MANUAL METODOLGICO PARA LA PRESENTACIN DE PROYECTOS

CONCEPTOS BASICOS 1. Proyecto Es un conjunto coherente e integral de actividades tendientes a alcanzar objetivos especficos que contribuyan al logro de un objetivo general o de desarrollo, en un perodo de tiempo determinado con unos insumos y costos definidos. Todo proyecto busca mejorar una situacin, solucionar una necesidad sentida o un problema existente. Por ello, es necesario tener en cuenta que la formulacin de un proyecto debe partir de una adecuada identificacin de la necesidad o problema y contar con el respectivo diseo de las condiciones necesarias para su ptima solucin. METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACION Y FORMULACION DE PROYECTOS En esta parte se presenta la metodologa que se debe seguir para la identificacin y formulacin de proyectos que aspiran contar con el apoyo de cooperacin internacional tcnica y financiera no reembolsable. A continuacin se explica cada uno de los puntos del formato para la formulacin de proyectos que aparece en el anexo 2. 1.Antecedentes En esta parte se debe presentar un diagnstico que muestre la necesidad y viabilidad de adelantar el proyecto, con los principales indicadores de medicin socioeconmica y las caractersticas geogrficas de la regin. Igualmente, indicar los proyectos que han sido ejecutados o estn en ejecucin, para atender la misma necesidad o problema, y el origen de la iniciativa a presentar. As mismo, sealar si ha existido cooperacin para la misma entidad o para la necesidad presentada, indicando la fuente, rea de atencin y ao de inicio, as como los principales logros y resultados. 2.Planteamiento del Problema a Solucionar Dado que el propsito de un proyecto es solucionar un problema, mejorar una situacin o responder a una necesidad, es indispensable, antes de iniciar el diseo del mismo, delimitar y describir claramente cul es el problema o la situacin que ste pretende atender. Una clara y correcta definicin del problema o situacin que se va a atender es la clave para la formulacin del proyecto y para su xito en el logro de sus metas y objetivos. Si la definicin del asunto en cuestin es incorrecta, difcilmente se pueden alcanzar resultados efectivos.

En la identificacin del asunto se deben analizar las caractersticas mas importantes de la situacin actual y las condiciones en que se presenta. A partir de este anlisis se debe hacer un listado de dificultades e identificar el problema central, es decir el que se debe atender, y establecer las relaciones de causa efecto del mismo a travs de un rbol de problemas. En la parte inferior del problema central se sealan sus causas y en la parte superior sus efectos o consecuencias. La jerarquizacin de los problemas permite llegar a identificar el nivel que se desea y se puede solucionar. Adems, este anlisis permite definir los objetivos especficos del proyecto, tal y como se analizar mas adelante. En el planteamiento del problema es vital definir el nmero de habitantes directamente afectados, las caractersticas mas relevantes en relacin con el mismo y una descripcin de la regin en la cual se ubica. Finalmente, es necesario delimitar la poblacin objetivo, o sea la parte afectada que se requiere tener en cuenta. As mismo, se deben incluir aquellas otras situaciones que inciden o que colaboran con la necesidad encontrada como: condiciones socioeconmicas particulares y ambientales, aspectos administrativos y de gestin, as como aspectos tcnicos especficos. En la medida de lo posible, el anlisis del problema se debe realizar en conjunto con la poblacin afectada, con el fin de buscar las soluciones con su activa participacin. 3.Justificacin del Proyecto La justificacin del proyecto debe analizar, en primer lugar, las caractersticas y dimensiones del problema y sus efectos, al igual que las razones por las cuales es necesario solucionar o modificar una determinada situacin. Por lo tanto, debe basarse en el anlisis que llev al conocimiento del problema. En segundo lugar, debe explicar porqu el proyecto es adecuado para solucionar el problema identificado inicialmente. Para esto, se pueden tener en cuenta aspectos tales como: En qu medida el proyecto contribuye a solucionar el problema planteado. Quines son los beneficiarios del proyecto y cmo recibirn los resultados. Justificacin de la localizacin y del rea de influencia del proyecto. Anlisis de la forma como la tecnologa propuesta es adecuada, permite contribuir a la solucin del problema y conserva el medio ambiente. Razones por las cuales se solicita la cooperacin: explicar el motivo por el cual se considera necesario solicitarla para adelantar el proyecto.

Anlisis de la contribucin del proyecto a la equidad de gnero.

En tercer lugar, en esta seccin se debe especificar la relacin del proyecto con los planes y programas de gobierno (nacional, departamental o municipal), as como los estudios previos realizados o revisados para su sustentacin. 4. Objetivo General. Es el objetivo ms amplio de desarrollo nacional, sec torial o multisectorial al cual contribuye el proyecto, en conjunto con otros proyectos ya sean nacionales o con apoyo internacional. El proyecto por si slo no puede alcanzar el objetivo general, pero s debe contribuir a su logro. Este objetivo debe estar relacionado con las estrategias de desarrollo previstas en los planes y programas gubernamentales, ya sean nacionales, departamentales o municipales. Ejemplo de un objetivo general: Ampliar regin atlntica. 5. Objetivos Especficos El planteamiento de objetivos especficos debe partir del anlisis del rbol de problemas, de tal manera que cada objetivo especfico sea una respuesta de solucin a un problema o necesidad. Los objetivos especficos son las soluciones concretas al problema, que el proyecto desea atender. Dichos objetivos deben definir lo que con ste se espera alcanzar por s mismo, es decir sin la contribucin de otros proyectos. Son los fines inmediatos que el proyecto se propone alcanzar en un tiempo determinado. Estos objetivos se deben formular en trminos de solucin al problema planteado. En general, un objetivo especfico del proyecto es el logro de una nueva situacin en la que dicho problema ha sido solucionado. Por Ejemplo, s el problema identificado es escasa capacidad de gestin de la entidad, el objetivo especfico que responde a ese problema ser aumentar la capacidad de gestin de la institucin. Los objetivos especficos deben ser concretos y especficos deben ser concretos y precisos y, por lo tanto, cada uno debe incluir un solo logro, es decir no deben mezclarse distintos objetivos en uno. Adems, los objetivos especficos deben conducir a los resultados que se esperan alcanzar. Los objetivos especficos en cada proyecto deben reflejar lo realmente alcanzable, para evitar que ste sea ambicioso e inmanejable. Si hay objetivos que no se pueden alcanzar, es posible que se deba elaborar mas de un proyecto para lograrlos. Es de gran importancia diferenciar los objetivos de las actividades. Por ejemplo, comprar cinco mquinas productoras es una actividad y no un objetivo. Las mquinas se adquieren para lograr un objetivo especfico y no como un fin en s mismo. Por el contrario, aumentar la produccin diaria es un objetivo especfico para el cual se requiere la actividad compra de maquinaria. 6. Resultados, actividades e insumos del proyecto Los resultados o productos son el efecto de las actividades que realiza el proyecto, a partir de la movilizacin o el uso de insumos, con el fin de contribuir al logro de los objetivos especficos. Los resultados expresan los logros del proyecto y en qu medida contribuyen a alcanzar el objetivo especfico respectivo. Deben ser concretos y medibles cualitativa y la cobertura del grado cero en la

cuantitativamente. Por esta razn, deben estar relacionados con indicadores que los verifiquen, como se presenta ms adelante. Ejemplos de resultados: Cartillas de informacin en derechos humanos publicadas. Suelos aptos para cultivos. Nios con problemas de desnutricin recuperados. Sistema de informacin en funcionamiento. Basura recogida en las calles. Lideres capacitados. Para cada resultado se deben describir las actividades que es necesario realizar y los insumos requeridos para lograrlo y, por tanto, se deben presentar de esa forma de acuerdo con el punto 6 del formato que aparece en el anexo 2. Las actividades son las acciones o tareas que se deben realizar en forma secuencial, utilizando determinados insumos, con el fin de producir los resultados y por tanto contribuir al logro de los objetivos especficos planteados. Por esto, no se deben incluir actividades que no sean necesarias para producir los resultados especficamente buscados. En los proyectos de cooperacin internacional tcnica y financiera no reembolsable nunca se deben incluir actividades que hagan parte de las tareas regulares de la institucin. Los insumos son los recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, de infraestructura o de dotacin que se necesitan para ejecutar las actividades previstas, producir los resultados y alcanzar los objetivos especficos. No se deben incluir insumos innecesarios para la realizacin de las actividades del proyecto. En esta parte se deben plantear todos los insumos, sin importar si su origen es nacional o de cooperacin internacional, pues esta clasificacin se presenta en el presupuesto. Para los insumos de recursos humanos se debe indicar la cantidad, calidad o perfil, y los meses/hombre requeridos para cada uno. 7 Indicadores y fuentes de verificacin. En todos los casos es indispensable poder medir el nivel de consecucin de los resultados planteados con el fin de permitir el seguimiento y evaluacin del proyecto. Los indicadores de resultados son la base para el seguimiento y la evaluacin del proyecto, porque permiten concretar los resultados esperados en cantidad, calidad y tiempo. Deben formularse de tal manera que posibiliten la cuantificacin de los resultados esperados por la realizacin del proyecto y de esta manera medir el grado de consecucin de los objetivos. Deben medir el cambio que puede atribuirse al proyecto. . Las fuentes de verificacin indican dnde se puede obtener la informacin sobre los indicadores para verificar que los resultados se lograron. Esto es importante porque no se deben formular indicadores sobre los cuales no se tiene certeza de conseguir la informacin. Por ello, todo indicador debe tener por lo menos una fuente de verificacin. ejemp: Si un resultado es basura recogida en las calles, el indicador que lo mide sera: toneladas de basura recogida. La fuente de verificacin de este indicador sera estadsticas de la empresa de servicios pblicos.

Si un resultado es lderes campesinos capacitados en labores de conservacin de los suelos, un indicador que mide este resultado podra ser nmero de lderes campesinos capacitados en conservacin de suelos. Y la fuente de verificacin sealara que el indicador se obtiene de informe de ejecucin del proyecto.
8. PRESUPUESTO

Esta es una parte importante en la formulacin de un proyecto y, por lo tanto, su presentacin es imprescindible. Criterios generales El presupuesto debe ser elaborado siguiendo el esquema propuesto en el punto 8 del formato para la presentacin de proyectos del anexo 2. Este formato es apenas una gua, de tal manera que si necesita ms espacio para nuevos rubros o ms aos, puede elaborar el presupuesto en otra hoja siguiendo el mismo esquema. A continuacin se explican cada una de las columnas del presupuesto. En la primera columna, se desglosan los diferentes recursos que necesita el proyecto, de acuerdo con la definicin que se presenta ms adelante. Estos recursos deben distribuirse en dos partes: el aporte del pas (nacional, departamental, municipal, de la sociedad civil, etc.) y la cooperacin internacional solicitada. En las siguientes dos columnas, se seala (con una X) si el aporte presupuestado en cada rubro es en efectivo o en especie. Un aporte en especie se refiere a todo tipo de recurso que posee o puede utilizar la entidad ejecutora o responsable, y que se vincular al proyecto sin involucrar pago en dinero por el mismo. Si es en forma parcial se debe indicar la proporcin en que se hace. Se establece la forma de clculo del costo de esa contribucin. Ejemplos: director del proyecto por de tiempo; arrendamiento equipos por 20 horas a 200 mil pesos hora. En las siguientes columnas, aparecen los aos en los cuales se ejecutar el proyecto y para cada uno de ellos se debe registrar el costo de los recursos previstos para su ejecucin. Debe recordarse que los recursos de aporte en especie, ya sean colombianos o internacionales, siempre se deben valorar, mediante la cuantificacin proporcional de su costo para cada ao, de acuerdo con el plan de uso de los mismos. Estos costos deben registrarse en miles de pesos corrientes de cada uno de los aos en que se ejecutar el proyecto. Para esto, se deben indicar en una nota anexa los parmetros que se tienen para calcular los costos del proyecto en cada ao, es decir los incrementos anuales utilizados para cada uno de los rubros. Es importante tener en cuenta que debe aparecer el presupuesto para cada uno de los aos de duracin del proyecto, de acuerdo con la necesidad de cada componente. En el formato aparecen tres aos, pero en caso de que el proyecto cubra ms aos se pueden incluir, siguiendo el mismo formato. En la ltima columna, se registra el costo total de cada recurso, que corresponde a la suma horizontal de los costos de cada uno de los aos. As mismo, para conocer el costo

total del aporte nacional para cada ao se suma en forma vertical y se registra en la ltima fila los costos respectivos. Igual operacin debe realizarse para el aporte internacional. En la ltima fila del presupuesto debe aparecer el costo total del proyecto para cada ao, cuyo valor corresponde a la suma de las filas de costo total del aporte nacional ms la del costo total del aporte internacional. Definicin de conceptos del Presupuesto A continuacin se define cada uno de los recursos en los cuales se debe distribuir el presupuesto, los que deben coincidir con los insumos presentados en el punto 7 del proyecto (anexo 2). Estos conceptos son iguales tanto para los recursos de aporte colombiano como para los aportes internacionales. Personal Corresponde a los recursos humanos que se requieren para adelantar las labores de ejecuci n del proyecto. Se deben clasificar como coordinador, expertos, profesionales y personal administrativo de apoyo. Cada uno de estos componentes debe tener un detalle, es decir no se deben presentar agrupados. Por esta razn, es necesario indicar la caracterstica de la persona (Ejemplo: experto a = experto en calidad total; profesional = economista, personal de apoyo = auxiliares). Capacitacin Comprende : becas internacionales, pasantas nacionales, pasantas internacionales, entrenamiento a personal de la institucin a realizar en el puesto de trabajo, y cursos o seminarios. Solamente debe incluir las actividades de capacitacin directamente vinculadas al proyecto. Es necesario cuantificar su costo y especificar el criterio utilizado para calcularlo. Por ejemplo: dos becas internacionales por un ao, con un costo de 24 millones de pesos cada una = 48 millones de pesos. Subcontratos Se deben incluir los costos para actividades de promocin, divulgacin, impresos, publicaciones, u otros gastos que se deban cubrir por medio de contratos con terceros para realizar actividades especficas del proyecto. Equipos Distribuir en equipo fungible, que corresponde a materiales, suministros, gastos de oficina y equipo no fungible, como maquinaria, equipos de oficina, tecnologa especial, etc. Incluir nicamente aquellos equipos que sean necesarios para el logro de los objetivos del proyecto. Adems, no se deben solicitar a la cooperacin aquellos equipos para el funcionamiento normal de la entidad ejecutora, los cuales deben ser cubiertos por su presupuesto de funcionamiento. Sin embargo, si hay este tipo de aportes nacionales al proyecto se debe hacer una cuantificacin proporcional al tiempo en que ser utilizado en el proyecto. Es necesario tener en cuenta que los equipos solicitados a la cooperacin internacional que implique transferencia de tecnologa al pas.

 Viajes Cuantificar el costo de los pasajes y viticos para los viajes tanto nacionales como internacionales, de las personas que realizarn las actividades previstas en el proyecto fuera de su sede de trabajo o de la del proyecto. Infraestructura Comprende los costos de las adecuaciones, adquisicin de terrenos, compra de edificios, obras de ingeniera, etc., que el proyecto requiera para cumplir sus objetivos. Es importante tener en cuenta que este componente debe ser por lo general cubierto con los aportes colombianos, porque normalmente la cooperacin internacional no reembolsable no financia este tipo de gastos. Miscelneos Incluir otros gastos diferentes a los componentes anteriores y que se necesiten para ejecutar el proyecto. Por ejemplo, mantenimiento de equipos, caja menor e imprevistos. Se pueden agregar fondos especiales o fondos rotatorios, en los casos en que se justifiquen para atender las necesidades de capital semilla o de financiamiento de algunos gastos. 9 Marco institucional En esta parte se debe incluir la informacin relevante de las entidades que participan en el proyecto: marco legal, estructura orgnica, estatutos, mbito de jurisdiccin, funciones, planes y programas relacionados. Igualmente, la ubicacin del proyecto dentro de la estructura orgnica de la entidad, y un anlisis de su capacidad tcnica y operativa para adelantarlo. Tambin se debe presentar un anlisis de las condiciones que deben cumplir las instituciones o entidades colombianas para garantizar la continuidad del proyecto, una vez terminada la cooperacin, as como la capacidad real de las mismas para asegurar dicha continuidad. 10 Mecanismos de Coordinacin En esta seccin se debe: Incluir los acuerdos, convenios o contratos que sea necesario hacer, como requisito previo a la realizacin del proyecto, y que sean indispensables para poner en marcha las actividades del mismo. Indicar las condiciones previas a la iniciacin del proyecto, que estn a cargo de la entidad ejecutora, tales como construccin y adecuacin de infraestructuras, seleccin y capacitacin de personal colombiano como contraparte, apropiacin de contrapartidas, recopilacin de documentos, informes y estudios necesarios para el proyecto. Explicar en qu forma la entidad ejecutora puede asegurar la sostenibilidad de las acciones del proyecto una vez ste concluya; es decir la capacidad de que contine, luego de terminada la cooperacin internacional. Incluir los datos bsicos de la persona responsable del proyecto en la entidad

ejecutora: nombre , cargo, direccin y telfono. Esta persona debe ser preferiblemente un funcionario que haya participado en la formulacin del proyecto y pueda dar informacin tcnica sobre el mismo, o bien atender recomendaciones para su formulacin. 11 Observaciones En este punto se puede sealar otra informacin relevante que no tenga relacin con los puntos anteriores y sea necesaria. 12 Cronograma de Actividades Cada una de las actividades sealadas anteriormente se deben consignar en un grfico de barras que describa el tiempo necesario para su ejecucin. En la primera columna se incluye cada una de las actividades y la segunda en adelante se rellena en el nmero de meses que se necesitan para adelantar cada actividad.