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GESTIN Del latn gestio, el concepto de gestin hace referencia a la accin y a la consecuencia de administrar o gestionar algo.

Al respecto, hay que decir que gestionar es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realizacin de una operacin comercial o de un anhelo cualquiera. Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer, dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situacin. La nocin de gestin, por lo tanto, se extiende hacia en conjunto de trmites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. La gestin es tambin la direccin o administracin de una compaa o de un negocio. Importante es subrayar que la gestin, que tiene como objetivo primordial el conseguir aumentar los resultados ptimos de una industria o compaa, depende fundamentalmente de cuatro pilares bsicos gracias a los cuales puede conseguir que se cumplan las metas marcadas. En este sentido, el primero de los citados puntales es lo que se reconoce como estrategia. Es decir, el conjunto de lneas y de trazados de los pasos que se deben llevar a cabo, teniendo en cuenta factores como el mercado o el consumidor, para consolidar las acciones y hacerlas efectivas. El segundo pilar bsico es la cultura o lo que es lo mismo el grupo de acciones para promover los valores de la empresa en cuestin, para fortalecer la misma, para recompensar los logros alcanzados y para poder realizar las decisiones adecuadas. El tercer eje de la gestin: la estructura. Bajo este concepto lo que se esconde son las actuaciones para promover la cooperacin, para disear las formas para compartir el conocimientos y para situar al frente de las iniciativas a las personas mejores cualificadas. El cuarto y ltimo pilar es el de la ejecucin que consiste en tomar las decisiones adecuadas y oportunas, fomentar la mejore de la productividad y satisfacer las necesidades.

La gestin del proceso de planificacin


Qu es la planificacin? La planificacin se oriente al futuro. Trata de identificar qu desea cumplir la organizacin y cmo. En otras palabras, la planificacin es un proceso que ayuda a los directivos a fijar objetivos para el futuro y a trazar las actividades y los medios que harn posible alcanzar dichos objetivos. Aunque la planificacin podra ser informal, la mayora de las organizaciones prefieren desarrollar un documento escrito formal con los objetivos futuros y los mtodos para alcanzarlos. Este documento puede compartirse con los directivos y los empleados responsables de la ejecucin del plan, disminuyendo, de ese modo, la ambigedad, y creando una forma comn de entender las cosas. El plan escrito puede ser ajustado tantas veces como sea necesario. Los objetivos son los fines que la empresa desea alcanzar en un periodo de tiempo establecido. La fijacin de objetivos requiere que la empresa anticipe qu es lo ms probable que sucede en el futuro. Una previsin razonable permite a la empresa fijar objetivos que sean, al mismo tiempo, desafiantes y realistas. Por ejemplo, si se espera una recesin en la economa, es menos probable que puedan cumplirse objetivos ambiciosos de aumento de beneficios. Del mismo modo, si los principales competidores estn entrando en el mercado, ser ms difcil incrementar la cuota de mercado. Una previsin deficiente puede conducir a objetivos que sean demasiado optimistas o que se queden cortos respecto a los que la empresa puede conseguir. Las acciones son los pasos que la empresa pretende dar para lograr los objetivos deseados. Por ejemplo, la rentabilidad econmica puede aumentarse a travs del dowsizing, la subcontratacin de trabajos, la disminucin de los inventarios, la utilizacin una tecnologa que mejore la productividad o el desarrollo de nuevos productos. La empresa podra intentar ser ms eficiente y vender ms barato que sus competidores, disminuyendo los precios de venta. Las acciones planificadas no pueden ser llevadas a cabo de forma efectiva sin una cuidadosa asignacin de recursos. Un buen plan debera disponer el origen de los recursos (por ejemplos, fondos prestados por terceros o generados internamente) y la forma en la que sern empleados para lograr los objetivos acordados. La empresa necesita igualmente preocuparse por las restricciones de recursos a las que se enfrenta, de modo que se pueda determinar si las acciones pueden ser desempeadas de un modo realista. Habilidades para la gestin del proceso de planificacin. -Habilidades para fijar y priorizar objetivos. Una clave para el xito en cualquier tarea es determinar qu es lo que se requiere conseguir y la importancia relativa de los distintos objetivos.

-Habilidades para planificar acciones y para la implementacin. Una vez que se han establecido los objetivos, es necesario decidir sobre un plan de accin y fijar una serie de pasos para su implementacin con el fin de que el plan se lleve a la prctica. -Habilidades de flexibilidad. Los objetivos, el diseo de planes y los calendarios de implementacin no deberan ser demasiado rgidos, especialmente si las condiciones son muy cambiantes. Las habilidades de flexibilidad son esencialmente a la hora de ajustar las prioridades relativas en cuanto a los objetivos, los elementos del plan y el programa de implementacin. Asignacin de recursos. La etapa de la planificacin en la que se determina de dnde se obtendrn los recursos (por ejemplo, recursos externos frente a fondos generados internamente) y cmo se desplegarn esos recursos para lograr los objetivos establecidos. Finalmente, los planes han de ser acompaados de unas directrices de implementacin que muestren cmo se pretenden llevar a cabo las diferentes acciones. La implementacin implica la distribucin de tareas entre diferentes actores, la especificacin de las relaciones de dependencia y el establecimiento de calendarios. Directrices de implementacin. Pasos de un plan que muestran cmo sern llevadas a cabo las acciones previstas. El propsito de la planificacin. La planificacin puede darse en cualquier mbito de la organizacin, aunque los planes hechos en los niveles ms altos dirigen y restringen los planes que tienen lugar a niveles inferiores. En general, la planificacin que se realiza en lo ms alto de la pirmide se orienta a los aspectos ms amplios y a largo plazo. La planificacin a niveles inferiores tiende a centrarse en primer trmino en aspectos operativos o en los detalles acerca de la forma en la que implementar el plan global. La planificacin lleva asociados numerosos aspectos beneficiosos. Una planificacin efectiva ayuda a la empresa a identificar los factores que influirn sobre la organizacin, a coordinar esfuerzos, a establecer prioridades, a evaluar las tendencias externas, a clarificar las claves que contribuyen al xito, a asegurar la disponibilidad de recursos, a establecer estndares y a desarrollar habilidades directivas. El propsito de los elementos de la planificacin es proporcionar un borrador de las acciones directivas. El examen de estos elementos debera ilustrar los beneficios de una planificacin formal (tanto para los individuos como para las organizaciones). La identificacin organizacin. de los factores que probablemente influyan en la

Una planificacin dirigida adecuadamente puede ayudar a la organizacin a centrarse en los factores que influyen sobre su crecimiento, la renovacin y la supervivencia. Puede ayudar a los directivos a reflexionar sobre los puntos cuya existencia puede no ser obvia en medio de la presin del trabajo da a da.

La coordinacin de esfuerzos. La planificacin puede ayudar a coordinar las acciones de los directivos que operan de manera independiente y que pueden no estar al tanto de lo que estn haciendo otros directivos. Establecimiento de prioridades. La planificacin puede ayudar a la empresa a priorizar sus principales problemas o cuestiones. La ausencia de prioridades puede diluir los esfuerzos de la organizacin o dejarlos bajo la responsabilidad de los directivos que puedan obtener ventajas derivadas de la confusin generada al tratar de imponer sus propias agendas. Asimismo, no establecer prioridades lleva a la empresa a no seguir un rumbo fijo y a estorbar el desarrollo de un enfoque estratgico claro. Evaluacin de los factores externos. El proceso de planificacin proporciona una estructura que hace posible que la empresa examine los factores de su entorno segn las prioridades establecidas. Puede, asimismo, ayudar a la empresa a trabajar con incertidumbre mediante de recursos escasos o limitados para neutralizar las amenazas potnciales. El establecimiento de estndares de rendimiento. La planificacin proporciona un camino sistemtico y racional para desarrollar estndares de rendimiento en forma de objetivos que se pretenden alcanzar o de comportamientos esperados. Un resultado del proceso de planificacin debera ser el desarrollo de criterios que definan los comportamientos que se esperan de los miembros de la organizacin y que permita la evaluacin de los progresos. A medida que se implantan los planes, se pueden evaluar y recompensar las aportaciones relativas de los individuos y de los grupos. Desarrollo de la gestin. La planificacin puede ayudar a los directivos a adoptar un papel activo a la hora de conducir a la organizacin hacia el estado deseado en el futuro. La planificacin induce a la direccin a pensar hacia delante en vez de comportarse de modo pasivo, permitiendo que las cosas sucedan. Los directivos pueden comprometerse ms con la organizacin y aprender a convertir sus ideas u objetivos abstractos en acciones concretas mediante la consideracin de las posibilidades futuras y el desarrollo de una visin a largo plazo. Los peligros de la planificacin La planificacin ofrece muchas ventajas potenciales, pero tambin puede tener consecuencias negativas. Por ejemplo, pueden evaluarse incorrectamente las condiciones futuras, las relaciones de informacin pueden ser demasiado jerrquicas, puede convertirse en una actividad cerrada, la

burocratizacin puede llegar a ser opresiva y los procesos que ya ni son ptimos para la empresa pueden estar inflexiblemente adheridos a la misma. Evaluacin deficiente de las condiciones futuras. El entorno de los negocios est cambiando cada da ms rpidamente y ni siquiera las tcnicas ms sofisticadas de planificacin pueden prever con exactitud qu es lo que va a ocurrir en el futuro. Cuanto mayor sea el horizonte temporal, ms probable es que las circunstancias imprevistas hagan dudosos los planes de accin basados en previsiones. sta es una razn por la que las empresas fueron escpticas en relacin con el valor de la planificacin durante la dcada de los sesenta. Los problemas habituales suelen ser los errores en la estimacin de la demanda de nuevos productos, el escaso clculo de los efectos de la competencia internacional sobre principales lneas de negocio, la incapacidad para predecir las innovaciones tecnolgicas y los cambios en los sistemas econmicos y legales. Fomento de las relaciones jerrquicas de informacin. El enfoque tradicional de la planificacin va arriba abajo, con el director general, los directivos y un departamento de planificacin que establezca los objetivos organizativos y disee las estrategias generales del negocio. Los directivos de niveles ms bajos de la organizacin inventan mtodos de implementacin y planes operativos para apoyar los objetivos y estrategias fijadas en la cspide. La separacin entre los generadores del plan de los implantadores slo conduce al desarrollo de planes que los directivos de nivel inferior tratan de implementar de mala gana. Estos planes a menudo, no se benefician del saber y la experiencia de los directivos de nivel inferior tratan de implementar de mala gana. Estos planes, a menudo, no se benefician del saber y la experiencia de los directivos y trabajadores de niveles inferiores. La planificacin como una actividad cerrada. Existe peligro de que las personas encargadas de la planificacin se acaben enamorando del proceso, convirtindose en un grupo muy unido entre s pero divorciado del resto de la organizacin. Los directivos y empleados pueden comportarse cnicamente ante los objetivos y sugerencias que emanan de los departamentos especializados o unidades de planificacin. Burocratizacin extensiva Cuando la planificacin se convierte en el territorio de especialistas, puede darse la tendencia de generar muchos borradores y elaborar informes acompaados por fantsticas presentaciones orales. En algunos casos, la planificacin est demasiado orientada por frmulas y anlisis cuantitativos. Como resultado la lgica que subyace detrs de las recomendaciones puede ser difcil de comprender o puede estar carente de sentido comn. Adems, las predicciones de los elegantes modelos matemticos aciertan o yerran segn los datos y los supuestos de partida que utilicen. Frmulas que funcionan

bien en condiciones relativamente estables pueden ser totalmente intiles en tiempos turbulentos. Adherencia inflexible a los objetivos y a los procesos. Una empresa puede llegar a estar demasiado comprometida con un determinado curso de accin, ignorando los indicios que sealan la necesidad de un cambio de rumbo. Muchos estudios sobre comportamiento organizativo han demostrado una tendencia humana hacia un compromiso superior a cursos de accin equivocados cuando se han destinado a ellos una cantidad sustancial de recursos, incluso cuando hay evidencias abundantes que muestran que es irracional continuar. Las personas tienden a justificar los costes de oportunidad continuando con la defensa de sus decisiones a pesar de los resultados negativos. Enfoques para una planificacin satisfactoria. Los peligros sealados anteriormente pueden evitarse siguiendo una serie de directrices a la hora de planificar. Estas directrices consisten en la implicacin de los directivos de diferentes niveles, el empleo de una combinacin de mtodos cuantitativos y cualitativos, la consideracin de la planificacin como una actividad continua capaz de adaptarse a los cambios. La eliminacin de la parlisis del anlisis y la concentracin de los esfuerzos de planificacin en un conjunto manejable de puntos concretos. La implicacin de los directivos de diferentes niveles. Es la medida en que las responsabilidades dela planificacin se encuentran determinadas por toda la empresa, la planificacin no puede ser vista como el territorio de especialistas y altos directivos que viven en una torre de marfil. En general, suelen ser ms elevado tanto la calidad del plan como el compromiso con el mismo cuando los directivos y empleados clave de diferentes niveles organizativos contribuyen a su formulacin e implementacin. El empleo de una combinacin de mtodos cuantitativos y cualitativos. La planificacin es ms un arte que una ciencia. Un proceso de planificacin efectivo requiere una comprensin completa de los factores interrelacionados del entorno y de la organizacin que proporcionan indicios sobre hacia dnde debera dirigirse la empresa en el futuro, los recursos que deben emplearse y las restricciones a las que se enfrentan. Mientras que los datos cuantitativos pueden ser tiles, los nmeros necesitan ser interpretados y hay situaciones en la que los enfoques cuantitativos no son adecuados. Recabar sistemticamente los conocimientos de los empleados de diferentes niveles de la organizacin permite a la empresa aprender de las experiencias del pasado y beneficiarse del juicio colectivo de sus trabajadores.

La consideracin de la planificacin como una actividad continua capaz de adaptarse a los cambios. Para que el proceso de planificacin tenga xito debe ser lo bastante flexible para responder los cambios en la tecnologa, las reacciones de los competidores, las tendencias internacionales y las condiciones del sector. Probablemente, algunos objetivos y los pasos que han de darse para alcanzarlos quedarn obsoletos relativamente pronto a pesar de que se hayan elaborado mecanismos que consideren y respondan a los cambios. Los resultados necesitan ser evaluados continuamente para detectar las principales desviaciones de los supuestos y las expectativas inciales. La planificacin debera abrir interrogante sobre el futuro, una vez seleccionadas unas alternativas y prioridades. Concretamente, la empresa necesita resguardarse de la escalada de compromisos comentada ms arriba. Las elecciones del pasado y los costes de oportunidad no debern tentar a la empresa a seguir invirtiendo en un determinado curso de accin cuando existen suficientes evidencias que ponen en cuestin la bondad de dicha accin. Las empresas utilizan una variedad de enfoques para armonizar los objetivos y los planes de accin con los cambios relevantes en el entorno interno y externo. Evitar la parlisis del anlisis Es fundamental que las personas que estn implicadas en el proceso de planificacin lo consideren ms como un medio que como un fin en s mismo. Los documentos de trabajo, informes tcnicos, tablas estadsticas y dems documentacin de apoyo no deben hacer que el proceso de planificacin se pierda en un milln de detalles que slo entiendan unos pocos especialistas. La implementacin adecuada requiere la aceptacin del plan por parte de todos aquellos que sean responsables de que las cosas se hagan y slo puede conseguirse dicha aceptacin si las personas entienden por qu deberan hacer lo que se les est pidiendo que hagan. La informacin o el anlisis deberan comunicarse claramente a todas aquellas personas que vayan a ser responsables de la implementacin del plan. En concreto, los directivos de lneas necesitan tener la oportunidad de aportar ideas y comprender que son parte integrante del proceso de planificacin.