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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA TOMA DEL INVENTA INVENTARIO FSICO


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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Nombre del procedimiento: Manual de p procedimientos de la toma del inventario fsico f

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Objetivo Alcance Formatos Requeridos ades Asignadas para la toma de inventario fsico Responsabilidades Polticas de Operacin Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo

No 1. 2.

Responsables Alejandro lvarez Luca Meja

Descripcin Gerente de la empresa Chokolak Asistente de Gerencia de la empresa Chokolak

MODIFICACIONES:

No

Fecha

Descripcin

Elaborado por: Lucia Meja Asistente de Gerencia

Autorizado por: Alejandro lvarez Gerente

Fecha de Elaboracin: 8 de agosto de 2015

DESCRIPCIN PROCEDIMIENTO

DEL

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MANUAL DE PROCEDIMIE PROCEDIMIENTOS NTOS SUBSISTEMA SISTEMA DE TOMA DE DEL INVENTARIO FSICO
1. OBJETIVO
Establecer las actividades y acciones administrativas y contables que permitan la eficacia del proceso y control de los inventarios de materia prima y producto terminado en bodega, a travs del cumplimiento responsable de las tareas que se involucran en el proceso de produccin y almacenaje. Adems de mantener adecuadamente el registro y la documentacin de los movimientos que se realicen en los procesos de almacenaje, entrega de ma materia teria prima y producto terminado.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la toma de del inventario fsico de la empresa Chokolak Chokola en todos sus departamentos y especialmente en bodega

3. FORMATOS REQUERIDOS
Listado para toma de inventario fsico materia prima Listado para toma de inventario fsico de produccin Listado para toma de inventario fsico de producto terminado Reportes s de diferencias de inventario contra inventario fsico Reporte de inventario ajustado de producto terminado Pantalla del sistema para ingreso de datos del inventario fsico

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4. RESPONSABILIDADES AS ASIGNADAS IGNADAS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FSICO

Puesto
Operador Operador Gerente Asistente de Gerencia Operador Contador Asistente de Gerencia Contador Asistente de Gerencia Jefe de Produccin Jefe de Produccin

Responsabilidad
Codifica la materia prima y el producto terminado Ubica en bodega en estanteras codificadas la materia prima y el producto terminado Solicita la emisin del listado de la toma de inventario fsico Emite el listado de toma de inventario fsico Ingresa los datos del inventario fsico, ingresa ajustes del inventario Verifica diferencias de los inventarios, autoriza e imprime ajustes y firma el inventario Coloca claves de seguridad y co control de acceso del sistema Verifica los datos de entrada y salida del sistema y de totales del inventario Detecta faltantes de materia prima y de producto terminado y personas responsables de los faltantes Verifica las medidas de higiene para la mejor conservacin onservacin de la materia prima y el producto terminado. Realiza el almacenaje adecuado de la materia prima y del producto terminado

Documentos
Formularios de entrada y salida
Formularios de entrada y salida, copias de facturas y pedidos Oficio o correo electrnico Listado electrnico de toma de inventario Formulario de ingreso de toma de inventario fsico de materia prima pr y producto terminado Reportes de diferencias de inventario, reporte de ajustes y el inventario Archivo electrnico con usuario y contraseas Reportes de la toma del inventario fsico compara con inventario Por reporte de diferencias Formulario de supervisin de medidas de higiene Formulario de supervisin del almacenaje

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5. POLTICAS DE OPERACI OPERACIN


1. El Gerente tendr la responsabilidad de verificar que se realicen cada ao la toma fsica de inventarios totales y establecer cer las medidas necesarias 2. El Gerente crear un programa de inventario inventarios, que se realizarn n peridicamente para mayor control deber dar seguimiento y supervisar la toma de inventario fsico de 3. El Asistente de Gerencia debe materia prima y producto terminado 4. La toma de inventario fsico de materia prima y producto terminado ser responsabilidad del operador asignado, quien lo realizar en el tiempo determinado y en forma eficiente 5. El Gerente designar al Operador adecuado para llevar a cabo la toma de inventario fsico 6. El Operador asignado signado que realice la toma de inventario fsico deber utilizar las formas establecidas en el proceso por la empres empresa Chokolak y realizarlos segn los instructivos 7. El Contador ontador de la empresa ser el responsable de autorizar los ajustes necesarios del inventario ontador de la empresa verificar y comprobar los datos para realizar el inve inventario total y lo 8. El Contador firmar de responsable 9. El Asistente de Gerencia integrar los expedientes de la toma de inventario fsico de bodega y contabilidad y conservar una copia de toda la informacin que se describe a continuacin: Formulario de la toma fsica de inventario Acta de conclusin sin del inventario fsico Listado del inventario fsico debidamente completado Reportes s de diferencias de inventario contra inventario fsico Reporte de inventario ajustado de producto terminado Pantalla del sistema para ingreso de datos del inventario fsico

10. El Asistente de Gerencia deber ratificar con anticipacin la toma del inventario fsico a los proveedores, y les notificar que no se recibir materia prima ese da. 11. Se deber levantar una acta administrativa por cada toma de inventario fsico que se realice en original y copias, de acuerdo a al motivo por el cual se realiza 12. Toda oda la documentacin generada para la toma del inventario fsico ser resguardada por el Asistente de Gerencia

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6. DESCRIPCIN DEL PROC PROCEDIMIENTO


1. El Gerente solicita que se emita el listado para la toma del inventario fsico de materia prima, prima producto en proceso y producto terminado 2. El Asistente de Gerencia emite el listado del inventario ntario fsico y se lo enva al Operador O 3. El Operador asignado ingresa los datos del inventario fsico de materia prima y producto terminado al sistema y lo regresa al Asistente de Gerencia 4. El Asistente de Gerencia emite el reporte de diferencias de inventario e inventario fsico y lo enva al Contador 5. El Contador ntador verifica las diferencia diferencias entre el inventario e inventario fsico. ico. Si no cuadra, cuadra debe verificar de nuevo hasta cuadrar y autorizar los ajustes; debe llenar la forma respectiva.

Ingresa los ajustes al inventario fsico, f emite y firma el reporte de inventario ajustado y los enva al Asistente de Gerencia 6. El Asistente de Gerencia verifica la informacin y las firmas, archiva la documentacin que cierra el proceso para la toma del inventario fsico

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

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