XYZ Empresa

Proyecto Digitalizacin de Nombre de Archivo

Preparado por Curotto&co

Nombre Ejecutivo Comercial Diciembre de 1999

Tabla de Contenido
1. OBJETIVO Y CONTEXTO GENERAL....................................................................................................3 2. DE LA DOCUMENTACIN A PROCESAR.............................................................................................3 3. EL MODELO DE SOLUCIN....................................................................................................................4 3.1. LA PLATAFORMA TCNICA:..................................................................................................................... 4 3.2. PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES......................................................................................................... 6 3.2.1. el envo de la documentacin...............................................................................................................6 3.2.2. del proceso y sus flujos.........................................................................................................................6 3.2.3. de la validacin y control de Calidad..................................................................................................7 3.2.4. de los responsables del proyecto..........................................................................................................7 3.2.5. de los plazos asociados al servicio.......................................................................................................7 3.2.6. de la mantencin y respaldos del sistema............................................................................................7 3.2.7. de la capacitacin.................................................................................................................................7 4. LA OFERTA ECONMICA........................................................................................................................7 4.1. TARIFA VARIABLE POR DOCUMENTOS..................................................................................................... 7 4.2. TARIFA FIJA MENSUAL POR ADMINISTRACIN DEL SISTEMA......................................................................7 4.3. DURACIN DEL CONTRATO..................................................................................................................... 8

XYZ Empresa
Proyecto Digitalizacin de Nombre de Archivo
Preparado por Curotto&Co
Diciembre de 1999 1.

Objetivo y Contexto General

En este punto de la propuesta es necesario desarrollar los siguientes aspectos del proyecto. Identificacin del Documento Problema de esta presentacin Rol general del archivo de documentos materia de la digitalizacin, Quines son los usuarios y por qu estn pensando en la digitalizacin. Interrelacin con otros posibles documentos de la empresa Ventajas que se van a obtener con la solucin que se expone en esta propuesta tcnica En resumen, se trata en estos primeros prrafos de sintonizarse con las expectativas del cliente y presentar una sinopsis de nuestra solucin desde la perspectiva de cada cliente Otro punto a desarrollar en esta introduccin es la potencialidad de nuestro software y servicios de carga. En este sentido se debe destacar que la plataforma tecnolgica a utilizar en la oferta tambin sirve para administrar otros documentos independiente del formato y del usuario. Se trata entonces de un primer paso en la implantacin de un archivo virtual para toda la organizacin.

2.

De la documentacin a procesar
Interesa en este punto de la propuesta dimensionar el archivo especfico de la cotizacin: Volumen Histrico: Documentos Flujo Mensual Peridico: Documentos al mes Diversos tipos de documentos que componen el Archivo Criterios de indexacin actuales Formas de actualizacin de documentacin

Se trata entonces de contestar formalizar los requerimientos formulados por el cliente, ya sea por documentos o mediante entrevistas previas de los ejecutivos comerciales

3.

El modelo de Solucin
La descripcin de nuestro Modelo de Solucin se realiza primero detallando la plataforma tecnolgica que soporta el nuevo modelo y luego especificando los procedimientos operativos que es necesario realizar para garantizar el xito de un proyecto de estas caractersticas.

3.1.

La plataforma Tcnica:
La plataforma tecnolgica se describe por los siguientes elementos: Un sistema de Ingreso o digitalizacin de documentos En esta fase se detalla la modalidad de ingreso de documentos al sistema: Servicio a efectuar en nuestro centro de conversin Software a instalar en las dependencias de los clientes (Compra = Scanners a utilizar, Otros

Un sistema de Almacenamiento y administracin de la informacin Digital En esta parte de la propuesta se debe seleccionar la alternativa de gestin y administracin ptima de los documentos: Servidor OnBase completo Multiusuario Servidor OnBase Mono Usuario Publicacin de CD ROM Autocontenidos (formato magntico/ptico) Detalles posibles de incorporar: El corazn del sistema de almacenamiento y administracin de la documentacin digital lo constituye nuestro software de gestin documental OnBase, cuya descripcin se presenta en documento anexo. Las virtudes esenciales que debemos destacar en esta parte del documento son las siguientes: a) OnBase es un sistema integrado en una sola base de datos para la gestin de cualquier tipo de documentos. Es decir, el mismo producto permite incorporar y administrar imgenes digitalizadas como reportes COLD y documentos electrnicos generados por Microsoft Office u otros software de productividad personal. Esto nos permite utilizar el mismo servidor para incorporar nuevos documentos a esta modalidad de gestin de archivos si XYZ Empresa as lo requiere. b) En un esquema de implementacin por etapas OnBase es un producto ideal y ello por lo siguiente. En esta primera fase s esta ingresando slo una porcin de la documentacin que forma parte de la informacin integral de un cliente. En este sentido OnBase permite ingresos posteriores a la Base de otros tipos de

documentos completamente diferentes pero referenciarlos en forma paramtrica con los primeros e integrando as el expediente virtual de un cliente en forma automtica. c) El mismo servidor de documentos OnBase permite simultneamente acceso en modalidad cliente servidor como tambin Internet, Intranet. d) El servidor se encuentra dotado la capacidad de almacenamiento magntico para administrar en lnea toda la documentacin digitalizada dentro del mbito de este proyecto. Un sistema de comunicaciones Desarrollar en este punto la ubicacin del servidor de documentos. Puede ser instalado en las dependencias de Microsystem conectado al cliente por alguna de las redes disponibles, o bien instalado en las dependencias computacionales del cliente Un sistema de distribucin de la informacin a los usuarios Destacar en esta parte de la presentacin: Cantidad de Usuarios recomendados Licencias concurrentes y Nominadas CD de consulta autocontenidas libres

Servidor Unico independiente si se trata de sistema cliente servidor o modalidad Internet. Mismo servidor es para difundir informacin documental en el Sitio Web del cliente.

3.2.

Procedimientos Operacionales
En este captulo se exponen los procedimientos que siguen las personas (Microsystem o del cliente) para implementar con xito el proyecto. Estos procedimiento se refieren al desarrollo de los siguientes puntos:

3.2.1. el envo de la documentacin

Historia Flujo Cajas de Archivo Integradas al proceso El conjunto de cajas enviadas a proceso se consignan en una gua de despacho que sirve para efectos de control administrativo del proyecto. Archivo ASCII con un listado informacin de respaldo y cuadratura del proceso

3.2.2. del proceso y sus flujos

Microsystem tiene desarrollada una aplicacin de digitalizacin adaptada especialmente a las condiciones particulares que requiere el proceso de los archivos de (describir y relacionar con archivo del cliente). As y con las experiencias de estar procesando los documentos similares de gran parte de las empresas se han incorporado en nuestra lnea de produccin las mejores prcticas para garantizar un trabajo de calidad a nuestros clientes. En trminos generales el proceso de digitalizacin comprende las siguientes macro actividades: a) recepcin de la documentacin, en donde se ingresa al sistema digital los datos administrativos y de control asociados a cada una de las rdenes de envo, b) ingreso de detalle de la recepcin con el archivo ASCII con listado de contenido de cada lote de proceso, c) digitalizacin propiamente tal, en la cual una imagen de cada documento es almacenado en la lnea de procesos. Para efectos de mantener la integridad del proceso las imgenes se almacenan en la misma estructura de lotes en que se encuentran los documentos fsicos, d) verificacin y cuadratura entre documentos digitalizados con los informados en las actas de envo y los archivos ASCII de contenido, e) informes de error de pareo: Solicitudes sin registro; y Registros sin Solicitudes

3.2.3. de la validacin y control de Calidad

3.2.4. de los responsables del proyecto 3.2.5. de los plazos asociados al servicio

3.2.6. de la mantencin y respaldos del sistema

3.2.7. de la capacitacin

4.

La oferta econmica
Las tarifas por los servicios descritos anteriormente son las siguientes:

4.1.

Tarifa Variable por documentos

a) Servicio de Digitalizacin b) Servicio de Digitalizacin Archivo Histrico

4.2.

Tarifa fija mensual por administracin del sistema

Por la habilitacin, administracin y mantencin del Servidor OnBase con todos los elementos de hardware y software necesario como tambin la dotacin del almacenamiento magntico para contener las imgenes en lnea:

Cotizaciones posibles: Tarifas Fijas mensuales

 Costos de los diferentes Mdulos de OnBase que componen la solucin tcnica ofertada

4.3.

Duracin del Contrato

Las tarifas anteriormente expresadas se basan sobre un contrato de servicios entre las partes con una duracin mnima de 3 aos.