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Manual de Procesos y Procedimientos

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS

FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Servicio de Transporte CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Facilitar la asignacin, uso, conservacin y control fsico, estadstico y contable de los vehculos de propiedad del SENAPE Facilitar la identificacin de los vehculos que sern dados de baja por haber cumplido su ciclo de vida til Facilitar la asignacin oportuna y suficiente de los combustibles y lubricantes BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Comprende el procedimiento de asignacin, uso y control del servicio de transporte de los vehculos del SENAPE. INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES Documentos de incorporacin de los vehculos (facturas, PTAs, pliegos de condiciones, contratos de compra-venta etc.), originados en: Programa Anual de Mantenimiento de Bienes Muebles, Equipos y Vehculos Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (RE-SABS) Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (MPP-SABS) DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS Formulario de Solicitud de Transporte Formulario de Autorizacin para Cargar Combustible Formulario de Reporte de Fallas por Uso de Vehculo Asignacin de Vehculo Control General de Uso del Vehculo PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO Detalle de vehculos correctamente asignados al servicio de transporte.
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Reportes de uso del servicio de transporte Reportes de consumo de combustible

OPERATORIA
N
1

RESPONSABLE
Recepcin Area o Unidad Solicitante

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS


Elabora y presenta el Formulario de Solicitud de Transporte, identificando el o los nombres de los servidores pblicos que utilizarn el vehculo Las solicitudes para viajes al interior del Departamento de La Paz deben ser presentadas con anticipacin de 48 horas

Director Administrativo y Financiero Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Autoriza la asignacin y uso del vehculo, firmando en el formulario correspondiente.

Asigna el vehculo al o los servidores pblicos solicitantes La asignacin puede ser con o sin Conductor. Si es sin Conductor verifica que el Servidor Pblico solicitante tenga Brevet de Conductor profesional Categora C, vigente. Caso contrario no asigna el vehculo Cuando sea posible, programa rutas comunes de viaje con el propsito de optimizar la asignacin u uso de vehculos

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos) Servidor Pblico Solicitante

Cuando se trate de viajes al interior del Departamento de La Paz, asigna los vales para adquirir combustible. Para recibir estos vales, el solicitante tiene que haber descargado en su totalidad los vales del viaje anterior Recibe el vehculo verificando que el mismo se encuentre en condiciones de uso, que tiene el suficiente combustible o que se proveer posteriormente, si es para viaje al interior del Departamento de La Paz-, que el vehculo ha sido sometido al mantenimiento preventivo, que las llantas no estn demasiado desgastadas, etc. Utiliza el vehculo para el propsito solicitado, teniendo cuidado por su preservacin En viajes al interior del Departamento de La Paz y cuando fuere necesario combustible adicional, ste ser adquirido directamente en el surtidor de la localidad, siendo su costo reembolsado al retorno, contra presentacin de la factura Devuelve el vehculo en las mismas condiciones de uso en que lo recibi, previa verificacin de la hora de retorno

Servidor Pblico Solicitante

Unidad Administrativa (Almacenes-Activos Fijos)

Recibe el vehculo verificando que el mismo se encuentra en buen estado de conservacin Actualiza el registro de kardex del vehculo en cuanto al kilometraje recorrido, insumos utilizados, etc.

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Ejecuta las acciones necesarias para el mantenimiento de los vehculos y su conservacin Verifica que las clusulas contractuales del contrato de seguro se cumplen adecuada y oportunamente. De no ser as, recomienda y emprende las acciones necesarias nate la Compaa de Seguros Cuida que los contratos de seguro se renueven oportunamente para permitir que los vehculos del SENAPE estn cubiertos permanentemente contra posibles riesgos Por lo menos una vez al ao revisa y actualiza el inventario de los vehculos del SENAPE, verificando que la documentacin respaldatoria de propiedad est completa y actualizada FIN DEL PROCEDIMIENTO

TIEMPO DE DURACIN DEL PROCEDIMIENTO El menor tiempo aceptable, dependiendo de cada tipo de viaje.
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Sello y firma

Sello y firma

Sello y firma

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