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FORMACIN MM DOCUMENTOS DE COMPRAS

Diciembre 2007 Versin 1

Manual Maestro de Materiales

Control de documentacin Participantes


Responsabilidad Desarrollado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre /Funcin Fecha /12/2007

Memoria
Versin 01 Fecha aprobacin Cambio producido Primera versin.

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Contenido
1 INTRODUCCIN........................................................................................................4 2 MAESTRO DE MATERIALES....................................................................................4
2.1 CREAR MATERIAL.................................................................................................................. 6 2.2 AMPLIACIN DE DATOS DEL MAESTRO DE MATERIALES..........................................................12 2.3 MODIFICAR MAESTRO DE MATERIALES.................................................................................13 2.4 VISUALIZAR MAESTRO DE MATERIALES.................................................................................13

3 AMPLIACIN DEL MAESTRO DE MATERIALES PARA VENTAS.......................14

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1Introduccin
En este manual se mostrar como gestionar los materiales desde SAP. Cada tarea a realizar en el sistema tendr asociado lo que en SAP se llama cdigo de transaccin. Para ejecutar una transaccin se podr introducir en el recuadro superior izquierdo y pulsar intro o se podr pinchar en el men de usuario o en el men principal o a travs de los favoritos. En el men se har referencia al cdigo de transaccin que es el mtodo ms rpido.

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Los productos y servicios se combinan en el concepto material. Aqu, se almacena toda la informacin necesaria para la gestin de un material y sus stocks. Esto incluye, por ejemplo, los datos sobre la gestin de compras, ventas y almacenamiento por que diferentes reas de la empresa y mdulos de SAP tienen acceso a los registros maestros de material. Por lo tanto, deben cumplir una amplia variedad de requisitos. Por ejemplo, durante la gestin de ventas, el sistema accede a los registros maestros de materiales durante la consulta, oferta y el pedido de cliente. Adems, los datos del registro maestro de materiales tambin tienen gran importancia en expedicin y facturacin.

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La informacin registrada en el Maestro de Materiales, siempre se organizan con la misma jerarqua. Desde el punto de vista de Compras, un registro Maestro de Materiales comprende los siguientes niveles de organizacin: Mandante, Organizacin de Compras, Centro y Almacn. o Mandante - datos generales: Este nivel contiene los datos aplicables a todas las empresas del grupo, todos los centros y todos los almacenes que pertenecen a una empresa (grupo de empresas) como son los detalles sobre el diseo del material (dibujos de CAD, por ejemplo) y las condiciones de almacenaje (escala de temperaturas, si el material es explosivo o perecedero, etc.). o Centro: Este nivel contiene los datos de cada sucursal o emplazamiento de centro dentro de una empresa. Algunos de los datos ms importantes para Compras se almacenan en este nivel. Por ejemplo, las cantidades mximas o mnimas de pedidos de un material y el punto de pedido. Para acceder a la informacin registrada de un material en el Maestro de Materiales se debe introducir la clave de centro en la pantalla de acceso. o Almacn: Este nivel contiene los datos especficos de un almacn. Los niveles de stock son ejemplos de los datos que se actualizan para cada almacn. Para acceder a los datos de almacn se deben indicar los cdigos de centro y almacn. Esta estructura de datos facilita la organizacin de informacin relacionada con el material dentro de la totalidad de la empresa impidiendo el almacenamiento redundante de datos de materiales cuando se utiliza el mismo material en ms de un centro o se almacena en ms de un almacn. Al incluir un material en un pedido proporciona: Part number Descripcin Unidad de medida Grupo de artculos Texto de compras Determinacin de cuentas, es decir, las cuentas contables en las que se registrarn los movimientos de material

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2.1

CREAR MATERIAL

Se crear un registro en el Maestro de Materiales para todo material del que se quiera controlar stock. Adems se podr crear un registro en el Maestro de Materiales para cualquier otro material o servicio con el fin de agilizar el trabajo.

2.1.1 Acceso
Los materiales se crearn con la transaccin MM01 y en la pantalla de acceso de la creacin se deben rellenar los siguientes campos:

Material: solamente se debe indicar en caso ampliacin de datos del material, es decir, ya est creado a nivel general o para otro centro y se desee crear en otro. Vase el apartado Ampliacin Datos de Material

o o

Ramo: siempre ser 1 (Comercio Grupo Ibermtica Tipo de material: Clave que asigna el material a un grupo de materiales que especifica determinadas propiedades del material y desempea importantes funciones de control. Se podr elegir entre 3 valores. ZPA (Producto almacenable): sern los materiales de los que se quiera controlar stock, es decir, se quiere saber cuantas unidades y a que precio estn valoradas. Adems, permite gestin de nmeros de serie. A la hora de hacer un pedido, si puntualmente no se quiere hacer entrada de stock habr que indicar una imputacin (Vase los manuales Solicitudes de pedido/Pedido de compras) ZPNA (Producto no almacenable): sern los productos de los que se quiera tener un maestro para no tener que introducir descripciones, textos, precios, cada vez que se registre un pedido pero que al registrar su entrada no se

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desea que se produzca un aumento del stock (no se quiere controlar el stock, valor, ni las unidades). ZSER (Servicios): para los servicios existir tanto la posibilidad de controlar stock (casos de compra-venta) como de no controlarlo (en el pedido se indicar una imputacin). o Material modelo: solamente se introducir en caso de querer copiar los datos de otro material. Es muy til en caso de ampliaciones de un centro a otro ya que los datos a dar de alta suelen ser similares. Una vez rellenado la pantalla de acceso se pulsar intro se el sistema mostrarn la pantalla de seleccin de vistas.

2.1.2 Seleccin de Vistas


Al seleccionar las vistas define una secuencia de imgenes individual. En SAP, los datos estn agrupados en pestaas segn su funcionalidad, as en la pestaa de Datos bsicos estn los datos a nivel general, en la pestaa Compras estn los datos de compras, En principio se seleccionaran todas las vistas. Si no se seleccionan todas y luego se quiere introducir algn datos que no esta en las vistas seleccionadas se deber a volver a entrar a la transaccin MM01, pero esta vez indicando el cdigo de material, para poder ampliarlo.

2.1.3 Niveles de Organizacin


A continuacin aparece la pantalla de niveles de organizacin:

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Esta pantalla contendr ms o menos campos en funcin de las vistas que se hayan seleccionado en el paso anterior. Por ejemplo, si se han seleccionado vistas de compras o de contabilidad aparecer el centro, si se han seleccionado las vistas de ventas aparecer la organizacin de ventas y el canal de distribucin, si se han seleccionado las vistas de almacn aparecer el almacn. Una vez identificados los datos de la pantalla de organizacin de ventas quedarn definidos todos los datos de acceso para la creacin del material y pulsando intro aparecer la primera pantalla de las vistas que seleccionada.

2.1.4 Datos Generales


La primera pantalla que se visualiza es el de Datos Bsicos 1 donde se visualiza el cdigo de material que ha proporcionado SAP al material. Los datos que se indiquen en esta pestaa son a nivel general por lo que valdrn para todas las sociedades. Se deben rellenar los siguientes campos:

Descripcin: descripcin del material (denominacin) de hasta 40 caracteres. Si la descripcin es superior se podr escribir en este campo la primera parte y el resto en el texto de compras o anotar aqu una descripcin abreviada y la descripcin completa indicarlo en el texto de compras. Las dos opciones son vlidas ya que tanto la descripcin como el texto de compras sern traspasados a solicitudes de pedido y pedidos.

Unidad de medida: se indicar en que se compra/almacena el material: unidades, das, jornadas, Se puede seleccionar mediante F4 o con el icono a la derecha del campo para visualizar los posibles valores.

Grupo de artculos: es una pequea clasificacin de los materiales. Es necesario elegir un valor de entre los disponibles bien pulsando F4, en el icono a la derecha del campo o escribindolo.

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Una vez identificados todos los campos obligatorios el sistema permitir acceder a la siguiente pestaa. Para ello se podr pulsar intro (excepto en pestaas de textos que hace saltos de lnea), pulsar en el icono o pinchar en la pestaa.

2.1.5 Ventas: Gral./Centro


La siguiente pestaa relevante para compras es Ventas: Gral./Centro: Como puede verse en la figura esta pestaa contiene informacin a nivel Centro. En esta pestaa se deber indicar el nmero de serie en el campo Perfil NmSerie en el caso de gestin por nmeros de serie. Para ello se indicar el valor 0001.

2.1.6 Compras
La siguiente pestaa ser Compras. Esta pantalla contiene datos a nivel general.

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En esta pestaa se debern rellenar: o Sujeto a lote: Marcar en los materiales para los que se quieran tener distintos precios de valoracin en almacn en funcin del precio de compra. Se marcar a nivel de centro, es decir, para Softec, por ejemplo, puede marcarse y para Goitek puede estar sin marcar. o Nm pieza fabricante: en el campo Nm pieza fabricante en caso de que sea un producto almacenable se deber rellenar con el cdigo del Part number. Este, ser nico por cdigo de material, es decir, no se podr indicar por ejemplo un part number para Softec y otro para Random. Y adems se podran indicar: o o Grupo de compras: el encargado de gestionar las compras de este material en el centro que se est actualizando. Indicador de impuesto: se indicar el impuesto al que estarn sujetas las compras del material. Es nico para todos los centros.

2.1.7 Texto Pedido Compras


La siguiente desde el punto de vista de compras es Texto pedido compras y ser comn para todos los centros.

En esta pantalla se indicar la descripcin ampliada del material que no entre en los 40 caracteres de la descripcin o que sea una aclaracin adicional a incluir en todos los pedidos.

2.1.8 Planificacin de necesidades 2


En esta vista se especifica, el campo

Alm.aprov. externo, el almacn por defecto en que ser propuesto en los pedidos de compra.

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2.1.9 Contabilidad 1

En esta pestaa de debern epecificar: o Tipo de valoracin: en caso de que se quieran tener distintos precios de valoracin en almacn segn precio de compra adems de marcar el campo Sujeto a lote tambin se debe indicar este campo con una X. De esta forma la valoracin ser por lote y de forma automtica (como lote se tomar el nmero del pedido de compra). o Categora de valoracin: se deber elegir un valor de los disponibles segn el tipo de material. A travs de la categora de valoracin el sistema determina automticamente las cuentas contables en las que intervenga el mismo, como por ejemplo, la cuenta de existencias a usar. o Control de precios: En principio, todos tendrn el control de precios variable, es decir, el precio de valoracin del material en almacn se actualiza cada vez que entra stock. En el clculo de precio se tendrn en cuenta el stock y el valor del stock y la cantidad y precio de compra que entra. o Precio variable: es el precio de valoracin del material en el almacn. En la creacin del material se puede dejar en blanco si se desconoce y se actualizar posteriormente con la primera compra. Una vez que introducidos todos los datos obligatorios relevantes para compras se podr grabar lo registrado pinchando en el icono del diskette.

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2.2

AMPLIACIN DE DATOS DEL MAESTRO DE MATERIALES

En este apartado se describira la ampliacin de datos en el Maestro de Materiales. En el ejemplo que se muesrta se ampliaran los datos dando de alta un material ya creado en nueva Sociedad. Para la ampliacin se debe acceder a la transaccin MM01. Pero en este caso, en la pantalla inicial se introducir el cdigo de material y se podr indicar como modelo el mismo material.

El resto de pantallas a rellenar sern iguales al de creacin de material excepto la pantalla de Niveles de organizacin. Aqu, adems de indicar donde se desea crear el material se deberan indicar de donde se copian los datos. Como se puede ver en la siguieten figura se van a ampiar los datos credos para la Sociedad modelo (IB44) a la Sociedad IB59.

La mayoria de las pantallas vendran rellenadas al copiar del modelo pero el sistema ofrece la posibilidad de modificar los valores propuestos.

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2.3

MODIFICAR MAESTRO DE MATERIALES

Para modificar el material se acceder a la transaccin MM02. Aqu, se introducir el cdigo de material a modificar.

Al pulsar intro igual que en la creacin se deben seleccionar las vistas a modificar. A contiuacin se indicaran los niveles de organizacin de las vistas y por ltimo se modificaran los datos.

2.4

VISUALIZAR MAESTRO DE MATERIALES

Para visualizar un material se utilizar la transaccin MM03 cuyo funcionamiento es igual a la transaccin de modificacin. Mediante esta transaccin slo se puede visualizar el material por lo que ningn campo es modificable.

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3AMPLIACIN VENTAS
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DEL MAESTRO DE MATERIALES PARA

Pestaa: Ventas: Datos. Org.Ventas 2:

Grupo tipo de posicin general: Agrupacin de materiales que utiliza el sistema para el tratamiento de documentos comerciales para determinar los tipos de posicin.

Grupo de tipo de posicin: Agrupacin de materiales utilizada por el sistema para la determinacin de tipos de posicin al procesar documentos de venta.

Jerarqua de productos: Secuencia alfanumrica de caracteres que sirve para agrupar materiales mediante la combinacin de diferentes caractersticas y se utiliza para evaluaciones y determinaciones de precios. Familias y subfamilias ( y se puede introducir un tercer nivel.)

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Ventas. Datos centro/ gral:

Grupo de transporte: Agrupacin de materiales que tienen los mismos requerimientos para la determinacin de la ruta y el transporte. Es obligatorio en SAP, y siempre se pondr el 0001.

o o

Grupo Carga: Agrupacin de materiales con los mismos requerimientos de carga. Es obligatorio en SAP, y siempre se pondr el 0001. El sistema lo propone por defecto. Verificacin de disponibilidad: aparece por defecto ZI. El sistema utiliza este campo para hincar cmo verifica el sistema la disponibiliad para la planificacin de necesidades.

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Texto comercial:

Cuando se introduce aqu un texto, ste aparece en los documentos de ventas a nivel de posicin en textos. Este texto se podr imprimir.

Planif. Necesidades 1:

Caracterstica de planificacin de necesidades: es la clave que determina si para un material se planifican las necesidades y de qu forma. Existen varias posibilidades para ello, pero en este caso siempre y por defecto saldr ND Sin planificacin.

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