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MANUAL DE PROCESOS ASISTENCIALES POR EL SERVICIO DE ODONTOLOGIA ____________________________________________

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL REGIONAL NOROCCIDENTAL ABREGO, NORTE DE SANTANDER

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INTRODUCCION

En la asistencia mdica la concepcin de

CALIDAD se ha definido como un

fenmeno multidimensional y complejo que incluye varios y diversos conceptos. En forma genrica la buena asistencia medica se define como la practica racional basada en las ciencias medicas y aplicacin de todos los servicios de la medicina moderna a las necesidades de la poblacin; de ellos se desprende que la

asistencia medica de calidad incorpora un mtodo cientfico que detecta los problemas mediante diagnostico correctos e instaura la terapia apropiada con el objeto de satisfacer las necesidades del paciente.

El control de la calidad de la asistencia mdica analiza los tres componentes de la misma; estructura, proceso y resultado, estableciendo una relacin funcional: una buena estructura aumenta las posibilidades de un buen proceso, y un buen proceso aumenta las posibilidades de un buen resultado.

El montaje del Sistema Obligatorio de Garanta a la Calidad en Salud, consta de una serie de etapas a travs de las cuales se crean condiciones propicias para el surgimiento de procesos autogestionarios de evaluacin y mejoramiento de la calidad en la organizacin.

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En primer lugar le corresponde a la Gerencia de la Institucin realizar los ajustes de estructura organizacional para crear la dependencia a la cual asignara la responsabilidad de los procesos de evolucin y mejoramiento de la calidad.

La categora jerrquica y la planta de cargos de esta reparticin dependern de la estructura orgnica de la ESE HRNO de su magnitud como organizacin y de la disponibilidad de recursos.

Es recomendable que esta dependencia se ubique a nivel de staff con respecto a la Gerencia, en lugar de depender de ella en forma directa. De esta manera se asegura la independencia de las actuaciones y se define de entrad, su perfil en la organizacin: el ente asesor y no punitivo.

Una vez creada la dependencia y el plan de cargos, se proceder a establecer un soporte normativo que le otorgue legitimidad administrativa, esto implica que se deben definir claramente sus objetivos, competencias y funciones dentro de la organizacin y en lo posible avalarlos mediante un acto administrativo.

En segundo lugar se deben establecer las condiciones para que el ente creado no se convierta en una figura de papel. Es preciso movilizar una serie de recursos (planta fsica, materiales, equipos, etc.) y definir el talento humano necesario para emprender el desarrollo del sistema.

En la seleccin de la

persona o personas que integraran este equipo deben

primar los aspectos tcnicos por encima de cualquier otra consideracin.

La tercera etapa marca inicio de las labores del equipo de calidad. La tarea inicial de este grupo consiste en asesorar a la organizacin para disear y aplicar un
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Plan de Desarrollo Institucional que responda a la realidad y a las necesidades de la entidad, lo cual implica desarrollarse a travs de un proceso estratgico y participativo, es decir, un trabajo comprometido que involucre a toda la organizacin, incluyendo a los usuarios, en la realizacin de un diagnostico primario de calidad, en orden de prioridades.

A partir de este diagnostico primario se definen los objetivos generales y especficos del mejoramiento de calidad.

El paso siguiente consiste en establecer un conjunto de procesos de auditoria en salud, los cuales constituyen en lo sucesivo, una de las tareas fundamentales del equipo de calidad.

El objetivo bsico es el realizar el seguimiento de los Planes de Desarrollo Institucional: Dos de las actividades claves del proceso de auditoria de las entidades aseguradoras, ser la verificaron del cumplimiento de los requisitos mnimos esenciales en toda la red de servicios y la evaluacin del sistema de referencia y contrarreferencia.

A partir de estas actividades y evaluaciones se proceder a concretar con la alta gerencia una serie de gestiones tendientes a intervenir los problemas prioritarios de calidad.

La Auditoria en salud concebida de esta manera deja de ser actividad desordenada, que quiere decir abarcar todos los frentes, para convertirse en un proceso planificado y sistematizado orientado por objetivos claros y apoyados en una informacin oportuna y confiable, como instrumento bsico para el logro de las metas.

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El resultado de la auditoria no puede ser informes fros, cargados de resultados negativos y de propuestas y sanciones; en su lugar los equipos de auditoria deben ser promotores del cambio, generadores de planes de mejoramientos y asesores para su cabal implantacin.

En la medida en que se van logrando los objetivos iniciales, ser necesario cubrir otras arreas, establecer nuevas prioridades, modificar los instrumentos de evaluacin, aumentar el nivel de exigencia de los estndares, etc.

Finalmente cabe recordar que la bsqueda de la calidad no debe ser responsabilidad exclusiva de los equipos de auditoria en salud.

La calidad de una institucin de salud debe ser una meta y un compromiso de todos los funcionarios de la institucin.

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CE-O-01

No

ACTIVIDAD

DEPENDENCIA (Responsable)

Solicitar el carn de seguridad social, documento de identidad para verificar activacin en LA BASE DE DATOS dadas por las diferentes EPS, y as determinar el tipo de contratacin sostenida con la ESE HRNO. Al no presentar ningn tipo de carn de seguridad social, se le prestara el servicio CON TARIFA PARTICULAR. Si el usuario est afiliado a una EPS con contrato por capitacin, se proceder a asignar la cita por Odontlogo. Los afiliados a la EPS, que tengan un tipo de contrato por evento, se le solicitara la respectiva autorizacin para brindarle una atencin oportuna o en defecto se remite a su IPS de referencia.

OFICINA DE CITAS
5 o Informar de la disponibilidad y oportunidad de citas y los odontlogos que laboran en dicha rea para que sea de eleccin por el usuario. Seleccionar el da, la hora y el odontlogo de preferencia. Anotar en el LIBRO DE CITAS, registrando el nombre del paciente, identificacin, empresa, da y hora de la cita. Informar al usuario el lugar de la atencin de acuerdo al odontlogo en la cita asignada. Hacer nfasis al usuario de la puntualidad de la cita para evitarles inconvenientes en su atencin. Enviar el usuario a pagar su cuota moderadora respectiva en los contratos con EPS_C. ( Auxiliar de Citas)

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o o

10 o

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS PROGRAMADAS POR ODONTOLOGO.

CODIGO: CEO-01 Parte 2.

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Proceder al diligenciamiento de la apertura de la historia clnica de acuerdo a la norma legal vigente, si el usuario es de primera vez. Trasladarse al archivo del rea y buscar las historias CONSULTA EXTERNA clnicas correspondientes de los usuarios conocidos o que (Auxiliar de Odontologa) han consultado previamente. Recepcionar, revisar, organizar las historias clnicas y dejar todo preparado en el consultorio del odontlogo que va atender las citas asignadas.

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Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacar fotocopia del carne, el documento de identidad y la autorizacin en los contratos por eventos. Realizar la respectiva facturacin de la consulta odontolgica una vez atendidos los pacientes con base a los procedimientos realizados con cargo a la EPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuota moderadora para los afiliados del rgimen contributivo.

OFICINA DE FACTURACION
(Cajera/Facturadora)

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CEO-02

No

ACTIVIDAD

DEPENDENCIA (Responsable)

Solicitar el carn de seguridad social, documento de identidad para verificar su activacin en la base de datos suministrada por las EPS y as determinar el tipo de contratacin sostenida con la ESE. Si el usuario est afiliado a una EPS y tiene contrato por capitacin, se proceder a asignar la cita por odontlogo. Si el usuario es afiliado a una EPS, cuyo tipo de contrato es por evento, se le solicitara la respectiva autorizacin para brindarle una atencin oportuna o en defecto se remite a su IPS de referencia. Si el usuario no presenta ningn tipo de carn, se proceder a brindarle atencin si lo desea con TARIFA PARTICULAR. Solicitar fotocopia del carne, el documento de identidad y la autorizacin en los contratos por eventos. Enviarlo al consultorio de odontologa que corresponda.

OFICINA DE CITAS
(Auxiliar de Citas)

Diligenciar la parte de identificacin de la historia clnica odontolgica, si el usuario consulta por primera vez, de acuerdo a las normas tcnicas legales vigentes.

CONSULTA EXTERNA
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Buscar la historia clnica en el archivo, si el usuario ya ha consultado anteriormente, de acuerdo a las normas que rigen el manejo de archivo. Pasar la historia clnica al consultorio odontolgico correspondiente, donde ser atendido.

(Auxiliar de Odontologa )

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NOMBRE DEL PROCESO: CITAS OPORTUNAS O PRIORITARIAS POR ODONTOLOGO. CODIGO: CEO-02

Parte 2.

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Enviar los pacientes a la oficina de facturacin con el Formato de Actividades Realizadas, una vez atendidos por el odontlogo. Recepcionar, revisar, organizar las historias clnicas de los CONSULTA EXTERNA pacientes atendidos para archivarlas. (Auxiliar de Odontologa) Solicitar a los pacientes entregar copia de la facturacin realizada

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Una vez atendidos los pacientes, se procede a sacar fotocopia del carne, el documento de identidad y la autorizacin en los contratos por eventos. Realizar la respectiva facturacin de la consulta odontolgica una vez atendidos los pacientes con base a los procedimientos realizados con cargo a la EPS_S/EPS_C y solicitar el recibo de pago de la cuota moderadora para los afiliados del rgimen contributivo. Enviar a los pacientes al consultorio de odontologa a presentar copia de la facturacin realizada.

OFICINA DE FACTURACION
(Cajera/Facturadora)

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NOMBRE DEL PROCESO: ATENCION POR ODONTOLOGIA. CODIGO: CEO-03 No ACTIVIDAD DEPENDENCIA (Responsable) CONSULTA EXTERNA
(Auxiliar Odontologa )

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Recepcionar las historias clnicas y colocarlas en los consultorios correspondientes. Confirmar la asistencia del usuario, verificar su pago de la cuota moderadora en el usuario del rgimen contributivo y registrar su asistencia en el libro de citas.

Llamar y recibir al paciente de acuerdo a la hora asignada en la cita. Realizar la atencin solicitada, de acuerdo a las normas tcnicas legales vigentes. Registrar todos los eventos en la historia clnica y la atencin en el RIPS correspondiente, de acuerdo a las normas legales vigentes. Tomar una de las siguientes conductas:

Tratamiento indicado segn lo encontrado en su consulta de primera vez con sus respectivas recomendaciones o controles. Remisin ambulatoria a un segundo o tercer nivel de atencin segn el caso. Remisin al servicio de urgencia de nuestra IPS, para su valoracin y/o hospitalizacion segn el caso. Requiere examen de ayuda diagnstica. 7

CONSULTA EXTERNA
(Odontlogo General)

Segn la conducta tomada se proceder a realizar lo siguiente:

Si el tratamiento es ambulatorio, se diligenciara la historia clnica odontolgica segn las normas tcnicas establecidas, dndole la educacin segn el caso. Incluye el odontograma de primera vez.

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NOMBRE DEL PROCESO: ATENC ION POR ODONTOLOGO GENERAL. CODIGO: CEO-03 Parte 2.
Si requiere remisin ambulatoria se diligenciar el FORMATO DE REMISION-CONTRARREMISION, de acuerdo a las normas establecidas en el sistema de referencia y contrarreferencia y se enviara a la IPS de referencia. Si necesita remisin de urgencia y/o hospitalizacion se le informara a la auxiliar de odontologa y se notificara al servicio de urgencia y/o hospitalizacion al medico de turno y lo enviara con las recomendaciones segn el caso. Si requiere examen de apoyo diagnostico, diligenciar la solicitud del examen registrando nombre completo del usuario, fecha, diagnostico, empresa y los estudios que solicita segn el caso. o Enviar al paciente a la oficina de facturacin una vez se haya atendido con el Formato de Actividades realizada.

CONSULTA EXTERNA
(Odontlogo General)

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Realizar el respectivo copago a los usuarios del vinculado, si la conducta tomada es tratamiento ambulatorio de endodoncia, exodoncia u operatoria, de acuerdo a la afiliacin al sistema de seguridad social. Si es particular pagara la tarifa establecida. Sacar fotocopia del carne correspondiente y del documento de identidad y realizar la facturacin. Entregar copia del recibo de caja. Enviar al paciente para odontologa.

FACTURACION
(Cajera)

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Recibir el paciente con la facturacin y corroborar que lo facturado sea el tratamiento ordenado. Anotar en el formato de inasistencia, si el usuario no asiste a la cita asignada Remitir a la oficina de Auditoria Medica, la lista de inasistentes para darle el manejo que ello exige. Retirar las historias clnicas de los consultorios mdicos para su revisin, organizacin y posterior proceso de archivo una vez terminada completamente la atencin del usuario.

CONSULTA EXTERNA
(Auxiliar Odontologa)

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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO DE LA IPS. CODIGO: CEO-04 No
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ACTIVIDAD
Valorar al usuario que asiste al servicio de consulta externa segn la evolucin clnica y/o respuesta al tratamiento instaurado anteriormente. Definir la conducta, estableciendo si las condiciones actuales del paciente amerita atencin intrahospitalaria de baja o mediana complejidad. Diligenciar el formato de Remisin si amerita atencin de segundo nivel de atencin. Registrar toda la informacin pertinente en la historia clnica del paciente, dejando claro los motivos por lo cual amerita la atencin intrahospitalaria. Registrar la atencin en el RIPS correspondiente Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad de la atencin intrahospitalaria. Informar al paciente y/o familiares, la conducta tomada y verificar la activacin del paciente al Sistema de Seguridad Social. Realizar en el formato de rdenes mdicas la hospitalizacion y enviarla al medico general de turno las respectiva ordenes mdicas intrahospitalarias del paciente, segn el caso y hacer seguimientos juntos. Registrar en un recetario con original y copia, cada uno de los estudios de apoyo diagnstico y los medicamentos e insumos necesarios para el tratamiento intrahospitalario. Entregar a la auxiliar de odontologa, la carpeta de la historia clnica del paciente, junto con el formato de rdenes mdicas, frmula mdica debidamente diligenciada y dems soportes correspondientes para ser entregado en el servicio hospitalario.

DEPENDENCIA (Responsable)

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CONSULTA EXTERNA
(Odontlogo )

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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION DE PACIENTES DE CONSULTA EXTERNA AL SERVICIO HOSPITALARIO DE LA IPS CODIGO: CEO-04

Parte 2

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Recibir la historia clnica completamente diligenciada de acuerdo a la norma legalmente establecida, junto con el formato de rdenes mdicas y frmula medica debidamente diligenciada. Llevar la historia clnica junto al paciente al servicio hospitalario correspondiente y hacer entrega de ello a la auxiliar de enfermera de turno, quien iniciara el proceso de admisin al servicio de hospitalizacion de acuerdo al manual de proceso normatizado. CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de odontologa)

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Entregar al paciente en el servicio hospitalario por parte de la Auxiliar de Odontologa y presentrselo al Medico de Turno y/o Auxiliar de enfermera del servicio para su internacin. Realizar la admisin del paciente con base al proceso normatizado en el servicio hospitalario.

SERVICIO HOSPITALARIO
(Auxiliar Enfermera)

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NOMBRE DEL PROCESO: REMISION AMBULATORIA DEL PRIMER NIVEL A NIVELES SUPERIORES DE ATENCION. CODIGO: CEO-05 No
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ACTIVIDAD
Valorar al usuario que asiste al servicio de consulta externa segn la evolucin clnica y/o respuesta al tratamiento instaurado. Definir la conducta, estableciendo si las condiciones del paciente amerita atencin de mediana o alta complejidad. Diligenciar el formato de Remisin-Contra remisin, segn los lineamientos establecidos por la norma (identificacin del paciente, Resumen de la patologa, Impresin Diagnstica, manejo realizado, justificacin de la remisin, especialidad a la que se remite), si se determina que el paciente amerita una atencin odontolgica de mediana o de alta complejidad. Registrar toda la informacin pertinente en la historia clnica del paciente, dejando claro los motivos por lo cual amerita la atencin en niveles superiores de atencin. Registrar la atencin en el RIPS correspondiente Educar al usuario y/o familiares acerca de la necesidad de la atencin en nivel superior. Solicitar al especialista consultado en el formato, que a travs de la valoracin que realice, determine si las condiciones del paciente amerita su atencin y seguimiento o en su defecto realizar la respectiva contra remisin de acuerdo a lo establecido en dicho proceso. Informar al paciente y/o familiares de la red de servicio disponible de acuerdo a la vinculacin del paciente al Sistema de Seguridad Social. Enviarlo a la IPS de referencia y/o a la Coordinacin de la EPS de acuerdo a la especialidad solicitada y la vinculacin al Sistema de Seguridad Social.

DEPENDENCIA (Responsable)

CONSULTA EXTERNA ( Odontlogo)

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NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA CLINICA. CODIGO: CEO-06

No
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ACTIVIDAD

DEPENDENCIA (Responsable)

Solicitar las historias clnicas de los pacientes de consultas programadas y las enviadas para consultas prioritarias remitidas del proceso del TRIAGE en urgencias. Diligenciar la historia clnica, de acuerdo a las normas tcnicas legales vigentes, si el usuario consulta por primera vez. Solicitar las historias clnicas para responder o adelantar pasos inherentes al proceso de garanta a la calidad, glosas y dems procesos administrativos que requiera su uso.

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Enfermera)

AUDITORIA MEDICA GERENCIA-

Buscar la historia clnica en el archivo, si el usuario ya ha consultado anteriormente, de acuerdo a las normas que rigen el manejo de archivo. Localizar las historias clnicas de pacientes que hayan estado recientemente hospitalizado que no se encuentren en el archivo de la IPS, por r parte de la auxiliar de enfermera de servicios hospitalarios, quien se encargara de buscarla y entregarla a la dependencia que la solicito. Registrar en el LIBRO DE SALIDA Y ENTRADA de historias clnicas, cada una de las historias clnicas solicitadas por los funcionarios que tienen acceso al manejo de la misma. Deben registrar fecha y hora de salida, nmero de la historia clnica, dependencia a donde va la HC especificando para que medico si es consulta externa, firma del funcionario de archivo que entrega y firma del funcionario que recibe.
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CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archivo)

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NOMBRE DEL PROCESO: MANEJO INSTITUCIONAL DE LA HISTORIA CLINICA CODIGO: CEO-06

Parte 2

Entregar a la auxiliar de enfermera y oficinas que tienen acceso al manejo de la misma, cada una de las historias clnicas solicitadas, previamente enumeradas, contabilizadas y registrada su salida de la dependencia de archivo.

CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archivo

Manejar las historias clnicas, de acuerdo a la normatividad legal vigente con respecto a la custodia y conservacin de la misma. Entregar las historias clnicas en el trmino mximo de 48 horas, una vez realizada la diligencia por la que fue solicitada.

AUDITORIA MEDICAAUXILIAR DE ENFERMERIA

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Recibir las historias clnicas, previa verificacin de la buena conservacin, organizacin y presentacin de la misma. Registrar en el libro de salida y entrada de historias clnicas, la fecha de entrega, la dependencia que lo hace y la firma del funcionario que recibe la historia clnica. Custodiar las historias clnicas segn los parmetros establecidos para el manejo del archivo. CONSULTA EXTERNA (Auxiliar de Archivo)

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