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Unidad 3 Registro de operaciones

3.1 La partida Doble


Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuacin patrimonial La partida doble se basa en que todo hecho econmico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una accin u hecho econmico. Cuando recibo dinero por una venta, debo tambin despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero. Esto explica dos de los principios bsicos de la partida doble: Quien recibe debe a quien entrega No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que seala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dndose la contrapartida, como caracterstica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podra existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo. La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un cdigo y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crdito y el valor positivo corresponde a un debito. Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crdito. En algunos casos se pueden afectar ms de dos cuentas, pero aun as, los debitos y los crditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los crditos de los debitos el resultado debe ser cero. Esto permite conservar el equilibrio que tambin profesa la ecuacin patrimonial. Si los debitos representan lo que se tiene, los crditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo

y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ah la ecuacin patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio) La tcnica contable de hoy da, esta fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminucin de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente econmico. Esta tcnica la podemos representar de la siguiente manera:
Dbitos Aumento de activos Disminuciones del Pasivo Disminuciones del Patrimonio Crditos Disminuciones del Activo Aumento de pasivos Aumento de patrimonio

Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble: 1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe) 2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos, debe proceder de algn lado) 3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (El la base del equilibrio de la ecuacin patrimonial) 4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta as como se crea se debe tambin eliminar de la misma forma) La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en realidad un monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmtica, Geometra, Proportioni et Proportionalita hace referencia al Mtodo Veneciano de tenedura de libros que posteriormente pasa a llamarse Mtodo de la partida doble.

3.2 Clasificacion de las Cuentas de Balance

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su funcin y por su estructura CLASIFICACIN POR SU FUNCIN: a) Cuentas reales o de balance b) Cuentas nominales o de resultado c) Cuentas de orden CLASIFICACIN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances CUENTAS AUXILIARES Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales

CUENTAS REALES O DE BALANCE


Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la produccin de bienes o servicios. En terminologa contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminologa Patrimonio es decir, obligaciones internas. Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propsito general, denominado Balance General o Estado de Posicin Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografa instantnea tomada a la empresa cuando pas por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografa muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccion el Estado. Es entonces un Estado Financiero esttico.

3.3 Clasificacion de las Cuentas de Resultados


CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO
Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carcter transitorio o temporal, su duracin es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1 de enero de cada ao y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vdeograbacin del resultado de la explotacin econmica del objeto social de la empresa durante un perodo contable. Es por tanto un estado dinmico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una prdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma.

CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligacin para el ente econmico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos econmicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que

las operaciones que las generan representan algn tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligacin para ella. Pueden ser de naturaleza dbito o crdito. Tambin se denominan cuentas de memorando. Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posicin Financiera o Balance General, sin formar parte de l. Su ubicacin es al pie del mismo, despus de las sumas iguales, las de naturaleza dbito debajo del total del activo y las de naturaleza crdito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como caracterstica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotacin de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominacin pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".

NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE ORDEN Registros en las cuentas de orden. En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas: 1. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos. 2. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones. 3. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especificas segn la naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva. 4. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de prdidas contingentes que de acuerdo con las normas tcnicas pertinentes exigen la creacin de provisiones. 5. Tratndose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales. 6. Al finalizar cada perodo o cada mes, segn el caso, para reconocer el efecto de la inflacin, se deben ajustar las cuentas de orden no monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por contra. [D2649,1993. Art 110]

NATURALEZA DE LAS CUENTAS


Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus caractersticas particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente:

NATURALEZA CLASE Real CUENTAS DEL SALDO Activo Deudor

AUMENTA CON LOS Dbitos

DISMINUYE CON LOS Crditos

Complementaria Real de activo Real Real Nominal Nominal Nominal Nominal Pasivo Patrimonio Ingresos Operacionales Costos Gastos Operacionales Ingresos no operacionales Nominal De Orden De Orden Gastos no operacionales Deudoras Acreedoras Deudor Deudor Acreedor Dbitos Dbitos Crditos Crditos Crditos Dbitos Deudor Deudor Acreedor Dbitos Dbitos Crditos Crditos Crditos Dbitos Acreedor Acreedor Acreedor Crditos Crditos Crditos Dbitos Dbitos Dbitos Acreedor Crditos Dbitos

3.4 Registro de Operaciones en Diario y Mayor REGISTRO DE OPERACIONES 1.- Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotacin en el debe. 2.- Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotacin en el haber. 3.- La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotacin en el haber. Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para aumentar su saldo se debe cargar. En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar. Principios que deben observarse:

a) Los aumentos del activo se cargan b) Las disminuciones del activo se abonan c) Los aumentos del pasivo se abonan d) Las disminuciones del pasivo se cargan e) Los aumentos del capital se abonan

f) Las disminuciones del capital se cargan

Reglas del cargo y del abono: Se debe cargar:

- Cuando aumenta el activo - Cuando disminuye el pasivo -Cuando disminuye el capital

Se debe abonar: - Cuando aumenta el pasivo - Cuando aumenta el capital

Conclusiones de las reglas del cargo y del abono: 1. La cuantas del activo empiezan con un cargo, aumenta cargndolas, disminuyen abonndolas, y su saldo es deudor. 2. Las cuantas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonndolas, disminuyen cargndolas y su saldo es acreedor. 3. La cuanta del capital empieza con un abono, aumenta abonndola, disminuye cargndola, y su saldo por lo general es acreedor. 4. Las cuantas del capital o de resultados; gastos de venta y gastos de administracin, siempre se cargan y, por tanto, su saldo ser deudor. 5. Las cuentas del capital o de resultados; gastos y productos financieros y otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar y, por tanto, su saldo podr ser deudor o acreedor.

Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones:

Para registrar las operaciones, en primer lugar se deben analizar, es decir, se debe determinar la variacin que sufren las cuentas afectadas y, despus, se deben aplicar las reglas del cargo y del abono.

Modo de expresar correctamente los asientos de diario: Para distinguir la contraposicin que guarda la cuenta de cargo como respecto de la de abono a esta ultima se le antepone en forma expresa, no escrita.

Observaciones que se aplican a las alteraciones del balance: 1.- A todo aumento del activo corresponde: a) Una disminucin en el activo mismo b) Un aumento en el pasivo c) Un aumento en el capital 2.- A toda disminucin del pasivo corresponde: a) Una disminucin en el activo b) Un aumento en el pasivo mismo c) Un aumento en el capital 3.- A toda disminucin de capital corresponde: a) Una disminucin en el activo b) Un aumento en el pasivo c) Un aumento en el mismo capital Partida doble:

La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma del pasivo como el capital.

Balanza de comprobacin: Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La balanza de comprobacin se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparacin de la balanza de comprobacin que se presenta a fin de ao. La balanza de comprobacin debe contener los siguientes datos: 1.- Nombre del negocio 2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobacin 3.- Folio del mayor de cada cuenta 4.- Nombre de las cuentas 5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas 6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta En la balanza de comprobacin deben aparecer los movimientos de las cuentas que estn saldadas. Al formular la balanza de comprobacin y saber si se realizo correctamente los saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, as como los de debe y haber, tomando en cuanta que los saldos y movimientos pueden se diferentes.

Errores en la balanza de comprobacin: 1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de comprobacin 2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el mayor 3. Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del mayor. 4. Haber cargado abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del diario. 5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que aparece en los asientos de diario. 5. Haber registrado en las cuentas del mayor nicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos de diario.

Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobacin: 1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del diario. 2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra. 3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra. QUE ES EL ESQUEMA DE MAYOR? El libro es aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo y capital. Al libro mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas los asientos del libro de diario. El libro mayor tambin es conocido con el nombre de libro de segunda anotacin, pues los datos que aparecen en l provienen del libro diario, del cual se copian las cuentas, los valores y las fechas. El Mayor es el libro que recoge de forma ordenada todas las cuentas que se llevan en la empresa. No es un libro obligatorio para los empresarios, pero resulta imprescindible. Existen diferentes modelos o rayados

Cuenta: Fecha Concepto Numero Debe Haber Saldo

O tambin D Cuenta H .

La funcin del libro mayor. La funcin del libro mayor consiste en clasificar las operaciones por cuentas, de tal manera que pueda conocer el movimiento y saldo de cada una de ellas. En el mayor no se describen las operaciones de forma ordenada y minuciosa de las operaciones efectuadas por el negocio est en el libro diario y complementa con el movimiento y saldo de cada una de las cuentas que contiene el libro de mayor. Los saldos de las cuentas del libro mayor sirven de base para la formacin de los estados finales, tales como la balanza de comprobacin, el balance general y el estado de resultados; y adems para comprobar el movimiento de los mayores auxiliares.

LIBRO DE DIARIO El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, da a da, los hechos econmicos de una empresa. La anotacin de un hecho econmico en el libro Diario se llama asiento; es decir en el se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de dbito en una o ms cuentas y crdito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los crditos. Se garantiza as que se mantenga la ecuacin de contabilidad.

Dependiendo del sistema de informacin contable, algunos asientos son automticos y pueden utilizarse en conjuncin con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes.

Un registro es un tipo de dato estructurado formado por la unin de varios elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (enteros, real, carcter) o bien otras estructuras de datos. A cada uno de estos elementos se le llama campo.

El primer registro de unas operaciones hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que vaya realizando durante el periodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos columnas la del debe y la del haber. Para que los registros sean validos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

En el diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creacin. Por ejemplo, supongamos que el cliente nos paga 5,000.00 que nos deba, los cuales cobramos por caja.

3.5 Balanza de Comprobacion


Un balance de comprobacin es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los debitos y de los crditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen bsico de un estado financiero. No obstante, tenemos que resaltar que dentro del mbito de la contabilidad y gestin financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de balances, adems del citado de comprobacin. En concreto, tambin se tiene que llevar a cabo la elaboracin de los balances de situacin, de prdidas y ganancias o el abreviado. De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro objetivo mostrar en todo momento la situacin econmica por la que est atravesando la empresa en cuestin. El segundo, como su propio nombre indica, es con el que se conoce si aquella tiene bien prdidas o bien beneficios. Y finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas prdidas y ganancias de una PYME (Pequea y Mediana Empresa).

El balance de comprobacin refleja la contabilidad de una empresa u organizacin en un determinado periodo. Por eso, este balance acta como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobacin tambin permite confirmar que la contabilidad de la empresa est bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sera el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anot dicho pago a otro. El balance sera correcto desde los nmeros, pero no en la prctica. Adems de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo balance de comprobacin tiene que contar con una estructura clara, concisa y fcilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber. Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboracin que se compone de dos pasos bsicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos mencionados apartados tambin. Es decir, la elaboracin de un balance de comprobacin comienza con la realizacin de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por ltimo,las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance. Por lo general, el balance de comprobacin es un documento voluntario para el empresario, aunque recomendable para que ste pueda conocer con precisin el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboracin de las cuentas anuales.