PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS

FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: TUTORES – LEGALIZACION INTRODUCCION El presente documento tiene como finalidad ilustrar de manera sencilla y precisa cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta el proceso de legalización de visitas realizadas a los Establecimientos Educativos. Involucrando las partes activas del mismo tanto Tutores, Formadores, Administrador y Gerencia del Proyecto, por medio del uso adecuado de la plataforma SIAFT. 1. Legalización de visitas 1.1. Objetivo Página 1 de 23

1. Formalizar el proceso de visita realizada al Establecimiento Educativo. 1.2. Responsable:

El tutor es el responsable de realizar la Legalización en el SIAFT y el formador aprueba la información cargada por el tutor en el SIAFT. 1.3. Reporte de las Visitas ( Rol Tutor)

Una vez ejecutada la visita, el Tutor ingresa al link www.ceinte.com.co/siaft y selecciona el link Reportar Visita, ubicada al lado izquierdo como lo señala la flecha roja.

ELABORÓ
Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE

REVISÓ
Javier Caballero - MEN

APROBÓ
Julio Salvador Alandete-MEN

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS
FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 2 de 23

Después de haber dado click en reportar visita se despliega el siguiente menú:

En este menú aparecen las visitas que han sido aprobadas por el formador, el tutor debe dar click sobre el nombre de la visita como lo indica la flecha roja, enseguida se puede observar la información que ingreso el tutor (ver recuadro 1).

ELABORÓ
Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE

REVISÓ
Javier Caballero - MEN

APROBÓ
Julio Salvador Alandete-MEN

1.3. servicio eléctrico. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: El desarrollo de la agenda del PTA se actualizó.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Desarrollo de la Agenda – PTA El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de la agenda de trabajo programada. El procedimiento anterior le permite guardar la información registrada o editarla si es necesario en caso que suceda un imprevisto como: falla en la conectividad.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 3 de 23 Recuadro 1-Agenda aprobada Junto con el recuadro anterior se encuentra la información que debe diligenciar el tutor para llevar a cabo el proceso de legalización de la visita indicada: 1. una devolución por el formador ( rechazo) de la visita legalizada o una no habilitación de pago por parte de la supervisión del PTA. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . como lo indica la flecha roja. una equivocación en la información registrada. estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el desarrollo de la agenda.

estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el desarrollo de las tareas.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 4 de 23 1. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: El desarrollo de las tareas de PNLE se actualizó. Desarrollo de las Tareas – PNLE El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de las tareas programadas en el PNLE.2. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . como lo indica la flecha roja.3.

1. Tareas y compromisos PTA El tutor debe dar click en las siguientes celdas: 1.4. que hicieron parte del acompañamiento en el PTA y en el PNLE y dar click en agregar.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 5 de 23 1.3. estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .3.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Docentes participantes PTA/PNLE El tutor debe ingresar los datos de los docentes participantes. Nombre del responsable: El tutor debe registrar el nombre de la persona responsable de la ejecución del compromiso y dar click en la opción agregar. 3. Tarea ó compromiso: El tutor debe escribir los compromisos adquiridos durante el desarrollo de la visita. 2. como lo indica la flecha roja.3. como lo indica la flecha roja. Fecha límite de cumplimiento: El tutor debe registrar la fecha en la que se planea cumplir el compromiso. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PTA se han actualizado. estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de los docentes participantes. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: La lista de docentes participantes se actualizó correctamente.

estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos. los siguientes documentos que se encuentran en la pagina de inicio de la plataforma ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . después de dar click en agregar. Adjuntar documentos soporte: Después de registrar la visita.5. la cual aparecerá organizada en el recuadro. como lo indica la flecha roja. el tutor debe diligenciar toda la información requerida. Tareas y compromisos del Plan Nacional de Lectura y Escritura Al igual que el numeral anterior.3.3.6. 1.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 6 de 23 1. dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PNLE se han actualizado.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . los tutores deben adjuntar diligenciados.

Soporte docentes participantes PTA/PNLE: Adjuntar el listado de los Docentes ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 7 de 23 1. como lo indica la flecha roja. 2.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Certificado de cumplimiento: Este documento debe estar firmado por el rector o por la persona que haga sus veces en el Establecimiento Educativo. es necesario que registre la o las fechas en las que se desarrollo la visita.

Adjunto Soporte Docentes PTA/PNLE ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . se debe registrar en el SIAFT una sola vez el docente. El soporte debe ser diligenciado en su totalidad por el participante y en la casilla PARTICIPO EN se debe indicar con una X si asistió al PTA. PNLE ó ambos. El número de docentes participantes que se registra en el sistema debe coincidir con el que se encuentra en el soporte físico.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Recuadro 5.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 8 de 23 participantes del PTA /PNLE. no es necesario repetir por día un docente por visita en la plataforma.

para esto debe seleccionar las siguientes opciones: ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . Esto quiere decir que el documento quedó correctamente adjunto.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . dando click en la opción guardar.4. donde aparece el nombre del documento que el tutor debe adjuntar. 1. Legalización de Visitas ( Rol Tutor) El tutor debe legalizar los gastos de Transporte generados en la visita al Establecimiento Educativo. Este procedimiento se repite para todas las opciones en las que tenga que adjuntar documentos. puede dar click en esta opción de descargar y podrá visualizar el documento adjunto. en este momento aparecerá la palabra Descargar debajo de la opción GUARDAR. Si el tutor desea confirmar que el documento quedo correctamente adjuntado.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 9 de 23 Al seleccionar el archivo.

MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . Tipo de transporte: El tutor debe seleccionar el tipo de transporte utilizado para el desplazamiento hacia el EE. Detalle: De acuerdo al tipo de transporte seleccionado. se despliega la opción del medio de transporte que se utilizó para el desplazamiento.1. 2. En dado caso que no sea posible la firma del transportador el tutor puede firmar el ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . se debe registrar el desplazamiento a la sede objeto de la centralización. 5. en este caso aparecerá un menú con la siguiente información: 1. Tan pronto el tutor ingrese los valores debe hacer click en Agregar.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 10 de 23 1. para los casos con más de dos sedes y que se centralizan solo en una. Requiere Pago Transporte: Debe hacer click en el cuadrado como lo muestra la flecha roja. Adjuntar Certificado de Transporte: El tutor debe adjuntar él o los comprobantes “Certificado de Transporte” diligenciados y firmados por los transportadores. Sede visitada: El tutor debe seleccionar las Sede(s) centralizada (s) según el cubrimiento de la visita al EE. se repite este mismo paso con cada una de las sedes en caso que se requiera. Para finalizar. el tutor debe dar click en agregar. para que se despliegue un recuadro con el resumen de la información que acaba de ingresar y la opción para adjuntar el soporte o certificado de transporte. 3.4. 4. Valor: Registrar el valor real del desplazamiento de ida y regreso de acuerdo a la selección anterior. el costo debe escribirse sin coma ni punto.

4. Para adjuntar el certificado de transporte se sigue la misma ruta.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 11 de 23 soporte. En caso de que si necesite salir del municipio debe dar click en el cuadrado margen derecha.2.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . 1. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . que con los certificados de cumplimiento y de docentes participantes y hace click en la opción GUARDAR. Su Desplazamiento al Establecimiento Educativo es Fuera del Municipio donde vive: le permite confirmar si requiere salir del municipio donde vive para poder ir al Establecimiento Educativo.

MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . el tutor debe hacer click en la opción legalizar. si es incorrecta le dice el espacio que no diligenció. Total del valor fijo: Es la sumatoria del costo de desplazamiento y el valor fijo día y noche. el sistema muestra automáticamente el total del valor fijo y el TOTAL.4. 1. si se requiere debe marcar el cuadro y el sistema automáticamente le muestra el valor total a pagar. Inmediatamente el sistema muestra un aviso que puede decir: legalización exitosa ó incorrecta.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 12 de 23 Al marcar el cuadro cuando se requiere salir del municipio. se despliega inmediatamente un aviso de Requiere pernoctar.3. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . cuando la legalización es exitosa le da la opción Imprimir. Legalización Exitosa: Una vez realizado todo el proceso. en caso que se requiera.

Si el formador devuelve la legalización o la supervisión del PTA no la habilita para pago. la supervisión del PTA (CEINTE) verifica la información registrada y adjuntada por el tutor y habilita o no para pago. Visita rechazada por el Formador ó No Habilitada por la Supervisión del PTA. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 13 de 23 Habilitada para Pago: Una vez el formador aprueba la visita. 1. Observaciones: En dado caso que el tutor o el formador requieran hacer observaciones con respecto a la visita o al pago existe la celda para que reporten la novedad y el administrador de la plataforma se encargará de realizar manualmente el ajuste a la visita.5. el sistema cambia el estado de la visita por Agenda Aprobada.

ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 14 de 23 Para realizar los cambios sobre las observaciones realizadas por el formador el tutor da click sobre Reportar Visitas. Realiza los ajustes sobre la agenda que había legalizado y da click en Guardar.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .

para su respectiva aprobación.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 15 de 23 Una vez finaliza los ajustes da click sobre Legalizar y esta notificación le aparece al formador. el SIAFT le notifica al tutor en Visitas legalizadas. Cuando el formador aprueba la legalización. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .

ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .6.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 16 de 23 Una vez aprobada la visita por el formador. Cancelar Agenda-Visita Cuando una Agenda requiere ser cancelada. la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los respectivos desembolsos 1. el tutor debe justificar en el campo de observaciones el motivo por el cual se cancela dicha programación y a su vez debe dar click sobre el link rechazar.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 17 de 23 El sistema le confirma si desea rechazar la visita Una vez aceptada dicha confirmación el sistema genera una notificación de visita rechazada.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .

el tutor debe dar click en la opción Salir ubicada en la parte inferior izquierda. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .7. Salir de la Plataforma Cada vez que finalice una sesión.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 18 de 23 La visita queda en estado de Agenda Rechazada 1.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .

el formador debe dar click sobre esta alerta. Notificación de la legalización: El formador debe ingresar a la plataforma SIAFT digitando usuario y contraseña. donde se visualiza una alerta en rojo que indica las notificaciones pendientes por aprobar. el formador encontrará en la parte superior izquierda el link de NOTIFICACIONES. ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 19 de 23 LEGALIZACIÓN – FORMADORES 1.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . (ver flecha roja) En color azul se encuentran las agendas que el formador debe revisar y aprobar.

Para finalizar la revisión. Verificación de la Legalización reportada por el Tutor: Después de hacer click en la visita.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 20 de 23 2. para aprobar o devolver (rechazar). el sistema le permite hacer cambios al tutor. Cuando el formador devuelve la legalización. El formador debe validar la información registrada por el tutor.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . se abre una ventana donde se puede visualizar la visita cargada por el tutor. le ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . El formador debe revisar la información registrada y los documentos adjuntos (Las flechas rojas le indican los adjuntos que usted debe revisar). el formador debe hacer click en devolver o aprobar. teniendo en cuenta la completitud de los archivos adjuntos y la calidad de la visita reportada. Si el formador devuelve la legalización tiene la opción en el campo “Observaciones” de registrar el detalle y/o motivos de la devolución. de acuerdo a los parámetros establecidos por el programa. la legalización queda en estado de agenda aprobada en la plataforma del tutor.

Verificación sobre la Legalización Ajustada por el Tutor Cuando el tutor realiza los ajustes sobre las observaciones. Continúa el mismo proceso de verificación para la aprobación de la legalización por parte del formador.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero . en la plataforma del tutor aparecerá la notificación de la respuesta. Después de ser aprobada ó rechazada la legalización.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 21 de 23 aparecerá un mensaje de confirmación de aprobación. Si la visita es aprobada le aparecerá un aviso que dice Legalización aprobada. Si por el contrario la visita es rechazada el aviso será Legalización rechazada. 3. nuevamente le aparecerá al formador la notificación de visitas pendiente aprobar legalización.

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 22 de 23 ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN .

ELABORÓ Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE REVISÓ Javier Caballero .PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS FECHA: Septiembre 2012 CÓDIGO: Página 23 de 23 Una vez aprobada la visita por el formador.MEN APROBÓ Julio Salvador Alandete-MEN . la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los respectivos desembolsos.

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