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POLTICAS DEL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO Y MANEJO DE PROVEEDORES

Las polticas son un marco referente de actuacin y de carcter estratgico que busca la generacin de respuestas coherentes ante situaciones de igual o similar estilo con una rpida aplicacin en toda la organizacin.Son formas de irradiar autorizar y de generar procesos seguros en la toma de decisiones, es mucho ms favorable generar polticas y marcos de actuacin que realizar manuales de funciones.

Nota: Este aplicativo le permitir construir la poltica de


aprovisionamiento y manejo de proveedores de su empresa
Antes de dar inicio al formato se debe solicitar el nombre de la empresa, nombre del representante legal o gerente de la compaa, y nombre y cargo de la persona que elabora el presente documento. 1. De acuerdo con el siguiente ejemplo establezca el objetivo de su poltica de compras Contribuir a la obtencin de los resultados y objetivos de (aqu debe ir el Nombre de su empresa), apoyando a las diferentes reas de la empresa en la adquisicin, entrega oportuna y adecuada de las requisiciones de material, mobiliario y equipo que requieran para cumplir con la misionalidad de la compaa El usuario con base al ejemplo propuesto debe poder escribir su propio objetivo con una cantidad de mximo 500 caracteres contando espacios. 2. Partir del siguiente listado seleccin las funciones del rea o de la persona encargada de compras: o planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo a las necesidades y asignacin presupuestal. o elaborar un catlogo de proveedores previa investigacin, anlisis y evaluacin de las caractersticas y comportamiento de los proveedores en el mercado, en cuanto a la calidad, precio y oportunidad de los bienes y servicios. o implantar un sistema de control en el almacn de tiles de trabajo, mobiliario y equipo, desde la recepcin de los materiales, su registro, y la elaboracin de informes mensuales hasta la entrega al usuario, que permita conocer con oportunidad las existencias. o apoyar a la direccin en la cotizacin y adquisicin del equipo de equipos de tecnoligiaa

o establecer los mecanismos necesarios para proteger, conservar y manejar adecuadamente los bienes. o establecer polticas y procedimientos para el control delos activos fijos. o supervisar y controlar el uso de los bienes de activo fijo de la dependencia en coordinacin con los responsables de los mismos. o informar al gerente sobre las necesidades de compra de insumos y otros material o implementar un sistema de control de bienes y servicios. o obtener del gerente o de la persona encargada la autorizacin presupuestal, previa a la adquisicin de bienes y servicios. o Autorizar y controlar las entradas y salidas del equipo y materiales. o presentar al gerente el anteproyecto de operacin anual del departamento, con objetivos y metas, as como el costo programado. o acordar e informar peridicamente al gerente sobre los avances en el cumplimiento de los programas establecidos. o Otra El usuario en este punto debe poder seleccionar varias de las opciones presentadas, de igual manera en la opcin otra debe ser posible escribir una frase con un mximo de 160 caracteres, y en tal medida podr incluir un mximo de 3 opciones adicionales que no se encuentren contempladas en el listado anterior 3. De acuerdo con el siguiente ejemplo establezca su poltica general: Ejecutar y supervisar las compras de mobiliario, equipo y materiales y contratacin de servicios, garantizando adems la eficiente aplicacin de los recursos mediante la adquisicin oportuna de los bienes en las mejores condiciones de precios, pago, calidad, soporte tcnico y garanta. Todas estas condiciones son respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, rdenes de compra y contratos de compraventa El usuario con base al ejemplo propuesto debe poder escribir su propia poltica generalcon un mximo de 500 caracteres contando espacios 4. Selecciones las categoras en las que implementara poltica de compras POLTICA DE PRODUCTO: Es el conjunto de atributos fsicos o psicolgicos que el consumidor considera que tiene un determinado bien o servicio para satisfacer sus deseos o necesidades. POLTICA DE PROVEEDORES: son las expectativas que setienen de un proveedor en lo relacionado con efectividad, competitividad de las adquisiciones, disponibilidad e inversin en inventarios, calidad y coordinacin

POLTICA DE AHORROS: Se entiende por todas aquellas que buscan garantizar el suministro de bienes o servicios, buscando para esto el menor costo posible para la empresa POLTICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN:Es aquella en la que se recolecta informacin de proveedores y productos en Bases de datosdebidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtencin de informacin, con el fin de generar procesos de tomo de decisiones Nota: En el presente punto el usuario mnimo podr seleccionar 2 polticas y mximo todas, Una vez el empresario seleccione las categoras que desea incluir se deber generar un nuevo pantallazo por cada una con el fin de establecer las polticas para cada una de estas con forme a los siguientes literales. a) POLTICA DE PRODUCTO: Comprar referencias de mercado y no productos a la medida. Realizar cantidades optimas de pedido para evitar el exceso o faltante de inventario Antes de comprar verificar calidad, tiempos de entrega, cantidad de la mercanca y precio Comprar bajo especificacin funcional y no por marca comercial. Estandarizacin de referencias. Comprar por coste total (TCO). Solo se recibir mercanca de proveedores que estn de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido Otra

El usuario en este punto debe poder seleccionar varias de las opciones presentadas, de igual manera en la opcin otra debe ser posible escribir una frase con un mximo de 160 caracteres, y en tal medida podr incluir un mximo de 4 opciones adicionales que no se encuentren contempladas en el listado anterior b) POLTICA DE PROVEEDORES: Realizar una evaluacin peridica de sus proveedores con el fin de clasificarlos y poder seleccionar el ms conveniente para la empresa o en su defecto acompaarlos para realizar un plan de mejoramiento

Cumplir los compromisos pactados. fomentar la pro-actividad de los proveedores como ventaja competitiva Tener ms de un proveedor de insumos o productos Asegurarse de la seriedad del proveedor y del buen servicio que se puede obtener Otra

El usuario en este punto debe poder seleccionar varias de las opciones presentadas, de igual manera en la opcin otra debe ser posible escribir una frase con un mximo de 160 caracteres, y en tal medida podr incluir un mximo de 4 opciones adicionales que no se encuentren contempladas en el listado anterior

c) POLTICA DE AHORROS: Garantice el suministro de materiales y servicios siempre tratando reducir los costos No sacrifique calidad por precios Asegrese que la reduccin de costos no implique realizar otros gastos Realice mnimo 3 cotizaciones para garantizar un menor precio (tenga en cuenta que las mismas deben tener caractersticas uniformes) Otra

El usuario en este punto debe poder seleccionar varias de las opciones presentadas, de igual manera en la opcin otra debe ser posible escribir una frase con un mximo de 160 caracteres, y en tal medida podr incluir un mximo de 4 opciones adicionales que no se encuentren contempladas en el listado anterior d) POLTICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN: Toda la informacin generada por el proceso de compra debe ser sistematizada Utilizar la menor cantidad de documentacin en el proceso de compra

Buscar la utilizacin de la tecnologa para mejorar los procesos de compra Otra

El usuario en este punto debe poder seleccionar varias de las opciones presentadas, de igual manera en la opcin otra debe ser posible escribir una frase con un mximo de 160 caracteres, y en tal medida podr incluir un mximo de 4 opciones adicionales que no se encuentren contempladas en el listado anterior Nota: una vez finalizado el proceso anterior el software debe generar un documento en PDF que tenga el siguiente esquema: POLITICA DE COMPRAS DE LA EMPRESA (en este espacio debe ir el nombre de la empresa) FECHA DE ELABORACION (LA DEBE BOTAR EL SISTEMA) FECHA DE ACTUALIZACION (LA DEBE BOTAR EL SISTEMA)

Objetivo General de la poltica de compras Contribuir a la obtencin de los resultados y objetivos de (aqu debe ir el Nombre de su empresa), apoyando a las diferentes reas de la empresa en la adquisicin, entrega oportuna y adecuada de las requisiciones de material, mobiliario y equipo que requieran para cumplir con la misionalidad de la compaa(conforme a lo escrito por el usuario) Funciones del rea o de la persona encargada de compras o planear y programar las adquisiciones de bienes y servicios, de acuerdo a las necesidades y asignacin presupuestal. o elaborar un catlogo de proveedores previa investigacin, anlisis y evaluacin de las caractersticas y comportamiento de los proveedores en el mercado, en cuanto a la calidad, precio y oportunidad de los bienes y servicios. o implantar un sistema de control en el almacn de tiles de trabajo, mobiliario y equipo, desde la recepcin de los materiales, su registro, y la elaboracin de informes mensuales hasta la entrega al usuario, que permita conocer con oportunidad las existencias. (Conforme a lo seleccionado por el usuario)

Poltica general: Ejecutar y supervisar las compras de mobiliario, equipo y materiales y contratacin de servicios, garantizando adems la eficiente aplicacin de los recursos mediante la adquisicin oportuna de los bienes en las mejores condiciones de precios, pago, calidad, soporte tcnico y garanta. Todas estas condiciones son respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas, rdenes de compra y contratos de compraventa(conforme a lo escrito por el usuario) POLTICA DE PRODUCTO: Comprar referencias de mercado y no productos a la medida. Realizar cantidades optimas de pedido para evitar el exceso o faltante de inventario Antes de comprar verificar calidad, tiempos de entrega, cantidad de la mercanca y precio Comprar bajo especificacin funcional y no por marca comercial. Estandarizacin de referencias. Comprar por coste total (TCO). (Conforme a lo seleccionado por el usuario)

POLTICA DE PROVEEDORES: Realizar una evaluacin peridica de sus proveedores con el fin de clasificarlos y poder seleccionar el ms conveniente para la empresa o en su defecto acompaarlos para realizar un plan de mejoramiento Cumplir los compromisos pactados. fomentar la pro-actividad de los proveedores como ventaja competitiva Tener ms de un proveedor de insumos o productos Asegurarse de la seriedad del proveedor y del buen servicio que se puede obtener (Conforme a lo seleccionado por el usuario)

POLTICA DE AHORROS:

Garantice el suministro de materiales y servicios siempre tratando reducir los costos No sacrifique calidad por precios Asegrese que la reduccin de costos no implique realizar otros gastos Realice mnimo 3 cotizaciones para garantizar un menor precio (tenga en cuenta que las mismas deben tener caractersticas uniformes) (Conforme a lo seleccionado por el usuario)

POLTICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN: Garantice el suministro de materiales y servicios siempre tratando reducir los costos No sacrifique calidad por precios Asegrese que la reduccin de costos no implique realizar otros gastos Realice mnimo 3 cotizaciones para garantizar un menor precio (tenga en cuenta que las mismas deben tener caractersticas uniformes) (Conforme a lo seleccionado por el usuario)

Nota: no olvidar incluir las opciones adicionales escritas por los usuarios de ser el caso

__________________________________________ (espacio para firma) Nombre del representante legal o gerente de la empresa

Nombre de quien elabor el documento

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