Manual de Procesos y Procedimientos

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS

FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Licitacin Pblica: Bs.160.001.- hasta Bs.8.000.000.- (Compro Boliviano Compras Nacionales) CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Normar el procedimiento de compras de bienes nacionales, de manera que las mismas sean en forma transparente, eficiente y econmica, y que contribuya al cumplimiento del POA de cada gestin. BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Comprende todo el procedimiento de compra de bienes nacionales, desde el requerimiento, pasando por el cumplimiento de requisitos legales y administrativos, hasta la adjudicacin y recepcin de los bienes adquiridos. INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES Solicitud de compra del bien o bienes y especificaciones tcnicas Programacin Operativa Anual (POA) Presupuesto institucional Programa Anual de Contrataciones (PAC) Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (RE-SABS). Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (MPP-SABS)

DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS Formulario de Solicitud de Bienes o Servicios Formulario 100 Solicitud de Publicacin SICOES Formulario 200 SICOES cierre de procesos de contratacin Formulario de ingreso a Almacn o Activos Fijos Formulario de autorizacin de pago Especificaciones tcnicas del o los bienes a comprar Publicaciones Recibo de venta del Pliego de Condiciones Cartas de invitacin a la Reunin de Aclaracin Actas de Aclaracin al Pliego de Condiciones, si se da el caso Pliego de condiciones y sus formularios Notificacin de aprobacin del Pliego de Condiciones con sus enmiendas, si existiesen 1

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Resolucin Administrativa de Aprobacin del Pliego de Condiciones Recibo de Recepcin de Propuesta Libro de Actas Declaracin de Integridad Notas de citacin a la Comisin Calificadora Acta de Apertura del Sobre Unico Informe de Calificacin del Sobre Unico (tcnico, administrativo y legal) Resolucin Administrativa de Adjudicacin Documentos administrativos y legales (original y copias legalizadas) Acta de la Comisin de Recepcin Factura Boleta de Garanta o Pliza de Seguro de seriedad de propuesta Otros legalmente exigibles

PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO Bienes adquiridos para las diferentes direcciones, unidades y oficinas distritales del SENAPE.

OPERATORIA
N
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RESPONSABLE
Direccin o Unidad Solicitante Almacenes-Activos Fijos Direccin o Unidad Solicitante

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Requerimiento del bien Presenta requerimiento del bien a Almacenes-Activos Fijos Verifica existencia. Si no existe el bien, sella SIN EXISTENCIA en el formulario del requerimiento. Elabora la Solicitud de Adquisicin del Bien Especificaciones tcnicas

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Direccin o Unidad Solicitante Direccin o Unidad Solicitante

Elabora las Especificaciones Tcnicas del bien o bienes a adquirir. Efecta el clculo del precio referencial del bien, justificado tcnicamente con informacin del mercado. Solicitud de contratacin

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Direccin o Unidad Solicitante Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin (ARPC)

Presenta a la Direccin Administrativa y Financiera la Solicitud de Compra del Bien, adjuntando la documentacin de respaldo (especificaciones tcnicas, etc.). Revisa la Solicitud de Compra. Emite Autorizacin de Inicio del Proceso , en su caso rechaza la solicitud.

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ARPC

Instruye la elaboracin del Pliego de Condiciones del bien a comprar. Elaboracin del Pliego de Condiciones

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Unidad Administrativa (Contrataciones) ARPC

Conjuntamente con el personal de la Direccin o Unidad Solicitante, elaboran el Pliego de Condiciones, de acuerdo al modelo de Liego de Condiciones de la Normas Bsicas del SABS. Revisa el contenido del Pliego de Condiciones. Emite la Resolucin Administrativa aprobando el documento (el plazo no ser mayor a las 24 horas despus de la reunin de aclaracin del Pliego de Condiciones). Convocatoria

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

Elabora la convocatoria de Licitacin Pblica. Llena el formulario 100 del SICOES. Emite comprobante de envo y recepcin del Pliego de Condiciones SICOES (hasta un da antes de la publicacin en la Gaceta Oficial de Convocatorias GOC-). Publica la convocatoria en la Gaceta Oficial de Convocatorias Publica la convocatoria en un peridico de circulacin nacional, en da jueves o domingo. Venta de Pliegos de Condiciones

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

Revisa y verifica la Boleta de depsito bancario a nombre del proponente. Emite y entrega el recibo de venta del Pliego de Condiciones. Entrega los Pliegos de Condiciones. Aclaraciones del Pliego de Condiciones

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Proponentes Unidad Administrativa (Contrataciones)

Presentan requerimientos escritos hasta un da antes de realizarse la Reunin de Aclaracin del Pliego de Condiciones. Organiza la Reunin de Aclaracin del Pliego de Condiciones, que deber realizarse 8 das calendario antes de la presentacin de propuestas. Emite invitaciones para participar en la Reunin de Aclaracin del Pliego de Condiciones, a: potenciales proponentes invitados, proponentes que adquirieron el Pliego de Condiciones. Realiza la Reunin de Aclaracin del Pliego de Condiciones y emite el Acta de Reunin de Aclaracin del Pliego de Condiciones. Efecta las enmiendas al Pliego de Condiciones, si corresponde. Aprueba o rechaza, mediante Resolucin Administrativa, las enmiendas al Pliego de Condiciones. Remite las enmiendas al Pliego de Condiciones a los proponentes potenciales que adquirieron el mismo, hasta dos das posteriores de haberse realizado la Reunin de Aclaracin. Ampliacin de plazo

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ARPC Unidad Administrativa (Contrataciones)

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ARPC

Cuando corresponda, aprueba la nueva fecha de presentacin de propuestas por enmiendas al Pliego de Condiciones u otra situacin que pueda influir la fecha inicialmente establecida, emitiendo la Resolucin Administrativa correspondiente. Notifica la Resolucin Administrativa de ampliacin de plazo a potenciales proponentes que adquirieron el Pliego de Condiciones, como mximo 48 horas de emitida la Resolucin Administrativa. Publica la Resolucin Administrativa de ampliacin de plazo con una anticipacin mnima de 8 das calendario previos a la presentacin de propuestas.

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

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Comisin de Calificacin 19 ARPC Conforma la Comisin de Calificacin con 5 das calendario previos a la presentacin de propuestas. Presentacin de propuestas 20 Unidad Administrativa (Contrataciones) Registra las propuestas presentadas por los proponentes. Emite el recibo de recepcin de propuestas. Realiza el cierre de recepcin de propuestas. Apertura y calificacin de propuestas 21 Comisin de Calificacin Unidad Administrativa (Contrataciones) Comisin de Calificacin Procede a la apertura de sobres. Emite el Acta de Apertura. Remite la lista de proponentes a la ARPC, para que pueda excusarse o no cuando existe una relacin establecida por la norma con uno de los proponentes Evala y realiza la apertura de propuestas econmicas de todos los proponentes, aplicando los factores de ajuste establecidos en el Pliego de Condiciones y selecciona la ms baja. Realiza el anlisis del proponente con el precio ms bajo de su documentacin legal y administrativa, y evala su propuesta, aplicando la metodologa cumple y no cumple, el mismo que no debe exceder los 10 das calendario a partir del inicio del acto de apertura de propuestas. Determina la legalidad de la documentacin administrativa y el cumplimiento de los requerimientos de la propuesta tcnica. Si verificara que la propuesta econmica ms baja no cumple con las especificaciones tcnicas requeridas, procede al anlisis de la documentacin legal y administrativa y evaluacin de la propuesta tcnica del segundo precio ms bajo. Si verificara que la segunda propuesta econmica ms baja no cumple con las especificaciones tcnicas requeridas, procede al anlisis de la documentacin legal y administrativa y evaluacin de la propuesta tcnica del precio ms bajo, y as sucesivamente hasta verificar el cumplimiento de las condiciones tcnicas exigidas. Emite el Informe de Calificacin y Recomendacin dirigido a la ARPC, con el siguiente contenido mnimo: o Nmina de proponentes o Cuadros comparativos de evaluaciones tcnicas, administrativas y legales, suscrita por los miembros de la Comisin o Calificacin general o Resumen ejecutivo y recomendacin de adjudicacin o Cuando corresponda: declaratoria de la convocatoria como desierta o Antecedentes de la segunda convocatoria Toma conocimiento del informe de la Comisin de Calificacin Decide, mediante Resolucin Administrativa, la adjudicacin o declaracin de convocatoria desierta, que no deber sobrepasar las 72 horas de recibido el informe final de la Comisin de Calificacin y, en su caso, devolver a la Comisin de Calificacin el informe final solicitando la complementacin y la sustentacin del mismo Remite el informe de calificacin de la propuesta econmica de adjudicacin a: o Director General Ejecutivo o Ministerio de Hacienda (SICOES)

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ARPC

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o 25 Unidad Administrativa (Contrataciones)

Contralora General de la Repblica

Emite la notificacin de adjudicacin al proveedor seleccionado. Archiva los documentos de la compra y la Garanta de Seriedad de Propuesta. Notifica la Resolucin Administrativa de Adjudicacin a las empresas proponentes que participaron de los actos de compra. Emite la carta de adjudicacin a la empresa adjudicada. Devolucin de documentos a los proponentes no seleccionados

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

Prepara la documentacin de los proponentes que no fueron adjudicados con la provisin del bien. Registra la informacin de devolucin de sobres de proponentes no adjudicados. Remite los documentos a los proponentes no adjudicados. Contrato

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Proponente adjudicado

Presenta el Certificado de Informacin sobre Solvencia con el Fisco emitido por la Contralora General de la Repblica, y otra documentacin legalizada. Remite la Garanta de Cumplimiento de Contrato a la Unidad Administrativa (Contrataciones). Remite la Garanta de Correcta Inversin del Anticipo a la Unidad Administrativa (Contrataciones) (en caso que la propuesta consigne anticipo). Revisa la documentacin presentada por el proveedor adjudicado. Emite criterio de aprobacin o rechazo. Remite los documentos, Resolucin Administrativa de Adjudicacin y otros documentos a la Unidad Administrativa (Contrataciones). Elabora el contrato de acuerdo al modelo de contrato de las NB-SABS. Suscribe el contrato por el Director General Ejecutivo conjuntamente con el representante legal de la empresa adjudicada, en un plazo no mayor a 20 das calendario despus de la notificacin de la Resolucin Administrativa de Adjudicacin, pudiendo ampliar por razones administrativas y financieras hasta 15 das calendario. Archiva el contrato en la carpeta de la contratacin correspondiente. Registra la informacin del contrato en el formulario 200 SICOES. Remite el contrato suscrito y documentacin de respaldo a la Contralora General de la Repblica. Protocolizacin del contrato

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ARPC

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Direccin Jurdica ARPC

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

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Unidad Administrativa (Contrataciones) ARPC Unidad Administrativa (Contrataciones)

Presenta la documentacin para la protocolizacin del contrato ante la Notaria de Gobierno. El costo de la protocolizacin corre por cuenta del proveedor adjudicado. Suscribe la Minuta de Protocolizacin del contrato, conjuntamente el proveedor adjudicado. Recibe el contrato protocolizado. Entrega un ejemplar del contrato protocolizado al proveedor adjudicado. Registro y control de contratos, boletas y plizas de garanta

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

Registra el contrato y boletas y/o plizas de garanta. Resguarda las boletas y/o plizas de seguro y el contrato. Recepcin del bien

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Direccin o Unidad Solicitante Director General Ejecutivo Comisin de Recepcin

Emite el informe de recepcin del bien. Designa la Comisin de Recepcin. Recibe el bien, cotejando con los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones y los plazos establecidos en el contrato. Efecta las pruebas de calidad pertinentes. Emite el informe de conformidad y/u observaciones. Elabora el Acta de Recepcin Sujeta a Verificacin, definiendo la fecha de la recepcin definitiva. Notifica a la Comisin de Recepcin, mediante nota interna, estableciendo la fecha, hora y lugar de la Recepcin Definitiva. Verifica las pruebas de calidad observadas en la recepcin sujeta a verificacin. Emite el informe de conformidad. Elabora el Acta de Recepcin Definitiva. Emite el informe de conformidad, debiendo para el efecto recomendar la consecucin del trmite de pago. Emite el Certificado de Cumplimiento de Contrato en favor del proveedor adjudicado. Archivo y custodia de documentos

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Unidad Administrativa (Contrataciones) Comisin de Recepcin

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Direccin o Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Contrataciones)

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Unidad Administrativa (Contrataciones)

Realiza el control de toda la documentacin procesada en la compra del bien. Realiza el foliado de la documentacin. Archiva y custodia la carpeta de documentacin de la compra. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

TIEMPO DE DURACIN DEL PROCEDIMIENTO 100 a 120 das calendario.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Sello y firma

Sello y firma

Sello y firma

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