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PROCESO ADMINISTRATIVO Concepto de Proceso Administrativo Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administracin en accin, o tambin como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin. A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para este autor la mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social EL PROCESO ADMINISTRATIVO Las diferentes disciplinas del conocimiento universal, cuentan con un cuerpo organizado de conocimientos, regido por una teora integrada por elementos interrelacionados y dinmicos que van apareciendo paulatinamente. Tales disciplinas estudian y aplican su teora mediante la adopcin de un mtodo, que a la vez facilita su anlisis y compresin. Por lo tanto, en el estudio de diversas disciplinas cientficas, podemos localizar el reconocimiento de elementos o fases sucesivas, que juega un papel, a la vez que independiente, solidario en la consecucin de un fin determinado. De ah que oigamos hablar de proceso o ciclos, que persiguen

metas especificas, por ejemplo: el proceso administrativo, econmico, histrico, contable, de investigacin, etc. Se puede definir el concepto de Proceso Administrativo: Un proceso social que tiene como finalidad lograr los mximos resultados mediante la coordinaci6n de actividades y personas que integran un sistema organizado. Para tener una concepci6n mas clara, presentare definiciones de algunos autores, acerca del proceso administrativa: G. Munich y M. Gracia lo define como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales, se hace efectiva la administraci6n, mismas que son interrelacionados y forman un proceso integral. J. Stoner lo define as: Es una serie de partes separadas, o funciones, que constituyen un proceso total. Terry y Franklin lo definen como: Las funciones fundamentales, y son los medios por los cuales administra el gerente. Es el proceso de planear, organizar,dirigir y controlar para lograr objetivos organizacionales preestablecidos.. 2Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles a travs de diferentes pocas y etapas. Dicho proceso administrativo se inici como un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por s solo y evolucion hasta convertirse en un acto previa y cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar los objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos. El estudio histrico de esa evolucin administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prcticas actuales en el campo, entre ellas de la organizacin funcional de los poderes del Estado. El conocimiento de la organizacin de la Iglesia Catlica Apostlica Romana es tambin muy interesante para conocer la importancia que tiene en administracin el adoctrinamiento para la prosecucin de un objetivo, a pesar de que las estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los principios tericos administrativos. Se adquiere un mejor entendimiento de la transformacin que tuvo la ciencia de la administracin; ella viene a consolidarse en la Edad Contempornea con los valiosos estudios de Woodrow Wilson.

Las teoras y experiencias de Fayol y de Taylor marcaron una nueva etapa en la evolucin de esa ciencia y la Administracin cientfica, que postularon ellos y continuaron sus discpulos viene a ser uno de los medios ms efectivos para la tecnificacin de las industrias nacientes en el presente siglo; esa tecnificacin ha influido grandemente tambin en el desarrollo econmico y el mejoramiento de muchos pas por su aplicacin en el sector pblico. 3La Empresa: Es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotacin de una actividad econmica. Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:

Sectores Econmicos El origen de su capital. Su Tamao Conformacin de su capital El pago de impuestos El nmero de propietarios La funcin social La forma de explotacin

Este curso hace parte de un conjunto que estarn a su disposicin una vez haya finalizado ste, cursado el paquete completo y realizada las practicas pertinentes usted desarrollar la competencia de gestionar la Contabilidad en las Organizaciones Empresariales. POR SECTORES ECONOMICOS

Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales. Ejemplo: Cerrejn, ECOPETROL, Minas de Oro del Choc. Servicios: Entregarle sus servicios o la prestacin de estos a la comunidad. Ejemplo: Clnicas, salones de belleza, transportes. Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fbrica. Ejemplo: Cadenas de almacenesLey, La 14, Carrefour etc. Agropecuaria: Explotacin del campo y sus recursos. Ejemplo: Hacienda, agroindustria. Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado. Ejemplo: Aceras Paz del Ro, Ingenio Risaralda.

POR SU TAMAO Grande: Su constitucin se soporta en grandes cantidades de capital, un gran nmero de trabajadores y el volumen de ingresos al ao, su nmero de trabajadores excede a 100 personas. Ejemplo: Comestibles La Rosa, Postobn, Gino Pascalli, etc.). Mediana: Su capital, el nmero de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, nmero de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100. Pequeas: Se dividen a su vez en.

Pequea: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el nmero de trabajadores no excede de 20 personas. Micro: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantas muy personales, el nmero de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados). Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es el motor del negocio convirtindose en una unidad productiva.

POR EL ORIGEN DEL CAPITAL

Pblico: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcalda de Pereira, Gobernacin de Risaralda. Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales. Economa Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo: Bancaf, La Previsora S.A. POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU CAPITAL. Multinacionales: En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes pases del mundo (globalizacin). Ejemplo: Nicole Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueos. Ejemplo: Alejandro Echavarria, Manuel Mejia Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo. Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. Locales: Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad. POR EL PAGO DE IMPUESTOS Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona Natural se

inscribe en la Cmara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrcula del Establecimiento Comercial. Estn obligados a pagar impuestos, su declaracin de renta aqu le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio. Los libros que se deben inscribir ante Cmara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventario y de Balances y Libro Mayor y de Balances. Sucesiones Ilquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidacin. Rgimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que Exige la DIAN. Ejemplo: Las pequeas tiendas, no estn obligados a llevar contabilidad. Rgimen Comn: Empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del rgimen simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad. Gran Contribuyente: Agrupa el mayor nmero de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantas superiores a los miles de millones de pesos. Son las ms grandes del pas. POR EL NMERO DE PROPIETARIOS Individuales: Su dueo es la empresa, por lo general es l solo quien tiene el peso del negocio. Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurdica, que destina parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades mercantiles. Su nombre debe ser una denominacin o razn social, seguida de la expresin "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresin o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estn vinculados a la citada empresa. Sociedades: Todas para su constitucin exigen la participacin como dueo de ms de una persona lo que indica que mnimo son dos (2) por lo general corresponden al rgimen comn. POR LA FUNCIN SOCIAL

Con nimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propsito de explotar y ganar ms dinero. Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T. Sin nimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo ms importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad. Economa Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo ms importante es el bienestar de los asociados y su familia 4Mercadotecnia. Ventas. Produccin. Finanzas. Recursos Humanos. Compras. Investigacin. 1.4.1 PROCESO ADMINISTRATIVO Y ADMINISTRACIN DE RECURSOS.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administracin en accin, o tambin como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin. A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin. Para este autor la mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social. ADMINISTRACION Dinmica

CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la admn. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Se compone por dos fases que son: La mecnica y la dinmica. La fase mecnica, es la parte terica de la admn., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsin, Plantacin y Organizacin.

La fase dinmica, se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Control, Direccin principios.

CONCEPTO DE PREVISIN: La previsin administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria. La que ser tanto mayor cuanto ms pueda apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto mas puedan aplicarse a dichas experiencias, mtodos estadsticos o de clculo de probabilidad. ETAPAS: * Objetivos: Es la fijacin de metas. * Investigacin: Es encontrar las tcnicas adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos. * Cursos alternativos: Adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines establecidos. PRINCIPIOS: 1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones bsicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad. 2) Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento. 3) Principio de la Medicin: Las previsiones sern confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativamente como cuantitativamente. CONCEPTO DE PLANEACION: Fija el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin. ETAPAS: * Propsitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. * Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente. * Estrategia: Son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.

* Polticas: Son guas para orientar la accin; son criterios lineamientos y no se sancionan. * Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de dicho plan. * Pronsticos: Es prever las cosas que pudieran suceder. PRINCIPIOS: 1) Principio de la Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible. 2) Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos. 3) Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.

CONCEPTO DE ORGANIZACIN: Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. ETAPAS: * Divisin del Trabajo: Separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo. * Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia. * Departamentalizacin: Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud. PRINCIPIOS: 1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. 2) Principio de la Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad. 3) Principio de la Jerarqua: Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicacin necesaria, para lograr los planes en los

cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo, al nivel ms bajo. 4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. 5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no debern reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenas de ms de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia. 6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con ellas. 7) Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo. 8) La Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern de mantenerse en equilibrio. 9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. CONCEPTO DE INTEGRACIN: Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la organizacin y la planeacion, sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. ETAPAS: * Reclutamiento: Es recolectar informacin y asi poder tener una bolsa de trabajo. * Seleccin: Despus de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada. * Induccin: Conocer todo lo necesario para desempearte en el trabajo. * Capacitacin: Llegar a ser ms productivo y capaz PRINCIPIOS DE LAS COSAS: 1) Carcter administrativos: Es tener especialistas en cada area, conocedores y prepararos para realizar sus actividades. 2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo. 3) Instalacin y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.

4) Delegacin y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella. PRINCIPIOS DE LAS PERSONAS: 1) Ecuacin de nombres y funciones: Poner en claro cules son las funciones que se van a llevar a a cabo, y que las personas sean las correctas para desempearlas. 2) Previsin de Elementos Administrativos: Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones. 3) Introduccin Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas, no tener ningun tipo de incertidumbre.

CONCEPTO DE DIRECCIN: Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs, de la motivacin, comunicacin y supervisin. ETAPAS: * Toma de Decisiones: Es la eleccin del curso de accin entre varias alternativas. * Integracin: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes * Motivacin: Por medio de ella se logra la ejecucin de trabajos tendiente a la obtencin de objetivos. * Comunicacin: Proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un grupo social. * Supervisin: Checar que las cosas se estn dando de una manera correcta. PRINCIPIOS: 1) De la Armonia del Objetivo o Coordinacin de inters: La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos. 2) Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados. 3) De la Supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes. 4) De la Va Jerrquica: Los canales de comunicacin deben de ser transmitidos a travs de los niveles jerrquicos correspondientes.

5) De la Resolucin del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surgan, desde el principio y no dejar que crezcan. 6) Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.

CONCEPTO DE CONTROL: Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. ETAPAS: * Establecimiento de Estndares: Representan el estado de ejecucin deseado, de hecho nos es mas que los objetivos definidos de la organizacin. * Medicin de Resultados: Es medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estndares. * Correccin: La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las desviaciones con relacin a los estndares. * Retroalimentacin: Mediante ella la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. * Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organitiva y reflejar su eficacia. PRINCIPIOS: 1) Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegacin. 2) De los Objetivos: El control existen en funcin de los objetivos, el control no es un fin, si no un medio para alcanzar los objetivos. 3) De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el error. 4) De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar. 5) Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte. 6) De la Excepcin: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

7) De la Funcin Controlada: La funcin que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar. ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS Poder administrar los recursos de la empresa apropiadamente es uno de los aspectos principales de la profesin del administrador de empresas y sin ninguna duda es una tarea que debera ser capaz de llevar a cabo correctamente. Aunque los recursos de la empresa pueden implicar distintas reas de conocimiento y la colaboracin con profesionales de distintas disciplinas, el administrador de empresas debera tener una clara idea de cada una de ellas de forma tal de poder administrarlas como la unidad que la empresa es. Ya sea una empresa que comienza o una establecida, hay un grupo de recursos principales que la mayora de las empresas tiene. Estos recursos siempre deben funcionar apropiadamente como una unidad al igual que en combinacin con las otras, y asegurarse de que este sea el caso es la tarea del administrador de empresas. Administrar los recursos de una empresa implica poder tener una visin general sobre la forma en que las diferentes reas de la empresa se interconectan y se afectan. El administrador de empresas debera contar con conocimiento sobre cada rea y recurso especfico, pero no debera pretender ser un experto sobre cada uno de ellos y por lo tanto debera delegar cada diferente tarea a una persona que cuente con conocimiento especfico en ella. Aunque los recursos especficos pueden variar de acuerdo a cada empresa diferente, usualmente todos pueden ser agrupados y contenidos en algunas reas. Entre estos recursos principales podramos nombrar dos principales grandes reas: los recursos financieros y los recursos humanos, cada uno de ellos abarcando una cantidad importante de aspectos especficos. Debido al gran impacto que cada uno de los dos principales grupos de recursos y sus sub-grupos puede tener sobre una empresa, es muy importante contar con la ayuda de profesionales especializados que pudieran tener el conocimiento apropiado para manejarlos y ayudar al administrador con su tarea. El administrador de empresas no debera intentar hacer todo por s mismo, sino delegar y ser la persona que se ocupa de tener una visin clara de la forma en que cada rea diferente de la empresa se interconecta con las otras.