Está en la página 1de 10

Conceptos bsicos de las macros en Access 2007

En este artculo, se explica el concepto de macro y su utilidad para ahorrar tiempo automatizando tareas que se efectan con frecuencia. Se analizan conceptos bsicos relacionados con la creacin y uso de macros y mejoras en las macros en Access 2007.

Qu es una macro?
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, puede asociar al evento AlHacerClick de un botn de comando de un formulario una macro con acciones que desea ejecutar tras pulsarlo. En Access, resulta til considerar las macros como un lenguaje de programacin simplificado 1 que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro, seleccionar cada accin en una lista desplegable y luego completar la informacin necesaria para cada accin. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y 2 controles sin escribir cdigo en un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) . Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA resultando ms fcil generar una macro que escribir cdigo de VBA. Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos. Puede agregar un botn al formulario y, a continuacin, crear una macro que abra el informe. Puede tratarse de un objeto de macro independiente asociada luego al evento AlHacerClick del botn, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento AlHacerClick del botn. Las macros se crean usando el Generador de macros, mostrado en la siguiente ilustracin.

Para mostrar el Generador de macros: En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro
1

Accin: Componente bsico de una macro; instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros. 2 Visual Basic para Aplicaciones (VBA): Versin del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.

Pg. 1

Explicacin de las macros


El trmino "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos macro independientes (es decir, los objetos que se ven en Macros en el panel de exploracin) aunque, en realidad, un objeto macro puede contener varias macros. En tal caso, se denomina grupo de macros. Un grupo de macros se representa en el panel de exploracin como un objeto macro nico, pero en realidad, un grupo de macros contiene ms de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto independiente, pero frecuentemente tiene sentido agrupar varias macros relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca en la columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro. Una macro consiste en una lista de acciones, estas acciones suelen requerir argumentos. Adems, puede agregar condiciones para controlar la forma de ejecutarse cada accin. En las siguientes secciones se describen estas funciones de forma ms detallada.

Nombres de macro
Si un objeto macro slo contiene una macro, no es necesario utilizar nombres. Se puede hacer referencia a la macro por el nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se debe asignar un nombre nico a cada macro. Si la columna Nombre de macro no est visible en el Generador de macros, haga clic en Nombres de macro Mostrar/Ocultar de la ficha Diseo. en el grupo

Acciones de macro
Las acciones son los bloques de creacin para generar las macros. Access proporciona gran cantidad de acciones entre las que elegir, que habilitan una amplia variedad de comandos. Por ejemplo, algunas de las acciones ms utilizadas sirven para abrir un informe, buscar un registro, mostrar un cuadro de mensaje o aplicar un filtro a un formulario o un informe.

Argumentos
Un argumento es un valor que proporciona informacin para la accin, como la cadena que se debe mostrar en un cuadro de mensaje, el control que se debe utilizar, etc. Algunos argumentos son necesarios y otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el panel Argumentos de accin, en la parte inferior del Generador de macros.

Una funcin nueva del Generador de macros de Access 2007 es la columna Argumentos, que permite ver (pero no editar) los argumentos de una accin en la misma lnea de la accin. De esta forma, es un poco ms fcil leer la macro porque ya no es necesario seleccionar una accin para mostrar los argumentos. Para mostrar la columna Argumentos, haga clic en Argumentos en el grupo Mostrar/Ocultar en la ficha Diseo.

Pg. 2

Condiciones
Una condicin especifica los criterios que se deben cumplir para que se ejecute una accin. 3 Se puede utilizar una expresin que pueda dar como resultado Vedadero/Falso o S/No. La accin no se ejecutar si la expresin devuelve como resultado Falso, No o 0 (cero). Si la expresin devuelve cualquier otro valor, la accin se ejecutar. Para que una condicin controle ms de una accin, escriba unos puntos suspensivos (...) en la columna Condicin para cada accin subsiguiente que desee que se aplique a la condicin. Si la expresin devuelve Falso, No o 0 (cero), no se ejecutar ninguna de las acciones. Si la condicin devuelve cualquier otro valor, todas las acciones se ejecutarn. Para mostrar la columna Condiciones en el Generador de macros, en la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones
Use esta expresin para llevar a cabo la accin [Ciudad]="Pars" DCont("[IdPedido]", "Pedidos")>35 DCont("*", "Detalles de pedido", "[IdPedido]=Formularios![Pedidos]![IdPedido]")>3 Si: Pars es el valor en el campo Ciudad en el formulario desde el cual se ejecut la macro. Hay ms de 35 entradas en el campo IdPedido de la tabla Pedidos. Hay ms de 3 entradas en la tabla Detalles de pedido para las cuales el campo IdPedido de la tabla coincide con el campo IdPedido del formulario Pedidos. El valor del campo FechaEnvo del formulario desde el cual se ejecuta la macro no es anterior a 2-Feb2006 y no es posterior a 2-Mar-2006. El valor del campo UnidadesEnStock del formulario Productos es menor que 5. El campo Nombre del formulario desde el que se 4 ejecuta la macro es nulo (no tiene valor). Esta expresin es equivalente a [Nombre] Es Nulo. Y El valor en el campo PasRegin del formulario desde el que se ejecuta la macro es UK, y el valor del campo TotalPedidos del formulario TotalVentas es mayor que 100. El valor en el campo Pas o regin del formulario desde el cual se ejecuta la macro es Francia, Italia o Espaa y el valor en el campo CdigoPostal no es de 5 caracteres de longitud. Se hace clic en Aceptar en un cuadro de dilogo donde la funcin CuadroMsj muestra "Confirmar cambios?". Si hace clic en Cancelar en el cuadro de dilogo, Access omite la accin. La variable temporal que se utiliza para almacenar el resultado de un cuadro de mensaje se compara con 2 (vbCancel=2).

[FechaEnvo] Entre #2-Feb-2006# Y #2-Mar-2006#

Formularios![Productos]![UnidadesEnStock]<5 EsNulo([Nombre])

[PasRegin]="UK" Formularios![TotalVentas]![TotalPedidos]>100

[Pas o regin] En ("Francia", "Italia", "Espaa") Y Longitud([CdigoPostal])<>5

CuadroMsj("Confirmar cambios?",1)=1

[Variables temporales]![ResultadoCuadroMsj]=2

SUGERENCIA

Para hacer que Access omita temporalmente una accin, especifique Falso como condicin. Omitir temporalmente una accin puede ser de utilidad cuando est tratando de solucionar problemas en una macro.

Expresin: Cualquier combinacin de operadores matemticos o lgicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evala a un solo valor. Las expresiones pueden realizar clculos, manipular caracteres o probar datos. 4 Nulo (Null): Valor que puede especificarse en un campo o usarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener un valor Null.

Pg. 3

Caractersticas nuevas de las macros en Office Access 2007


En versiones anteriores de Access, muchas funciones de las ms habituales no se podan ejecutar sin escribir cdigo de VBA. En Access 2007, se han integrado nuevas caractersticas y acciones de macro para ayudar a eliminar la necesidad de cdigo. De esta forma, resulta ms sencillo mejorar la funcionalidad de la base de datos y sta gana en seguridad. Macros incrustadas. Ahora tiene la posibilidad de incrustar macros en cualquiera de los eventos proporcionados por un formulario, informe o control. Una macro incrustada no est visible en el panel de exploracin; pasa a formar parte del formulario, informe o control en el que se cre. Si crea una copia de un formulario, informe o control que contenga macros incrustadas, las macros tambin estarn presentes en la copia. Mayor seguridad. Cuando el botn Mostrar todas las acciones no est resaltado en

el Generador de macros, las nicas acciones de macro y argumentos de la accin EjecutarComando disponibles sern las que no requieran estado de confianza para ejecutarse. Una macro generada con estas acciones se ejecutar aunque la base de datos est en modo deshabilitado (cuando no se permite la ejecucin de VBA). Las bases de datos que contienen acciones de macro no incluidas en la lista de confianza (o las bases de datos que tienen cdigo de VBA) requieren que se les conceda explcitamente el estado de confianza. Tratamiento de errores y depuracin. Office Access 2007 proporciona nuevas acciones de macro, como AlOcurrirError (similar a la instruccin "On Error" en VBA) y BorrarErrorDeMacro, que permiten realizar acciones especficas cuando se producen errores durante la ejecucin de la macro. Adems, la nueva accin de macro PasoAPaso permite habilitar el modo paso a paso en cualquier punto de la macro, para que se pueda observar cmo ejecuta la macro las acciones de una en una. Variables temporales. Tres nuevas acciones de macro (DefinirVariableTemporal, QuitarVariableTemporal y QuitarTodasLasVariablesTemporales) permiten crear y usar variables temporales en las macros. Pueden utilizarse en expresiones condicionales para controlar la ejecucin de macros, o para pasar datos a informes o formularios, o desde ellos, o para cualquier otro propsito que requiera un almacenamiento temporal para un valor. Tambin se puede tener acceso a estas variables temporales en VBA, por lo que sirven adems para comunicar datos a mdulos de VBA y desde ellos.

Crear una macro


En Office Access 2007, una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces denominado "macro independiente"), o puede estar incrustada en cualquier propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan a formar parte del objeto o el control en el que estn incrustadas. Las macros independientes estn visibles en el panel de exploracin, en Macros; las macros incrustadas no.

Caractersticas del Generador de macros


El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrirlo: En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro .

Access presenta el Generador de macros.

Pg. 4

Utilice el Generador de macros para crear la lista de acciones que desea que se lleven a cabo cuando se ejecute la macro. La primera vez que abra el Generador de macros, aparecern las columnas Accin, Argumentos y Comentario. En el panel Argumentos de accin, se especifican y editan los argumentos para cada accin de macro, cuando son necesarios. A la derecha aparece una breve descripcin de cada accin o argumento. Haga clic en una accin o argumento de accin para leer su descripcin. En la tabla siguiente, vea los comandos disponibles en ficha Diseo del Generador de macros.
Grupo Herramientas Comando Ejecutar Paso a paso Descripcin Ejecuta la lista de acciones de la macro. Habilita el modo paso a paso. Cuando se ejecuta la macro en este modo, las acciones se realizan de una en una. Despus de completar cada accin, se muestra el cuadro de dilogo Macro paso a paso. Haga clic en Paso a paso en el cuadro de dilogo para avanzar a la siguiente accin. Haga clic en Detener todas las macros para detener la macro en curso y cualquiera otra que se est ejecutando. Haga clic en Continuar para salir del modo paso a paso y llevar a cabo las acciones restantes sin pararse. En un argumento de accin que pueda contener una expresin, este botn se habilita. Pulse en Generador para abrir el cuadro de dilogo Generador de expresiones, que puede usar para crear la expresin. Inserta una o varias filas de accin en blanco delante de las filas seleccionadas. Elimina las filas de accin seleccionadas. Muestra ms o menos acciones de macro en la lista Accin. Para mostrar una lista ms larga de acciones, haga clic en Mostrar todas las acciones. Se muestra una lista ms larga con el botn Mostrar todas las acciones seleccionado. Si selecciona una accin de macro de esta lista ms larga de acciones de macro, es posible que tenga que conceder a la base de datos un estado de confianza explcita para poder ejecutar algunas acciones. Para cambiar de una lista larga de acciones una lista corta que contenga nicamente las acciones de macro que puede utilizar en una base de datos sin el estado de confianza asignado, asegrese de que el botn Mostrar todas las acciones no est seleccionado.
SUGERENCIA Si el botn Mostrar todas las acciones est seleccionado, haga clic en el botn Mostrar todas las acciones para cancelar la seleccin.

Generador

Filas

Insertar filas Eliminar filas

Mostrar ocultar

Mostrar todas las acciones

Si el botn Mostrar todas las acciones no est seleccionado, la lista ms corta de acciones de macro de confianza est disponible. Nombres macro de Muestra u oculta la columna Nombres de macro. Los nombres de macro son necesarios en los grupos de macros para distinguir unas macros de otras; en los dems casos, los nombres son opcionales. Para obtener ms informacin, vea la seccin Crear un grupo de macros, ms adelante en este artculo. Muestra u oculta la columna Condicin. Esta columna se utiliza para escribir expresiones que controlen cundo se realizar una accin. Muestra u oculta la columna Argumentos. Esta columna muestra los argumentos para cada accin de macro y permite una lectura ms cmoda de la macro. Si no se muestra la columna Argumentos, tendr que hacer clic en cada accin y leer los argumentos en Argumentos de accin. No se pueden insertar argumentos en la columna Argumentos.

Condiciones Argumentos

Pg. 5

Crear una macro independiente


1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro . Se muestra el Generador de macros. 2. Agregue una accin a la macro: En el Generador de macros, clic en la primera celda en blanco de la columna Accin. Escriba o seleccione de la lista de acciones la accin que desea utilizar. En Argumentos de accin, especifique argumentos para la accin, si son necesarios. Para ver una descripcin breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripcin que aparece a la derecha del argumento.
Sugerencias puede crear una accin arrastrando un objeto de base de datos desde el Panel de exploracin hasta una fila vaca del Generador de macros. Si arrastra una tabla, una consulta, un formulario, un informe o un mdulo hasta el Generador de macros, Access agrega una accin que abre la tabla, la consulta, el formulario o el informe. Si arrastra una macro hasta el Generador de macros, Access agrega una accin que ejecuta la macro. Tambin en los argumentos de accin cuya configuracin sea un nombre de objeto de
6 5

base de datos , puede establecer un argumento arrastrando el objeto desde el Panel de exploracin hasta el cuadro del argumento Nombre del objeto de la accin. Si lo desea, puede escribir un comentario para la accin.
8

3. Para agregar ms acciones a la macro, muvase a otra fila de accin y repita el paso 2. Access lleva a cabo las acciones en el orden en que se enumeren.

Crear un grupo de macros


Si desea agrupar varias macros relacionadas en un objeto macro, puede crear un grupo de macros. 1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botn Mdulo o Mdulo de clase y, a continuacin, haga clic en Macro . Se muestra el Generador de macros. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de macro si no se ha seleccionado todava. Aparece la columna Nombre de macro en el Generador de macros.
NOTA

Los nombres de macro son necesarios en los grupos de macros para distinguir unas macros de otras. El nombre de macro aparece en la misma lnea que la primera accin de la macro. La columna Nombre de macro se deja en blanco para las siguientes acciones de la macro. La macro finaliza en la siguiente entrada de la columna Nombre de macro.

Lista de acciones: Lista que aparece cuando se hace clic en la flecha de la columna Accin de la ficha de objeto Macro. 6 Argumento de la accin: Informacin adicional que requieren algunas acciones de macro, por ejemplo, el objeto al que afecta la accin o condiciones especiales en las que tiene lugar la accin. 7 Objetos de base de datos: Una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, pginas, macros y mdulos. 8 Fila de accin: Fila de la parte superior de la ficha de objeto Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones, condiciones y comentarios asociados con una macro concreta o un grupo de macros.

Pg. 6

3. En la columna Nombre de macro, especifique un nombre para la primera macro del grupo de macros. 4. Agregue las acciones que desea que realice la primera macro: En la columna Accin, haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones. Haga clic en la accin que desea agregar. En Argumentos de accin, especifique argumentos para la accin, si son necesarios. Para ver una descripcin breve de cada argumento, haga clic en el cuadro del argumento y lea la descripcin que aparece a la derecha del argumento.
Sugerencias Para los argumentos de accin cuya configuracin sea un nombre de objeto de base de datos, puede establecer el argumento arrastrando el objeto desde el panel de exploracin hasta el cuadro del argumento Nombre del objeto de la accin. Tambin puede crear una accin arrastrando un objeto de base de datos desde el panel de exploracin hasta una fila vaca del Generador de macros. Si arrastra una tabla, una consulta, un formulario, un informe o un mdulo hasta el Generador de macros, Access agrega una accin que abre la tabla, la consulta, el formulario o el informe. Si arrastra una macro hasta el Generador de macros, Access agrega una accin que ejecuta la macro.

Si lo desea, puede escribir un comentario para la accin.

5. Desplcese a la columna Nombre de macro de la siguiente fila vaca y, a continuacin, escriba un nombre para la siguiente macro del grupo de macros. 6. Agregue las acciones que desea que realice la macro. 7. Repita los pasos 5 y 6 para cada macro del grupo. Notas
Si ejecuta un grupo de macros haciendo doble clic en l en el panel de exploracin o haciendo clic en Ejecutar en el grupo Herramientas de la ficha Macro, Access slo ejecuta la primera macro y se detiene cuando encuentra el segundo nombre de macro. Cuando guarde el grupo de macros, el nombre que especifique ser el nombre del grupo completo. Este nombre aparece en Macros en el panel de exploracin. Para hacer referencia a una macro individual incluida en un grupo de macros, use esta sintaxis: nombre_de_grupo_de_macros.nombre_de_macro Por ejemplo, Botones.Productos se refiere a la macro Productos en el grupo de macros Botones. En una lista de macros, tal como la lista de argumentos Nombre de macro de la accin EjecutarMacro, Microsoft Access presenta la macro Productos como Botones.Productos.

Crear una macro incrustada


Las macros incrustadas se diferencian de las macros independientes en que las incrustadas se almacenan en las propiedades de evento de formularios, informes o controles. No se muestran como objetos en Macros en el panel de exploracin. De este modo, la base de datos puede resultar ms fcil de administrar, puesto que no hay que realizar un seguimiento de otros objetos macro que contienen macros para un formulario o un informe. Siga este procedimiento para crear una macro incrustada.
NOTA

Las macros incrustadas no se pueden convertir a Visual Basic for Applications (VBA) usando la herramienta Convertir macros a Visual Basic en el grupo Macro de la ficha Herramientas de base de datos. Si desea convertir en ltima instancia las macros a cdigo VBA, puede resultar adecuado crear macros independientes en lugar de macros incrustadas. Entonces, podr usar la herramienta Convertir macros a Visual Basic para convertirlas a VBA.

1. Abra el formulario o el informe que contendr la macro en la Vista Diseo o en la Vista Presentacin. Para abrir un formulario o un informe, haga clic con el botn secundario en l

Pg. 7

en el panel de exploracin y, a continuacin, seleccione Vista Diseo Presentacin . 2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4.

o Vista

3. Haga clic en el control o en la seccin que contiene la propiedad de evento en la que desea incrustar la macro. Para seleccionar el formulario o el informe entero, haga clic en Informe en la lista desplegable en la parte superior de la hoja de propiedades. 4. En la Hoja de propiedades, haga clic en la ficha Eventos. 5. Haga clic en la propiedad de evento en la que desea incrustar la macro y, a continuacin, seleccione junto al cuadro. 6. En el cuadro de dilogo Elegir generador, haga clic en Generador de macros y despus en Aceptar. 7. En el Generador de macros, haga clic en la primera fila de la columna Accin. 8. En la lista desplegable Accin, haga clic en la accin que desee. 9. Rellene los argumentos necesarios en el panel Argumentos de accin y, a continuacin, vaya desplazndose a la siguiente fila de accin. 10. Repita los pasos del 8 al 9 hasta que la macro se haya completado. 11. Haga clic en Guardar y despus en Cerrar .

La macro se ejecutar cada vez que se desencadene el evento.


NOTA

Access permite generar un grupo de macros como una macro incrustada. Sin embargo, slo se ejecutar la primera macro del grupo cuando se desencadene el evento. Las macros subsiguientes se omiten, a no ser que se les llame desde dentro de la propia macro incrustada (por ejemplo, mediante la accin AlOcurrirError).

Ejemplo: Incrustar macro en el evento OnNoData de informe


Cuando se abre un informe y su origen de datos no contiene registros, el informe muestra una pgina vaca (es decir, una pgina sin datos). Tal vez prefiera que aparezca un cuadro de mensaje en lugar del informe, y que ste no se llegue a mostrar. Una macro incrustada es la solucin ideal para esta situacin. 1. Abra el informe en la Vista Diseo o en la Vista Presentacin. 2. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4. 3. En la Hoja de propiedades, haga clic en la ficha Eventos. 4. Haga clic en Al no haber datos. 5. Haga clic en .

6. En el cuadro de dilogo Elegir generador, haga clic en Generador de macros y despus en Aceptar. 7. En Argumentos de accin, especifique las acciones y los argumentos siguientes:
Argumento de la accin Mensaje Bip Tipo Ttulo Valor No se encontraron registros. S Informacin Sin datos

Pg. 8

8. Haga clic en Cerrar. El Generador de macros se cierra y el evento OnNoData muestra [Macro incrustada]. 9. Guarde y cierre el informe. La prxima vez que ejecute el informe y no se encuentren registros, aparecer el cuadro de mensaje. Si hace clic en Aceptar en el cuadro de mensaje, el informe se cancelar sin mostrar la pgina vaca.

Editar una macro


Para insertar una fila de accin Haga clic en la fila de la macro delante de la cual desea insertar la nueva accin y, a continuacin, en la ficha Diseo, en el grupo Filas, haga clic en Insertar filas . Para eliminar una fila de accin Haga clic en la fila de la accin que desea eliminar y, a continuacin, en la ficha Diseo, en el grupo Filas, haga clic en Eliminar filas . Para mover una fila de accin Seleccione la accin haciendo clic en el selector de filas a la izquierda del nombre de la accin. Arrastre el selector de filas para mover la accin a una nueva posicin.

Obtener ms informacin sobre las acciones de las macros


Mientras trabaja con el Generador de macros, puede obtener ms informacin sobre una accin o un argumento haciendo clic en el elemento y leyendo la descripcin del cuadro que aparece en la esquina inferior derecha de la ventana Generador de macros. Adems, cada accin de macro tiene asociado un artculo de la Ayuda. Para obtener ms informacin sobre una accin, haga clic en ella en la lista de acciones y presione F1.

Ejecutar una macro


Las macros independientes se pueden ejecutar de cualquiera de las siguientes formas: directamente (por ejemplo, desde el Panel de exploracin), en un grupo de macros, desde otra macro, desde un mdulo de VBA, o como respuesta a un evento que tiene lugar en un formulario, un informe o un control. Una macro incrustada en un formulario, un informe o un control se puede ejecutar haciendo clic en Ejecutar en la ficha Diseo mientras la macro est en la Vista Diseo; de otro modo, la macro slo se ejecutar cuando se desencadene su evento asociado.

Ejecutar una macro directamente


Para ejecutar directamente una macro, siga uno de estos procedimientos: Desplcese a la macro en el Panel de exploracin y, a continuacin, haga doble clic en el nombre de la macro. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Macro, haga clic en Ejecutar macro , haga clic en la macro en la lista Nombre de macro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si la macro est abierta en la Vista Diseo, haga clic en Ejecutar en la ficha Diseo, en el grupo Herramientas. Para abrir la macro en la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en ella en el panel de exploracin y, a continuacin, seleccione Vista Diseo .

Pg. 9

Ejecutar una macro que pertenece a un grupo de macros


Para ejecutar una macro que est en un grupo de macros, siga uno de estos procedimientos: En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Macro, haga clic en Ejecutar macro y, a continuacin, haga clic en la macro en la lista Nombre de macro. Access incluye una entrada para cada macro en cada grupo de macros, con el formato nombre_de_grupo_de_macros.nombre_de_macro. Haga clic en Aceptar. Configure la macro como propiedad de evento en un formulario o un informe, o como el argumento Nombre de macro de la accin EjecutarMacro. Para hacer referencia a la macro, use esta sintaxis:
9

nombre_de_grupo_de_macros.nombre_de_macro Por ejemplo, el valor de propiedad de evento siguiente ejecuta una macro denominada Categoras en un grupo de macros denominado Botones del panel de control del formulario: Botones del panel de control del formulario.Categoras Para ejecutar una macro que est en un grupo de macros desde un procedimiento de VBA, utilice el mtodo RunMacro del objeto DoCmd, con la sintaxis indicada previamente para hacer referencia a la macro.

Ejecutar una macro desde otra macro o desde un procedimiento de VBA


Agregue la accin EjecutarMacro a la macro o al procedimiento. Para agregar la accin EjecutarMacro a una macro, haga clic en EjecutarMacro en la lista de acciones en una fila de accin en blanco y, a continuacin, establezca el argumento Nombre de macro en el nombre de la macro que desea ejecutar. Para agregar la accin EjecutarMacro a un procedimiento de VBA, agregue el mtodo RunMacro del objeto DoCmd a su procedimiento y luego especifique el nombre de la macro que desea ejecutar. Por ejemplo, la siguiente instancia del mtodo RunMacro ejecuta la macro denominada My Macro: DoCmd.RunMacro "My Macro"

Ejecutar macro como respuesta a evento en formulario, informe o control


Aunque ahora ya se pueden incrustar macros directamente en propiedades de eventos de formularios, informes y controles, todava se pueden crear macros independientes y luego asociarlas a eventos, como se haca en las versiones anteriores de Access. 1. Despus de guardar la macro independiente, abra el formulario o el informe en la Vista Diseo o en la Vista Presentacin. 2. Abra la Hoja de propiedades del formulario o el informe, o de una seccin o un control del formulario o el informe. 3. Elija la ficha Evento. 4. Haga clic en la propiedad de evento correspondiente al evento que desee que desencadene la macro. Por ejemplo, para iniciar la macro cuando se produzca el evento Change, haga clic en la propiedad Al cambiar. 5. En la lista desplegable, haga clic en el nombre de la macro independiente. 6. Guarde el formulario o el informe.

Propiedad de evento: Atributo con nombre de un control, formulario, informe, pgina de acceso a datos o seccin que se utiliza para responder a un evento asociado. Puede ejecutar un procedimiento o macro cuando tiene lugar un evento definiendo la propiedad del evento relacionada.

Pg. 10