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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE AGENCIAS C Y SEGUNDA

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BN-MOF-3500-22-01 Rev.0
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06 SETIEMBRE 2012

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES AGENCIAS C Y SEGUNDA

Aprobado en Resolucin de Gerencia General EF/92.2000 N 040-2012, de fecha 29.08.2012

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INDICE

1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.3.1 2.3.2 2.3.3 3.

INTRODUCCION .................................................................. .3

Finalidad .............................................................................................................................................. 3 Alcance ................................................................................................................................................ 3 Actualizacin ....................................................................................................................................... 3 Base Legal y/o Administrativa ........................................................................................................... 3 Responsabilidad ................................................................................................................................. 3 Coordinacin ....................................................................................................................................... 3
MISIN, FUNCIONES GENERALES SUCURSAL Y AGENCIA ........................................................................... 4

Misin................................................................................................................................................... 4 Funciones Generales y Estructura Orgnica ................................................................................... 4 Funciones a nivel de Cargo ............................................................................................................... 5 Funciones Del Administrador ............................................................................................................ 5 Funciones Especficas del Administrador ........................................................................................ 6 Funciones Del Cajero ....................................................................................................................... 11
ORGANIGRAMA ......................................................................................................................................................................12

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1. INTRODUCCION 1.1. Finalidad El presente Manual de Organizacin y Funciones es un instrumento de gestin que describe las funciones de las unidades orgnicas, as como las funciones a nivel de cargo de las Agencias de C y Segunda. 1.2. Alcance Las funciones contenidas en el presente Manual debern ser cumplidas por todos los trabajadores que integran las Agencias de C y Segunda. Actualizacin El presente Manual de Organizacin y Funciones, ser actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en la estructura orgnica, misin o funciones, previa coordinacin con el Departamento de Planeamiento y Desarrollo. Base Legal y/o Administrativa a. Acuerdo de Directorio N 1698, de fecha 2008.02.07, que se aprueba la aplicacin por etapas de la nueva Estructura Orgnica del Banco de la Nacin. b. Acuerdo de Directorio N 1850, de fecha 2011.04.07, que aprueba la nueva versin del Reglamento de Organizacin y Funciones del Banco de la Nacin. 1.5. Responsabilidad El Administrador es responsable de las funciones que se realizan en la unidad orgnica a su cargo. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organizacin y Funciones, cada Administrador deber indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo especfico que desempea. Coordinacin El Administrador de la Agencia C y Segunda, coordinar a travs del Administrador de la Sucursal o Agencia de la cual depende.

1.3.

1.4.

1.6

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2.

MISIN, FUNCIONES GENERALES AGENCIA Asegurar la administracin eficiente de la oficina y la correcta prestacin de las operaciones y servicios bancarios, recaudacin, corresponsala y otros servicios, de acuerdo a dispositivos legales y administrativos vigentes, que permita brindar productos y servicios con calidad de atencin, agregando valor, contribuyendo con el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos por la Administracin del Banco.

2.1 Misin

2.2 Funciones Generales y Estructura Orgnica a) Brindar operaciones y servicios bancarios, recaudacin, corresponsala y otros servicios en las oficinas. b) Realizar actividades de Responsabilidad Social que permitan consolidar y fortalecer la presencia del Banco en su jurisdiccin. c) Implementar las polticas y procedimientos de riesgos y seguridad; e identificar seales de alerta temprana de riesgos e informar al Departamento de Riesgos. d) Registrar las incidencias relacionadas a sus oficinas mediante el aplicativo Portal de Registro de Incidencias, reportndolas inmediatamente despus de ocurrido el evento de riesgo. e) Promover y desarrollar el servicio de prstamos. f) Implementar las polticas y estrategias financieras, comerciales, crediticias, de riesgos, de atencin al cliente, seguridad integral y calidad de los servicios. g) Participar activamente en la implementacin y cumplimiento de las polticas y procedimientos generales establecidos que sustenten el Sistema de Atencin al Usuario. h) Identificar, registrar y controlar los riesgos que puedan afectar la operatividad de la oficina, as como participar activamente en la Gestin del Plan de Continuidad del Negocio. i) Informar mensualmente el consumo de energa, agua, papel y combustible de su Oficina (incluido ATMs) de su mbito jurisdiccional. j) Implementar en forma adecuada y oportuna las estrategias de comunicacin, marketing, publicidad, atencin de reclamos y relaciones pblicas garantizando la transparencia y el acceso a la informacin. k) Implementar las polticas y procedimientos del Sistema de Prevencin del Lavado de Activos. l) Participar activamente en la implementacin y cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos relacionados a la seguridad de la informacin. m) Realizar el registro y la atencin de los reclamos de acuerdo a los procedimientos y plazos establecidos. n) Velar por el buen estado de atencin de los Medios Electrnicos de Autoservicios (ATMs) ubicados en MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 4 de 12

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los ambientes de las oficinas a nivel nacional as como de los ATMs islas ubicados dentro del mbito jurisdiccional de su oficina. o) Atender el requerimiento del servicio de Tarjetas Multired. p) Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y otros rganos de control externo. q) Realizar otras funciones afines que le encomiende el Administrador de la Oficina de la cual depende. Estructura Orgnica Agencia C y Segunda RGANO DE DIRECCIN - Jefatura RGANOS DE LNEA - Grupo Operativo 2.3 Funciones a nivel de Cargo 2.3.1 Funciones Del Administrador a) Realizar las actividades necesarias para el buen funcionamiento de la Oficina. b) Gestionar las acciones necesarias para fortalecer la presencia del Banco. c) Velar por una eficiente Gestin de Riesgos de Operacin y de gestin del Plan de Continuidad del Negocio. d) Gestionar la seguridad de la Oficina as como tener a cargo claves y llaves asignadas. e) Orientar a los clientes y brindar las operaciones y servicios bancarios que ofrece la Oficina. f) Brindar un buen servicio a travs de los ATMs. g) Gestionar la seguridad de la bveda y cajas de seguridad as como realizar los controles necesarios. h) Recepcionar, tramitar y autorizar el servicio de chequeras. i) Realizar las actividades relacionadas al servicio de cuentas corrientes y cuentas de ahorros. j) Gestionar los fondos y valores de la Oficina. k) Realizar el control de las operaciones realizadas en la Oficina. l) Implementar las polticas, estrategias, normas y procedimientos establecidos en el Banco. m) Realizar las actividades necesarias para brindar un buen servicio de crditos n) Velar por una eficiente gestin de los ttulos valores, especies valoradas, rdenes de pago, depsitos judiciales y tarjetas Multired. o) Realizar el control respectivo a la documentacin emitida y recibida en la Oficina. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 5 de 12

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2.3.2 Funciones Especficas Del Administrador a) Realizar las actividades necesarias para el buen funcionamiento de la oficina. 1. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades que se realizan en la Oficina a su cargo. 2. Iniciar el Sistema Operativo en el servidor principal. 3. Velar por el funcionamiento continuo de los equipos del sistema operativo y el aprovisionamiento oportuno de insumos. 4. Organizar y mantener un flujo adecuado del ingreso del pblico a la Oficina para la atencin en ventanillas. 5. Recibir, distribuir en su oficina, llevar el control de los bienes corrientes, formularios e impresos. 6. Prever el mantenimiento del stock de tiles y formularios para la Oficina. 7. Supervisar la distribucin y verificar la vigencia de los formularios contractuales, materiales informativos obligatorios y publicitarios de la oficina. 8. Enviar la informacin mensual del consumo en los rubros relacionados a energa, agua, papel y combustible de su oficina (incluidos ATMs) de su mbito jurisdiccional. 9. Recibir, distribuir, transferir, reubicar, solicitar dar de baja a los bienes de activo fijo y mantener actualizado el inventario fsico. 10. Realizar el inventario de activos fijos y de activos corrientes. 11. Coordinar con la agencia de la cual depende, los contratos por vencimiento, renovacin, ampliacin y/o modificacin de trminos de los contratos. 12. Velar que los bienes, equipos, grupo electrgeno y UPS asignados a la Oficina a su cargo, se encuentren en perfecto estado de funcionamiento; asimismo, supervisar el mantenimiento de la infraestructura. 13. Realizar reuniones peridicas y establecer controles necesarios con el personal para el mejor funcionamiento de la Institucin. 14. Custodiar y manejar el Archivo General. 15. Solicitar la autorizacin del gasto para su funcionamiento, a la Sucursal o Agencia de la cual depende. 16. Enviar sus necesidades de gastos presupuestales a la Oficina de la cual dependa. 17. Llevar control de los cdigos de cajeros Saraweb asignados. 18. Evaluar y resolver los reclamos inherentes de la oficina y realizar el seguimiento de los reclamos dentro de los plazos establecidos, emitiendo la carta al reclamante. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 6 de 12

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19. Solicitar a la oficina de la cual depende los requerimientos de accesos a los Sistemas de Informacin, Servicios Informticos y Plataformas Tecnolgicas del personal a su cargo dentro de los plazos establecidos. b) Gestionar las acciones necesarias para fortalecer la presencia del Banco. 1. Realizar actividades de Responsabilidad Social que permitan consolidar y fortalecer la presencia del Banco en su jurisdiccin. 2. Ejercer como Coordinador de Atencin al Usuario, adoptando las acciones necesarias para superar las deficiencias advertidas en las visitas de verificacin del Oficial del Atencin al Usuario. c) Velar por una eficiente Gestin de Riesgos de Operacin y de Gestin del Plan de Continuidad del Negocio. 1. Identificar, registrar y controlar los riesgos que puedan afectar la operatividad de la Oficina, as como participar activamente en la Gestin del Plan de Continuidad del Negocio. 2. Implementar las polticas y procedimientos de riesgos y seguridad; e identificar seales de alerta temprana de riesgos e informar al Departamento de Riesgos. d) Gestionar la seguridad de la agencia as como tener a cargo claves y llaves asignadas. 1. Disponer medidas de seguridad de la Agencia, coordinando con el Administrador de la Oficina de la cual depende, la Divisin de Seguridad y el Jefe de la Divisin. 2. Supervisar la asistencia y permanencia de los efectivos de seguridad PNP y de los agentes de seguridad particular a fin de reportar su ausencia y solicitar reemplazos. 3. Tener a cargo la clave de la consola de alarma y de la caja de seguridad del ATM; as como la llave de mantenimiento. 4. Remitir las claves y copia de las llaves: oficina, bveda, cajas de seguridad, ATMs y las consolas de alarma en sobres lacrados a la Oficina de la cual depende para su custodia. 5. Realizar la apertura y cierre de la Oficina; autorizar el ingreso del personal en horario establecido y excepcional; custodiar las llaves y claves de acceso a la oficina y gestionar su reposicin en caso de extravo o robo y realizar el cambio peridico de clave. e) Orientar a los clientes y brindar las operaciones y servicios bancarios que ofrece la Oficina. 1. Orientar a los clientes y usuarios sobre las operaciones y servicios bancarios que brinda la MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 7 de 12

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Oficina. 2. Brindar operaciones y servicios bancarios, recaudacin, corresponsala y otros servicios en las oficinas. f) Brindar un buen servicio a travs de los ATMs. 1. Verificar saldos diarios cajeros ATM y autorizar su carga segn corresponda. 2. Supervisar y presenciar el arqueo de los ATMs. 3. Supervisar el buen estado de atencin de los Medios Electrnicos de Autoservicios (ATMs) ubicados en los ambientes de las oficinas a nivel nacional. g) Gestionar la seguridad de la bveda y cajas de seguridad as como realizar los controles necesarios. 1. Realizar la apertura, cierre de bveda y cajas de seguridad. 2. Efectuar arqueos inopinados a la bveda y caja especial en moneda nacional y moneda extranjera, tarjetas, especies valoradas y ttulos valores en forma inopinada, conforme lo establece las normas tcnicas de control. 3. Verificar la recepcin de remesas y su ingreso a bveda. h) Recepcionar, tramitar y autorizar el servicio de chequeras. 1. Recepcionar y procesar las solicitudes, activar y entregar las chequeras de cuentas corrientes: detracciones, proveedores y otros. 2. Autorizar la certificacin de cheques y su anulacin a solicitud del cliente. 3. Autorizar el pago, suspender y revocar cheques de cuentas corrientes. 4. Revisar y visar el reporte de los cheques recibidos de otros Bancos. i) Realizar las actividades relacionadas al servicio de cuentas corrientes y cuentas de ahorros. 1. Llevar el control de las tarjetas por la apertura de cuentas corrientes y cambio de firmas; remitir la tarjeta de registro de firmas al rea correspondiente. 2. Emitir estados de cuentas corrientes y de ahorros, constancias, certificacin de pago. 3. Actualizar datos, cambio de plaza de cobro, vigilar y levantar vigilancia de las cuentas de ahorro a solicitud del cliente. 4. Cerrar las cuentas de ahorro en agencias UOB a solicitud del cliente. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 8 de 12

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5. Aperturar cuentas de ahorros alimentistas, cuentas corrientes de detracciones y proveedores del estado. 6. Efectuar los abonos masivos en cuentas de ahorros para el pago de remuneraciones y/o pensiones. j) Gestionar los fondos y valores de la oficina. 1. Coordinar con el Administrador de la oficina de la cual depende para la provisin oportuna de fondos y valores de la oficina. 2. Realizar el control de los fondos y valores en la bveda y/o cajas de la Oficina; y autorizar el retiro de fondos excedentes. 3. Constatar diariamente que los fondos y valores se mantengan en custodia en la bveda de acuerdo a los procedimientos de seguridad establecidos. k) Realizar el control de las operaciones realizadas en la oficina. 1. Mantener actualizada la calificacin de las operaciones consideradas inusuales. 2. Efectuar extornos de operaciones en el Sistema operativo, llevar el control y el reporte de los mismos. 3. Realizar el control de calidad de las operaciones realizadas en su oficina. 4. Controlar y verificar el registro diario de sellos utilizados. 5. Autorizar las salidas de dinero para pagos cuyos montos superan el nivel establecido en la ventanilla. l) Implementar las polticas, estrategias, normas y procedimientos establecidos en el banco. 1. Implementar en forma adecuada y oportuna las estrategias de comunicacin, marketing, publicidad, atencin de reclamos y relaciones pblicas garantizando la transparencia y el acceso a la informacin. 2. Implementar las polticas y estrategias financieras, comerciales, crediticias, de riesgos, de atencin al cliente, seguridad integral y calidad de los servicios. 3. Implementar las polticas y procedimientos del Sistema de Prevencin del Lavado de Activos. 4. Participar activamente en la implementacin y cumplimiento de las polticas y procedimientos generales establecidos que sustenten el Sistema de Atencin al Usuario. 5. Participar activamente en la implementacin y cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos relacionados a la seguridad de la informacin. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 9 de 12

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m) Realizar las actividades necesarias para brindar un buen servicio de crditos 1. Enviar los expedientes de los prstamos a las Agencia de la cual depende verificacin de la documentacin, control de calidad y recibirlos para su custodia. 2. Realizar la recepcin inicial y el trmite para el envo de expedientes de crdito hipotecario a la Oficina de la cual depende y/o los Centros Hipotecarios correspondientes. 3. Llevar estadsticas de las colocaciones de los prstamos Multired que se otorguen. 4. Establecer relaciones comerciales con las instituciones de su jurisdiccin, y gestionar la firma de Convenios con entidades, para el otorgamiento y cobro de prstamos Multired, recaudacin y pagadura. 5. Revisar el expediente, autorizar y extornar el desembolso de prstamos. 6. Realizar el desembolso, amortizaciones, cancelacin de prstamos; as como otorgar las constancias de no adeudos. 7. Promover y desarrollar actividades para la gestin comercial de productos y servicios del banco. 8. Recepcionar y tramitar las solicitudes de acogimiento a la comisin de contingencia y seguros de desgravamen por muerte de titulares de prstamos; as como enviar los documentos relacionados a dicho trmite al Departamento de Servicios Financieros. n) Velar por una eficiente gestin de los ttulos valores, especies valoradas, rdenes de pago, depsitos judiciales y tarjetas Multired. 1. Recibir y verificar los ttulos valores, especies valoradas y tarjetas Multired. 2. Recibir, registrar, controlar y mantener en custodia copia de los poderes otorgados para el cobro de ttulos valores, el retiro de fondos de las cuentas de ahorros y otras rdenes de pago. 3. Emitir, reponer, bloquear Tarjetas Multired y participar en la destruccin de tarjetas, firmando el acta correspondiente. 4. Llevar el control de los pagars emitidos, remitirlos a la oficina de la cual depende para su remisin y recibirlos para su custodia en la agencia. 5. Autorizar la emisin y el pago de los ttulos valores, rdenes de pago y certificados de depsitos judiciales y/o administrativos. o) Realizar el control respectivo a la documentacin emitida y recibida en la oficina. 1. Imprimir y visar diariamente los mandatos de entrada y salida, Reportes de Diario y Situacin MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 10 de 12 para su

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de Caja en M.N y M.E. 2. Enviar el movimiento diario a la oficina de la cual depende. 3. Retener, elaborar el acta de billetes y monedas presuntamente falsas. 4. Entregar las planillas de pago al personal activo y pensionistas del Banco. 5. Controlar, recepcionar las solicitudes de pagos por sucesin intestada con la documentacin sustentatoria requerida para su remisin al rea legal correspondiente, para posterior pago. 6. Verificar diariamente la correspondencia recibida, a travs del correo electrnico, al inicio de la jornada laboral, al final del da y en las oportunidades que sea posible. 2.3.3 Funciones del Cajero a) Tener a su cargo las llaves de puerta de bveda, cajas de seguridad; llevar el control de ingreso a bveda y efectuar el cierre de acuerdo a las normas establecidas. b) Realizar operaciones y servicios bancarios, recaudacin y corresponsala en moneda nacional y moneda extranjera. c) Orientar a los clientes y usuarios sobre las operaciones y servicios bancarios que brinda la Oficina. d) Controlar, registrar, custodiar y distribuir los ttulos valores, especies valoradas y tarjetas Multired. e) Recibir y pagar ttulos valores, depsitos judiciales y/o administrativos, ahorros, y otras rdenes de pago de acuerdo a los lmites establecidos. f) Realizar el desembolso as como otorgar las constancias de no adeudos. g) Implementar las polticas y procedimientos del Sistema de Prevencin del Lavado de Activos. h) Participar activamente en la implementacin y cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos relacionados a la seguridad de la informacin. i) j) Registrar los reclamos inherentes de la oficina y realiza el seguimiento de los reclamos dentro de los plazos establecidos, emitiendo resultado previo. Verificar e informar a la oficina de la cual dependa para mantener el buen estado de atencin de los Medios Electrnicos de Autoservicios (ATMs) ubicados en los ambientes de las oficinas a nivel nacional. k) Velar e informar el funcionamiento aprovisionamiento oportuno de insumos. l) Proveer de fondos a las ventanillas. archivar actas y destruir las tarjetas. n) Levantar la vigilancia de las cuentas de ahorro en la localidad. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 01 Rev.0 11 de 12 m) Emitir y reponer las Tarjetas Multired y custodiar las tarjetas retenidas por el ATM, elaborar y continuo de los equipos del sistema operativo y el

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o) Colocar el holograma de dispensa por omisin de votacin y realizar el registro correspondiente. p) Aperturar cuentas de ahorros alimentistas, cuentas corrientes de detracciones y proveedores del estado. q) Realizar pagos por sucesin intestada. r) t) Realizar la venta de seguros y productos que ofrece el Banco. Participar en la apertura de la bveda, preparar y habilitar con efectivo para el inicio de operaciones y realizar el cierre de caja. u) Verificar, ingresar y consolidar los saldos al final del da, revisar y firmar los reportes de cierre de operaciones de caja. v) Retener, elaborar el acta de billetes y monedas presuntamente falsas. w) Cuadrar su movimiento al cierre de las operaciones efectuadas. x) Efectuar el abastecimiento oportuno de los ATMs; verificar el traslado del efectivo a los cajeros automticos se realice de acuerdo a las medidas de seguridad y procedimientos establecidos. y) Realizar el arqueo a los ATMs junto con el administrador. z) Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y otros rganos de control externo. aa) Realizar otras funciones asignadas por el Administrador. s) Tener a su cargo la llave de la caja de seguridad del ATM y la tarjeta administrativa.

3. ORGANIGRAMA

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