A3-001 Manual de Usuario

GERENCIA DE SISTEMAS
PROYECTO SISTEMA DE INFORMACIN SOBRE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO PRODUCTO 0508-A3-001- MANUAL DE USUARIO MDULO REGISTRO DE PROCESOS 01 de setiembre del 2,004
Versin 3.2.0
PRODUCTO PROYECTO / ASUNTO AMBITO
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0508-A3-001 PBLICO
MANUAL DE USUARIO- MODULO REGISTRO DE PROCESOS
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PROYECTO SIST. DE INF. SOBRE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO
MDULO REGISTRO DE PROCESOS
Fecha de Actualizacin: 01/09/2004 Preparado por: GERENCIA DE SISTEMAS
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Manual de usuario Mdulo REGISTRO DE PROCESOS CONSUCODE
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INDICE
1. 2. 3.
Ingreso al sistema................................................................................................................. 4 Men del Sistema ................................................................................................................. 5 Registro de Procesos ........................................................................................................... 5 3.1. Conceptos previos............................................................................................................ 5 3.1.1. Proceso de Seleccin .............................................................................................. 5 3.1.1.1. Convocatoria ....................................................................................................... 6 3.1.1.2. Comit Especial .................................................................................................. 6 3.2. Consola de los Procesos de Seleccin............................................................................ 7 3.2.1. Aos de procesos .................................................................................................... 7 3.2.2. Buscador de Procesos de Seleccin....................................................................... 7 3.2.3. Separador de tipo de procesos ............................................................................... 8 3.2.4. Lista de procesos de seleccin ............................................................................... 8 3.2.5. Creacin de nuevo proceso..................................................................................... 8 3.3. Ficha del Proceso........................................................................................................... 12 3.3.1. Informacin del Proceso........................................................................................ 13 3.3.2. Ficha de la convocatoria........................................................................................ 13 3.3.3. Ficha del Comit.................................................................................................... 13 3.4. Acciones con el Proceso ................................................................................................ 14 3.4.1. Crear una nueva convocatoria .............................................................................. 14 3.4.2. Derivar en ADS / MC ............................................................................................. 15 3.4.3. Cancelar el Proceso .............................................................................................. 16 3.4.4. Declarar Nulidad de Oficio..................................................................................... 17 3.4.5. Asignar comit especial......................................................................................... 18 3.4.5.1. Crear comit especial........................................................................................ 18 3.5. Acciones con la convocatoria......................................................................................... 19 3.5.1. Agregar Documentos............................................................................................. 19 3.5.1.1. Agregar Bases................................................................................................... 19 3.5.1.2. Agregar Absolucin de Consultas..................................................................... 19 3.5.1.3. Agregar Absolucin de Observaciones............................................................. 20 3.5.1.4. Agregar Bases Integradas ................................................................................ 20 3.5.1.5. Agregar Cuadro Comparativo ........................................................................... 20 3.5.1.6. Agregar Resumen de Contrato ......................................................................... 21 3.5.2. Agregar Postergacin ............................................................................................ 21 3.5.3. Agregar Fe de Erratas ........................................................................................... 22 3.5.4. Declarar Desierto................................................................................................... 22 3.5.5. Registrar Buena Pro .............................................................................................. 23
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1. Ingreso al sistema Al sistema se puede ingresar www.consucode.gob.pe desde la pgina web de CONSUCODE,
Una vez ingresado al sistema, la pantalla inicial que se visualiza es la siguiente:
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2. Men del Sistema El sistema cuenta con un men que le permite acceder a las diferentes opciones de ste. Dicho men se activa acercando el mouse a la barra de color lila ubicada en la parte superior de la pgina principal Para el registro de procesos se tiene la opcin: PROCESOS / CONSOLA DE PROCESOS DE SELECCIN:
3. Registro de Procesos El Registro de Procesos en lnea permite mantener actualizada la informacin de los procesos a los que convoca la entidad, asimismo, permite informar a los postores y pblico en general acerca de los procesos de seleccin que realizan las entidades del estado. 3.1. Conceptos previos
3.1.1. Proceso de Seleccin Se denomina Proceso de Seleccin al proceso mediante el cual se adquirir un bien, servicio u obra, el cual ha sido previamente considerado en el Plan Anual de Adquisiciones a excepcin de los
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procesos de menor cuanta de la entidad. El proceso de Seleccin est identificado por 4 partes claramente definidas Tipo de Proceso Nmero Ao Sigla
El Tipo de Proceso corresponde a un cdigo ya establecido para cada uno de los tipos de procesos de seleccin a saber: LP LPN LPI CP CPN CPI ADP ADS MC SEIPS CI BP LICITACION PBLICA LICITACION PBLICA NACIONAL LICITACION PBLICA INTERNACIONAL CONCURSO PUBLICO CONCURSO PUBLICO NACIONAL CONCURSO PUBLICO INTERNACIONAL ADJUDICACION DIRECTA PBLICA ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA ADJUDICACION MENOR CUANTIA SIST. DE EVALUAC. INTERNAC. DE PROCESOS DE SELECCIN (LEY 25565) CONVENIOS NACIONALES / INTERNACIONALES BOLSA DE PRODUCTOS
El Nmero es un correlativo por cada tipo de proceso de seleccin. Debe tener un mximo de 4 dgitos, nmeros arbigos, enteros, empezando por el 1 cada ao El Ao corresponde al ao de convocatoria del proceso de seleccin. Debe estar indicado por 4 dgitos Las Siglas corresponden a las siglas de la entidad, no podrn contener guiones 3.1.1.1. Convocatoria La convocatoria se refiere a la informacin del aviso de convocatoria y a sus documentos relacionados. Las Convocatorias pueden tener las siguientes modificaciones: o o o Fe de Erratas Postergaciones de Buena Pro Declaratoria de Desierto
3.1.1.2. Comit Especial El comit se refiere a la informacin de la resolucin de creacin del comit y de la identificacin de sus integrantes.
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3.2.
Consola de los Procesos de Seleccin La consola de Procesos de Seleccin muestra los procesos de seleccin ordenados por ao
La consola de Procesos de Seleccin tiene los siguientes componentes 3.2.1. Aos de procesos La Lista de aos muestra los aos para los cuales se han registrado procesos de seleccin:
3.2.2. Buscador de Procesos de Seleccin Permite ubicar rpidamente procesos de seleccin por su descripcin o el nmero del mismo, en el recuadro para ingresar el texto usted podr ingresar palabras que le ayuden a ubicar el proceso deseado Por ejemplo: Para buscar el proceso 1 del 2004 de Menor Cuanta
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Para buscar los procesos de Menor Cuanta cuya convocatoria contenga la palabra contratacin
Para buscar los procesos que Licitacin convocatoria contenga la palabra leche
Publica
cuya
3.2.3. Separador de tipo de procesos Los tipos de procesos estn separados en tabuladores, de tal manera que se tenga una mejor visin de los mismos
Al lado de las siglas de los tipos de procesos hay un nmero entre parntesis que indica la cantidad de procesos registrados para ese tipo de proceso de seleccin. 3.2.4. Lista de procesos de seleccin La Lista permite el acceso a las Fichas de Proceso, de cada proceso que contiene informacin y accesos a los elementos del proceso de Seleccin, el cual se detalla en la seccin 3.3 Ficha de proceso La Lista de Procesos de seleccin muestra la siguiente informacin: Nmero de la convocatoria Nombre o descripcin Valor Referencial Estado actual Bases (muestra NO si las bases no estan registrada) Buena Pro (muestra NO si los ganadores no estan registrada) Ultima Etapa 3.2.5. Creacin de nuevo proceso Esta opcin se encuentra ubicada en la Consola de los Procesos de Seleccin y como su nombre lo indica, permite crear los nuevos procesos de seleccin
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Paso 1: Presione la opcin Procesos de Seleccin.
ubicada en la consola de
Paso 2: En la ventana que se muestra a continuacin deber ingresar los datos que se le solicitan: Tipo de Proceso Ao Nmero de proceso Sigla de la entidad Instrumento que autoriza la creacin del proceso Nombre de Aprobador Cargo de Aprobador Fecha del Documento Observacin para crear el
Finalmente deber presionar el botn proceso
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Paso 3: Tras la creacin del proceso se le mostrar la ficha del proceso que le indicar que no tiene convocatoria para es proceso, y le preguntar si desea crear una, del siguiente modo
Paso 4: Luego de aceptar la invitacin a crear la convocatoria, se le mostrar la pagina donde podr registrar los datos de la convocatoria.
La creacin de la convocatoria se detalla en el punto 3.4.1. Crear una nueva convocatoria

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Paso 5: Asignacin del Comit, Tras la creacin de la convocatoria se mostrar nuevamente la Ficha del proceso con la Ficha de la Convocatoria creada, de la siguiente forma:
Desde aqu se debe crear o asignar el comit especial o permanente para este proceso. La creacin de comits se detalla en punto 3.4.4. Asignar comit especial. Paso 6: Adicionar las bases, desde la ficha del proceso, se proceder a agregar las Bases
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Paso 7: Adicionar los documentos del proceso, En adelante conforme va avanzando en las etapas del proceso se va adicionando los documentos que estas generen, tales como Pliego de Absolucin de Consultas Pliego de Absolucin de Observaciones Bases Integradas Cuadro Comparativo Resumen de Contrato
Y se van registrando los siguientes datos Registro de Buena Pro Registro de Contratos
O dependiendo de la convocatoria podra 3.3. Adicionar una Fe de Erratas Adicionar una Prorroga
Ficha del Proceso La Ficha del Proceso muestra la informacin del proceso y permite acceso a las opciones del proceso y de las convocatorias del mismo
La informacin contenida en la ficha de proceso esta dividida en 3 secciones detalladas a continuacin:

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3.3.1. Informacin del Proceso La Informacin del proceso muestra la informacin de registro de proceso y de las Acciones del Proceso
3.3.2. Ficha de la convocatoria La ficha de la convocatoria muestra informacin de cada convocatoria, as como permite el acceso a las diferentes opciones de la misma.
3.3.3. Ficha del Comit La ficha del comit muestra y permite al acceso a la informacin del comit asignado a este proceso.
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3.4.
Acciones con el Proceso
Las acciones a realizarce con un proceso se realizan mediante la opcin Acciones con Proceso ubicado en la parte superior de la ficha del proceso
3.4.1. Crear una nueva convocatoria Para crear una nueva convocatoria de un proceso ya creado, hay que ubicarlo en la consola de procesos, ingresar a l y en la seccin Acciones con Proceso seleccionar Agregar Nueva Convocatoria
Despus de llenar los datos se presentan dos botones Guardar Borrador el cual sirve para guardar el aviso de convocatoria y no informar a CONSUCODE por lo cual aun se puede modificar, y el segundo es Guardar e Informar a CONSUCODE, el cual guarda la convocatoria e informa a CONSUCODE, esto implica que despus ya no podr modificarse el aviso de convocatoria.
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3.4.2. Derivar en ADP / ADS / MC En el caso en que e proceso amerite ser derivado un proceso de otro tipo como una Adjudicacion Directa Selectiva-ADS, Adjudicacion Directa Publica-ADP o una Adjudicacion de Menor Cuantia-AMC, la opcion permite generar una convocatoria para ese tipo de proceso
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Al momento de llenar los datos de la convocatoria, debe ingresar el numero de proceso del nuevo Tipo de Proceso, aparecen en una lista desplegable, los numeros disponibles para ese tipo de proceso, asi como, poder ingresar un numero mayor al ultimo numero de proceso usado para el nuevo tipo de proceso de seleccin. Un proceso que ha derivado en otro, en la consola de procesos queda tal como sigue, la parte encerrada en un circulo muestra la indicacion de cmo quedaria un proceso que ha derivado en una ADS y luego en una AMC
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Y en la ficha de proceso se muestra el historial del proceso en el cual se puede navegar, tal como se muestra a continuacin
3.4.3. Cancelar el Proceso Para cancelar un proceso ya creado, hay que ubicarlo en la consola de procesos, ingresar a l y en la seccin Acciones con Proceso seleccionar Cancelar Proceso, esto mostrar una nueva ventana pequea como la siguiente
Llene los datos pedidos en la ventana y pulse enviar para cancelar el proceso.
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3.4.4. Declarar Nulidad de Oficio Para declarar nulidad de oficio de un proceso ya creado, hay que ubicarlo en la consola de procesos, ingresar a l y en la seccin Acciones con Proceso seleccionar Declarar Nulidad de Oficio, esto mostrar una nueva ventana pequea como la siguiente
Llene los datos pedidos en la ventana y pulse enviar para declarar nulidad del proceso. 3.4.5. Registrar Exoneracion de Menor Cuanta Solo para procesos de menor cuanta, se permite registrar los datos de la exoneracion para el presente proceso. Para registrar que una Menor Cuanta esexonerada, hay que ubicarlo en la consola de procesos, ingresar a l y en la seccin Acciones con Proceso seleccionar Registrar Documento de Exoneracion, esto mostrar una nueva ventana pequea como la siguiente
Llene los datos pedidos en la ventana y pulse enviar para declarar nulidad del proceso.
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3.4.6. Asignar comit especial Al final de la ficha del proceso se muestra la opcin Asignar Comit que lleva a la siguiente pantalla:
Aqui se muestra una lista con los comits que han sido creados previamente como comits permanentes los cuales pueden ser asignados a cualquier proceso. Si se desea usar alguno de estos comits seleccionelo con el botn de la izquierda y pulse el botn Asignar comit especial permanente 3.4.6.1. Crear comit especial Para crear un comit pulse la opcin Crear Comit
Para crear el comit especial llene los datos solicitados de la resolucin y los miembros, en principio se muestra los datos para un solo miembro, pero se deben ingresar todos, para adicionar ms miembros use la opcin Agregar Nuevo Integrante, finalmente pulse Asignar Comit Especial, Si el integrante de este comit ya
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esta registrado en otro comit, puede pulsar el boton podra buscar los integrantes registrado en otros comits. 3.5. Acciones con la convocatoria
con el cual
3.5.1. Agregar Documentos Agregar documentos a una convocatoria se hace desde los recuadros siguientes dentro de la Ficha del Proceso
3.5.1.1. Agregar Bases Para agregar Bases use la opcin (Agregar) que se encuentra debajo de la columna Bases, lo cual le mostrar una ventana ms pequea con la opcin de llenar los datos de las bases y seleccionar el archivo conteniendo las bases, tal como se muestra a continuacin.
3.5.1.2. Agregar Absolucin de Consultas Para agregar Absolucin de Consultas use la opcin (Agregar) que se encuentra debajo de la columna Pliego de Absolucin de Consultas, lo cual le mostrar una ventana ms pequea con la opcin de llenar los datos de la absolucin de Consultas y seleccionar el archivo, tal como se muestra a continuacin.
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3.5.1.3. Agregar Absolucin de Observaciones Para agregar Absolucin de Observaciones use la opcin (Agregar) que se encuentra debajo de la columna Pliego de Absolucin de Observaciones, lo cual le mostrar una ventana ms pequea con la opcin de llenar los datos de la absolucin de Observaciones y seleccionar el archivo, tal como se muestra a continuacin.
3.5.1.4. Agregar Bases Integradas Para agregar las Bases Integradas use la opcin (Agregar) que se encuentra debajo de la columna Bases Integradas, lo cual le mostrar una ventana ms pequea con la opcin de llenar los datos de las bases integradas y seleccionar el archivo, tal como se muestra a continuacin.
3.5.1.5. Agregar Cuadro Comparativo Para agregar el cuadro comparativo use la opcin (Agregar Cdro Comparativo) que se encuentra debajo de la columna Cuadro Comparativo y Buena pro, lo cual le mostrar una ventana ms pequea con la opcin de llenar los datos del cuadro comparativo y seleccionar el archivo, tal como se muestra a continuacin.
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3.5.1.6. Agregar Resumen de Contrato Para agregar el resumen de contrato use la opcin (Agregar Resumen) que se encuentra debajo de la columna Contrato, lo cual le mostrar una ventana ms pequea con la opcin de llenar los datos del resumen de contrato y seleccionar el archivo, tal como se muestra a continuacin.
Las opciones mostradas a continuacin son llamadas desde la siguiente seccin en la ficha de la convocatoria
3.5.2. Agregar Postergacin Para agregar una postergacin a una convocatoria de un proceso, hay que ubicar el proceso en la consola de procesos, ingresar a l y en la seccin Acciones con Convocatoria seleccionar Postergacin, esto mostrar una nueva ventana que le permitir registrar la postergacin, all llene los datos requeridos y modifique el calendario para actualizarlo
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3.5.3. Agregar Fe de Erratas Para agregar una fe de erratas a una convocatoria de un proceso, hay que ubicar el proceso en la consola de procesos, ingresar a l y en la seccin Acciones con Convocatoria seleccionar Fe de Erratas, esto mostrar una nueva ventana que le permitir registrar la fe de erratas, all llene los datos requeridos y modifique los datos que modifique la fe de erratas
3.5.4. Declarar Desierto Para agregar una fe de erratas a una convocatoria de un proceso, hay que ubicar el proceso en la consola de procesos, ingresar a l y en la seccin Acciones con Convocatoria seleccionar Declarar Desierto, esto mostrar una nueva ventana que le permitir registrar la fe de erratas, all llene los datos requeridos y modifique los datos que modifique la fe de erratas
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3.5.5. Registrar Buena Pro Para registrar la buena Pro usar la opcin Registrar Buena Pro ubicada en la columna Cuadro Comparativo y Buena Pro, lo cual le llevara a la ventana siguiente
Aqu registrar a los postores ganadores con RUC, monto adjudicado y direccin. Para adicionar mas ganadores use la opcin Agregar nuevo ganador, finalmente use la opcin Grabar Buena Pro, en ese momento se validara los RUCs y se confirmar que se han registrado los postores ganadores, tal como se muestra a continuacin:
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