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Salvador Gonzlez Snchez presenta:

Curso de Microsoft Office Word 2007


Combinacin de correspondencia I: Usar la combinacin de correspondencia para el envo masivo de correspondencia

Contenido del curso


Informacin general: Envo masivo de correspondencia Leccin 1: Cmo funciona
Leccin 2: Configurar la lista de destinatarios Leccin 3: Realizar una combinacin de correspondencia completa
Dos de las tres lecciones incluyen una lista de tareas sugeridas; cada una incluye una serie de preguntas de prueba.
Combinacin de correspondencia I: Usar la combinacin de correspondencia para el envo masivo de correspondencia

Informacin general: Envo masivo de correspondencia


Imagine que debe enviar a cada uno de sus empleados una carta o un mensaje de correo electrnico con informacin personal relativa al salario y la retencin de impuestos.
Crear cada elemento por separado llevara horas. Solucin: combine la correspondencia. Esta caracterstica permite crear un documento con la informacin que es la misma para todas las copias y agregar marcadores de posicin para la informacin que no se repite. Word se encarga del resto.
Combinacin de correspondencia I: Usar la combinacin de correspondencia para el envo masivo de correspondencia

Objetivos del curso


Comprender cmo funciona la combinacin de correspondencia para obtener los resultados deseados. Configurar un documento para realizar un envo masivo de correspondencia. Realizar una combinacin de correspondencia bsica con el Asistente para combinar correspondencia.

Combinacin de correspondencia I: Usar la combinacin de correspondencia para el envo masivo de correspondencia

Leccin 1
Cmo funciona

Cmo funciona
En toda combinacin de correspondencia, deben tenerse en cuenta tres elementos distintos. Comprender estos elementos le permitir obtener los resultados esperados y deseados de la combinacin de correspondencia.
1 2

El documento principal, que es el punto de partida. La informacin de los destinatarios, como nombre y direccin de cada persona, que desea combinar con el documento principal. Los documentos terminados, que incluyen la informacin del documento principal ms la informacin nica de cada destinatario.
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Documento principal
El documento principal es el punto de partida. El documento principal puede ser una carta, un sobre, un correo electrnico o un cupn. Contiene los elementos que se muestran aqu.

Contenido que es idntico para todas las copias, como el texto de la seccin principal de una carta modelo. Este texto solo se debe escribir una vez, con independencia de la cantidad de copias de las cartas que desee imprimir.
Marcadores de posicin para la informacin de cada destinatario. Por ejemplo, en una carta modelo, la direccin y el saludo sern nicos para cada copia.

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Informacin de los destinatarios


En una combinacin de correspondencia, la informacin de los destinatarios, que es nica para cada copia de la combinacin, reemplaza los marcadores de posicin agregados al documento principal.
Ejemplos de informacin de los destinatarios: Direcciones en sobres o etiquetas; nombres en el saludo de una carta modelo; importe del salario en mensajes de correo electrnico para los empleados; notas personales acerca de productos preferidos en postales enviadas por correo a clientes importantes; o nmeros en cupones canjeables.
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Informacin de los destinatarios


La informacin de los destinatarios se debe mantener en un origen de datos.

La expresin origen de datos es un trmino amplio que incluye toda una categora de archivos con los que se trabaja muy a menudo. Por ejemplo, una lista de contactos de Microsoft Office Outlook es un origen de datos.

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Informacin de los destinatarios


En general, la informacin de los destinatarios se coloca en columnas y filas, tal como se muestra en la tabla de la imagen.

El archivo de origen de datos debe estar estructurado de tal forma que sea posible vincular los marcadores de posicin del documento principal con la informacin correspondiente.

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Conjunto terminado de documentos


Una vez terminada una combinacin de correspondencia, el resultado es similar a lo que se muestra aqu.

Conjunto de documentos individuales terminados, que se pueden imprimir (por ejemplo, cartas, etiquetas, sobres o cupones) o enviar electrnicamente durante el proceso de combinacin (por ejemplo, por correo electrnico).

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Conjunto terminado de documentos


Una vez terminada una combinacin de correspondencia, el resultado es similar a lo que se muestra aqu.

Documento principal. Es el documento que se usa como punto de partida, el cual permanece como un documento separado. Este documento no se guardar automticamente despus de la combinacin.

Combinacin de correspondencia I: Usar la combinacin de correspondencia para el envo masivo de correspondencia

Pregunta 1 de prueba 1
En una combinacin de correspondencia, cul es el documento principal? (Elija una respuesta).

1. El documento de partida, que contiene el texto que ser idntico para cada carta, sobre, etc. de la combinacin y los marcadores de posicin para la informacin nica de cada destinatario. 2. El primer documento del conjunto de documentos terminados de la combinacin.

3. Un documento que contiene nicamente el texto que es idntico en cada una de las copias de la combinacin de correspondencia.
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Pregunta 1 de prueba 1: Respuesta


El documento de partida, que contiene el texto que ser idntico para cada carta, sobre, etc. de la combinacin y los marcadores de posicin para la informacin nica de cada destinatario.

El documento principal es el documento de partida, al cual se agrega el texto que ser idntico para todas las copias y los marcadores que indican cul ser la informacin nica de cada destinatario y en qu lugar aparecer.

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Pregunta 2 de prueba 1
El documento principal que contiene el texto y los marcadores de posicin se guarda automticamente una vez terminada la combinacin. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.

2. Falso.

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Pregunta 2 de prueba 1: Respuesta


Falso.

Debe guardar el documento principal para poder usarlo nuevamente en otra combinacin de correspondencia.

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Pregunta 3 de prueba 1
Por qu la informacin nica de los destinatarios que se usa en una combinacin de correspondencia se debe guardar en un archivo de origen de datos? (Elija una respuesta).
1. Los archivos de origen de datos son un tipo de archivo especial que nicamente sirven para la combinacin de correspondencia. 2. Los archivos de origen de datos organizan la informacin de modo que puede combinar determinada informacin con marcadores de posicin especficos en el documento principal. 3. Los archivos de origen de datos estn diseados para almacenar mucha informacin.

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Pregunta 3 de prueba 1: Respuesta


Los archivos de origen de datos organizan la informacin de modo que puede combinar determinada informacin con marcadores de posicin especficos en el documento principal.

Es la forma estructurada de organizar la informacin en los archivos lo que permite tomar informacin de una celda de ese archivo y colocarla en un documento nico.

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Leccin 2
Configurar la lista de destinatarios

Configurar la lista de destinatarios


Ya conoce los elementos bsicos de una combinacin de correspondencia. A continuacin aprender a configurar el documento principal y a conectarlo a la lista de destinatarios. La lista de destinatarios, junto con los marcadores de posicin agregados al documento o sobre de Word, son la parte esencial de la combinacin de correspondencia. Funcionan conjuntamente para colocar la informacin nica en las copias finales combinadas de forma individual.

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Ms informacin acerca de la lista de destinatarios


Una lista de destinatarios puede ser cualquier archivo donde la informacin de los destinatarios est organizada en columnas y filas. Se puede crear con diferentes programas, como Excel, Access o Outlook.
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Las columnas de la lista representan una categora o tipo de informacin. Cada columna se identifica con un encabezado de columna. Por ejemplo, en una lista de clientes podra haber columnas para Nombre, Apellido y Direccin.

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Ms informacin acerca de la lista de destinatarios


Una lista de destinatarios puede ser cualquier archivo donde la informacin de los destinatarios est organizada en columnas y filas. Se puede crear con diferentes programas, como Excel, Access o Outlook.
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Cada fila de la lista representa la informacin completa de un destinatario. En la lista de clientes, por ejemplo, una fila contiene toda la informacin acerca del cliente: su nombre, su direccin, etc.

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Ms informacin acerca de la lista de destinatarios


Las columnas y filas permiten colocar la informacin nica de los destinatarios en otros documentos durante la combinacin de correspondencia.

Desde el documento principal, primero se conecta a la lista y luego podr agregar cualquier encabezado de columna como marcador de posicin en dicho documento. (Oficialmente, estos marcadores de posicin se denominan campos. Ms adelante podr obtener ms informacin sobre campos).

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Ms informacin acerca de la lista de destinatarios


Las columnas y filas permiten colocar la informacin nica de los destinatarios en otros documentos durante la combinacin de correspondencia.

Al finalizar la combinacin de correspondencia, se obtiene para cada persona un documento terminado que contendr informacin tomada de una fila de la lista de destinatarios.

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Procedencia de la lista de destinatarios


En muchos casos, la lista de destinatarios que se desea usar ya existe. Por ejemplo, posiblemente tenga acceso a un archivo con una lista que contiene los siguientes datos:

Nombres, direcciones, etc. de clientes o contactos. Productos o servicios que ofrece la compaa. Informacin acerca de los empleados.

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Procedencia de la lista de destinatarios


Si la lista ya existe, la conexin puede establecerse durante la combinacin de correspondencia.

No se preocupe si todava no tiene ninguna lista. El proceso de combinacin de correspondencia incluye un paso en el cual puede crear una lista de destinatarios desde cero. Podr obtener ms informacin sobre este tema en la prxima leccin.

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Campos
Una vez establecida la conexin a la lista de destinatarios, puede indicar la informacin que desea incluir en la combinacin de correspondencia mediante los campos.

Un campo es una serie de cdigos que indica a Word que inserte informacin en un documento de forma automtica. Informalmente, se puede pensar que los campos son marcadores de posicin.

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Campos
En un envo masivo de correspondencia, los campos que se usan se llaman campos de combinacin y son los marcadores de posicin para la informacin nica que se obtiene directamente de la lista de destinatarios. Por ejemplo, en la ilustracin, se han agregado campos de combinacin para la informacin almacenada en las columnas Direccin y Nombre de una lista de destinatarios. Observe que en el documento aparecen entre comillas angulares ( ).
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Campos de combinacin
Puede crear un campo de combinacin mediante la fusin de otros campos, o agrupar campos y usar espacios, saltos de lnea y signos de puntuacin tal como lo hara normalmente en una oracin.
Por ejemplo, puede colocar un tratamiento de cortesa antes del apellido o nombre completo y configurar los campos en el documento del siguiente modo: Tratamiento Apellido Direccin Ciudad, Estado Cdigo postal
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Campos de combinacin
Tambin es posible dar formato a los campos, para controlar cmo se ver la informacin de los destinatarios en los documentos combinados.

Por ejemplo, si lo desea puede colocar los nombres en negrita o en color rojo. En el documento principal, seleccione el campo, incluidas las comillas angulares ( ). En la ficha Inicio, haga clic en cualquier comando de los grupos Fuente o Prrafo y elija las opciones de formato que desee.
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Sugerencias para realizar la prctica


1. Divida los datos de la columna Nombre en dos columnas. 2. Cree una columna llamada Nota personal.

3. Guarde la hoja de clculo de Excel.

Prctica en lnea (requiere Excel 2007)

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Pregunta 1 de prueba 2
Cul es la relacin entre la lista de destinatarios y los campos insertados en el documento principal? (Elija una respuesta).

1. No existe ninguna relacin. 2. Los campos son equivalentes a las columnas de la lista de destinatarios. 3. Cada campo representa una celda en la lista de destinatarios.

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Pregunta 1 de prueba 2: Respuesta


Los campos son equivalentes a las columnas de la lista de destinatarios.

Agregar un campo al documento principal implica que la informacin almacenada en la columna correspondiente de la lista aparecer en los documentos combinados.

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Pregunta 2 de prueba 2
Cmo se distingue un campo del resto del texto en el documento principal? (Elija una respuesta).

1. Los campos siempre estn en negrita.

2. Los campos estn en cursiva.


3. Los campos se encuentran entre comillas angulares ( ).

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Pregunta 2 de prueba 2: Respuesta


Los campos se encuentran entre comillas angulares ( ).

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Pregunta 3 de prueba 2
Debe tener una lista de destinatarios para realizar una combinacin de correspondencia. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.

2. Falso.

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Pregunta 3 de prueba 2: Respuesta


Falso.

La lista se puede crear durante el proceso de combinacin de correspondencia. Si slo necesita enviar la combinacin de correspondencia a unas pocas personas, posiblemente sea ms sencillo realizar la lista durante el proceso.

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Leccin 3
Realizar una combinacin de correspondencia completa

Realizar una combinacin de correspondencia completa


A continuacin se detallar el proceso de combinar correspondencia con el Asistente para combinar correspondencia.

Al final de esta leccin habr aprendido otra forma de combinar correspondencia.

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Abrir el Asistente para combinar correspondencia


Para realizar una combinacin de correspondencia, haga clic en Iniciar combinacin de correspondencia en la ficha Correspondencia y luego haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Animacin: haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Reproducir.

El Asistente se abrir en la parte derecha de la ventana en un panel de tareas. Siga las indicaciones y luego haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel para avanzar en el Asistente (o en Anterior si necesita volver a un paso previo).
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Abrir el Asistente para combinar correspondencia


Para realizar una combinacin de correspondencia, haga clic en Iniciar combinacin de correspondencia en la ficha Correspondencia y luego haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia, como se muestra aqu.

El Asistente se abrir en la parte derecha de la ventana en un panel de tareas. Siga las indicaciones y luego haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel para avanzar en el Asistente (o en Anterior si necesita volver a un paso previo).

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Configurar el documento principal


El segundo paso del Asistente consiste en configurar el documento principal.

Puede enviar una carta de correo personalizada o un mensaje de correo electrnico, o tal vez desee comenzar con los sobres y las etiquetas. Tambin puede crear un directorio para almacenar listas de datos, como nombres y direcciones de clientes, informacin de productos y datos de contacto del personal.
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Configurar el documento principal


Las opciones del Asistente varan de acuerdo con el tipo de documento seleccionado en el primer paso. En este caso se eligi crear sobres, de modo que hay tres opciones.
Cambiar el diseo del documento. Esta opcin est seleccionada porque cuando se inici el Asistente estaba abierto un documento en blanco. Se desea convertir ese documento en blanco que est abierto en un documento de sobre. Haga clic en Opciones de sobre y elija el tamao del sobre y otras opciones que desee; el documento de sobre sustituir al documento en blanco.
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Configurar el documento principal


Las opciones del Asistente varan de acuerdo con el tipo de documento seleccionado en el primer paso.

En este caso se eligi crear sobres, de modo que hay tres opciones.
Empezar a partir de un documento existente. Si para la combinacin de correspondencia desea usar un sobre que ha guardado anteriormente, pero en la pantalla aparece un documento en blanco, seleccione esta opcin para reemplazar el documento en blanco con el sobre.

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Conectarse a la lista de destinatarios


En el paso 3, debe conectarse a la lista de destinatarios que desea combinar con los documentos. Hay tres opciones.

Usar una lista existente. Si ya tiene una lista de destinatarios con la informacin que desea combinar, seleccione esta opcin. Luego haga clic en Examinar, en el Asistente, para buscar y abrir el archivo.

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Conectarse a la lista de destinatarios


En el paso 3, debe conectarse a la lista de destinatarios que desea combinar con los documentos. Hay tres opciones.

Seleccionar de los contactos de Outlook. Si desea usar la lista de contactos de Outlook como lista de destinatarios, seleccione esta opcin. Luego haga clic en Elegir la carpeta de contactos para buscar y abrir la lista de contactos correcta.

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Conectarse a la lista de destinatarios


En el paso 3, debe conectarse a la lista de destinatarios que desea combinar con los documentos. Hay tres opciones.

Escribir una nueva lista. Si no tiene ninguna lista de destinatarios adecuada y desea crear una, seleccione esta opcin. La lista nueva se guardar como un archivo de base de datos (.mdb) para envo de correspondencia en la carpeta Mis archivos de origen de datos dentro de las carpetas Documentos o Mis documentos. Podr volver a usar el archivo para otras combinaciones de correspondencia.
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Elegir los destinatarios de la correspondencia


Despus de conectarse a la lista de destinatarios, debe elegir los destinatarios que desea incluir en el archivo de correspondencia.

Por ejemplo, tal vez se desee enviar una carta modelo slo a aquellos clientes del archivo que tienen un cdigo postal especfico. O crear un directorio que incluya nicamente una lnea de productos.

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Elegir los destinatarios de la correspondencia


Todo esto se hace en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, que se abre automticamente al conectarse a una lista o crear una nueva lista de destinatarios.
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Todos los destinatarios tienen una marca de verificacin junto a su nombre y estn incluidos de forma predeterminada en el envo de correspondencia.

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Elegir los destinatarios de la correspondencia


Todo esto se hace en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, que se abre automticamente al conectarse a una lista o crear una nueva lista de destinatarios.
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Si desea restringir la lista de destinatarios, haga clic en Ordenar para elegir el nombre de la columna que desea ver y ordenar (sea en forma ascendente o descendente); o haga clic en Filtro para introducir los campos y valores de los destinatarios que desea ver.

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Disear el documento principal


A continuacin, debe disear el documento principal, lo que supone agregarle contenido.

Animacin: haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Reproducir.

Ese contenido consiste en informacin que es la misma para todas las copias combinadas y marcadores de posicin (campos) para los datos de los destinatarios en cada copia combinada. La animacin muestra cmo disear un sobre.
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Disear el documento principal


A continuacin, debe disear el documento principal, lo que supone agregarle contenido: la informacin que es la misma para todas las copias combinadas y los marcadores de posicin para los datos de los destinatarios en cada copia combinada. En el caso de un sobre, la informacin que es la misma para todas las copias de la combinacin es la direccin del remitente que se escribe en la esquina superior izquierda. Los marcadores de posicin corresponden a las direcciones de cada destinatario.

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Disear el documento principal


La forma ms rpida para agregar la direccin del destinatario es hacer clic en Bloque de direcciones en el Asistente.

De ese modo se agrega al sobre el campo prediseado Bloque de direccin, que incluye los campos Nombre, Apellido, Direccin, Ciudad, Estado o provincia y Cdigo postal.

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Vista previa
Despus de agregar todo el contenido y los campos al documento principal, puede obtener una vista previa de cmo se vern los documentos combinados.

Al hacer clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para ir al paso siguiente, aparecer automticamente el primer documento de la combinacin.

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Vista previa
En funcin de cmo se vea el primer documento de la combinacin, hay varias alternativas: Si el documento no se ve correctamente, haga clic en Anterior en la parte inferior del Asistente. Al volver al paso anterior, podr agregar campos, eliminarlos o hacerlos coincidir, o realizar otras correcciones de tal modo que la informacin se muestre correctamente. Si el documento es correcto, haga clic en el botn con una doble flecha hacia la derecha en la parte superior del Asistente para ver otros documentos de la combinacin, tal como se observa en la imagen.

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Vista previa
En funcin de cmo se vea el primer documento de la combinacin, hay varias alternativas: Si desea ver el documento combinado correspondiente a un destinatario determinado, haga clic en Buscar destinatario para buscarlo. Conforme vaya pasando los documentos, si desea excluir de la combinacin a cualquiera de las personas, haga clic en Excluir al destinatario. Esta accin solamente excluir al destinatario del resultado final de la combinacin, no lo eliminar de la lista de destinatarios. Si observa que la combinacin incluye a algunos destinatarios que no desea, haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia. Tal como se describi anteriormente, puede usar este cuadro de dilogo para restringir la lista de destinatarios.

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Completar la combinacin
Cuando est satisfecho con la vista previa de los documentos combinados, puede imprimir el resultado final. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de dilogo Combinar al imprimir. Necesita hacer cambios de ltimo momento? Si an desea revisar los resultados o personalizar algunos sobres seleccionados, haga clic en Editar sobres individuales en el Asistente.

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Completar la combinacin
Cuando est satisfecho con la vista previa de los documentos combinados, puede imprimir el resultado final. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de dilogo Combinar al imprimir. De esta forma, se crea una combinacin completa por separado que contendr todos los sobres en un documento de Word. Despus de revisar o modificar los sobres en este documento completo, podr imprimirlos inmediatamente.

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Completar la combinacin
Cuando est satisfecho con la vista previa de los documentos combinados, puede imprimir el resultado final. Haga clic en Imprimir para abrir el cuadro de dilogo Combinar al imprimir. O simplemente guarde el documento e imprima los sobres en otro momento. Si desea conservar los cambios realizados en cada sobre, asegrese de guardar este documento. Este documento completo est separado del documento principal y tendr un tamao ms grande.

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Cancelar o reanudar una combinacin


Una combinacin se puede cancelar en cualquier momento antes de completarla.

Para ello, cierre el documento y elija no guardar los cambios. Se eliminarn tanto el documento como la conexin a la lista de destinatarios. Si simplemente desea dejar de trabajar en la combinacin y retomarla ms tarde, guarde el documento principal.
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Cancelar o reanudar una combinacin


Una combinacin se puede cancelar en cualquier momento antes de completarla.

Cuando abra el documento nuevamente, Word preguntar si desea conservar la conexin con la lista de destinatarios. Haga clic en S para reanudar la combinacin.

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Introduccin a las combinaciones de correspondencia a travs de la Cinta


Advirti que los comandos de la ficha Correspondencia estn disponibles a medida que se avanza en el Asistente?

La Cinta tambin es una forma cmoda de realizar una combinacin de correspondencia; el proceso es muy similar a los pasos del Asistente. La Cinta ofrece ms caractersticas, por ejemplo la posibilidad de buscar errores automticamente antes de completar la combinacin.
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Introduccin a las combinaciones de correspondencia a travs de la Cinta


Los comandos de la ficha Correspondencia se encuentran dentro de los siguientes cuatro grupos:

Iniciar combinacin de correspondencia. ste es el punto de partida en el cual se elige el tipo de documento y luego se selecciona, crea o edita la lista de destinatarios. Escribir e insertar campos. Aqu se pueden insertar campos de combinacin, hacerlos coincidir y usar reglas para realizar distintas acciones en los documentos.

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Introduccin a las combinaciones de correspondencia a travs de la Cinta


Los comandos de la ficha Correspondencia se encuentran dentro de los siguientes cuatro grupos:

Vista previa de resultados. Adems de ver los documentos combinados individuales, podr usar una funcin automtica de comprobacin de errores. Finalizar. Puede completar la combinacin y combinar los documentos individuales en un documento completo, imprimirlos o enviarlos por correo electrnico.

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Sugerencias para realizar la prctica


1. Abra el Asistente para combinar correspondencia y configurar el documento principal. 2. Conctese a la lista de destinatarios y elija las personas a las que desea enviar correspondencia. 3. Escriba el contenido y agregue campos.

4. Obtenga una vista previa y haga coincidir los campos.


5. Complete la combinacin.

Prctica en lnea (requiere Word 2007)

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Pregunta 1 de prueba 3
Cmo se abre el Asistente para combinar correspondencia? (Elija una respuesta).

1. Se hace clic en Botn de Microsoft Office y luego en Opciones de Word. 2. En la ficha Correspondencia, se hace clic en Iniciar combinacin de correspondencia. En la ficha Insertar, se hace clic en Elementos rpidos.

3.

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Pregunta 1 de prueba 3: Respuesta


En la ficha Correspondencia, se hace clic en Iniciar combinacin de correspondencia.

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Pregunta 2 de prueba 3
Cmo se excluye a una persona de la combinacin de correspondencia? (Elija una respuesta).

1. Se borra toda la informacin de dicha persona de la lista de destinatarios. 2. Al obtener la vista previa de la combinacin, se elimina el documento dirigido a dicha persona.

3. Se usan las casillas del cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia.

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Pregunta 2 de prueba 3: Respuesta


Se usan las casillas del cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia.

El cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia permite elegir a las personas que se incluirn en la combinacin final.

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Pregunta 3 de prueba 3
En cuanto se opta por obtener una vista previa de los documentos, la combinacin est finalizada y ya no se pueden realizar cambios. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.

2. Falso.

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Pregunta 3 de prueba 3: Respuesta


Falso.

La vista previa permite examinar los documentos combinados antes de finalizar la combinacin.

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