Está en la página 1de 3

DIRECTIVA DE TESORERA N

045- 2011-MPA/P

DIRECTIVA PARA LA APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE FONDOS FIJOS Y CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AZANGARO 1. OBJETO Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos fondos, tendientes a precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. 2. FINALIDAD La presente directiva tiene por finalidad constituirse en el marco normativo y de aplicacin, regulador de las fases de solicitud, recepcin, manejo y control de fondos destinados a cubrir gastos menores en la Entidad, bajo la denominacin de Fondos Fijos de Caja Chica. 3. BASE LEGAL Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N 28927 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2007 Directiva N 001-2007-EF/77.15 Directiva de Tesorera para los Gobiernos Locales correspondiente al Ao Fiscal 2007, aprobada mediante R.D. N 002-2007-EF/77.15. Resolucin de Contralora N 072-98CG, Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico D.S. 083-2004-PCM, TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado D.S. 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

4. ALCANCE Su aplicacin tiene el carcter de obligatorio en todas las unidades orgnicas de la Municipalidad. 5. PROCEDIMIENTOS 5.1. DE LA HABILITACION Y DESTINO DEL FONDO FIJO Y CAJA CHICA Mediante Acto Resolutivo que expida la Gerencia Municipal se autorizara habilitacin, variacin o cierre de Fondo Fijo de Caja Chica, resolucin que contendr los siguiente: - Nombre del Responsable o Encargado nico de su manejo. - El monto de habilitacin de Fondo Fijo de Caja Chica, acuerdo a lo siguiente: se realizar de

Para el Programa de Funcionamiento hasta dos (2) UIT, por cada habilitacin. Para el Programa de Limpieza y Mantenimiento hasta un 50% de la UIT, por cada habilitacin. Para el Programa de Inversiones hasta 30% de la UIT, por cada habilitacin. Otros que sea necesario 50% de la UIT. - El tipo de gasto a ser atendidos con el Fondo Fijo de Caja Chica. - La exigencia de rendir cuenta documentada. - Se autorizar la adquisicin de bienes y otros gastos de servicios, a las unidades orgnicas de la municipalidad, previa verificacin de la inexistencia en almacn en
1

caso de bienes y/o la comprobacin de la existencia de la necesidad del servicio, siempre que sea urgente. 5.2 5.2.1 DE LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA Lmite y Concepto del Gasto. El Fondo de Caja Chica, se utilizar nicamente para cubrir el gasto cuyo importe no exceda de S/. 5189.00 nuevos soles, excepcionalmente podr autorizarse hasta por S/. 5200.00 nuevos soles con el V B del Gerente Municipal, Niveles de Autorizacin del Gasto Cada desembolso de dinero del Fondo Fijo de Caja Chica, ha de requerir la previa autorizacin del gasto del Gerente respectivo. Del Encargado de Caja Chica Se desempear como Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, el trabajador del rea que tenga relacin laboral directa con el Municipio. El encargado del Fondo Fijo de Caja Chica es personalmente responsable de las acciones que a l directamente competen por el manejo y salvaguarda del fondo asignado.

5.2.2

5.2.3

Son funciones del Encargado: Administrar el Fondo Fijo asignado cindose estrictamente al lmite y concepto del gasto, a las autorizaciones y dems normas establecidas en esta directiva. Cuidar que el dinero del fondo asignado est guardado con las seguridades del caso y dentro del local de la institucin, bajo responsabilidad pecuniaria personal. Exigir de que en el reverso de cada documento sustentatorio figure el destino y motivo del gasto realizado. Verificar que cada factura, boleta de venta u otro comprobante de pago reconocido y emitido de conformidad con lo establecido por la SUNAT, deber contar con la firma del Gerente respectivo, Gerente de Administracin de Recursos y del solicitante. Otorgar las facilidades necesarias para la ejecucin de arqueos por parte de las reas pertinentes. Del manejo del fondo El manejo de fondos de caja chica, asignado al encargado, queda condicionado a la observancia de los siguientes procedimientos: El personal que requera contar con un bien y/o servicio determinado solicitar al responsable del manejo del Fondo de Caja Chica, a travs de la Comprobante de Egreso Provisional Autorizada la solicitud del fondo, el personal solicitante deber rendir cuenta en un plazo no mayor de 5 das hbiles de recibido el fondo. En caso de que el trabajador que realice la gestin de adquisicin excede injustificadamente el plazo fijado en el prrafo precedente para rendir cuenta, el encargado del Fondo de Caja Chica informar directamente al Subgerente de Recursos Humanos, a fin de que el importe sea cargado en la cuenta personal del trabajador, sin perjuicio de iniciar la sancin que pudiere aplicrsele. En casos excepcionales, se emplear el Comprobante de Egreso Definitivo como nico comprobante valido para la rendicin (el mismo que tiene carcter de Declaracin Jurada), de acuerdo a lo establecido en las normas de tesorera para gobiernos locales. El responsable del fondo, como seal de culminacin del proceso, proceder a estampar con el sello de RENDIDO, para que ste no pueda ser utilizado posteriormente para otras rendiciones.

5.2.1

5.2.1

Rendicin de Cuenta del Fondo de Caja Para efectuar la rendicin de cuenta del Fondo Fijo de Caja Chica, el Encargado numerar los comprobantes definitivos que sustenten el gasto, previamente visados segn los niveles de autorizacin establecidos en la presente directiva y los anotar ordenadamente en la Rendicin de Cuenta del Fondo Fijo de Caja Chica.

5.2.1

Reposicin del Fondo Fijo de Caja Chica Para la reposicin de fondos fijos de caja chica, se deber seguir los siguientes procedimientos: El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma oportuna, podr solicitar la reposicin, cuando su ejecucin haya alcanzado un nivel mnimo equivalente al 60 % del fondo asignado. Para la reposicin correspondiente, el responsable deber efectuar la rendicin de cuenta equivalente al monto de solicitud de reposicin. Es obligacin del encargado del Fondo de Caja Chica de garantizar la veracidad y legalidad de los documento que sustentan la rendicin bajo su responsabilidad. DE LA GARANTIA O SEGURO DE CAUCION

5.3

Para los encargados del manejo de Fondos Fijos de Caja Chica, el Subgerente de Tesorera estimar la necesidad de establecer instrumentos de garantas o seguros de caucin, tendientes a un eficiente manejo de dichos fondos. 5.4 DEL CIERRE DE LOS FONDOS

Sern causales para el cierre o suspensin de los Fondos Fijos de Caja Chica, los siguientes: a. Cuando en su manejo se haya desvirtuado los objetivos de su creacin. b. Por reversin voluntaria a cargo de sus responsables, al considerar innecesario su funcionamiento. c. Por cierre del perodo fiscal en el que se produjo la entrega, para de esta manera afectar la ejecucin presupuestaria y los resultados del ejercicio. 5.5 ARQUEOS DE FONDO DE CAJA CHICA La Gerencia de Administracin, tendr la responsabilidad de practicar arqueo mensual ordinario y el arqueo extraordinario de carcter sorpresivo y selectivo, debiendo levantarse un Acta en la cual se consignar su conformidad o disconformidad y que ser suscrita por el Encargado de Caja Chica y por quien la realice, los que se remitirn a la Gerencia de Administracin de Recursos. 6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Los Servidores Pblicos de la Municipalidad tendr en cuenta la observancia y aplicabilidad de lo sealado por la presente directiva para hacer uso de los Fondos Fijos de Caja Chica; en tanto que los encargados de solicitar y ejecutar los Fondos Fijos de Caja Chica, sern los directos responsables de rendir cuentas, no solo de los objetivos a los cuales se destinaron los fondos que le fueron confiados, sino tambin de la forma y resultado de su aplicacin.