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Mai 2009

Support de formation Apoge.

Inscriptions Pdagogiques.
Cette formation a pour objectif de permettre aux utilisateurs dinscrire pdagogiquement les tudiants aux lments obligatoires et optionnels, de savoir modifier cette inscription et prendre en compte les rsultats antrieurs de ltudiant pour lanne en cours. Voici quelques termes Apoge que lon rencontre dans cette formation. Etape : Cest le fractionnement dans le temps (anne, ensemble d'annes, semestres...) d'un enseignement conduisant (ventuellement) un diplme. Ltape permet de lier les concepts administratifs (paiement des droits annuels, inscription administrative, affiliation...) l'offre de formation et d'assurer notamment que les tudiants sont en rgle administrativement par rapport la formation qu'ils suivent. Version d'tape (VET) : Diffrenciation du contenu d'une tape, ventuellement diffrenciation gographique. Elment pdagogique (ELP) : L'lment pdagogique est le terme gnrique utilis pour dcrire le contenu d'un enseignement et prciser sa nature : unit d'enseignement, niveau, priode, UV, module, bloc, section, certificat, ensemble disciplinaire, groupe d'enseignement, matire. Il peut tre dcompos en lments plus fins selon le niveau de prcision souhait. Un lment pdagogique peut tre caractris par un mode de validation et des conditions d'accs, dites pr-requis. Unit d'enseignement (UE) : Subdivision d'une version d'tape, regroupement d'enseignements qui donne lieu un rsultat. Liste dlments : Une liste dlments est un regroupement dlments pdagogiques constituant un ensemble cohrent. La liste est elle-mme rattache un lment ou la VET directement. Liste obligatoire : Une liste peut tre obligatoire, ainsi tous les lments de la liste laquelle ils appartiennent sont obligatoires (ltudiant doit tre inscrit obligatoirement tous les lments de cette liste). Liste obligatoire choix : Ltudiant doit choisir obligatoirement un nombre dfini dlments de la liste (un nombre minimum et un nombre maximum dlments choisir est prcis) mais le choix de ceux-ci est laiss libre ltudiant. Liste facultative : Elle regroupe des lments optionnels lis ltape. Ltudiant sinscrit librement aux lments de cette liste. Inscription pdagogique (IP) : Cest la dmarche faite aprs linscription administrative qui dtermine le contrat pdagogique de ltudiant. Linscription est ralise du haut vers le bas de larborescence dune Structure des Enseignements (SE). Capitalisation : La capitalisation sapplique un lment pdagogique (souvent une unit denseignement). La note et le rsultat dun lment capitalisable sont utiliss par ltudiant sans limite de dure. PRise en compte pour Calcul (PRC) : Elle permet un tudiant de choisir, lors de lIP, des notes et des rsultats antrieurs capitaliss et/ou conservs. Les PRC sont utilises automatiquement sur les lments obligatoires o ltudiant a eu un rsultat positif. Remarque : elles doivent tre choisies pour les lments obligatoires choix.
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Elment en dette : Llment en dette nappartient pas ltape dinscription et nintervient pas dans les calculs. A lissue dune commission de validation, un tudiant peut se retrouver inscrit en L2 avec obligation de suivre une unit denseignement en L1 : cette unit est considre comme un ELP en dette. Une dette peut galement porter sur une tape. Elle concerne gnralement lanne de niveau le plus bas, celle sur laquelle les tudiants ont eu le statut AJAC lanne antrieure, lorsque ltudiant est inscrit sur deux annes sur la nouvelle anne en cours. Elment en crdit : Cest une autorisation dinscription par anticipation des enseignements dune tape sans y tre inscrit administrativement. A lissue dun jury, un tudiant peut-tre autoris suivre une unit en anne suprieure en plus de lanne sur laquelle il est inscrit : cette unit est considre comme un ELP en crdit. Epreuve : Cest lvaluation dun enseignement dans le cadre dune session. L'preuve est caractrise par sa nature (crit, contrle continu, tp, oral, rapport, soutenance, etc.) et par son type (contrle terminal, contrle continu, contrle partiel, etc.) European Crdit Transfer System (ECTS) : Cest lancienne dsignation utilise pour dfinir les crdits denseignements dans la rforme LMD. Crdit Europen : Cest le systme d'quivalence d'enseignements entre universits europennes mis en place luniversit dAngers la rentre 2004/2005 dans le cadre de la rforme LMD. La correspondance prvoit un montant de crdits (points) port par les lments pdagogiques.

Exemple de prsentation dune tape :

Etape Semestre x Semestre y O Liste Sem. x Unit 1 Unit 2 O Liste Unit 1 Mathmatiques Informatique X (1,1) Liste Unit 2 Unit 2A Unit 2B O Liste Unit 3 Physique Chimie Liste Sem. y Unit 3 Unit 4 O Liste Unit 4 Economie L.V.

O Liste Unit 2A Biologie Gologie

O Liste Unit 2B Economie Droit

X (1,1) Liste L.V. Anglais Allemand Espagnol

Un lien avec un O correspond une liste o les lments sont obligatoires. Un lien avec un X correspond une liste o il faut faire un choix. Exemple : le X (1,1) sur la liste L.V. signifie que ltudiant doit choisir au minimum une langue vivante et au maximum une seule. Dans certains cas, les minimums et maximums sont > 1 et parfois le minimum et le maximum sont diffrents.
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Pour les tapes o les IP ne sont pas proposes distance, le principe est : 1) dinscrire les tudiants aux lments obligatoires : a) soit sur lanne entire Inscription automatique aux lments obligatoires b) soit un seul semestre deux priodes diffrentes Inscription automatique semestrielle 2) de les inscrire aux lments choix (sur le schma de la page 2 : Unit 2 et Langue vivante) Inscription de masse un lment pdagogique

Pr-requis :

Toute cette formation est base sur le principe que les Inscriptions Administratives (IA) sont ralises avant les IP. Seuls, les tudiants ayant rgl leurs droits dinscription et nayant aucun interdit seront pris en compte dans les travaux qui suivent.

Important :

Avant de vous lancer dans ce traitement, il faut toujours vous assurer que la Structure des Enseignements (SE) ainsi que les Modalits de Collecte et de Contrle (MCC) de votre tape soient mises jour ! Assurez-vous galement que ltape sur laquelle vous allez travaillez nest pas propos distance (IPweb).

Attention :

Inscription automatique aux lments obligatoires.

Dans le domaine Inscription pdagogique, cliquer dans le menu Administration puis sur Inscription auto aux vers. dtapes et lments obligatoires. A laide de lascenseur situ sur la droite, trouvez ltape qui vous intresse et cochez la case sur la gauche comme indiqu en 1. La colonne Exm indique en 2 permet de saisir une formule dexamen sur ltape choisie. La formule saisie sinitialisera automatiquement sur tous les ELP descendants : il sera toujours possible dintervenir manuellement pour modifier cette formule. La plupart du temps, on ne met rien et cest la formule S (Standard) qui est applique par dfaut. Cliquer ensuite sur Accepter . Un message Demande de traitement enregistre saffiche.

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Remarque :

Le principe est identique si on souhaite le faire par semestre. Il suffit pour cela daller dans le menu Administration puis sur Inscription automatique semestrielle.

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Il faut ensuite quitter cet cran pour savoir si le traitement que lon vient de lancer sexcute correctement.

Dans le domaine Inscription pdagogique, cliquer dans le menu Administration puis sur Liste des travaux diffrs. Ces travaux sont classs du plus rcent au plus ancien. La colonne Traitement indique le travail demand, les colonnes Demand et Attendu, les dates et heures de leur lancement et de leur excution. La colonne Etat indique en 3 est la plus importante car cest elle qui nous indique si tout sest bien pass ! Taper Ctrl+E sur le dernier champ droite pour afficher le message indiqu en 4. Il informe sur quelle tape vous venez de lancer lIP. Si vous obtenez le message Fin normale cela signifie que tous les tudiants inscrits administrativement ltape sont inscrits pdagogiquement tous les lments obligatoires rattachs cette VET par le biais des listes obligatoires.

Remarque :

La colonne Etat peut prendre, pendant son excution plusieurs valeurs : Demand, Pris en compte, En excution, Fin normale, Anomalies dtectes, Interrompu. Il faut imprativement que le message Fin normale apparaisse. Si ce nest pas le cas, contacter le modlisateur qui gre votre tape avant de faire quoi que ce soit dautre !

Attention :

Ce traitement sexcute progressivement et peut prendre parfois 10 15 minutes avant darriver son terme. Il ne faut pas chercher dans la foule connatre le nombre dtudiants inscrits dans chaque lment pdagogique ou preuve.

Notes personnelles

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Inscription de masse un lment pdagogique.

Cliquer dans le menu Inscription pdagogique, puis sur Inscription pdagogique de masse. A laide de schmas Diego comme indiqu sur la page 14, recherchez puis saisissez lElment cible (lment sur lequel vous souhaitez faire votre IP de masse) indiqu en 5. Vous pouvez aussi rechercher llment en cliquant sur Rechercher lment comme prcis en 6. Cliquer sur Saisie assiste en 7 : les champs Liste Elt cible et Elment suprieur deviennent obligatoires : Renseignez-les avec la touche F9 sauf sils sont dj remplis ! Cliquer sur Afficher en 8 : les tudiants dj inscrits sur cet lment sont dj affichs dans le bloc Etudiants inscrits.

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Le bouton Compter tudiants en 9 permet de connatre le nombre dtudiants susceptibles dtre inscrits pdagogiquement llment cible. Sur cet cran, dans le rectangle Etudiants inscrits figurent droite quatre colonnes. Exm : Formule dexamen : La formule est initialise en gnrale S (comme Standard) mais vous pouvez choisir une autre formule parmi celles dfinies pour llment.

Dis : Dispense :

Vous pouvez saisir une dispense dexamen pour ltudiant et pour lanne en cours. La dispense se rpercute automatiquement sur les lments obligatoires. Ltudiant napparatra pas dans les crans de saisie de notes. Zone utilisable pour saisir un commentaire (filtre possible) La notion de PrC permet ltudiant dutiliser des notes et rsultats capitaliss, conservs ou bien obtenus par validation dacquis.

Com : Commentaire :

PrC : Prise en compte pour Calcul :

Remarque :

Lorsque des choix pdagogiques sont organiss sur une tape (questions poses aux tudiants pour connatre leurs choix doptions), des listes par groupe dites permettent de pratiquer lIP de masse trs facilement. Ces choix pdagogiques peuvent tre rpartis sur deux priodes. Par exemple, une srie de questions poses en octobre pour les choix du semestre impair et une autre srie poses en mars pour le semestre pair. Depuis la version Apoge 3.30, les champs Liste Elt cible et Elment suprieur sont remplis systmatiquement si llment cible est reli une seule liste et si cet lment appartient un seul lment suprieur. Si votre VET contient des Parcours, indiquez sur lElment cible un ELP Parcours de la mme manire que vous le faites sur nimporte quel autre lment pdagogique.

Important :

Prcision :

Cliquer sur le bouton Ajouter Etudiants en 10, ce qui permet daccder la fentre de Saisie assiste.
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Cette fentre permet de visualiser les tudiants susceptibles de sinscrire llment et de slectionner en masse ces tudiants.

Dans cette liste dtudiants proposs, napparaissent pas les tudiants qui ont dj atteint le nombre maximum dinscription (ou PRC) pour la liste de llment cible (cas des listes obligatoires choix). Egalement, les tudiants qui ont dj une IP (ou PRC) sur cet lment cible de cette VET ainsi que ceux qui ont une PRC, une dette ou un crdit sur llment suprieur de llment cible napparaissent pas non plus.

Pour effectuer lIP, il faut cocher individuellement les tudiants qui ont choisi llment cible affich. Exemple ici : Image de synthse.

Il est possible de cliquer sur le bouton Tout slectionner IP en 11 : tous les tudiants susceptibles de sinscrire cet lment seront slectionns.

Cliquer ensuite sur le bouton Retour comme indiqu en 12 : les tudiants slectionns sont rapatris dans le bloc des tudiants inscrits dans lcran prcdent.

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Enregistrer votre travail en cliquant sur licne ou en tapant sur la touche F10.

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Attention :

Si vous avez slectionn en 5 comme Elment cible un ELP capitalisable (type UE par exemple) et sil y a des redoublants, il faut toujours commencer par cliquer sur Tout slectionner PRC en 13 pour rapatrier les notes et rsultats des tudiants ayant dj acquis cet Elment cible. Il faut nanmoins savoir quApoge considre quun lment pdagogique qui contient une PRC peut ne pas tre utilis sur lanne en cours. Concernant les IP aux lments obligatoires, les PRC sont doffice rapatries par dfaut.

Remarque :

Les colonnes N/R, Note, Barme et Rsultat nous informent si des notes et rsultats ont t obtenus llment cible antrieurement : cest ce qui permet de dterminer si ltudiant peut bnficier ou non dune PRC sur cet lment.

Notes personnelles

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Inscription pdagogique dun nouvel tudiant aprs son IA.

Cette procdure sert de manire ponctuelle suite une inscription tardive dun tudiant une tape ou une rgularisation de ses droits dinscription.

Cliquer dans le menu Inscription pdagogique, puis sur Modification dune inscription / Choix des tapes.

Contrler que lanne dinscription au centre de lcran soit bien celle de lanne en cours sinon la choisir en manipulant les flches < et > , cliquer sur le bouton IAE Ralises indiqu en 14.

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Apparat alors, ltape choisie par ltudiant lors de lIA. Si ltudiant a fait le choix de plusieurs tapes, une petite fentre apparat afin de slectionner ltape dsire. Sil ny en a quune, slectionnez ltape propose puis cliquez sur Accepter .

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Cliquer ensuite sur le bouton Suivant en 15 : un nouvel cran apparat.

Cliquer sur le bouton Ins lt oblig en 16. Les lments obligatoires rattachs la VET saffichent automatiquement dans le bloc Elments choisis. A ce niveau, on peut saisir, modifier et/ou consulter les formules dexamen (colonne Exm). Si ltudiant bnficie dune PRC, la case situe sur la colonne PrC sera coche sur llment correspondant comme indique en 17. On observera galement si ltudiant bnficie dune dispense ou non dexamen llment : cela sera prcis en 18. Cliquer sur le bouton Saisie assiste en 19 pour inscrire ltudiant aux lments obligatoires choix . Un nouvel cran apparat.

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Positionner le curseur dans le champ tape en 20 pour afficher dans le bloc Elments disponibles, les lments disponibles rattachs directement la VET et non encore choisis.

Sil ny en a pas, se positionner sur le 1er lment dans le rectangle Elments choisis puis descendre au fur et mesure avec la flche du clavier jusqu ce quapparaissent dans le rectangle Elments disponibles les lments choisir. (ex : ici, choisir une matire optionnelle) Cocher la case IP de lELP choisi en 21. Cliquer sur la flche <= pour rapatrier llment dans le bloc Elments choisis comme prcis en 22. Si la case situe en 23 Inscription par dfaut aux lments obligatoires est coche, le systme rapatrie galement les lments obligatoires sous llment choisi.

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Important : Ce nest pas parce que vous venez de choisir un lment que votre IP est termine. Tant que vous ntes pas rendu au dernier ELP avec la flche du clavier , il peut y avoir dautres choix faire sur dautres ELP. Au moment o vous slectionnez en 21 un ELP, avant de le rapatrier en 22, assurez-vous que vous ne dpasser pas leffectif maximum prvu pour cet lment (capacit bloquante dfinie). Une fois que vous avez fait un choix sur un ELP, si vous vous repositionnez dans le rectangle Elments choisis sur llment Option unit S6I, par exemple, vous observerez sur la droite les ELP disponibles non choisis galement rattachs cet lment Option unit S6I. En 24, les colonnes Typ, Mn et Mx prcisent le type de liste laquelle est rattache lELP (ici le X = liste obligatoire choix) ainsi que le nombre minimum et maximum choisir.

Attention :

Remarques :

Cliquer sur le bouton Saisie directe indiqu en 25 pour revenir lcran principal puis sur Fin inscription pour valider lIP.

Des contrles sont raliss ce moment et des messages derreurs non bloquants peuvent apparatre si le nombre dlments choisis est insuffisant ou dpass.

Exemple de message :

Deux possibilits :

Soit il sagit dun ELP suivi actuellement par ltudiant et dans ce cas, il faut retourner dans lcran Saisie assiste et reprendre la procdure ci-dessus pour slectionner llment choisi et le rapatrier. Soit il sagit dun ELP qui sera choisir au semestre suivant et l, vous passez outre. Ce message signifie quil faudra y revenir dans quelques temps.
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Modification dune inscription pdagogique.

Un tudiant met un souhait de modifier son IP. Par exemple, il avait indiqu avoir pris Image de synthse et finalement, cest Analyses statistiques quil a choisi comme matire optionnelle. Aller dans le menu Inscription pdagogique, puis sur Modification dune inscription / Inscription aux lments. Cliquer sur le bouton Saisie assiste .

Placer le curseur sur le code lment dont vous voulez supprimer linscription (ex : ici Image de synthse) et cliquer sur la flche => comme indiqu en 26.

Llment Image de synthse apparatra alors dans le bloc de droite Elments disponibles avec les autres lments pouvant tre choisis.

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Voir cran ci-dessous.

Cliquer alors sur la case de llment finalement choisi par ltudiant, Analyses statistiques, en cochant la case IP puis sur la flche <= indique en 27.

Llment Analyses statistiques apparat maintenant dans le bloc de gauche Elments choisis.

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Cliquer sur le bouton Saisie directe, en 28 : vous revenez sur lcran prcdent.

Vous navez plus qu enregistrer puis quitter lcran.

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Editions disponibles.
Dans le menu Documentation / Edition du contrat pdagogique, vous pourrez diter la fiche pdagogique en slectionnant le numro de ltudiant puis en cliquant sur Imprimer . Il existe galement une autre dition : Edition par lots du contrat pdagogique : celle-ci permet dditer les fiches pdagogiques pour une population donne dtudiants.

Prise en compte dlments capitalisables.

Lors de linscription automatique aux lments obligatoires, les PRC sont coches automatiquement sur les lments o les tudiants ont dj obtenu des rsultats favorables. Aller dans le menu Inscription pdagogique puis sur Modification dune inscription / Inscription aux lments. Slectionnez un tudiant et visualisez, sur lcran ci-dessous la colonne PrC en 29 et en 30. Cette visualisation est trs explicite en Saisie assiste .

Sil sagit dun ELP choix comme prcis en 30, vous pouvez visualiser la note et le rsultat obtenus antrieurement en utilisant lascenseur horizontal en 31.

Il suffit alors de cliquer sur la flche <= pour rapatrier llment dans le bloc Elments choisis. Ainsi la note et le rsultat acquis antrieurement seront utiliss pour les calculs de lanne en cours.

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La colonne N/R en 32, indique le type de PrC : par dfaut un O. Sil sagit dune validation dacquis, ce sera un V, sil sagit dun lien de correspondance, ce sera un U.

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Remarque :

Dans la colonne Exm saffiche la formule dexamen dfinie par dfaut S (comme Standard). Vous pouvez la modifier condition que plusieurs formules dexamens aient t dfinies pour llment dans le domaine MCC. Il est possible galement de dfinir une formule dexamen au niveau du choix de ltape, ainsi cette formule est initialise pour chaque lment pdagogique (si cette formule est pr dtermine dans les Modalits de Collectes et de Contrles).

Important :

Si vous avez connaissance de validations dacquis (VAC), il faudra les prendre en compte avant de vous lancer dans les IP. Pour cela, il faudra aller dans le menu Dcision commission /Validation dacquis individuelle. Vous indiquerez alors, tudiant par tudiant, les ELP qui ont une VAC ainsi que la date laquelle t prise la dcision. Vous retournerez ensuite dans le menu Inscription pdagogique / Modification dune inscription / Inscription aux lments et rapatrierez comme vu prcdemment les VAC : vous constaterez ce moment l que les cases PrC seront coches. Attention, si vous apprenez par la suite, une fois les IP termines, quil faut tenir compte de VAC, vous devrez dsinscrire pour chaque tudiant concern, tous les ELP sur lesquels seront poss une VAC et reprendre la procdure ci-dessus.
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Prise en compte dlments en dettes.

Certains tudiants peuvent se retrouver inscrits administrativement sur une tape donne avec obligation de suivre des enseignements appartenant une tape de rang infrieur. Ces enseignements sont considrs comme des dettes. Cest le cas, par exemple, dun tudiant qui na pas termin son anne de L2 et qui a t autoris sinscrire en L3 ou bien de quelquun qui a obtenu un BTS ou DUT qui a t autoris sinscrire en L3 avec obligation de suivre quelques enseignements en L2.

Pour pouvoir prendre en compte ces cas particuliers, il faut passer par plusieurs crans.

Dans le menu Dcision commission allez sur Saisie des dettes. Indiquez en 33 le n de ltudiant concern puis valider avec la touche F8. Assurez-vous en 34 que vous tes bien sur la bonne anne universitaire ! Dans le rectangle du bas, indiquez en 35 dans le champ Etape comprenant des dettes, ltape sur laquelle ltudiant a une ou plusieurs dettes puis en dessous, dans le champ Etape vise, son tape principale dinscription. En 36, vous saisirez les codes des ELP en dette que la commission de validation a demand ltudiant de suivre puis en 37 la date laquelle la commission de validation a pris cette dcision. Validez en cliquant sur licne .

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Aller dans le menu Inscription pdagogique / Modification dune inscription / Choix des tapes. En principe, vous tes positionns sur ltudiant sur lequel vous venez de saisir des dettes sinon, indiquez en 38 le n de ltudiant concern puis validez avec la touche F8.

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Assurez-vous en 39 que vous tes bien sur la bonne anne universitaire.

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Cliquez en 40, sur longlet Etapes dette .

Une fentre intermdiaire apparat.

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Vous trouvez comme tape disponible, ltape sur laquelle vous avez saisi des dettes.

Cochez en 41 la case situe cot du code tape puis sur Accepter en 42.

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Vous retrouvez lcran prcdent avec dans le rectangle Etapes choisies, une ligne supplmentaire.

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Dans la colonne Situation de ltudiant, vous remarquerez, dans cet exemple, en 43, le terme Dette sur ltape de L2.

A prsent quon a indiqu ltudiant ltape sur laquelle il avait une dette, on va procder lIP sur les lments en dettes.

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Positionnez vous sur le code tape en dette en 44 puis cliquer en 45 sur le bouton Suivant pour accder lcran suivant.

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Remarque :

Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant en 45, cest lquivalent de laccs au menu Inscription pdagogique / Modification dune inscription / Inscription aux lments.

Notes personnelles

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Vous retrouvez ici les crans dcrits en page 9 la diffrence que vous travaillez sur une tape en dette comme cest prcis en 46.

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Cliquez en 47sur le bouton Saisie assiste .

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Vous trouverez droite, en 48, comme lments disponibles uniquement les lments en dettes qui ont t dcids par la commission de validation.

Cochez en 49 la case IP puis cliquez sur licne <= pour inscrire pdagogiquement ltudiant sur ses lments en dettes.

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Il ne reste plus qu cliquer en 50 sur le bouton Saisie directe puis, une fois revenu sur lcran prcdent, sur la touche F10 ou bien licne pour enregistrer votre travail.

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Important :

Noubliez pas lorsque vous rapatriez des lments en dettes, quil peut y avoir, en dessous de ces ELP, des choix possibles prendre en compte. Dans cet exemple, cest le cas de lUnit S4-2 o ltudiant doit suivre un enseignement parmi quatre possibles.

Prise en compte dlments en crdits.

Le principe est identique celui des dettes expliqu partir de la page 11. La diffrence vient du premier cran : le travail seffectue dans le menu Dcision commission / Saisie des crdits. Ensuite, sur lcran Inscription pdagogique / Modification dune inscription / Choix des tapes, cest sur longlet Etapes crdits que lon clique. Enfin, au niveau des lments disponibles en 48, ceux-ci sont signals en Crdit.
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Solution possible en cas derreurs sur une IP de masse.

Avec la nouvelle version 4.00 dApoge, il est possible de dsinscrire en masse un ELP sans tre oblig de reprendre la procdure en page 9 et de mettre la corbeille les tudiants inscrits un par un ce qui tait jusqu prsent fastidieux. Allez dans le menu Administration / Suppression en masse des IP et indiquez la version dtape et lELP sur lequel vous souhaitez dsinscrire les tudiants. Attention : si llment est commun plusieurs parcours dune mme tape, tous les tudiants auparavant inscrits cet lment sont dsinscrits.

Schma Diego

Elment suprieur

Liste Elt cible*

* Elt = lment.

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