El Síndrome de la Documentación de los Procesos

El contar con procesos documentados en planes de calidad o procedimientos es un requisito
de cualquier esquema de aseguramiento de calidad como ISO; esta documentación permite
contar con el conocimiento que se requiere durante la operación de los procesos de tal forma
que se logre la “repetitividad”. También esquemas de mejora como SIX SIGMA o LEAN
mencionan la necesidad de documentar los procesos. Sin embargo las organizaciones deben
ser conscientes de que la documentación debe ser realizada después de que el proceso ha sido
mejorado o en el mejor de los casos rediseñado, pues de lo contrario se corre un riesgo
importante de lograr repetitividad en lo que no es correcto, esto es, la documentación tiene
un enfoque primordial en la eficiencia: hacerlo correctamente, pero no necesariamente en la
eficacia: hacer lo correcto; lo cual es un freno para la innovación.
Cuando se trata de mejorar o en el mejor de los casos rediseñar o innovar en un proceso, se
debe tener la idea clara que la documentación detallada no es un paso inicial adecuado; será
primero necesario realizar una documentación cuyo fin no es el analizar el proceso sino
entenderlo, la diferencia es “cuatro meses”. Las metodologías clásicas de este tipo de
documentación que buscan exclusivamente entender el proceso son el llamado Brown
Paper”, conocido en el esquema LEAN como “value stream mapping” el cual generalmente
se realiza sobre papel kraft (de ahí el nombre de “brown”) y usando post its. La principal
característica de esta ilustración no es los materiales con que se realiza sino lograr hacerla
con todos los actores del proceso presentes en una sesión para lograr una visión sistémica del
mismo, potenciando el entendimiento transversal de las organizaciones que es un principio
fundamental cuando se habla de procesos lo cual es necesario para buscar la innovación.
Frecuentemente se piensa que con que se “arme” el proceso en partes se logrará el
entendimiento del mismo; nuestra experiencia es que las “historias de terror” que te
encuentras en los procesos donde por ejemplo en la ilustración de un proceso de abasto de
insumos y materia prima necesarios para la operación; algunos pasos del proceso son los
siguientes: analista toma información de costos del pedido del sistema transaccional, la copia y
la pega en Excel, analista suma costos en Excel para obtener total del pedido, analista verifica la
suma de Excel en su sumadora (al preguntársele porque hacía eso contestó "eso dice el
procedimiento"; y al preguntarse si alguna vez la suma había sido incorrecta la respuesta fue
"no"). (ver más historias de terror en www.reata-ocp.blogspot.com).

© Dr. Armando J. Espinosa de los Monteros Fuentes
www.reata-ocp.blogspot.com

Página 1

El Síndrome de la Documentación de los Procesos
Una vez teniendo una idea de lo que el proceso hace, se deberá asegurar la eficacia del mismo
con base en el rediseño e innovación y posteriormente la eficiencia a través de la
documentación, que entonces si agregará valor al ser más robusto.

Dr. Armando J. Espinosa de los Monteros Fuentes ©.
http://es.scribd.com/doc/139785605/El-Sindrome-de-la-Documentacion-de-losProcesos

© Dr. Armando J. Espinosa de los Monteros Fuentes
www.reata-ocp.blogspot.com

Página 2

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful