cazador de aves que vive cerca de la reserva forestal. Tala. Si se aprueba un nuevo proyecto gubernamental.

y sería un error desaprovechar la oportunidad de modernizar al país. secretario de prensa de Museveni. una variedad de polilla. emitido en otoño pasado. Uso sostenible del bosque. funcionarios a cargo del turismo de Mabira han instado a los residentes de las cercanías a limitar el uso de las plantas medicinales en peligro de extinción. informó Judith Ahebwa. principal fuente de captación turística de Uganda. Es posible que los residentes estén prestando atención. entrevistado por National Geographic News acerca de los estándares de vida. sino que recoge lo que ha caído al suelo. administradora del Centro de Ecoturismo Mabira. afirmó que el proyecto pondría en peligro raras variedades arbóreas y de aves que habitan la reserva de 30 mil hectáreas. “Es cuestión de explotar recursos”. un anciano ugandés llamado Lasu Faru reveló que ya no obtiene su leña de los árboles. demandó Tamale onogra. Entre tanto. y un arbusto tradicionalmente utilizado para tratar la malaria. Además. Un reciente estudio sobre la propuesta tala de Mabira.depender eternamente de la leña?”. dicho proyecto también provocaría pérdidas del ingreso derivado de la tala y el ecoturismo. “Uso leña seca –dijo Faru–. como el árbol del sexo. Se extinguirían nueve especies que sólo se encuentran en Mabira. En el corazón de un soto. Hay muchos inversionistas interesados en el desarrollo de Uganda. a cargo de la AFN y comisionado por Museveni. agregó. seis mariposas. Diseño de Procedimientos Administrativos 93 . concluyó Museveni. son arrancadas de raíz. El informe. incluidas el ave tit-hylia (Pholidornis rushiae). concluyó que las pérdidas ecológicas y económicas serían muy graves. lo cual plantea un serio problema. agrega el informe. porque no quiero cortar más árboles”. “Tenemos la tarea de enseñar a la gente a usar el bosque de manera sostenible”. pues la especie se desarrolla con mucha lentitud. Explicó que ciertas plantas.

5 ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Diseño de Procedimientos Administrativos 94 .

Este capítulo se orienta tanto a la clasificación de los manuales. en pro de lograr sus objetivos. Diseño de Procedimientos Administrativos 95 . y éste es: el manual de procedimientos. de manera que sea más fácil su empleo. pero no sólo eso. como a la elaboración de un manual de procedimientos que clarifique y agilice el desarrollo de las actividades de la organización. el desarrollo de un material en el cual se consignan los resultados de los capítulos anteriores. de prácticas generales.Presentación En este capítulo se presenta.. encuentran un lograr ordenado en el Manual de Procedimientos Administrativos. Te preguntarás ¿en qué radica tanta características y forma general de elaboración estudiaremos a continuación. de tareas. en consecuencia. formatos. flujogramas. y quienes los ejecutan! Uno de los primeros elementos que guían al trabajador nuevo en una oficina respecto a lo que hay que hacer. los manuales de procedimientos tienen el mismo apellido. etc. pero son de diferentes tipos. Como en las mejores familias. también brinda a los auditores y supervisores una referencia de cotejo para verificar si las actividades están realizándose conforme a lo previsto o hay desviaciones. es el manual de procedimientos. etc. importancia?. etc. ¡Pues nada menos en el hecho de que es la vía de comunicación entre quienes diseñan y establecen los procedimientos. cuyas En este capítulo encontrarás información relativa a un instrumento muy importante para realizar cualquier procedimiento administrativo. de funciones específicas. constituyen un material valioso que a lo largo del tiempo hará evidente la historia de la empresa y su organización general. es decir. gráficas. los hay de puestos.

1. 5. Examen. Elaboración del manual de procedimientos administrativos 5. Diseño de procedimientos administrativos. 5. 3. Diseño de Procedimientos Administrativos 96 . Definición de los procedimientos administrativos y la oficina.Mapa Curricular Diseño de Procedimientos Administrativos 1. diseño y control de formatos.2. Clasificar los manuales de procedimientos de conformidad con los criterios existentes. Resultados de Aprendizaje 5. Elaborar el manual de procedimientos administrativos. 2.3. de acuerdo con su estructura. para facilitar su empleo. para facilitar la ejecución de las tareas de la empresa. Diagramación de procedimientos administrativos 4.

4.1. superposición y yuxtaposición de funciones. estructuras. atribuciones. Evitar conflictos jurisdiccionales. sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales. políticas. de competencia. 11. Servir como una guía en la inducción y el adiestramiento de personal de nuevo ingreso.2 Como se mencionó anteriormente.1 Los manuales administrativos 1. decretos. a través de la especificación de bases jurídicas. a la larga. Facilitar el estudio de los problemas de organización y proveer herramientas para sus soluciones. Lograr y fortalecer un plan sólido de organización. operaciones o puestos en general. funciones. Esa documentación. 9. así como el grado de autoridad de dichos niveles. 5. la estructura y funciones. métodos y sistemas para el desarrollo propio de las actividades de la organización. tales como leyes. Ser guía eficaz para la preparación. clasificación. aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en los procedimientos de la organización. para facilitar su empleo 5. Sistematizar la iniciación. Clasificación de los manuales 5.1 Clasificar los manuales de procedimientos de conformidad con los criterios existentes. Conservar la experiencia administrativa acumulada de los funcionarios más antiguos y las aportaciones de quienes hayan dejado la organización. actividades. La forma de consolidar y construir un proceso de documentación ordenada. reglamentos. Asegurar que todos los interesados tengan una adecuada comprensión de ese plan y de la importancia que tienen sus propios papeles e interrelaciones. Determinar los niveles y responsables de aprobación de actividades y procedimientos. en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma.5. los manuales administrativos reflejan en general la organización de la empresa o institución. Proveer la información sobre funciones y puestos suficientes para la evaluación de los mismos y como medio de comprobación del progreso de cada área y de cada integrante del personal.”(2) • Objetivos Los objetivos generales Administrativo son: de un Manual 3. Determinar la responsabilidad específica del personal adscrito a cada puesto y su relación con los demás de la organización. implica sistematizar dichos procedimientos y. así como la duplicidad de actividades. las técnicas. y de acuerdo con su alcance pueden ser: Diseño de Procedimientos Administrativos 97 . es a través de la elaboración de lo que se conoce como manuales administrativos que son instrumentos que permiten dar a conocer o aclarar los objetivos. 8. Una de las formas más efectivas para lograr el crecimiento y desarrollo de una organización es la documentación de los métodos y procedimientos que se siguen para la ejecución de sus actividades. etc. 6. determinación de campos de competencia. compensación y desarrollo del personal clave.1. objetivos. los niveles de responsabilidad. 2. hará posible corregir desviaciones de los planes originales y mejorar procesos adaptándolos a una realidad siempre cambiante. deslindamiento de responsabilidades. (1) Para explicar en qué consiste un manual es conveniente empezar por identificarlo • Definición “Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución. las políticas a seguir. 7. 10.

a fin de que las operaciones se desarrollen conforme a lo planeado. las funciones y actividades de los órganos de la empresa. puedes abrir el link http://www. logros durante el tiempo. http://www. Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco general sobre el cual se basa el desarrollo de todas las acciones. Un ejemplo de Manual de Políticas lo proporciona el siguiente link: http://www.Historia de la empresa Algunas organizaciones asumen que es importante que sus integrantes cuenten con información respecto a la historia de la compañía. Las políticas contenidas en un manual.gob. a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los demás. Una política es una guía básica para la acción ya que prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. son una forma de transmitir las actitudes de la dirección ya que establecen directrices y un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para equilibrar las actividades y objetivos de la gerencia general.cobach.mx/historia.pdf Diseño de Procedimientos Administrativos 98 . la información histórica se incluye en los manuales como parte de la presentación de un manual de políticas o de organización. cartas de límite de autoridad. Generalmente contienen gráficas de organización.Organización de la empresa Este tipo de manuales plantean con detalle la estructura de la organización.php .Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización. los cuales se acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Muchas de ellas lo hacen con la finalidad de desarrollar en el trabajador un sentido de pertenencia. descripciones de trabajo.mx/pdf/portal_transp/marc o_normativo/normateca/Manual_Acceso_Informaci on_jun-05. (5) Para ver a manera de ejemplo el Manual de Organización del Instituto de Seguridad Social para la Fuerzas Armadas Mexicanas. señalando los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Para ver un ejemplo de un Manual de Historia de la Empresa. Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la función general.issfam. en donde podrás consultar el Manual de Historia del Colegio de Bachilleres de Chiapas.Políticas de la empresa Los Manuales de Políticas de la Empresa. que debe ser comunicada en forma continua a lo largo de toda la línea de organización. o inclusive de un manual de personal. La política no es otra cosa que una actitud de la dirección. (4) Los manuales de organización se usan donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. como su nombre lo indica manifiestan por escrito las políticas de una organización.edu.gob. los grados de autoridad y responsabilidad.bansefi.mx/archivos/transparencia/i nfo_adicional/manual_organizacion.pdf . etcétera. según convenga para la realización de los objetivos y metas. Explican la jerarquía. sus comienzos. Comúnmente. desarrollo. . puedes abrir el siguiente link: . estilos de administración y posición actuales.

calificación. Tareas y trabajo individuales.Manuales de puestos En los Manuales de puestos se presentan las estructuras resultantes de los análisis de puestos. bien sea llenados con un ejemplo o con instrucciones para su llenado. cuadros y dibujos para aclarar los datos. habilidades y capacidades que le permitan desempeñarlo adecuadamente. pueden clasificarse en manuales de procedimiento de oficina (cuando se trata de una organización que se dedica a la prestación de servicios) y de fábrica (cuando se refiere a una organización dedicada a la producción de bienes). responsabilidades y deberes. Generalmente se elaboran como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esa actividad. . Los manuales de procedimiento por sus características diversas.sg. de producción. lo podemos consultar en el siguiente link: El contenido de los manuales de procedimientos generalmente es un texto que señala las políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo. con ilustraciones a base de diagramas. http://www.gob. los conocimientos y habilidades para desempeñarlo adecuadamente (6) Los procesos de análisis de puestos incluyen la determinación de las funciones o actividades. señala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. financieras. Asimismo. cualidades. conocimientos. flujogramas. responsabilidades y requisitos que el puesto exige y por otro. 3.df. en ellos se pretende determinar por un lado las tareas. etcétera. Prácticas generales en un área determinada de actividad. podemos consultar otro ejemplo de manual de procedimientos en el link: Diseño de Procedimientos Administrativos 99 .mx/transparencia/dir_gral_pr og_deleg/manual_procedimientos.pdf El cual nos brinda la publicación en el Diario Oficial del “Manual de percepciones de la Administración Pública Federal”. Prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de un departamento en particular.cibnor. cómo operar una computadora o un programa especializado. 2. Además del ejemplo anterior de BANSEFI. Un ejemplo de este tipo de manual lo podemos consultar en: http://www. .mx/sfp/Manual_Percepciones_d e_Administracion_Publica_Federal. comerciales. como manuales procedimientos de ventas.(7) Un ejemplo del Manual de Puestos de la Policía Municipal de La Paz C.Este link nos presenta conjuntamente políticas y procedimientos de acceso a la información del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros (Bansefi) .pdf En donde se nos presenta el Manual de Procedimientos de la Dirección General de Programas Delegacionales y Reordenamiento de la Vía Pública del Gobierno del Distrito Federal. objetivos y condiciones que debe poseer un puesto y el tipo de persona que cuente con las competencias.Procedimientos de la empresa El manual de procedimientos incluye la presentación de sistemas y técnicas específicas.S.Contenido múltiple Los manuales de contenido múltiple tratan acerca de los principios y técnicas de una diversidad de actividades. Los Manuales de Procedimientos también pueden referirse a: 1. En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas y/o formatos que se emplean en el procedimiento de que se trate. por ejemplo.

La segunda fase se conoce como etapas secundarias. El ejemplo correspondiente de un Manual de Técnicas lo podemos consultar en: http://www.. y son: 1. además se encuentran disponibles impresos o digitalizados para verse en línea o descargarse para su posterior impresión. De esta forma aportan elementos que facilitan la comprensión de requerimientos legales. En esta etapa el vendedor no interviene puesto que los dueños deciden lo que se va a vender y ofrecer en la empresa. consideran a la venta como un proceso en el que se desarrollan las siguientes etapas primarias: 1.. producir un bien o prestar un servicio especializado.uacj. Su enfoque que procura responder todas las interrogantes que una persona no familiarizada con el tema pueda tener. . construir un objeto. Los manuales de Ventas. Diseño de Procedimientos Administrativos 100 . Dentro de la clasificación de manuales por su función específica se encuentran las siguientes categorías. Generalmente los Manuales de Técnicas son desarrollados por secciones. Oferta 2. Algunos. términos y técnicas propias de la actividad o procedimiento de que se trate. Técnicas de mercadeo 3.Investigación de mercado 2..http://www.Ventas. • Por función específica .Disponibilidad Al esquema anterior se le denomina “Primario” porque desde el momento en que se resuelve el tipo de producto o servicio que se va a ofrecer ya se está trabajando en la venta.mx/Publicaciones/pdf/manualdelar ticulador.pdf Este nos plantea el manual de técnicas correspondiente a la operación de un articulador fisiológico llamado Whip Mix.bo/inicio/rrh/documentos/puesto s/POLICIA%20MUNICIPAL/Guardia/CABO%20INTEN DENCIA. Los manuales de ventas incluyen las subetapas de cada una de estas fases y sus especificaciones y pueden estar dirigidas hacia un sector o producto en particular.Compras Los manuales de compras incluyen lo que se conoce como: ciclos de Adquisición y Pago (9) Esta clasificación atiende al funcionamiento de un área en particular de la organización a la cual va dirigida la elaboración del manual. Venta En esta fase secundaria es responsabilidad ahora del vendedor vender el producto.lapaz.Manuales de técnicas Un Manual de Técnicas tiene como propósito proporcionar herramientas que brinde los conocimientos necesarios a toda aquella persona que tenga intenciones de realizar alguna actividad específica.pdf .Determinación del producto o servicio a ofrecer con todas las características que posee 3.

permitiéndoles conocer un poco más de si mismos y de sus compañeros de trabajo. 7. 4. Las áreas generales de las finanzas son tres: 1) La gerencia financiera (empleo eficiente de los recursos financieros). . 6.Personal Los manuales de Personal están dirigidos a plantear las cuestiones relacionadas con la administración del personal que interviene en la realización de las funciones de una organización.Crédito y cobranza La esencia de una transacción crediticia es la promesa de pago en una fecha a futuro. para crecer. ser más humanos y optimizar los proyectos productivos. 3. de acuerdo con sus respectivos objetivos. etc. El desarrollo personal (11) es un conjunto de experiencias de interacción individual y grupal a través del cual los sujetos que participan en esas interacciones.Finanzas Si se definiera a las finanzas como el arte de administrar el dinero (10). procedimientos relacionados con: Diseño de Procedimientos Administrativos 101 . resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó Las principales funciones típicas de compras son: a) Selección de proveedor b) Solicitar compras c) Comprar Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como: 1. Tal promesa puede ser formal y escrita. Dentro de este tipo de manuales pueden encontrarse los manuales de puestos (de los que ya se trató anteriormente) o los de desarrollo de personal. 2. las relaciones interpersonales y la toma de decisiones. hipotecas. o lo que es lo mismo conversión de ahorros en inversión) 3) La inversión financiera (adquisición y asignación eficientes de los recursos financieros). mercancías. el cual tiene como función básica la planificación necesaria de los fondos para el funcionamiento de un negocio.El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como: a) Adquisición de bienes. 5. cheques. . 2) Los mercados financieros (conversión de recursos financieros en recursos económicos. y observando las características de la organización a la que pertenece. Recepción Crédito y Cobranzas Caja-Pagaduría Contabilidad Financiero Contraloría Compras De ellas dará cuenta un Manual de Finanzas pormenorizadamente. desarrollan u optimizan habilidades y destrezas para la comunicación abierta y directa. los manuales de finanzas se referirán a las tareas del administrador financiero.’ Los manuales que abordan los temas de desarrollo de personal incluyen dentro de sus rubros algunos de los siguientes aspectos: a) b) c) d) Capacitación Adiestramiento Desarrollo Humano Becas para apoyo extrainstitucional. (12) Los manuales de crédito y cobranza pueden contener. El comercio y la industria funcionan sobre la base del crédito generalmente a corto plazo entre proveedores y compradores de insumos o productos terminados. . servicios y mano de obra b) Pago de adquisiciones c) Clasificación. como en las letras de cambio.

delegación de autoridad. requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. para facilitar la ejecución de las tareas de la empresa. etc. cambios. los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. tales como las tarjetas de crédito. los préstamos personales. devoluciones). a su vez son: a) Auxiliar en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Asimismo. facilita las labores de auditoría.a) Las distintas maneras de maneras de ofrecer crédito. para conocer más acerca de su elaboración y ventajas de su aplicación comenzaremos por definirlo: • Definición Se conoce como “Manual de Procedimientos” al documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización. entre otros aspectos. la evaluación y control interno y su vigilancia.2 Elaborar el manual de procedimientos administrativos. Los Manuales de Procedimientos incluyen además. Averigua si las políticas mencionadas están señalas en algún procedimiento oficial. ubicación. c) El interés sobre el crédito que puede incluir las tasas de porcentaje anual o APR – (Annual Percentage Rate). en ellos se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas. de acuerdo con su estructura. descuentos. Los objetivos particulares. etcétera). proceso de jubilación. puntualidad. d) Las formas de solicitud para crédito que. los préstamos para automóvil y las hipotecas. c) Facilitar la consulta de todo el personal respecto a los procedimientos y organización de la institución. 5. la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. autorizaciones o documentos necesarios. Diseño de Procedimientos Administrativos 102 . e) Funcionar como base para establecer sistemas de información o bien modificar los ya existentes.Otras funciones Dentro de este rubro se clasifican todas aquellas funciones específicas de la organización. d) Servir como referencia para las tareas de simplificación de trabajo. • Objetivos El objetivo general del manual de procedimientos es posibilitar conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. Manual de procedimientos El manual de procedimientos es el “Manual Administrativo” por excelencia. etc. b) Los términos del pago de deuda. 5. Suelen contener información y ejemplos de formularios. toman en cuenta la cantidad de tiempo que le tomará saldar el préstamo. por ejemplo: inducción al trabajo y al puesto. Actividades Investigación de campo En parejas o tríos consulta cuáles son las políticas de una institución de tu localidad respecto a Recursos Humanos (prestaciones. o sobre servicios (quejas. máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. que incluyen a su vez el pago de un interés.2. solicitud de insumos para oficina.1. b) Servir para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. . etc. análisis de tiempos. bajas de inventario.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.De prácticas generales. el nombre del manual y la Diseño de Procedimientos Administrativos 103 .Índice del manual Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento . almacén. y k) Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas. de uso de instalaciones deportivas. Es la parte del manual en donde se identifica el contenido. e) Número de revisión (en su caso). las siglas de la organización. Involucra las actividades de toda la organización o áreas específicas de ésta que incluyen a su vez varios departamentos o gerencias. f) Unidades responsables de su elaboración. . Estructura procedimientos • Datos generales de los manuales de f) organización responsable. . revisión y/o autorización.2. i) Aumentar la eficiencia de los empleados. por ejemplo: Archivo. evaluación del control interno y su evaluación. En primer término. . Como su nombre lo indica.2. b) Nombre oficial de la organización.Base legal A la base legal también se le conoce como Marco Jurídico y consiste en una relación de los ordenamientos o disposiciones jurídicas. 5. por ejemplo. de los que se derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad. por último. c) Denominación y extensión. • Tipos La clasificación de los siguientes tipos de manuales administrativos se realiza considerando sus áreas de aplicación. ™Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. es importante que se mencionen las fechas de publicación o vigencia y se presente de acuerdo con un orden como podría ser el siguiente: ™Constitución. g) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. j) Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. de requerimiento de insumos y papelería. Incluye las siguientes partes: .De prácticas departamentales. etc. procedimientos y métodos.Portada de identificación Incorpora la siguiente información: a) Logotipo de la organización. ™Tratados. en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y. indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. en este sentido va de lo particular a lo general y se clasifica en: . Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal. etc. h) Facilitar las labores de auditoria. el número de la forma. ™Códigos. g) Clave de la forma. el logotipo. cortador. Incluyen por ejemplo actividades de puestos específicos como mecánico diesel. ™Leyes. aplica para la definición de las actividades de un departamento.Introducción Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento . mantenimiento de instalaciones.De tareas y trabajos individuales. d) Lugar y fecha de elaboración. etc. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

simplificar la responsabilidad por fallas o errores. En las atribuciones se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo o en el Reglamento Interior (14) Objetivo del manual En esta parte del manual se deberá incluir una explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. . de la foja (página) y del procedimiento de que se trate. facilitar las labores de auditoria. Debe incluir la presentación por escrito. a efecto de que éste no incurra en fallas.™Reglamentos.Objetivo del procedimiento Debe expresar claramente los resultados que se busca obtener al realizar las actividades y operaciones que integran un procedimiento específico. ™ Los lineamientos se elaboran clara y concisamente. pero deberán comentarse integralmente los objetivos de los procedimientos a los que se refiere el manual. la evaluación del control interno y su vigilancia. cómo. (15) . y cuánto tiempo se hacen. aún en los casos de varias opciones en una misma operación. (16) • Contenido específico . además de otras ventajas adicionales. en forma narrativa y secuencial. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa. con qué. ™Acuerdos. debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. señalando los responsables de llevarlas a cabo. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alternativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. que se dio en la parte correspondiente al objetivo del manual.Procedimiento El procedimiento es la descripción de las operaciones. a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. La redacción del objetivo de cada uno de los procedimientos que contiene el manual debe ser congruente con la información general sobre los mismos. los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. reducir los costos al aumentar la eficiencia general. ™ Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: ™ Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal. (17) Diseño de Procedimientos Administrativos 104 . cuándo. Cuando la descripción del procedimiento es general. facilitar las labores de auditoria. y por lo mismo comprende varias áreas. explicando en qué consisten. ™Convenios. . dónde. de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento.Políticas y/o normas de operación En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. En general.Folio de identificación Se refiere al número de identificación del manual.

El procedimiento se presenta en tres columnas. se anotará su nombre.Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (anual. Cuando una actividad implique utilizar un formato. expresa el orden en que se desempeña el trabajo y señala quiénes son los responsables de su ejecución. señalando los responsables de llevarlo a cabo. debe anotarse la que tiene a su cargo cada operación. ™ Normas. cuándo. de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento. se hará referencia a la trayectoria de su trámite y al número de copias. explicando en qué consiste.). de cada una de las actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento. mensual. etc.. ™ Frecuencia. es la representación gráfica de un procedimiento. Hay que recordar. la Factura del centro de trabajo en dos tantos y la Factura de entrega en original y copia.. la segunda el número de actividad y la tercera la actividad a desarrollar..Expresa claramente los resultados que se buscan obtener al realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento. cómo.. En caso de no coincidir: Se levanta Acta administrativa en original y dos copias. ¿cómo y con qué se realiza la actividad? Se indicará la periodicidad con que se realizan las actividades. semanal. se utilizarán términos “cuando”. con qué y en cuánto tiempo se hacen. recibe. mediante el uso de la simbología definida en los capítulos 2 y 3 de este manual. ™ Descripción narrativa. eventual. precisa y responderá a las preguntas: ¿Quién lo hace?. Ejemplo: referidas a como “si”. Diagramas de flujo de los procedimientos Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan. ™ Objetivo.Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dará de acuerdo con la función o actividad que se describa. revisa). especificando las inconsistencias en el conteo y se recaba la firma de los titulares de la Unidad Administrativa La redacción de cada actividad será clara. diario. la Nómina en un tanto.Es la descripción de las reglas específicas a las que se sujeta la realización de una actividad o procedimiento. Cuando la descripción del procedimiento es general.- Descripción narrativa del procedimiento (18) Nómina coincida documentos. El procedimiento se presenta mediante: ™ Nombre. procediendo a verificar que la cantidad indicada en la Cuando se redacten actividades opciones. ¿qué hace?. etcétera. el cual refleja el desarrollo de las actividades indicando a los responsables de la ejecución. “en caso”. la primera señala al responsable de su ejecución.Es la explicación escrita. como se mencionó en los capítulos de este manual referidos anteriormente que el diagrama de flujo o flujograma.. Para su redacción y presentación: Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (entrega. dónde. Diseño de Procedimientos Administrativos 105 . en forma lógica y secuencial. en los cuatro Es la presentación por escrito en forma narrativa y secuencial. Ejemplo: Recibe del Área de Registro y Control de la Nómina. los Cheques. y por lo mismo comprende varias áreas. las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas.

htm#top Diseño de Procedimientos Administrativos 106 . así como su secuencia a través de flechas. compras. debe hacerse referencia específica de éstas. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso. e iniciarán con un verbo en tiempo presente. turna) etc. (19) . Es necesario señalar que cuando un documento incluya un solo procedimiento deberá contener instrucciones. así como los mecanismos que se utilizan para la revisión y actualización del manual. y elabora una tabla con las características de cada procedimiento. Transferencia a otros contextos De la página http://www. para hacer más accesible al usuario la comprensión del manual. etc. préstamo bibliotecario. En parejas o tríos seleccionen una de las descripciones narrativas y diseñen un diagrama de flujo usando simbología abstracta. desde la parte superior de la hoja. etcétera. representación gráfica y descripción narrativa del conjunto de instrucciones específicas para realizar una gama de operaciones. d) Cada diagrama tendrá un encabezado con el nombre del procedimiento.).Para su diseño y redacción: a) Se utiliza una simbología especial b) Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a derecha. Actividades Cuadros sinópticos.Información general Incluye la información referente a la duración aproximada y a la frecuencia del procedimiento. . También se pueden adicionar instructivos para su llenado. empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Realización de inferencias. . cuadros de doble entrada y tablas Analiza los procedimientos abriendo las páginas que se indican en este manual para los casos de manuales de ventas.Glosario Constituye una lista de términos (palabras) y conceptos (significados que se dan a cada palabra) de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos. conjugando en tercera persona del singular (recibe.Formatos y diagonal y / o impresos Comprende la relación.ar/informaciones/Chef/manualdeprocedi mientos. exámenes extraordinarios. c) Se indican los responsables de ejecutar las actividades. que sirven de apoyo para su uso o consulta y que por su grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado.alimentacionsana. las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. archiva. descripción e inclusión de las formas impresas que se utilizan en un procedimiento. resúmenes y analogías Desarrolla en equipo un listado con los datos generales que deben contener los manuales de procedimiento Ejercicios Escribe una descripción narrativa de un proceso escolar (inscripción.com. e) Las actividades se expresarán en forma breve y precisa.

vajilla. El manipulador aquejado de enfermedad de transmisión por vía digestiva o que sea portador de gérmenes deberá ser excluido de toda actividad directamente relacionada con los alimentos hasta su total curación clínica y bacteriológica y la desaparición de su condición de portador. c. • Utilizar prendas de trabajo distintas a las reglamentarias • Estornudar o toser sobre los alimentos. paredes. en su caso. (Libreta sanitaria). poner el hecho en conocimiento de su inmediato superior a los efectos oportunos. pues pueden caer en la preparación siendo un vehículo de contaminación y causar en algunos casos. Será obligación del manipulador afectado. preparación o distribución. Prohibiciones Relativas al personal manipulador. cadenas. después de una ausencia o de haber realizado actividades ajenas a su cometido específico. Mantener la higiene en su aseo personal y utilizar en estado de limpieza adecuado la indumentaria y los utensilios propios de la actividad que desempeña y de usos exclusivo para su trabajo. ¿ves como los manuales de procedimientos se pueden aplicar en los contextos más diversos?. Lavarse las manos con agua caliente y jabón o detergente adecuados tantas veces como requieran las condiciones de trabajo y siempre antes de incorporarse a su puesto. transitar o permanecer con ropa de calle en la cocina.Obtuvimos el siguiente Manual de Cocina ¿qué opinas?. Al tocar el tarro de basura Al atender el teléfono Al saludar con la mano Al tocar ingredientes o elementos ajenos a la elaboración. Lavado adecuado de manos en los siguientes casos: • • • • • • • • Luego de manipular alimentos crudos y antes de tocar alimentos cocidos. aros. Se prohíbe durante el ejercicio de la actividad: • Fumar y masticar goma de mascar. Higiene personal Condiciones generales del personal a. un accidente de trabajo. ollas. Diseño de Procedimientos Administrativos 107 . • Usar una camiseta blanca debajo del uniforme cuando sea necesario (invierno) • Usar el delantal de plástico cuando realiza la tarea de lavado de planta. Poseer el carné de manipulador o documento acreditativo de tener en trámite su expedición después de haber cumplimentado los requisitos exigidos. Todos los funcionarios deben: • Emplear el uniforme asignado a su respectiva función en correctas condiciones de uso y limpio. pisos. • Cualquier otra actividad que pueda ser causa de contaminación de los alimentos. b. e. reloj. Reflexiona sobre lo que estudiaste y analiza qué tiene y qué le falta a este manual. En los casos en que exista lesión cutánea que pueda estar o ponerse en contacto directa o indirectamente con los alimentos. Lavado de manos entre una actividad y otra cuando se están manipulando distintos alimentos dentro de la cocina. • Comer en el puesto de trabajo. Al tocar el equipamiento Al ordenar la heladera Antes y después de ir al baño d. cuando sea consciente o tenga sospecha de estar comprendido en alguno de los supuestos contemplados en el párrafo anterior. lavado y pelado de verduras • Evitar el uso de anillos. al manipulador afectado se le facilitará el oportuno tratamiento y una protección con vendaje impermeable. • Usar birrete o gorro para el cabello mientras permanezcan en la cocina • El uniforme no debe ser empleado fuera del ambiente de trabajo (esto incluye todas sus partes) • No se puede ingresar.

Cada local deberá disponer de un botiquín de primeros auxilios. debiéndose verificar con regularidad que el botiquín este completo y los medicamentos no estén vencidos. transitar o permanecer con ropa de calle en la cocina.Todas las visitas deben: • Las visitas eventuales deben emplear cofias y guardapolvos. Hábitos Personales En los lugares de trabajo se deben tener en cuenta las siguientes prácticas • • • • • • • • • No fumar No salivar No peinar los cabellos No sonar la nariz No hablar. Observación: Es prohibido peinar los cabellos en el ambiente de trabajo. redecilla o gorro. Presentación Personal • Los uniformes deben estar siempre limpios y con buena presentación • El calzado no debe ser utilizado como chinela y debe utilizarse el calzado de seguridad • La ropa de trabajo como así también los guardapolvos debe estar totalmente abrochados • No está permitido el uso de llaveros prendidos de los uniformes Observación: Cada funcionario debe tener como mínimo dos mudas de ropa para que tenga diariamente en condiciones higiénicas su uniforme Aseo Personal Cuerpo • El baño debe ser diario y preferentemente antes de las actividades • No usar perfumes • Usar desodorantes personales suaves Dientes • Mantener la higiene bucal Barba/Cabello • Los funcionarios masculinos mantendrán sus cabellos cortos y diariamente deben rasurarse la barba antes de tomar servicio • El personal femenino sin excepción debe recoger su cabello con una cofia. • Los funcionarios deben lavar con frecuencia diaria sus cabellos. no podrá trabajar en el área. para el tratamiento inmediato de cortes. quemaduras o lesiones. Manos y Uñas • Las uñas deben estar cortas. • No se puede ingresar. no pudiendo permanecer con ropa de calle en la cocina. conservándolos en el interior de la cofia o gorro. heridas y estado de salud de los funcionarios Toda persona afectada por alguna enfermedad contagiosa que pueda transmitirse a través de los alimentos o que sea portadora de organismos causantes de enfermedad. limpias y libres de esmalte. ni toser por encima de los alimentos Lavar las manos luego de ir al baño Mantener limpios los armarios de los vestuarios No tocar objetos sucios y luego manipular alimentos u objetos limpios Trabajar con uniforme limpio Diseño de Procedimientos Administrativos 108 . Frecuencia: Cuándo lavar las manos • Antes y después de usar las instalaciones sanitarias • Después de sonar la nariz • Después de usar paños para la limpieza • Después de fumar • Después de tocar alimentos no higienizados • Después de contar dinero • Antes y después de manipular alimentos • Antes de tocar utensilios higienizados • Antes de tocar alimentos ya preparados • Luego de sacar los residuos • Luego de tocar puertas o cualquier otra maquinaria • Al entrar al lugar de trabajo Cortes.

embalajes.• • • No secarse el sudor con el uniforme o el paño de trabajo No degustar alimentos con las manos No degustar diferentes tipos de alimentos con el mismo utensilio • • No salir del local de trabajo con ropa de trabajo No masticar chicles durante el servicio Flujo grama para el lavado de las manos Enjuagar las manos y los antebrazos Adicionar jabón líquido (bactericida / desinfectante) Jabón bactericida Jabón no bactericida (Frotar las manos enjabonadas por lo menos 1 (Frotar las manos enjabonadas por lo menos minuto) 1 minuto) Limpiar las uñas y manos con un cepillo de uñas plástico Enjuagar bien con agua Secar con toallas de papel de un sólo uso o con aire caliente Que Cuando Como • • • • Lavado de manos Antes de iniciar cada trabajo Lavar las manos y antebrazos con desinfectante Escobillar las manos y uñas Enjuagar con agua Secar con toallas de papel de un solo uso • • • Frecuencia del Lavado de manos • • Al iniciar cualquier actividad Luego de ir al baño o vestidores Después de manipular: envases. desperdicios y alimentos crudos Luego de peinarse o sonarse la nariz Antes de tocar utensilios higienizados • Igual al procedimiento anterior Diseño de Procedimientos Administrativos 109 .

cuyos objetivos son: • • • • Ayudar al encargado de compras Establecer una calidad estándar. anillos y reloj Degustar las preparaciones con utensilios de un solo uso No se debe fumar ni ingerir alimentos No se debe toser. cuando sea necesario. hablar ni estornudar sobre las preparaciones No mezclar las ropas con los alimentos Baño diario. gritar. Se debe establecer una ficha de compra por cada producto. Para el control de los proveedores.• Uso de Uniformes Antes de iniciar cada trabajo y hasta finalizar el mismo • Se usarán uniformes limpios y de acuerdo a las funciones Todo el personal usará gorros o cofias No deben usarse joyas. caducidad. Conseguir una calidad constante en la materia prima Objetivos y necesidades de la zona de recepción: Objetivos • Control de la mercadería Diseño de Procedimientos Administrativos 110 . a fin de evaluar la calidad y estado de conservación de los alimentos. temperatura. Mejorar el control de la materia prima. calidad del producto. Se deberá verificar la fecha de vencimiento de todos los productos. con la presencia del encargado o gerente de local. antes de las actividades Los varones tendrán cabellos cortos y la barba rasurada Las uñas deben estar sin esmalte y cortas Mantener la higiene bucal Evitar el uso de perfumes y utilizar maquillajes suaves No salir del contrato con ropas de trabajo • • • Durante la elaboración Prácticas Sanitarias Correctas • • • • • Higiene Personal En todo momento • • • Higiene de los Alimentos Recepción de Mercadería Todas las materias primas destinadas a la preparación deben ser inspeccionadas por el responsable de insumos y el jefe de cocina. vehículo adecuado. en la recepción se debe disponer de un formulario en el que deben constar los siguientes apartados: horario de entrega. etiquetado y embalaje.

etc. • Cuadro guía orientativo.) Verificar características del producto (Olor. • Normativa vigente.• • • Exigencia a proveedores. color. • Comprobación del pedido. • Transporte adecuado. Cuando se trata de productos de origen animal debe constar la aprobación con el sello de SENASA. con un amplio rango de fecha de vencimiento mayor a tres días. etc. color. etc. Control económico Transporte de Mercadería Condiciones de Transporte Deberá observarse: • Higiene de vehículo • Temperatura utilizada para el transporte (deberá proveerse de un termómetro a tal finalidad) • Condiciones de higiene del entregador Criterios para evaluar la calidad de la recepción Necesidades • Equipamiento adecuado. higiene. Se debe verificar que los productos estén dentro de la fecha válida para el consumo. sabor.) ALMACENAMIENTO Diseño de Procedimientos Administrativos 111 . • comprobación de la nota de entrega de la mercancía Criterios para Evaluar la calidad de la Recepción Conformidad de las Temperaturas • • Congelados: *18° C a *20° C Refrigerados : 0° C a 5° C Embalajes cerrados y no dañados Cierre de las puertas del transporte Circulación de aire alrededor de los productos Limpieza en los uniformes del personal Equipo de frío en funcionamiento (cuando corresponda) Limpieza del material de transporte e interior de vehículo Verificar fecha de vencimiento de los productos Calidad y especificaciones Todos los productos recibidos deben pasar por el test sensorial (aroma. Flujograma de Recepción de carnes Carnes CONGELADAS (-18° C) REFRIGERADAS (*) (0 A 5° C) Verificar las condiciones de transporte (Que se cumplan las temperaturas indicadas.) verificando la temperatura y condiciones de embalaje. embalaje. Higiene de los alimentos.

Productos Lácteos • Deben estar rotulados con su fecha de recepción y almacenados a temperatura entre 0° C y 5° C • Se deben apilar de manera que exista buena circulación de aire • El yogurt. cantidad y fecha de recepción. • Serán retiradas de su embalaje original acondicionándolas en recipientes adecuados e higienizados y cubiertos con papel film • En caso de carnes al vacío se mantendrán en su envase original. en las estanterías del medio los productos preelaborados y en las estanterías superiores los alimentos cocidos • No mezclar envases primarios. colocándolas en recipientes adecuados cuidando de no hacer perforaciones • Las carnes almacenadas en envases plásticos deben almacenarse en pequeños lotes a fin de favorecer la circulación del frío • Deben definirse zonas dentro del área de refrigeración. leche y derivados lácteos serán almacenados en su embalaje original.(*) Incluye carnes cerradas al vacío. cartones. bolsas) inmediatamente después de la recepción • Se acondicionarán en recipientes plásticos debidamente higienizados y separadas por clase • Se almacenarán con una temperatura de 6° C a 8° C • Las verduras congeladas se mantendrán a temperatura de *18° C Consideraciones Generales • Mantener las puertas de las heladeras y de las cámaras siempre cerradas • Conservar el orden interno teniendo en cuenta la siguientes distribución: a) estantes superiores: alimentos cocidos. Almacenamiento de Productos Perecibles Carnes Congeladas: deben ser mantenidas a temperatura máxima de *18° C. En las estanterías más bajas se colocarán los productos crudos. • Las carnes deben estar identificadas por su tipo. Refrigeradas: deben ser mantenidas a temperatura de 0 a 5° C. Hortalizas y Frutas • Se retirarán de su embalaje original (cajas. los cuales luego de su uso deben ser descartados Retirar los huevos quebrados o dañados Almacenarlos en una temperatura de 6° C a 8° C Evitar dejarlos a temperatura ambiente. b) estantes intermedios: alimentos preelaborados. cuidando de no llevar suciedad a la cámara. c) estantes inferiores: alimentos crudos • Mantener los alimentos cubiertos con film • No acondicionar los alimentos en recipientes de material reciclado ya que el mismo puede ceder sustancias tóxicas a los alimentos • Todos los productos perecederos necesitan refrigeración • Se realizará un control diario de las fechas de vencimiento de los productos de manera de verificar el cumplimiento de la regla FIFO (Primero en entrar. • • • Deben ser mantenidos en maples descartables. primero en salir) • En caso de conservar una preparación alimenticia por más de 48hs. En caso de requerirse serán lavados antes del ingreso a las mismas. secundarios y terciarios (embalaje de transporte con envase de contacto con el alimento). cubrir con film e identificarlo con fecha de elaboración. Huevos • Los huevos deben ser retirados de sus cajones de madera originales o exigir envase termocontraible. Diseño de Procedimientos Administrativos 112 .

• Sacapuntas • Hojas blancas • • y/o cuadriculadas. • Goma de borrar.Prácticas y Listas de Cotejo Unidad de aprendizaje: Práctica número: Nombre de la práctica: 1 1 Identificación. los Propósito de la práctica: Al término de la práctica. Impresora. Sitio de trabajo de dos o más personas (casa u oficina). análisis y registro de procedimientos presentes en un sistema. Maquinaria y equipo PC por equipo. 2 hrs. Diseño de Procedimientos Administrativos 113 . el alumno identificará la presencia y características distintivas de los procedimientos que integran un sistema. Herramientas Escenario: Duración: Materiales • Lápices o bicolores. pequeña empresa.

A partir de la orientación del PSA. 3. 7. • Duración y periodicidad de aplicación de los procedimientos. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya: • Procedimientos identificados. Desarrollar en equipos de trabajo los pasos subsecuentes indicados para ésta práctica.) • Actividades principales • Procedimientos que se pueden definir a partir de las actividades identificadas. producción familiar de alimentos. Acudir al escenario seleccionado. Entrevistar al (los) responsables del área funcional 6. Diseño de Procedimientos Administrativos 114 . • Formatos empleados. Registrar la información recabada. • Observaciones.Procedimiento 1. Organizar la información recabada. prestación de algún servicio independiente. Recabar la información con base en el guión de la entrevista. elaborar un guión de entrevista que permita identificar: • Características del sistema ( por ejemplo: oficina de recaudación de pagos del sistema de aguas de la localidad. 4. ­ Utilizar la ropa y equipo de trabajo en el caso de que la presencia en el sitio elegido así lo requiera. etc. 9. 8. 5. Elaborar un formato para registrar la información que se va a recabar en la entrevista. • Conclusiones. 2.

Elaboró una guía de entrevista. De la siguiente lista marque con una 9 aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño Desarrollo Sí No No Aplica ­ 1. 4. análisis y registro de los procedimientos presentes en un sistema. Registró la información recabada. Organizó correctamente la información recabada. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada. Recabó la información del sistema. 5. Observaciones: PSP: Hora inicio: de Hora término: de Evaluación: Diseño de Procedimientos Administrativos 115 . de acuerdo al guión de la entrevista: 7. Elaboró formato para el registro de la información recabada. Se presentó con toda oportunidad a la entrevista. Utilizó la ropa y equipo de trabajo en el caso necesario. Realizó la entrevista al responsable del área funcional 6. A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. 8. 2. 3. agregando los anexos correspondientes.Lista de cotejo de la práctica número: 1 Nombre del alumno: Instrucciones: Identificación. 9. de acuerdo con lo establecido en el procedimiento.

planeará y diseñará los procedimientos administrativos necesarios. 11 hrs. • blancas • • o para cuadriculadas. Diseño de Procedimientos Administrativos 116 .Unidad de aprendizaje: Práctica número: Nombre de la práctica: 2 2 Planeación y diseño de los procedimientos administrativos a partir del análisis de las actividades o sistemas de una mediana o pequeña empresa. Empresa mediana pequeña. Maquinaria y equipo PC por equipo. Documentación escrita de la empresa (manuales. mediante la aplicación de la metodología establecida. • Goma de borrar. el alumno analizará. Al término de la práctica. Impresora. • Sacapuntas • Hojas • Plantillas diagramar. Herramientas o Propósito de la práctica: Escenario: Duración: Materiales • Lápices y bicolores. procedimientos y políticas).

2. Recabar la información con base en el guión de la entrevista. en su caso. Procedimientos propuestos para el mejoramiento de la ejecución de las tareas. Diseñar por lo menos dos procedimientos administrativos con los datos obtenidos en la guía de entrevista de la empresa. 4. 7. 1. Acudir a la empresa seleccionada. Diseñar. Elaborar los pasos subsecuentes sugeridos para el desarrollo de la práctica en equipos de trabajo. 13. Entrevistar al responsable del área funcional de la empresa visitada o personas que puedan proporcionar la información requerida. Diseño de Procedimientos Administrativos 117 . b) Áreas funcionales de la empresa y los procedimientos que utiliza. 10. 6. e) Áreas internas y externas involucradas en los procedimientos. d) Actividades principales de los procedimientos. 15. 11. Organizar la información recabada. f) Actividades críticas de los procedimientos. Formatos empleados. c) Procedimientos principales. Observaciones. 9. un guión de entrevista que permita identificar: a) Nombre de la empresa. 5. Elaborar un formato para registrar la información que se va a recabar en la entrevista. 4 Separar los residuos recuperables 1 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. Examinar y. Registrar la información recabada. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya: 12.Procedimiento ­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica. 3. Conclusiones. 14. ­ Utilizar la ropa y equipo de trabajo. bajo la orientación del PSA. rediseñar los procedimientos administrativos para el mejoramiento de la operación. g) Duración de los procedimientos. 8.

De la siguiente lista marque con una 9 aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño Desarrollo Sí No No Aplica ­ Aplicó las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica. Se presentó con toda oportunidad a la entrevista. 4 Separó los residuos recuperables 1 Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones: PSP: Hora inicio: de Hora término: de Evaluación: Diseño de Procedimientos Administrativos 118 . Elaboró formato para el registro de la información recabada. 9. 3. 10. 6.Lista de cotejo de la práctica número: 1 Nombre del alumno: Instrucciones: Planeación y diseño de los procedimientos administrativos a partir del análisis de las actividades o sistemas de una mediana o pequeña empresa. 1. Examinó los procedimientos administrativos para el mejoramiento de la operación. Recabó la siguiente información de la empresa. agregando los anexos correspondientes. ­ Utilizó la ropa y equipo de trabajo. 11. Diseñó los procedimientos con los datos obtenidos en la guía de entrevista de la empresa. Organizó correctamente la información recabada. Elaboró una guía de entrevista. 5. 2. 4. de acuerdo al guión de la entrevista: 7.­ Acató las medidas de seguridad e higiene. Realizó la entrevista al responsable del área funcional de la empresa visitada. A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada. 8. Registró la información recabada. de acuerdo con lo establecido en el procedimiento.

para • Documentación escrita de la empresa (Procedimientos. Maquinaria y equipo • PC por equipo. Duración: Materiales • Lápices y bicolores. • o Herramienta • Plantillas diagramar. 12 hrs. • Goma de borrar. • Plantilla simbología. para • Impresora. Diseño de Procedimientos Administrativos 119 .) Normas. etc. • Hojas blancas cuadriculadas. Empresa mediana o grande. Propósito práctica: Escenario: de la Al término de la práctica.Unidad de aprendizaje: 3 Práctica número: 3 Nombre de la práctica: Elaboración gráfica de un procedimiento a partir de una narración o descripción de actividades. el alumno realizará el diseño de un diagrama de flujo de acuerdo la descripción o narración de una secuencia de actividades.

• Presentar la normatividad empleada para la elaboración de los diagramas de flujo. • Los procedimientos evidentes utilizados principalmente. Diseño de Procedimientos Administrativos 120 . 1. 2. • La interrelación que se da entre los procedimientos principales y/o actividades secuenciales descritas.Procedimiento ­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica. • Conclusiones. 4 Separar los residuos recuperables 1 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. 6. 4. Elaborar cada uno de los siguientes pasos de la práctica en equipos de trabajo Desarrollar. • En su caso. • Indicación de la simbología empleada. • El alcance o los objetivos de los procedimientos. • Diagramas de flujo propuestos. Entrevistar por equipo al responsable (o personas idóneas para proporcionar la información necesaria) del área funcional de la empresa visitada. 5. 7. empleando las simbologías aprendidas en clase. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya: • Procedimientos y/o actividades seleccionados para la elaboración de los diagramas de flujo. Organizar y registrar la información recabada. indicando su soporte. bajo la orientación del PSA. ­ Utilizar la ropa y equipo de trabajo. 3. un guión de entrevista que permita identificar: • Las actividades secuenciales de la unidad organizacional. la fecha de elaboración de los procedimientos. Diseñar los diagramas de flujo para cada uno de los procedimientos o secuencias de actividades. Integrar en un documento los diagramas de flujo elaborados. señalando el significado de cada símbolo. • El tiempo de duración de dichos procedimientos.

• Procedimientos principales. Elaboró un formato para el registro de la información recabada. agregando los anexos correspondientes. Organizó correctamente la información recabada. Elaborar un formato para el registro de la información recabada en la entrevista. 8. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada. A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una 9 aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño Desarrollo Sí No No Aplica ­ Aplicó las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica. 1. Registró la información recabada. Elaboró los diagramas de flujo de los procedimientos administrativos principales del área y empresa seleccionadas. 9. 6. • Áreas funcionales. • Fecha de elaboración. 5. Realizó la entrevista al responsable del área funcional de la empresa visitada. Elaboró guía de entrevista. 4. • Áreas internas y externas involucradas en los procedimientos. • Nombre de la empresa. Examinó los resultados obtenidos. • Duración y alcance de los procedimientos. • Actividades principales de los procedimientos. 3.Lista de cotejo de la práctica número: 3 Nombre del alumno: Instrucciones: Elaboración gráfica de un procedimiento a partir de una narración o descripción de actividades. 4 Separó los residuos recuperables 1 Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones: PSP: Hora inicio: de Hora término: de Evaluación: Diseño de Procedimientos Administrativos 121 . ­ Utilizó la ropa y equipo de trabajo. 2. 10.­ Acató las medidas de seguridad e higiene. 7.

el alumno realizará el análisis necesario para proponer una alternativa de diseño y control de formas de acuerdo a las indicaciones proporcionadas en esta práctica y a las técnicas y procedimientos aprendidos en clase. • Hojas blancas o cuadriculadas. documentos fuente. manuales. • Documentación escrita de la empresa (formatos.Unidad de aprendizaje: 4 Práctica número: 4 Nombre de la práctica: Elementos de estudio y análisis para el diseño y control de formas administrativas. Materiales • Lápiz. • Goma de borrar. Maquinaria y equipo • PC por equipo. • Impresora Herramienta Escenario: Duración: Diseño de Procedimientos Administrativos 122 . 18 hrs. Aula. procedimientos y políticas). Propósito práctica: de la Al término de la práctica.

2. rediseño o actualización de los formatos empleados a la fecha. 3. • Sistema de información empleado para el uso de los formatos. indicar porqué no recurre a ellos) • Qué procedimientos son los más comúnmente empleados por el área seleccionada para el diseño o rediseño de sus formatos. Acudir a las empresas seleccionadas. Organizar la información. 7. 9. 1. Determinar aquellos formatos que hacen falta de acuerdo con los resultados de la entrevista aplicada. • Formatos diseñados o rediseñados. 5. La practica deberá realizarse en equipos de trabajo Elaborar un guión de entrevista (podrán solicitar la intervención del PSA). Diseño de Procedimientos Administrativos 123 . • Instrucciones de llenado de los formatos. • Formatos base empleados para su análisis. 10. • Fecha de diseño. Comprobar el funcionamiento satisfactorio de los formatos diseñados o rediseñados aplicándolos para su llenado en el área en que serán utilizados. • Datos principales que deben contener los formatos. así como los formatos para registrar la información recabada. 4 Separar los residuos recuperables 1 Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o lugares específicos para cada caso. • Estructura vigente de los formatos. ­ Utilizar la ropa y equipo de trabajo.Procedimiento ­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica. Diseñar un formato para el registro de la información recabada en la entrevista. que permita identificar: • Cuáles son los tipos de formatos que utiliza la institución (en el caso de no utilizar. 4. • Conclusiones. 6. Entrevistar al responsable del área funcional de la empresa visitada o al personal correspondiente que pueda proporcionar la información. Diseñar los formatos necesarios conforme a los requerimientos de información del área en que serán utilizados. Elaborar un reporte escrito de la práctica realizada que incluya: • Procedimientos en los que serán utilizados los formatos propuestos. • Observaciones. 8.

­ Utilizó la ropa y equipo de trabajo. 4. A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. 4 Separó los residuos recuperables 1 Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones: PSP: Hora inicio: de Hora término: de Evaluación: Diseño de Procedimientos Administrativos 124 . De la siguiente lista marque con una 9 aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño Desarrollo Sí No No Aplica ­ Aplicó las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica. Elaboró guía de entrevista. Elaboró formato para el registro de la información recabada. Comprobó el funcionamiento satisfactorio de los formatos. Se presentó con toda oportunidad a la entrevista. 8.Lista de cotejo de la práctica número: 4 Nombre del alumno: Instrucciones: Elementos de estudio y análisis para el diseño y control de formas administrativas. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada. 6. 7.­ Acató las medidas de seguridad e higiene. 9. 3. 2. agregando los anexos correspondientes. Realizó la entrevista al responsable del área funcional de la empresa visitada. 5. Organizó correctamente la información recabada. Elaboró un formato para el registro de la información recabada en la entrevista. 1.

b) La resistencia del sistema ante los cambios de clima c) La interacción del sistema y el clima organizacional 7. pero no las entradas c) Se desconocen tanto las entradas como las salidas. c) El contexto pertenece al sistema 6. 9. un producto químico. el conjunto de objetos exteriores al sistema. Un sistema es: a) Un conjunto de elementos relacionados entre sí. 8. un individuo. Los siguientes tres. b) Un elemento entre otros de similar naturaleza c) La parte de un todo Los procedimientos están relacionados con los sistemas porque: a) Son sinónimos b) Los procedimientos forman parte de los sistemas c) Los sistemas existen independientemente de los procedimientos El proceso es: a) Una forma de planeación y control b) El aumento de la productividad c) Lo que transforma una entrada en salida. son principios de los sistemas y procedimientos a) flexibilidad. Se entiende como “éxito” de los sistemas a: a) la etapa final a la que llegarán b) la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos c) El propósito con el cual son establecidos La estabilidad de un sistema ocurre cuando a) No hay variaciones que hacen que el sistema cambie b) los sistemas pueden mantener su funcionamiento y trabajan de manera efectiva c) Los procedimientos no se modifican Estamos frente a una “caja negra” cuando: a) No se conocen los detalles del proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas b) Se conocen las salidas.Autoevaluación Capítulo 1 Instrucciones: Selecciona la opción correcta para cada uno de los reactivos que aparecen a continuación: 1. 10. que no pertenecen a él. 3. pero que influyen decididamente a éste. etc. salidas y flexibilidad La relación contexto sistema se refiere a que: a) El contexto resultará como una salida del sistema b) Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea. como tal puede ser una máquina. o sea. 2. dinamicidad y armonía b) definición. procedimiento y entradas c) Entradas. una tarea realizada por un miembro de la organización. 4. Diseño de Procedimientos Administrativos 125 . una computadora. Un sistema es más o menos abierto cuando: a) Es más o menos permeable b) Es más o menos armónico c) Es más o menos dinámico 5. pero se conoce el proceso La permeabilidad de un sistema mide a) La interacción que presentan el sistema y el medio.

Caracterizar a un diagrama como un instrumento “Comprensivo e integrador”. su frecuencia estimada de utilización y consulta…………. en actuar de modo que las operaciones se realicen siempre del mismo modo…………………. se refiere a que el diagrama debe describir todo el proceso de que se trate e incorporar la mayoría de pasos de que consta el procedimiento. V( ) F( ) Diseño de Procedimientos Administrativos 126 . el tipo o clase de formato.. básicamente. Una vez implantado el o los procedimientos.………………………. 6. Se conoce como comportamiento organizacional al estudio y aplicación de los conocimientos acerca de la forma en que las personas actúan dentro de las organizaciones…. si los entiende el diseñador es suficiente V( V( ) ) F( ) F( ) 3.. cuántas copias. Las políticas de decisión consisten. su fuente de información. Los formatos tienen por objeto indicar los procedimientos administrativos que deben seguirse en una organización……………… 7. o implantar un procedimiento desarrollado a fin resolver un problema actual o potencial……………. 8.. 2. 5.Capítulo 2 Instrucciones: Selecciona la opción V (verdadera) o F (falsa) en el caso de cada uno de los reactivos que aparecen a continuación: 1. 3. 4.. La finalidad de un procedimiento consiste. se deberán verificar los resultados de acuerdo a las medidas tomadas y determinar si se alcanzó el propósito para el cual fue diseñado…………………………. objetivo. 9. su integración y a quiénes se les distribuye. El seguimiento y evaluación del procedimiento debe realizarse periódicamente. y. La funcionalidad del formato comprende temas como la identificación. representa datos numéricos tabulados…. a su vez. datos que debe contener y su secuencia. 2. es decir. El diagrama de bloque es otro medio de expresión en el que solamente su utilizan símbolos……………………………………………. por lo tanto. Para lograr la implantación de cualquier procedimiento no es necesario obtener la autorización del titular de la dependencia………. Es natural que los diagramas no sean comprendidos por todos. 10. finalmente. en especial en una sociedad cambiante como la que vivimos en la actualidad……………………………………………………. Un diagrama o gráfico es un tipo de expresión visual. V( V( V( V( V( V( ) ) ) ) ) ) F( F( F( F( F( F( ) ) ) ) ) ) V( ) F( ) V( V( V( ) ) ) F( F( F( ) ) ) Capítulo 3 Instrucciones: Selecciona la opción V (verdadera) o F (falsa) en el caso de cada uno de los reactivos que aparecen a continuación: 1. en elegir una alternativa entre las disponibles. estructura. A los procedimientos también se les conoce como formas de diagramación con simbología ANSI………………………………………. que contiene información que.

si adentro de la misma organización. 4. La entrevista no estructurada es menos flexible y abierta. Un programa para el control de formas es un proceso único que no puede volver a repetirse. V( ) F( ) Diseño de Procedimientos Administrativos 127 . Un diagrama bien hecho debe contener mayor información que la estrictamente relacionada con el procedimiento para abundar en datos que den un panorama amplio de la situación 6. profundidad y formulación se encuentra por entero en manos del entrevistador. 5. A las preguntas dicotómicas y de selección múltiple se les llama cerradas o estructuradas.4. Los formatos también pueden inducir a un sujeto a presentar información en la forma de “diario”. Las historias de vida son autodeclaraciones narrativas acerca de las experiencias que ha tenido una persona en su vida.………………………………………………………… 7. Es recomendable diagramar líneas donde deben ir. la medición y la detección de desviaciones. con la forma en sí. Un diagrama de flujo es la representación gráfica de la secuencia de rutinas simples. Nunca se debe dividir un proceso o secuencia a la hora de diagramarlo 10. ni en otra similar. El cuestionario solo puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable del recoger la información. 7. con la aplicación de formatos que incluyan cuestionarios como parte integrante de los mismos. su contenido. es decir. Los símbolos de un flujograma deben ser dibujados de abajo hacia arriba y de derecha a izquierda……………………………………………. los símbolos utilizados deben acompañarse de su descripción y explicación V( V( V( V( V( V( V( ) ) ) ) ) ) ) F( F( F( F( F( F( F( ) ) ) ) ) ) ) Capítulo 4 Instrucciones: Selecciona la opción V (verdadera) o F (falsa) en el caso de cada uno de los reactivos que aparecen a continuación: 1. orden. V( V( V( V( V( V( V( ) ) ) ) ) ) ) F( F( F( F( F( F( F( ) ) ) ) ) ) ) 3. En todo caso. V( ) F( ) 2. Dentro de los objetivos de un proceso de control de formas y formatos se encuentran: Relación con lo planteado. no importa que haya muchos cruces de líneas en un diagrama 9. Es muy importante no confundir el cuestionario para obtener información necesaria que irá en la forma. El orden de los diferentes pasos en el diagrama debe ser en apego al orden real de tramitación o actividad y debe llegar a los resultados esperados 5. 6. 9. El propósito principal del diseño de las formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa. porque los objetivos de la investigación que rigen a las preguntas. ya que al lado de ellas se anotan varias respuestas posibles entre las que el sujeto de estudio o entrevistado deberá optar. 8. 8.

10.

Los programas de control y, en su caso, conservación de formatos están estrechamente relacionados con los objetivos establecidos para la organización.

V(

)

F(

)

Capítulo 5
Instrucciones: Selecciona la opción V (verdadera) o F (falsa) en el caso de cada uno de los reactivos que aparecen a continuación: 1. 2. Una de las formas efectivas para lograr el crecimiento y desarrollo de una organización es la documentación de los métodos y procedimientos que se siguen para la ejecución de sus actividades Las políticas contenidas en un manual, son una forma de transmitir las actitudes de la dirección ya que establecen directrices y un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para equilibrar las actividades y objetivos de la gerencia general, según convenga para la realización de los objetivos y metas. El manual de procedimientos debe ser muy general, por lo tanto no incluye la presentación de sistemas y técnicas específicas. Los procesos de análisis de puestos se refieren al lugar físico donde una persona realiza su trabajo Los manuales de finanzas tratan sobre las tareas del administrador financiero, el cual tiene como función básica la planificación necesaria de los fondos para el funcionamiento de un negocio. El objetivo general del manual de procedimientos es comunicar al director de una organización con el de otra organización distinta. A la base legal también se le conoce como Marco Jurídico La descripción narrativa del procedimiento es una narración de la historia de los responsables de llevar a cabo cada procedimiento en la empresa. El glosario es una lista de las técnicas que se usan para poder llevar a cabo un procedimiento y su explicación. Un manual de procedimientos sólo puede aplicarse en relación con las actividades que se realizan en una oficina, para cualquier otra área de la vida humana no tiene sentido aplicarlo porque las cosas se hacen como cada quien puede. V( ) F( )

V(

)

F(

)

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

V( V( V( V( V( V( V( V(

) ) ) ) ) ) ) )

F( F( F( F( F( F( F( F(

) ) ) ) ) ) ) )

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Sugerencias Bibliográficas
Capítulo 1
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Sugerencias Bibliográficas
Capítulo 2
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a) 2... b) 6.. b) 8.V 1…V 2…F 3…F 4…V 5…V 6…V 7…V 8…F 9…V 10…V Capítulo 4 Capítulo 2 1... b) 3.V 2.. a) 5.. a) 9. a) 8…F 9…F 10... b) 7.V 1…V 2…V 3…F 4…F 5…V 6…F 7…V 8…F 9…F 10…F Capítulo 5 Capítulo 3 1…V 2.V 3…F 4…V 5…F 6…V 7…F Diseño de Procedimientos Administrativos 135 ..V 3…V 4…F 5…F 6…F 7…V 8…F 9…V 10.Respuestas a la Autoevaluación Capítulo 1 1. a) 10. c) 4.

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