Plan Anticorrupcion 2013 Definitivo-Entidades Descentralizadas

PLAN ANTICORRUPCION
MUNICIPIO DE TABIO
INTRODUCCION
La Alcalda Municipal de Tabio Cundinamarca, a cargo del seor Alcalde OSCAR EDUARDO RODRGUEZ LOZANO, se encuentra comprometida con el desarrollo integral en los aspectos social, econmico, cultural y poltico acorde a las polticas del Orden Nacional y Departamental tenientes a la construccin de un Estado equitativo y justo. El objeto es promover los principios y valores institucionales, contenidos en el Plan de Desarrollo 2012-2015 TABIO TRABAJO CON AMOR y el Cdigo de tica del Municipio, Lo cual se logra generando un ambiente de confianza constante de los ciudadanos frente a la administracin municipal y frente a los particulares que participan en la prestacin de los servicios pblicos, asegurando el control social, la seguridad ciudadana y la garanta de los derechos mediante procesos transparentes, que garanticen la igualdad de oportunidades, el trato digno y la eliminacin de las desigualdades, Por ello se procede a expedir el presente PLAN ANTICORRUPCIN Y ESTRATEGIA DE ATENCIN A LA CIUDADANA, para la vigencia 2013, de conformidad a lo preceptuado en la ley establecido en la ley 1474 de 2011 de 2011. La estrategia contempla el mapa de riesgos de corrupcin en la Entidad, las medidas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trmites y los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.
OBJETIVOS GENERALES
1. Aportar a la transformacin de condiciones estructurales y funcionales que permitan la adopcin de estrategias concretas en materia de lucha contra la corrupcin que orienten la gestin hacia la eficiencia y la transparencia.
2. Ilustrar y dotar de herramientas a la ciudadana para ejercer su derecho poltico fundamental a controlar el poder.
3. Promover herramientas orientadas a la prevencin y disminucin de actos de corrupcin en articulacin con las instituciones pblicas, la empresa privada, la ciudadana, los medios de comunicacin y las organizaciones de la sociedad civil.
4. Identificacin de los riesgos de corrupcin en la gestin contractual realizando seguimiento, control y evaluacin constantes.
5. Construccin del sistema de alertas tempranas en tiempo real que permita identificar en cada uno de sus procesos contractuales los riesgos que se van presentando desde la planeacin hasta la liquidacin de los contratos y/o convenios.
6. Publicidad de las acciones en materia de lucha contra la corrupcin.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Fortalecer
las instituciones democrticas y Promover el acceso a la
informacin de la gestin pblica, motivando a la ciudadana en el ejercicio de los deberes y derechos del control social.
2. Impulsar el seguimiento visible de la inversin eficiente de los recursos
pblicos, en Salud, Vivienda, Servicios Pblicos en los diferentes sectores de inversin.
3. Promover la cultura de la legalidad en el Municipio, generando espacios de
trabajo conjunto con los diferentes rganos de control.
FUNCIONES INSTITUCIONALES PARA LA LUCHA ANTICORRUPCION
1. Aplicacin local de las polticas gubernamentales destinadas a promover la lucha contra la corrupcin.
2. Identificacin de las principales causas de corrupcin o ineficiencia en materia administrativa, evaluar sus impactos y trazar la ruta para contrarrestarlas.
3. Desarrollar, participar y colaborar en el diseo de proyectos y herramientas, que propicien la modernizacin, tica, eficiencia y transparencia de la gestin local en materia de lucha contra corrupcin.
4. Implementar los proyectos que mediante la utilizacin de tecnologa permitan conectar las entidades y organismos del Estado, provean a la comunidad de informacin sobre la gestin pblica, permita realizar trmites en lnea y propendan por la masificacin del acceso a la tecnologa.
5. Implementar los mecanismos que propicien que la entidad implemente desarrollos tecnolgicos que les permitan modernizar y agilizar su gestin, competir y obtener certificaciones de calidad para sus procesos que incluyan sistemas de medicin de resultados e indicadores de gestin.
6. Liderar iniciativas que mediante el anlisis de la informacin contable y presupuestal, permitan evaluar la gestin y la eficiencia de la administracin de los bienes pblicos.
7. Liderar acciones que fortalezcan al municipio en materia de control interno de gestin y el control interno disciplinario y propiciar mecanismos que mediante la adecuada evaluacin de procesos permiten establecer nuevos mtodos para mejorar el desempeo municipal y el impacto de su quehacer en la sociedad. 8. Desarrollar conjuntamente con los organismos de control, metodologas y modelos que permitan detectar y castigar los casos de corrupcin administrativa.
9. Establecer mecanismos orientados a fortalecer la veedura cvica en los diferentes rdenes.
10. Elaborar los instrumentos pertinentes para implantar las polticas del Municipio en materia de tica, eficiencia, transparencia y eficiencia administrativa.
11. Implementar acciones de educacin, concientizacin, fortalecimiento de valores y principios y promocin de una nueva cultura de responsabilidad social y defensa de lo pblico, dirigidos tanto a la comunidad en general como a los sectores privados y pblicos.
12. Disear instrumentos que permitan hacer evaluacin, seguimiento y control a los procesos contractuales adelantados por las entidades estatales de
cualquier orden.
13. Recibir denuncias en contra de funcionarios pblicos de cualquier orden, darles, el trmite ante la autoridad competente y hacer el seguimiento respectivo.
14. Rendir peridicamente informes los entes de control que lo requieran, sobre el desarrollo y resultados del programa.
MARCO NORMATIVO PARA EL CONTROL, LA INVESTIGACIN Y SANCIN DE HECHOS DE CORRUPCIN
La normatividad presente en nuestro pas para prevenir, investigar, juzgar y sancionar hechos de corrupcin es amplia, de ah la importancia de definir los diferentes enfoques que se presentan para combatir este fenmeno.
Principios Constitucionales
En el marco de la constitucin de 1991 se consagraron principios para luchar contra la corrupcin administrativa en Colombia.
Constitucin Poltica de 1991: dio gran importancia a la participacin de la ciudadana en el control de la gestin pblica y estableci la responsabilidad patrimonial de los servidores pblicos. Los artculos relacionados con la lucha contra la corrupcin son: 23, 90, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 183, 184, 209 y 270. Disposiciones Legales y Reglamentarias. Las normas contenidas en este portal estn divididas por sus diferentes enfoques:
1. Normas que buscan lograr la eficiencia administrativa, la transparencia a travs de los sistemas de informacin y de polticas en el mejoramiento de la gestin pblica
Bajo este lineamiento encontramos el primer grupo de normas, que han implementado el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, la responsabilidad de los servidores pblicos de informar en forma transparente y oportuna sus actuaciones, su responsabilidad patrimonial y la incorporacin de principios para llevar a cabo una gestin pblica eficiente.
Normas que buscan lograr la eficiencia administrativa, la transparencia a travs de los sistemas de informacin y de polticas en el mejoramiento de la gestin pblica. Bajo este lineamiento encontramos el primer grupo de normas, que han implementado el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, la responsabilidad de los servidores pblicos de informar en forma transparente y oportuna sus actuaciones, su
responsabilidad patrimonial y la incorporacin de principios para llevar a cabo una gestin pblica eficiente.
Ley 80 de 1993
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. En su articulado establece causales de inhabilidad e incompatibilidad para participar en licitaciones o concursos para contratar con el estado, adicionalmente tambin se establece la responsabilidad patrimonial por parte de los funcionarios y se consagra la accin de repeticin.
Ley 190 de 1995
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin administrativa. Estatuto Anticorrupcin. Entre sus normas se encuentra la responsabilidad al aspirante a servidor pblico o de quien celebre un contrato con el estado de informar acerca de las inhabilidades o incompatibilidades en las que pueda estar en curso, adicionalmente se incorpor en diferentes apartes, el principio de repeticin a los servidores pblicos. Cre el diario nico de contratacin, como mecanismo para impulsar la publicidad y transparencia en la contratacin pblica.
Ley 270 de 1996
Estatuto de la Administracin de Justicia. Contiene normas relativas a la responsabilidad del estado, de sus agentes y la accin de repeticin contra funcionarios y empleados judiciales.
Ley 489 de 1998
Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones. Amplia el campo de accin del decreto ley 128 de 1.976 en cuanto al tema de inhabilidades e
incompatibilidades, incluyendo a las empresas oficiales de servicios pblicos domiciliarios.
Ley 610 de 2000
Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras. Seal el procedimiento para el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal que son competencia de las contraloras. Estos procesos buscan determinar la responsabilidad de los servidores pblicos y de los particulares que ejercen funciones pblicas, cuando por accin u omisin y en forma dolosa o culposa causen un dao al patrimonio del Estado con ocasin del ejercicio de sus funciones pblicas.
Ley 678 de 2001
Por medio de la cual se reglamenta la determinacin de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a travs del ejercicio de la accin de repeticin o de llamamiento en garanta con fines de repeticin. Con esta legislacin se permite iniciar acciones de repeticin contra los servidores pblicos responsables del detrimento econmico del Estado. Ley 734 de 2002
Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. En dicho cdigo se contemplan como faltas disciplinarias las acciones u omisiones que lleven a incumplir los deberes del servidor pblico, a la extralimitacin en el ejercicio de sus derechos y funciones, a incumplir las normas sobre prohibiciones; tambin se contempla el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades, as como impedimentos y conflicto de intereses, sin que haya amparo en causal de exclusin de responsabilidad de acuerdo con lo establecido en la misma ley.
Ley 909 de 2004
Por la cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carrera administrativa, gerencia pblica y se dictan otras disposiciones.
Decreto- Ley 128 de 1976
Por el cual se dicta el estatuto de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los miembros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y de los representantes legales de stas. Es un antecedente importante en la aplicacin del rgimen de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores pblicos.
Decreto - Ley 01 de 1984
Cdigo Contencioso Administrativo. Consagra normas tendientes a garantizar la imparcialidad de los servidores pblicos y la obligacin de declararse impedidos cuando esta imparcialidad se vea afectada, generando de esta forma transparencia, tambin establece en su articulado, la responsabilidad de los funcionarios de los daos que causen por culpa grave o dolo en el ejercicio de sus funciones.
Decreto 2232 de 1995
Mediante el cual se expide las normas relativas al formulario nico de bienes y rentas. De manera obligatoria se exige para cualquier persona que se encuentre en posesin de un cargo o al contratista con el estado, el diligenciamiento del formulario de bienes y rentas.
2. Normas con las cuales se busca la efectividad de la administracin de las entidades territoriales, mediante la racionalizacin de su gasto y mejoramiento de sus ingresos
Este es el segundo grupo de normas. Normas Entidades Territoriales
Normas con las cuales se busca la efectividad de la administracin de las entidades territoriales, mediante la racionalizacin de su gasto y mejoramiento de sus ingresos
Ley 136 de 1994
Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funcionamiento de los municipios.
Ley 358 de 1997
Por la cual se reglamenta el artculo 364 de la Constitucin y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento.
Ley 549 de 1999
Por la cual se dictan normas tendientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, se crea el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones en materia prestacional.
Ley 550 de 1999
Por la cual se establece un rgimen que promueva y facilite la reactivacin empresarial y la reestructuracin de los entes territoriales para asegurar la funcin social de las empresas y lograr el desarrollo armnico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el rgimen legal vigente con las normas de esta ley.
Ley 617 de 2000
Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgnica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional.
Ley 795 de 2003
Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones.
Ley 819 de 2003
Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
3. Normas que garantizan y protegen la participacin de la ciudadana en la gestin pblica
Normas que garantizan y protegen la participacin de la ciudadana en la gestin pblica
Ley 850 de 2003
Por medio de la cual se reglamentan las veeduras ciudadanas. Crea el marco legal para el ejercicio de la veedura en nuestro pas, as como un procedimiento para la constitucin e inscripcin de grupos de veedura y principios rectores.
Por el cual se dicta el rgimen especial para el Distrito Capital de Santa fe de Bogot. En su articulado dispuso la promocin de la participacin comunitaria y la creacin de organizaciones para la participacin, concertacin y vigilancia de la gestin distrital.
Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Este decreto dispuso un capitulo a la participacin ciudadana en la contratacin estatal.
Ley 1474 de 2011
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica
GLOSARIO DE TERMINOS
Alcance de la auditora. El marco o lmite de la auditora y las materias, temas, segmentos o actividades que son objeto de la misma.
Auditores externos. Profesionales facultados que no son empleados de la organizacin cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.
Auditores internos. Profesionales empleados por una organizacin para examinar continuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su investigacin y recomendaciones a la alta direccin de la entidad.
Auditora Gubernamental. La externa que realiza la Contralora General de la Republica y sus Contraloras delegadas.
Auditora especial. Consiste en la verificacin de los asuntos y temas especficos de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o de situaciones especiales y responden a una solicitud determinada.
Auditora financiera o de estados financieros. Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones, registros y estados financieros del auditado, para determinar si stos reflejan razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones econmico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestin econmico-financiera y el control interno.
MATRIZ DOFA DIAGNOSTICO PARA LA FORMULACION DEL PLAN

FACTORES INTERNOS DEBILIDADES Cambio de la estructura administrativa y rotacin o cambio de personal por periodos de gobierno. OPORTUNIDADES Fortalecimiento de la secretaria general rea de contratacin. FACTORES EXTERNOS AMENAZAS Cambios constantes en la legislacin. FORTALEZAS Publicacin de todos los actos de la administracin a travs de la pgina web. Publicacin del proceso de contratacin en el SECOP. Fortalecimiento de las rendiciones publicas de cuentas para la participacin activa de la comunidad. (implementacin de la cartelera mensual de noticias, peridico bimensual de la administracin municipal, publicacin de noticias en la pagina web, participacin en la emisora comunitaria, reuniones programadas, entre otros Plan de Gobierno en lnea actualizado y con seguimiento y evaluacin.
Desconocimiento de algunos funcionarios del manual de contratacin.
Idoneidad y experiencia del personal directivo.
Procesos de vigencias anteriores no fallados que pueden afectar las finanzas del municipio.
Debilidad en el autocontrol y la autoevaluacin.
Informacin actualizada en la pgina web.
Disposiciones del orden nacional que reducen los recursos para funcionamiento y control. Asignacin de nuevas competencias sin asignacin de recursos por parte del orden departamental y nacional.
Se esta fortaleciendo la cultura de la legalidad y la transparencia.
Aplicacin de la actualizacin catastral y de nuevos recursos para funcionamiento.
Ajustes en los manuales de funciones y procedimientos. Fortalecimiento de los procesos contractuales por el ajuste y revisin del manual de contratacin, implementacin del manual de interventora. Renovacin de plataforma tecnolgica. la
TIPIFICACION DE ACCIONES DE CORRUPCION
La corrupcin surge del beneficio de una funcin asignada; el individuo corrupto intenta siempre encubrir activamente su comportamiento. Toda accin corrupta se realiza para la obtencin de un beneficio personal, grupal, institucional o en ocasiones comunitario. Dentro de las modalidades de corrupcin se encuentran:
1. Abuso de poder, que se expresa mediante el uso de oportunidades desde posiciones pblicas o privadas, para obtener beneficios grupales o personales. 2. Carencia y/o debilidades de los procedimientos y mecanismos institucionales, que garanticen la transparencia en el ejercicio de las funciones. 3. Debilidad en los marcos legales que tipifican y sancionan la corrupcin administrativa pblica. 4. Reforzamiento sustituyendo responsabilidad. 5. La impunidad en que se encuentran los actos de corrupcin, sus expresiones ms visibles el trfico de influencias y la obtencin de prebendas personales. 6. Corrupcin poltica: Es la obtencin de beneficios personales o grupales de manera ilcita, por el poder o vnculos con ste mediante el ejercicio de la actividad poltica o de representacin. 7. Corrupcin administrativa pblica: Es el uso de la funcin pblica para la obtencin de beneficios personales, familiares o grupales en detrimento del patrimonio pblico. 8. Corrupcin corporativa: Es el uso del soborno de parte de un sector econmico o empresa para obtener beneficios corporativos. 9. Corrupcin privada: Es aquella que violenta las normas y valores para obtener ventajas frente a otros. de las actitudes individualistas y el consumismo,
los valores ticos, como la solidaridad, honestidad y
MANIFESTACIONES DE LA CORRUPCION A NIVEL LOCAL
La falta y/o violacin de controles internos, que contribuyen con la creacin de beneficios personales o grupales.
Debilidad de los organismos de control financiero, siendo los principales problemas la dependencia del Poder Ejecutivo, la falta de personal tcnico capacitado y experimentado y de mecanismos e instrumentos que le permitan prevenir los fraudes o detectarlos.
La debilidad de los marcos legales que previenen y sancionan la corrupcin administrativa en diferentes niveles.
La ausencia de informacin y la falta de rendicin de cuentas de los/as funcionarios/as, as como la poca participacin de la ciudadana en el seguimiento a las acciones gubernamentales.
La degradacin moral y la ausencia de tica en el ejercicio de las funciones pblicas, el inters fundamental para acceder a posiciones pblicas se debe principalmente al inters por engrosar el patrimonio personal.
La impunidad prevaleciente ante los actos de corrupcin denunciados, lo que enva el mensaje de que la trasgresin de las normas no conlleva penalidad.
La complicidad de diferentes sectores con la corrupcin.
En el mbito electoral, se seala la continuidad en el uso de los fondos pblicos para las campaas electorales, as como la falta de mecanismos para
fiscalizar la asignacin de fondos a los partidos polticos de parte del Estado y de particulares.
En el mbito legislativo, son constantes las asignaciones de recursos a entidades no gubernamentales con vnculos directos o indirectos con los propios legisladores.
En la administracin municipal, se cuestionan diferentes hechos tales como, la irregularidad en los arrendamientos de los derechos municipales (mercados, galleras), regulaciones urbanas, uso de las reas verdes, venta de predios.
En la administracin central las reas indicadas como sensibles a los actos de corrupcin son:
Procesos de Contratacin
Construccin de obras pblicas
Compras y suministros
Gastos diversos no contemplados y/o documentados adecuadamente
Apropiaciones fraudulentas del patrimonio fsico del Estado
Vinculacin
de
Personal
de
libre
nombramiento
remocin
de
contratacin
MODALIDADES DE CORRUPCION
La primera de las modalidades delictivas es el peculado, que el Cdigo lo define como el "abuso de fondos o bienes" que estn a disposicin del funcionario en "virtud o razn de su cargo". El peculado a su vez puede consistir en el desfalco, o apropiacin directa de tales bienes, en la disposicin arbitraria de los mismos o en "otra forma semejante". En principio parecera que este delito es el que presuntamente se habra cometido con los gastos reservados.
La segunda modalidad es el cohecho, delito bilateral, pues exige la participacin de un particular que toma la iniciativa, si cabe la expresin, de corromper al funcionario, mediante ofertas, promesas, dones o presentes, para la ejecucin de un acto propio de sus funciones. Si el funcionario se deja corromper, obviamente tambin comete el delito. La ley, considerando esta doble intervencin, los sanciona a los dos con la misma pena.
Un delito menos conocido, y que es posiblemente el que ms se habra cometido en los ltimos meses, es el de concusin. En este caso es el funcionario el que exige, descarada o solapadamente, un pago o contribucin indebidos al
particular que tiene algn asunto pendiente de su resolucin. Puede ser la continuacin de un trmite, la adjudicacin o firma de un contrato, la cancelacin de una factura, la entrega de un certificado, o cualquier otra actividad burocrtica.
La diferencia frente al cohecho es evidente. En la concusin, el particular se ve forzado a hacer el pago, pues si no lo hace, el asunto que le interesa no ser despachado. Lo cual significa entonces que el particular es tambin vctima del delito y no partcipe en l. Por supuesto que ambos delitos son conductores que afectan a la correcta administracin pblica, a la lealtad y honestidad que deben caracterizar a un servidor del Estado.
Vale la pena esta aclaracin para que las personas o entidades particulares, que han sido vctimas en los meses pasados de estas exacciones ilegales, presenten sus denuncias ante la Comisin Anticorrupcin o ante los jueces o fiscales
correspondientes, sin el temor de que puedan ser considerados tambin ellos como partcipes en los actos delictivos.
Ms bien estarn colaborando con la fundamental tarea de sanear la administracin pblica y la poltica nacional, condicin fundamental para la consolidacin de la democracia.
El enriquecimiento ilcito, que plantea cuestiones de alguna complejidad, que quedarn para un comentario posterior.
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION ALCALDIA MUNICIPAL DE TABIO Misin: Promover el desarrollo integral del municipio, mediante la prestacin oportuna y eficiente de los servicios sociales, domiciliarios, la provisin de bienes y servicios institucionales con el propsito de garantizar calidad de vida para todos los habitantes del municipio
IDENTIFICACION Proceso y objetivo Causas Riesgo
ANALISIS
MEDIDAS DE MITIGACION VALORACION ADMINISTRACIN DEL RIESGO Acciones
SEGUIMIENTO Responsable Indicador
PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIN No. Expedicin de certificados resoluciones y liquidaciones -Ofrecimiento de dinero o beneficios particulares -Volumen excesivo de trabajo en los diferentes procesos. -Emitir conceptos inapropiados por desconocimiento legal 1 Descripcin -Omisin en las etapas de procedimiento. -Cambio de la Informacin para beneficio. -Desaparicin intencional de los procesos POSIBLE
TIPO DE CONTROL
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Revisin de los procesos por varios funcionarios y sensibilizacin con a los encargados sobre sus responsabilidades
SECRETARIA DE PLANEACIN
Solicitudes tramitadas/solicitud es recibidas
Servicios y atencin al ciudadano
-Desconocimiento de los trminos legales establecidos para responder y consecuencias del incumplimiento. -Desorganizacin al interior de la dependencia. -Alto volumen de trabajo
Incumplimiento de los trminos establecidos para cumplir peticiones
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Socializar todas las peticiones con los funcionarios encargados
Nmero de ciudadanos atendidos eficientemente
Evaluacin y seguimiento a planes de desarrollo y planes de accin
Prioridad baja en la formulacin y presentacin de los planes por dependencias. Acumulacin de tareas en la fecha indicada para la formulacin y presentacin de los mismos
-Fallas en la presentacin de los informes por informacin errada. -Baja calificacin municipal
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Recibir, revisar, consolidar y publicar con el fin de que los procesos se les haga el respectivo seguimiento y cumplan con el tiempo establecido Capacitaciones a los funcionarios encargados, retroalimentacin constante en el aprendizaje de los nuevos mtodos
Seguimiento de procesos
Aplicacin de metodologas radicacin, viabilizacin y certificacin de proyectos de inversin
Incumplimiento de los requisitos. -Inadecuada formulacin de proyectos. -Desconocimiento de los procedimientos
Inapropiada inversin de los recursos
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Numero de capacitaciones realizadas/program adas
Sistemas de Informacin
Ausencia de aplicativos y elementos fsicos, que impidan el acceso no autorizado a los sistemas de informacin
Sistemas de Informacin susceptibles de manipulacin o adulteracin
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
-Manejo por parte de un solo funcionario -Claves de seguridad y confidencialidad de la informacin
Sistemas programados/ejecut ados
GESTIN JUDICIAL
-Inoportunidad contestacin.
en
la
-.Decisin desfavorable al municipio. -.Acciones en contra del apoderado. -.Detrimento patrimonial
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
-.Descuido del apoderado.
Revisin semanal de procesos en los diferentes despachos judiciales.
SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACIN CIUDADANA
Demandas contestadas
-.Descuido del Apoderado.
-.No interponen recursos oportunamente. -.La defensa no es adecuada. -.El fallo puede ser desfavorable
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Revisin semanal de procesos en los diferentes despachos judiciales
Alegatos presentados
-.Falta vigilancia judicial.
-.Los recursos se interponen fuera de termino. -.No se realiza la defensa adecuada. -. El fallo puede ser desfavorable
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Revisin semanal de procesos en los diferentes despachos judiciales
Recursos presentados
ATENCIN AL EJERCICIO DEL DERECHO CONSTITUCION AL DE PETICIN
-.Desconocimiento de los trminos legales y las consecuencias del incumplimiento. -.Desorganizacin al interior de la entidad. -.Falta de traslado oportuno de
-.Investigacin disciplinaria por violacin al derecho de peticin. -.Sancin legal. -.Perdida de imagen
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
-.Alarmas preventivas por el sistema sobre alertas en el vencimiento de trminos de respuestas. -.Uso de correo
Derechos presentados dentro de los trminos establecidos en la constitucin y el cdigo contencioso administrativo
la peticin al competente. -.falta de idoneidad del funcionario. -.Carga laboral excesiva. -.Fallas en el sistema de seguimiento.
institucional. -.Insatisfaccin por parte del usuario.
electrnico institucional. -.Las alertas con copia al jefe inmediato para seguimiento. -.Disea plantilla de seguimiento y control de DP
QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCIAS
-.Desconocimiento trminos legales consecuencias incumplimiento.
de y
los las del
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-.Investigacin disciplinaria por violacin al derecho de peticin. -.Sancin legal. -.Perdida de imagen institucional. -.Insatisfaccin por parte del usuario.
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
-.Desorganizacin al interior de la entidad. -.Falta de traslado oportuno de la peticin al competente. -.Falta de funcionario. idoneidad del
-.Alarmas preventivas por el sistema sobre alertas en el vencimiento de trminos de respuestas. -. Uso de correo electrnico institucional. -. Las alertas con copia al jefe inmediato para seguimiento. -.Disear plantilla de seguimiento y control de DP
Pqrs presentadas dentro de los trminos, establecidos en la constitucin y el cdigo contencioso administrativo
-.Carga laboral excesiva. -.Fallas en el seguimiento. sistema de
CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS
-.Inexistencia o inconsistencia en el documento. -.Fallas en al elaboracin delos estudios previos. -.Realizar en forma inadecuada
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-.Desgaste administrativo. -.Inadecuada atencin a requerimientos. -.Sanciones legales y
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
Valoracin y evaluacin por parte dl equipo de contratacin
SECRETARIA GENERAL Y CONTRATACION
Revisin de los documentos previos a la contratacin
la verificacin, evaluacin y seleccin de ofertas. -.Cambios en la normatividad. -.Demoras en la radicacin.
econmicas. -.Prdida de credibilidad. -.Incumplimiento de los principios de la contratacin administrativa
-.Falta de idoneidad del supervisor en aspectos tcnicos, jurdicos y financieros. -.Concentracin de supervisiones e interventoras en un solo funcionario. -.Falta de comunicacin con el contratista. -.Sobre carga laboral
12
-.Prdida credibilidad.
de
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
-. Revisin de actividades ejecutadas. -. Revisin de documentos de soporte. -. Revisin de informes. -.Revisin de los productos
SECRETARIA GENERAL Y CONTRATACION
-.Detrimento de imagen institucional. -.Desgaste administrativo. -.Sanciones legales. -.Detrimento patrimonial de entidad 13
Revisin , seguimiento y verificacin de las obligaciones del objeto contractual
la
El supervisor no solicita oportunamente la liquidacin.
Perdida de oportunidad para llevar a cabo la liquidacin. Posibles legales. sanciones
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
Revisar la base de datos de la contratacin. Liquidar de conformidad con las normas de contratacin
Bases de datos de contratos liquidados
El supervisor no enva la solicitud de liquidacin.
Sobrecarga de trabajo
- Se presentan estudios previos, con deficiencias en la redaccin del objeto
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Unificar formatos de estudios previos para la contratacin directa y de mnima cuanta.
SECRETARIA GENERAL CONTRATACION
-La justificacin de la necesidad es insuficiente. Estudios previos artificiales -La estimacin del valor carece de fundamento POSIBLE PREVENTIVO EVITAR EL RIESGO Realizar un trabajo conjunto en la realizacin de los estudios con la parte tcnica y jurdica.
Estadstica de proyectos de contratacin revocados o desiertos, por errores en los estudios previos.
Se solicitara a los Secretarios anexar las cotizaciones a los estudios y en caso de realizar la estimacin del valor con datos histricos, sealar a que contrato se hace referencia. Las labores de supervisin presentan falencias, se expiden certificaciones que no coinciden con las actividades a realizar. CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS -No se verifica por parte del supervisor el pago de los aportes al sistema integral de salud 15 -Concentracin de funciones de Supervisin en pocos funcionarios POSIBLE PREVENTIVO EVITAR EL RIESGO Envi de circular a los supervisores de los contratos resaltando las obligaciones propias de la supervisin. Conforme a las actualizaciones del manual de contratacin se SECRETARIA GENERAL CONTRATACION Estadstica de incumplimiento en la ejecucin de los contratos. Estadstica de cuentas de cobro rechazadas por indebido pago de la seguridad social de
designaran las labores de supervisin de los contratos en funcionarios de planta diferentes a los supervisores siempre y cuando tengan el conocimiento necesario para ejercer la Direccionamien to Estratgico Comunicacin entre Funcionarios de la misma Dependencia y entre distintas dependencias Deficiencia en los canales de comunicacin existentes entre funcionarios administrativos y operativos 16 Tergiversacin de la informacin y/o prdida de la calidad de la misma POSIBLE PREVENTIVO EVITAR EL RIESGO Actualizar carteleras informativas constantemente. Acordar un mtodo de socializacin de informacin para funcionarios operativos junto con jefes de rea TALENTO HUMANO
los contratistas
-. Actualizacin de carteleras. -. Realizar reiteradas reuniones entre jefes y subalternos
Direccionamien to estratgico Plan de Induccin y Reinduccin de Funcionarios
Desconocimiento de los lmites de las acciones y decisiones que puede tomar cada servidor de la entidad. (Reglamento Interno, Cdigo de tica y Valores, Cdigo de Buen gobierno)
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Concentracin de Autoridad, Exceso de poder, y Extralimitacin u Omisin de funciones
CASI SEGURO
CORRECTIVO
REDUCIR EL RIESGO
Implementar y socializar Plan de Induccin y re induccin de la Administracin Municipal
TALENTO HUMANO
-. Implementacin del plan. -. Jornada de induccin y re induccin del mismo
Direccionamien to Estratgico Seleccin de personal conforme a competencias establecidas.
Ausencia de pautas para la seleccin meritocrtica de Directivos
18
Inadecuada seleccin del personal. Personal seleccionado sin las condiciones requeridas para desarrollar el trabajo a asignar con calidad.
POSIBLE
CORRECTIVO
EVITAR EL RIESGO
Implementar dentro del elemento desarrollo del Talento Humano, la seleccin meritocrtica de Directivos
TALENTO HUMANO
Establecer conforme a las disposiciones legales los criterios de seleccin propios de la entidad.
FinancieroLiquidacin de Nmina
Omisin de Informacin por desconocimiento o conveniencia
19
Realizar errneamente los pagos por falta de informacin o conveniencia.
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
Poseer la informacin de las afiliaciones de los funcionarios y cambios de las mismas Consultar continuamente los cambios de cdigos para pagos de Parafiscales y Sistema de salud Integral a travs de Internet Implementar Cronograma de actividades con tiempos que permitan la depuracin de la Informacin y el cumplimiento de los objetivos.
TALENTO HUMANO
Mantener actualizada la informacin del archivo activo. Consultar constantemente los distintos medios de informacin en cuanto a parafiscales.
Informacin y documentacin
La falta de delegacin de funciones en servidores con las competencias para realizar la gestin.
20
Incumplimiento de funciones por concentracin de Informacin de determinadas actividades o procesos en una sola persona.
CASI SEGURO
CORRECTIVO
REDUCIR EL RIESGO
TALENTO HUMANO
Cumplimiento del cronograma
Informacin y documentacin - Informacin soporte presentada por los Funcionarios ante el rea de talento Humano
Prdida de credibilidad y confianza
21
Falsificacin de documentos presentados por el funcionario al rea de talento Humano (Incapacidades mdicas, referencias laborales y cretificados de estudio) Falta de aplicabilidad de la capacitacin a las funciones del cargo. Mala Calidad de la capacitacin. Inasistencia a las capacitaciones. Presupuesto limitado para el desarrollo de actividades de bienestar y de capacitacin, conforme a necesidades identificadas. No llenar las expectativas de los funcionarios con las actividades realizadas
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Aunque se presuma la buena f de los Funcionarios se debe realizar una verificacin de las certificados y soportes que el mismo presente
TALENTO HUMANO
Verificacin de referencias
De trmites y/o Servicios Internos - Plan de Capacitacin e Incentivos para Funcionarios Pblicos
No realizarse a tiempo, No cumplir con los Objetivos del Plan de Capacitacin
22
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Determinar las actividades o programas prioritarios al inicio de cada ao para asegurar la asignacin de recursos suficientes para el desarrollo de los mismos. Seguimiento al entendimiento y aplicacin de las metas propuestas a alcanzar con la capacitacin. Seguimiento a las Actividades de Bienestar realizadas mediante Evaluacin de satisfaccin.
TALENTO HUMANO
-. Capacitaciones Realizadas/Evaluaci ones que permitan medir competencias y/o Conocimientos Adquiridos por los Funcionarios
De trmites y/o Servicios Internos - Plan de Bienestar para Funcionarios Pblicos
No realizarse a tiempo, No cumplir con los Objetivos del Plan de Bienestar
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POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
TALENTO HUMANO
-. Actividades de Bienestar Realizadas/ evaluacin de satisfaccin de las mismas.
De trmites y/o Servicios Internos Certificaciones salariales para trmite de Bonos Pensionales y/o cuotas partes de Bonos pensionales De trmites y/o Servicios Internos Sistema de salud Integral
Tardanza en la entrega de la documentacin necesaria para la gestin de los trmites del proceso.
24
Dao de imagen, demandas, sanciones, perdidas econmicas, prdida de credibilidad y desconfianza, reprocesos, perdida de informacin
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Establecer un trmino prudente para la recopilacin de la Informacin salarial del empleado y emitir el certificado. 2. Capacitacin en Bonos Pensionales y tema Pensional del Sector pblico Identificar y subsanar deudas presuntas de la Alcalda con Fondos de pensiones y cesantas
TALENTO HUMANO
Certificaciones salariales para bonos solicitadas/Certifica ciones salariales para bonos bien liquidadas
Deudas presuntas con entidades prestadoras de servicios de Salud y/o Fondos de Pensiones y cesantas, genera demandas, sanciones, perdidas econmicas, prdida de credibilidad y desconfianza
25
Pagos errneos de aportes al Sistema de salud Integral, Por desactualizacin de la Informacin o error de digitacin
POSIBLE
CORRECTIVO
REDUCIR EL RIESGO
TALENTO HUMANO
Realizar labor investigativa llamando a los diferentes entes pensionales y de salud para actualizar informacin y proceder al pago de las mismas.
De Actividades regulatorias
Desconocimiento y falta de control sobre los aspectos procedimentales disciplinarios
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Extralimitacin u Omisin de acciones Trfico de Influencias (Amiguismo, Exceso de Confianza Persona Influyente)
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Definir y clarificar los lineamientos disciplinarios a seguir en el Reglamento Interno de Trabajo
TALENTO HUMANO
Actualizacin, implementacin y socializacin del Reglamento Interno de Trabajo.
Direccionamien to Estratgico Seleccin de personal conforme a competencias establecidas.
Ausencia de pautas para la seleccin meritocrtica de Directivos
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POSIBLE
CORRECTIVO
EVITAR EL RIESGO
Implementar dentro del elemento desarrollo del Talento Humano, la seleccin meritocrtica de Directivos
TALENTO HUMANO
Establecer conforme a las disposiciones legales los criterios de seleccin propios de la Entidad.
Administracin de Bienes
- Carencia de sistemas de vigilancia o seguridad. -. Descuido por parte de los funcionarios encargados de almacenar los bienes en la bodega o en las dependencias. -Prdida de bienes. - Sanciones legales para el responsable de almacenar los bienes - Posible prdidas econmicas o detrimento del patrimonio de la entidad
28
-Hurto en el almacenamiento de bienes
POSIBLE
PREVENTIVO. .
EVITAR EL RIESGO
-Registro de bienes en el sistema. (SINFA) o Aplicativo. -. Diligenciamiento comprobante de movimientos de almacn. -. Acceso restringido al almacn. - Plizas de seguro
Secretaria Genera y secretaria de Gobierno almacn General
Registro de bienes en el sistema
Administracin -Des de Bienes
- Deshonestidad por parte de quien entrega y/o recibe el bien .-. Carencia de sistemas de vigilancia y seguridad.-. Descuido por parte del responsable del bien. -Prdida de bienes
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Hurto en el suministro y durante el uso de los bienes
POSIBLE
PREVENTIVO. .
EVITAR EL RIESGO
- Revisin de bienes durante la toma fsica de inventarios. -. Vigilancia y supervisin en algunos sitios -. Inventario Individual por Tercero a Cargo.
Almacn General
Numero de bienes almacenados o inventariados
Sanciones legales
-Espacios insuficientes o inadecuados dentro del edificio para almacenar los bienes. - Perdidas de bienes. -. Posibles Lesiones fsicas de los funcionarios encargados de la bodega. -. Posibles prdidas econmicas.
30
Dao de activos al trasladarlos para su entrega.
POSIBLE
PREVENTIVO. .
EVITAR EL RIESGO
. Plizas de seguro
Secretaria General almacn General
Numero de espacios adecuados para almacenar bienes
-. Deshonestidad por parte de quien hace la toma fsica y/o el responsable del bien. -. Registros de soporte de inventarios desactualizados. -. No realizar inventarios fsicos.
31
Hurto de bienes luego de la verificacin fsica deexistencias
POSIBLE
PREVENTIVO. .
EVITAR EL RIESGO
- Listado de inventario del aplicativo (bienes en servicio y almacn) -. Soportes fsicos(Comprobant es de almacn) -. Registro de los resultados del inventario. (Actas de inventario fsico.)
Secretaria General, Almacn General y Secretaria de Gobierno
Registros de soporte de inventarios actuializado
-Prdida de credibilidad en la imagen institucional. -. Desgaste Administrativo. -. Posibles sanciones legales. -. Detrimento del patrimonio de la entidad
32
Fraude durante la preparacin de la baja o la entrega del bien (cambio de bienes)
POSIBLE
PREVENTIVO. .
EVITAR EL RIESGO
- Registro de bienes para baja en el sistema. -. Informe administrativo y financiero de los bienes a dar de baja.
Secretaria General y almacn General
Numero de bienes dados de baja
33 -Fallas Tecnolgicas equipos de cmputo. o de Incumplimiento de trminos Gestin Financiera legales de -Demoras o solicitudes y Errores en presentacin otras de informes y documentos financieros -Falta de Planeacin para la ejecucin en los procedimientos (contables, tributarios y presupuestales) POSIBLE PREVENTIVO EVITAR EL RIESGO -Actualizacin permanente normograma. -Identificacin registro en planeador de trminos rendicin informes presentacin documentos.
SECRETARIO DE HACIENDA del
Trmites de dependencias.
y un los de de y de
Informes y documentos presentados oportunamente / Informes y documentos Presentados
-Cronograma para la ejecucin de solicitudes o trmites con otras dependencias. POSIBLE PREVENTIVO EVITAR EL RIESGO -Mantener vigente los contratos de soporte tcnico de mantenimiento de software y hardware. SECRETARIO DE HACIENDA Copias de seguridad Realizadas / Copias de seguridad Programadas
-Fallas en el software hardware de la Secretaria. -No realizar Seguridad Copias
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de
Gestin Financiera
-Deficiente Manipulacin de
Perdida de Informacin de las
datos de los responsables
Bases de Datos
-Programar la periodicidad de las copias de seguridad POSIBLE PREVENTIVO EVITAR EL RIESGO -Actualizacin permanente normograma. Registro contables observados por la CGN / Total de registros contables reportados
-Soportes documentales no idneos y/o desconocimiento de la transaccin, operacin u hecho. Gestin Financiera -Desconocimiento de normatividad legal vigente la
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Mala clasificacin contable de las transacciones, hechos u operaciones
del
-Emitir circulares con las especificaciones de los soportes documentales de las transacciones u operaciones
SECRETARIO DE HACIENDA
MECANISMOS DE ATENCION AL CIUDADANO
De conformidad a lo establecido en la ley 1474 de 2011 en su articulo 76 establece; OFICINA DE QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS. En toda entidad pblica, deber existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misin de la entidad. La oficina de control interno deber vigilar que la atencin se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la administracin de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la pgina web principal de toda entidad pblica deber existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fcil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. Todas las entidades pblicas debern contar con un espacio en su pgina web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupcin realizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, as como sugerencias que permitan realizar Modificaciones a la manera como se presta el servicio pblico. La Alcalda Municipal de Tabio, dispone de la Ventanilla nica de Correspondencia como entidad receptora de la documentacin entrante a la Administracin Municipal, quien remitir a su vez las Quejas, Sugerencias y Reclamos a cada una de las Secretarias y Dependencias con el objeto de darles respuesta, conforme a los trminos establecidos en las normas legales vigentes. En los casos que se deslumbre queja contra funcionarios de la administracin municipal, por la supuesta comisin de conductas constitutivas de faltas disciplinarias, la Oficina de Talento Humano, pondr a consideracin del Comit Disciplinario Interno, para su estudio.
OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL
Como mecanismos de atencin al ciudadano, la administracin municipal atender:
Las peticiones respetuosas que toda persona tiene derecho a presentar, de acuerdo con el artculo 23 de la Constitucin Poltica y los artculos 5o. y siguientes del Cdigo Contencioso Administrativo, en relacin con los asuntos que por su naturaleza legalmente le competan.
Las solicitudes de informacin, que se presenten en relacin con el desarrollo de las acciones de la Administracin en los trminos del artculo 17 y siguientes.
Las solicitudes de certificacin que por disposicin legal reglamentaria le correspondan.
Las consultas verbales y escritas relacionadas con las funciones a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
Las quejas y reclamos que se presenten ante la dependencia competente de la Administracin.
Los annimos que se refieran a quejas o denuncias.
Las
sugerencias
que
tiendan
al
mejoramiento
y/o
eficiencia
de
la
Administracin.
REA DE ATENCIN AL CIUDADANO
Las funciones correspondientes a lo previsto en la resolucin sern ejercidas por el Secretario de la Secretaria de Planeacin.
Funciones.
El rea de Atencin al Ciudadano deber desempear las siguientes funciones:
a)
Recepcin,
trmite
seguimiento
las
quejas,
consultas,
sugerencias,
solicitudes que realice cualquier Ciudadano. b) Asegura el cumplimiento de lo previsto en la resolucin. c) Divulgar el servicio de atencin al ciudadano. d) Divulgar los diferentes medios de comunicacin con la Administracin. e) Compilar en medio magntico y mecnico la informacin sobre quejas y
reclamos y ponerla a disposicin de quien la requiera. f) Codificacin de quejas y reclamos por reas y clases, estableciendo bases de datos para su recibo, trmite, resolucin, seguimiento y anlisis g) Establecimiento y organizacin de las siguientes vas de comunicacin:
Atencin personalizada, telefnica, correo electrnico, fax, pgina web, etc.
Mensualmente se deben analizar las quejas, reclamos y sugerencias recibidas, por parte del Comit de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias y consolidar la informacin para la elaboracin de los respectivos informes mensuales sobre los servicios o reas que presentan el mayor nmero de quejas, el tipo de quejas ms frecuentes y las sugerencias de los Ciudadanos para mejorar y/o racionalizar el servicio. Dichos informes se enviaran al Alcalde Municipal y a la Secretaria General con copia a la oficina de Control Interno.
El municipio elabor un plan de accin para atencin al ciudadano
ORIENTACIN AL CIUDADANO Responsable CRITERIO Acciones Necesarias Las entidades deben evaluar los tiempos efectivos de respuesta a los usuarios por los diversos canales que se usan. Estos resultados deben ser publicados. Previamente la entidad debe haber definido estndares para la atencin segn cada canal. Se refiere al proceso mediante el cual los servicios electrnicos responden a las necesidades o deseos particulares de los usuarios a quienes se destinan los servicios. Fcil acceso a los canales de informacin y atencin al ciudadano en la pgina web www.tabio-cundinamarca.gov.co Se deben generar incentivos y/o estmulos para el uso de los servicios de Gobierno en lnea por parte de los ciudadanos, empresas y la entidad misma. La entidad debe liderar o participar en una Ventanilla nica Virtual, que ofrezca trmites y servicios al ciudadano, estamos en espera de los lineamientos para cumplir con los criterios. Fecha de cumplimiento Nombre Cargo
Seguimiento al uso de mltiples canales
31/12/2014
INTEGRANTES COMIT GELT
SECRETARIA DE PLANEACION.
Personalizacin
2/01/2013
INTEGRANTES COMIT GELT INTEGRANTES COMIT GELT INTEGRANTES COMIT GELT
SECRETARIA DE PLANEACION. SECRETARIA DE PLANEACION. SECRETARIA DE PLANEACION.
Accesibilidad Web
2/01/2013
Incentivos y/o estmulos
31/12/2014
Ventanillas nicas virtuales
31/12/2014
GENERACIN DE CAPACIDADES Los planes de capacitacin y/o formacin de la entidad deben incluir temticas de Gobierno en lnea. Los planes de capacitacin y/o formacin de la entidad deben incluir alguno de los siguientes aspectos asociados al Gobierno en lnea: la optimizacin de procesos, el servicio al ciudadano, la gestin del cambio, sistema electrnico para la contratacin pblica, la atencin por mltiples canales, la modernizacin del Estado y la formulacin de incentivos para la promocin del uso del Gobierno en lnea. INTEGRANTES COMIT GELT SECRETARIA DE PLANEACION.
Formacin en Gobierno en lnea
2/01/2013
Formacin en temas relacionados con el Gobierno en lnea
2/01/2013
LNEA DE ATENCIN AL CIUDADANO ES 8647148 8647270 TERMINO DE VIGENCIA 1 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
COMIT DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Y SECRETARIOS DE DESPACHO
BUZN DE SUGERENCIAS De conformidad a lo establecido en el Comit Operativo MECI, se adopto en cada una de las Secretarias que conforman la Administracin Municipal un BUZN DE
SUGERENCIAS, as como los FORMATOS UNIFICADOS para la presentacin de PQRS. Los Buzones se abrirn cada Ocho (08) das hbiles, mediante Acta de Apertura de Buzn de Sugerencias. Donde se contabilizaran el nmero de PQRS, labor coordinada por el Secretario de Planeacin y supervisada por la Oficina Asesora de Control Interno.
PERIODICIDAD: CADA OCHO (08) DAS HBILES. RESPONSABILIDAD: SECRETARIOS DE DESPACHO
DERECHOS DE PETICIN
De conformidad a lo consagrado en el artculo 23 de la Constitucin Poltica de Colombia y el Cdigo Contencioso Administrativo, la Alcalda Municipal de Tabio Cundinamarca, articula las acciones para dar respuesta a las peticiones de la ciudadana, de forma oportuna, clara y de fondo. Con el apoyo de la Ventanilla nica de Atencin al Usuario, vigilada por la Secretaria de Gobierno y Participacin Ciudadana. El seguimiento y control del estado de los derechos de peticin ser ejercido por el funcionario encargado del rea jurdica de la administracin municipal, quien rendir informe escrito trimestralmente al Alcalde Municipal y a la Oficina de Control Interno.
PERIODICIDAD: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 RESPONSABLE: SECRETARIOS DE DESPACHO
HABILITACIN DE ESPACIOS WEB. La comunidad en general puede consultar nuestro Portal web institucional www.tabiocundinamarca.gov.co, que cuenta con la disposicin de un link para la recepcin de QUEJAS, RECLAMOS, PETICIONES Y SUGERENCIAS. En todo caso, cada secretaria, cuenta con su correo electrnico propio, por lo cual el usuario puede personalizar su solicitud escribiendo directamente a la secretaria interesada.
No 1 2 3 4 Alcalda
DEPENDENCIA
CORREO ELECTRNICO alcalda@tabio-cundinamarca.gov.co controlinterno@tabio-cundinamarca.gov.co general@tabio-cundinamarca.gov.co gobierno@tabio-cundinamarca.gov.co
Oficina Asesora de Control Interno Secretaria General Secretaria de Gobierno y Participacin Ciudadana
5 6 7
Secretaria de Hacienda Secretaria de Infraestructura Secretaria de Planeacin Urbanismo Sistemas de Informacin,
hacienda@tabio-cundinamarca.gov.co infraestructura@tabio-cundinamarca.gov.co planeacion@tabio-cundinamarca.gov.co urbanismo@tabio-cundinamarca.gov.co sisproyectos@tabio-cundinamarca.gov.co y Desarrollo saara@tabio-cundinamarca.gov.co
Secretaria
de
Ambiente
Agropecuario. 9 Secretaria de Desarrollo Econmico y Turismo. 10 11 Secretara de Integracin Social Coordinacin en Desarrollo Social sseds@tabio-cundinamarca.gov.co coordinaciondesarrollosocial @tabiocundinamarca.gov.co 12 13 Coordinacin en Salud Instituto Municipal de Cultura Joaqun Pieros Corpas 14 Instituto Municipal de Deporte y indertab@tabio-cundinamarca.gov.co coordinacionsalud@tabio-cundinamarca.gov.co> cultura@tabio-cundinamarca.gov.co sdeyt@tabio-cundinamarca.gov.co
Recreacin de TabioINDERTAB 15 Empresa de Servicios Pblicos de Tabio EMSERTABIO 16 Pgina web del municipio www.tabiocundinamarca.gov.co para peticiones, contactenos@tabio-cundinamarca.gov.co serviciospublicos@tabio-cundinamarca.gov.co
quejas, reclamos y sugerencias
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN. La Oficina Asesora de Control Interno, de conformidad a lo establecido por La Ley 1474 de 2011 en su artculo 76 que establece La oficina de control interno deber vigilar que la atencin se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la administracin de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la pgina web principal de toda entidad pblica deber existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fcil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. PERIODICIDAD: SEMESTRAL RESPONSABLE : JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
VISIBILIDAD DE LA CONTRATACIN
Con el objetivo de promover la transparencia, la objetividad y el ejercicio del control ciudadano, la Alcalda Municipal de Tabio Cundinamarca, publica en su pgina web, toda la informacin relacionada con la Contratacin de la Entidad, as mismo en la plataforma SECOP. Se promueve el ejercicio de la transparencia, la eficiencia, la moralidad administrativa y la objetividad, en la escogencia de los funcionarios y contratistas de la administracin municipal, bajo los criterios de idoneidad, calidad y legalidad, Todo ello como parte de la estrategia anticorrupcin.
PERIODICIDAD: 01-01-2013 A 31-12-2013 RESPONSABLE : SECRETARIA GENERAL REA DE CONTRATACIN
ESTRATEGIA ANTITRAMITES
Teniendo en cuenta que la Estrategia de Gobierno en Lnea y Antitrmites contribuye con la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente, ms participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas mediante el
aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, el Municipio de Tabio , a travs de las diferentes actividades definidas en el marco de accin y operativo, con el fin de implementar las herramientas de la Estrategia de
Gobierno en Lnea, TICS, y estrategia antitrmites, tiene en cuenta los requerimientos para el desarrollo de la fase de transaccin cumpliendo inicialmente con la implementacin de los trmites y servicios ofrecidos por el Ministerio de las TIC que contribuye a una iniciativa que establece las lneas fundamentales de la poltica de
racionalizacin de trmites, que guan las actuaciones de la Administracin Pblica en las relaciones del ciudadano con el Estado en sus diferentes niveles, para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, para reducir buena parte de los trmites y procedimientos administrativos que las personas deben hacer ante la entidad, se fundamenta en la construccin de una gestin pblica moderna y transparente, mediante el fortalecimiento tecnolgico, permitiendo al ciudadano acceder a los servicios pblicos de forma gil y efectiva, generando ahorros en costos y tiempo, evitando exigencias injustificadas. Para tal fin el municipio realiz el levantamiento de los trmites y servicios que se pueden estandarizar, optimizar y modelar para desarrollarse por medios electrnicos a travs de la pgina del municipio.
NOMBRE TRMITE PROCEDIMIENTO O REGULACION Licencia Para Publicidad Visual Exterior
TIPO PROCEDIMIENTO
NIVEL DE INTERVENCIN
TIPO DE RACIONALIZACIN
DEPENDENCIA RESPONSABLE
Inscripcin de la colocacin de publicidad exterior visual como leyendas, inscripciones, dibujos, fotografas, signos, o similares, visibles desde las vas de uso o dominio pblico o con vista al pblico, bien sea peatonales o vehiculares, terrestres, fluviales, martimas o areas, que se encuentren montados o adheridos a cualquier estructura fija o mvil, la cual se integra fsica, visual, arquitectnica y estructuralmente al elemento que lo soporta; en zonas urbanas o rurales Certificar el estrato socio-econmico oficial de uno o varios inmuebles residenciales o urbanos que se encuentren en jurisdiccin del Municipio
Simplificacin
Reduccin de tiempo Secretaria de Gobierno de duracin del trmite
Certificado de Estratificacin
Simplificacin
Reduccin de tiempo Secretaria de de duracin del trmite Planeacin
Paz y Salvo de Industria y Comercio
Certificar que un contribuyente del Municipio se encuentra al da con la cancelacin de los pagos de impuesto de industria y comercio
Simplificacin
Reduccin de tiempo Secretaria de Hacienda de duracin del trmite
Concepto de Uso del Suelo
Certificar el uso o usos permitidos en un predio o edificacin, de conformidad con las normas urbansticas del plan de ordenamiento territorial y los instrumentos que lo desarrollen, en el municipio
Simplificacin
Reduccin de tiempo Secretara de de duracin del trmite Planeacin
Todo requisito para que sea exigible, deber encontrarse inscrito en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT, que opera a travs del Portal del Estado Colombiano PEC- www.gobiernoenlinea.gov.co .
RENDICION DE CUENTAS
De acuerdo a los principios constitucionales de transparencia, publicidad y responsabilidad, el municipio de Tabio ha elaborado un plan de accin para la rendicin de cuentas a la ciudadana este tiene como propsito viabilizar mejores condiciones de transparencia, generar confianza entre la entidad y la ciudadana, los medios usados para realizar dicha promocin incluyen, sitio web, correo electrnico, telefona mvil, redes sociales, para motivar la participacin en el proceso. Esta Rendicin de cuentas ms que un ejercicio de informacin de lo realizado en el cumplimiento de metas segn el Plan de Desarrollo, debe entenderse como un momento privilegiado de dilogo entre los servidores pblicos y la ciudadana, es un instrumento para hacer seguimiento y evaluacin a la administracin pblica. Es la posibilidad de evaluar, de mostrar las fortalezas y las dificultades, es la oportunidad para que la ciudadana conozca y se apropie de los asuntos pblicos del municipio.
APRESTAMIENTO INSTITUCIONAL ACCIONES NECESARIAS Conformar un equipo lder del proceso que se encargue de definir y coordinar la estrategia institucional para la rendicin de cuentas a la ciudadana. Capacitacin al equipo lder institucional sobre el proceso de rendicin de cuentas. Formar la actitud para la rendicin de cuentas a la ciudadana en los funcionarios de la entidad mediante acciones de sensibilizacin. Fecha de cumplimiento 25/02/2013 19/03/2013 19/03/2013 Responsable Nombre JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES Cargo SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN
GENERACIN DE INFORMACIN PARA LA CIUDADANA Y VISIBILIDAD ACCIONES NECESARIAS Identificar y priorizar la informacin para la rendicin de cuentas con base en indicadores de resultado, eficacia y eficiencia y en la consulta a la ciudadana. Obtener la Informacin utilizando formatos estndar. Preparar la Informacin Pblica en Lenguaje Ciudadano. Visibilizar la informacin a travs del plan de comunicaciones. Fecha de cumplimiento 27/06/2013 27/06/2013 27/06/2013 2/07/2013 MOVILIZACIN CIUDADANA ACCIONES NECESARIAS Identificar grupos poblacionales, actores y grupos de inters para definir interlocutores. Fecha de cumplimiento 19/03/2013 Responsable Nombre JORGE LIZARAZO TORRES Cargo SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION CIUDADANA SECRETARIO DE PLANEACIN Responsable Nombre JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES Cargo SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN
Elaborar directorios de organizaciones sociales y actores, grupos de inters. Adoptar estrategias para incentivar la participacin de los grupos poblacionales, actores y organizaciones sociales representativas en el proceso de rendicin de cuentas.
19/03/2013
LUZ ELENA MORALES MALAVE
19/03/2013
JORGE LIZARAZO TORRES
DILOGO CON LA CIUDADANA ACCIONES NECESARIAS Definir con la ciudadana los espacios, canales y momentos ms adecuados para dialogar. Seleccionar y divulgar la metodologa y canales para promover el dilogo en las jornadas de rendicin de cuentas. Convocar a la ciudadana o atender peticiones ciudadanas para el dilogo. Disear la agenda de las jornadas de dilogo y preparar la logstica de eventos. Alistar la informacin para entregar a la ciudadana. Jornadas de dilogo, participativas e interactivas. Evaluar las jornadas de dilogo y divulgar las Actas de las jornadas de dilogo. Fecha de cumplimiento 21/05/2013 24/04/2013 21/05/2013 21/05/2013 24/06/2013 26/07/2013 26/07/2013 Responsable Nombre JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES Cargo SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIO DE PLANEACIN
VALORACIN Y CONSOLIDACIN ACCIONES NECESARIAS Recopilar, sistematizar y analizar peridicamente las propuestas y observaciones efectuadas por la ciudadana en el proceso de rendicin de cuentas. Revisar y ajustar la planeacin institucional: Metas misionales y planes de mejoramiento. Canalizar propuestas de mejora de polticas pblicas ante organismos competentes. Socializar a la comunidad los resultados de la rendicin de cuentas y de los planes de mejora. Establecer mecanismos para el seguimiento a compromisos. Fecha de cumplimiento 29/07/2013 Responsable Nombre JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES Y ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES JORGE LIZARAZO TORRES Y ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA Cargo SECRETARIO DE PLANEACIN SECRETARIA DE PLANEACION Y OFICINA DE CONTROL INTERNO SECRETARIA DE PLANEACION SECRETARIA DE PLANEACION SECRETARIA DE PLANEACION Y OFICINA DE CONTROL INTERNO SECRETARIA DE PLANEACION Y OFICINA DE CONTROL INTERNO SECRETARIO DE PLANEACIN
5/08/2013
5/08/2013 5/08/2013
30/07/2013
Evaluar el proceso de rendicin pblica de cuentas e identificar lecciones aprendidas.
30/07/2013
JORGE LIZARAZO TORRES Y ESTHER ADRIANA DIAZ OSSA JORGE LIZARAZO TORRES
Reiniciar la organizacin del proceso de rendicin de cuentas.
9/09/2013
OSCAR EDUARDO RODRIGUEZ LOZANO ALCALDE MUNICIPAL
PLAN ANTICORRUPCION ENTIDADES DESCENTRALIZADAS
INSTITUTO MUNICIPAL DE DEPORTE Y RECREACION DE TABIO INDERTAB
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIN INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE Y LA RECREACIN DE TABIO "INDERTAB" Implementar y ejecutar programas deportivos, recreativos, ldicos y de aprovechamiento del tiempo libre, buscando con ellos el mejoramiento de la salud, calidad de vida de los habitantes del municipio de Tabio y el desarrollo del deporte social, formativo, escolar, competitivo y comunitario de los Tabiunos. IDENTIFICACIN PROCESO Y OBJETIVO RIESGO CAUSAS No. DESCRIPCIN *Baja calificacin por la Consejo Directivo. *Baja calificacin Municipal. *Falla en la presentacin de los informes por informacin errada. PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIN ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACIN VALORACIN TIPO DE CONTROL ADMINISTRACIN DEL RIESGO ACCIONES SEGUIMIENTO RESPONSABLE INDICADOR
Evaluacin y seguimiento al plan de accin de "Indertab"
1. Prioridad baja en la formulacin y presentacin del planes.
POSIBLE
PREVENTIVO
Formular, revisar, consolidar y publicar con el fin de que los *CONSEJO procesos se les EVITAR EL RIESGO DIRECTIVO haga el respectivo *GERENTE seguimiento y cumplan con el tiempo establecido
Presentacin, radicacin y viabilizacin de proyectos de inversin
1. Incumplimiento de los requisitos. 2. Inadecuada formulacin de proyectos. 3. Desconocimientos de los procedimientos.
*Inapropiada inversin de los recursos.
POSIBLE
PREVENTIVO
*Capacitacin constante a los EVITAR EL RIESGO Funcionarios encargados.
*GERENTE
Nmero de Capacitaciones realizadas/nmero capacitaciones programadas
Sistemas de informacin
Ausencia de aplicativos y elementos fsicos, que impidan el acceso no autorizado a los sistemas de informacin
*Sistemas de Informacin susceptibles de manipulacin o adulteracin
POSIBLE
PREVENTIVO
*Manejo por parte de un solo funcionario, de EVITAR EL RIESGO Claves de *GERENTE seguridad y confidencialidad de la informacin. *Alarmas preventivas por el sistema sobre alertas en el vencimiento de trminos de respuestas. *Uso de correo EVITAR EL RIESGO electrnico institucional. *Las alertas con copia al jefe inmediato para seguimiento. *Disear plantilla de seguimiento y control de DP.
Sistemas programados/ejecutados
Quejas, reclamos o sugerencias
1. Desconocimiento de los trminos legales y las consecuencias del incumplimiento. 2. Desorganizacin al interior de la entidad. 3. Falta de traslado oportuno de la peticin al competente. 4. Falta de idoneidad del funcionario. 5. Carga laboral excesiva. 6. Fallas en el sistema de seguimiento.
*Investigacin disciplinaria por violacin al derecho de peticin. *Sancin legal. *Prdida de imagen institucional. *Insatisfaccin por parte del usuario.
POSIBLE
PREVENTIVO
GERENTE/ SECRETARIO PAGADOR
PQRS presentadas dentro de los trminos establecidos en la constitucin y el cdigo contencioso administrativo
Contratacin de bienes y servicios
1. Inexistencia o inconsistencia en el documento. 2. Fallas en la elaboracin de los estudios previos. 3. Realizar en forma inadecuada la verificacin, evaluacin y seleccin de ofertas. 4. Cambios en la normatividad. 5. Demoras en la radicacin.
*Desgaste administrativo. *Inadecuada atencin a requerimientos. *Sanciones legales y econmicas. *Prdida de credibilidad. *Incumplimiento de los principios de la contratacin administrativa
POSIBLE
PREVENTIVO
*Valoracin y evaluacin por EVITAR EL RIESGO parte del equipo de contratacin
GERENTE
1. Falta de idoneidad del supervisor en aspectos tcnicos, jurdicos y financieros. 2. Concentracin de supervisiones e interventoras en un solo funcionario. 3. Falta de comunicacin con el contratista. 4. Sobre carga laboral
*Prdida de credibilidad. *Detrimento de imagen institucional. *Desgaste administrativo. *Sanciones legales. *Detrimento patrimonial de la entidad
POSIBLE
PREVENTIVO
* Revisin de actividades ejecutadas. * Revisin de documentos de EVITAR EL RIESGO soporte. * Revisin de informes. * Revisin de los productos
GERENTE
Revisin , seguimiento y verificacin de las obligaciones del objeto contractual
1. Se presentan los estudios previos, con deficiencias en la redaccin del objeto. 2. La justificacin de la necesidad es insuficiente. 3. La estimacin del valor carece de fundamento.
Estudios previos artificiales
POSIBLE
PREVENTIVO
*Unificar formatos de estudios previos para la contratacin directa y de mnima cuanta. *Realizar un trabajo conjunto en la realizacin de los estudios REDUCIR Y con la parte GERENTE EVITAR EL RIESGO tcnica y jurdica. * Se solicitar anexar las cotizaciones a los estudios y en caso de realizar la estimacin del valor con datos histricos, sealar a que contrato se hace referencia.
Estadstica de proyectos de contratacin revocados o desiertos, por errores en los estudios previos.
1. Las labores de supervisin presentan falencias, se expiden certificaciones que no coinciden con las actividades a realizar. 2. No se verifica por parte del supervisor el pago de los aportes al sistema integral de salud.
*Concentracin de funciones de Supervisin en pocos funcionarios
POSIBLE
PREVENTIVO
*Notificar al supervisor las obligaciones de cada contrato a cargo. *Conforme a las actualizaciones del EVITAR EL RIESGO manual de GERENTE contratacin se designarn las labores de supervisin de los contratos en funcionarios de planta.
Estadstica de incumplimiento en la ejecucin de los contratos. Estadstica de cuentas de cobro rechazadas por indebido pago de la seguridad social de los contratistas.
Seleccin de personal conforme a competencias establecidas.
Ausencia de pautas para la seleccin meritocrtica de Funcionarios
POSIBLE
PREVENTIVO
*utilizar como herramienta en la seleccin de personal el manual de EVITAR EL RIESGO funciones. *Establecer caracteristicas meritocraticas de cada perfil requerido.
Establecer conforme a las JUNTA DIRECTIVA disposiciones legales los GERENTE criterios de seleccin propios de la entidad.
Liquidacin de Nmina
10
Realizar errneamente la liquidacin y por ende los pagos por falta de informacin o conveniencia.
POSIBLE
PREVENTIVO
*Consultar continuamente la informacin correspondiente a afiliaciones, pagos y liquidaciones en EVITAR EL RIESGO el Sistema de Seguridad Social y Parafiscales. *Consultar la normatividad vigente correspondiente.
Mantener actualizada la historia laboral de cada funcionario.
Verificacin de informacin presentada por los Funcionarios
Prdida de credibilidad y confianza
11
Falsificacin de documentos presentados por el funcionario con respecto a Incapacidades mdicas, referencias laborales y cretificados de estudio.
POSIBLE
PREVENTIVO
* Se debe realizar la verificacin de EVITAR EL RIESGO la informacin presentada por el Funcionario.
* Verificar la informacin * Exigir los soportes correspondiente.
Plan de capacitacin para los Funcionarios
No cumplir con los objetivos del plan de capacitaciones y de bienestar.
12
* No cumplir con las expectativas de los Funcionarios. * Capacitaciones inconclusas y de mala calidad. * Realizacin de capacitaciones no coherentes.
POSIBLE
PREVENTIVO
* Seguimiento a las actividades realizadas, EVITAR EL RIESGO mediante evaluaciones de satisfaccin.
* Actividades realizadas/Actividades programadas. *Actividades realizadas/Evaluacin de satisfaccin de las mismas.
Tesoreria/ Gestin Financiera
1. Fallas tecnolgicas, de comunicacin y de equipo de Computo. 2. Falta de planeacin para la ejecucin de procedimientos
13
Incumplimiento de trminos legales de presentacin de informes y documentos financieros (contables, tributarios y presupuestales)
POSIBLE
PREVENTIVO
* Actualizacin en la normatividad legal vigente. *Tener y actualizar GERENTE/ EVITAR EL RIESGO el cronograma de SECRETARIO la presentacin de PAGADOR informes y documentacin legal.
Cantidad de informes y documentacin presentados oportunamente/Cantidad de informes y documentacin Presentada
1. Fallas en el software o hardware de la Secretaria. 2. No realizar Copias de Seguridad 3. Deficiente Manipulacin de datos de los responsables
14
*Perdida de la informacin Presupuestal y Contable de la base de datos.
POSIBLE
PREVENTIVO
*Realiza con periodicidad copias de seguridad de la base de datos del sitema. *Mantener GERENTE/ vigente los EVITAR EL RIESGO SECRETARIO contratos de PAGADOR soporte tcnico de mantenimiento de software y hardware. *Manipular responsablemente la informacin
Copias de seguridad Realizadas / Copias de seguridad Programadas
1. Soportes documentales No idneos y/o desconocimiento de la transaccin, operacin u hecho. 2. desconocimiento de la normatividad legal vigente
15
Mala clasificacin contable de las transacciones, hechos u operaciones
POSIBLE
PREVENTIVO
* Actualizacin permanente de la normatividad. GERENTE/ * Especificar los EVITAR EL RIESGO SECRETARIO soportes PAGADOR documentales de las transacciones u operaciones
Registro contables observados por la CGN / Total de registros contables reportados
INSTITUTO MUNICIPAL DE CULTURA DE TABIO JOAQUIN PIEROS CORPAS

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION INSTITUTO MUNICIPAL DE CULTURA DE TABIO JOAQUIN PIEROS CORPAS Misin: El Instituto Municipal de Cultura, es una entidad pblica descentralizada que tiene como misin principal promover las diferentes manifestaciones culturales del Municipio de Tabio, en el marco de la formacin artstica, la promocin y divulgacin Cultural, el fomento a la lectura y la capacitacin.
IDENTIFICACION Proceso y objetivo Causas Riesgo
ANALISIS PROBABILIDA D DE MATERIALIZAC IN
MEDIDAS DE MITIGACION VALORACIO N TIPO DE CONTROL ADMINISTR ACIN DEL RIESGO Acciones
SEGUIMIENTO Responsable Indicador
No .
Descripcin
Expedicin de certificados resoluciones y liquidaciones
-Ofrecimiento de dinero o beneficios particulares -Volumen excesivo de trabajo en los diferentes procesos. -Emitir conceptos inapropiados por desconocimiento legal
-Omisin en las etapas de procedimiento. -Cambio de la Informacin para beneficio. -Desaparicin intencional de los procesos
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Revisin de los procesos por varios funcionarios y sensibilizacin con alos encargados sobre sus responsabilidades
GERENTE
Solicitudes tramitadas/solicitude s recibidas
Servicios y atencin al ciudadano
-Desconocimiento de los trminos legales establecidos para responder y consecuencias del incumplimiento. -Desorganizacin al interior de la dependencia. -Alto volumen de trabajo
Incumplimiento de los trminos establecidos para cumplir peticiones
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Socializar todas las peticiones con los funcionarios encargados
GERENTE
Nmero de ciudadanos atendidos eficientemente
Evaluacin y seguimiento a planes de desarrollo y planes de accin
Prioridad baja en la formulacin y presentacin de los planes. Acumulacin de tareas en la fecha indicada para la formulacin y presentacin de los mismos Incumplimiento de los requisitos. Inadecuada formulacin de proyectos. -Desconocimiento de los procedimientos -.Desconocimiento de los trminos legales y las consecuencias del
-Fallas en la presentacin de los informes por informacin errada. -Baja calificacin del Instituto
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Recibir, revisar, consolidar y publicar con el fin de que los procesos se les haga el respectivo seguimiento y cumplan con el tiempo establecido
GERENTE
Aplicacin de metodologas radicacin, viabilizacin y certificacin de proyectos de inversin
Inapropiada inversin de los recursos
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Capacitaciones a los funcionarios encargados, retroalimentacion constante en el aprendizaje de los nuevos mtodos
GERENTE
Numero de capacitaciones realizadas/programa das
QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCI
-.Investigacion disciplinaria por violacin al derecho de
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
-.Alarmas preventivas por el sistema sobre alertas en el vencimiento de
GERENTE
Pqrs presentadas dentro de los trminos establecidos en la constitucin y el
AS
incumplimiento. -..Carga laboral excesiva. -.Fallas en el sistema de seguimiento.
peticin. -.Sancion legal. -.Perdida de imagen institucional. -.Insatisfaccion por parte del usuario.
trminos de respuestas. -. Uso de correo electrnico institucional. -. Las alertas con copia al jefe inmediato para seguimiento. -.Disear plantilla de seguimiento y control de DP
cdigo contencioso administrativo
CONTRATAC IN DE BIENES Y SERVICIOS
-.Inexistencia o inconsistencia en el documento. -.Fallas en al elaboracin delos estudios previos. -.Realizar en forma inadecuada la verificacin, evaluacin y seleccin de ofertas. -.Cambios en la normatividad. -.Demoras en la radicacin.
-.Desgaste administrativo. -.Inadecuada atencin a requerimientos. -.Sanciones legales y econmicas. -.Prdida de credibilidad. -.Incumplimiento de los principios de la contratacin administrativa
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
Valoracin y evaluacin por parte dl equipo de contratacin
GERENTE
FinancieroLiquidacin de Nmina
Realizar errneamente los pagos por falta de informacin o conveniencia.
POSIBLE
PREVENTIVO
REDUCIR EL RIESGO
Poseer la informacin de las afiliaciones de los funcionarios y cambios de las mismas Consultar continuamente los cambios de cdigos para pagos de Parafiscales y Sistema de salud Integral a travs de Internet Determinar las actividades o programas prioritarios al inicio de cada ao para asegurar la asignacin de recursos suficientes para el desarrollo de los mismos. Seguimiento al entendimiento y aplicacin de las metas propuestas a alcanzar con la capacitacin.
GERENTE
Mantener actualizada la informacin del archivo activo. Consultar constantemente los distintos medios de informacin en cuanto a parafiscales.
De trmites y/o Servicios Internos Plan de Capacitacin e Incentivos para Funcionarios Pblicos
No realizarse a tiempo, No cumplir con los Objetivos del Plan de Capacitacin
Falta de aplicabilidad de la capacitacin a las funciones del cargo. Mala Calidad de la capacitacin. Inasistencia a las capacitaciones. Presupuesto limitado para el desarrollo de actividades de bienestar y de capacitacin, conforme a necesidades identificadas.
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
GERENTE
-. Capacitaciones Realizadas/Evaluaci ones que permitan medir competencias y/o Conocimientos Adquiridos por los Funcionarios
De trmites y/o Servicios Internos Plan de Bienestar para Funcionarios Pblicos
No realizarse a tiempo, No cumplir con los Objetivos del Plan de Bienestar
No llenar las expectativas de los funcionarios con las actividades realizadas
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Seguimiento a las Actividades de Bienestar realizadas mediante Evaluacion de satisfaccin.
GERENTE
-. Actividades de Bienestar Realizadas/ evaluacin de satisfaccin de las mismas.
10 -FallasTecnolgicas o de equipos de cmputo. Gestin Financiera -Demoras o Errores en solicitudes y Trmites de otras dependencias. Incumplimiento de trminos legales de presentacin de informes y documentos -Falta de Planeacin para la ejecucin en los procedimientos financieros (contables, tributarios y presupuestales) -Fallas en el software o hardware de la Secretaria. Gestin Financiera -No realizar Copias de Seguridad 11 -Deficiente Perdida de Informacin de MEDIA PREVENTIVO BAJA PREVENTIVO ACTUALIZA CIN EN LA NORMATIVI DAD LEGAL VIGENTE Y COORDINA CIN CON LAS DEMS SECRETAR AS PARA LA ELABORACI N DE LA PLANEACI N PERTINENT E. -Actualizacin permanente del normograma. -Identificacin y registro en un planeador de los trminos de rendicin de informes y presentacin de documentos. -Cronograma para la ejecucin de solicitudes o trmites con otras dependencias.
GERENTE
Informes y documentos presentados oportunamente / Informes y documentos Presentados
GERENTE ESTABLEC ER LOS PROCEDIMI ENTOS A SEGUIR PARA LA -Mantener vigente los contratos de soporte tcnico de mantenimiento de software y
Copias de seguridad Realizadas / Copias
Manipulacin de datos de los responsables
las Bases de Datos
EJECUCI N DE COPIAS DE SEGURIDA D DE LA INFORMACI N Y EL MANTENIMI ENTO DEL SOFTWARE Y HARDWAR E
hardware. -Programar la periodicidad de las copias de seguridad
de seguridad Programadas
Gestin Financiera
-Soportes documentales no idneos y/o desconocimiento de la transaccin, operacin u hecho. 12 Mala clasificacin contable de las transacciones, hechos u operaciones BAJA PREVENTIVO
GERENTE ACTUALIZA CIN EN LA NORMATIVI DAD LEGAL VIGENTE Y COORDINA CIN CON LAS DEMS SECRETAR AS PARA LA ESPECIFIC ACIN DE LOS SOPORTES DOCUMEN TALES DE LAS TRANSACC IONES U OPERACIO NES -Actualizacin permanente del normograma. -Emitir circulares con las especificaciones de los soportes documentales de las transacciones u operaciones Registro contables observados por la CGN / Total de registros contables reportados
-Desconocimiento de la normatividad legal vigente
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE TABIO EMSERTABIO

MATRIZ RIESGOS PLAN ANTICORRUPCION 2013 EMSERTABIO S.A. ES.P. 2013
IDENTIFICACION Riesgo No. Descripcin ININEXISTENCIA DE REGISTROS AUXILIARES QUE PERMITAN IDENTIFICAR Y CONTROLAR LOS RUBROS DE INVERSION ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACION VALORACION Proceso y objetivo Causas PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIN TIPO DE CONTROL ADMINISTRACIN DEL RIESGO Acciones SEGUIMIENTO Responsable Indicador
FINANCIERO
-Ofrecimiento de dinero o beneficios particulares
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
REVISION DE LA DOCUMENTACION
contador
Requisitos / Registros fisicos
ERROR HUMANO O BENEFICIO PERSONAL
ENTREGA A PERSONAS INCORRECTAS DE LOS CHEUQES
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Revisin de los procesos por varios funcionarios y sensibilizacin con alos encargados sobre sus responsabilidades
TECNICO ADMINISTRATIVO
RELACION DE COMPROBANTES RECIBIDOS
beneficio a terceros o desconocimiento de requisitos
CAMBIO DE DOCUMENTOS SOPORTES
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
Implementrar control al proceso de contratacion y registro de requisitos de cada contrato
CONTRATACION
Requisitos / Registros fisicos
Falta de revision de Inhabilidades y cumplimiento de requisitos del oferente por parte de l contratista beneficiar a uno o varios empleados o contratistas intereses particulares , beneficio economico
desconocimiento por error humano o por flta de comunicacin entre dependencias
SELECCIN INADECUADA DEL OFERENTE
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
sanciones legales, interposicion de recuross , aplicacin de la poliza del contrato control al proceso de ingreso de carpetas
RELACION DE COMPROBANTES RECIBIDOS
INFORMACION Y DOCUMENTACION
PERDIDA DE CARPETAS EN LA OFICINA CAMBIO DE DOCUMENTOS SOPORTE DE PAGOS

FALTA DE INFORMACION SOBRE EL ESTADO DEL PROCESO DEL TRAMITE AL INTERIOR DE LA ENTIDAD
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
TODAS LAS DEPENDENCIAS
conteo fisico/conteo registrado
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
verificacion y revision de AUX control de documentos ADMINISTRATIVO informacion anexos

sensibilizacion del los proceso internos y limites en procedimientos entre dependencias Revision del proceso de licitacion de viabilidades y del personal que interviene en el proceso
TRAMITES
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
TODAS LAS DEPENDENCIAS
Registro de procesos y seguimiento de los mismos
RECONOCIMIE NTO DE UN DERECHO
ERROR HUMANO O BENEFICIO PERSONAL
IMPOSIBILITAR EL OTORGAMIENTO DE UNA VIABILIDAD
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
TECNICO COMERCIAL Y TECNICO OPERATIVO
viabilidades en estudio / requerimientos de viabilidad
BENEFICIO PERSONAL
OFRECER DINERO PARA ACELERAR EL OTORGAMIENTO DE UNA VIABILIDAD
POSIBLE
PREVENTIVO
EVITAR EL RIESGO
determinar tiempos de entrega de resoluciones de coneccion del servicio
TECNICO COMERCIAL
Viabilidades pedidas/ tiempo de entrega de viabilidades

Plan Anticorrupcion 2013 Definitivo-Entidades Descentralizadas

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PLAN ANTICORRUPCION

6. Publicidad de las acciones en materia de lucha contra la corrupcin.

las instituciones democrticas y Promover el acceso a la

2. Impulsar el seguimiento visible de la inversin eficiente de los recursos

pblicos, en Salud, Vivienda, Servicios Pblicos en los diferentes sectores de inversin.

3. Promover la cultura de la legalidad en el Municipio, generando espacios de

trabajo conjunto con los diferentes rganos de control.

FUNCIONES INSTITUCIONALES PARA LA LUCHA ANTICORRUPCION

9. Establecer mecanismos orientados a fortalecer la veedura cvica en los diferentes rdenes.

MARCO NORMATIVO PARA EL CONTROL, LA INVESTIGACIN Y SANCIN DE HECHOS DE CORRUPCIN

Ley 190 de 1995

Ley 270 de 1996

Ley 489 de 1998

incompatibilidades, incluyendo a las empresas oficiales de servicios pblicos domiciliarios.

Ley 610 de 2000

Ley 678 de 2001

Ley 909 de 2004

Decreto- Ley 128 de 1976

Decreto - Ley 01 de 1984

Decreto 2232 de 1995

Este es el segundo grupo de normas. Normas Entidades Territoriales

Ley 136 de 1994

Ley 358 de 1997

Ley 549 de 1999

Ley 550 de 1999

Ley 617 de 2000

Ley 795 de 2003

Ley 819 de 2003

3. Normas que garantizan y protegen la participacin de la ciudadana en la gestin pblica

Normas que garantizan y protegen la participacin de la ciudadana en la gestin pblica

Ley 850 de 2003

Decreto 1421 de 1993

Decreto 2170 de 2002

Ley 1474 de 2011

Decreto 0019 de 2012

MATRIZ DOFA DIAGNOSTICO PARA LA FORMULACION DEL PLAN

Desconocimiento de algunos funcionarios del manual de contratacin.

Idoneidad y experiencia del personal directivo.

Debilidad en el autocontrol y la autoevaluacin.

Informacin actualizada en la pgina web.

Se esta fortaleciendo la cultura de la legalidad y la transparencia.

Aplicacin de la actualizacin catastral y de nuevos recursos para funcionamiento.

TIPIFICACION DE ACCIONES DE CORRUPCION

los valores ticos, como la solidaridad, honestidad y

MANIFESTACIONES DE LA CORRUPCION A NIVEL LOCAL

La complicidad de diferentes sectores con la corrupcin.

Construccin de obras pblicas

Gastos diversos no contemplados y/o documentados adecuadamente

Apropiaciones fraudulentas del patrimonio fsico del Estado

IDENTIFICACION Proceso y objetivo Causas Riesgo

MEDIDAS DE MITIGACION VALORACION ADMINISTRACIN DEL RIESGO Acciones

SEGUIMIENTO Responsable Indicador

Solicitudes tramitadas/solicitud es recibidas

Servicios y atencin al ciudadano

Incumplimiento de los trminos establecidos para cumplir peticiones

Socializar todas las peticiones con los funcionarios encargados

Nmero de ciudadanos atendidos eficientemente

Evaluacin y seguimiento a planes de desarrollo y planes de accin

Aplicacin de metodologas radicacin, viabilizacin y certificacin de proyectos de inversin

Incumplimiento de los requisitos. -Inadecuada formulacin de proyectos. -Desconocimiento de los procedimientos

Inapropiada inversin de los recursos

Numero de capacitaciones realizadas/program adas

Sistemas de Informacin susceptibles de manipulacin o adulteracin

-Manejo por parte de un solo funcionario -Claves de seguridad y confidencialidad de la informacin