ACCESS

RESUMEN SEMANA 1 QU ES UNA BASE DE DATOS? Una base de datos es una coleccin de informaciones o datos relacionados con un tema particular. CAMPOS, REGISTROS, TABLAS Y BASES Un campo es la pieza ms pequea de informacin de la que se compone un base de datos. Esta parte indivisible contiene un nico dato. Los campos se disponen en conjuntos llamados registros. Cada registro est compuesto por los mismos campos y en la misma disposicin; slo cambia el contenido pero permanecen invariables la longitud y la ubicacin de cada uno de los datos en todos los registros. Esta coleccin de registros idnticos en cuanto a su formato se agrupa en lo que se denomina una tabla. La denominacin de tabla se debe a su organizacin en filas y columnas. Cada fila o rengln contiene los datos de un nico registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. Los nombres de los campos aparecen al tope de la tabla, describen la informacin que contendr cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo. QU ES UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS RELACIONALES? Se trata de un instrumento que nos permite ingresar, recuperar y manejar la informacin contenida en la base de datos. Entendemos por manejar, la posibilidad de ejecutar las siguientes operaciones, entre muchas otras: Aadir nueva informacin a medida que sta va ingresando. Obtener la informacin ordenada segn determinados parmetros. Calcular cmputos referidos a la base. Imprimir la informacin deseada, ya sea en forma de tablas o de grficos de diversos tipos. La ms notable diferencia respecto de la base de datos tradicional consiste en que los datos se ingresan una sola vez, de determinad forma, y pueden luego manipularse para extraer la informacin ordenada y seleccionada segn mltiples criterios. QU SIGNIFICA RELACIONAL? Una base de datos relacional es un sistema especficamente diseado para el manejo de informacin que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre s. QU ES UNA CONSULTA? Bsicamente una consulta (query) es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada informacin, extrayndola del cmulo de datos que almacena la base. Los datos que respondern a la consulta pueden provenir de una o de varias tablas. A la respuesta de la consulta se la denomina hoja de respuestas dinmicas. Se la llama
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dinmica porque cualquier datos que se modifique en al mencionada hoja, es actualizado en las tablas correspondientes. QU ES UN FORMULARIO? Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blanco para introducir la informacin, con un campo separado para cada dato. En una base de datos electrnica la definicin es casi la misma, con la diferencia de que trabajamos en la pantalla del monitor, de esta manera podremos ingresar y modificar los datos directamente en el formulario de la pantalla, formulario que habremos diseado previamente segn nuestra necesidad y en el que podremos incluir tambin material grfico (fotos) y sonidos. QU ES UN INFORME? Un informe es informacin, organizada segn el criterio que hayamos introducido, impresa o visualizada en pantalla. Se puede usar un informe para agrupar registros en un diseo personalizado. QU ES UN OBJETO? Objeto significa en trminos generales algo que es posible seleccionar y manipular como una unidad identificable, como por ejemplo una tabla, una consultar, un informe, una macro, un dibujo, un grfico, un documento creado con otra aplicacin, un control en un formulario, etc. QU ES UN FILTRO? Un filtro es un conjunto de criterios mediante los cuales decimos cules son los registros que deseamos ver y cules no. Access utiliza estos criterios para seleccionar los registros deseados de una tabla. Podemos aplicar un filtro temporario sobre cualquier tabla, consulta o formulario que se encuentre activo o bien crear una consulta en base la tabla y utilizar sta como si se tratara de la tabla misma, pero conteniendo slo los registros que se especifican en el criterio de la seleccin. QU SON LAS MACROS Y LOS MDULOS? Una macro es una lista de acciones que deseamos que se lleven a cabo. Podremos utilizar mdulos realizados con Visual Basic para ejecutar determinadas acciones muy especficas que no estn contempladas entre las herramientas que provee Access. LA PANTALLA DE TRABAJO DE ACCESS BARRA DE TTULOS DE LA APLICACIN La barra de ttulos slo contiene el nombre de la aplicacin. La barra de ttulos contiene tambin los botones necesarios para el manejo de la ventana (botones maximizar y minimizar, restaurar). LA BARRA DE MEN Contiene las opciones que al ser pulsadas presentan distintos submenes, en los que se hallan todas las funciones y comandos necesarios. LA BARRA DE HERRAMIENTAS Se trata de una banda que contiene distintos conos que permiten ejecutar directamente los comandos y funciones ms usuales. EL REA DE TRABAJO DE ACCESS Es el sector en donde se abrirn las ventanas de trabajo. LA BARRA O LNEA DE ESTADO
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Muestra una breve resea de la accin de determinado comando. Puede indicar tambin qu operacin se puede realizar a continuacin. Si se lleva el sealador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botn herramienta, se podr leer aqu una breve descripcin de su funcin. Hacia el sector extremo derecho de esta lnea se encuentran los indicadores de modo en los que se muestra, entre otras cosas, si se est trabajando en sobreescritura (SOB), en modo insercin (INS), en maysculas (MAYU), etc.

CREACIN DE UNA BASE DE DATOS Al iniciar ACCESS aparece un cuadro inicial con tres opciones: Base de datos en blanco, Asistente para bases de datos y Abrir una base de datos existente. Como ya se mencion antes, ACCESS almacena en un archivo de base de datos todas las tablas, como as tambin todas las consultas, formularios, informes y dems objetos relacionados con esa base de datos. Cuando creamos este archivo contenedor, el mismo se encontrar en blanco o vaco. Utilizando las herramientas de ACCESS, se crean las distintas tablas en las que se cargar informacin, para despus agregar consultas, formularios, informes, etc. con los que se presentar o actualizar esa informacin de diversos modos. La primera opcin generar una base de datos en blanco en la que se podrn ir agregando los elementos que se necesiten (tablas, consultas, formularios, etc.). La segunda guiar, mediante un asistente, la creacin de esos elementos de acuerdo a lo que se responda a distintas preguntas que se formularn durante el proceso. La tercera permite elegir alguna de las bases con las que se haya trabajado ltimamente o, en su defecto, al pulsar sobre la lnea Ms archivos, acceder a un cuadro estndar de Abrir archivo para seleccionar alguna base de datos ACCESS (extensin MDB) en las unidades de disco locales o de la red. Pulsaremos, para activar, el botn de radio correspondiente a la primera opcin: Base de datos en blanco, y luego el botn Aceptar. Esto permite crear una base de datos en blanco para comenzar nuestro trabajo. Aparecer un cuadro en el cual debemos asignar un nombre a esta nueva base. ACCESS propone un nombre resaltado en azul: bd1.mdb. MDB es la extensin de archivo que identifica a las bases de datos ACCESS: Microsoft Data Base (en este caso Base de Datos 1 de Microsoft Data Base). Escribamos PRACTICA.MDB, lo que reemplazar el nombre propuesto y ser el nombre de la nueva base. Luego pulsemos el botn Crear. Este ltimo paso llevar al cuadro de dilogo Base de datos. CMO SE CREA UNA TABLA Cuando se vuelva a iniciar ACCESS, se abrir la opcin ARCHIVO del men y se encontrar en la parte inferior el nombre Prctica como ltima opcin y, por lo tanto, pulsamos sobre el mismo para abrirla y as poder continuar. Lo primero que se debe crear es una tabla, que es el verdadero soporte que contiene a los datos. Es justamente la opcin que est preparada (ver que la solapa Tablas se encuentra en primer plano). Pulsar el botn Nuevo para llegar al cuadro Nueva tabla. Pulsar ahora la tecla y seleccionar la segunda opcin (Diseo). Con el botn Aceptar cerrar este cuadro de dilogo y pasar a la cuadrcula de diseo de tablas. El nombre del primer campo ser CODCLI. Usamos maysculas por cuestin de claridad pero no es obligatorio. Elegimos un nombre de 6 letras pero podemos usar
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hasta 64 caracteres e incluir espacios. El campo podra llamarse Cdigo del Cliente. En el Tipo de Datos, aparece Texto pero abrimos la lista y elegimos Numrico. En el sector inferior aparece un grupo de parmetros titulado Propiedades del campo. En Tamao del campo elegimos Entero. En Lugares decimales elegimos el 0. En el campo Requerido elegimos S y en el campo Indexado elegimos S (sin duplicados). En Descripcin escribimos Cdigo numrico del Cliente. En el siguiente rengln escribimos NOMBRE, en Tipo dejamos Texto, en Descripcin escribimos Nombre o razn social del cliente. Del mismo modo definimos Direccin, Localidad y Telfono segn los siguientes parmetros. Nombre del campo DIRECCIN LOCALIDAD TELEFONO Tipo de datos Texto Texto Texto Descripcin Calle y Numero Ciudad o pueblo Nmeros y espacios Tamao 50 36 30 Requerido SI SI NO

Guardar la tabla como CLIENTES. Access advertir sobre la ausencia de un ndice. Contestar que NO. Ahora la base de datos PRACTICA contiene la tabla CLIENTES. CLAVE E NDICE Un ndice es un objeto ms, contenido dentro de la base de datos, que permite definir un ordenamiento y una clave de acceso particular para una determinada tabla de esa base. Un ndice permite leer o listar los registros de la tabla en un orden determinado, acceder a un determinado registro en forma directa, y relacionar datos de distintas tablas. Generalmente, aunque no es obligatorio, cada fila o registro tiene un nmero de cdigo o serie que se llama Clave principal de la tabla. Estableceremos el campo CODCLI como clave principal. Marcar el primer rengln y luego pulsar el botn con la llave. Por ser la clave elegimos como propiedades Requerido e Indexado sin duplicados (no puede haber claves duplicadas). Guardar estos cambios. INGRESO DE DATOS Hacer doble clic en CLIENTES y comenzar a agregar datos. El tringulo negro indica el registro activo. El lpiz indica que el registro est siendo editado y que no ha sido guardado todava. El asterisco identifica al registro en blanco. De campo a campo se pasa con Enter o Tab. En el ltimo campo pasa al siguiente registro. Entonces el registro anterior es guardado. Para corregir, volvemos al campo y usando Delete, Insert o Backspace, modificamos el contenido del campo. Con Esc o ctrl. + Z anulamos los cambios. Access advierte cuando el dato ingresado no est de acuerdo con el tipo o cuando no se ingresan datos en campos con la propiedad Requerido en S o cuando se ingresa el mismo dato en un campo clave. AGREGAR CAMPOS En modo Diseo, directamente agregar el campo PROVINCIA, Tipo: Texto, Tamao: 22, Requerido: S, Descripcin: Nombre de la Provincia. Al grabar estos cambios Access advertir que un campo requerido est vaco, contestar NO y pasar al modo ingreso de datos y completar el campo agregado.
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MOVER O REUBICAR COLUMNA El campo TELEFONO ha quedado entre LOCALIDAD y PROVINCIA. En modo Diseo, seleccionamos el rengln DIRECCIN, soltamos el botn del mouse, pulsamos nuevamente sobre el selector y sin soltar, lo arrastramos un rengln hacia abajo, de modo que quede debajo de LOCALIDAD. En modo Hoja de Datos, pulsamos el rtulo de la columna PROVINCIA, soltamos el botn del mouse, pulsamos nuevamente sobre el rtulo y sin soltar, lo arrastramos cuatro columnas hacia la izquierda hasta que aparezca una lnea negra gruesa a la izquierda de la columna LOCALIDAD. Liberamos el mouse. ELIMINAR COLUMNA En modo Diseo, seleccionar el rengln DIRECCIN, pulsar al tecla Delete, aceptamos. Deshacer con Ctrl + Z o con el botn Deshacer. MODIFICAR ANCHO DE COLUMNA Desde la Hoja de Datos, ubicar el puntero entre NOMBRE y DIRECCIN, cuando el puntero toma aspecto de doble flecha, pulsar y sin soltar el botn del mouse, desplazarse hacia la derecha hasta ver que el contenido de la columna NOMBRE cabe en la misma. ZOOM Se ampla el ancho de la columna con Shift + F2. AJUSTE AUTOMTICO DE COLUMNA Seleccionar la columna, pulsar el botn derecho, seleccionar Ancho de columna. Ancho estndar y Aceptar vuelve al ancho original que da Access. Ajuste perfecto ajusta el ancho al mnimo necesario. CAMBIAR EL TAMAO DE UN CAMPO En Modo diseo, pulsar el rengln de LOCALIDAD. Cambiar el tamao del campo que tenamos en 36 a 20. Al guardar los cambios Access advierte que se podran perder datos. Si sabemos que el ancho de todos los datos es menor a 20, elegimos S. CAMBIAR EL RTULO DE UNA COLUMNA En Modo diseo, en la columna Nombres de campo, cambiar LOCALIDAD por Partido. Guardar. Ir a modo Hoja de Datos, seleccionar la columna Partido y con botn derecho del men, seleccionar Cambiar nombre de columna y volverla a LOCALIDAD. CREAR LISTA DE AYUDA PARA UNA COLUMNA Si un campo consta de pocos valores posibles o contiene algunos valores de uso frecuente, podemos elaborar un lista con esos valores. As cambiamos la tarea de escribir por la de elegir. Crearemos una lista para el campo PROVINCIA. En Modo Diseo, seleccionamos el campo PROVINCIA. En el cuadro inferior elegimos la solapa Bsqueda. En Mostrar control seleccionamos Cuadro de lista. En Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de valores. En Origen de la fila debemos ingresar la lista de textos separados por punto y coma. Para facilitar la tarea usamos el Zoom. Luego de ingresar todos los textos Aceptamos. En nmero de columnas dejamos 1. CREAR LISTA A DOS COLUMNAS Si se trata de un cdigo, podemos crear una lista a dos columna; en la primera servir para mostrar y elegir el cdigo y la segunda para mostrar el significado del mismo. En
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la columna PROVINCIA, en lugar de guardar el nombre completo, guardaremos un cdigo de la provincia. En modo Diseo, modificar el rtulo de la columna a CodProvin y cambiar su tamao a 2 caracteres. En el campo Formato colocar el signo > que significa que toda entrada ser convertida a maysculas. En el cuadro Bsqueda, Origen de la fila, agregar delante del nombre de cada provincia un cdigo de 2 letras, en Cantidad de columnas poner 2 y el Ancho de columna 1,2 para que se muestre el cdigo seguido del nombre y ambas columnas con el ancho adecuado. UTILIZAR LA INFORMACIN DE ACCESS EN OTRAS APLICACIONES OFFICE Si seleccionamos Publicar con MS Word, se transfiere la tabla a una tabla de Word, con el mismo aspecto que en Access. Si seleccionamos Combinar con MS Word, podemos crear en Word un documento maestro en el que incluiremos campos de la tabla. Esto ya se ha visto en el curso de Word. Sin embargo, repetiremos los pasos bsicos. Se pueden agregar campos de vnculo con la tabla a un documento existente (Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente) o bien a uno nuevo que se crear en el momento (Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo). Esto se debe decidir en el cuadro de dilogo correspondiente. Seleccionamos (en este ejemplo) la segunda opcin. En el caso de seleccionar la primera opcin, aparecer un cuadro en el que se deber elegir el documento donde colocar los datos combinados. Escribir un texto, por ejemplo: Estimado Sr. Pulsar el botn Insertar campos de combinacin. Se abrir la lista con los campos de la tabla. Elegir el campo a insertar, por ejemplo Nombre. Estimado Sr. <<Nombre>> Se puede seleccionar este campo insertado y modificar el formato (negrita, cursiva, etc.). De la misma manera se van insertando los otros campos. Pulsar el botn Ver datos combinados y los nombres de campos sern reemplazados por sus contenidos. Pulsar el botn Prximo registro y ser vern la combinacin con los datos del siguiente registro. Luego se puede imprimir, revisar, etc. Si seleccionamos Analizar con Excel, la informacin de la tabla se transfiere a una planilla de Excel. Se podr analizar, acumular, calcular, etc. aplicando todas las facilidades de Excel. El archivo tendr el mismo nombre que la tabla pero con la extensin .xls como todas las planillas de Excel. CMO BUSCAR UN DATO Si tenemos que hallar un nmero determinado de cliente, la bsqueda es sencilla porque los registros estn ordenados justamente de acuerdo al cdigo de cliente. Pero para hallar, por ejemplo la localidad de residencia, deberamos recorrer toda la tabla para ubicar a los clientes de determinada localidad. Para esto, Access tiene su herramienta de buscar. Por ejemplo, seleccionar el campo Localidad de cualquier registro, pulsar el botn Buscar. Aparece un cuadro cuyo ttulo es Buscar en campo: LOCALIDAD. En el campo Buscar escribir Palomar. Activar la opcin Buscar campos con formato. Pulsar el botn Buscar primero. Si se encuentra, Access indica ese registro como activo. Pulsar Buscar siguiente. Si existe, Access hallar el prximo registro y as sucesivamente hasta que no haya ms registros con ese contenido.

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CMO HACER BSQUEDAS POR SIMILITUD En el cuadro de bsqueda est el campo Coincidir que tiene una lista de opciones. La opcin Hacer coincidir todo el campo se usa cuando sabemos qu estamos buscando. Pero por ejemplo buscamos Capital y no sabemos si dice la palabra completa o slo Cap. En este caso, activamos la opcin Comienzo del campo. CMO BUSCAR UN TEXTO QUE EST EN MEDIO DE UN CAMPO Por ejemplo, buscamos a alguien que se llama Hugo. Cerrar la bsqueda anterior, pulsar el campo Nombre en cualquier registro, pulsar Buscar. En el campo Buscar, escribir hugo (en minscula), de la lista Coincidir, seleccionar Cualquier parte del campo y activar la opcin Buscar campos con formato. Pulsar Buscar primero y luego Buscar siguiente hasta hallar lo que buscamos. CMO BUSCAR UN DATO EN TODA LA TABLA Desactivar la casilla Buscar slo el campo activo. CMO BUSCAR DE ABAJO HACIA ARRIBA La bsqueda por omisin es del primer registro hacia el ltimo pero se puede hacer al revs seleccionando la opcin Arriba en la casilla Buscar en:. CMO REALIZAR BSQUEDAS ESPECIALES (CARACTERES COMODN) El carcter ? equivale a cualquier carcter en esa posicin. Por ejemplo, Buscar ??ez encontrar a Gmez y a Lpez. Buscar a L?pe? encontrar a Lpez con o sin acento, con z o con s. El carcter * equivale a cualquier cantidad de caracteres de cualquier carcter. Por ejemplo, Buscar p* encontrar a Pez, a Prez, y cualquier otro que comience con p. Buscar *ez encontrar a todos los Prez, Lpez, Gmez, etc. OTROS CASOS DE USO DE COMODINES Y EXPRESIONES El carcter # representa cualquier nmero pero no un letra. Los corchetes ( [ ] ) se usan para buscar uno entre varios caracteres posibles. Se pueden exceptuar caracteres con el signo de admiracin (!). Si ingresamos Encontraremos 104 104 ?a?ta Carta, Marta, Palta M*to Mosquito, Moto, Mosto, Monto *ero 3ero, Petrolero, Maletero, cero #a 1a, 2a, 5a Mar[i][ao] Mario, Mara, Maria s[aeiou] s seguida de cualquier vocal 1[!348] 11, 12, 15, 16, 17, 19 */*/67 todas las fechas de 1967 CMO BUSCAR EN UN CAMPO CON FORMATO DE FECHA Debemos escribir con el mismo formato en el que se muestran los datos en la tabla. Por ejemplo, 07/05/97 o 07-May-97, etc. Si desactivamos la casilla Buscar los campos con formato, podemos escribir 14-06-97 y buscar en columnas con formato de fecha 14-Jun97 (fecha mediana).
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